La matriz de Steven Covey y su aplicacin

a la productividad
Quizs hayas escuchado hablar alguna vez de la matriz de Stephen Covey. Dicho autor se especializa en
efectividad, y en su libro Los siete hbitos de las personas altamente efectivas, Covey nos presenta esta
matriz.
La misma contiene dos dimensiones: importante-no importante (va o no va con mi propsito) y urgente-no
urgente (requiere o no atencin inmediata). Combinando estas dimensiones obtenemos cuatro
cuadrantes como se muestra a continuacin:

Veamos uno a uno los cuadrantes:

El cuadrante 1 contiene las tareas que son importantes y urgentes. Aqu se incluyen las tareas
que van con tu propsito laboral y que requieren atencin inmediata. Un ejemplo de esto puede
ser un reclamo urgente de un cliente importante debido a un problema crtico que podra implicar
perder al cliente. Es importante y es urgente.

El cuadrante 2 incluye las tareas que son importantes pero no urgentes. Son tareas que van con
tu propsito pero no requieren atencin inmediata. Un ejemplo de esto podra ser el mantenerse
capacitado y actualizado, o planificar la estrategia de un equipo. No es una tarea urgente pero es
importante que se haga.

El cuadrante 3 se refiere a aquellas tareas que si bien no son importantes son urgentes. En
realidad son tareas urgentes para otras personas, pero no van con tu propsito. Muchas de estas
tareas aparentan que estn en el cuadrante 1 pero por el hecho de no ser importantes no lo
estn. Ejemplos son llamadas, pedidos, que pueden delegarse o eliminarse

Finalmente en el cuadrante 4 se encuentran aquellas tareas que no son importantes ni urgentes

pero que seguimos realizando por costumbre. Estas tareas implican un desperdicio del tiempo.
Un ejemplo es cuando nos distraemos haciendo algo que no nos aporta nada ni a nosotros ni a
los dems y por lo tanto resulta en una prdida de tiempo

Ahora quiero proponerte es un ejercicio. Me gustara pedirte que durante una semana de tu trabajo
prestes atencin al tipo de tareas que realices y que midas qu porcentaje de tu tiempo dedics a cada
cuadrante. A qu cuadrante dedics la mayora de tu tiempo?
Si es al cuadrante 1 probablemente te encuentres apagando incendios permanentemente. El problema de
esto es que lleva al estrs y al desgaste. Difcilmente tengas tiempo para planificar y anticipar problemas,
identificar oportunidades y ver a futuro. Esta falta de planificacin y anticipacin va a hacer que surjan an
ms problemas lo cual va a aumentar la cantidad de tareas en el cuadrante 1. Esto genera un crculo
vicioso que desencadena ms crisis y estrs.
Para romper con este crculo vicioso es necesario dedicar ms tiempo al cuadrante 2: aquello que es
importante pero no es urgente. Esto har que las tareas del cuadrante 1 disminuyan.
Cmo podemos obtener ms tiempo para dedicar al cuadrante 2? Para eso debemos quitarle tiempo a
los cuadrantes 3 y 4.
El cuadrante 4 es totalmente intil. No hay nada importante en el cuadrante 4 porque sino, por definicin,
estara en el cuadrante 2. Las tareas en este cuadrante deben eliminarse.
El cuadrante 3 tampoco tiene mucho valor, excepto para otras personas. Para eso debemos aprender a
decir no, o a delegar tareas. Al decir no a los cuadrantes 3 y 4 estamos diciendo s al cuadrante 2. Y
cuando esto ocurre el cuadrante 1 se hace cada vez menor.
Me gustara que lo pongas en prctica, junto con las sugerencias para ser ms productivo, y luego de 30
das vuelvas a evaluar el resultado.
Saludos