REGLAMENTO INTERNO Y CDIGO DE TICA

JUNTA DIRECTIVA
Por el cual se expide el reglamento interno de la Junta Directiva de la Cmara de
Comercio de Armenia
La Junta Directiva de la Cmara de Comercio de Armenia en uso de sus facultades
legales y estatutarias, y
CONSIDERANDO
Primero: Es importante y necesario reglamentar el funcionamiento de la Junta Directiva.
tratndose de aspectos de su funcionamiento, de las relaciones entre sus miembros y
de las relaciones con la administracin, as como de la expedicin de un Cdigo de
Etica.
Segundo: En los ltimos aos el rgimen jurdico aplicable a las Cmaras de Comercio
y a su organizacin y funcionamiento se ha tornado complejo. debido a las diversas
modificaciones y a la ampliacin de la normatividad que deben observar.
Tercero: En consecuencia. se hace necesario la expedicin de un reglamento interno y
de un Cdigo de tica. basado en los principios del buen Gobierno Corporativo.
RESUEL VE
Adoptar el reglamento interno para el adecuado funcionamiento de la Junta Directiva.
que sea consecuente con la institucin, y del Cdigo de Etica, cuyo texto es el que se
expresa a continuacin:
DEL REGLAMENTO INTERNO
CAPITULO 1
GENERALIDADES
ARTICULO 1. AMBITO DE APLICACIN: El presente Reglamento se aplica a todos los
miembros de Junta Directiva de la Cmara de Comercio de Armenia.
ARTICULO 2. INTERPRETACION: El presente Reglamento es complementario del
rgimen legal vigente de las Cmaras de Comercio y de los Estatutos de la Cmara de
Comercio de Armenia, razn por la cual, en lo no previsto por ste reglamento deber
remitirse a aquellos.

ARTICULO 3. NOTIFICACION: Copia del presente reglamento se entregar por parte

del Presidente Ejecutivo a cada uno de los miembros de Junta Directiva en el momento
en que estos inicien sus funciones.
CAPITULO II
DEL FUNCIONAMIENTO
ARTICULO 4. SESIONES. La Junta Directiva sesionar ordinariamente, cuando menos,
una vez al mes, en el da, hora y lugar que aparezca en la citacin. Deliberar y
adoptar sus decisiones con el voto favorable de la mayora de sus miembros. Ser
convocada por su Presidente, el Presidente Ejecutivo o el Revisor Fiscal y se reunir
extraordinariamente por convocatoria de su Presidente, del Presidente Ejecutivo, del
Revisor Fiscal o de no menos de la tercera parte de sus miembros. La
Superintendencia de Industria y Comercio podr tambin convocarla a sesin
extraordinaria
ARTCULO 5. REUNIONES NO PRESNCIALES. La Junta Directiva podr reunirse de
forma no presencial cumpliendo con los requerimientos y formalidades de que tratan los
artculos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995. con la salvedad de que en ningn caso ser
necesaria la citacin o presencia de delegados de ninguna entidad de supervisin para
el efecto. En estos casos, las actas se elaborarn de conformidad con lo sealado en el
artculo 21 de la citada ley.
ARTICULO 6. CONVOCATORIA. El Presidente de la Junta Directiva, el Presidente
Ejecutivo. del Revisor Fiscal o no menos de la tercera parte de sus miembros. podrn
citar a las reuniones a los miembros principales y suplentes, por lo menos con tres (3)
das hbiles de anticipacin si se trata tratare de reuniones ordinarias. o dos (2) das
hbiles tratndose de reuniones extraordinarias. indicando siempre el orden del da
respectivo. la fecha. hora y lugar de la reunin. La convocatoria se realizar de manera
escrita y/o por correo electrnico.
ARTICULO 7. DIRECCION DE SESION. Las sesiones de la Junta Directiva sern
dirigidas por el Presidente de la Junta Directiva y en ausencia definitiva o temporal de
ste, las dirigir el respectivo Vicepresidente. Cuando falten ambos, la direccin de la
sesin se comisionar al miembro de la Junta Directiva que tuviere la precedencia
segn el orden alfabtico del primer apellido.
ARTICULO 8. QURUM PARA DELIBERAR Y DECIDIR: La Junta Directiva Deliberar
y adoptar sus decisiones con el voto favorable de la mayora de sus miembros
ARTICULO 9. AUSENCIAS. El miembro de Junta que no pudiere asistir deber
comunicarlo por escrito al Presidente de la Junta.

Sobre dicha comunicacin, la cual contendr las razones de la inasistencia, el

Presidente de la Junta decidir sobre la justificacin e informar tal circunstancia a la
Superintendencia de Industria y Comercio, remitiendo para el efecto la excusa
presentada como anexo al acta respectiva.
La inasistencia sin justa causa a cinco sesiones consecutivas. bien sea ordinarias o
extraordinarias, producir la vacancia del cargo de director, en consonancia con las
normas legales establecidas.
ARTICULO 10. CONSTANCIA DEL SENTIDO DEL VOTO. El miembro de Junta que as
lo solicitare, tendr el derecho a que se deje expresa constancia del sentido de su voto
en cada decisin.
ARTICULO 11. RESERVA DE LAS SESIONES Y LAS ACTAS. Las sesiones de la
Junta Directiva no sern secretas, pero si reservadas. En caso de que las actas sean
solicitadas por alguien ajeno a la junta, slo se darn a conocer en casos especiales.
previa autorizacin de la Junta Directiva.
ARTICULO 12. COMITES. La Junta Directiva establecer mediante acuerdo los comits
de trabajo que estimen necesarios. permanentes o accidentales, integrados por sus
miembros para el desarrollo de su gestin. Los comits son para realizar gestiones
especificas. definidas en objetivos y tiempo.
Los comits evaluarn en detalle las propuestas presentadas por la Administracin y
agilizarn su estudio en las reuniones plenarias de la Junta Directiva.
ARTICULO 13. CONFORMACION DE COMITES. Los comits estarn conformados de
manera plural y tendrn, al menos, dos miembros principales de la Junta Directiva.
ARTICULO 14. INTEGRACION DE LOS COMITES. Para integrar los comits. el
Presidente de la Junta Directiva solicitar voluntarios entre los miembros principales de
la Junta.
Si el nmero de voluntarios excediere el nmero de cupos a llenar, el Presidente de la
Junta Directiva escoger entre ellos a los integrantes del comit respectivo.
En caso de no contar con suficientes voluntarios, el Presidente de la Junta designar
los integrantes del respectivo comit entre los miembros principales y suplentes de la
Junta
ARTICULO 15. DIGNATARIOS DE LOS COMITES. Cada comit elegir entre sus
miembros un Coordinador y un Suplente quien lo reemplazar en sus ausencias
temporales. Actuar como Secretario del Comit el designado por el propio comit. El
Presidente Ejecutivo har parte de los comits. por derecho propio; salvo decisin en
contrario de la Junta o el comit.

El Presidente de la Junta. o el Presidente Ejecutivo, instalarn el comit respectivo

dentro de treinta (30) das siguientes a su conformacin.
Pargrafo 1. Son funciones del Coordinador del Comit:
Establecer, de acuerdo con el Comit, el cronograma de reuniones
Moderar y estimular el anlisis y la discusin de los temas que correspondan al
comit.
Velar porque el comit cumpla a cabalidad con las funciones asignadas
Firmar. en nombre del comit, los informes que ste presente a la Junta Directiva
Pargrafo 2. Son funciones del Secretario del Comit.
Elaborar las actas de las reuniones
Prepararlos informes que el comit deba rendir a la Junta Directiva
Efectuar las convocatorias que ordene el Comit o Coordinador, y
Las dems que le sean asignadas por el Comit
ARTICULO 16. PERIODO DE LOS MIEMBROS. Los miembros de los comits
permanentes sern nombrados hasta la finalizacin del perodo de la Junta Directiva.
ARTICULO 17. INFORMES DE LOS COMITES. Los informes debern ser aprobados
por la mayora absoluta de los miembros del respectivo comit y se presentarn por
escrito a la Junta Directiva. Cuando una comisin se dividiere en diferentes posiciones,
las distintas opiniones podrn presentarse a consideracin de la Junta Directiva.
En las reuniones de la Junta Directiva actuar como vocero del comit su Coordinador.
o los miembros del mismo que hayan sido elegidos por mayora para cumplir tal
funcin. La Junta Directiva tomar la decisin.
Los informes debern Incorporarse al acta de la respectiva reunin de Junta Directiva.
ARTICULO 18. INCOMPATIBILIDADES. Ningn miembro de la Junta Directiva podr
ser elegido como miembro principal en ms de dos comits.
ARTICULO 19. CONSTANCIA DE LA SESIN. De cada reunin de la Junta Directiva
se levantar Acta completa, firmada por el Presidente y el Secretario. en la que se
dejar constancia escrita del lugar y fecha, hora de iniciacin y de finalizacin de la
reunin, del nombre de los asistentes, de las excusas presentadas, de los asuntos
tratados, y de las decisiones adoptadas, negadas y aplazadas.
El presidente de la junta directiva designar el secretario de la junta directiva. que podr
ser otro miembro de junta directiva o funcionario de la Cmara de Comercio con cargo
de directivo.

Pargrafo 2. El proyecto de Acta ser elaborado por el Secretario de actas. quien lo

presentar al Presidente Ejecutivo. a ms tardar el octavo da hbil posterior a la fecha
de la reunin.
Pargrafo 3. Una vez revisada, el acta se enviar a los miembros Principales y
Suplentes de la Junta Directiva, para su aprobacin en la siguiente reunin mensual o
por una comisin nombrada para tal efecto. Dentro de los diez (10) das siguientes a la
aprobacin del acta respectiva, un resumen de la misma ser enviado a la
Superintendencia de Industria y Comercio.
ARTCULO 20. FUNCIONES DEL SECRETARIO DE JUNTA DIRECTIVA. El secretario
de la junta directiva ser el encargado de llevar. conforme a la ley, los libros de actas de
la junta Directiva y autorizar con su firma las copias que de ellas se expidan.
El Secretario colaborar al Presidente de la Junta Directiva en sus labores y deber
propender por el buen funcionamiento logstico de la Junta Directiva. ocupndose de
prestar a los Directores la asesora y la informacin necesaria para el buen desempeo
de sus funciones. de conservar la documentacin social, de reflejar debidamente en los
libros de actas el desarrollo de las sesiones. y de dar fe de las decisiones de la Junta
Directiva.
Adicionalmente el Secretario de la Junta Directiva, sin perjuicio de las dems funciones
estatutarias o de las que le asigne la misma Junta o su Presidente, deber:
Verificar el qurum al comienzo de cada sesin, y cuando as se requiera, en su
desarrollo.
actas
Levantar
de
las
sesiones_
Certificar con su firma las actas y acuerdos aprobados por la Junta Directiva y
expedir
las
certificaciones
sobre
los
asuntos
aprobados.
libro
Llevar
el
actas
la
de
de
Junta
Directiva.
Comunicar a las instancias competentes las decisiones de la Junta Directiva.
Guardar
y
custodiar
los
documentos
de
la
Junta
Directiva.
7. Cumplir las dems funciones que le sean asignadas por la Junta Directiva
ARTICULO 21. REFORMA DEL REGLAMENTO. Este reglamento, solamente podr ser
reformado por la Junta Directiva en reunin ordinaria convocada en la forma expresada
en el artculo 5, siempre que en el orden del da de la convocatoria se indique el texto
propuesto para el articulo o los artculos que se pretenden reformar. La reforma
quedar aprobada con el voto afirmativo de la mayora absoluta de los miembros de la
Junta.
ARTICULO 22. RELACIONES ENTRE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA Y
LA ADMINISTRACION. Los miembros de la Junta tendrn pleno acceso a la
informacin de la institucin sin ninguna restriccin. Cuando la requieran, realizarn la
solicitud al Presidente Ejecutivo quien la tramitar con la mayor brevedad.

ARTICULO 23. PRESENTACION DE INFORMES A LA JUNTA DIRECTIVA: Todos los

informes para la Junta Directiva debern presentarse en resmenes ejecutivos de forma
tal que se facilite un rpido anlisis del tema. sin perjuicio de que se acompaen con los
soportes respectivos.
ARTICULO 24. ARCHIVO DE LA JUNTA DIRECTIVA. El secretario de actas de la Junta
Directiva mantendr un archivo clasificado por temas de los diferentes estudios y
propuestas presentadas y de sus respectivos soportes, el cual estar a disposicin de
los miembros de la Junta Directiva.

CAPITULO III
DEL CDIGO DE TICA
ARTICULO 25. Conflictos de Inters. Los administradores y funcionarios de la Cmara
de Comercio se encuentran en una situacin de conflicto de inters cuando deban
tomar una decisin que los enfrente ante la disyuntiva de privilegiar su inters personal.
familiar, profesional, o comercial, en contraposicin a los intereses de la Cmara de
Comercio y de sus grupos de inters, de manera tal que podra aun potencialmente llegar a obtenerse para s o para un tercero relacionado, un beneficio que de otra forma
no recibiran.
ARTCULO 26. Procedimiento Cuando se enfrente un conflicto de inters. o se tenga
duda sobre a existencia del mismo. se debe cumplir con el siguiente procedimiento:
Abstenerse de actuar mientras no se haya surtido el procedimiento previsto en
este Cdigo.
Informar de manera inmediata y por escrito a la Junta Directiva o al Presidente o
Director Ejecutivo de la Cmara. segn sea el caso, de la situacin de conflicto de
inters para su evaluacin. tratndose de miembros de la misma o de su Presidente
Ejecutivo,
dejando
constancia
expresa
en
el
acta
de
la
reunin;
Abstenerse de asistir a la reunin durante el tiempo de la discusin y la decisin
referente
al
conflicto
revelado.
Tratndose de funcionarios de la Cmara, debern revelar la situacin respectiva
ante el Presidente de la entidad para su decisin, de lo cual se dejar constancia
escrita. La duda respecto de la existencia del conflicto de inters no exime al miembro
de Junta Directiva de la obligacin de abstenerse de participar y revelar la situacin
generadora del conflicto.
En el evento de presentarse un incumplimiento intencional del aviso de una situacin
generadora de conflicto de inters por uno de los Miembros de la Junta Directiva,
corresponder a sta decidir la medida que corresponda de conformidad con el
presente reglamento, sin perjuicio de los deberes legales de denunciar la conducta
cometida a las autoridades correspondientes atendiendo su gravedad y consecuencias.

Respecto del Presidente o Director Ejecutivo de la Cmara y sus funcionarios el

incumplimiento de este artculo podr ser causal de terminacin justificada del contrato
de trabajo.
ARTICULO 27. INCOMPATIBILIDADES. No podrn celebrar contratos o suministrar
bienes o servicios a la Cmara de Comercio. directamente o por interpuesta persona:
Los miembros de Junta Directiva Esta incompatibilidad se extiende por ciento
ochenta (180) das. contados a partir de la fecha de retiro. al cnyuge.
compaero o compaera permanente y a quienes tengan vnculo de parentesco
hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil,
con un miembro de la Junta Directiva.
Tambin lo sern las sociedades de responsabilidad limitada. de hecho. y las
dems sociedades de personas en las que el miembro de Junta Directiva o su
cnyuge, compaero o compaera permanente o parientes hasta el segundo
grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, tengan
participacin o desempeen cargos de direccin o manejo. Esta incompatibilidad
se extiende por ciento noventa (90) das.
Pargrafo 1. La inhabilidad prevista en el numeral dos de este artculo no se aplicar en
relacin con las sociedades mencionadas cuando por disposicin estatutaria el
miembro de Junta Directiva se desempee en ellas como representante de la Cmara
de Comercio.
ARTICULO 28. DEBERES DE LOS ADMINISTRADORES. Los miembros de la Junta
Directiva y los representantes legales, en su calidad de administradores. estarn
sujetos al rgimen de responsabilidad previsto en la normatividad vigente, y en tal virtud
debern obrar con buena fe, lealtad, y con la diligencia de un buen hombre de
negocios. y debern siempre respetar y conocer las responsabilidades legales y
reglamentarias que impone su designacin como miembros de Junta Directiva de una
Cmara de Comercio.
Teniendo en cuenta la especial naturaleza y funciones de las Cmaras de Comercio,
para los efectos del presente Cdigo se entender que sus administradores tienen los
siguientes deberes:
Deber de Buena fe:
En desarrollo del deber de buena fe. actuarn en forma recta y honesta con la
conviccin de que estn obrando sin perjudicar a terceros.
Deber de Lealtad
En desarrollo del deber de lealtad. los administradores de la Cmara debern:
Anteponer en todo tiempo el inters de la Cmara al suyo propio o al de terceros.
Inhibirse de utilizar el nombre de la entidad o su cargo para realizar proselitismo de

toda clase. as como operaciones por cuenta propia o de personas vinculadas, y de

utilizar sus facultades para fines distintos a los de velar por los intereses de la Cmara
para los que han sido nombrados o elegidos, o utilizar su cargo para presionar a
particulares o subalternos a respaldar una causa o campaa poltica.
c. Abstenerse de cobrar comisiones o recibir ddivas por la celebracin de contratos
o
la
prestacin
de
servicios.
Observar las reglas y procedimientos de la Cmara en materia de contratacin.
Velar por la buena administracin de los recursos financieros de la Cmara, tanto
y
pblicos
privados.
austeridad.
como
con
transparencia
f.- Declarar y revelar los potenciales conflictos de inters en los que se vean incursos
personal,
profesional,
familiar
o
comercialmente.
g- Poner en conocimiento de la Cmara los hechos o circunstancias de las cuales tenga
conocimiento y que sean de inters de la entidad.

3. Deberes de diligencia y cuidado:

En desarrollo del deber de diligencia los administradores debern en especial:
Velar por el cumplimiento de las normas legales, estatutarias y reglamentarias.
Informarse
suficientemente
antes
de
tomar
cualquier
decisin.
Dedicar el tiempo necesario a la realizacin de la labor encomendada.
Actuar exclusivamente a travs de canales institucionales y como cuerpo colegiado.
e. Asistir a las reuniones de Junta Directiva y de los Comits a los que pertenezcan.
e Garantizar la confidencialidad de la informacin que por razn de su calidad de
miembro de la Junta Directiva conozca. Esta obligacin de confidencialidad no
cesar con la prdida de su condicin de miembro de Junta Directiva.
4. Deberes de respeto y decoro:
De la misma forma, los administradores de la Cmara tienen la responsabilidad de:
Actuar con decoro, mantener el orden y prestar atencin durante las reuniones.
Ocuparse
del
asunto
en
discusin
ante
todo
el
grupo.
Limitar
las
discusiones
a
la
cuestin
pendiente.
Respetar las decisiones tomadas por la mayora de los miembros.
ARTICULO 29. INHABILIDAD SOBREVINIENTE: El miembro de Junta Directiva a quien
le sobrevenga la prdida o incumplimiento de cualquiera de las circunstancias previstas
en el artculo 85 del Cdigo de Comercio, incluido el requisito legal de la Matrcula
Mercantil, deber informarlo de inmediato al Presidente de la Junta Directiva.
ARTICULO 30. APLICACIN EXTENSIVA DE NORMAS. Las disposiciones del Cdigo
de tica son extensivas a los funcionarios de la entidad, as como a los contratistas que
celebren con la Cmara de Comercio cualquier tipo de contrato, quienes debern
declarar que conocen este Cdigo de tica y que no recae sobre ellos ninguna de las

inhabilidades e incompatibilidades. Para tal fin. tendrn el texto del mismo a su

disposicin, por parte de la Cmara de Comercio.
La violacin de este artculo en la celebracin de un contrato ser causal de terminacin
unilateral del mismo.
ARTICULO 31. NOTIFICACION DEL CODIGO DE ETICA A FUNCIONARIOS Y
CONTRATISTAS DE LA CAMARA DE COMERCIO. En el momento en que se vincule
una persona como trabajador de la Cmara de Comercio le ser entregada copia del
Cdigo de tica por parte de su Jefe Directo.
Una vez que se celebre un contrato se entregar copia del presente Cdigo de tica al
contratista, sea persona natural o representante legal de la entidad que ostente esta
calidad.
Este acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin.