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EXERCCIOS COMENTADOS DE ARQUIVOLOGIA PARA O STM

PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA


AULA: 2

Ol a todos!
E a, tudo bem? Gostaram da nossa primeira aula?
Bom, alguns alunos esto me pedindo para adiantar as aulas, a fim
de deixar a ltima semana que antecede ao concurso somente para
reviso. Olha, eu sei que esta ltima semana muito importante para
vocs, mas, infelizmente, eu no posso me comprometer a entregar
as aulas antes. Explico-lhes o porqu:
Quando o edital deste concurso do STM saiu, eu estava de frias, fora
do pas. A, disse que pegaria o curso, mas que as aulas s poderiam
comear no dia 06/01, pois, antes disso, seria impossvel, j que
minhas frias acabavam somente dia 02/01.
Ento, desde que cheguei de frias, minha vida est mesmo uma
loucura. E, considerando os meus outros afazeres (incluindo trabalho,
tratamentos de sade e afins), eu levo uma semana para preparar
esta nossa aula e, no raras vezes, para cumprir o cronograma, eu
passo noites em claro.
Portanto, eu no posso me comprometer a entregar a ltima aula
mais cedo. Mas, por outro lado, posso prometer a voc que vou fazer
o meu melhor para isso. Combinado assim? Vou dar um gs durante
essas semanas para tentar adiantar as aulas...
Ah, antes que eu me esquea: ao final, voc encontra a lista de
questes resolvidas nesta aula, com os respectivos gabaritos.
Ento vamos l, retomar nossos exerccios sobre arquivo corrente e,
mais especificamente, sobre protocolo?
1. (MPU CESPE 2010) Dada a importncia da
preservao dos documentos que compem o arquivo
corrente de determinado setor de trabalho, recomendase o arquivamento desses documentos em local afastado
do referido setor.
Vamos relembrar a resoluo n 1, de 18 de outubro de 1995, do
Conarq, que define (art. 1, 2) arquivo corrente? Esta definio,
voc j sabe, tem sido reiteradamente exigida em provas de concurso
pblico do CESPE:

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Consideram-se arquivos correntes os conjuntos de documentos em


curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de
consultas freqentes.
Pense aqui comigo... Ora, se os documentos que compem o arquivo
corrente esto ou curso ou so objetos de consultas frequentes, no
faz sentido que ele fique, fisicamente falando, afastado do setor,
certo? Seria um pleno desperdcio de energia e de recursos.
Os

documentos

do

arquivo

corrente

so

utilizados

com

alta

frequncia, e, assim, devem estar localizados prximos ao setor de


trabalho que os utiliza o que faz muito sentido.
Como o item diz que os arquivos correntes devem ser mantidos em
local afastado, est errado.
Item errado.
As atribuies da unidade administrativa de um grande rgo
pblico tm gerado, em relao ao arquivo, duas situaes
distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira a
necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente
de documentos, que so mantidos em dossis. O arquivo
recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta novas
caixas-arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situao
que surge das atribuies dessa unidade a intensa demanda
de consulta aos documentos. H uma demanda interna
(estagirios, servidores, outras unidades) e uma demanda
externa (representaes e escritrios regionais). Segundo
informaes coletadas no local, so atendidas, diariamente,
cerca de vinte solicitaes de consulta ao acervo.
2. (MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) Na situao
considerada, devido quantidade de consultas recebidas
pelo arquivo da unidade, pode-se consider-lo como um
arquivo corrente.
Item certo
A terminologia arquivstica brasileira define arquivo corrente como:
conjunto de documentos em curso ou de uso frequente, denominado,
tambm, de arquivo de movimento.
Assim, o documento que objeto de consultas freqentes
denominado de arquivo corrente. No enunciado da questo, o
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examinador diz
documentos.

que

intensa

demanda

de

consulta

aos

No restam dvidas, portanto, de que os arquivos em comento so


arquivos correntes.
Muita gente errou este item na hora da prova por pura desateno! O
texto grande e, por isto, toda ateno necessria na hora de l-lo.
Observe que, para responder corretamente a este item, o candidato
precisava se ater expresso intensa demanda de consulta aos
documentos, que est perdida ali no meio. Ento, quando estiver
lendo este tipo de texto na hora da prova, risque, rabisque, circule
tudo aquilo que lhe parecer importante, que for alguma dica
relacionada matria.
3. (MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) O arquivo
setorial aquele estabelecido juntos aos rgos
operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente.
Item certo
Os arquivos podem ser classificados, segundo a extenso da atuao
do arquivo, em setoriais ou gerais.
Arquivos setoriais so estabelecidos junto aos rgos, para
documentos consultados frequentemente, localizados nos rgos que
os receberam ou prximos a eles. Assim, cumprem funes de
arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais, por sua vez, so aqueles que
centralizam o recebimento de arquivos dos mais diversos setores,
prximos ou no a eles.
Ora, como j vimos, se os arquivos correntes so muito
movimentados, razovel que sejam mantidos prximos dos
usurios que os utilizam. Quando o arquivo mantido prximo ao
setor que o utiliza, ele dito setorial.
Desse modo, o item est correto, ao afirmar que o arquivo setorial,
cumprindo funes de arquivo corrente, aquele estabelecido junto
aos rgos operacionais (leia-se: aquele estabelecido prximo ao
rgo que o produz e/ou utiliza).

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4. (MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) As atividades


de protocolo so de responsabilidade dos arquivos
centrais ou gerais.
Item errado
Para responder a este item, o raciocnio o seguinte:
a) As atividades de protocolo so atividades tpicas de arquivos
correntes isto voc j sabe de cor!
b) Os arquivos correntes, em geral, so setoriais (como estudado
no item acima). Como so muito consultados, os arquivos
correntes so, de forma geral, setoriais.
Portanto, as atividades de protocolo so de responsabilidade dos
arquivos setoriais - e no dos centrais ou gerais, como disse o item.
Ficou claro?
5. (ABIN CESPE 2010) Caracterizam o arquivo corrente
a sua distribuio por toda a organizao, a restrio de
acesso e a existncia de documentos com valor primrio
e de uso freqente.
Item certo
Vamos rever o conceito de valor primrio, visto na aula passada:
aquele atribudo em funo do interesse que possa ter para a
organizao, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais, fiscais etc.
o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce
com um objetivo administrativo) e, por isso, est presente em todos
eles, quando de sua criao. Logo, os documentos correntes possuem
valor primrio guarde isto!
Ento, vamos atacar questo por partes: ok, at agora ns j vimos
que o valor primrio, faz, de fato, parte dos arquivos correntes e j
estamos cansados de saber que o seu uso freqente.
E em relao distribuio por toda a organizao, o que isto tem a
ver com o arquivo corrente? simples o raciocnio: o protocolo faz
parte das atividades de arquivo corrente, como vimos acima. E o que
o protocolo faz mesmo?
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ReClaReMo recebe, classifica, registra e movimenta.


Ora, o setor de registro e movimentao funciona como um centro de
distribuio e redistribuio de documentos. Portanto, como afirma a
primeira parte do nosso item, faz a distribuio da documentao por
toda a organizao.
Para julgarmos o item, falta, ainda, analisarmos a parte que fala
sobre a restrio de acesso.
Na aula passada, estudamos as 5 atividades dos arquivos correntes.
Vamos relembr-las?
1 Protocolo, incluindo recebimento e classificao, registro e
movimentao;
2 Expedio;
3 Arquivamento;
4 Emprstimo e consulta;
5 Destinao.
A quarta atividade diz respeito ao emprstimo e consulta dos
documentos. Documentos de arquivo s podem ser consultados ou
cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou
produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se
referem os documentos e s autoridades superiores, na mesma linha
hierrquica. E o que significa isso? Ora, significa que h sim restrio
de acesso.
Portanto, o item est correto e muito completo, alis.
6. (CESPE STJ Tcnico Judicirio rea: Administrativa
2008) O protocolo deve separar as correspondncias
oficiais das particulares e a correspondncia oficial de
carter ostensivo da de carter sigiloso.
Item certo.
Antes de responder ao item, vamos aprender a classificao dos
documentos segundo a natureza de seu assunto.
Os documentos podem ser classificados, segundo a natureza de seu
assunto, em ostensivos ou sigilosos.

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Ostensivo, segundo o dicionrio, que no se esconde; que quer


se mostrar; prprio para ser visto. Pois documentos ostensivos so
aqueles que podem ser divulgados, pois isto no prejudicar a
administrao.
Os documentos sigilosos, por sua vez, so aqueles que, por sua
natureza, no podem ser divulgados e, por isso, necessitam de
medidas especiais de salvaguarda e de proteo.
Claro at aqui? Agora j deu para entender o que o item est
exigindo, no ?
Pois bem, o quadro a seguir lista, uma a uma, as rotinas de
recebimento e classificao do protocolo:
Passos
1
2
3
4
5
6
7
8

9
10
11
12
13
1

Rotinas
Receber a correspondncia
Separar a correspondncia oficial da particular
Distribuir a correspondncia particular
Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de
carter sigiloso
Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos
destinatrios
Abrir a correspondncia ostensiva
Tomar conhecimento da correspondncia pela leitura,
verificando a existncia de antecendentes
Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes
no estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e
Movimentao informar onde se encontram e os solicitar
para ser feita a juntada.
Interpretar e classificar a correspondncia, com base no
cdigo de assuntos abordado, se for o caso.
Apor carimbo de protocolo numerador/datador, sempre
que possvel, no canto superior direito do documento.
Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e
o cdigo do assunto, se for o caso.
Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de
protocolo.
Encaminhar os papis ao Setor de Registro e
Movimentao.

Fonte: PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica.

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Veja, no quadro, uma diferena significante (e muito cobrada em


concursos pblicos!) na postura do protocolo, em relao aos
documentos ostensivos e sigilosos.
O protocolo abre a correspondncia ostensiva, mas simplesmente
encaminha a correspondncia sigilosa aos seus respectivos
destinatrios.
Ora, se a correspondncia sigilosa, no faz, de fato, muito sentido o
protocolo abri-la.
Voltando, finalmente, ao nosso item, de fato, separar
correspondncias oficiais das particulares tarefa do protocolo.

as

Alm disso, deve-se, tambm, separar a correspondncia oficial de


carter ostensivo da de carter sigiloso.
Observe que a correspondncia oficial poder ser aberta pelo
protocolo, mas a correspondncia sigilosa, por bvio, no o poder
dever ser encaminhada aos respectivos destinatrios. Portanto, o
item est corretssimo.
7. (CESPE MMA Agente Administrativo 2009)
Determinada organizao instalada em Braslia enviou
um documento a funcionrio do MMA, a fim de que
fossem resolvidos problemas entre as duas instituies.
No MMA, o setor que recebeu o documento coletou
algumas informaes deste, incluindo-as em uma base
de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o
destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios
setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois
de arquivado por determinado perodo no ltimo setor
para onde havia sido enviado, o documento foi
encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at
ser eliminado. Na situao em apreo, se o documento
fosse um ofcio de carter ostensivo, ele no deveria ser
aberto no setor de protocolo, mas encaminhado
diretamente ao destinatrio, que deveria fazer o
respectivo registro no sistema de protocolo.
Item errado.
O item longo, mas bastante simples. Se o documento fosse um
ofcio de carter ostensivo, ele deveria ser aberto no setor de
protocolo. O documento s no deveria ser aberto pelo setor de
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protocolo se fosse sigiloso e, a sim, deveria ser encaminhado


diretamente ao destinatrio.
8. (CESPE TRE/GO Tcnico Judicirio/Administrativa
2009 Adaptada) A destinao dos documentos
indicada pela tabela de temporalidade.
Item certo.
A partir deste item, vamos estudar a famosa
temporalidade, muito cobrada em concursos pblicos.

tabela

de

Voc se lembra das 5 atividades tpicas dos arquivos correntes? Pois


bem, a ltima delas a destinao:
1 Protocolo, incluindo recebimento e classificao, registro e
movimentao;
2 Expedio;
3 Arquivamento;
4 Emprstimo e consulta;
5 Destinao.
ltima atividade dos arquivos correntes a destinao, conceituada
pela terminologia arquivstica brasileira como: operaes que se
seguem fase de avaliao dos documentos destinadas a promover
sua guarda temporria ou permanente, sua eliminao ou sua
microfilmagem.
Alguns documentos tm valor temporrio; outros, valor permanente
e, por isso, no podero, jamais, ser eliminados.
A primeira fase desta etapa de destinao analisar e avaliar os
documentos para determinar se eles tm valor temporrio ou
permanente. Para auxiliar nesta deciso, h um instrumento,
muitssimo cobrado em concursos pblicos, chamado tabela de
temporalidade.
A tabela de temporalidade o instrumento de destinao, aprovado
pela autoridade competente, que estabelece prazos para a
manuteno
dos
documentos
em
arquivos
correntes
ou
intermedirios ou para sua eliminao. Veja a definio da
terminologia arquivstica brasileira:
Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente,
que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos
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nos arquivos correntes e intermedirios, ou recolhidos aos arquivos


permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e
eliminao.
Veja o exemplo a seguir, da tabela de temporalidade de documentos
de uma pessoa fsica:

Vamos observar a primeira linha da tabela: ela diz que os


documentos de Imposto de Renda devero ser mantidos por 5 anos,
contados a partir do exerccio seguinte quele em que o lanamento
poderia ter sido efetuado. Os comprovantes de pagamento de compra
de gua, por sua vez, tm o prazo de guarda de 90 dias. Isto significa
que, para a sua casa no ficar cheia de documentos velhos e inteis,
voc pode eliminar as contas de gua depois de 90 dias.

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No preciso decorar nenhum desses valores, claro! A tabela acima


serve apenas para voc compreender, na prtica, o que uma tabela
de temporalidade!
Agora, j estamos prontos para responder ao item: sim, a destinao
dos documentos indicada pela tabela de temporalidade. Ficou fcil
agora, n?!
9. (CESPE SEPLAG/DFTRANS Analista de Transportes
Urbanos/Arquivista 2008) Os documentos de guarda
temporria devem ser mantidos por cinco anos.
Item errado.
O tempo em que os documentos devem ser mantidos sob guarda
temporria depende da natureza do documento.
Este prazo definido por meio da tabela de temporalidade e deve ser
cuidadosamente analisado.
O CESPE costuma, em suas provas de concursos pblicos, perguntar
se os documentos devem ser mantidos por um prazo qualquer de
anos, sem fazer qualquer referncia ao tipo de documento ou a sua
tabela de temporalidade. Esses itens de prova so, de forma geral,
errados.
Existem documentos que, sob a guarda temporria, podem ser
mantidos por, por exemplo, 1, 5 ou 100 anos e impossvel dizer,
genericamente, sem a tabela de temporalidade, qual este prazo.
Eu poderia preparar uma aula inteira somente com exerccios
exatamente iguais ao acima, afirmando que determinado documento
deve ser mantido por um prazo X. A grande verdade que no h
como saber por quanto tempo o documento deve ser mantido sem a
sua tabela de temporalidade. Fique atento a isto!
10.
(CESPE

TRE/GO

Tcnico
Judicirio
/Administrativa 2009 Adaptada) A destinao dos
documentos indicada pelo plano de classificao.
Item errado.
Sempre tem aquela questo que tenta confundir o candidato. Qual o
nome do instrumento que mostra a destinao dos documentos? a
tabela de temporalidade, voc j sabe!
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11.
(MPU CESPE 2010) A anlise e a avaliao dos
documentos para o estabelecimento dos prazos de
guarda fazem parte da fase de destinao.
Item certo.
Veja o que a autora Marilena Leite Paes (autora que o CESPE adota)
diz sobre a fase de avaliao e destinao de documentos: talvez a
mais complexa das trs fases da gesto de documentos, se
desenvolve

mediante

anlise

avaliao

dos

documentos

acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de


guarda, determinando quais sero objeto de arquivo permanente e
quais sero eliminados por terem perdido o seu valor para a
instituio..
Portanto,

chegamos

concluso

de

que,

na

destinao

dos

documentos, atividade tpica dos arquivos correntes, feita a anlise


e a avaliao dos documentos para o estabelecimento dos prazos de
guarda fique atento a esta informao!

12.
(MPU CESPE 2010) O processo de avaliao de
um documento tem como resultado a elaborao da
tabela de temporalidade do documento.
Item certo.
Acabamos de ver, no item acima, que, na fase de destinao, a
anlise e a avaliao dos documentos so feitas. Deste modo, dizer
que o processo de avaliao de um documento tem como resultado a
elaborao da tabela de temporalidade faz todo sentido!
Para voc no esquecer: a tabela de temporalidade o instrumento
de destinao, aprovado pela autoridade competente, que estabelece
prazos para a manuteno dos documentos em arquivos correntes,
intermedirios ou permanentes (este ltimo, ainda ser estudado) ou
para sua eliminao.
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Na tabela, est escrito, suponha, que os memorandos internos sero


eliminados aps 10 anos e os atos de aposentadoria somente aps
150 anos.
13.
(ABIN CESPE 2010) O instrumento que indica os
prazos de guarda e a destinao final dos documentos,
resultado direto do processo de avaliao, denominado
cdigo de classificao de documentos de arquivo da
atividade-meio.
Item errado
Nem vamos precisar gastar muito tempo nesta questo. Qual o nome
do instrumento que indica os prazos de guarda e a destinao final
dos documentos, resultado direto do processo de avaliao? Isso
mesmo, a tabela de temporalidade!

14.
(CESPE MMA Agente Administrativo 2009) A
incluso de dados sobre o documento em uma base de
dados conhecida como registro de documentos e faz
parte das atividades de protocolo, vinculadas aos
arquivos correntes.
Item certo.
Vamos encerrar os exerccios sobre arquivo corrente com esta
questo sobre protocolo.
Em outras palavras, o item est perguntando se o registro faz parte
das rotinas de protocolo.
Quais so elas
movimentao.

mesmo?

recebimento,

classificao,

registro

A incluso de dados sobre o documento em uma base de dados


conhecida como registro de documentos, que uma das atividades
do protocolo.
Tudo certo at aqui? Vamos passar, agora, ao estudo
documentos da segunda idade, os documentos intermedirios.

dos

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15.

(MPU CESPE 2010) A funo do arquivo

intermedirio

possibilitar

armazenamento

de

documentos que, embora usados com pouca frequncia,


devem

ser

mantidos,

por

questes

legais,

fiscais,

tcnicas ou administrativas.
Item certo.
A terminologia arquivstica brasileira define arquivo intermedirio
como conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes,
que aguardam destinao final.
Alguns problemas ocorriam com a ausncia do arquivo intermedirio.
Documentos que no eram muito utilizados precisavam ficar nos
arquivos correntes que, desse modo, ficavam enormes e dispendiosos
(ou seja, geravam muito gasto para a organizao).
Por outro lado, se esses documentos que no eram muito utilizados
mas ainda o eram ficassem no arquivo permanente, um
congestionamento era estabelecido: o arquivo permanente
misturava-se queles documentos ainda utilizados.
Foi, ento, criado o arquivo intermedirio, com o objetivo de ser uma
fase de transio. Sem dvidas, o maior ganho com a criao deste
arquivo foi a economia que, com ele, adveio, tanto de espaos, como
de recursos materiais e humanos, como de capital.
O item define perfeitamente o arquivo intermedirio (guarde isto!): a
sua funo possibilitar o armazenamento de documentos que,
embora usados com pouca frequencia, devem ser mantidos!
J podemos estabelecer a primeira diferena entre os arquivos
intermedirios (que estamos comeando a aprender agora) e os
arquivos correntes (em que j estamos craques!). Os correntes so
movimentados ou muito usados com frequencia; os intermedirios,
por sua vez, so usados com pouca frequencia!
Ns vamos repetir tanto isso durante as aulas, que voc ir aprender,
nem que seja por osmose, rs. Mas veja bem que essas
diferenazinhas so muitssimo cobradas nas provas e no se pode
err-las, pois estes itens so considerados fceis.

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16.
(CESPE

TRE/MG

Tcnico
Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) Os
documentos de idade intermediria so os que so
consultados frequentemente e aos quais se tem livre
acesso.
Item errado.
Olhe l, eu no aceito voc errar este tipo de questo, hein?! Quais
so os documentos que so consultados frequentemente? Os
correntes!
Os documentos intermedirios esto aguardando sua destinao final
e no so consultados frequentemente. Portanto, super falso o item.
17.
(CESPE ANVISA Tcnico Administrativo 2007)
Documentos transferidos a arquivos intermedirios
devem conservar a classificao que lhes foi dada nos
arquivos correntes.
Item certo.
Esta questo um pouco mais antiga, de 2007, mas est aqui
propositadamente. Ela exige um conhecimento muito importante:
documentos transferidos a arquivos intermedirios devem conservar
a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes.
E no poderia ser diferente. A passagem de um documento do
arquivo corrente ao intermedirio tem a ver somente com a
frequncia com que ele tem sido consultado; nada tem a ver com a
classificao que os documentos recebem.
O que justificaria, portanto, uma mudana de classificao na
passagem do documento de arquivo corrente para o intermedirio?
No h justificativa. Os documentos conservam, na fase
intermediria, a classificao que receberam na fase corrente. Ok?
18.
(CESPE

SEPLAG/DFTRANS

Analista
de
Transportes
Urbanos/Arquivista
2008)
Guarda
temporria sinnimo de arquivo intermedirio.
Item certo.
Tranqila essa, n? O arquivo intermedirio representa a situao
intermediria entre os documentos ainda em curso ou consultados
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frequentemente
permanentes.

os

arquivos

correntes

os

arquivos

Guarda temporria sinnimo de arquivo intermedirio!


19.
(CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista
2010 Adaptada) Os arquivos intermedirios so
formados por documentos semiativos, que no precisam
ser mantidos prximos aos usurios diretos.
Item certo.
Neste item, o examinador exigiu do candidato o mesmo
conhecimento que geralmente exige em relao aos arquivos
intermedirios, mas valeu-se de outras palavras.
Documentos semiativos so, em outras palavras, documentos pouco
ativos, definio em que os arquivos intermedirios se encaixam
perfeitamente. Alm disso, como so semiativos (leia-se: como no
so consultados com frequncia), no precisam ser mantidos
prximos aos usurios diretos.
Veja que esta questo caiu para o cargo de arquivista, que, em regra,
exige um conhecimento maior e especfico da matria. Voc, com
ateno, teria plenas condies de acertar este item na hora da
prova!
20.
(MINISTRIO DO MEIO AMBIENTE CESPE 2009)
O arquivo intermedirio deve ser subordinado tcnica e
administrativamente ao arquivo permanente, para que
seja evitada a proliferao de depsitos e mantida
uniforme a poltica arquivstica da instituio.
Item certo.
O arquivo intermedirio deve, de fato, ser subordinado tcnico e
administrativamente ao arquivo permanente.
Um dos problemas que os arquivos permanentes enfrentam o
acmulo de documentos. Se os arquivos mantidos nessa fase so
preservados em carter definitivo, o nmero de documentos s
aumenta. Assim, necessria gesto adequada dos arquivos
permanentes, para evitar a proliferao de depsitos duplicados.
Nesse sentido, necessria atuao do arquivo intermedirio de
forma subordinada ao arquivo permanente.
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21.
(CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista
2010 Adaptada) A economia na gesto dos arquivos
justifica a descentralizao do arquivo intermedirio.
Item errado.
Ainda que o candidato no soubesse se arquivos intermedirios
esto, normalmente, centralizados ou descentralizados, poderia
responder corretamente ao item, com base no seguinte raciocnio:
Arquivos descentralizados costumam exigir, da organizao, mais
esforos, especialmente financeiros. Ora, mais econmico criar um
estoque centralizado do que duplicar os esforos e criar dois ou trs
descentralizados.
Assim, a descentralizao de um arquivo no pode ser justificada pela
economia que ela proporciona, j que, pelo contrrio, no
proporciona economia alguma. A descentralizao pode, por razes
tcnicas ou estratgicas, ser justificada, mas no por razes
financeiras.
Ficou claro?
22.
(MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) Os
documentos pouco usados na mencionada unidade
poderiam ser transferidos para o arquivo permanente,
onde aguardariam o trmino de seus prazos de guarda.
Item errado
Voc ainda no sabe o que um arquivo permanente, mas, para
responder corretamente questo, isto no era necessrio. A
questo definiu o arquivo intermedirio, que voc j sabe o que .
Os arquivos intermedirios so os arquivos de segunda idade, ditos
de idade intermediria. So, de fato, pertencentes a uma fase
intermediria, de transio.
A terminologia arquivstica brasileira define arquivo intermedirio
como conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes,
que aguardam destinao final. E foi justamente isso que o item
disse: documentos pouco usados, que aguardam o trmino de seus
prazos de guarda.

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23.

(MPU CESPE 2010) Os prazos de guarda dos

documentos
intermedirio

nos

arquivos

devem

ser

do

tipo

definidos

corrente

com

base

e
na

legislao pertinente e nas necessidades administrativas.


Item certo
Os prazos de guarda so baseados em estimativas de uso, em que
documentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo
intermedirio,

ao

final

dos

quais

destinao

efetivada

(recolhimento para guarda permanente ou eliminao). Isso pode


depender de diversas variveis administrativas, legais ou fiscais.
24.

(CESPE ANAC Tcnico Administrativo 2009) O

arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente,


constitudo de documentos de valor primrio.
Item certo.
Valor primrio, como vimos, aquele atribudo em funo do
interesse que possa ter para a organizao, levando-se em conta a
sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc.
o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce
com um objetivo administrativo) e, por isso, est presente em todos
eles, quando de sua criao. Logo, os documentos correntes possuem
valor primrio.
Entretanto, os documentos do arquivo intermedirio ainda possuem
fins administrativos, legais, fiscais e, por isso, tambm possuem valor
primrio.
Deste modo, coloque a no seu resuminho est informao muito
importante: o arquivo intermedirio, assim como o corrente,
constitudo de documentos de valor primrio! Guardou?
25.
(MPU CESPE 2010) A nfase ao valor primrio
caracterstica marcante dos documentos de um arquivo
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corrente, condio no verificada nas outras idades


documentais.
Item errado
Veja s. Essas duas questes, apesar de escritas de forma
completamente diferente, so bem parecidas, pois exigem, de voc,
candidato, o mesmo conhecimento.
So s os documentos do arquivo corrente que possuem valor
primrio? No so s eles, no! Os documentos da idade
intermediria tambm possuem, como acabamos de ver no item
acima.
O valor primrio do documento fins administrativos, legais, fiscais
etc. est presente e enftico tambm na fase intermediria (2
idade

do

arquivo).

Veja um detalhe, muito interessante. Volte at questo 14, acima,


e releia o seu enunciado. Observe que o prprio examinador admite
que o valor primrio caracterstico do arquivo intermedirio, neste
item,

reproduzido

abaixo:

A funo do arquivo intermedirio possibilitar o armazenamento de


documentos que, embora usados com pouca frequncia, devem ser
mantidos, por questes legais, fiscais, tcnicas ou administrativas
(grifos

nossos).

Portanto, o erro da questo est em afirmar que o valor primrio no


verificado em outras fases, embora esteja correto afirmar que a
nfase ao valor primrio caracterstica marcante mesmo dos
documentos de um arquivo corrente. Ficou claro?
26.
(CESPE

TRE/GO

Tcnico
Judicirio
/Administrativa 2009 Adaptada) Os processos de
passagem de documentos do arquivo corrente para o
intermedirio
e
deste
para
o
permanente
so

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denominados,
recolhimento.

respectivamente,

transferncia

Item certo.
Este item excelente para aprendermos os conceitos de transferncia
e de recolhimento, exaustivamente cobrados em concursos pblicos.
Vamos l:
Transferncia a passagem dos documentos do arquivo corrente
para o arquivo intermedirio.
Recolhimento a passagem dos documentos dos arquivos correntes
ou intermedirios para os permanentes.
Estes procedimentos so feitos em razo da frequncia de uso e do
valor do documento.
O artigo 1 da Resoluo n 2, de 18 de outubro de 1995, do Conarq,
estabelece que:
Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos s
instituies arquivsticas pblicas, pelos rgos e entidades do Poder
Pblico, devero acompanhados de instrumento descritivo que
permita sua identificao e controle.
1 Considera-se transferncia a passagem de documentos de um
arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde aguardaro sua
destinao final: eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
2 Considera-se recolhimento a entrada de documentos para
guarda permanente em instituies arquivsticas pblicas.
Em provas do Cespe, o examinador costuma querer confundir o
candidato, trocando os conceitos de transferncia e recolhimento!
Voltando ao nosso item: transferncia o processo de passagem de
documentos do arquivo corrente para o intermedirio e recolhimento
o processo de passagem de documentos dos arquivos corrente e
intermedirio para o arquivo permanente. Perfeito!

27.
(CESPE

TRE/GO

Tcnico
Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) Os
processos de passagem de documentos do arquivo
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corrente para o intermedirio e deste para o permanente


so denominados, respectivamente, arquivamento e
acondicionamento.
Item errado.
Questo fcil, que exigiu os conceitos de transferncia e de
recolhimento, que nada tem a ver com arquivamento ou
acondicionamento.
O processo de passagem de documentos do arquivo corrente para o
intermedirio a transferncia. O processo de passagem do arquivo
intermedirio para o arquivo permanente , por sua vez, o
recolhimento (vamos ter de repetir isto vrias vezes, para voc no
fazer confuso...).
28.

(CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente

Administrativo 2010 Adaptada) Os documentos na


fase intermediria, ou segunda idade dos arquivos, so
recebidos por transferncia dos arquivos correntes.
Item certo.
O processo de passagem de documentos do arquivo corrente para o
intermedirio a transferncia. Portanto, os arquivos que chegam
fase intermediria, advindos da fase corrente, so recebidos, na nova
fase, por transferncia.
Esta questo bem simples, mas h um detalhezinho que a
particulariza. Observe que o mais comum que as questes se
valham da ordem direta da lngua portuguesa para perguntar sobre a
transferncia de arquivos. Pode, porm, valer-se da ordem indireta,
como neste item, sem, com isso, invalid-lo. Entendeu?
mais ou menos assim: os itens costumam dizer que a passagem
dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio feita por
transferncia. Neste item, em especial, o examinador colocou o foco
na fase intermediria: os documentos que nela chegam so recebidos
por transferncia dos arquivos correntes. Ficou claro?
A interpretao de texto faz toda diferena em uma prova de
concurso pblico, especialmente nas mais concorridas!

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29.

(MPU CESPE 2010) A destinao final dos

documentos deve ser a eliminao, a guarda temporria


no arquivo intermedirio, a guarda permanente ou a
eliminao por amostragem.
Item errado
Veja o artigo 1 da Resoluo n 2, de 18 de outubro de 1995, do
Conarq:
1 - Considera-se transferncia a passagem de documentos de um
arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde aguardaro sua
destinao final: eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Este item, do ltimo concurso do MPU, do ano passado (2010),


muito capcioso. Veja bem: ele diz que a destinao final dos
documentos engloba a guarda temporria no arquivo intermedirio.
Ora, de fato, no arquivo temporrio, existe a guarda temporria, mas
esta guarda , como o prprio nome diz, temporria (e no final,
como insinua o item). Deu para perceber o erro, sutil, da questo?
30.
(MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) O curso do
documento desde a sua produo ou recepo at o
cumprimento de sua funo administrativa conhecido
como termo de recolhimento.
Item errado
Mais uma vez, o CESPE tentou mesclar conceitos totalmente
distintos.
O curso do documento desde sua produo ou recepo at o
cumprimento da sua funo constitui toda a gesto do documento
corrente.
Recolhimento, por sua vez, como voc j est cansado de saber, a
passagem dos documentos dos arquivos correntes ou intermedirios
para os permanentes.
31.
(MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) O conjunto
de operaes tcnicas referentes produo,
tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento em
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fase corrente e intermediria conhecido por gesto de


documentos.
Item certo
Para acertar este item, bastava o candidato saber a definio de
gesto de documentos, constante do artigo 3 da Lei n. 8.159, de 8
de janeiro de 1991 (lembra-se dessa lei?):
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
A definio apresentada pelo examinador igual quela constante da
legislao; item correto, deste modo.
32.
(MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) A gesto
de documentos tem como fases bsicas a produo, a
conservao e utilizao e a destinao.
Item certo
A partir da definio de gesto de documentos, apresentada no
comentrio ao item anterior, pode-se destacar quatro fases bsicas
da gesto de documentos: a produo, a conservao, a utilizao e
a destinao. Ficou claro?
Sobre os arquivos correntes e intermedirios, eu acredito que ns
estamos j bem preparados. Sobre os arquivos correntes, falta
vermos os mtodos de arquivamento (constante do item 4 do nosso
edital do STM), mas, por uma questo didtica, vamos dedicar uma
outra aula inteira a eles. Agora, tambm por uma questo didtica,
vamos estudar os arquivos permanentes e, com eles, terminamos o
item 1 do nosso edital. Vamos l?
33.

(MPU CESPE 2010) O arquivo permanente uma

extenso do arquivo intermedirio, tendo este ltimo a


nica funo de evitar a transferncia prematura de
documentos

do

arquivo

corrente

para

arquivo

permanente.

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Item errado
No correto afirmar que o arquivo permanente uma extenso do
arquivo intermedirio!
A terminologia arquivstica brasileira define arquivo permanente
como: conjunto de documentos que so preservados, respeitada a
destinao estabelecida, em decorrncia de seu valor probatrio e
informativo guarde estes termos: probatrio e informativo.
A funo do arquivo permanente reunir, conservar, arranjar e
facilitar a consulta aos documentos oficiais de uso no corrente (leia
se: os documentos oficiais no consultados frequentemente, mas
que, apesar disso, so muito teis ou podem tornar-se muito teis
para pesquisas histricas ou fins administrativos).
Como vimos nas questes anteriores, a funo do arquivo
intermedirio guardar temporariamente os documentos que
deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que
os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. Portanto, o
item est errado.
Vamos aprofundar um pouco nosso estudo sobre os arquivos
permanentes: eles crescem bastante (renem a documentao
originria de diferentes setores) e, por isso, sua administrao mais
complexa que a dos arquivos correntes e intermedirios, que,
geralmente, tm menor volume.
Por meio da destinao, os documentos so, aps avaliao,
encaminhados para eliminao ou guarda permanente, a depender do
valor que ainda carregam.
O que faz um documento no ser eliminado e ser mantido sob guarda
permanente o seu valor secundrio (informativo ou probatrio).
Todos os documentos nascem com valor administrativo valor para o
qual foram criados mas apenas alguns adquirem valor secundrio:
aqueles que sero mantidos sob guarda permanente. Os outros
documentos, que perderam o seu valor administrativo e no possuem
valor histrico (valor secundrio), sero eliminados.
Se voc ficou um pouco confuso com essas idades dos arquivos, no
se preocupe. Ns faremos vrios exerccios para ajud-lo a entender
as fases e, o mais importante, diferenci-las na hora da prova. Mas

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releia os pargrafos acima com ateno e voc ver que no h nada


de complicado, muito pelo contrrio.
As atribuies da unidade administrativa de um grande rgo
pblico tm gerado, em relao ao arquivo, duas situaes
distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira a
necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente
de documentos, que so mantidos em dossis. O arquivo
recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta novas
caixas-arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situao
que surge das atribuies dessa unidade a intensa demanda
de consulta aos documentos. H uma demanda interna
(estagirios, servidores, outras unidades) e uma demanda
externa (representaes e escritrios regionais). Segundo
informaes coletadas no local, so atendidas, diariamente,
cerca de vinte solicitaes de consulta ao acervo.
34.
(MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) Na
situao em apreo, o acesso aos documentos contidos
no arquivo da unidade pblico, embora exista restrio
de acesso apenas para os documentos considerados
permanentes.
Item errado
Os documentos so recolhidos ao arquivo permanente com o
propsito de servir para consulta, devido ao seu valor histricocultural.
No faz, desse modo, sentido restringir o acesso na fase permanente
dos arquivos. Ora, se so recolhidos (e no transferidos, preste
bastante ateno ao termo!) ao arquivo permanente para servir de
consulta, obvio que o acesso no restrito, no mesmo?
35.
(ABIN

CESPE

2010)
So
atividades
caractersticas
do
arquivo
permanente:
arranjo,
descrio, publicao, conservao e referncia.
Item certo
Voc se lembra das atividades tpicas de arquivo corrente? Pois bem,
o arquivo permanente tambm possui essas atividades prprias. So
elas:

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- arranjo;
- descrio e publicao;
- conservao; e
- referncia.
Destas atividades, a que eu considero mais importante para
concursos pblicos a atividade de conservao, que, inclusive,
possui um item prprio no seu edital do STM (item 2). E, por
questes didticas, vamos estud-lo nas aulas futuras, com a devida
calma que ele merece.
Sobre o arranjo, faremos, abaixo, uma questo que trata sobre ele.
Em relao descrio e publicao e referncia, vou explicar, de
maneira sucinta, nos prximos duas pargrafos sobre eles, j que
no costumam ser cobrados em questes de concurso pblico.
Atividade muito importante para os arquivos permanentes, a
descrio e a posterior publicao utilizam instrumentos de pesquisa.
Esta pesquisa, que ajudar nas localizaes futuras dos arquivos,
almeja divulgar o contedo e as caractersticas dos documentos.
As atividades de referncia procuram estabelecer, basicamente, as
polticas de acesso e de uso dos documentos.
36.
(CESPE

TRE/MA

Tcnico
Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) A funo
de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar,
descrever e facilitar a consulta aos documentos.
Item certo.
O item descreve, perfeitamente, a funo de um arquivo permanente.
As atividades tpicas dos arquivos permanentes so: arranjo;
descrio e publicao; conservao; referncia.
Portanto, as suas funes so reunir, conservar, arranjar, descrever e
facilitar a consulta aos documentos.
Eu, no seu lugar, colocaria este item no seu resumo de
arquivologia, pois itens certos da banca examinadora so boa fonte
de estudo para reviso antes da prova.

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37.
(CESPE

SEPLAG/DFTRANS

Analista
de
Transportes Urbanos/Arquivista 2008) As atividades
relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas
nos seguintes grupos: arranjo, descrio e publicao,
conservao e referncia.
Item certo.
Questo igualzinha anterior, no mesmo? E no se surpreenda
caso uma dessa caia no seu concurso do STM, pois ela bastante
recorrente em provas de concursos. Veja que este item de 2008 e
um item idntico a este caiu agora, na prova da ABIN, do final do ano
passado, 2010 (item 35, acima). Est vendo a importncia de se
fazer exerccios anteriores? Est mais do que claro, eu espero.
As atividades de arranjo, descrio e publicao, conservao e
referencia so tpicas do arquivo permanente.
Cuidado para no confundir as atividades tpicas de arquivo corrente
com as de arquivo permanente. Eu, quando concurseira, tinha uma
tcnica muito curiosa para guardar este tipo de informao.
Era mais ou menos assim: eu escrevia, em um papel, as atividades
dos arquivos correntes (cada uma em uma linha bem espaada) e as
atividades de arquivos permanentes. Recortava o papel, de modo que
cada atividade ficava em uma tira de papel.
A, ento, colocava todas as tirinhas de papel no cho, viradas para
baixo, misturava-as (como se fosse um jogo da memria) e ia tirando
uma a uma. Julgava (se, no caso, a atividade fazia parte do arquivo
corrente ou do permanente) e depois conferia com o material, para
ver se eu tinha acertado.
Ok, eu sei que a tcnica pode parecer meio boba, primeira vista.
E talvez at seja mesmo. O que importa, entretanto, que ela me foi
til e, se o for para algum aluno da nossa turma, ainda que s um, j
valeu eu ter contado, no mesmo?
Talvez a tcnica do jogo no seja to til assim neste caso da nossa
questo, em que cada arquivo possui somente 5 atividades, mas, em
outras disciplinas, pode lhe ajudar a conseguir bons pontos. Por
exemplo, h um tpico, em Direito Constitucional (que voc precisa
estudar para este concurso do STM), bem chatinho, que exige de
voc muitos neurnios: os artigos 22 e 24 da Constituio Federal.

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No tem jeito, voc precisa memorizar o que competncia privativa


da Unio e o que competncia concorrente entre Unio, Estados e
DF.
Eu fiz o meu concurso da Cmara em 2007 e, at hoje, eu sei, de cor,
qual competncia de quem. Sabe como? Fazendo e refazendo o
bendito joguinho das competncias. Escrevia, numa tira de papel,
as competncias privativas e concorrentes, embaralhava-as e,
depois, tinha de acertar uma a uma. No lembro-me quantas vezes
eu joguei, mas lembro-me que, sempre que estava cansada de ler,
escolhia uma joguinho para brincar.
Utilizei esta tcnica em vrias matrias e tpicos. Bom, me empolguei
demais aqui e at entrei em Direito Constitucional, rs. Mas o
importante que, se voc achou o jogo besta, no h problema,
no use-o. Se, por outro lado, voc tem dificuldades de memorizar
certas matrias em concurso pblico, acho que vale a pena tentar
esta tcnica. Mal no vai fazer, no mesmo? Bem, vamos voltar aos
nossos itens, rs...
38.
(CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista
2010

Adaptada)
A
passagem
pelo
arquivo
intermedirio indica que o documento vai ter como
destinao final a eliminao.
Item errado.
Enquanto no arquivo intermedirio, o documento espera a sua
destinao final, que pode ser a eliminao ou a guarda permanente.
Portanto, a passagem pelo arquivo intermedirio no indica que o
documento vai ter como destinao final, necessariamente, a
eliminao. Pode ser que ele seja mantido sob a guarda permanente.
Pode ser que o documento de passagem pelo arquivo intermedirio
seja eliminado? Pode! Mas esta passagem no indcio de que o
documento ter, certamente, como destinao final a eliminao, j
que ele pode ser mantido sob guarda permanente, caso tenha valor
histrico-cultural.
39.
(CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista
2010 Adaptada) A principal funo da avaliao a
eliminao de documentos.
Item errado.
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A avaliao dos documentos feita para definir a sua destinao


final, que pode ser a guarda permanente ou a eliminao.
Ao falar que a principal funo da avaliao a eliminao de
documentos, o examinador peca, j que definir a guarda permanente
de alguns documentos , tambm, sua funo.
Se voc observar bem, vai notar que este item exige exatamente o
mesmo conhecimento do item anterior. Eles te conduzem a pensar
que o objetivo da avaliao eliminar documentos, mas isto no
verdade.
O objetivo da avaliao verificar se os documentos sero
eliminados, ou no. Se eles possurem valor histrico, sero mantidos
sob guarda permanente e, portanto, no sero eliminados.
40.
(CESPE Policia Federal Escrivo 2009) O
acesso
aos
documentos
recolhidos
ao
arquivo
permanente,
por
natureza,

restrito,
e
esses
documentos podem ser consultados apenas com
autorizao da instituio que os acumulou.
Item errado.
Eu vou dar uma dica a voc: TODAS as vezes em que voc vir a
palavra
recolhidos,
recolhimento,
transferncia
ou
transferidos, voc deve grif-la no seu texto e, imediatamente,
verificar se o termo est correto. Pois, como eu j disse a voc, o
CESPE faz demais esse trocadilho.
Ento, a primeira coisa que precisamos avaliar nesta questo se o
termo recolhidos est correto. Diz que foram recolhidos ao arquivo
permanente. Logo, o termo est correto. Vamos passar a analisar o
resto da questo, ento.
Est com um pressentimento de que j viu essa questo? Pois , ela
a cpia do item 34, que vimos acima, de 2008. Em 2009, no
concurso da PF, o CESPE cobrou exatamente a mesma coisa!
Os documentos so recolhidos ao arquivo permanente com o
propsito de servir para consulta, devido ao seu valor histricocultural. No faz, portanto, sentido restringir o seu acesso nessa fase.
41.
(CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) Os
prazos de prescrio e decadncia de direitos, que
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podem ser verificados na legislao em vigor, so


elementos importantes para o trabalho de avaliao de
documentos.
Item certo.
Este item bastante intuitivo. A avaliao dos documentos definir a
destino final destes: a eliminao ou a guarda permanente.
Se esta avaliao decidir que o documento ser eliminado, dever
decidir, tambm, quando ele o ser. Nessa anlise, alguns fatores
devem ser levados em conta. No faz sentido eliminar um documento
que ainda possui, frente legislao brasileira atual, valor jurdico ou
qualquer outro valor.
Existem, no mundo jurdico, prazos de prescrio e de decadncia de
direitos, a partir dos quais os direitos no so mais vlidos (no cabe,
aqui, distinguir um prazo do outro ou fazer uma anlise jurdica
deles; basta saber a que eles se referem). Ento, para determinar
quando os documentos sero efetivamente eliminados, preciso
observar os prazos de prescrio e de decadncia de direitos na
legislao.
42.
(CESPE ME Arquivista 2008) Documentos de
arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos
e usados ativamente por seus criadores, depois devem
ser armazenados por um perodo adicional de uso no
frequente e, finalmente, quando seu uso operacional
termina completamente, devem ser recolhidos como
documentos de valor ou destrudos como documentos
sem valor.
Item certo.
O examinador discorreu, no item, sobre as trs fases do arquivo,
sem, porm, citar o nome dessas fases. Vamos identific-las?
documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados,
mantidos e usados ativamente por seus criadores: arquivo corrente.
A dica aqui usados ativamente;
depois devem ser armazenados por um perodo adicional de uso
no frequente: arquivo intermedirio;

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finalmente, quando seu uso operacional termina completamente,


devem ser recolhidos como documentos de valor ou destrudos como
documentos sem valor: arquivo permanente.
Legal este item, n?!
43.
(CESPE Policia Federal Escrivo 2009) O
princpio de respeito aos fundos fundamental para a
ordenao dos acervos arquivsticos de terceira idade, o
que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da
administrao so os elementos que guiam o arranjo dos
documentos.
Item certo.
As atividades tpicas dos arquivos permanentes so arranjo, descrio
e publicao, conservao e referncia. O item trata do arranjo.
Devem ser mantidos, em um mesmo fundo, todos os documentos
provenientes de uma mesma fonte geradora. O princpio de respeito
aos fundos (tambm chamado de princpio da provenincia) ,
portanto, fundamental para a ordenao dos acervos arquivsticos de
terceira idade lembre-se que o arranjo atividade tpica dos
arquivos permanentes, ou seja, da terceira idade.
Para o arranjo dos documentos, leva-se em conta, assim, a estrutura
e o funcionamento da administrao. Ficou claro?
44.
(CESPE

ANTAQ

Analista
Administrativo/Arquivologia

2009)

possvel
distinguir dois nveis dos postulados fundamentais do
princpio da provenincia: um primeiro nvel, que
consiste em no se misturar a documentao de
diferentes fundos, e um segundo nvel, que se baseia em
no se misturar a documentao das diferentes unidades
que compem o fundo, mantendo sua estrutura orgnica
original.
Item certo.
Perfeito o entendimento do CESPE sobre o princpio da provenincia!
Ele uniu, em um mesmo item, dois nveis de interpretaes, ambos
estudados anteriormente neste curso, em momentos distintos, a
saber:

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O princpio da provenincia afirma que o arquivo produzido por uma


entidade coletiva, pessoa ou famlia no deve ser misturado aos de
outras entidades produtoras ( o que o examinador chamou, no item,
de primeiro nvel).
Na atividade de arranjo, atividade tpica do arquivo permanente, foi
visto que devem ser mantidos, em um mesmo fundo, todos os
documentos provenientes de uma mesma fonte geradora ( o que o
examinador chamou, no item, de segundo nvel).
No h qualquer grau de subordinao entre os nveis acima. A
palavra nvel foi utilizada simplesmente para dizer que, sobre este
princpio, h duas acepes razoveis.
Este item um pouco mais chatinho, mais terico, mas precisamos
estud-los, porque eles tambm caem na prova. Se um desse cair no
seu concurso do STM, respire fundo e leia atentamente cada palavra
e, tenho certeza, voc ser capaz de respond-lo.
45.
(CESPE

SEPLAG/DFTRANS

Analista
de
Transportes Urbanos/Arquivista 2008) A eliminao
dos documentos pode ser feita, desde que, aps a
extino do valor primrio (administrativo, legal ou
fiscal), os documentos no apresentem valor secundrio
(informativo ou probatrio).
Item certo.
justamente o valor secundrio que determina a eliminao, ou no,
dos documentos. Se, aps a extino do valor primrio (o valor,
como estudado, administrativo, legal ou fiscal), o documento possuir,
ainda, valor secundrio (informativo ou probatrio), ele dever ser
guardado permanentemente.
Se, por outro lado, o documento no apresentar valor secundrio,
aps a extino de seu valor primrio, ele dever ser eliminado.
46.
(CESPE

TRE/MG

Tcnico
Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) O arquivo
permanente formado por documentos de valor
administrativo, legal ou fiscal.
Item errado.
Os arquivos correntes possuem valor primrio e, eles sim, so
formados por documentos de valor administrativo, legal ou fiscal.
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O arquivo permanente - voc j sabe - por outro lado, formado por


documentos de valor secundrio.
Bom, queridos colegas, acabamos, aqui, nossa segunda aula! Espero
que vocs estejam gostando da dinmica do curso. Pode apostar que
cada exerccio resolvido nas aulas cuidadosamente escolhido, assim
como a disposio dos exerccios, para ajudar no aprendizado. Tenho
dado o meu melhor para tentar ajudar voc a conseguir uma vaga no
STM!
Voc precisa fazer a sua parte, estudando com afinco todos os
tpicos do edital, at aqueles que voc considera mais chatinhos.
Bom, nos vemos semana que vem ou, antes disso, no frum de
dvidas.
Bons estudos e fora na peruca,
Carol.

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LISTA DAS QUESTES COMENTADAS NESTA AULA


1. (MPU CESPE 2010) Dada a importncia da
preservao dos documentos que compem o arquivo
corrente de determinado setor de trabalho, recomendase o arquivamento desses documentos em local afastado
do referido setor.
As atribuies da unidade administrativa de um grande
rgo pblico tm gerado, em relao ao arquivo, duas
situaes distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira
a necessidade de arquivamento de um volume sempre
crescente de documentos, que so mantidos em dossis. O
arquivo recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta
novas caixas-arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda
situao que surge das atribuies dessa unidade a intensa
demanda de consulta aos documentos. H uma demanda
interna (estagirios, servidores, outras unidades) e uma
demanda externa (representaes e escritrios regionais).
Segundo informaes coletadas no local, so atendidas,
diariamente, cerca de vinte solicitaes de consulta ao acervo.
2. (MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) Na situao
considerada, devido quantidade de consultas recebidas
pelo arquivo da unidade, pode-se consider-lo como um
arquivo corrente.
3. (MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) O arquivo
setorial aquele estabelecido juntos aos rgos
operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente.
4. (MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) As atividades
de protocolo so de responsabilidade dos arquivos
centrais ou gerais.
5. (ABIN CESPE 2010) Caracterizam o arquivo corrente
a sua distribuio por toda a organizao, a restrio de
acesso e a existncia de documentos com valor primrio
e de uso freqente.
6. (CESPE STJ Tcnico Judicirio rea: Administrativa
2008) O protocolo deve separar as correspondncias
oficiais das particulares e a correspondncia oficial de
carter ostensivo da de carter sigiloso.
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7. (CESPE MMA Agente Administrativo 2009)


Determinada organizao instalada em Braslia enviou
um documento a funcionrio do MMA, a fim de que
fossem resolvidos problemas entre as duas instituies.
No MMA, o setor que recebeu o documento coletou
algumas informaes deste, incluindo-as em uma base
de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o
destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios
setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois
de arquivado por determinado perodo no ltimo setor
para onde havia sido enviado, o documento foi
encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at
ser eliminado. Na situao em apreo, se o documento
fosse um ofcio de carter ostensivo, ele no deveria ser
aberto no setor de protocolo, mas encaminhado
diretamente ao destinatrio, que deveria fazer o
respectivo registro no sistema de protocolo.
8. (CESPE TRE/GO Tcnico Judicirio/Administrativa
2009 Adaptada) A destinao dos documentos
indicada pela tabela de temporalidade.
9. (CESPE SEPLAG/DFTRANS Analista de Transportes
Urbanos/Arquivista 2008) Os documentos de guarda
temporria devem ser mantidos por cinco anos.
10.
(CESPE

TRE/GO

Tcnico
Judicirio
/Administrativa 2009 Adaptada) A destinao dos
documentos indicada pelo plano de classificao.
11.
(MPU CESPE 2010) A anlise e a avaliao dos
documentos para o estabelecimento dos prazos de
guarda fazem parte da fase de destinao.
12.
(MPU CESPE 2010) O processo de avaliao de
um documento tem como resultado a elaborao da
tabela de temporalidade do documento.
13.
(ABIN CESPE 2010) O instrumento que indica os
prazos de guarda e a destinao final dos documentos,
resultado direto do processo de avaliao, denominado
cdigo de classificao de documentos de arquivo da
atividade-meio.

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14.
(CESPE MMA Agente Administrativo 2009) A
incluso de dados sobre o documento em uma base de
dados conhecida como registro de documentos e faz
parte das atividades de protocolo, vinculadas aos
arquivos correntes.
15.

(MPU CESPE 2010) A funo do arquivo

intermedirio

possibilitar

armazenamento

de

documentos que, embora usados com pouca frequncia,


devem

ser

mantidos,

por

questes

legais,

fiscais,

tcnicas ou administrativas.
16.
(CESPE

TRE/MG

Tcnico
Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) Os
documentos de idade intermediria so os que so
consultados frequentemente e aos quais se tem livre
acesso.
17.
(CESPE ANVISA Tcnico Administrativo 2007)
Documentos transferidos a arquivos intermedirios
devem conservar a classificao que lhes foi dada nos
arquivos correntes.
18.
(CESPE

SEPLAG/DFTRANS

Analista
de
Transportes
Urbanos/Arquivista
2008)
Guarda
temporria sinnimo de arquivo intermedirio.
19.
(CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista
2010 Adaptada) Os arquivos intermedirios so
formados por documentos semiativos, que no precisam
ser mantidos prximos aos usurios diretos.
20.
(MINISTRIO DO MEIO AMBIENTE CESPE 2009)
O arquivo intermedirio deve ser subordinado tcnica e
administrativamente ao arquivo permanente, para que
seja evitada a proliferao de depsitos e mantida
uniforme a poltica arquivstica da instituio.
21.
(CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista
2010 Adaptada) A economia na gesto dos arquivos
justifica a descentralizao do arquivo intermedirio.

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22.
(MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) Os
documentos pouco usados na mencionada unidade
poderiam ser transferidos para o arquivo permanente,
onde aguardariam o trmino de seus prazos de guarda.
23.

(MPU CESPE 2010) Os prazos de guarda dos

documentos
intermedirio

nos

arquivos

devem

ser

do

tipo

definidos

corrente

com

base

e
na

legislao pertinente e nas necessidades administrativas.


24.

(CESPE ANAC Tcnico Administrativo 2009) O

arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente,


constitudo de documentos de valor primrio.
25.
(MPU CESPE 2010) A nfase ao valor primrio
caracterstica marcante dos documentos de um arquivo
corrente, condio no verificada nas outras idades
documentais.
26.
(CESPE

TRE/GO

Tcnico
Judicirio
/Administrativa 2009 Adaptada) Os processos de
passagem de documentos do arquivo corrente para o
intermedirio
e
deste
para
o
permanente
so
denominados,
respectivamente,
transferncia
e
recolhimento.
27.
(CESPE

TRE/GO

Tcnico
Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) Os
processos de passagem de documentos do arquivo
corrente para o intermedirio e deste para o permanente
so denominados, respectivamente, arquivamento e
acondicionamento.
28.

(CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente

Administrativo 2010 Adaptada) Os documentos na


fase intermediria, ou segunda idade dos arquivos, so
recebidos por transferncia dos arquivos correntes.

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29.

(MPU CESPE 2010) A destinao final dos

documentos deve ser a eliminao, a guarda temporria


no arquivo intermedirio, a guarda permanente ou a
eliminao por amostragem.

30.
(MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) O curso do
documento desde a sua produo ou recepo at o
cumprimento de sua funo administrativa conhecido
como termo de recolhimento.
31.
(MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) O conjunto
de operaes tcnicas referentes produo,
tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento em
fase corrente e intermediria conhecido por gesto de
documentos.
32.
(MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) A gesto
de documentos tem como fases bsicas a produo, a
conservao e utilizao e a destinao.
33.

(MPU CESPE 2010) O arquivo permanente uma

extenso do arquivo intermedirio, tendo este ltimo a


nica funo de evitar a transferncia prematura de
documentos

do

arquivo

corrente

para

arquivo

permanente.
As atribuies da unidade administrativa de um grande rgo
pblico tm gerado, em relao ao arquivo, duas situaes
distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira a
necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente
de documentos, que so mantidos em dossis. O arquivo
recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta novas
caixas-arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situao
que surge das atribuies dessa unidade a intensa demanda
de consulta aos documentos. H uma demanda interna
(estagirios, servidores, outras unidades) e uma demanda
externa (representaes e escritrios regionais). Segundo
informaes coletadas no local, so atendidas, diariamente,
cerca de vinte solicitaes de consulta ao acervo.
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34.
(MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) Na
situao em apreo, o acesso aos documentos contidos
no arquivo da unidade pblico, embora exista restrio
de acesso apenas para os documentos considerados
permanentes.
35.
(ABIN

CESPE

2010)
So
atividades
caractersticas
do
arquivo
permanente:
arranjo,
descrio, publicao, conservao e referncia.
36.
(CESPE

TRE/MA

Tcnico
Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) A funo
de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar,
descrever e facilitar a consulta aos documentos.
37.
(CESPE

SEPLAG/DFTRANS

Analista
de
Transportes Urbanos/Arquivista 2008) As atividades
relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas
nos seguintes grupos: arranjo, descrio e publicao,
conservao e referncia.
38.
(CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista
2010

Adaptada)
A
passagem
pelo
arquivo
intermedirio indica que o documento vai ter como
destinao final a eliminao.
39.
(CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista
2010 Adaptada) A principal funo da avaliao a
eliminao de documentos.
40.
(CESPE Policia Federal Escrivo 2009) O
acesso
aos
documentos
recolhidos
ao
arquivo
permanente,
por
natureza,

restrito,
e
esses
documentos podem ser consultados apenas com
autorizao da instituio que os acumulou.
41.
(CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) Os
prazos de prescrio e decadncia de direitos, que
podem ser verificados na legislao em vigor, so
elementos importantes para o trabalho de avaliao de
documentos.
42.
(CESPE ME Arquivista 2008) Documentos de
arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos
e usados ativamente por seus criadores, depois devem
ser armazenados por um perodo adicional de uso no
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frequente e, finalmente, quando seu uso operacional


termina completamente, devem ser recolhidos como
documentos de valor ou destrudos como documentos
sem valor.
43.
(CESPE Policia Federal Escrivo 2009) O
princpio de respeito aos fundos fundamental para a
ordenao dos acervos arquivsticos de terceira idade, o
que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da
administrao so os elementos que guiam o arranjo dos
documentos.
44.
(CESPE

ANTAQ

Analista
Administrativo/Arquivologia

2009)

possvel
distinguir dois nveis dos postulados fundamentais do
princpio da provenincia: um primeiro nvel, que
consiste em no se misturar a documentao de
diferentes fundos, e um segundo nvel, que se baseia em
no se misturar a documentao das diferentes unidades
que compem o fundo, mantendo sua estrutura orgnica
original.
45.
(CESPE

SEPLAG/DFTRANS

Analista
de
Transportes Urbanos/Arquivista 2008) A eliminao
dos documentos pode ser feita, desde que, aps a
extino do valor primrio (administrativo, legal ou
fiscal), os documentos no apresentem valor secundrio
(informativo ou probatrio).
46.
(CESPE

TRE/MG

Tcnico
Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) O arquivo
permanente formado por documentos de valor
administrativo, legal ou fiscal.

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GABARITO DAS QUESTES COMENTADAS NESTA AULA

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25

E
C
C
E
C
C
E
C
E
E
C
C
E
C
C
E
C
C
C
C
E
E
C
C
E

26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46

C
E
C
E
E
C
C
E
E
C
C
C
E
E
E
C
C
C
C
C
E

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