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PROCESO
INSTRUCT
IVO

TRANSPARENCIA, PARTICIPACIN,
SERVICIO AL CIUDADANO Y
COMUNICACIN
MANEJO DE MEDIOS TECNOLGICOS
EN LA ANI

Cdigo: GICOI-018
Versin: 001
Fecha:
15/09/2015

OBJETIVO
Definir un gua respecto al uso responsable de los recursos de Tecnologa
de la Informacin y Comunicaciones (TIC) y los deberes de los usuarios
de la Agencia Nacional de Infraestructura en el uso de estos recursos.
ALCANCE
Este instructivo est dirigido a funcionarios, contratistas, consultores y
dems personas que hagan uso de los recursos tecnolgicos de
informacin de la Agencia Nacional de Infraestructura y son aplicables a
los recursos TIC y en general a todo equipo que sea conectado a la red
de la Agencia Nacional de Infraestructura.
Los usuarios se harn responsables por los perjuicios causados a la
infraestructura tecnolgica de la entidad y a los datos pertenecientes a
la Agencia, y por el incumplimiento de las presentes directrices de uso
de los recursos TIC.
DESCRIPCIN
La Agencia Nacional de Infraestructura proporcionar a los usuarios las
herramientas que faciliten el acceso a fuentes de informacin y recursos
tecnolgicos, para que sean aplicados en sus diferentes labores y/o
actividades. Es por ello que el uso de cada uno de estos recursos deber
hacerse con responsabilidad, teniendo en cuenta el cumplimiento
exclusivo de las funciones de cada usuario como nico fin.
Cada usuario es responsable de la integridad de estos recursos. Los
usuarios deben respetar los derechos de otros usuarios, la integridad de
las instalaciones fsicas y sus mtodos de control, las licencias
pertinentes y los acuerdos contractuales y de confidencialidad cuando
haya lugar. Todo esto deber tenerse en cuenta al usar la infraestructura
tecnolgica y los sistemas de informacin de la Agencia Nacional de
Infraestructura.
El incumplimiento de este instructivo, acarrear a quien no las cumpla,
la suspensin temporal de todos los privilegios de uso de los recursos
TIC y las posibles sanciones adicionales a que se tenga lugar.
La Agencia Nacional de Infraestructura es proveedor de los medios de
acceso a la vasta y creciente cantidad de informacin disponible a
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Versin: 001
Fecha:
15/09/2015

travs de medios electrnicos de informacin. La Agencia Nacional de

Infraestructura no es un ente regulador del contenido de dicha
informacin y no asume responsabilidad alguna por el contenido de la
misma, excepto por la informacin que la misma Agencia Nacional de
Infraestructura y los que actuando en su nombre publiquen en su sitio
web (www.ani.gov.co). Aceptar cualquier cuenta o utilizar cualquier
sistema de informacin de la Agencia Nacional de Infraestructura se
constituye en aceptacin de estas directrices por parte de los usuarios.
La Institucin puede restringir o prohibir el uso de sus sistemas de
informacin en cualquier caso en el que se demuestre alguna violacin
de estas directrices o de alguna norma adoptada en este documento.
1. LINEAMIENTOS
Para los propsitos de este instructivo se aplicarn los lineamientos
que a continuacin se presentan, a menos que explcitamente se
plantee algo diferente.
1.1. Normatividad
Para el desarrollo y atencin de la poltica GICO-PT-001 Poltica de
seguridad y privacidad de la informacin, se tendrn en cuenta los
siguientes:
Ley 1712 de 2014

Principio de transparencia. Principio conforme al cual toda la

informacin en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley se
presume pblica, en consecuencia de lo cual dichos sujetos estn en
el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los
trminos ms amplios posibles y a travs de los medios y
procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo
aquello que est sujeto a las excepciones constitucionales y legales y
bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley.
Principio de celeridad. Con este principio se busca la agilidad en el
trmite y la gestin administrativa. Comporta la indispensable
agilidad en el cumplimiento de las tareas a cargo de entidades y
servidores pblicos.
Principio de eficacia. El principio impone el logro de resultados
mnimos en relacin con las responsabilidades confiadas a los
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organismos estatales, con miras a la efectividad de los derechos

colectivos e individuales.
Principio de la calidad de la informacin. Toda la informacin de
inters pblico que sea producida, gestionada y difundida por el
sujeto obligado, deber ser oportuna, objetiva, veraz, completa,
reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para
los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los
procedimientos de gestin documental de la respectiva entidad.
Principio de responsabilidad en el uso de la informacin. En virtud de
este, cualquier persona que haga uso de la informacin que
proporcionen los sujetos obligados, lo har atendiendo a la misma.
DECRETO 103 DE 2015 Por el cual se reglamenta parcialmente la
Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.
ARTCULO 16. MEDIOS IDNEOS PARA RECIBIR SOLICITUDES DE
INFORMACIN PBLICA. Se consideran medios idneos para la
recepcin de solicitudes de informacin los siguientes:
()
(4) Correo electrnico institucional destinado por el sujeto obligado
para la recepcin de solicitudes de informacin pblica.
PARGRAFO 1o. Los sujetos obligados deben divulgar en el sitio web
oficial, en medios de comunicacin fsica y en otros canales de
comunicacin habilitados por el mismo, los nmeros telefnicos y las
direcciones fsicas y electrnicas oficiales destinadas para la
recepcin de las solicitudes de informacin pblica.
PARGRAFO 2o. Las condiciones de seguridad que deben atender los
medios electrnicos sealados en el presente artculo y los
adicionales que defina el sujeto obligado para la recepcin de
solicitudes, sern establecidas por el Ministerio de las Tecnologas de
la Informacin y las Comunicaciones a travs de los lineamientos que
se determinen en la Estrategia de Gobierno en lnea. ()
ARTCULO 19. CONTENIDO Y OPORTUNIDAD DE LAS RESPUESTAS A
SOLICITUDES DE ACCESO A INFORMACIN PBLICA. Conforme a lo
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establecido en el artculo 26 de la Ley 1712 de 2014, en el acto de

respuesta a solicitudes de acceso a informacin pblica, los sujetos
obligados deben aplicar las siguientes directrices:
(1) El acto de respuesta debe ser por escrito, por medio electrnico o
fsico de acuerdo con la preferencia del solicitante. Cuando la
solicitud realizada no especifique el medio de respuesta de
preferencia el sujeto obligado podr responder por el mismo medio
de la solicitud. ()
ARTCULO 48. CONSERVACIN DE LA INFORMACIN PUBLICADA CON
ANTERIORIDAD. Para efectos de lo previsto en el artculo 14 de la Ley
1712 de 2014, los sujetos obligados deben garantizar la conservacin
de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de
informacin que contengan o produzcan informacin pblica, para lo
cual seguirn los procedimientos de valoracin documental y
delimitarn los medios, formatos y plazos para la conservacin de la
informacin publicada con anterioridad, con el fin de permitir su fcil
acceso luego de retirada la publicacin.
Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la
informacin que haya sido publicada y garantizar la recuperacin de
informacin retrospectiva que haya sido desfijada o retirada. Los
lineamientos y plazos para cumplir a cabalidad con esta obligacin,
deben estar incluidos en el Programa de Gestin Documental del
sujeto obligado.
()
1.2. Procedimientos
La Vicepresidencia de Planeacin, Riesgos y Entorno, por intermedio
la Gerencia de Sistemas de Informacin y Tecnologa estructurar y
formalizar los procedimientos relacionados con los criterios que se
establecen en este instructivo, y lo relacionado con las tareas
repetitivas que se realizan para mantener la plataforma de
informacin y tecnologa. Con esto se pretende lograr la
estandarizacin de las tareas cotidianas y la minimizacin de errores
en aras de mantener la continuidad del servicio y proteger los activos
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de informacin de la Agencia. Para alcanzar este fin, se implementan

procedimientos de obligatorio cumplimiento en todas las tareas que
involucren la infraestructura o servicios TIC de la Agencia Nacional de
Infraestructura.
1.3. Legislacin
Intelectual

Sobre

Derechos

de

Autor

Propiedad

En cuanto a derechos de autor y propiedad intelectual, la

administracin de los recursos TIC de la Agencia Nacional de
Infraestructura se encuentra presidida por la Ley 565 de 2000, por
medio de la cual se aprueba el Tratado de la OMPI Organizacin
Mundial de la Propiedad Intelectual sobre Derechos de Autor. En
esta Ley se tienen en cuenta aspectos tales como privacidad,
propagacin de mensajes obscenos u ofensivos, instalacin y
licenciamiento de software, compilacin de datos (base de datos),
entre otros. Esos aspectos, sumados a los mencionados en cada uno
de los apartes que conforman este documento, son adoptados por la
Agencia Nacional de Infraestructura en cumplimiento de este
instructivo.

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15/09/2015

1.4. De los Equipos asignados a los servidores y

colaboradores de la Agencia Nacional de Infraestructura
El personal designado por la Gerencia de Sistemas de Informacin
y Tecnologa es el nico autorizado para instalar software en los
equipos asignados a los servidores y colaboradores de la Agencia
Nacional de Infraestructura.
La Agencia Nacional de Infraestructura cuenta con un Directorio
Activo para la administracin centralizada de cuentas de usuarios,
el cual es el mecanismo para permitir el acceso a cualquier
computador asignado a funcionario, a la red, o cualquier otro
servicio centralizado que disponga la Agencia.
Los computadores arrendados por la Entidad, de las fiducias o
interventoras, deben contar con sus respectivas licencias y es
responsabilidad de las empresas propietarias de estos
computadores instalar software que no atente contra la legislacin
sobre Derechos de Autor y Propiedad Intelectual.
Cada funcionario es responsable por el uso que le d a los equipos
que se le asignen, entendiendo que el equipo asignado lo fue para
cumplir con las funciones que, en virtud de su nombramiento y/o
suscripcin de contrato, le han sido asignadas.
1.5.

Glosario

Comunicaciones Electrnicas: Incluyen todo uso de los sistemas de

informacin para comunicar o publicar material y contenido por medio
de servicios como correo electrnico, foros de discusin, pginas html,
o alguna herramienta similar. Es responsabilidad de cada usuario
hacer el uso debido. La Gerencia de Sistemas de Informacin y
Tecnologa detallar las polticas de uso de cada servicio, a medida
que lo vaya requiriendo.
Recursos TIC: Incluyen los sistemas, software, hardware y servicios
conexos. Cubre, pero no est limitado a computadoras, terminales,
mdems, impresoras, dispositivos de redes, dispositivos de
almacenamiento y otros equipos relacionados. As mismo, cubre, pero
no est limitado a archivos, bases de datos, que son propiedad o
manejados por la Agencia Nacional de Infraestructura, sistemas de
informacin y servicios (ejemplo: como acceso a Internet, Intranet, email, web-mail, Sistemas de informacin, etc.)
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15/09/2015

Los recursos TIC tambin incluyen cualquier sistema fsico (hardware)

o aplicacin de software que sea administrado por la Agencia Nacional
de Infraestructura y por los cuales sea responsable, como
computadores, redes, servidores, enrutadores, switches, hubs y
aparatos similares junto con sus aplicaciones de red o aplicaciones de
escritorio, sistemas operativos, software de ofimtica, aplicaciones de
Internet o sistemas dedicados.
Todos los recursos TIC sern administrados por la Gerencia de
Sistemas de Informacin y Tecnologa (GSIT) y cualquier modificacin
que requiera otra rea deber ser comunicada formalmente a esta
Gerencia, para evaluar la viabilidad de implementar las
modificaciones y comunicar e implementar, cuando sea el caso, las
decisiones adoptadas.
Redes: Incluye varios sistemas electrnicos como redes de video, de
datos, de voz y los dispositivos de almacenamiento que puedan estar
conectados a dichas redes. Todas las redes sern administradas
nicamente por la Gerencia de Sistemas de Informacin y Tecnologa
(GSIT) y cualquier necesidad que requiera otra rea deber ser
comunicada formalmente a esta Gerencia para evaluar la viabilidad de
implementar las modificaciones y comunicar e implementar,
cuando sea el caso, las decisiones adoptadas.
Material no Permitido: Incluye la transmisin, distribucin o
almacenamiento de todo material que viole cualquier ley aplicable. Se
incluye, pero no se limita a material protegido por derechos de
reproduccin, marca comercial, secreto comercial, u otro derecho
sobre la propiedad intelectual utilizada sin la debida autorizacin, y
material que resulte obsceno, difamatorio o ilegal bajo las leyes
nacionales o que sea contrario a lo dispuesto en los tratados
internacionales suscritos y ratificados por el Estado Colombiano sobre
estas materias. Es responsabilidad de cada usuario abstenerse de
almacenar o enviar material no permitido mediante los recursos TIC
de la Agencia Nacional de Infraestructura.
Correo Electrnico: Nombre genrico para toda comunicacin no
interactiva de texto, datos, imgenes o mensaje de voz, que tiene
lugar entre un remitente y uno o ms destinatarios designados y que
se desarrolla en sistemas que utilizan enlaces de telecomunicaciones.
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Versin: 001
Fecha:
15/09/2015

El uso del correo electrnico asignado a cada servidor o colaborador

de la Agencia Nacional de Infraestructura estar reglado por los
lineamientos que las posibilidades tecnolgicas permitan, y ser
comunicado por la Gerencia de Sistemas de Informacin y Tecnologa.
Los lineamientos de conservacin y uso de la informacin contenida
en correo electrnico se definirn en el Programa de Gestin
Documental de la Entidad que estar disponible para consulta en la
pgina web de la entidad. Cada servidor o colaborador hacer uso
adecuado de este medio de comunicacin.
2. ACTIVOS DE INFORMACIN
Entre los recursos TIC se encuentran los activos de informacin, los
cuales son: sistemas de informacin, repositorio y/o conjuntos de
datos. A continuacin se lista los sistemas de informacin y los
repositorios de datos de la ANI.
2.1. Sistemas de informacin de en la ANI
Los Sistemas de Informacin que hacen arte de los recursos TIC de la
ANI son:
Pgina web www.ani.gov.co
Sistema de gestin documental ORFEO
Sistema empresarial de la Agencia SINFAD
Sistema de gestin Predial Olympus ANI
Sistema de informacin y seguimiento (a los proyectos de
concesin y APP)
Sistema de informacin geogrfica
Sistema integrado de gestin
2.2. Repositorio y/o Conjuntos de datos en la ANI
Pgina WEB de la entidad [ < 30 GB ]. El contrato vigente permite
almacenar hasta 100GB
Imgenes de la configuracin de servidores y routers (enrutador)
de la ANI
Base de dato Oracle (repositorio estructurado de los sistemas
ORFEO y SINFAD) [ < 100 GB]
Imgenes de documentos de ORFEO (repositorios de los
documentos radicados en el sistema ORFEO) [ 4TB + 50 GB /mes
(estimado) ]

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Archivos entregados con radicados en ORFEO (repositorios de

contenidos digitales que acompaan documentos que se radican)
[2,5TB + 30 GB /mes ]
Informacin contractual de los proyectos de concesin (iniciando
por carreteras: contrato- otros y actas) [ < 50 GB ]. Este conjunto
de datos se encuentra embebido dentro del Sistema de Gestin
Documental (SGD) ORFEO.
Cuartos de datos de los contratos de concesin o APP. [5 TB] Cada
nuevo contrato puede generar 100 GB adicionales
Modelos financieros de los contratos de concesin o APP [50GB]
Cada nuevo contrato genera un archivo del orden de 100 MB
Cuentas de correo del domino @ani.gov.co - RESPALDADO EN
NUBE PBLICA Office 365 Outlook [50 GB para cada buzn]
Datos de trabajo de los funcionarios, contratistas y dems
servidores de la ANI (con asignacin de cuenta de correo del
dominio @ani.gov.co - RESPALDADO EN NUBE PBLICA Office 365
OneDrive [50 GB para cada buzn]
Archivos soporte de la gestin predial cargados en el sistema
Olympus-ANI. RESPALDADO EN NUBE PBLICA contrato con CISA.
El contrato define un costo variable por el servicio que se
cuantifica por el nmero de usuarios habilitados y el nmero de
predios almacenados, de esta forma no se tiene un lmite de
espacio de almacenamiento.
Datos y archivos cargados en el Sistema Integrado de Gestin
RESPALDADO EN NUBE PBLICA. Almacenamiento 200 GB y est
respaldado por medio de un contrato con el contratista del SIG.
Informacin de los proyectos y su seguimiento en el sistema de
informacin y seguimiento RESPALDADO EN NUBE PBLICA
Office 365 Project Online
Datos cargados para consulta interna de los funcionarios y
realizacin de documentos de trabajo (Sharepoint) RESPALDADO
EN NUBE PBLICA Office 365

3. MODIFICACIONES A LA INFRAESTRUCTURA DE TI DE LA ANI

El ncleo de los recursos TIC de la ANI est conformado por la
infraestructura de TI de la entidad: la red de rea local (LAN)

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Cdigo: GICOI-018
Versin: 001
Fecha:
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cableada e inalmbrica, los servidores y los dems equipos que se

encuentran en el DataCenter.
Para garantizar la integridad de la infraestructura de TI de la ANI se
estable que cualquier modificacin, implementacin o mejora que se
requiera deber seguir los pasos estipulados en el GICO-I-0022
Implementaciones en la infraestructura de TIC.
4. USO PERMITIDO.
Cuando un nuevo servidor pblico se vincula con la Agencia Nacional
de Infraestructura, se debe llenar el formato GADF-F-014. En el
formato quedan registrados los datos de la persona y el usuario que
se le asigna. Este usuario ser el que deber usar para acceder a
todos los recursos TIC de la ANI. Slo los usuarios autorizados tienen
permitido el acceso a los recursos TIC de la ANI, quienes debern usar
estos recursos nicamente para realizar las funciones asignadas, y
utilizarlos de forma eficiente, eficaz, tica y dentro de las normas
legales vigentes.
Al asignar el nombre de usuario, se asigna una clave temporal que
cada servidor pblico deber cambiar y poner una clave que solo l
conozca. Los nombres de usuario y su respectiva clave son de uso
personal y deben ser usadas solamente por el servidor a quien se
autoriz. El usuario y la clave deben ser tratados como informacin
privada y confidencial, y no debe ser divulgada o distribuida en
ninguna forma; es responsabilidad de cada servidor velar por la
privacidad y confidencialidad de la clave asignada a su nombre de
usuario.
Los servidores pblicos solamente deben usar los recursos TIC, para
los cuales se les ha otorgado acceso a travs de su nombre de usuario
y clave. Los usuarios no deben acceder o tratar de acceder
programas, archivos u otros servicios usando el nombre de usuario y
clave de otro usuario, esa es una violacin a las directrices que este
instructivo fija y puede constituir otros tipos de conducta ilegal.
Los servidores pblicos al finalizar su vinculacin con la Agencia
Nacional de Infraestructura, debern entregar a la Vicepresidencia
Administrativa y Financiera, y a la Gerencia de Sistemas de
Informacin y Tecnologa o a quien estas indiquen, la informacin
digital Institucional que ha generado con ocasin de la prestacin de
sus servicios a la Agencia. As mismo, debern devolver los equipos
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Versin: 001
Fecha:
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informticos y dejar constancia de ello mediante el diligenciamiento

del formato GADF-F-014. La informacin digital entregada pasar a
formar parte del backup institucional de la Agencia Nacional de
Infraestructura y se almacenara por 6 meses.
Nadie que use los recursos TIC de la ANI deber tratar de obtener
claves que no han sido asignadas. Los servidores pblicos no deben
intercambiar o prestar sus claves a otros.
Todo usuario de la Agencia Nacional de Infraestructura, se
compromete a hacer uso de los recursos TIC, que incluyen pero no se
limita a computadores personales, impresoras sistemas de
comunicacin, internet, conexiones a la red, correo electrnico, bases
de datos, lista de correo electrnico, software corporativo y
documentos de los sistemas, nicamente para asuntos laborales,
relacionados con las actividades propias de la Agencia Nacional de
Infraestructura y las funciones asignadas a cada servidor pblico.
En cuanto a la impresin de documentos, servidores y/o colaboradores
deben imprimir nicamente en los casos que sean necesario,
aprovechando al mximo otros recursos como el correo electrnico,
documentos compartidos y las herramientas de control de cambios.
Cuando se requiera imprimir deber hacerlo por ambas caras de la
hoja de papel para optimizar los recursos. Solo se deber enviar a
imprimir emails nicamente cuando sea indispensable.
La iniciativa de Cero Papel podr fijar restricciones adicionales en
cuanto a impresiones, pero en trminos generales se invita a los
usuarios a evitar las impresiones innecesarias y a usar mecanismos
digitales para visualizar o compartir informacin siempre que sea
posible.
5. USO INDEBIDO DE LOS RECURSOS TIC
El uso indebido de los recursos TIC de la Agencia Nacional de
Infraestructura puede ser causal de inactivacin de los accesos a
estos recursos; adicionalmente, de comprobarse que el uso de estos
recursos no est relacionado con los aspectos laborales o
contractuales que se relacionaran ms adelante tambin podr
restringirse el acceso a estos recursos. Igualmente, en caso de que los
servidores o sus colaboradores incurran en cualquier conducta
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tipificada por el legislador como delito y/o falta disciplinaria se harn

acreedores a las sanciones penales y/o disciplinarias previstas en el
ordenamiento jurdico.
A continuacin se relacionan algunas conductas indebidas que los
usuarios de los recursos TIC de la Agencia Nacional de Infraestructura
debern abstenerse de practicar, as como cualquier otra conducta
que contrare lo establecido en este instructivo o la legislacin que
resulte aplicable.
Para beneficio o ganancia propia.
Suplantacin de las credenciales de otras personas.
Enviar, copiar, reproducir, modificar o consultar informacin de
terceros sin autorizacin por parte de stos o de quien tenga los
derechos de propiedad intelectual.
Proporcionar Informacin reservada de los usuarios y/o de la
Agencia Nacional de Infraestructura sin la debida autorizacin.
Interferir en el trabajo de los servidores o colaboradores de la
Agencia Nacional de Infraestructura.
Intentar modificar, reubicar o sustraer equipos de cmputo,
software, informacin o perifricos sin la debida autorizacin.
Acceder sin la debida autorizacin, mediante computadores,
software, informacin o redes de la Agencia Nacional de
Infraestructura, a recursos no autorizados.
Transgredir o burlar las verificaciones de identidad u otros sistemas
de seguridad, explorar vulnerabilidades o deficiencias de los
sistemas de informacin para daarlos y obtener recursos mayores
a los que han sido autorizados para tomar los recursos de otros
usuarios o para tener acceso a otros sistemas sin la autorizacin
apropiada; todas estas vulnerabilidades y deficiencias deben ser
reportadas al personal de sistemas, de acuerdo al procedimiento
de la mesa de ayuda.
Utilizar los sistemas de informacin para propsitos ilegales o no
autorizados.
Enviar cualquier comunicacin electrnica fraudulenta.
Instalar software no autorizado. Slo se debe hacer uso del
software proporcionado por la Agencia Nacional de Infraestructura.
En caso de requerir la instalacin de un software libre, los usuarios
debern realizar la solicitud al personal de sistemas. Al incumplir
esta norma, el usuario asume toda responsabilidad ante las
entidades externas de vigilancia, exonerando a la Agencia Nacional
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de Infraestructura de cualquier medida tomada en contra de la

Institucin por esta causa.
Usar los recursos TIC para violar Derechos de Propiedad Intelectual.
Usar las comunicaciones electrnicas y/o Sistemas de Informacin
para acosar o amenazar a los usuarios de la Agencia o personas
externas.
Leer, modificar, borrar o copiar la informacin o archivos de otros
usuarios sin obtener primero permiso de su propietario. Los
usuarios deben documentar y reportar inmediatamente a la rea
de sistemas, cualquier incidente o violacin a la seguridad que se
descubra, incluyendo el mal uso de los recursos, manejo ilegal del
software, virus, evidencias de intromisiones en los sistemas de
informacin, de manera ilegal o no autorizada.
Alterar, falsificar o de alguna otra forma usar de manera
fraudulenta los registros, logs de la Institucin o cualquiera externo
(incluyendo registros computarizados, permisos documentos de
identificacin, u otros documentos o propiedades.)
Usar las comunicaciones electrnicas para daar o perjudicar de
alguna manera los recursos disponibles electrnicamente.
Usar las comunicaciones electrnicas para aduearse del trabajo
de otros individuos, o de alguna manera apropiarse de trabajo
ajeno.
Lanzar cualquier tipo de virus, gusano, o programa de computador
cuya intencin sea malintencionada, hostil o destructiva
Usar los recursos TIC para la divulgacin de publicidad sin la debida
autorizacin.
Descargar, publicar, transportar o almacenar material ilegal, sin los
derechos de propiedad o material nocivo usando los recursos de la
entidad.
Usar cualquier tipo de programa de mensajera instantnea,
intercambio de archivos P2P, o similar, que ocupen el ancho de
banda de la red de la Agencia
Nacional de Infraestructura o comprometa la seguridad de la
infraestructura tecnolgica (MSN Messenger, Yahoo AIM, Cdigo,
Google talk, emule, kazza, ares, nasper, etc.) salvo expresa
autorizacin de la rea de sistemas la cual estar soportada con el
visto bueno del jefe inmediato.
Uso personal de los recursos TIC de la Institucin para acceder,
descargar, imprimir, almacenar, redirigir, transmitir o distribuir
material cuyo contenido sea racial, sexual, ofensivo o prohibido por
la ley, o que pueda causar acciones legales contra la Agencia
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Nacional de Infraestructura o crear una imagen negativa a la

reputacin de la Institucin.
Violar cualquier ley o regulacin nacional o internacional respecto
al uso de software y dems recursos TIC.
Revelar la clave o password de su cuenta(s) o permitir el uso de los
recursos TIC a personas ajenas a la Agencia Nacional de
Infraestructura. Los usuarios son responsables de todas las
actividades llevadas a cabo con el usuario y password nico
asignado a cada uno de ellos.
Realizar actividades que comprometan el desempeo de la red o su
seguridad; entre las cuales estn, pero no se limitan a ping
(Verificar si un equipo est activo en la red), spoofing (Falsificar la
direccin ip), (ataques distribuidos de negacin de servicio),
monitorear las comunicaciones electrnicas para obtener o fabricar
datos (sniffers), inyeccin de cdigo, Phishing, etc.
Conectarse a otras redes va MODEM y/o otro medio de
comunicacin que puedan comprometer la seguridad de la red de
la Agencia Nacional de Infraestructura. Se debe desconectar de la
red de la Agencia Nacional de Infraestructura cuando se vayan a
realizar conexiones con otras redes.
Desactivar o cambiar la configuracin de antivirus instalado en
cada uno de los computadores de la Agencia Nacional de
Infraestructura.
Realizar cambios en la configuracin estndar del sistema
operativo. (Entorno Grfico, configuracin de elementos del
sistema operativo, barras de tareas etc.)
Almacenar cualquier tipo de informacin de carcter no laboral y/o
contractual en la carpeta Mis Documentos.
Solicitar los servicios del personal de sistemas en asuntos no
laborales y/o contractuales, en horario laboral.
Conectar elementos elctricos diferentes a los autorizados en las
tomas elctricas normal y regulada.

Cuando la Gerencia de Sistemas de Informacin y Tecnologas

presuma que una cuenta de usuario o un servidor pblico incurra en
cualquiera de las conductas o acciones sealadas en este aparte,
informar de manera inmediata y con detalle, la ocurrencia de dichas
conductas al Grupo Interno de Trabajo Disciplinario, Atencin al
Ciudadano y Apoyo a la Gestin, quien adelantar las acciones que
estime pertinentes.
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Cdigo: GICOI-018
Versin: 001
Fecha:
15/09/2015

PRIVACIDAD
La privacidad de los usuarios no est garantizada y la Agencia
Nacional de Infraestructura se guarda la potestad de inspeccionar
cualquier uso sobre los recursos TIC de la misma. Cuando por razones
laborales algn usuario deba manejar informacin confidencial o de
uso restringido haciendo uso de los recursos TIC de la Agencia, deber
informarlo al grupo de sistemas para que se puedan tomar las
previsiones debidas.
En condiciones normales de funcionamiento, cada usuario puede
considerar los datos que genere como informacin privada, a menos
que el autor de los datos realice alguna accin para compartirlos. Los
usuarios deben estar conscientes sin embargo, que ningn sistema de
informacin es completamente seguro, que personas dentro y fuera
de la institucin pueden encontrar formas para tener acceso a la
informacin. De acuerdo con esto, la Agencia Nacional de
Infraestructura no puede, y no garantiza la privacidad absoluta a los
usuarios y ellos deben estar conscientes de esto permanentemente.
REPARACIN Y MANTENIMIENTO DE LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN
LA INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA DE PROPIEDAD DE LA AGENCIA
NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA O EN COMODATO
Ocasionalmente y previa programacin por parte del equipo de
sistemas, el personal tcnico tiene la autoridad para acceder a
archivos o datos individuales, cada vez que se deba realizar un
mantenimiento, reparacin o chequeo. Sin embargo el personal
tcnico de sistemas no puede exceder su autoridad en ninguna de
estas eventualidades para usar esta informacin con propsitos
diferentes a los de mantenimiento o reparacin programados. Para
evitar cualquier inconveniente, nunca se har un trabajo de
mantenimiento sin avisar al respectivo usuario o su jefe inmediato.
RESPUESTA AL USO INDEBIDO DE COMPUTADORES Y SISTEMAS DE
INFORMACIN
Cuando se presente una situacin que amerite la inspeccin por parte
del personal de sistemas de la entidad, p.ej. cuando se establezca que
algn tipo de uso indebido se ha presentado como se describe en este
documento, la Agencia Nacional de Infraestructura puede acceder a
cualquier cuenta, datos, archivos, o servicio de informacin
perteneciente a los involucrados en el incidente, toda vez que el

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Cdigo: GICOI-018
Versin: 001
Fecha:
15/09/2015

propietario de los derechos de todos los contenidos que se hagan por

un servidor o colaborador de la Agencia es la Agencia misma.
As mismo, los incidentes identificados por cada usuario, deben ser
informados al personal de sistemas o a quien haga sus veces, con la
mayor cantidad de evidencia posible para tomar las medidas
correspondientes.
ACCESO A LA INFORMACIN DE LOS USUARIOS EN LO REFERENTE A
LAS OPERACIONES DE LA AGENCIA NACIONAL DE INFRAESTRUCTURA
Los usuarios de la Agencia Nacional de Infraestructura llevan a cabo
las tareas administrativas y tcnicas con los sistemas de informacin
de la misma. Cada usuario controla el acceso a informacin particular
almacenada en los sistemas de informacin.
Sin embargo, si un servidor o colaborador no estuviere disponible, se
encontrare incapacitado o se negare a proveer informacin necesaria
para llevar a cabo cualquier operacin administrativa o tcnica de la
Agencia, previa autorizacin de su jefe inmediato o superior, quien
expresar formalmente al personal de sistemas la necesidad de
acceder a la informacin en cuestin, el personal del rea de sistemas
proceder acceder a la informacin solicitada, toda vez que el
propietario de los derechos de todos los contenidos que se hagan por
un servidor o colaborador de la Agencia, es la Agencia misma.
Los usuarios son responsables de la seguridad, privacidad y
confidencialidad de datos e informacin personal, que pueda ser
transmitida usando los recursos TIC. Cualquier intento (exitoso o no)
de invadir la privacidad de otros, usando los recursos TIC de la
Agencia Nacional de Infraestructura ser considerado como una
violacin a este instructivo.
6. CORREO ELECTRNICO
Aplicabilidad.
Las polticas incluidas en este documento son aplicables al correo
electrnico, este debe usarse de manera profesional y cuidadosa dada
su facilidad de envo y redireccin. Los usuarios deben ser
especialmente cuidadosos con los destinatarios colectivos y los foros
de discusin.
Adems se debe tener presente que las leyes de derechos de
propiedad intelectual y licencias de software tambin aplican para el
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correo electrnico (p.ej.

autorizacin de su autor).

no

se

debe

reenviar

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Fecha:
15/09/2015

contenidos

sin

Retencin del correo electrnico.

Los criterios de clasificacin y conservacin de los correos electrnicos
sern definidos en el Programa de Gestin Documental de la Entidad
disponible para consulta en la pgina web.
Los correos electrnicos enviados y/o reenviados por los usuarios
deben incluir el siguiente mensaje de confidencialidad:
La informacin contenida en este mensaje y en los archivos adjuntos
es confidencial y reservada, est dirigida exclusivamente a su
destinatario, sin la intencin de que sea conocida por terceros, por lo
tanto, de conformidad con las normas legales vigentes, su
interceptacin, sustraccin, extravo, reproduccin, lectura o uso est
prohibido a cualquier persona diferente. Si usted ha recibido este
correo por error, equivocacin u omisin queda estrictamente
prohibido la utilizacin, copia, reimpresin, reenvi o cualquier accin
tomada sobre este correo puede ser penalizada legalmente. En tal
caso, favor notificar en forma inmediata al remitente.
The information contained on this message and the attached files is
confidential and restricted. Is directed exclusively to the addressees,
without the intention to be known by third parties, therefore, in
accordance with the effective legal laws, its interception, subtraction,
deviation, reproduction, reading or use, is prohibited to any different
person, If you have received this mail by error, mistake or omission,
favor to notify immediately to the sender, The use of this message is
strictly prohibited, send copies, and impression, resend or any action
taken on this mail can be penalized by law
Otras Disposiciones.
El servicio de correo electrnico tendr unas limitantes en tamao
de los archivos adjuntos, segn las capacidades tecnolgicas.

El envo de correos a grupos, como ANI estar limitado a

usuarios autorizados.
En general se debe evitar Responder a todos a menos que sea
requerido, especialmente en los correos masivos.
Los usuarios del correo deben ser prudentes y evitar abrir
mensajes con archivos adjuntos (attachments) de destinatarios
desconocidos o con correos que no hacen sentido.
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Versin: 001
Fecha:
15/09/2015

En caso de recibir correo no deseado, se debe comunicar

inmediatamente al rea de Sistemas a travs de los canales de
comunicacin con la mesa de ayuda.
Todo correo electrnico enviado debe llevar asunto.
El tamao del repositorio de cada usuario estar limitado segn las
capacidades tecnolgicas.
Los usuarios debern informan al rea de Sistemas a travs de la
mesa de ayuda, cualquier novedad relacionada con licencias,
vacaciones, comisiones u otro motivo de ausencia que impida el
uso del correo electrnico y los recursos TIC asignados, para
proceder a suspender el acceso.
7. SERVICIO DE SOPORTE TCNICO
El servicio de Soporte tcnico y mesa de ayuda realiza un conjunto de
tareas proactivas encaminadas a evitar fallas y minimizar riesgos,
siempre pretendiendo mantener la continuidad del servicio y la
seguridad de los activos de informacin. Entre estas acciones se
encuentran las labores de mantenimiento preventivo, actualizaciones
de seguridad, ejercicios de verificacin de la capacidad instalada,
entre otras. Todas estas acciones se consignaran en el plan de trabajo
anual de quien preste el servicio de Soporte y Mesa de Ayuda y ser
revisado y aprobado por la Gerencia de Sistemas de Informacin y
Tecnologa. El documento GICO-I-0019 Mitigacin de riesgos en la
infraestructura de TI define los lineamientos que deber cumplir el
plan de trabajo anual del servicio de Soporte y Mesa de Ayuda
Cuando se requiera un servicio reactivo el soporte tcnico se puede
solicitar a travs del software de Mesa de Ayuda (disponible en el URL
http://svmesa/usdk/), o mediante el enlace en la Intranet de la Entidad
(Mesa de Ayuda) o a travs de los servicios de correo electrnico
soporte@ani.gov.co. Puede consultar el documento GICO-I-0005 Mesa
De Ayuda ANI V2, Instructivo Mesa de Ayuda. En casos que sea
imposible hacerlo por estos medios, deber contactarse directamente
la Gerencia de Sistemas de Informacin y Tecnologa. Los soportes se
brindarn por orden cronolgico de acuerdo a la recepcin de la
solicitud, sin perjuicio de lo cual se podr alterar el orden cronolgico
de recepcin cuando una solicitud est relacionada con la prestacin
del servicio de la Institucin.

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Cdigo: GICOI-018
Versin: 001
Fecha:
15/09/2015

8. PAGINA WEB, INTRANET Y SISTEMA DE MANEJO DE

CONTENIDO (CMS).
La Vicepresidencia de Planeacin de Riesgos y Entorno, determinar
los estndares para aquellos contenidos considerados como oficiales
de la Agencia Nacional de Infraestructura. Ninguna otra pgina o
contenido electrnico puede hacer uso del nombre de la Agencia
Nacional de Infraestructura, sin dar el crdito correspondiente.
Los administradores de contenido (servidores y colaboradores de la
Gerencia de Sistemas de Informacin y Tecnologa, de la Oficina de
Comunicaciones o los servidores y colaboradores designados por cada
Grupo con permisos especiales para manejar la informacin
correspondiente), sern los responsables de la informacin publicada
en el sitio Web de la entidad. Estos deben acogerse a las regulaciones
incluyendo derechos de propiedad intelectual, leyes contra la
obscenidad, contra la calumnia y la difamacin y toda la normativa
vigente. El contenido debe ser revisado peridicamente para asegurar
continuamente su veracidad y actualidad. El documento Instructivo:
Actualizacin de la Pgina Web e Intranet de la ANI, Cdigo GICO-I0011 Actualizacin de la Pgina Web e Intranet de la ANI V1, detalla
cmo se debe actualizar la pgina y quien est a cargo de cada
seccin.
Los criterios de clasificacin y conservacin de los contenidos de la
pgina web y la intranet sern definidos en el Programa de Gestin
Documental de la Entidad disponible para consulta en la pgina web.
9. INFORMACION, SEGURIDAD Y ACCESOS.
Las interfaces de usuario (pantallazo o recuadro) de cada uno de los
sistemas de informacin de la Agencia Nacional de Infraestructura son
propiedad de la Agencia y su uso es responsabilidad de cada uno de
los usuarios a quienes se les asigna (funcionarios, contratistas y
dems colaboradores) y no deben ser suministradas a personal ajeno
a la Institucin.
El Acceso a todos los sistemas de informacin de la Agencia esta
mediado por un USUARIO y su CLAVE correspondiente. Todas las
combinaciones de USUARIO y CLAVE se almacenan en el Directorio

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Cdigo: GICOI-018
Versin: 001
Fecha:
15/09/2015

Activo y estn en custodia del rea de sistemas 1 (con excepcin del

Sistema de Gestin Documental ORFEO, que es manejado
directamente por el rea de Archivo)
La generacin de claves debe basarse en la generacin o uso de
claves (passwords) fuertes, mezclando letras minsculas y/o
maysculas, nmeros y caracteres especiales. Esta debe ser
cambiada regularmente y tener una longitud mnima de 8 caracteres y
no se deber repetir las ltimas claves. Al intentar acceder y tener 3
intentos fallidos, la cuenta se bloqueara automticamente y deber
solicitar la Gerencia de Sistemas de Informacin y Tecnologa su
desbloqueo.
Cada vez que el usuario abandone su puesto de trabajo debe dejar el
computador bloqueado (cerrar la seccin oprimiendo tecla Windows
L), para evitar el uso indebido del equipo a su cargo. Toda accin
realizada con una cuenta es responsabilidad del servidor y/o
colaborador a quien le fue asignada dicha cuenta, salvo que se
demuestre que dicho usuario no fue el autor de la accin.
Al manipular informacin confidencial, esta se debe almacenar en
archivos encriptados con una clave y establecer protocolos formales y
por escrito para el manejo y conservacin de las claves. Esta tarea es
responsabilidad de cada rea y la Gerencia de Sistemas de
Informacin y Tecnologa prestar el soporte requerido cuando se lo
solicite.
Todos los equipos conectados a la red de la Agencia Nacional de
Infraestructura deben tener las herramientas de seguridad (antivirus,
firewall, antispyware, etc.) instalados por la Gerencia de Sistemas de
Informacin y Tecnologa.
Los datos de trabajo de funcionarios, contratistas y dems
colaboradores de la ANI que repose en los equipos asignados por la
entidad se respaldar en el espacio de almacenamiento en nube
asignado a cada usuario con su cuenta de correo electrnico. Es
responsabilidad del usuario usar este espacio de almacenamiento
(OneDrive) para evitar prdidas de informacin. As mismo, el uso de

1 El Directorio Activo es el ncleo del control de acceso de los sistemas

informticos de la entidad.
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Cdigo: GICOI-018
Versin: 001
Fecha:
15/09/2015

este espacio de almacenamiento en nube permite compartir los datos

cuando el usuario lo requiera.
Cuando un usuario termine su relacin laboral o contractual con la
Agencia Nacional de Infraestructura, se eliminarn sus identificaciones
y contraseas para todos los sistemas de informacin, los datos que
estuvieron a su cargo debern ponerse a la disposicin del jefe del
rea respectiva y/o almacenarse por un tiempo prudente (6 meses).
Esta tarea est a cargo de la Gerencia de Sistemas de Informacin y
Tecnologa para los Sistemas de Informacin de la Agencia, incluido
correo electrnico y espacio de almacenamiento en nube; y a cargo
del rea de Archivo para el Sistema de Gestin Documental ORFEO.
Este tem se ve reforzado con los siguientes instructivos: GICO-I-0020
Backup y restauracin de la informacin, GICO-I-0021 Seguridad
fsica y del entorno de la infraestructura de TI.
10. COPIAS DE SEGURIDAD Y BACKUP
La Agencia Nacional de Infraestructura cuenta con el instructivo GICOI-0020 Backup y restauracin de la informacin, en este se especifica
cmo y cundo se realiza las copias de seguridad (backup) para
proteger los activos de informacin de la entidad
11. NOTIFICACIN Y PUBLICACIN
Ests directrices deben ser comunicadas a todo usuario que preste
sus servicios a la Entidad y haga uso de la infraestructura tecnolgica.
Para los casos de los contratistas de apoyo a la gestin de la Entidad,
deber
contemplarse
contractualmente
la
obligatoriedad
e
importancia de acatar las directrices y polticas aqu impartidas.
Estas directrices se encontrarn publicadas en la Intranet, en la
pgina web de la entidad y en el Sistema Integrado de Gestin (SIG).
12. SOLICITUD DE SERVICIOS ADICIONALES
Cualquier servicio adicional a los consignados en este instructivo
deber ser solicitado a la Gerencia de Sistemas de Informacin y
Tecnologa, la cual evaluar la posibilidad de implementarlo.
13. VERIFICACION
Estar a cargo de la Gerencia de Sistemas y Tecnologas llevar el
seguimiento y cumplimiento de las presentes directrices de uso de los
recursos TIC.
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IVO

CONTROL DE CAMBIOS
VERSI
FECHA
N
001

Cdigo: GICOI-018
Versin: 001
Fecha:
15/09/2015

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

15/09/2015

Creacin del documento

APROBACIN
NOMBRE

CARGO

FECHA

Elaborado

Mnica Franco Toro

Experto G3 -06

10/09/20
15

Revisado

Nazly
Delgado

Experto G3 -08

14/09/20
15

Aprobado

Alejandro Forero

Vo.Bo. SIG

Nancy
Paola
Gestor - Calidad
Morales Castellanos

Janne

Gerente GIT Sistemas

15/09/20
de
Informacin
y
15
Tecnologa

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15/09/20
15

FIRMA