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Resumen
Tradicionalmente la industria del software ha pensado que las decisiones de negocios que se toman en
las organizaciones por medio del uso de sistemas de informacin, se basan en reglas de negocios las que,
obteniendo datos del contexto o recuperando aquellos que estn almacenados previamente en bases de
datos, genera la informacin til para la toma de decisiones.
Si bien es correcto, suele pasarse por alto un hecho que es bsico en el diseo de los sistemas de
informacin y esto es, que para poder tomar decisiones se debe contar con los datos necesarios dentro
de estos sistemas para que sea posible obtener informacin que permita decidir en las organizaciones.
En este trabajo pretendemos remarcar la importancia de un adecuado modelo de datos, el que de ser
diseado en forma eficiente contendr los datos y luego la informacin que ser utilizada en la toma de
decisiones.
Abstract
Traditionally the software industry thought that business decisions taken in organizations through the use
of information systems, are based on business rules which, obtaining environmental data or recovering it
from previously stored data in databases, generates useful information for decision-making.
Albeit it is correct, often it is an overlooked fact that is basic to the design of information systems: in order
to make decisions the information systems must have the necessary data within them, and this enables
to obtain information that allow to decide in organizations.
In this paper, we stress the importance of an appropriate data model, which must be designed efficiently
to contain the data that later will evolve into information used in the decision-making process.
Palabras Clave
Bases de Datos, Diseo de Bases de Datos, Toma de Decisiones, Organizaciones
ndice de Contenidos
Resumen ....................................................................................................................................................... 2
Abstract ........................................................................................................................................................ 2
Palabras Clave .............................................................................................................................................. 2
1
Introduccin......................................................................................................................................... 4
Captura ........................................................................................................................................... 5
2.1.1
2.2
Qu es un dato? .................................................................................................................. 6
Entrada ........................................................................................................................................... 6
2.2.1
2.3
2.4
Almacenamiento ............................................................................................................................ 7
2.5
Salida .............................................................................................................................................. 8
2.6
Receptor ......................................................................................................................................... 8
2.6.1
2.7
Decisin .......................................................................................................................................... 8
2.7.1
2.7.2
2.8
Resultado de la decisin............................................................................................................... 10
Conclusin ......................................................................................................................................... 15
Bibliografa ......................................................................................................................................... 16
1 Introduccin
Los trminos datos e informacin son ampliamente utilizados informalmente en distintos mbitos de
nuestras vidas; generalmente nos referimos a ellos sin hacer distincin alguna, por lo que se podra pensar
que al hablar de datos hablamos de informacin y viceversa.
Sin embargo, dentro de contextos ms formales, como una organizacin o empresa, es importante marcar
una diferencia entre ambos, puesto que de una forma u otra sern el punto de partida para tomar
decisiones de negocios o de gestin.
Con la inclusin de computadoras en las organizaciones, ocurri algo no previsto en su incepcin, esto es,
que el volumen de datos (e indirectamente informacin) ha crecido exponencialmente si se los comparase
con los datos e informacin generada por procesos tradicionalmente realizados en forma manual.
Ese gran volumen de acumulacin de datos, hizo que consultoras de primera lnea como Gartner1
indicaran que la rapidez en la generacin de stos provocara problemas en las organizaciones haciendo
de este modo difcil su uso racional.
Esta situacin no pas desapercibida, sobre todo por las posibles inconsistencias, errores y duplicidades
de datos, cuando hacia el ao 1970 Edgar Frank Codd2 introdujo el modelo relacional, punto de partida
de este trabajo (Codd, 1970).
En aquellos momentos, el enfoque existente para la estructura de las bases de datos utilizaba punteros
fsicos (direcciones de disco) para relacionar registros de distintos archivos. En este sentido, si se quera
relacionar un registro con un registro (o un dato con otro), se deba aadir al registro un campo adicional
conteniendo la direccin fsica en disco del registro siguiente, haciendo de esta forma una referencia
secuencial3 de los mismos.
Codd demostr que este campo aadido limitaba en gran medida los tipos de operaciones que los
usuarios podan realizar sobre los datos, complejizando la toma de decisiones. Concurrentemente a esta
situacin, estas bases de datos eran muy vulnerables a cambios en el entorno fsico ya que si se aadan
los controladores de un nuevo disco al sistema y los datos se movan de una localizacin fsica a otra, se
requera una conversin de los archivos de datos, siendo estos sistemas basados en el modelo de red y el
modelo jerrquico, los dos modelos lgicos que constituyeron la primera generacin de los SGBD4.
El modelo relacional creado por Codd representa la segunda generacin de los SGBD. En l, todos los
datos estn estructurados a nivel lgico como tablas formadas por filas y columnas, aunque a nivel fsico
pueden tener una estructura completamente distinta.
Como punto distintivo y favorable del modelo relacional, es la simpleza de su estructura lgica.
Sin embargo, esa aparente sencillez no necesariamente implicaba facilidad en la obtencin de la
informacin. Y Edgar F. Codd ya lo contemplaba en su trabajo, ya que si bien saba que estaba buscando
evitar redundancias e inconsistencias, a la vez que esbozaba la necesidad de contar con un adecuado
diseo de tablas y relaciones que permitieran tomar decisiones a partir de los datos almacenados.
El profesor Ral Saroka nos explica que la informacin se convierte en un recurso de la organizacin, tal
como el dinero, el personal o el equipo; ms an, la informacin es el recurso crtico, pues los restantes
recursos no pueden ser administrados sin ella (Saroka, 1998).
En este trabajo abordaremos, la relacin entre un adecuado diseo de las bases de datos y la obtencin
de informacin que sea til para la toma de decisiones en las organizaciones, definiendo previamente,
cuales son los elementos que intervienen en este proceso.
Salida
Proceso
2
Bases de
Datos
Captura
Receptor
6
Decisin
Resultado
2.1 Captura
Recoge datos externos (o del entorno), envindolos al Sistema de Informacin, encargado de reagruparla,
para evitar duplicidades e informacin intil o ruido.
La captura de la futura informacin5 depende del tipo de empresa o del destino que se espera de los datos
que se ingresan en un sistema. Es necesario entonces definir qu es un dato.
2.1.1 Qu es un dato?
Un dato es el elemento primario del proceso de obtencin de informacin que por s solo es irrelevante6.
El nmero telefnico, el nombre de una persona, la edad de la misma u otros atributos7, son datos que
de por s, sin un propsito, una utilidad o un contexto de interpretacin no sirven como punto de partida
para la toma de una decisin ya que no contienen ninguna informacin.
En trminos informticos, un dato es una representacin simblica (numrica, alfabtica, etc.) de un
atributo o caracterstica de una entidad8: un nmero, una letra, un signo ortogrfico o cualquier smbolo
que represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripcin9.
Son entonces la materia prima de la cual se deriva la informacin. Cualquier cantidad10 o hecho, sin
analizar, que por s solo no tiene significado alguno y debe ser presentado en forma utilizable y colocado
en un contexto que le de valor11 siendo un simple hecho crudo que representa las transacciones
realizadas en un sistema de informacin.
Un dato es el reflejo de una transaccin, siendo esta un registro de un intercambio realizado en un sistema
de informacin de bienes, servicios, o fondos.
2.2 Entrada
La entrada de los datos en trminos generales comprende el ingreso fsico de los mismos dentro de un
sistema de informacin. Si bien es un proceso que tiende a ser manual, muchos de los desarrollos de la
industria tecnolgica estn enfocados en lo que se denomina la automatizacin de los procesos de
entrada o captura con el objetivo de hacer ms eficiente y econmico el procesamiento de estas
transacciones.
5 Excede al
marco de este trabajo mencionar GIGO Garbage In Garbage Out (Basura entra, basura sale) en lo referido a la validacin
realizada en el ingreso de datos en los sistemas de informacin, si bien es cierto que malos datos producen mala informacin.
6 Tambin se pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no dicen nada sobre el porqu de las cosas y no son orientativos
para la accin.
7 Un atributo representa una propiedad de inters de una entidad.
8
Una entidad es la representacin de un objeto o concepto del mundo real que se describe generalmente como una tabla de la base
de datos.
9 Es cierto que el dato no tiene valor semntico (sentido) en s mismo, pero convenientemente tratado (procesado) se puede utilizar
en la realizacin de clculos o toma de decisiones.
10 En trminos generales los datos comprenden dos grandes grupos, a) los cuantitativos, aquellos que se pueden contar o medir y
expresan mediante nmeros las propiedades de un objeto, hecho o persona como su edad, peso, fecha de transaccin y b) los
cualitativos que no se pueden contar, ni medir y contienen las caractersticas o propiedades de un objeto, hecho o persona como
ser el sexo, descripcin de un artculo, o nombre.
11
El dato puede existir, pero puede tener una representacin diferente. Cuando ese tipo de interpretaciones contextuales se alejan
de la capacidad de cada una de las personas, se interpreta de acuerdo a sus convicciones, a su cultura, capacidad, o educacin.
Cuando decimos que el dato es independiente de su representacin visual, digital o sensorial, puede existir en las tablas aunque no
sepamos cmo estn almacenados o se encuentren enmascarados como por ejemplo la CUIT representada como 37-12345689-4
pero almacenada sin los guiones (371234567894) o la fecha de nacimiento, 04-12-1970 que se almacena habitualmente en formato
ANSI de la forma (19701204)
resultado puede ser complejo, y c) que tambin puede no arrojar un resultado en el momento especfico
en que fue realizada, sea este a futuro o como parte de un proceso asincrnico12.
Kendall y Kendall sealan que toda transaccin debe cumplir las cuatro propiedades ACID (Kendall &
Kendall, 2005):
1.
2.
3.
4.
Atomicidad (Atomicity): es la propiedad que asegura que la operacin se ha realizado o no, y por
lo tanto ante un fallo del sistema no puede quedar a medias.
Consistencia (Consistency): es la propiedad que asegura que slo se empieza aquello que se
puede acabar. Por lo tanto, se ejecutan aquellas operaciones que no van a romper la reglas y
directrices de integridad de la base de datos.
Aislamiento (Isolation): es la propiedad que asegura que una operacin no puede afectar a otras.
Esto asegura que la realizacin de dos transacciones sobre la misma informacin nunca generar
ningn tipo de error.
Permanencia (Durability): es la propiedad que asegura que una vez realizada la operacin, sta
persistir y no se podr deshacer aunque falle el sistema.
Sintetizando, el proceso de entrada es el que realiza el ingreso de la materia prima (los datos) que debern
guardarse en un sistema de informacin para tomar decisiones a posteriori. Al asegurar las transacciones
bajo el estndar ACID, se asegura su calidad, y eso implica asegurar al menos una parte de la informacin
que generan los sistemas.
2.4 Almacenamiento
Una vez filtrada la informacin relevante, sta se almacenar en bases de datos, en un lugar accesible a
todos los usuarios que por medio de los sistemas de informacin la necesiten.
Es una buena prctica que sean almacenados aquellos datos que la organizacin necesitar para la toma
de decisiones, considerando el paso posterior, es decir la recuperacin de la informacin para tomar
decisiones a futuro. Suele decirse que se deben pensar las entradas (los datos) en funcin de las
salidas (informacin) que se espera de los sistemas, guardando aquellas cosas (en las bases de datos)
que sean relevantes para lo que se pretende obtener.
12
A estas transacciones que actan en forma conjunta o con una duracin prolongada se las suele llamar complejas
2.5 Salida
Para tomar decisiones es importante que cada usuario posea la informacin requerida en el momento
preciso y de una forma correcta para su interpretacin, que le permita hacer frente con rapidez a las
situaciones que se presenten, (en las que se hace necesaria la resolucin de problemas) y la toma de
decisiones de forma coordinada para la organizacin.
2.6 Receptor
Receptor es la persona (o sistema) que recibe la salida generada desde un sistema de informacin y que
valindose de sta puede determinar si lo que le ha sido entregado, para l, es informacin til para la
toma de decisiones. Esto nos lleva a plantearnos la siguiente pregunta.
2.7 Decisin
El profesor Pavesi nos dice que decidir es seleccionar entre varias alternativas, una de ellas y que cuando
hay varias opciones y el sujeto elige una de ellas est tomando una decisin (Pavesi, 2000, pg. 24)
Nos encontramos a cada instante en situaciones de toma de decisiones y con ms razn, los individuos
cuando trabajan en las organizaciones con sistemas de informacin donde la informacin se transforma
entonces en el recurso ms importante para este proceso decisorio.
13 En este trabajo omitiremos referirnos a las cualidades de la informacin tales como Precisin, Oportunidad, Completitud,
Integridad, etc. para enfocarnos en el aspecto relacionado con la toma de decisiones.
Si el objetivo los sistemas de informacin es producir informacin til para la toma de decisiones, es
necesario establecer los niveles y tipos de decisiones que se toman con ellos.
Las decisiones programadas son aquellas tomadas frecuentemente en los niveles operativos de la
empresa. Son repetitivas, rutinarias14 y las que se automatizarn fcilmente en los sistemas de
informacin.
2) Decisiones no programadas
Son aquellas decisiones estratgicas, poco frecuentes15 y que no poseen un procedimiento
establecido que establezca qu se debe hacer.
Estas decisiones toman tal envergadura que no se pueden asociar directamente a un sistema de
informacin (en principio) y poseen para su establecimiento de un conjunto de informaciones
dispares. No obstante la informacin sigue siendo un recurso ms que valioso para estas decisiones.
14
Por ejemplo, cuando en una transaccin de venta se aplica un descuento de los productos que se encuentran en promocin y
este resultado aparece expuesto en el ticket se ha tomado una decisin programada. En otro aspecto, cuando un vendedor decide
concedernos un descuento del 10% por pago al contado tambin, (aunque se trate de una persona y no de una mquina), est
tomando una decisin programada, dentro de su rango de competencias laborales. Si bien elige darnos el descuento, no est
realizando ninguna accin imprevista en su labor comercial.
15 Ejemplos de estas situaciones son las decisiones que se toman para abrir una nueva sucursal, para incrementar la produccin
de un determinado artculo o para ampliar o reducir la cantidad de empleados de una determinada rea de negocios.
10
En un trabajo previo (Mazza Fraquelli, 2004, pg. 59 y ssgtes.) al cual remitimos, abordamos en
profundidad esta problemtica, pero ahora llega el momento de determinar cules datos deben ser
almacenados en las bases de datos para poder tomar decisiones en las organizaciones. Esos datos son
denominados por la literatura, requerimientos de informacin.
16
Un requerimiento funcional define una funcin del sistema de software o sus componentes y uno no funcional se refiere a todos
los requisitos que determinan las caractersticas de funcionamiento (rapidez, disponibilidad, usabilidad, etc.)
17 La ingeniera de requerimientos se define como el proceso mediante el cual se capturan las necesidades del cliente y se desarrolla
un modelo de la solucin a esas necesidades. Como resultado de este proceso se obtendr un documento que servir como un
contrato entre los clientes y los desarrolladores, que representar una comprensin entre las partes de lo que el sistema ser capaz
de hacer.
11
La especificacin es una actividad que sirve a dos propsitos, 1) proporciona una va para que los
clientes y desarrolladores lleguen a un acuerdo sobre lo que debe hacer el sistema y 2) la
especificacin proporciona las pautas para los diseadores del sistema.
Por lo tanto antes que los requerimientos sean derivados a los diseadores, cada uno tiene que
estar absolutamente seguro de conocer la intencin y significados del otro. Los requerimientos son
validados con los usuarios para establecer esta certeza.
La validacin de los requerimientos es el proceso por el cual se determina si la especificacin es
consistente con la definicin de los requerimientos iniciales, es decir, la validacin asegura que los
requerimientos satisfarn las necesidades18 del cliente o usuario que deber tomar decisiones con la
informacin provista por los sistemas de informacin.
18
Una validacin mnima a realizar, es determinar si para la generacin de las salidas del sistema se cuenta con todos los datos, que
una vez procesados permitirn su generacin.
12
muy til durante el anlisis y diseo de un problema dado. (Briano, Freijedo, Rota, Tricoci, & Waldbott de
Bassenheim, 2011, pg. 200 y ssgtes.)
El modelo de datos lgico es tambin denominado modelo de implementacin e incorpora las
operaciones, ya que si bien son entendibles por los usuarios finales, estn relacionados con la
implementacin en algn sistema de administracin de base de datos. No es dependiente de un SABD en
particular, pero s del modelo que utilice el SABD19.
Finalmente el modelo fsico se refiere a la implementacin fsica de las estructuras de datos a bajo nivel,
como se almacenan en el medio de almacenamiento y a los mtodos de acceso a los datos, por lo que
tiene una alta dependencia del SABD20 a utilizar.
6 Estructura de Datos
Para procesar informacin en una computadora es necesario hacer una abstraccin21 de los datos que
tomamos del mundo real, por medio de una seleccin de los datos ms representativos de la realidad a
partir de los cuales se pueda trabajar, codificarlos y eventualmente usarlos para la toma de decisiones
En lo que respecta a los Sistemas de Informacin dichos datos, es conveniente que adopten, en la gran
mayora de los casos una forma determinada (estandarizable de ser posible) en el ingreso o en la salida
de los procesos. Esta estandarizacin permitir tomar decisiones de mejor calidad.
Lo que se pretende con las estructuras de datos es facilitar un esquema lgico para manipular los datos
en funcin del problema que haya que tratar y el algoritmo para resolverlo.
En la estructura de datos debe considerarse el estndar CRUD (del original en ingls: Create (Dar de Alta),
Read (Leer), Update (Modificar) and Delete (Borrar - Dar de Baja) que se usa para referirse a las funciones
bsicas en bases de datos, que en Argentina solemos denominar ABM para lo mismo (Alta Baja
Modificacin), aunque deberamos incluir la letra (L) de listar.
Como mencionsemos ut supra, las salidas de los sistemas de informacin provienen de 1) de una captura
del medio ambiente, 2) de un proceso generado dentro del propio sistema o 3) de datos que se
encontraban almacenados previamente en una base de datos.
19
Si bien estamos basndonos en el modelo relacional, no obsta que se utilice un modelo jerrquico, de red y orientado a objetos.
Los software de bases de datos existentes en el mercado, con todas sus variantes, exceden al alcance de este trabajo.
21 En el sentido de que se ignoran algunas propiedades de los objetos reales buscando simplificarlos.
20
13
La respuesta es simple: se debe lograr que las bases de datos estn creadas de forma tal que contengan
los datos que luego sern utilizados en la toma de decisiones, ya sea por personas, por otros sistemas de
informacin, por otras bases de datos de mayor orden (usualmente almacenes de datos) que consoliden
informacin de una de menor orden (usualmente bases transaccionales), o en sistemas de orden superior
o agregado.
No pretendemos aqu enfocarnos en la construccin de un almacn de datos ni presentar herramientas
de inteligencia de negocios, pero s coincidimos en que la clave se encuentra en crear una adecuada
staging rea (rea de ensayos) donde se recopilen los datos que sern el insumo para la toma de
decisiones (Bernabeu, 2010, pg. 78) ya sea en sistemas transaccionales y potencialmente de inteligencia
de negocios.
Creemos que Edgar F. Codd elabor en su paper (Codd, 1970) la clave del anlisis a realizar en el diseo
de las bases de datos que sern utilizadas en la toma de decisiones con los sistemas de informacin.
Por ende, un adecuado diseo de bases de datos que permita tomar decisiones debera como mnimo
contemplar:
1) Una adecuada separacin entre las tablas maestras o catlogos cuyos datos tienen la tendencia
a permanecer estticos a los largo del tiempo (por ejemplo, maestros de clientes y proveedores)
y las tablas transaccionales cuyos datos tienden a estar en permanente evolucin (por ejemplo
los pedidos y compras que se efectan a lo largo del tiempo)
2) Evitar la duplicidad de datos y tener los mecanismos de validacin suficiente que eviten el
G.I.G.O. en los procesos de CRUD
3) Proteger la integridad de los datos por medio de procesos de actualizacin, revalidacin y
auditoria que eviten la obsolescencia e inexactitud de los mismos.
4) Establecer los mecanismos de control interno entre los datos de las tablas considerando una
asociacin temporal de los mismos entre una transaccin realizada y un archivo maestro,
buscando encontrar relaciones ciertas y vlidas22 en un determinado momento.
5) Hacer un adecuado anlisis de los datos que se pretenden almacenar estableciendo su tipo de
datos (carcter, numrico entero, numrico decimal, fecha, etc.) para lograr que sus tamaos y
longitudes sean aptos para un uso sostenido a lo largo del tiempo.
6) Si se tratase de campos calculados, que las frmulas de clculo puedan ser mantenidas
consistentemente con la operatoria de la organizacin y eventualmente, puedan reproducirse
por medio de otros procesos o sistemas cuando stos no sean clculos algebraicos simples23.
7) Determinar cules campos permitirn valores nulos y, si fuera necesario cules sern los valores
por defecto de los mismos.
8) Establecer dependencias lgicas entre tablas maestras y transaccionales y entre las
transaccionales entre s, para impedir la generacin de inconsistencias.
9) Establecer dependencias funcionales transitivas entre los datos que por agregacin permitan
asegurar la certeza y validez de los mismos24.
10) Intentar evitar el almacenamiento de datos superfluos que puedan ser reconstruidos por medio
de algn proceso posterior (usualmente por lotes o de actualizacin masiva) o un algoritmo.
La toma de decisiones consiste, bsicamente, en elegir una opcin entre las disponibles, a los efectos de
resolver un problema actual o potencial (aun cuando no se evidencie un conflicto latente). Es elegir entre
22 Se busca evitar de esta forma que, por ejemplo se actualicen los datos de un proveedor en la tabla maestra y que estos se sobreescriban a lo largo del tiempo impidiendo reconstruir situaciones histricas.
23 Nos referimos aqu a clculos que no impliquen uso de operaciones matemticas bsicas.
24 A modo de ejemplo, si en una tabla maestra de empleados est correctamente almacenada la fecha de nacimiento de una persona,
y por medio de un proceso se puede determinar su edad al da de hoy, establecer si puede solicitar su licencia de conducir.
14
varias alternativas de acciones, sabiendo que las consecuencias de nuestras decisiones son inciertas
(Andreu, Ricart, & Josep, 1991).
Entonces, una organizacin que utiliza sistemas de informacin para tomar decisiones, algunas
operativas, y otras estratgicas como dicen Andreu et al, debe velar por una eficiente gestin de datos
que permita tomar decisiones dentro de lo posible con la mayor exactitud y en esa lnea de pensamiento
el diseo de las bases de datos se torna fundamental.
8 Conclusin
Hemos visto que los sistemas de informacin son los que capturan, procesan, almacenan y distribuyen
informacin til para la toma de decisiones.
Habitualmente se considera que las decisiones sern ms adecuadas, exactas y precisas si los sistemas
proveen informacin, que cumpliendo estos atributos permitir a la persona (o sistema de orden mayor)
que toma las decisiones hacer mejor su trabajo.
Sin embargo, muchas veces es omitido como punto de anlisis que el producto de los sistemas de
informacin es el resultado de la captura de datos del ambiente, del procesamiento que realiza en un
determinado momento o de los datos que estaban previamente almacenados en sus bases de datos.
Si las organizaciones necesitan tomar decisiones con sus sistemas de informacin, el diseo de las mismas
debe responder a las necesidades organizacionales, lo que conlleva a que los datos guardados deban
contener rigurosidad y calidad para que la decisin que se tome tenga estos mismos atributos.
Creemos que los conceptos bsicos del diseo de bases de datos no deben perderse, sino enfatizarse,
controlarse y estar en constante actualizacin, segn surjan necesidades para la organizacin, dado que
el resto de los factores (lo que se captura del ambiente o lo que procesa un sistema) son potencialmente
reproducibles, pero lo que se encuentra en nuestros archivos no lo es.
15
9 Bibliografa
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del Autor.
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Sommerville, I. (2002). Ingenieria de Software. Mexico: Pearson Educacin.
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16