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Ol a todos!
E a, tudo bem? Gostaram da nossa primeira aula?
Bom, alguns alunos esto me pedindo para adiantar as aulas, a fim
de deixar a ltima semana que antecede ao concurso somente para
reviso. Olha, eu sei que esta ltima semana muito importante para
vocs, mas, infelizmente, eu no posso me comprometer a entregar
as aulas antes. Explico-lhes o porqu:
Quando o edital deste concurso do STM saiu, eu estava de frias, fora
do pas. A, disse que pegaria o curso, mas que as aulas s poderiam
comear no dia 06/01, pois, antes disso, seria impossvel, j que
minhas frias acabavam somente dia 02/01.
Ento, desde que cheguei de frias, minha vida est mesmo uma
loucura. E, considerando os meus outros afazeres (incluindo trabalho,
tratamentos de sade e afins), eu levo uma semana para preparar
esta nossa aula e, no raras vezes, para cumprir o cronograma, eu
passo noites em claro.
Portanto, eu no posso me comprometer a entregar a ltima aula
mais cedo. Mas, por outro lado, posso prometer a voc que vou fazer
o meu melhor para isso. Combinado assim? Vou dar um gs durante
essas semanas para tentar adiantar as aulas...
Ah, antes que eu me esquea: ao final, voc encontra a lista de
questes resolvidas nesta aula, com os respectivos gabaritos.
Ento vamos l, retomar nossos exerccios sobre arquivo corrente e,
mais especificamente, sobre protocolo?
1. (MPU CESPE 2010) Dada a importncia da
preservao dos documentos que compem o arquivo
corrente de determinado setor de trabalho, recomendase o arquivamento desses documentos em local afastado
do referido setor.
Vamos relembrar a resoluo n 1, de 18 de outubro de 1995, do
Conarq, que define (art. 1, 2) arquivo corrente? Esta definio,
voc j sabe, tem sido reiteradamente exigida em provas de concurso
pblico do CESPE:
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documentos
do
arquivo
corrente
so
utilizados
com
alta
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examinador diz
documentos.
que
intensa
demanda
de
consulta
aos
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www.pontodosconcursos.com.br
9
10
11
12
13
1
Rotinas
Receber a correspondncia
Separar a correspondncia oficial da particular
Distribuir a correspondncia particular
Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de
carter sigiloso
Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos
destinatrios
Abrir a correspondncia ostensiva
Tomar conhecimento da correspondncia pela leitura,
verificando a existncia de antecendentes
Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes
no estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e
Movimentao informar onde se encontram e os solicitar
para ser feita a juntada.
Interpretar e classificar a correspondncia, com base no
cdigo de assuntos abordado, se for o caso.
Apor carimbo de protocolo numerador/datador, sempre
que possvel, no canto superior direito do documento.
Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e
o cdigo do assunto, se for o caso.
Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de
protocolo.
Encaminhar os papis ao Setor de Registro e
Movimentao.
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as
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tabela
de
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TRE/GO
Tcnico
Judicirio
/Administrativa 2009 Adaptada) A destinao dos
documentos indicada pelo plano de classificao.
Item errado.
Sempre tem aquela questo que tenta confundir o candidato. Qual o
nome do instrumento que mostra a destinao dos documentos? a
tabela de temporalidade, voc j sabe!
10
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11.
(MPU CESPE 2010) A anlise e a avaliao dos
documentos para o estabelecimento dos prazos de
guarda fazem parte da fase de destinao.
Item certo.
Veja o que a autora Marilena Leite Paes (autora que o CESPE adota)
diz sobre a fase de avaliao e destinao de documentos: talvez a
mais complexa das trs fases da gesto de documentos, se
desenvolve
mediante
anlise
avaliao
dos
documentos
chegamos
concluso
de
que,
na
destinao
dos
12.
(MPU CESPE 2010) O processo de avaliao de
um documento tem como resultado a elaborao da
tabela de temporalidade do documento.
Item certo.
Acabamos de ver, no item acima, que, na fase de destinao, a
anlise e a avaliao dos documentos so feitas. Deste modo, dizer
que o processo de avaliao de um documento tem como resultado a
elaborao da tabela de temporalidade faz todo sentido!
Para voc no esquecer: a tabela de temporalidade o instrumento
de destinao, aprovado pela autoridade competente, que estabelece
prazos para a manuteno dos documentos em arquivos correntes,
intermedirios ou permanentes (este ltimo, ainda ser estudado) ou
para sua eliminao.
11
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14.
(CESPE MMA Agente Administrativo 2009) A
incluso de dados sobre o documento em uma base de
dados conhecida como registro de documentos e faz
parte das atividades de protocolo, vinculadas aos
arquivos correntes.
Item certo.
Vamos encerrar os exerccios sobre arquivo corrente com esta
questo sobre protocolo.
Em outras palavras, o item est perguntando se o registro faz parte
das rotinas de protocolo.
Quais so elas
movimentao.
mesmo?
recebimento,
classificao,
registro
dos
12
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15.
intermedirio
possibilitar
armazenamento
de
ser
mantidos,
por
questes
legais,
fiscais,
tcnicas ou administrativas.
Item certo.
A terminologia arquivstica brasileira define arquivo intermedirio
como conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes,
que aguardam destinao final.
Alguns problemas ocorriam com a ausncia do arquivo intermedirio.
Documentos que no eram muito utilizados precisavam ficar nos
arquivos correntes que, desse modo, ficavam enormes e dispendiosos
(ou seja, geravam muito gasto para a organizao).
Por outro lado, se esses documentos que no eram muito utilizados
mas ainda o eram ficassem no arquivo permanente, um
congestionamento era estabelecido: o arquivo permanente
misturava-se queles documentos ainda utilizados.
Foi, ento, criado o arquivo intermedirio, com o objetivo de ser uma
fase de transio. Sem dvidas, o maior ganho com a criao deste
arquivo foi a economia que, com ele, adveio, tanto de espaos, como
de recursos materiais e humanos, como de capital.
O item define perfeitamente o arquivo intermedirio (guarde isto!): a
sua funo possibilitar o armazenamento de documentos que,
embora usados com pouca frequencia, devem ser mantidos!
J podemos estabelecer a primeira diferena entre os arquivos
intermedirios (que estamos comeando a aprender agora) e os
arquivos correntes (em que j estamos craques!). Os correntes so
movimentados ou muito usados com frequencia; os intermedirios,
por sua vez, so usados com pouca frequencia!
Ns vamos repetir tanto isso durante as aulas, que voc ir aprender,
nem que seja por osmose, rs. Mas veja bem que essas
diferenazinhas so muitssimo cobradas nas provas e no se pode
err-las, pois estes itens so considerados fceis.
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16.
(CESPE
TRE/MG
Tcnico
Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) Os
documentos de idade intermediria so os que so
consultados frequentemente e aos quais se tem livre
acesso.
Item errado.
Olhe l, eu no aceito voc errar este tipo de questo, hein?! Quais
so os documentos que so consultados frequentemente? Os
correntes!
Os documentos intermedirios esto aguardando sua destinao final
e no so consultados frequentemente. Portanto, super falso o item.
17.
(CESPE ANVISA Tcnico Administrativo 2007)
Documentos transferidos a arquivos intermedirios
devem conservar a classificao que lhes foi dada nos
arquivos correntes.
Item certo.
Esta questo um pouco mais antiga, de 2007, mas est aqui
propositadamente. Ela exige um conhecimento muito importante:
documentos transferidos a arquivos intermedirios devem conservar
a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes.
E no poderia ser diferente. A passagem de um documento do
arquivo corrente ao intermedirio tem a ver somente com a
frequncia com que ele tem sido consultado; nada tem a ver com a
classificao que os documentos recebem.
O que justificaria, portanto, uma mudana de classificao na
passagem do documento de arquivo corrente para o intermedirio?
No h justificativa. Os documentos conservam, na fase
intermediria, a classificao que receberam na fase corrente. Ok?
18.
(CESPE
SEPLAG/DFTRANS
Analista
de
Transportes
Urbanos/Arquivista
2008)
Guarda
temporria sinnimo de arquivo intermedirio.
Item certo.
Tranqila essa, n? O arquivo intermedirio representa a situao
intermediria entre os documentos ainda em curso ou consultados
14
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frequentemente
permanentes.
os
arquivos
correntes
os
arquivos
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21.
(CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista
2010 Adaptada) A economia na gesto dos arquivos
justifica a descentralizao do arquivo intermedirio.
Item errado.
Ainda que o candidato no soubesse se arquivos intermedirios
esto, normalmente, centralizados ou descentralizados, poderia
responder corretamente ao item, com base no seguinte raciocnio:
Arquivos descentralizados costumam exigir, da organizao, mais
esforos, especialmente financeiros. Ora, mais econmico criar um
estoque centralizado do que duplicar os esforos e criar dois ou trs
descentralizados.
Assim, a descentralizao de um arquivo no pode ser justificada pela
economia que ela proporciona, j que, pelo contrrio, no
proporciona economia alguma. A descentralizao pode, por razes
tcnicas ou estratgicas, ser justificada, mas no por razes
financeiras.
Ficou claro?
22.
(MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) Os
documentos pouco usados na mencionada unidade
poderiam ser transferidos para o arquivo permanente,
onde aguardariam o trmino de seus prazos de guarda.
Item errado
Voc ainda no sabe o que um arquivo permanente, mas, para
responder corretamente questo, isto no era necessrio. A
questo definiu o arquivo intermedirio, que voc j sabe o que .
Os arquivos intermedirios so os arquivos de segunda idade, ditos
de idade intermediria. So, de fato, pertencentes a uma fase
intermediria, de transio.
A terminologia arquivstica brasileira define arquivo intermedirio
como conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes,
que aguardam destinao final. E foi justamente isso que o item
disse: documentos pouco usados, que aguardam o trmino de seus
prazos de guarda.
16
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23.
documentos
intermedirio
nos
arquivos
devem
ser
do
tipo
definidos
corrente
com
base
e
na
ao
final
dos
quais
destinao
efetivada
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do
arquivo).
reproduzido
abaixo:
nossos).
TRE/GO
Tcnico
Judicirio
/Administrativa 2009 Adaptada) Os processos de
passagem de documentos do arquivo corrente para o
intermedirio
e
deste
para
o
permanente
so
18
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denominados,
recolhimento.
respectivamente,
transferncia
Item certo.
Este item excelente para aprendermos os conceitos de transferncia
e de recolhimento, exaustivamente cobrados em concursos pblicos.
Vamos l:
Transferncia a passagem dos documentos do arquivo corrente
para o arquivo intermedirio.
Recolhimento a passagem dos documentos dos arquivos correntes
ou intermedirios para os permanentes.
Estes procedimentos so feitos em razo da frequncia de uso e do
valor do documento.
O artigo 1 da Resoluo n 2, de 18 de outubro de 1995, do Conarq,
estabelece que:
Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos s
instituies arquivsticas pblicas, pelos rgos e entidades do Poder
Pblico, devero acompanhados de instrumento descritivo que
permita sua identificao e controle.
1 Considera-se transferncia a passagem de documentos de um
arquivo corrente para o arquivo intermedirio, onde aguardaro sua
destinao final: eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
2 Considera-se recolhimento a entrada de documentos para
guarda permanente em instituies arquivsticas pblicas.
Em provas do Cespe, o examinador costuma querer confundir o
candidato, trocando os conceitos de transferncia e recolhimento!
Voltando ao nosso item: transferncia o processo de passagem de
documentos do arquivo corrente para o intermedirio e recolhimento
o processo de passagem de documentos dos arquivos corrente e
intermedirio para o arquivo permanente. Perfeito!
27.
(CESPE
TRE/GO
Tcnico
Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) Os
processos de passagem de documentos do arquivo
19
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20
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29.
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do
arquivo
corrente
para
arquivo
permanente.
22
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Item errado
No correto afirmar que o arquivo permanente uma extenso do
arquivo intermedirio!
A terminologia arquivstica brasileira define arquivo permanente
como: conjunto de documentos que so preservados, respeitada a
destinao estabelecida, em decorrncia de seu valor probatrio e
informativo guarde estes termos: probatrio e informativo.
A funo do arquivo permanente reunir, conservar, arranjar e
facilitar a consulta aos documentos oficiais de uso no corrente (leia
se: os documentos oficiais no consultados frequentemente, mas
que, apesar disso, so muito teis ou podem tornar-se muito teis
para pesquisas histricas ou fins administrativos).
Como vimos nas questes anteriores, a funo do arquivo
intermedirio guardar temporariamente os documentos que
deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que
os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. Portanto, o
item est errado.
Vamos aprofundar um pouco nosso estudo sobre os arquivos
permanentes: eles crescem bastante (renem a documentao
originria de diferentes setores) e, por isso, sua administrao mais
complexa que a dos arquivos correntes e intermedirios, que,
geralmente, tm menor volume.
Por meio da destinao, os documentos so, aps avaliao,
encaminhados para eliminao ou guarda permanente, a depender do
valor que ainda carregam.
O que faz um documento no ser eliminado e ser mantido sob guarda
permanente o seu valor secundrio (informativo ou probatrio).
Todos os documentos nascem com valor administrativo valor para o
qual foram criados mas apenas alguns adquirem valor secundrio:
aqueles que sero mantidos sob guarda permanente. Os outros
documentos, que perderam o seu valor administrativo e no possuem
valor histrico (valor secundrio), sero eliminados.
Se voc ficou um pouco confuso com essas idades dos arquivos, no
se preocupe. Ns faremos vrios exerccios para ajud-lo a entender
as fases e, o mais importante, diferenci-las na hora da prova. Mas
23
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CESPE
2010)
So
atividades
caractersticas
do
arquivo
permanente:
arranjo,
descrio, publicao, conservao e referncia.
Item certo
Voc se lembra das atividades tpicas de arquivo corrente? Pois bem,
o arquivo permanente tambm possui essas atividades prprias. So
elas:
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- arranjo;
- descrio e publicao;
- conservao; e
- referncia.
Destas atividades, a que eu considero mais importante para
concursos pblicos a atividade de conservao, que, inclusive,
possui um item prprio no seu edital do STM (item 2). E, por
questes didticas, vamos estud-lo nas aulas futuras, com a devida
calma que ele merece.
Sobre o arranjo, faremos, abaixo, uma questo que trata sobre ele.
Em relao descrio e publicao e referncia, vou explicar, de
maneira sucinta, nos prximos duas pargrafos sobre eles, j que
no costumam ser cobrados em questes de concurso pblico.
Atividade muito importante para os arquivos permanentes, a
descrio e a posterior publicao utilizam instrumentos de pesquisa.
Esta pesquisa, que ajudar nas localizaes futuras dos arquivos,
almeja divulgar o contedo e as caractersticas dos documentos.
As atividades de referncia procuram estabelecer, basicamente, as
polticas de acesso e de uso dos documentos.
36.
(CESPE
TRE/MA
Tcnico
Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) A funo
de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar,
descrever e facilitar a consulta aos documentos.
Item certo.
O item descreve, perfeitamente, a funo de um arquivo permanente.
As atividades tpicas dos arquivos permanentes so: arranjo;
descrio e publicao; conservao; referncia.
Portanto, as suas funes so reunir, conservar, arranjar, descrever e
facilitar a consulta aos documentos.
Eu, no seu lugar, colocaria este item no seu resumo de
arquivologia, pois itens certos da banca examinadora so boa fonte
de estudo para reviso antes da prova.
25
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37.
(CESPE
SEPLAG/DFTRANS
Analista
de
Transportes Urbanos/Arquivista 2008) As atividades
relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas
nos seguintes grupos: arranjo, descrio e publicao,
conservao e referncia.
Item certo.
Questo igualzinha anterior, no mesmo? E no se surpreenda
caso uma dessa caia no seu concurso do STM, pois ela bastante
recorrente em provas de concursos. Veja que este item de 2008 e
um item idntico a este caiu agora, na prova da ABIN, do final do ano
passado, 2010 (item 35, acima). Est vendo a importncia de se
fazer exerccios anteriores? Est mais do que claro, eu espero.
As atividades de arranjo, descrio e publicao, conservao e
referencia so tpicas do arquivo permanente.
Cuidado para no confundir as atividades tpicas de arquivo corrente
com as de arquivo permanente. Eu, quando concurseira, tinha uma
tcnica muito curiosa para guardar este tipo de informao.
Era mais ou menos assim: eu escrevia, em um papel, as atividades
dos arquivos correntes (cada uma em uma linha bem espaada) e as
atividades de arquivos permanentes. Recortava o papel, de modo que
cada atividade ficava em uma tira de papel.
A, ento, colocava todas as tirinhas de papel no cho, viradas para
baixo, misturava-as (como se fosse um jogo da memria) e ia tirando
uma a uma. Julgava (se, no caso, a atividade fazia parte do arquivo
corrente ou do permanente) e depois conferia com o material, para
ver se eu tinha acertado.
Ok, eu sei que a tcnica pode parecer meio boba, primeira vista.
E talvez at seja mesmo. O que importa, entretanto, que ela me foi
til e, se o for para algum aluno da nossa turma, ainda que s um, j
valeu eu ter contado, no mesmo?
Talvez a tcnica do jogo no seja to til assim neste caso da nossa
questo, em que cada arquivo possui somente 5 atividades, mas, em
outras disciplinas, pode lhe ajudar a conseguir bons pontos. Por
exemplo, h um tpico, em Direito Constitucional (que voc precisa
estudar para este concurso do STM), bem chatinho, que exige de
voc muitos neurnios: os artigos 22 e 24 da Constituio Federal.
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Adaptada)
A
passagem
pelo
arquivo
intermedirio indica que o documento vai ter como
destinao final a eliminao.
Item errado.
Enquanto no arquivo intermedirio, o documento espera a sua
destinao final, que pode ser a eliminao ou a guarda permanente.
Portanto, a passagem pelo arquivo intermedirio no indica que o
documento vai ter como destinao final, necessariamente, a
eliminao. Pode ser que ele seja mantido sob a guarda permanente.
Pode ser que o documento de passagem pelo arquivo intermedirio
seja eliminado? Pode! Mas esta passagem no indcio de que o
documento ter, certamente, como destinao final a eliminao, j
que ele pode ser mantido sob guarda permanente, caso tenha valor
histrico-cultural.
39.
(CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista
2010 Adaptada) A principal funo da avaliao a
eliminao de documentos.
Item errado.
27
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restrito,
e
esses
documentos podem ser consultados apenas com
autorizao da instituio que os acumulou.
Item errado.
Eu vou dar uma dica a voc: TODAS as vezes em que voc vir a
palavra
recolhidos,
recolhimento,
transferncia
ou
transferidos, voc deve grif-la no seu texto e, imediatamente,
verificar se o termo est correto. Pois, como eu j disse a voc, o
CESPE faz demais esse trocadilho.
Ento, a primeira coisa que precisamos avaliar nesta questo se o
termo recolhidos est correto. Diz que foram recolhidos ao arquivo
permanente. Logo, o termo est correto. Vamos passar a analisar o
resto da questo, ento.
Est com um pressentimento de que j viu essa questo? Pois , ela
a cpia do item 34, que vimos acima, de 2008. Em 2009, no
concurso da PF, o CESPE cobrou exatamente a mesma coisa!
Os documentos so recolhidos ao arquivo permanente com o
propsito de servir para consulta, devido ao seu valor histricocultural. No faz, portanto, sentido restringir o seu acesso nessa fase.
41.
(CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) Os
prazos de prescrio e decadncia de direitos, que
28
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29
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ANTAQ
Analista
Administrativo/Arquivologia
2009)
possvel
distinguir dois nveis dos postulados fundamentais do
princpio da provenincia: um primeiro nvel, que
consiste em no se misturar a documentao de
diferentes fundos, e um segundo nvel, que se baseia em
no se misturar a documentao das diferentes unidades
que compem o fundo, mantendo sua estrutura orgnica
original.
Item certo.
Perfeito o entendimento do CESPE sobre o princpio da provenincia!
Ele uniu, em um mesmo item, dois nveis de interpretaes, ambos
estudados anteriormente neste curso, em momentos distintos, a
saber:
30
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SEPLAG/DFTRANS
Analista
de
Transportes Urbanos/Arquivista 2008) A eliminao
dos documentos pode ser feita, desde que, aps a
extino do valor primrio (administrativo, legal ou
fiscal), os documentos no apresentem valor secundrio
(informativo ou probatrio).
Item certo.
justamente o valor secundrio que determina a eliminao, ou no,
dos documentos. Se, aps a extino do valor primrio (o valor,
como estudado, administrativo, legal ou fiscal), o documento possuir,
ainda, valor secundrio (informativo ou probatrio), ele dever ser
guardado permanentemente.
Se, por outro lado, o documento no apresentar valor secundrio,
aps a extino de seu valor primrio, ele dever ser eliminado.
46.
(CESPE
TRE/MG
Tcnico
Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) O arquivo
permanente formado por documentos de valor
administrativo, legal ou fiscal.
Item errado.
Os arquivos correntes possuem valor primrio e, eles sim, so
formados por documentos de valor administrativo, legal ou fiscal.
31
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32
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TRE/GO
Tcnico
Judicirio
/Administrativa 2009 Adaptada) A destinao dos
documentos indicada pelo plano de classificao.
11.
(MPU CESPE 2010) A anlise e a avaliao dos
documentos para o estabelecimento dos prazos de
guarda fazem parte da fase de destinao.
12.
(MPU CESPE 2010) O processo de avaliao de
um documento tem como resultado a elaborao da
tabela de temporalidade do documento.
13.
(ABIN CESPE 2010) O instrumento que indica os
prazos de guarda e a destinao final dos documentos,
resultado direto do processo de avaliao, denominado
cdigo de classificao de documentos de arquivo da
atividade-meio.
34
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14.
(CESPE MMA Agente Administrativo 2009) A
incluso de dados sobre o documento em uma base de
dados conhecida como registro de documentos e faz
parte das atividades de protocolo, vinculadas aos
arquivos correntes.
15.
intermedirio
possibilitar
armazenamento
de
ser
mantidos,
por
questes
legais,
fiscais,
tcnicas ou administrativas.
16.
(CESPE
TRE/MG
Tcnico
Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) Os
documentos de idade intermediria so os que so
consultados frequentemente e aos quais se tem livre
acesso.
17.
(CESPE ANVISA Tcnico Administrativo 2007)
Documentos transferidos a arquivos intermedirios
devem conservar a classificao que lhes foi dada nos
arquivos correntes.
18.
(CESPE
SEPLAG/DFTRANS
Analista
de
Transportes
Urbanos/Arquivista
2008)
Guarda
temporria sinnimo de arquivo intermedirio.
19.
(CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista
2010 Adaptada) Os arquivos intermedirios so
formados por documentos semiativos, que no precisam
ser mantidos prximos aos usurios diretos.
20.
(MINISTRIO DO MEIO AMBIENTE CESPE 2009)
O arquivo intermedirio deve ser subordinado tcnica e
administrativamente ao arquivo permanente, para que
seja evitada a proliferao de depsitos e mantida
uniforme a poltica arquivstica da instituio.
21.
(CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista
2010 Adaptada) A economia na gesto dos arquivos
justifica a descentralizao do arquivo intermedirio.
35
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22.
(MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) Os
documentos pouco usados na mencionada unidade
poderiam ser transferidos para o arquivo permanente,
onde aguardariam o trmino de seus prazos de guarda.
23.
documentos
intermedirio
nos
arquivos
devem
ser
do
tipo
definidos
corrente
com
base
e
na
TRE/GO
Tcnico
Judicirio
/Administrativa 2009 Adaptada) Os processos de
passagem de documentos do arquivo corrente para o
intermedirio
e
deste
para
o
permanente
so
denominados,
respectivamente,
transferncia
e
recolhimento.
27.
(CESPE
TRE/GO
Tcnico
Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) Os
processos de passagem de documentos do arquivo
corrente para o intermedirio e deste para o permanente
so denominados, respectivamente, arquivamento e
acondicionamento.
28.
36
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29.
30.
(MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) O curso do
documento desde a sua produo ou recepo at o
cumprimento de sua funo administrativa conhecido
como termo de recolhimento.
31.
(MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) O conjunto
de operaes tcnicas referentes produo,
tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento em
fase corrente e intermediria conhecido por gesto de
documentos.
32.
(MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) A gesto
de documentos tem como fases bsicas a produo, a
conservao e utilizao e a destinao.
33.
do
arquivo
corrente
para
arquivo
permanente.
As atribuies da unidade administrativa de um grande rgo
pblico tm gerado, em relao ao arquivo, duas situaes
distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira a
necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente
de documentos, que so mantidos em dossis. O arquivo
recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta novas
caixas-arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situao
que surge das atribuies dessa unidade a intensa demanda
de consulta aos documentos. H uma demanda interna
(estagirios, servidores, outras unidades) e uma demanda
externa (representaes e escritrios regionais). Segundo
informaes coletadas no local, so atendidas, diariamente,
cerca de vinte solicitaes de consulta ao acervo.
37
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34.
(MINISTRIO DA SADE CESPE -2008) Na
situao em apreo, o acesso aos documentos contidos
no arquivo da unidade pblico, embora exista restrio
de acesso apenas para os documentos considerados
permanentes.
35.
(ABIN
CESPE
2010)
So
atividades
caractersticas
do
arquivo
permanente:
arranjo,
descrio, publicao, conservao e referncia.
36.
(CESPE
TRE/MA
Tcnico
Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) A funo
de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar,
descrever e facilitar a consulta aos documentos.
37.
(CESPE
SEPLAG/DFTRANS
Analista
de
Transportes Urbanos/Arquivista 2008) As atividades
relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas
nos seguintes grupos: arranjo, descrio e publicao,
conservao e referncia.
38.
(CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista
2010
Adaptada)
A
passagem
pelo
arquivo
intermedirio indica que o documento vai ter como
destinao final a eliminao.
39.
(CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista
2010 Adaptada) A principal funo da avaliao a
eliminao de documentos.
40.
(CESPE Policia Federal Escrivo 2009) O
acesso
aos
documentos
recolhidos
ao
arquivo
permanente,
por
natureza,
restrito,
e
esses
documentos podem ser consultados apenas com
autorizao da instituio que os acumulou.
41.
(CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) Os
prazos de prescrio e decadncia de direitos, que
podem ser verificados na legislao em vigor, so
elementos importantes para o trabalho de avaliao de
documentos.
42.
(CESPE ME Arquivista 2008) Documentos de
arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos
e usados ativamente por seus criadores, depois devem
ser armazenados por um perodo adicional de uso no
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ANTAQ
Analista
Administrativo/Arquivologia
2009)
possvel
distinguir dois nveis dos postulados fundamentais do
princpio da provenincia: um primeiro nvel, que
consiste em no se misturar a documentao de
diferentes fundos, e um segundo nvel, que se baseia em
no se misturar a documentao das diferentes unidades
que compem o fundo, mantendo sua estrutura orgnica
original.
45.
(CESPE
SEPLAG/DFTRANS
Analista
de
Transportes Urbanos/Arquivista 2008) A eliminao
dos documentos pode ser feita, desde que, aps a
extino do valor primrio (administrativo, legal ou
fiscal), os documentos no apresentem valor secundrio
(informativo ou probatrio).
46.
(CESPE
TRE/MG
Tcnico
Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) O arquivo
permanente formado por documentos de valor
administrativo, legal ou fiscal.
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