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NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA

GENERAL DEL ESTADO


Acuerdo de la Contralora General del Estado 39
Registro Oficial Suplemento 87 de 14-dic.-2009
Ultima modificacin: 30-jun.-2016
Estado: Reformado
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL
SECTOR PUBLICO Y PERSONAS JURIDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE
DISPONGAN DE RECURSOS PUBLICOS
Oficio No. 22784 SGEN
Quito, 2 de diciembre del 2009.
Licenciado
Luis Fernando Badillo Guerrero
DIRECTOR DEL REGISTRO OFICIAL (E)
Ciudad
Seor Director:
Como alcance a mi oficio 21745 SGEN de 17 de noviembre del 2009, solicit a usted se sirva
disponer la publicacin en el Registro Oficial, del Acuerdo 039-CG de 16 de noviembre del 2009,
suscrito por el doctor Carlos Plit Faggioni, Contralor General del Estado, mediante el cual expide las
"Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector pblico y personas jurdicas de
derecho privado que dispongan de recursos pblicos".
En razn de que en el Registro Oficial 078 de 1 de diciembre del 2009 se public nicamente el
Acuerdo antes indicado y no las Normas de Control Interno, en esta oportunidad le pido que se sirva
disponer la publicacin de las "Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector
pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos", para cuyo fin,
acompao la versin en medio magntico e impreso del documento en referencia.
Le expreso el sentimiento de mi distinguida consideracin.
Atentamente,
Dios, Patria y Libertad
PRESENTACION
La Contralora General del Estado, frente a los cambios en la legislacin ecuatoriana que se han
producido a partir de la emisin de la nueva Constitucin de la Repblica del Ecuador, reformas a la
Ley Orgnica de la Contralora General del Estado y otras disposiciones legales y normativas para
los sectores ambiental, elctrico, administrativo, talento humano, informacin pblica, finanzas
pblicas, contratacin pblica, entre otras; y, los avances y mejores prcticas en la administracin
pblica moderna emitidos por las organizaciones internacionales encargadas de su investigacin y
divulgacin, consider necesario actualizar las Normas de Control Interno, para proveer a las
entidades, organismos del sector pblico y personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos, de un importante marco normativo a travs del cual puedan desarrollarse para

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alcanzar sus objetivos y maximizar los servicios pblicos que deben proporcionar a la comunidad.
La Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, dispone a este organismo, la regulacin del
funcionamiento del sistema de control, con la adaptacin, expedicin, aprobacin y actualizacin de
las Normas de Control Interno. A partir de este marco regulador, cada institucin del Estado dictar
las normas, polticas y manuales especficos que consideren necesarios para su gestin.
Las Normas de Control Interno desarrolladas incluyen: normas generales y otras especficas
relacionadas con la administracin financiera gubernamental, talento humano, tecnologa de la
informacin y administracin de proyectos y recogen la utilizacin del marco integrado de control
interno emitido por el Comit de Organizaciones que patrocina la Comisin Treadway (COSO), que
plantea cinco componentes interrelacionados e integrados al proceso de administracin, con la
finalidad de ayudar a las entidades a lograr sus objetivos.
Las Normas de Control Interno son concordantes con el marco legal vigente y estn diseadas bajo
principios administrativos, disposiciones legales y normativa tcnica pertinente.
La actualizacin de las normas fue realizada con la participacin, aporte y coordinacin de usuarios
internos y externos quienes proporcionaron informacin importante sobre reas especficas de
gestin, por tanto, es el resultado de un esfuerzo comn. Es un documento que promueve el diseo,
implantacin y evaluacin del sistema de control interno, que debe ser perfeccionado continuamente
para incorporar el impacto de los nuevos avances y tendencias actuales en la administracin, en
beneficio de las instituciones del sector pblico, de las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos y de la sociedad en general, usuaria de los bienes y servicios que
stas proveen.
INTRODUCCION
Antecedentes
En el ao 1977, se expidi la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, reemplaz a la
Ley Orgnica de Hacienda y fue concebida bajo un enfoque sistemtico de los diferentes
componentes de la Administracin Financiera. En el Captulo 3 del Ttulo VII, se sealaron los
parmetros fundamentales sobre los que la Contralora General del Estado deba formular las
Normas Tcnicas de Control Interno, como parte de las normas secundarias de los sistemas de
contabilidad y de control que le corresponda emitir al organismo de control.
En noviembre del mismo ao, con Acuerdo 000971, la Contralora General del Estado expidi las
primeras Normas Tcnicas de Control Interno conjuntamente con las Polticas de Contabilidad,
Normas Tcnicas de Contabilidad y Polticas de Auditora del Sector Pblico. Esta normatividad fue
actualizada en abril de 1994, con la expedicin del Acuerdo 017-CG.
En el mbito internacional se celebraron eventos que marcaron una etapa importante en el desarrollo
del control interno; en el ao 1990 se public el documento "Control Interno - Marco Integrado"
(Internal Control - Integrated Framework, 1990), elaborado por la Comisin Nacional sobre
Informacin Financiera Fraudulenta conocida como la Comisin Treadway, quienes adoptaron el
nombre de COSO.
El informe COSO concentr los distintos enfoques existentes en el mbito mundial, en uno solo,
definiendo al control interno como un modelo integrado a la gestin de las organizaciones, ejecutado
por el personal de las entidades en sus distintos niveles jerrquicos; que promueve la honestidad y la
responsabilidad y suministra seguridad razonable en el uso de los recursos para conseguir los
objetivos de: impulsar el uso racional de estrategias, promover la eficiencia en las operaciones,
cumplir con las normativas aplicables y contar con una herramienta apropiada para prevenir errores
e irregularidades.

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En el ao 1992, la Organizacin Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores, INTOSAI,


aprob la gua para las Normas de Control Interno del Sector Pblico, concebida para visualizar el
diseo, implantacin y evaluacin del control interno en las entidades fiscalizadoras superiores. Esta
gua fue actualizada en distintos eventos internacionales, siendo la ltima reforma en el ao 2004,
luego del XVII Congreso Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores, INCOSAI,
realizado en Budapest.
Con el propsito de asegurar la correcta y eficiente administracin de los recursos y bienes de las
entidades y organismos del sector pblico ecuatoriano, en el ao 2002, la Contralora General del
Estado emiti las Normas de Control Interno, que constituyen lineamientos orientados al
cumplimiento de dichos objetivos.
Los cambios en el ordenamiento jurdico del pas, a partir de ese mismo ao, los avances y mejores
prcticas en la gestin pblica, exigen la actualizacin de las normas de control interno, cuya
aplicacin propiciar el mejoramiento de los sistemas de control interno y la administracin pblica
en relacin a la utilizacin de los recursos estatales y la consecucin de los objetivos institucionales.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR
PUBLICO Y DE LAS PERSONAS JURIDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE DISPONGAN DE
RECURSOS PUBLICOS
ESTRUCTURA DEL CODIGO
El cdigo de las Normas de Control Interno tendr cinco caracteres numricos:
Los tres primeros, conforman el primer campo y representan el grupo y subgrupo, as
"200 AMBIENTE DE CONTROL"
Los dos ltimos caracteres, constituyen el segundo campo y sealan el ttulo de la norma:
"200-01 Integridad y valores ticos.
100 NORMAS GENERALES
100-01 Control Interno
El control interno ser responsabilidad de cada institucin del Estado y de las personas jurdicas de
derecho privado que dispongan de recursos pblicos y tendr como finalidad crear las condiciones
para el ejercicio del control.
El control interno es un proceso integral aplicado por la mxima autoridad, la direccin y el personal
de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y
la proteccin de los recursos pblicos. Constituyen componentes del control interno el ambiente de
control, la evaluacin de riesgos, las actividades de control, los sistemas de informacin y
comunicacin y el seguimiento.
El control interno est orientado a cumplir con el ordenamiento jurdico, tcnico y administrativo,
promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y
oportunidad de la informacin, as como la adopcin de medidas oportunas para corregir las
deficiencias de control.
100-02 Objetivos del control interno
El control interno de las entidades, organismo del sector pblico y personas jurdicas de derecho
privado que dispongan de recursos pblicos para alcanzar la misin institucional, deber contribuir al

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cumplimiento de los siguientes objetivos:


- Promover la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones bajo principios ticos y de
transparencia.
- Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la informacin.
- Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y servicios
pblicos de calidad.
- Proteger y conservar el patrimonio pblico contra prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o
acto ilegal.
100-03 Responsables del control interno
El diseo, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluacin del
control interno es responsabilidad de la mxima autoridad, de los directivos y dems servidoras y
servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias.
Los directivos, en el cumplimiento de su responsabilidad, pondrn especial cuidado en reas de
mayor importancia por su materialidad y por el riesgo e impacto en la consecucin de los fines
institucionales.
Las servidoras y servidores de la entidad, son responsables de realizar las acciones y atender los
requerimientos para el diseo, implantacin, operacin y fortalecimiento de los componentes del
control interno de manera oportuna, sustentados en la normativa legal y tcnica vigente y con el
apoyo de la auditora interna como ente asesor y de consulta.
100-04 Rendicin de cuentas
La mxima autoridad, los directivos y dems servidoras y servidores, segn sus competencias,
dispondrn y ejecutarn un proceso peridico, formal y oportuno de rendicin de cuentas sobre el
cumplimiento de la misin y de los objetivos institucionales y de los resultados esperados.
La rendicin de cuentas es la obligacin que tienen todas las servidoras y servidores de responder,
reportar, explicar o justificar ante la autoridad, los directivos y la ciudadana, por los recursos
recibidos y administrados y por el cumplimiento de las funciones asignadas. Es un proceso continuo
que incluye la planificacin, la asignacin de recursos, el establecimiento de responsabilidades y un
sistema de informacin y comunicacin adecuado.
Las servidoras y servidores, presentarn informes peridicos de su gestin ante la alta direccin para
la toma de decisiones, en los que se harn constar la relacin entre lo planificado y lo ejecutado, la
explicacin de las variaciones significativas, sus causas y las responsabilidades por errores,
irregularidades y omisiones.
La rendicin de cuentas, se realizar en cumplimiento al ordenamiento jurdico vigente.
200 AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el
accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la
consecuencia de la actitud asumida por la alta direccin y por el resto de las servidoras y servidores,
con relacin a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.
El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio
de prcticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y
generar una cultura de control interno.
Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia las tareas del personal con respecto al

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control de sus actividades. En este contexto, el personal es la esencia de cualquier entidad, al igual
que sus atributos individuales como la integridad y valores ticos y el ambiente donde operan,
constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el sistema.
El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y
actividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad de ocurrencia de los riesgos.
Igualmente tiene relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con las
actividades de monitoreo.
La mxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, deber mostrar
constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institucin,
mediante la divulgacin de stas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las
labores habituales.
La mxima autoridad de cada entidad establecer en forma clara y por escrito las lneas de conducta
y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institucin de acuerdo con las
disposiciones y los lineamientos del gobierno y dems organismos, para lo cual mantendr un
ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas; de
honestidad y de respaldo hacia el control interno; as como, garantizar el uso eficiente de los
recursos y proteger el medio ambiente.
200-01 Integridad y valores ticos
La integridad y los valores ticos son elementos esenciales del ambiente de control, la
administracin y el monitoreo de los otros componentes del control interno.
La mxima autoridad y los directivos establecern los principios y valores ticos como parte de la
cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas de libre remocin;
estos valores rigen la conducta de su personal, orientando su integridad y compromiso hacia la
organizacin.
La mxima autoridad de cada entidad emitir formalmente las normas propias del cdigo de tica,
para contribuir al buen uso de los recursos pblicos y al combate a la corrupcin.
Los responsables del control interno determinarn y fomentarn la integridad y los valores ticos,
para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades institucionales y establecern mecanismos
que promuevan la incorporacin del personal a esos valores; los procesos de reclutamiento y
seleccin de personal se conducirn teniendo presente esos rasgos y cualidades.
200-02 Administracin estratgica
Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos, implantarn, pondrn en funcionamiento y actualizarn el sistema de planificacin,
as como el establecimiento de indicadores de gestin que permitan evaluar el cumplimiento de los
fines, objetivos y la eficiencia de la gestin institucional.
Las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de
recursos pblicos requieren para su gestin, la implantacin de un sistema de planificacin que
incluya la formulacin, ejecucin, control, seguimiento y evaluacin de un plan plurianual institucional
y planes operativos anuales, que considerarn como base la funcin, misin y visin institucionales y
que tendrn consistencia con los planes de gobierno y los lineamientos del organismo tcnico de
planificacin.
Los planes operativos constituirn la desagregacin del plan plurianual y contendrn: objetivos,
indicadores, metas, programas, proyectos y actividades que se impulsarn en el perodo anual,
documento que deber estar vinculado con el presupuesto a fin de concretar lo planificado en

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funcin de las capacidades y la disponibilidad real de los recursos.


La formulacin del plan operativo anual deber coordinarse con los procesos y polticas establecidos
por el Sistema Nacional de Planificacin (SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversin
Pblica (SNIP), las directrices del sistema de presupuesto, as como el anlisis pormenorizado de la
situacin y del entorno. Asimismo, dichas acciones se disearn para coadyuvar el cumplimiento de
los componentes de la administracin estratgica antes mencionada. Como toda actividad de
planificacin requiere seguimiento y evaluacin permanente.
El anlisis de la situacin y del entorno se concretar considerando los resultados logrados, los
hechos que implicaron desvos a las programaciones precedentes, identificando las necesidades
emergentes para satisfacer las demandas presentes y futuras de los usuarios internos y externos y
los recursos disponibles, en un marco de calidad.
Los productos de todas las actividades mencionadas de formulacin, cumplimiento, seguimiento y
evaluacin, deben plasmarse en documentos oficiales a difundirse entre todos los niveles de la
organizacin y a la comunidad en general.
200-03 Polticas y prcticas de talento humano
El control interno incluir las polticas y prcticas necesarias para asegurar una apropiada
planificacin y administracin del talento humano de la institucin, de manera que se garantice el
desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio.
El talento humano es lo ms valioso que posee cualquier institucin, por lo que debe ser tratado y
conducido de forma tal que se consiga su ms elevado rendimiento. Es responsabilidad de la
direccin encaminar su satisfaccin personal en el trabajo que realiza, procurando su
enriquecimiento humano y tcnico.
La administracin del talento humano, constituye una parte importante del ambiente de control,
cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente tico desarrollando el profesionalismo y
fortaleciendo la transparencia en las prcticas diarias. Esto se hace visible en la ejecucin de los
procesos de planificacin, clasificacin, reclutamiento y seleccin de personal, capacitacin,
evaluacin del desempeo y promocin y en la aplicacin de principios de justicia y equidad, as
como el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones laborales.
200-04 Estructura organizativa
La mxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su
misin y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realizacin de los
procesos, las labores y la aplicacin de los controles pertinentes.
La estructura organizativa de una entidad depende del tamao y de la naturaleza de las actividades
que desarrolla, por lo tanto no ser tan sencilla que no pueda controlar adecuadamente las
actividades de la institucin, ni tan complicada que inhiba el flujo necesario de informacin. Los
directivos comprendern cules son sus responsabilidades de control y poseern experiencia y
conocimientos requeridos en funcin de sus cargos.
Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de organizacin actualizado en el
cual se deben asignar responsabilidades, acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles
jerrquicos y funciones para cada uno de sus servidoras y servidores.
200-05 Delegacin de autoridad
La asignacin de responsabilidad, la delegacin de autoridad y el establecimiento de polticas
conexas, ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y

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requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de informacin y


autorizaciones para efectuar cambios.
La delegacin de funciones o tareas debe conllevar, no slo la exigencia de la responsabilidad por el
cumplimiento de los procesos y actividades correspondientes, sino tambin la asignacin de la
autoridad necesaria, a fin de que los servidores puedan emprender las acciones ms oportunas para
ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz.
Las resoluciones administrativas que se adopten por delegacin sern consideradas como dictadas
por la autoridad delegante. El delegado ser personalmente responsable de las decisiones y
omisiones con relacin al cumplimiento de la delegacin.
200-06 Competencia profesional
La mxima autoridad y los directivos de cada entidad pblica reconocern como elemento esencial,
las competencias profesionales de las servidoras y servidores, acordes con las funciones y
responsabilidades asignadas.
La competencia incluye el conocimiento y habilidades necesarias para ayudar a asegurar una
actuacin ordenada, tica, eficaz y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las
responsabilidades individuales relacionadas con el control interno.
Las servidoras y servidores de los organismos, entidades, dependencias del sector pblico y
personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos, mantendrn un nivel de
competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, implantacin y mantenimiento
de un buen control interno y realizar sus funciones para poder alcanzar los objetivos y la misin de la
entidad.
Los directivos de la entidad, especificarn en los requerimientos de personal, el nivel de
competencias necesario para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las reas
correspondientes. As mismo, los programas de capacitacin estarn dirigidos a mantener los niveles
de competencia requeridos.
200-07 Coordinacin de acciones organizacionales
La mxima autoridad de cada entidad, en coordinacin con los directivos, establecer las medidas
propicias, a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la responsabilidad que les
compete para el adecuado funcionamiento del control interno.
Las servidoras y servidores participarn activamente en la aplicacin y el mejoramiento de las
medidas ya implantadas, as como en el diseo de controles efectivos para las reas de la
organizacin donde desempean sus labores, de acuerdo con sus competencias y
responsabilidades.
La mxima autoridad y el personal de la entidad, en el mbito de sus competencias, son
responsables de la aplicacin y mejoramiento continuo del control interno as como establecer los
mecanismos de relacin entre la administracin principal y las que operen en localizaciones
geogrficamente apartadas.
El control interno debe contemplar los mecanismos y disposiciones requeridos a efecto que las
servidoras y servidores de las unidades participantes en la ejecucin de los procesos, actividades y
transacciones de la institucin, desarrollen sus acciones de manera coordinada y coherente, con
miras a la implantacin efectiva de la estrategia organizacional para el logro de los objetivos.
200-08 Adhesin a las polticas institucionales

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Las servidoras y servidores de las entidades, observarn las polticas institucionales y las especficas
aplicables a sus respectivas reas de trabajo.
En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores observarn las polticas
generales y las especficas aplicables a sus respectivas reas de trabajo, que hayan sido emitidas y
divulgadas por la mxima autoridad y directivos de la entidad, quienes adems instaurarn medidas
y mecanismos propicios para fomentar la adhesin a las polticas por ellos emitidas.
Los niveles de direccin y jefatura se asegurarn de la adhesin a las polticas institucionales,
mediante el establecimiento de controles y factores motivadores adecuados.
200-09 Unidad de Auditora Interna
La auditora interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y asesora,
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin; evala el sistema de
control interno, los procesos administrativos, tcnicos, ambientales, financieros, legales, operativos,
estratgicos y gestin de riesgos.
Cada institucin, cuando se justifique, contar con una Unidad de Auditora Interna organizada, con
independencia y con los recursos necesarios para que brinde asesora oportuna y profesional en el
mbito de su competencia, agregando valor a la gestin institucional y garanta razonable de que la
gestin de la mxima autoridad y dems servidoras y servidores, se realiza con apego a las normas
vigentes.
La Unidad de Auditora Interna estar integrada por personal multidisciplinario. Mediante tcnicas y
procedimientos de auditora, evaluar la eficiencia del sistema de control interno, la administracin
de riesgos institucionales, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes y regulaciones
aplicables que permitan el logro de los objetivos institucionales. Proporcionar asesora en materia
de control a las autoridades, niveles directivos, servidoras y servidores de la entidad, para fomentar
la mejora de sus procesos y operaciones.
Los auditores de la Unidad de Auditora Interna actuarn con criterio independiente respecto a las
operaciones o actividades auditadas y no intervendrn en la autorizacin o aprobacin de los
procesos financieros, administrativos, operativos y ambientales.
300 EVALUACION DEL RIESGO
La mxima autoridad establecer los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los
riesgos a los que est expuesta la organizacin para el logro de sus objetivos.
El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podra perjudicar o afectar
adversamente a la entidad o su entorno. La mxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal de
la entidad sern responsables de efectuar el proceso de administracin de riesgos, que implica la
metodologa, estrategias, tcnicas y procedimientos, a travs de los cuales las unidades
administrativas identificarn, analizarn y tratarn los potenciales eventos que pudieran afectar la
ejecucin de sus procesos y el logro de sus objetivos.
300-01 Identificacin de riesgos
Los directivos de la entidad identificarn los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos
institucionales debido a factores internos o externos, as como emprendern las medidas pertinentes
para afrontar exitosamente tales riesgos.
Los factores externos pueden ser econmicos, polticos, tecnolgicos, sociales y ambientales. Los
internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnologa y los procesos.

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Es imprescindible identificar los riesgos relevantes que enfrenta una entidad en la bsqueda de sus
objetivos.
La identificacin de los riesgos es un proceso interactivo y generalmente integrado a la estrategia y
planificacin. En este proceso se realizar un mapa del riesgo con los factores internos y externos y
con la especificacin de los puntos claves de la institucin, las interacciones con terceros, la
identificacin de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar.
Algo fundamental para la evaluacin de riesgos es la existencia de un proceso permanente para
identificar el cambio de condiciones gubernamentales, econmicas, industriales, regulatorias y
operativas, para tomar las acciones que sean necesarias.
Los perfiles de riesgo y controles relacionados sern continuamente revisados para asegurar que el
mapa del riesgo siga siendo vlido, que las respuestas al riesgo son apropiadamente escogidas y
proporcionadas, y que los controles para mitigarlos sigan siendo efectivos en la medida en que los
riesgos cambien con el tiempo.
300-02 Plan de mitigacin de riesgos
Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos, realizarn el plan de mitigacin de riesgos desarrollando y
documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos que
puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos.
En el plan de mitigacin de riesgos se desarrollar una estrategia de gestin, que incluya su proceso
e implementacin. Se definirn objetivos y metas, asignando responsabilidades para reas
especficas, identificando conocimientos tcnicos, describiendo el proceso de evaluacin de riesgos
y las reas a considerar, detallando indicadores de riesgos, delineando procedimientos para las
estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para el monitoreo y definiendo los reportes,
documentos y las comunicaciones necesarias.
Los directivos de las entidades del sector pblico y las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan de recursos pblicos, desarrollarn planes, mtodos de respuesta y monitoreo de
cambios, as como un programa que prevea los recursos necesarios para definir acciones en
respuesta a los riesgos. Una adecuada planeacin de la administracin de los riesgos, reduce la
eventualidad de la ocurrencia y del efecto negativo de stos (impacto) y alerta a la entidad respecto
de su adaptacin frente a los cambios.
300-03 Valoracin de los riesgos
La valoracin del riesgo estar ligada a obtener la suficiente informacin acerca de las situaciones de
riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este anlisis le permitir a las servidoras y
servidores reflexionar sobre cmo los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando un
estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar.
La administracin debe valorar los riesgos a partir de dos perspectivas, probabilidad e impacto,
siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el efecto
frente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando tcnicas de valoracin y datos
de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparacin con
los estimados.
La metodologa para analizar riesgos puede variar, porque algunos son difciles de cuantificar,
mientras que otros se prestan para un diagnstico numrico.
Se consideran factores de alto riesgo potencial los programas o actividades complejas, el manejo de
dinero en efectivo, la alta rotacin y crecimiento del personal, el establecimiento de nuevos servicios,

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sistemas de informacin rediseados, crecimientos rpidos, nueva tecnologa, entre otros. La


valoracin del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la experiencia.
300-04 Respuesta al riesgo
Los directivos de la entidad identificarn las opciones de respuestas al riesgo, considerando la
probabilidad y el impacto en relacin con la tolerancia al riesgo y su relacin costo/beneficio.
La consideracin del manejo del riesgo y la seleccin e implementacin de una respuesta son parte
integral de la administracin de los riesgos. Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser: evitar,
reducir, compartir y aceptar.
Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reduccin incluye los mtodos y
tcnicas especficas para tratar con ellos, identificndolos y proveyendo acciones para la reduccin
de su probabilidad e impacto. El compartirlo reduce la probabilidad y el impacto mediante la
transferencia u otra manera de compartir una parte del riesgo. La aceptacin no realiza accin
alguna para afectar la probabilidad o el impacto.
Como parte de la administracin de riesgos, los directivos considerarn para cada riesgo significativo
las respuestas potenciales a base de un rango de respuestas. A partir de la seleccin de una
respuesta, se volver a medir el riesgo sobre su base residual, reconociendo que siempre existir
algn nivel de riesgo residual por causa de la incertidumbre inherente y las limitaciones propias de
cada actividad.
400 ACTIVIDADES DE CONTROL
La mxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno de
acuerdo a sus competencias, establecern polticas y procedimientos para manejar los riesgos en la
consecucin de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los
controles de acceso a los sistemas de informacin.
Las actividades de control se dan en toda la organizacin, en todos los niveles y en todas las
funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de deteccin y prevencin, tales como:
separacin de funciones incompatibles, procedimientos de aprobacin y autorizacin, verificaciones,
controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisin del desempeo de operaciones,
segregacin de responsabilidades de autorizacin, ejecucin, registro y comprobacin de
transacciones, revisin de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e
incumplimientos.
Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar consistentemente de
acuerdo a un plan a lo largo de un perodo y estar relacionadas directamente con los objetivos de la
entidad.
La implantacin de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por un anlisis
de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y contribucin en relacin con el logro
de los objetivos, es decir, se deber considerar como premisa bsica que el costo de establecer un
control no supere el beneficio que pueda obtener.
401 Generales
401-01 Separacin de funciones y rotacin de labores
La mxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrn cuidado al definir las funciones de sus
servidoras y servidores y de procurar la rotacin de las tareas, de manera que exista independencia,
separacin de funciones incompatibles y reduccin del riesgo de errores o acciones irregulares.

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Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y el riesgo de no detectar
tales problemas, no se asignar a un solo servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo
todas las etapas claves de un proceso u operacin.
La separacin de funciones se definir en la estructura orgnica, en los flujogramas y en la
descripcin de cargos en todas las entidades del sector pblico.
Los niveles de direccin y jefatura, contemplarn la conveniencia de rotar sistemticamente las
labores entre quienes realizan tareas o funciones afines, siempre y cuando la naturaleza de tales
labores permita efectuar tal medida.
La rotacin en el desempeo de tareas claves para la seguridad y el control, es un mecanismo eficaz
para evitar actos reidos con el cdigo de tica de la entidad u organismo.
401-02 Autorizacin y aprobacin de transacciones y operaciones
La mxima autoridad, establecer por escrito o por medio de sistemas electrnicos, procedimientos
de autorizacin que aseguren la ejecucin de los procesos y el control de las operaciones
administrativas y financieras, a fin de garantizar que slo se efecten operaciones y actos
administrativos vlidos.
La conformidad con los trminos y condiciones de una autorizacin implica que las tareas que
desarrollarn las servidoras y servidores, que han sido asignadas dentro de sus respectivas
competencias, se adecuarn a las disposiciones emanadas por la direccin, en concordancia con el
marco legal.
Las servidoras y servidores que reciban las autorizaciones, sern conscientes de la responsabilidad
que asumen en su tarea y no efectuarn actividades que no les corresponda.
401-03 Supervisin
Los directivos de la entidad, establecern procedimientos de supervisin de los procesos y
operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y
eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno.
La supervisin de los procesos y operaciones se los realizar constantemente para asegurar que se
desarrollen de acuerdo con lo establecido en las polticas, regulaciones y procedimientos en
concordancia con el ordenamiento jurdico; comprobar la calidad de sus productos y servicios y el
cumplimiento de los objetivos de la institucin.
Permitir adems, determinar oportunamente si las acciones existentes son apropiadas o no y
proponer cambios con la finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las operaciones y
contribuir a la mejora continua de los procesos de la entidad.
402 Administracin Financiera - PRESUPUESTO
402-01 Responsabilidad del control
La mxima autoridad de una entidad, u organismo del sector pblico, dispondr a los responsables
de las unidades inherentes a la materia, el diseo de los controles que se aplicarn para asegurar el
cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario en base de las disposiciones legales,
reglamentarias y polticas gubernamentales, sectoriales e institucionales, que regulan las actividades
del presupuesto y alcanzar los resultados previstos.
Las entidades del sector pblico delinearn procedimientos de control interno presupuestario para la
programacin, formulacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin, clausura y liquidacin del presupuesto

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institucional; se fijarn los objetivos generales y especficos en la programacin de ingresos y gastos


para su consecucin en la ejecucin presupuestaria y asegurar la disponibilidad presupuestaria de
fondos en las asignaciones aprobadas. Todos los ingresos y gastos estarn debidamente
presupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitar la reforma
presupuestaria correspondiente.
En la formulacin del presupuesto de las entidades del sector pblico se observarn los principios
presupuestarios de: universalidad, unidad, programacin, equilibrio y estabilidad, plurianualidad,
eficiencia, eficacia, transparencia, flexibilidad y especificacin, para que el presupuesto cuente con
atributos que vinculen los objetivos del plan con la administracin de recursos, tanto en el aspecto
financiero, como en las metas fiscales.
La programacin de la ejecucin presupuestaria del gasto, consiste en seleccionar y ordenar las
asignaciones de fondos para cada uno de los programas, proyectos y actividades que sern
ejecutados en el perodo inmediato, a fin de optimizar el uso de los recursos disponibles.
Para los componentes del sistema de administracin financiera tales como: Presupuesto,
Contabilidad Gubernamental, Tesorera, Recaudacin, Nmina, Control Fsico de Bienes, Deuda
Pblica y Convenios, se coordinarn e implantarn procedimientos de control interno necesarios
para que sean cumplidos por las servidoras y servidores de acuerdo a las funciones asignadas, con
la finalidad de que generen adecuados registros que hagan efectivos los propsitos de transparencia
y rendicin de cuentas.
402-02 Control previo al compromiso
Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles
directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para precautelar la correcta administracin
del talento humano, financieros y materiales.
En el control previo a la autorizacin para la ejecucin de un gasto, las personas designadas
verificarn previamente que:
1. La operacin financiera est directamente relacionada con la misin de la entidad y con los
programas, proyectos y actividades aprobados en los planes operativos anuales y presupuestos.
2. La operacin financiera rena los requisitos legales pertinentes y necesarios para llevarla a cabo,
que no existan restricciones legales sobre la misma.
3. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no comprometidos a fin
de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.
402-03 Control previo al devengado
Previa a la aceptacin de una obligacin, o al reconocimiento de un derecho, como resultado de la
recepcin de bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios u otros conceptos de ingresos,
las servidoras y servidores encargados del control verificarn:
1. Que la obligacin o deuda sea veraz y corresponda a una transaccin financiera que haya reunido
los requisitos exigidos en la fase del control previo, que se haya registrado contablemente y
contenga la autorizacin respectiva, as como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmtica.
2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la calidad y cantidad
descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el ingreso a bodega o en el acta de recepcin
e informe tcnico legalizados y que evidencien la obligacin o deuda correspondiente.
3. Que la transaccin no vare con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el
presupuesto, establecidos al momento del control previo al compromiso efectuado.
4. Diagnstico y evaluacin preliminar de la planificacin y programacin de los presupuestos de
ingresos.
5. La existencia de documentacin debidamente clasificada y archivada que respalde los ingresos.

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6. La correccin y legalidad aplicadas en los aspectos formales y metodolgicos del ingreso.


7. La sujecin del hecho econmico que genera el ingreso a las normas que rigen su proceso.
402-04 Control de la evaluacin en la ejecucin del presupuesto por resultados
La evaluacin presupuestaria es una herramienta importante para la gestin de las entidades del
sector pblico, por cuanto determina sus resultados mediante el anlisis y medicin de los avances
fsicos y financieros obtenidos.
La evaluacin presupuestaria comprende la determinacin del comportamiento de los ingresos y
gastos, as como la identificacin del grado de cumplimiento de las metas programadas, a base del
presupuesto aprobado y del plan operativo anual institucional.
Cada entidad deber determinar el grado de cumplimiento de los techos establecidos en la
programacin financiera y las causas de las variaciones registradas.
La evaluacin, tambin permite determinar la ejecucin y el comportamiento de los agregados
financieros de ingresos, gastos y financiamiento con respecto a la programacin inicial, con el fin de
comprobar el grado de cumplimiento de las metas esperadas en trminos de ahorro, resultado
financiero y estructura del financiamiento, lo cual se utiliza para analizar la ejecucin acumulada con
relacin al presupuesto codificado vigente.
El propsito de la evaluacin presupuestaria es proporcionar informacin a los niveles responsables
del financiamiento, autorizacin y ejecucin de los programas, proyectos y actividades, sobre su
rendimiento en comparacin con lo planificado, adems, debe identificar y precisar las variaciones en
el presupuesto, para su correccin oportuna.
La mxima autoridad de la entidad dispondr que los responsables de la ejecucin presupuestaria
efecten el seguimiento y evaluacin del cumplimiento y logro de los objetivos, frente a los niveles de
recaudacin ptima de los ingresos y ejecucin efectiva de los gastos.
Los responsables de la ejecucin y evaluacin presupuestaria, comprobarn que el avance de las
obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos efectivos, con las etapas de avance y las
actividades permanezcan en los niveles de gastos y dentro de los plazos convenidos
contractualmente.
Mantendrn procedimientos de control sobre la evaluacin en cada fase del ciclo presupuestario,
tales como:
- Controles sobre la programacin vinculada al Plan Operativo Institucional, formulacin y
aprobacin.
- Controles de la ejecucin en cuanto a ingresos y gastos efectivos.
- Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligacin o devengado.
- Controles a las fases de ejecucin, evaluacin, clausura, liquidacin y seguimiento.
403 Administracin financiera - TESORERIA
403-01 Determinacin y recaudacin de los ingresos
La mxima autoridad y el servidor encargado de la administracin de los recursos establecidos en
las disposiciones legales para el financiamiento del presupuesto de las entidades y organismos del
sector pblico, sern los responsables de la determinacin y recaudacin de los ingresos, en
concordancia con el ordenamiento jurdico vigente.
Los ingresos pblicos segn su procedencia pueden ser tributarios y no tributarios, de autogestin,
de financiamiento y donaciones. Se clasificarn por la naturaleza econmica en: corrientes, de

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capital y financiamiento.
Los ingresos de autogestin, son recursos que las entidades y organismos del sector pblico
obtienen por la venta de bienes y servicios, tasas, contribuciones, derechos, arrendamientos, rentas
de inversiones, multas y otros, se recaudarn a travs de las cuentas rotativas de ingresos
aperturadas en los bancos corresponsales del depositario oficial de los fondos pblicos o en las
cuentas institucionales disponibles en el depositario oficial.
La recaudacin de los recursos pblicos podr hacerse de manera directa o por medio de la red
bancaria privada. En ambos casos se canalizar a travs de las cuentas rotativas de ingresos
abiertas en los bancos corresponsales.
Los ingresos obtenidos a travs de las cajas recaudadoras, en efectivo, cheque certificado o cheque
cruzado a nombre de la entidad sern revisados, depositados en forma completa e intacta y
registrados en las cuentas rotativas de ingresos autorizadas, durante el curso del da de recaudacin
o mximo el da hbil siguiente.
403-02 Constancia documental de la recaudacin
El Ministerio de Finanzas y toda entidad, organismo del sector pblico y persona jurdica de derecho
privado que disponga de recursos pblicos que recaude o reciba recursos financieros, en concepto
de ingresos, consignaciones, depsitos y otros conceptos por los que el Estado sea responsable,
otorgarn un comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado.
Por cada recaudacin que realice una entidad u organismo del sector pblico, por cualquier
concepto, se entregar al usuario el original del comprobante de ingreso preimpreso y prenumerado
o una especie valorada; estos documentos cumplirn con los requisitos establecidos por el
organismo rector en materia tributaria y respaldarn las transacciones realizadas, permitiendo el
control sobre los recursos que ingresan al Tesoro Nacional. Diariamente se preparar, a modo de
resumen, el reporte de los valores recaudados.
Ninguna institucin por ningn concepto, podr cobrar tasa y/o tarifa alguna por la venta de bienes y
servicios, sin que medie la comercializacin de especies valoradas, factura, nota de venta y otros
documentos autorizados por el organismo rector en materia tributaria.
Las entidades pblicas mantendrn un control interno estricto y permanente del uso y destino de los
formularios para recaudacin de recursos.
En caso de especies valoradas o ttulos de crdito, sus movimientos se justificarn
documentadamente mediante controles administrativos.
403-03 Especies valoradas
Las especies valoradas emitidas, controladas y custodiadas por la unidad responsable del Tesoro
Nacional, o aquellas que por excepcin son emitidas y custodiadas por los organismos del rgimen
seccional autnomo, entidades de seguridad social y empresas pblicas, se entregarn al
beneficiario por la recepcin de un servicio prestado por parte de un rgano del sector pblico.
Los ingresos que se generen por la venta de las especies valoradas constarn obligatoriamente en
los presupuestos institucionales y se depositarn en la cuenta rotativa de ingresos en los bancos
corresponsales.
La unidad responsable del Tesoro Nacional y las instituciones de la administracin pblica que
manejen especies valoradas, llevarn registros sobre la emisin, venta y baja de estos documentos y
su existencia ser controlada mediante cuentas de orden.

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El Instituto Geogrfico Militar es el nico organismo autorizado para elaborar las especies valoradas
para todo el sector pblico del Ecuador.
403-04 Verificacin de los ingresos
Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarn una verificacin diaria, con la
finalidad de comprobar que los depsitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los
valores recibidos, a fin de controlar que stos sean transferidos al depositario oficial.
La verificacin la realizar una persona distinta a la encargada de efectuar las recaudaciones y su
registro contable.
El servidor encargado de la administracin de los recursos, evaluar permanentemente la eficiencia
y eficacia de las recaudaciones y depsitos y adoptar las medidas que correspondan.
403-05 Medidas de proteccin de las recaudaciones
La mxima autoridad de cada entidad pblica y el servidor encargado de la administracin de los
recursos, adoptarn las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente, mientras
permanezcan en poder de la entidad y en trnsito para depsito en los bancos corresponsales.
El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estar respaldado por una garanta
razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.
Estas medidas de respaldo podrn incluir la exigencia de una caucin suficiente al recaudador, la
contratacin de plizas de seguro, la utilizacin de equipos con mecanismos de control automtico
de los cobros o de la secuencia y cantidad de comprobantes, seguridad fsica de las instalaciones, la
asignacin de personal de seguridad, la contratacin de empresas de transporte de valores o
depsitos en bancos que ofrezcan este servicio.
403-06 Cuentas corrientes bancarias
A la Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional ingresarn todos los recursos provenientes de
cualquier fuente que alimenta el Presupuesto General del Estado y de los gobiernos seccionales, a
travs de cuentas auxiliares. Se exceptan nicamente aquellas cuentas que deban mantenerse en
funcin de los convenios internacionales que el pas mantiene con otros pases y las que
correspondan a las empresas del Estado.
La apertura de cuentas para las instituciones del sector pblico en el depositario oficial ser
autorizada exclusivamente por la unidad responsable del Tesoro Nacional; ninguna institucin
pblica podr aperturar cuentas fuera del depositario oficial de los fondos pblicos.
Para administracin de fondos rotativos, la apertura de cuentas corrientes bancarias en el sistema
financiero nacional sern autorizadas por el depositario oficial, sobre la base del informe tcnico
emitido por el ente rector de las finanzas pblicas; se abrirn bajo la denominacin de la entidad u
organismo pblico y su nmero ser el estrictamente necesario, con la finalidad de mantener un
adecuado control interno.
Al aperturar las cuentas bancarias, se registrarn las firmas de las servidoras y servidores
autorizados. Las servidoras y servidores asignados para el manejo y control de las cuentas
bancarias, no tendrn funciones de recaudacin de recursos financieros, de recepcin de recursos
materiales, de registro contable, ni de autorizacin de gastos. Las servidoras y servidores
responsables de su manejo sern obligatoriamente caucionados.
Para el caso del pago de la deuda, con el propsito de identificar la fuente de donde provienen los
recursos, la Cuenta Corriente Unica del Tesoro Nacional se dividir en cuentas auxiliares: entre otras

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la denominada cuentas para la provisin del pago de la deuda pblica.


Se mantendrn cuentas especiales en el depositario oficial de los fondos pblicos para la provisin
de pagos de amortizacin e intereses de la deuda pblica interna y externa, recibiendo los recursos
que se transfieren de la Cuenta Corriente Unica.
403-07 Conciliaciones bancarias
La conciliacin bancaria es un proceso que se ocupa de asegurar que tanto el saldo segn los
registros contables como el saldo segn el banco sean los correctos. Se la realiza en forma regular y
peridicamente por lo menos una vez al mes.
Las conciliaciones bancarias se realizan comparando los movimientos del libro bancos de la entidad,
con los registros y saldos de los estados bancarios a una fecha determinada, para verificar su
conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliacin
de los saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la Unidad
Administrativa de Tesorera han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad.
Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, ste ser efectuado por uno o varios
servidoras o servidores no vinculados con la recepcin, depsito o transferencia de fondos y/o
registro contable de las operaciones relacionadas.
Cuando las conciliaciones se efecten soportadas en sistemas computarizados y en tiempo real, la
entidad debe velar para que las aplicaciones incorporen los controles de carga y validacin de la
informacin, el registro manual o automtico de operaciones que permitan ajustar las diferencias y
estn respaldados por los respectivos manuales de operacin, instructivos y ayudas en lnea.
403-08 Control previo al pago
Las servidoras y servidores de las instituciones del sector pblico designados para ordenar un pago,
suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos va electrnica, entre otros,
previamente observarn las siguientes disposiciones:
a) Todo pago corresponder a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepcin de los
anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos;
b) Los pagos que se efecten estarn dentro de los lmites de la programacin de caja autorizada;
c) Los pagos estarn debidamente justificados y comprobados con los documentos autnticos
respectivos;
d) Verificacin de la existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al reconocimiento total
o parcial de las obligaciones a pagar; y,
e) Que la transaccin no haya variado respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el
presupuesto.
Para estos efectos, se entender por documentos justificativos, los que determinan un compromiso
presupuestario y por documentos comprobatorios, los que demuestren entrega de las obras, bienes
o servicios contratados.
403-09 Pagos a beneficiarios
El sistema de Tesorera, prev el pago oportuno de las obligaciones de las entidades y organismos
del sector pblico y utiliza los recursos de acuerdo con los planes institucionales y los respectivos
presupuestos aprobados.
El pago de las obligaciones a los beneficiarios, ser ordenado por la unidad responsable del Tesoro
Nacional al Depositario Oficial de los fondos pblicos; dichas obligaciones se registrarn
apropiadamente por las instituciones y se solicitarn de acuerdo al programa mensual aprobado.

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Entre estos pagos se incluye el servicio de la deuda pblica.


Para realizar los pagos la unidad responsable del Tesoro Nacional debitar de la cuenta
correspondiente y acreditar en las cuentas de los beneficiarios finales los valores pertinentes,
debiendo utilizar los mecanismos establecidos por el depositario oficial de los fondos pblicos,
siendo sta la nica forma de pago prevista para el mencionado sector.
En el caso de fondos a rendir cuentas, la retroalimentacin en el sistema ser posterior a los pagos
efectuados.
Las remuneraciones y otras obligaciones legalmente exigibles, sern pagadas mediante
transferencias a las cuentas corrientes o de ahorros individuales de los beneficiarios, aperturadas en
el sistema financiero nacional o internacional, registradas en la base de datos del sistema previsto
para la administracin de los servicios pblicos.
Por excepcin se manejarn los conceptos de cuenta virtual para los casos en que los beneficiarios
no pueden aperturar cuentas en el sistema financiero nacional. La cuenta virtual es un proceso de
pagos va electrnica que define en un solo dbito la salida de recursos a travs de la entidad
bancaria, proceso que norma el organismo rector de las finanzas pblicas.
Los pagos realizados por el ente responsable del Tesoro Nacional se originarn exclusivamente en
el devengamiento y solicitud de pago realizado por las instituciones del sector pblico, el
cumplimiento de los requisitos necesarios para respaldar una obligacin legalmente exigible, es de
exclusiva responsabilidad de la entidad solicitante.
Bajo ninguna consideracin se podrn realizar pagos en efectivo, a excepcin de los gastos que se
realizan a travs de la caja chica.
403-10 Cumplimiento de obligaciones
Las obligaciones contradas por una entidad sern autorizadas, de conformidad a las polticas
establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecer un
ndice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos,
intereses y multas.
Las obligaciones sern canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que ser
controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su clasificacin,
sean stas a corto o largo plazo.
Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por mora injustificada en
el pago de las obligaciones con retraso, ser de responsabilidad personal y pecuniaria de quien o
quienes los hayan ocasionado, por accin u omisin.
403-11 Utilizacin del flujo de caja en la programacin financiera
Las entidades y organismos del sector pblico, para la correcta utilizacin de los recursos
financieros, elaborarn la programacin de caja, en la que se establecer la previsin calendarizada
de las disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilizacin, permitiendo compatibilizar la
ejecucin presupuestaria anual en funcin de las disponibilidades.
La programacin comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsin, gestin, control
y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de
efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programticos del
presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atencin.
La programacin se podr modificar en funcin de la evaluacin de los ingresos efectivamente

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recaudados, con el fin de garantizar el cumplimiento de las cuotas aprobadas; esta modificacin ser
aprobada por el Comit de las Finanzas Pblicas del Ministerio de Finanzas.
Cada entidad elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos. Este flujo
de caja debe estar acorde con el plan operativo anual y los planes estratgicos institucionales.
Un instrumento de la programacin financiera es el flujo de caja, que refleja las proyecciones de
ingresos y gastos de un perodo e identifica las necesidades de financiamiento a corto plazo, as
como los posibles excedentes de caja.
El flujo de caja de la entidad tendr un perodo determinado similar al ejercicio presupuestario; su
periodicidad puede ser anual, cuatrimestral, trimestral o diaria, de acuerdo con las necesidades.
403-12 Control y custodia de garantas
En los contratos que celebren las entidades del sector pblico, para asegurar el cumplimiento de los
mismos, se exigir a los oferentes o contratistas la presentacin de las garantas en las condiciones
y montos sealados en la ley.
Los contratos que generalmente celebran las entidades del sector pblico son de: adquisicin o
arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios, incluidos los de consultora,
cuyas clusulas contractuales contemplan el pago de anticipos, previo a la entrega de una garanta,
en las condiciones y montos sealados en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin
Pblica.
Igualmente, algunas transacciones por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a entrega
posterior, requieren de los proveedores la presentacin de garantas de conformidad a las
estipuladas en los convenios y contratos, no pudiendo la Tesorera efectuar ningn pago sin el previo
cumplimiento de este requisito.
La Tesorera de cada entidad pblica, ejercer un control adecuado y permanente de las garantas
con el fin de conservarlas y protegerlas, en los siguientes aspectos:
- Las garantas presentadas deben corresponder a cualquiera de las formas de garantas
contempladas en las disposiciones legales vigentes.
- La recepcin de los documentos se efectuar previo al pago de los anticipos y se verificar que
cumplan con los requisitos sealados en la ley.
- Custodia adecuada y organizada de las garantas.
- Control de vencimientos de las garantas recibidas.
La Tesorera informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las garantas a fin
de que se tomen las decisiones adecuadas, en cuanto a requerir su renovacin o ejecucin, segn
sea el caso.
403-13 Transferencia de fondos por medios electrnicos
Toda transferencia de fondos por medios electrnicos, estar sustentada en documentos que
aseguren su validez y confiabilidad.
La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre entidades agilita la
gestin financiera gubernamental. Si bien los mecanismos electrnicos dinamizan la administracin
de las transacciones financieras por la velocidad que imprimen, no generan documentacin
inmediata que sustente la validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspectos que limitan la
aplicacin de controles internos convencionales.
Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los

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mecanismos de seguridad en el uso de claves, cuyo acceso ser restringido y permitido solamente a
las personas autorizadas. Nadie ms conocer la serie completa de claves utilizadas en una entidad.
Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de
transferencia electrnica de fondos sern verificadas y validadas por el signatario de las claves
respectivas.
Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtengan reportes automticos diarios,
que constituirn uno de los elementos de evidencia inmediata de la transaccin, que muestre los
movimientos de las cuentas de salida y de destino de los recursos.
El uso del correo electrnico u otras formas de comunicacin tecnolgica es otro medio que permite
contar de inmediato con documentos que sustenten la naturaleza y detalles de las operaciones, cuyo
respaldo formal estar sujeto a la obtencin de los documentos originales.
Por efectos de seguridad las entidades mantendrn archivos electrnicos y/o fsicos.
403-14 Inversiones financieras, adquisicin y venta
Las entidades y organismos del sector pblico, podrn invertir los excedentes temporales de caja en
el mercado nacional o internacional, para lo cual se considerar la mejor opcin para el Estado y las
indicadas entidades.
La adquisicin y venta de inversiones financieras estarn condicionadas a las autorizaciones de la
unidad responsable del Tesoro Nacional en lo concerniente a las disponibilidades de caja que
mantengan las instituciones, para lo cual observarn lo establecido en las disposiciones legales y
normativa vigentes, de manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con el
mercado financiero y que garantice el menor riesgo, dentro de las condiciones, limitaciones y
autorizaciones determinadas en la respectiva ley.
De acuerdo con las necesidades de la caja fiscal, se preferir la colocacin en papeles emitidos por
el Estado.
Cualquier operacin que genere rendimientos financieros se considerar inversin financiera.
Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones en papeles
fiduciarios se tramitarn con la debida oportunidad.
Las inversiones financieras de corto plazo que mantengan las entidades del sector pblico a
excepcin de los organismos seccionales, empresas pblicas e institutos de seguridad social sern
redimidas hasta el cierre del ejercicio fiscal.
Las negociaciones de corto plazo que realice el Tesoro Nacional y las entidades del sector pblico
no requieren de partida presupuestaria para la inversin y la amortizacin del capital pero s para los
gastos de comisiones y rendimientos.
403-15 Inversiones financieras, control y verificacin fsica
Se mantendrn registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de inversin corriente y
establecer los montos de los intereses, dividendos u otra clase de renta que devenga cada una de
ellas, el sistema de registro contable proporcionar el control que asegure que han sido registradas
debidamente y que los rendimientos obtenidos se recibieron y contabilizaron de manera oportuna.
Cuando exista un nmero elevado de inversiones, es conveniente establecer un mayor auxiliar para
cada una, con lo cual se mantendr un alto grado de confiabilidad en la informacin, estos registros
sern constantemente actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos necesarios para la

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toma de decisiones.
Sobre la base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes de la custodia
y registro de las operaciones realizarn constataciones fsicas de los valores fiduciarios existentes.
Esta accin ser efectuada por la Unidad de Auditora Interna y/o por una comisin nombrada para el
efecto, la misma que actuar bajo la responsabilidad del titular financiero de cada entidad, pudiendo
realizar dicho control en forma trimestral o semestral.
404 Administracin Financiera - DEUDA PUBLICA
404-01 Gestin de la deuda
Las mximas autoridades encargadas de la gestin de la deuda pblica debern establecer y
mantener un ambiente de control que fomente: los valores ticos, las polticas de talento humano
que apoyen los objetivos de gestin de la deuda pblica, una estructura organizacional con claras
lneas de responsabilidad y comunicacin y sistemas de informacin computarizados que incluyan
controles de seguridad adecuados.
Se establecer un ambiente de control tico que involucre a todo el personal que interviene en la
administracin de la deuda pblica, que identifique los principios y valores en los que se
fundamentarn sus actuaciones, las actitudes de los administradores respecto de los controles
internos, polticas de administracin del recurso humano que interviene en este proceso, respecto de
su idoneidad e independencia en sus relaciones con subalternos, clientes, acreedores, aseguradores
u otros para evitar conflictos de intereses en las operaciones de la deuda pblica.
404-02 Organizacin de la oficina de deuda pblica
El organismo responsable de administrar la deuda pblica, contar con unidades operacionales
encargadas de coordinar las operaciones de la deuda con la poltica fiscal del gobierno y de
gestionar las transacciones especficas de deuda.
La estructura organizacional de la Unidad de Administracin de la Deuda, estar conformada por tres
dependencias identificadas como: front office, middle office y back office, con funciones y
responsabilidades distintas.
Oficina Ejecutiva o de Negociacin (Front Office), encargada de la coordinacin con el poder
Ejecutivo de efectuar la negociacin o transaccin de la deuda en los mercados financieros, en
representacin del gobierno.
Oficina de Anlisis de Riesgos (Middle Office), encargada del anlisis de la informacin, as como de
las proyecciones y estrategias e igualmente de las relaciones con las agencias de riesgo donde
deben estar claros los efectos de la transparencia de manera de no afectar la evaluacin del riesgo
pas.
Oficina de Apoyo (Back Office), constituida por las dependencias encargadas del registro, control,
gestin y utilizacin de la deuda, as como de la generacin de estadsticas y reportes.
Las funciones y responsabilidades se elaborarn con base a la poltica fiscal del gobierno y a las
disposiciones legales, normas y reglamentacin vigente.
04-03 Polticas y manuales de procedimientos
El ente rector del sistema de crdito pblico, a travs de un comit de deuda y financiamiento,
definir las polticas y directrices de endeudamiento y vigilar que exista consistencia en las
estrategias y en el proceso de endeudamiento pblico de conformidad con lo dispuesto en la

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Constitucin de la Repblica del Ecuador y las disposiciones legales relacionadas con esta materia.
Las polticas partirn de la planificacin del gobierno, debiendo considerar los aspectos de poltica
fiscal, econmica y de desarrollo del pas. Para este efecto, las entidades que intervienen en esta
materia, deben tener un conocimiento mutuo de sus objetivos, dada la interdependencia de sus
diversos instrumentos para el desarrollo de estas polticas.
El manual de procedimientos para la administracin de la deuda incluir el flujo y la composicin de
la informacin en el ciclo operacional de la unidad que administra la deuda, esto incluye una
descripcin de la informacin relacionada con el financiamiento externo e interno, la forma de
registrar esa informacin en la base de datos y los pasos a seguir para el registro de los
desembolsos y el servicio de la deuda. Tambin describir los flujos de informacin desde la unidad
que administra la deuda a otros organismos del gobierno, entidades relacionadas y organizaciones
internacionales, incluida su periodicidad y una descripcin de su contenido, entre otros aspectos.
Este documento ser aprobado por la mxima autoridad y deber actualizarse permanentemente, a
fin de que todo el proceso legal, administrativo y financiero que debe seguirse en este tipo de
operaciones sea aplicado en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.
404-04 Contratacin de crditos y lmites de endeudamiento
Las entidades y organismos del sector pblico para la contratacin de crditos o la concesin de
garantas de crditos externos por parte de la Repblica del Ecuador, observarn las disposiciones,
restricciones, requisitos y procedimientos establecidos en el ordenamiento jurdico vigente.
Las operaciones de crdito sern incluidas en el presupuesto y no podrn superar el lmite de
endeudamiento que seala la ley. No se podr iniciar el trmite para contraer endeudamiento sin
cumplir con el plan de reduccin de la deuda, cuando corresponda; o si ha excedido los lmites de
endeudamiento previstos en la ley. Tampoco podr iniciar el trmite si no ha cumplido con la
obligacin de registrar los contratos de crditos vigentes y si tiene obligaciones vencidas de
amortizaciones o intereses de la deuda pblica.
Las instituciones que no tengan aprobado su presupuesto, en el que consten las partidas de
desembolsos y asignaciones destinadas a las inversiones, as como las del servicio de la deuda, no
podrn contratar prstamos.
Las solicitudes de contratacin de la deuda o de emisin de bonos presentadas sin tener las
autorizaciones correspondientes, sern negadas mientras no cumplan las disposiciones legales y
reglamentarias pertinentes.
La contratacin de los prstamos ser aprobada cuando el aporte exigido como contraparte local se
encuentre debidamente financiado en el presupuesto.
No se aprobar la contratacin de nuevos prstamos a las entidades que teniendo otros no han sido
utilizados y se encuentran pagando comisiones, ya sea porque ha concluido el proyecto y no han
invertido todo su monto o porque el proyecto se encuentra paralizado sin justificacin alguna.
404-05 Evaluacin del riesgo relacionado con operaciones de la deuda pblica
La mxima autoridad del ente rector de la deuda pblica establecer un plan de riesgos para la
identificacin de las circunstancias y eventos susceptibles de impedir que se alcancen los objetivos
de gestin de la deuda pblica y la medicin del grado de probabilidad de que ocurran.
En el desarrollo normal de las transacciones de la deuda pblica, pueden surgir riesgos
operacionales en los procesos de contratacin, utilizacin y pago del servicio de la misma, que
pueden impedir que las autoridades a cargo de su administracin cumplan los objetivos de la gestin

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de la deuda, por lo que ser necesario: evaluar los controles internos y revisar los niveles de
autorizacin de las transacciones, la segregacin de funciones del personal que interviene en el
proceso, los accesos y seguridades del sistema de informacin, la integridad de la informacin, la
aplicacin de los procedimientos establecidos en los manuales, la capacidad para evaluar
regularmente los instrumentos crediticios y documentacin completa de las transacciones de la
deuda, el reperfilamiento de los pagos, costos financieros, entre otros aspectos, a fin de mitigar los
riesgos en las operaciones de la deuda pblica.
404-06 Contabilidad de la deuda pblica
Se dispondr de un adecuado sistema de contabilidad gubernamental que proporcione informacin
gerencial de la deuda pblica y que permita el registro de las operaciones de endeudamiento,
asegurando la preparacin de informacin financiera detallada, confiable y oportuna.
Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para contar con informacin
vlida y confiable sobre la deuda pblica. El proceso contable de las operaciones de endeudamiento
pblico tendr un diseo apropiado a las caractersticas y necesidades de estas operaciones, que
permitir el registro actualizado de la deuda, asegurando que la informacin pueda incluirse en la
base de datos financieros del sistema de contabilidad gubernamental.
Los estados financieros de la deuda reflejarn la deuda interna y externa, identificando conceptos y
categoras como: emisin de bonos, certificados u otros documentos fiduciarios, contratos de
prstamos, deuda privada avalada por el Estado, convenios de consolidacin, renegociacin y otros.
As mismo, tales estados reflejarn la deuda asumida que se refiere a operaciones que incrementan
el pasivo del Estado y las honras de aval que por ser activos exigibles contarn con los contratos o
convenios internos respectivos antes de su registro. Complementariamente los estados financieros
contendrn las notas aclaratorias y la informacin financiera adicional que aclaren los conceptos
relacionados con los reportes generados.
Sobre la base de las informaciones pertinentes se elaborar el estado de la deuda pblica, e incluir
la conciliacin de saldos con los estados financieros que forman parte de la Cuenta Unica del
Tesorero Nacional.
Esta norma ser aplicada por el Ministerio de Finanzas que administra e informa sobre el
endeudamiento pblico a nivel nacional.
404-07 Registro de la deuda pblica en las entidades
Las entidades y organismos del sector pblico para el registro y control de las transacciones
relacionadas con la deuda pblica, observarn los principios y normas tcnicas para el sistema de
administracin financiera, emitidas por el Ministerio de Finanzas.
El registro del endeudamiento pblico permite conocer y consolidar las obligaciones contradas por el
pas en cada perodo fiscal, en los que se debe identificar: monto original, plazo, vencimientos,
condiciones financieras y acreedor de cada contrato, entre otros.
Los tipos de obligacin se clasificarn en internos o externos, a corto o largo plazo; el mantener
controles sobre cada obligacin, facilita su comprobacin posterior y permitir informar
oportunamente a las servidoras y servidores responsables, sobre los vencimientos para el pago
respectivo.
Contar con informacin organizada y actualizada en cada entidad permitir conservar en forma
adecuada datos histricos de la gestin pblica, en relacin con el endeudamiento del pas.
404-08 Conciliacin de informacin de desembolsos de prstamos y de operaciones por servicio de
la deuda

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Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecucin de los prstamos, al igual que las
operaciones del servicio de la deuda pblica sern conciliados entre los organismos y entidades
involucradas en su procesamiento.
El Ministerio Finanzas, establecer procedimientos para la conciliacin de los desembolsos
recibidos, con los acreedores de prstamos, Banco Central del Ecuador, de agentes financieros y
unidades ejecutoras, a fin de mantener informacin uniforme y confiable y permitir un mejor control
sobre esta fase del proceso de endeudamiento.
La conciliacin de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y con el Banco
Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos adeudados de los prstamos.
La conciliacin con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los desembolsos efectivamente
recibidos y entregados para ejecucin de gastos e inversiones.
As mismo es posible establecer procedimientos que permitan conocer los aportes de contrapartidas
utilizadas en la ejecucin de proyectos con financiamiento externo.
El Ministerio de Finanzas conciliar peridicamente, con las entidades acreedoras, los montos
pagados por concepto del servicio de la deuda, desagregada en los conceptos de amortizacin del
principal, intereses, comisiones, moras, entre otros.
404-09 Pasivos contingentes
Las entidades del sector pblico revelarn todos los prstamos y obligaciones contrados con
organismos internacionales de crdito u otras fuentes que constituyan deuda pblica interna o
externa, as como los pasivos contingentes que podran transformarse en pasivos reales como
consecuencia de eventos futuros.
Para la aplicacin de esta norma las entidades se sujetarn a los principios y normas tcnicas del
sistema de administracin financiera, cuya finalidad es mantener un control del monto y las posibles
eventualidades que podran originar que obligaciones potenciales se conviertan en pasivos reales,
adems de la importancia que podran tener en la situacin financiera de la entidad.
Al adoptar decisiones en materia de endeudamiento, las autoridades tomarn en consideracin los
efectos posibles de los pasivos contingentes sobre la situacin del gobierno, incluyendo su liquidez
global.
404-10 Sistemas de informacin computarizados y comunicacin de la deuda pblica
Corresponde al organismo responsable de administrar la deuda pblica, disponer de un sistema
computarizado acorde con sus necesidades, mediante la optimizacin de sus recursos disponibles,
as como la adopcin de polticas que definan anticipadamente los aspectos de soporte tcnico,
mantenimiento y seguridad del sistema.
El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pblica, posibilita el registro
de la informacin de los prstamos relacionndolos con los proyectos financiados por ellos,
actualizar los desembolsos en forma automtica, identificar los atrasos en el pago del servicio de la
deuda, calcular las tablas de amortizacin y preparar los reportes para la Gerencia y Auditora.
El registro del endeudamiento mediante sistemas computarizados facilita producir reportes sobre el
servicio de la deuda pblica en: amortizacin, intereses, comisiones, moras, gastos derivados de la
contratacin y utilizacin de crditos a cargo del sector pblico, para ser conciliados con el
presupuesto, entre otros.

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El objetivo principal de un sistema de informacin computarizado es generar informacin til que las
mximas autoridades de las entidades relacionadas con la deuda pblica, requieren para cumplir con
la responsabilidad de su gestin, como por ejemplo: previsiones confiables sobre el servicio de la
deuda, el estado de flujo de efectivo con el objeto de contratar financiamientos necesarios para
garantizar la liquidez a costos razonables, anlisis con iniciativas de reducir la deuda,
financiamientos ms recientes, reestructuraciones de la deuda, etc.
El sistema de informacin contar con programas, aplicaciones y procedimientos documentados,
controles de accesos y seguridades, as como una segregacin de funciones entre las reas de
gestin de la deuda, para salvaguardar la confidencialidad, confiabilidad, integridad y conservacin
de los datos.
El pblico debe tener acceso a la informacin sobre el volumen y la composicin de la deuda pblica,
incluyendo la moneda de expresin, plazos de vencimiento y estructura de las tasas de inters. Esta
informacin deber ser actualizada peridicamente y publicada por el organismo responsable de
administrar la deuda pblica.
404-11 Control y seguimiento
El organismo responsable de administrar la deuda pblica, establecer controles peridicos de las
operaciones para evaluar la eficacia de las actividades regulares de supervisin y monitoreo
realizadas por personal de la entidad, las auditoras internas o externas o consultores externos
contratados.
El proceso de seguimiento controlar en forma continua la evolucin del entorno externo as como de
los controles internos de la deuda pblica, para ayudar a sus administradores a responder a los
cambios de forma rpida y eficaz.
Los procedimientos de evaluacin y seguimiento estarn orientados bsicamente al seguimiento de
las recomendaciones de los informes de las auditoras de las transacciones de gestin de la deuda
pblica, de los informes de avances peridicos de los acreedores, de los informes peridicos de la
administracin sobre la contratacin de la deuda, de las variaciones significativas por pago de
desembolsos (capital e intereses), de transacciones por montos muy elevados, de los cambios de los
sistemas de contabilidad e informacin, de reclamos de inversionistas, etc.
A partir de los informes peridicos realizados por los acreedores, el organismo responsable de
administrar la deuda pblica, deber monitorear y dar seguimiento fsico a los proyectos que se
financian con endeudamiento, a fin de precautelar la correcta ejecucin de los proyectos y el buen
uso de los recursos.
La Oficina de Apoyo (Back Office), realizar el monitoreo de la deuda pblica y el seguimiento a la
valoracin de los bonos emitidos por el Estado Ecuatoriano en el mercado internacional.
405 Administracin Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
405-01 Aplicacin de los principios y Normas Tcnicas de Contabilidad Gubernamental
La Contabilidad Gubernamental se basar en principios y normas tcnicas emitidas sobre la materia,
para el registro de las operaciones y la preparacin y presentacin de informacin financiera, para la
toma de decisiones.
La Contabilidad Gubernamental tiene como misin registrar todos los hechos econmicos que
representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones a entregar
recursos monetarios, y producir informacin financiera sistematizada y confiable mediante estados
financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo criterios tcnicos soportados en
principios y normas que son obligatorias para los profesionales contables.

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405-02 Organizacin del Sistema de Contabilidad Gubernamental


El Sistema de Contabilidad de las entidades pblicas se sustentar en la normativa vigente para la
Contabilidad Gubernamental y comprende, entre otros, la planificacin y organizacin contables,
objetivos, procedimientos, registros, reportes, estados financieros y dems informacin gerencial y
los archivos de la documentacin que sustentan las operaciones.
El ente financiero del gobierno central y las dems entidades del sector pblico son responsables de
establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los parmetros sealados por las
disposiciones legales pertinentes, el cual debe disearse para satisfacer las necesidades de
informacin financiera de los distintos niveles de administracin, as como proporcionar en forma
oportuna, los reportes y estados financieros que se requieran para tomar decisiones sustentadas en
el conocimiento real de sus operaciones.
La eficiencia de la organizacin contable constituye un elemento de control interno, orientado a que:
- Las operaciones se efecten de acuerdo con la organizacin establecida en la entidad.
- Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el perodo
correspondiente.
- Se mantenga el control de los bienes de larga duracin y de aquellos sujetos a control
administrativo para su correspondiente registro y salvaguarda.
- Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias.
- La informacin financiera se prepare de acuerdo con las polticas y prcticas contables
determinadas por la profesin.
- Se produzcan los reportes y estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las
necesidades gerenciales.
405-03 Integracin contable de las operaciones financieras
La contabilidad constituir una base de datos financieros actualizada y confiable para mltiples
usuarios. La funcin de la contabilidad es proporcionar informacin financiera vlida, confiable y
oportuna, para la toma de decisiones de las servidoras y servidores que administran fondos pblicos.
La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y coordina las acciones
que deben cumplir las unidades que integran el Sistema de Administracin Financiera, ya que
reciben las entradas de las transacciones de los subsistemas de Presupuesto, Contabilidad
Gubernamental, Tesorera, Nmina, Control Fsico de Bienes, Deuda Pblica y Convenios, los
clasifica, sistematiza y ordena, conforme a los principios y normas tcnicas que posibilitan el registro
y control de los recursos pblicos, permitiendo la produccin de informacin financiera actualizada y
confiable, para uso interno y externo.
En cada unidad de contabilidad se reflejar la integracin contable y presupuestaria de sus
operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros.
405-04 Documentacin de respaldo y su archivo
La mxima autoridad, deber implantar y aplicar polticas y procedimientos de archivo para la
conservacin y mantenimiento de archivos fsicos y magnticos, con base en las disposiciones
tcnicas y jurdicas vigentes.
Toda entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus
operaciones. La documentacin sustentatoria de transacciones financieras, operaciones
administrativas o decisiones institucionales, estar disponible, para acciones de verificacin o
auditora, as como para informacin de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos.

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Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin de soporte suficiente y
pertinente que sustente su propiedad, legalidad y veracidad, esto permitir la identificacin de la
transaccin ejecutada y facilitar su verificacin, comprobacin y anlisis.
La documentacin sobre operaciones, contratos y otros actos de gestin importantes debe ser
ntegra, confiable y exacta, lo que permitir su seguimiento y verificacin, antes, durante o despus
de su realizacin.
Corresponde a la administracin financiera de cada entidad establecer los procedimientos que
aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservacin y custodia de la documentacin
sustentatoria, que ser archivada en orden cronolgico y secuencial y se mantendr durante el
tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes.
Los documentos de carcter administrativo estarn organizados de conformidad al sistema de
archivo adoptado por la entidad, el que debe responder a la realidad y a las necesidades
institucionales. Es necesario reglamentar la clasificacin y conservacin de los documentos de uso
permanente y eventual, el calificado como histrico y el que ha perdido su valor por haber dejado de
tener incidencia legal, tcnica, financiera, estadstica o de otra ndole.
La evaluacin de toda la documentacin y la destruccin de aquella que no se la utiliza se har de
conformidad a las disposiciones legales, con la intervencin de una comisin que se encargue de
analizar, calificar y evaluar toda la informacin existente y determinar los procedimientos a seguir, los
perodos de conservacin de la documentacin, los datos relacionados con el contenido, perodo,
nmero de carpetas o de hojas y notas explicativas del documento.
405-05 Oportunidad en el registro de los hechos econmicos y presentacin de informacin
financiera
Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la informacin
contine siendo relevante y til para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la
toma de decisiones. El registro oportuno de la informacin en los libros de entrada original, en los
mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de
la informacin.
Por ningn concepto se anticiparn o postergarn los registros de los hechos econmicos, ni se
contabilizarn en cuentas diferentes a las establecidas en el catlogo general.
La clasificacin apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la direccin disponga
de informacin confiable. Una clasificacin apropiada implica organizar y procesar la informacin, a
partir de la cual ser elaborada la informacin financiera de la entidad.
Las entidades pblicas que estn obligadas a llevar contabilidad, presentarn oportunamente la
informacin financiera, de conformidad con las disposiciones establecidas en la normativa vigente.
405-06 Conciliacin de los saldos de las cuentas
Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situacin
reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes
internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la informacin
financiera registrada. Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones
cuando sean necesarias.
Los saldos de los auxiliares se conciliarn peridicamente con los saldos de la respectiva cuenta de
mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes
correspondientes.

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Las servidoras y servidores encargados de realizar las conciliaciones, sern independientes del
registro, autorizacin y custodia de los recursos.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarn constancia por escrito de los
resultados y en el caso de determinar diferencias, se notificar por escrito a fin de tomar las acciones
correctivas por parte de la mxima autoridad.
Sobre la base del modelo de gestin financiera, implementado por el ente rector de las finanzas
pblicas, los ajustes de los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio, sern de
responsabilidad de las unidades ejecutoras en aplicacin a las normas emitidas para el efecto.
405-07 Formularios y documentos
Las entidades pblicas y las personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos
pblicos, emitirn procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten
con la documentacin sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificacin
posterior.
En el diseo se definir el contenido y utilizacin de cada formulario, se limitar el nmero de
ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se restringirn las firmas de aprobacin y
conformidad a las imprescindibles para su procesamiento.
Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y los que respalden
otras operaciones importantes de carcter tcnico o administrativo sern preimpresos y
prenumerados. Si los documentos se obtuvieren por procesos automatizados, esta numeracin
podr generarse automticamente a travs del computador, siempre que el sistema impida la
utilizacin del mismo nmero en ms de un formulario. Los documentos prenumerados sern
utilizados en orden correlativo y cronolgico, lo cual posibilita un adecuado control.
La autoridad correspondiente designar una persona para la revisin peridica de la secuencia
numrica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigacin de los documentos
faltantes.
En el caso de errores en la emisin de los documentos, stos se salvarn emitiendo uno nuevo. Si el
formulario numerado, es errneo, ser anulado y archivado el original y las copias respetando su
secuencia numrica.
405-08 Anticipos de fondos
Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos especficos,
garantas, fondos a rendir cuentas, dbitos indebidos sujetos a reclamo y egresos realizados por
recuperar, sern adecuadamente controlados y debidamente comprometidos en base a la
disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una apropiada y documentada rendicin de
cuentas y la devolucin de los montos no utilizados. Por efectos del cierre del ejercicio fiscal, los
fondos sern liquidados y su diferencia depositada a travs de la cuenta rotativa de ingresos de cada
entidad, hasta el 28 de diciembre de cada ao, excepto los anticipos a servidoras y servidores
pblicos.
La entrega de estos fondos estar supeditada a las normas y reglamentaciones emitidas para el
efecto por las entidades competentes.
Las servidoras y servidores responsables de la administracin de estos fondos, presentarn los
sustentos necesarios que permitan validar los egresos realizados, con la documentacin de soporte
o fuente debidamente legalizada.
El rea de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de informacin sobre la

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situacin, antigedad y monto de los saldos sujetos a rendicin de cuentas o devolucin de fondos, a
fin de proporcionar a los niveles directivos, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones
que inciden sobre una gestin eficiente.
Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos de las entidades sobre este tipo
de operaciones y hechos econmicos, se podrn utilizar las cuentas auxiliares que para el efecto
constan en el Catlogo General de Cuentas emitido por el Ministerio de Finanzas, as:
a) Anticipos a servidoras y servidores pblicos
Las entidades a travs de las unidades responsables de la gestin financiera podrn conceder
anticipos de las remuneraciones mensuales unificadas u honorarios sealados en el presupuesto
institucional, debidamente devengados, a las servidoras y servidores de la institucin hasta por un
monto equivalente al cien por ciento de la misma. El valor as concedido ser recaudado por la
Unidad de Administracin Financiera institucional al momento de efectuar el pago mensual de
remuneraciones.
Por excepcin y en casos de emergencia debidamente justificados por la Unidad de Administracin
de Talento Humano de cada institucin, se podr conceder un anticipo de hasta tres remuneraciones
mensuales unificadas del servidor, siempre y cuando su capacidad de pago le permita cubrir la
obligacin contrada; el anticipo ser descontado de sus haberes dentro del plazo de doce meses,
contados desde su otorgamiento.
Por su parte, la institucin ser responsable del control interno y de la verificacin de la capacidad de
pago de cada servidor, en aplicacin de la normativa vigente.
b) Anticipo a contratistas de obras de infraestructura
Corresponden a hechos econmicos con impacto en las disponibilidades monetarias, entregados en
calidad de anticipos de cualquier naturaleza, de conformidad a lo establecido en las clusulas
contractuales relacionadas con la forma de pago de los contratos.
Cuando las instituciones entreguen valores a los contratistas en calidad de anticipos, stos sern
registrados en el sistema.
Las cartas de crdito no se considerarn anticipo si su pago est condicionado a la
entrega-recepcin de los bienes u obras materia del contrato.
c) Fondos de reposicin
Son valores asignados para un fin especfico, que sern repuestos previa liquidacin parcial y
mediante la presentacin de documentacin sustentatoria debidamente legalizada y sern liquidados
al cumplirse su objetivo. Estos fondos son:
d) Caja chica institucional y proyectos programados
El uso de fondos en efectivo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora
en la tramitacin rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuanta pueda afectar la eficiencia de la
operacin y su monto no amerite la emisin de un cheque, se justifica la autorizacin de un fondo
para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.
El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir
gastos menores y urgentes denominados caja chica.
Los pagos con este fondo se harn en efectivo y estarn sustentados en comprobantes
prenumerados, debidamente preparados y autorizados.

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Los montos de los fondos de caja chica se fijarn de acuerdo a la reglamentacin emitida por el
Ministerio de Finanzas y por la misma entidad y sern manejados por personas independientes de
quienes administran dinero o efectan labores contables.
El manejo o utilizacin de un fondo de caja chica ahorrar tiempo y permitir que las operaciones de
valor reducido sean realizadas oportunamente.
e) Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas
Son valores fijos asignados para el cumplimiento de un fin especfico y se mantendrn depositados
en una cuenta bancaria.
Dichos fondos se utilizarn exclusivamente en los fines para los que fueron asignados; la cuenta
bancaria ser cerrada una vez cumplido el propsito para el que fue creada.
Estos fondos deben restringirse al mnimo posible; su reposicin se realizar a base de la
documentacin remitida por el responsable del manejo del fondo para su debido registro.
La emisin del cheque o la nota de crdito cuando se trate de transferencia, constituyen los nicos
documentos para el registro contable de los desembolsos del fondo.
f) Fondos a rendir cuentas
Constituyen una cantidad de dinero, destinados exclusivamente para satisfacer pagos en efectivo,
originados por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad especfica, sern asignados al
servidor autorizado para satisfacer gastos que no se pueden atender normalmente y estn sujetos a
liquidacin dentro del mismo mes en que fueron entregados, previa presentacin de la
documentacin debidamente legalizada que respalden los egresos realizados.
Los valores concedidos a las servidoras y servidores de las entidades y organismos del sector
pblico, por anticipos de viticos, subsistencias y alimentacin, en el interior o en el exterior del pas,
se contabilizarn en la cuenta "Anticipo de viticos y subsistencias". El correspondiente descargo se
registrar con la liquidacin definitiva, acompaando obligatoriamente los comprobantes de
hospedaje (factura), los boletos o comprobantes emitidos por las empresas de transportacin area
o terrestre y el informe de comisin; debitando la cuenta del anticipo. Por ningn motivo dichos
anticipos sern contabilizados directamente como gastos de gestin.
405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo
Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores de la
entidad, estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos peridicos y sorpresivos con la finalidad
de determinar su existencia fsica y comprobar su igualdad con los saldos contables.
Dichos arqueos se realizarn con la frecuencia necesaria para su debido control y registro.
Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su
custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se realiz en su presencia y que el
efectivo y valores le fueron devueltos en su totalidad.
Estos arqueos sern efectuados por la Unidad de Auditora Interna o por personas delegadas por la
Unidad de Administracin Financiera, que sean independientes de las funciones de registro,
autorizacin y custodia de fondos.
Si durante el arqueo de fondos o valores se detectaren irregularidades, se comunicar
inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la Unidad de Auditora Interna, para

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que adopten las medidas correctivas necesarias.


De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejar constancia escrita y firmada por las
personas que intervinieron en el arqueo.
405-10 Anlisis y confirmacin de saldos
El anlisis permitir comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar estn debidamente registrados
y que los saldos correspondan a transacciones efectivamente realizadas.
Los valores pendientes de cobro sern analizados mensualmente y al cierre de cada ejercicio fiscal,
por parte del encargado de las cobranzas y del ejecutivo mximo de la Unidad de Administracin
Financiera para determinar la morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la
antigedad del saldo de las cuentas.
Los problemas encontrados sern resueltos o superados de manera inmediata, para impedir la
prescripcin o incobrabilidad de los valores.
El anlisis mensual, permitir verificar la eficiencia de la recaudacin de las cuentas vencidas.
En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, ste ser investigado y analizado para
efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.
El responsable de la Unidad de Administracin Financiera, por lo menos una vez al ao, enviar a
los deudores los estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de confirmarlos, siempre que la
naturaleza de las operaciones lo justifique.
405-11 Conciliacin y constatacin
Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general de anticipos de fondos
y cuentas por cobrar se encargar de efectuar la conciliacin entre estos registros, verificando que
los saldos de los auxiliares concilien con el saldo de la cuenta del mayor general, para identificar si
los saldos responden a operaciones realizadas y oportunamente registradas en la contabilidad.
Se efectuarn constataciones fsicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos
trimestralmente y al finalizar cada ejercicio, por servidoras y servidores independientes del control,
registro o manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo, que
garanticen la integridad y existencia fsica.
406 Administracin financiera - ADMINISTRACION DE BIENES
406-01 Unidad de Administracin de Bienes
Toda entidad u organismo del sector pblico, cuando el caso lo amerite, estructurar una unidad
encargada de la administracin de bienes.
La mxima autoridad a travs de la Unidad de Administracin de Bienes, instrumentar los procesos
a seguir en la planificacin, provisin, custodia, utilizacin, traspaso, prstamo, enajenacin, baja,
conservacin y mantenimiento, medidas de proteccin y seguridad, as como el control de los
diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector pblico y
de implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administracin.
406-02 Planificacin
Las entidades y organismos del sector pblico, para el cumplimiento de los objetivos y necesidades
institucionales, formularn el Plan Anual de Contratacin con el presupuesto correspondiente.

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El Plan Anual de Contratacin, PAC, contendr las obras, los bienes y los servicios incluidos los de
consultora a contratarse durante el ao fiscal, en concordancia con la planificacin de la institucin
asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan constarn las adquisiciones a realizarse tanto
por el rgimen general como por el rgimen especial, establecidos en la ley.
El plan al igual que sus reformas ser aprobado por la mxima autoridad de cada entidad y publicado
en el portal de compras pblicas www.compraspblicas.gov.ec; incluir al menos la siguiente
informacin: los procesos de contratacin a realizarse, la descripcin del objeto a contratarse, el
presupuesto estimativo y el cronograma de implementacin del plan.
La planificacin establecer mnimos y mximos de existencias, de tal forma que las compras se
realicen nicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas.
a) Registro de proveedores y entidades
Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurdica, nacional o extranjera que desee
participar en los procesos de contratacin, deber estar inscrita y habilitada en el Registro Unico de
Proveedores, RUP, cuya informacin ser publicada en el portal de compras pblicas. De igual
modo, las entidades contratantes se registrarn en el portal para acceder al uso de las herramientas
del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
406-03 Contratacin
Las entidades y organismos del sector pblico realizarn las contrataciones para adquisicin o
arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios incluidos los de consultora, a
travs del Sistema Nacional de Contratacin Pblica.
La mxima autoridad establecer los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo
planificado, a la vez que determinar los lineamientos que servirn de base para una adecuada
administracin de las compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes medidas:
- Las adquisiciones sern solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipacin suficiente y en las
cantidades apropiadas.
- La ejecucin de las compras programadas para el ao se realizar tomando en consideracin el
consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que
regularmente toma el trmite.
- La adquisicin de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se la efectuar en
cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad del principio activo.
- Se mantendrn las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una
adecuada y oportuna provisin.
- El arrendamiento de bienes se har considerando el beneficio institucional frente a la alternativa de
adquisicin.
- La certificacin de la disponibilidad presupuestaria, as como la existencia presente o futura de
recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratacin.
a) Procedimientos precontractuales
Para la contratacin de obras, adquisicin de bienes y servicios, incluidos los de consultora, las
entidades se sujetarn a distintos procedimientos de seleccin de conformidad a la naturaleza y
cuanta de la contratacin, a los trminos y condiciones establecidas en la Ley Orgnica del Sistema
Nacional de Contratacin Pblica, su reglamento general y las resoluciones del Instituto Nacional de
Contratacin Pblica, INCOP, respecto de cada procedimiento de contratacin. En el caso de
compras de bienes y servicios normalizados se observarn los procedimientos dinmicos, es decir:
compras por catlogo y compras por subasta inversa.

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Para la contratacin de bienes y servicios no normalizados y para la ejecucin de obras, sern


aplicables los procedimientos de: licitacin, cotizacin y menor cuanta, ferias inclusivas, nfima
cuanta, a ms de los procedimientos especiales del rgimen especial.
Los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso de contratacin de servicios de
consultora son: contratacin directa, contratacin mediante lista corta y mediante concurso pblico.
b) Pliegos
Para la adquisicin de bienes, obras o servicios, la entidad contratante elaborar los pliegos
pertinentes, utilizando de manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto Nacional de
Contratacin Pblica que apliquen segn el procedimiento de contratacin a utilizar. La entidad
contratante podr modificar o completar los modelos obligatorios, bajo su responsabilidad, a fin de
ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de contratacin, siempre que se cumpla
con la ley.
Los pliegos establecern las condiciones que permitan alcanzar la combinacin ms ventajosa entre
todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o el servicio por contratar y todos sus
costos asociados, presentes y futuros.
Los pliegos deben ser aprobados por la mxima autoridad de la entidad contratante o su delegado,
bajo los criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad, economa y
responsabilidad ambiental y social, debiendo priorizarse los productos y servicios nacionales.
c) Comisin Tcnica
La mxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda efectuar procedimientos de lista corta,
concurso pblico, subasta inversa, licitacin o cotizacin de conformidad con lo dispuesto por la ley,
conformar y nombrar para cada procedimiento la pertinente Comisin Tcnica que estar
integrada de la siguiente manera:
1. Un profesional designado por la mxima autoridad, quien lo presidir.
2. El titular del rea que lo requiere o su delegado.
3. Un profesional afn al objeto de la contratacin designado por la mxima autoridad o su delegado.
Los miembros de la Comisin Tcnica sern servidoras o servidores de la entidad contratante y no
podrn tener conflictos de intereses con los oferentes; de haberlos, ser causa de excusa.
406-04 Almacenamiento y distribucin
Los bienes que adquiera la entidad ingresarn fsicamente a travs de almacn o bodega, antes de
ser utilizados, an cuando la naturaleza fsica de los mismos requiera su ubicacin directa en el lugar
o dependencia que lo solicita, lo cual ayudar a mantener un control eficiente de los bienes
adquiridos.
Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarn
adecuadamente ubicados, contarn con instalaciones seguras y tendrn el espacio fsico necesario.
El Guardalmacn o Bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su
conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos y
especificaciones tcnicas solicitadas por las dependencias de la institucin, as como de los bienes
que egresan.
Si en la recepcin se encontraren novedades, no se recibirn los bienes y se comunicar
inmediatamente a la mxima autoridad o al servidor delegado para el efecto; dichos bienes no sern
recibidos hasta que cumplan con los requerimientos institucionales.

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Los directivos establecern un sistema apropiado para la conservacin, seguridad, manejo y control
de los bienes almacenados.
Para el control de los bienes se establecer un sistema adecuado de registro permanente, debiendo
incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales caractersticas. Slo
las personas que laboran en el almacn o bodega tendrn acceso a las instalaciones.
Existen bienes que, por sus caractersticas especiales, deben ser almacenados en otras
instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilizacin. En estos casos, el
encargado de almacn efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la documentacin
correspondiente.
406-05 Sistema de registro
El Catlogo General de Cuentas del Sector Pblico, contendr los conceptos contables que permitan
el control, identificacin, destino y ubicacin de las existencias y los bienes de larga duracin.
Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los
bienes de larga duracin, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los
retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la informacin se encuentre actualizada y de
conformidad con la normativa contable vigente.
La actualizacin permanente, la conciliacin de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas
del mayor general y la verificacin fsica peridica, proporcionar seguridad de su registro y control
oportuno y servir para la toma de decisiones adecuadas.
Los bienes que no renan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se registrarn
directamente en las cuentas de gastos o costos segn corresponda y simultneamente se
registrarn en una cuenta de orden, conforme lo establece la normativa de contabilidad
gubernamental, vigente.
406-06 Identificacin y proteccin
Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil identificacin, organizacin y
proteccin de las existencias de suministros y bienes de larga duracin.
Todos los bienes de larga duracin llevarn impreso el cdigo correspondiente en una parte visible,
permitiendo su fcil identificacin.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duracin, mantendr registros actualizados,
individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para
el control, localizacin e identificacin de los mismos.
La proteccin de los bienes entregados para el desempeo de sus funciones, ser de
responsabilidad de cada servidor pblico.
La proteccin de los bienes incluye la contratacin de plizas de seguro necesarias para protegerlos
contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir, se verificarn peridicamente, a fin de que las
coberturas mantengan su vigencia.
406-07 Custodia
La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la
entidad, fortaleciendo los controles internos de esta rea; tambin facilita detectar si son utilizados
para los fines que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo

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de deterioro.
La mxima autoridad de cada entidad pblica, a travs de la unidad respectiva, ser responsable de
designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen la
conservacin, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duracin.
Corresponde a la administracin de cada entidad pblica, implementar su propia reglamentacin
relativa a la custodia fsica y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.
406-08 Uso de los bienes de larga duracin
En cada entidad pblica los bienes de larga duracin se utilizarn nicamente en las labores
institucionales y por ningn motivo para fines personales, polticos, electorales, religiosos u otras
actividades particulares.
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institucin, debiendo asumir
la responsabilidad por su buen uso y conservacin.
Cada servidora o servidor ser responsable del uso, custodia y conservacin de los bienes de larga
duracin que le hayan sido entregados para el desempeo de sus funciones, dejando constancia
escrita de su recepcin; y por ningn motivo sern utilizados para otros fines que no sean los
institucionales.
En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del
Jefe de la Unidad Administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y verificacin, de
manera que estos sean utilizados correctamente.
El dao, prdida o destruccin del bien por negligencia comprobada o mal uso, no imputable al
deterioro normal de las cosas, ser de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo.
Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicacin y naturaleza de los bienes, sern
reportados a la direccin correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia de los
mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera.
406-09 Control de vehculos oficiales
Los vehculos del sector pblico y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos
pblicos, estn destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeo de
funciones pblicas, en los das y horas laborables, y no podrn ser utilizados para fines personales,
ni familiares, ajenos al servicio pblico, ni en actividades electorales y polticas.
Los vehculos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de una
entidad del sector pblico. Su cuidado y conservacin ser una preocupacin constante de la
administracin, siendo necesario que se establezcan los controles internos que garanticen el buen
uso de tales unidades.
Para fines de control, las unidades responsables de la administracin de los vehculos, llevarn un
registro diario de la movilizacin de cada vehculo, donde debe constar: la fecha, motivo de la
movilizacin, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad
cumplida.
Los vehculos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o areos, (buses, busetas,
camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas, barcos, veleros, aviones,
avionetas, helicpteros, etc.,) que por necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera
de los das y horas laborables, requieren la autorizacin expresa del nivel superior.

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Con el propsito de disminuir la posibilidad de que los vehculos sean utilizados en actividades
distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarn con la respectiva orden de
movilizacin, la misma que tendr una vigencia no mayor de cinco das laborables. Por ningn
concepto la mxima autoridad emitir salvo conductos que tengan el carcter de indefinidos.
Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus funciones o
preste sus servicios, podr utilizar vehculos del Estado el ltimo da laborable de cada semana,
fuera del horario que comprende la jornada normal de trabajo, exceptundose, por motivos de
seguridad, el Presidente y Vicepresidente de la Repblica, as como otras servidoras y servidores
con rango a nivel de ministros de Estado.
Se excluyen de esta disposicin, nicamente los vehculos de ambulancia, de las siguientes
entidades: de las unidades del Ministerio de Salud Pblica, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social (IESS), de la Cruz Roja Ecuatoriana, igualmente los vehculos que pertenecen a los cuerpos
de bomberos, Defensa Civil, Fuerzas Armadas, Polica Nacional, sistemas de redes elctricas,
telefnicas, agua potable, alcantarillado y obras pblicas, que sean indispensables para atender
casos de emergencias concretas.
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehculos oficiales, tendrn la obligacin del
cuidado y conservacin del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios destinados
por las propias entidades.
Los vehculos del Estado llevarn placas oficiales y el logotipo que identifique la institucin a la que
pertenecen.
La mxima autoridad de cada entidad dispondr que se observe, en todas sus partes, los
procedimientos administrativos para el control de los vehculos de la entidad, que constan en el
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico y
dems disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contralora General del Estado.
Nota: Inciso sexto reformado por Acuerdo de la Contralora General del Estado No. 41, publicado en
Registro Oficial 306 de 22 de Octubre del 2010 .
406-10 Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin
La administracin de cada entidad, emitir los procedimientos necesarios a fin de realizar
constataciones fsicas peridicas de las existencias y bienes de larga duracin.
Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo menos una
vez al ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente de aquel que tiene a su
cargo el registro y manejo de los conceptos sealados, salvo para efectos de identificacin.
Los procedimientos para la toma fsica de los bienes, se emitirn por escrito y sern formulados
claramente de manera que puedan ser comprendidos fcilmente por el personal que participa en
este proceso.
De esta diligencia se elaborar un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de
constatacin fsica y conciliacin con la informacin contable, sern investigadas y luego se
registrarn los ajustes respectivos, previa autorizacin del servidor responsable; tambin se
identificarn los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donacin o remate
segn corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
Cuando la entidad pblica contrate servicios privados para llevar a cabo la toma fsica de las
existencias y bienes de larga duracin, el informe final presentado as como la base de datos, tendr
la conformidad del rea contable en forma previa a la cancelacin de dichos servicios.

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La contratacin de estos servicios se har estrictamente cuando las circunstancias as lo exijan,


siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente para efectuar
dichos gastos.
El auditor interno participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicacin de los
procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con auditora interna, el titular
designar a un servidor que cumpla esta funcin.
406-11 Baja de bienes por obsolescencia, prdida, robo o hurto
Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de
prdida, robo o hurto, sern dados de baja de manera oportuna.
Esta actividad se efectuar una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que sealen
las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su
destino final.
Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservacin, obsolescencia, prdida, robo o
hurto, se observarn las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y
Administracin de Bienes del Sector Pblico, del Manual General de Administracin y Control de los
Activos Fijos del Sector Pblico, la normativa de contabilidad emitida por el Ministerio de Finanzas y
dems reglamentacin interna emitida por la entidad.
Si la prdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez competente
como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantar el acta de baja correspondiente y se
proceder a la exclusin de los registros contables disminuyendo del inventario respectivo.
Para la baja de bienes que no estn contabilizados como activos, por no reunir las condiciones para
considerarse como tales, bastar que se cuente con la autorizacin del responsable de la Unidad de
Administracin Financiera.
Si la baja procediere de una prdida o destruccin injustificada, al servidor responsable se le aplicar
la sancin administrativa que corresponda y cuando el caso lo amerite, se le exigir adems la
restitucin del bien con otro de igual naturaleza o la reposicin de su valor a precio de mercado.
406-12 Venta de bienes y servicios
Las ventas ocasionales de bienes se realizarn de acuerdo con los procedimientos fijados en las
leyes y reglamentos sobre la materia.
Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y dems procedimientos
previos para autorizar las enajenaciones, los avalos de ventas y adjudicar los bienes, cumplirn sus
funciones resguardando los intereses institucionales y en concordancia con las disposiciones
reglamentarias.
Las entidades pblicas que vendan regularmente mercaderas, bienes o servicios, emitirn su propia
reglamentacin que asegure la recuperacin al menos de sus costos actualizados, el cobro de los
importes correspondientes a las mercaderas despachadas o servicios prestados, la documentacin
de los movimientos y la facturacin segn los precios y modalidades de ventas.
406-13 Mantenimiento de bienes de larga duracin
El rea administrativa de cada entidad, elaborar los procedimientos que permitan implantar los
programas de mantenimiento de los bienes de larga duracin.
La entidad velar en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes de

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larga duracin, a fin de conservar su estado ptimo de funcionamiento y prolongar su vida til.
Disear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no afectar la
gestin operativa de la entidad. Corresponde a la direccin establecer los controles necesarios que
le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, as como que se cumplan sus
objetivos.
La contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estar
debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el
servicio.
406-14 Bienes procedentes de regalos o presentes de tipo institucional
Se consideran como regalos o presentes de tipo institucional los siguientes:
Los regalos y presentes que tengan un valor econmico representativo o histrico patrimonial,
percibidos por las servidoras y los servidores pblicos, en reuniones, talleres, conferencias, visitas de
observacin, seminarios, congresos, giras tcnicas, pasantas y otros actos o eventos de carcter
oficial, dentro o fuera del pas, en cumplimiento de servicios institucionales, comisin de servicios, en
delegacin o representacin de las instituciones del Estado.
Las servidoras y servidores pblicos que, en cumplimiento de reuniones, talleres, conferencias,
visitas de observacin, seminarios, congresos, giras tcnicas, pasantas y otros actos o eventos de
carcter oficial, dentro o fuera del pas, reciban presentes de tipo institucional, a su regreso, junto al
informe de su comisin debern dar a conocer a la mxima autoridad, sobre los presentes que
hubiesen recibido.
La mxima autoridad debe establecer el correspondiente sistema de control interno para la
administracin de los bienes provenientes de regalos o presentes de tipo institucional de manera que
se garantice su ingreso al patrimonio institucional de forma inmediata; este sistema debe asegurar un
adecuado control de almacenamiento, registro, identificacin, proteccin, custodia, mantenimiento,
constatacin fsica y bajas de este tipo de bienes y debe verificar su permanente cumplimiento.
Los encargados del control de bienes deben informar a la mxima autoridad en forma trimestral
sobre el cumplimiento de la presente norma.
No forman parte de la presente norma las ddivas, recompensas, regalos o contribuciones en
especies, bienes o dinero, privilegios y ventajas en razn de sus funciones, para s, sus superiores o
de sus subalternos, que hayan sido solicitadas y/o aceptadas por las y los servidores pblicos, los
que se encuentran prohibidos por la ley.
Nota: Numeral agregado por Acuerdo de la Contralora General del Estado No. 52, publicado en
Registro Oficial Suplemento 397 de 16 de Diciembre del 2014 .
407 ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO
407-01 Plan de talento humano
Los planes de talento humano se sustentarn en el anlisis de la capacidad operativa de las
diferentes unidades administrativas, en el diagnstico del personal existente y en las necesidades de
operacin institucionales.
La planificacin se elaborar sobre la base de un diagnstico del personal, efectuado con la
informacin estadstica que mantendr la unidad responsable de la administracin del talento
humano; considerando adems, la normativa vigente relacionada con esta rea, el plan estratgico
institucional, los planes operativos anuales, programas y proyectos.

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El plan de talento humano formar parte de la documentacin del sistema de planificacin anual.
407-02 Manual de clasificacin de puestos
Las unidades de administracin de talento humano, de acuerdo con el ordenamiento jurdico vigente
y las necesidades de la institucin, formularn y revisarn peridicamente la clasificacin de puestos,
definiendo los requisitos para su desempeo y los niveles de remuneracin.
La entidad contar con un manual que contenga la descripcin de las tareas, responsabilidades, el
anlisis de las competencias y requisitos de todos los puestos de su estructura y organizativa. El
documento ser revisado y actualizado peridicamente y servir de base para la aplicacin de los
procesos de reclutamiento, seleccin y evaluacin del personal.
La definicin y ordenamiento de los puestos se establecer tomando en consideracin la misin,
objetivos y servicios que presta la entidad y la funcionalidad operativa de las unidades y procesos
organizacionales.
407-03 Incorporacin de personal
Las unidades de administracin de talento humano seleccionarn al personal, tomando en cuenta los
requisitos exigidos en el Manual de Clasificacin de Puestos y considerando los impedimentos
legales y ticos para su desempeo.
El ingreso de personal a la entidad se efectuar previa la convocatoria, evaluacin y seleccin que
permitan identificar a quienes por su conocimiento y experiencia garantizan su idoneidad y
competencia y ofrecen mayores posibilidades para la gestin institucional.
El proceso tcnico realizado por la Unidad de Administracin de Talento Humano seleccionar al
aspirante que por su conocimiento, experiencia, destrezas y habilidades sea el ms idneo y cumpla
con los requisitos establecidos para el desempeo de un puesto, a travs de concurso de mritos y
oposicin.
En el proceso de seleccin, se aplicarn las disposiciones legales, reglamentos y otras normas que
existan sobre la materia.
En la Unidad de Administracin de Talento Humano, para efectos de revisin y control posterior, se
conservar la informacin del proceso de seleccin realizado, as como de los documentos exigidos
al aspirante, en funcin de los requisitos legales establecidos.
407-04 Evaluacin del desempeo
La mxima autoridad de la entidad en coordinacin con la Unidad de Administracin de Talento
Humano, emitirn y difundirn las polticas y procedimientos para la evaluacin del desempeo, en
funcin de los cuales se evaluar peridicamente al personal de la institucin.
Las polticas, procedimientos, as como la periodicidad del proceso de evaluacin de desempeo, se
formularn tomando en consideracin la normativa emitida por el rgano rector del sistema.
El trabajo de las servidoras y servidores ser evaluado permanentemente, su rendimiento y
productividad sern iguales o mayores a los niveles de eficiencia previamente establecidos para
cada funcin, actividad o tarea.
La evaluacin de desempeo se efectuar bajo criterios tcnicos (cantidad, calidad, complejidad y
herramientas de trabajo) en funcin de las actividades establecidas para cada puesto de trabajo y de
las asignadas en los planes operativos de la entidad.

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Los resultados de la evaluacin de desempeo servirn de base para la identificacin de las


necesidades de capacitacin o entrenamiento del personal o de promocin y reubicacin, para
mejorar su rendimiento y productividad.
407-05 Promociones y ascensos
Las unidades de administracin de talento humano propondrn un plan de promociones y ascensos
para las servidoras y servidores de la entidad, observando el ordenamiento jurdico vigente.
El ascenso del servidor en la carrera administrativa se produce mediante promocin al nivel
inmediato superior de su respectivo grupo ocupacional, previo el concurso de mritos y oposicin.
El ascenso tiene por objeto promover a las servidoras y servidores para que ocupen puestos
vacantes o de reciente creacin, considerando la experiencia, el grado acadmico, la eficiencia y el
rendimiento en su desempeo, observando lo previsto en la reglamentacin interna y externa
vigente.
407-06 Capacitacin y entrenamiento continuo
Los directivos de la entidad promovern en forma constante y progresiva la capacitacin,
entrenamiento y desarrollo profesional de las servidoras y servidores en todos los niveles de la
entidad, a fin de actualizar sus conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad de
su trabajo.
Los directivos de la entidad en coordinacin con la Unidad de Administracin de Talento Humano y el
rea encargada de la capacitacin (en caso de existir stas), determinarn de manera tcnica y
objetiva las necesidades de capacitacin del personal, las que estarn relacionadas directamente
con el puesto, a fin de contribuir al mejoramiento de los conocimientos y habilidades de las
servidoras y servidores, as como al desarrollo de la entidad.
El plan de capacitacin ser formulado por las unidades de talento humano y aprobado por la
mxima autoridad de la entidad. La capacitacin responder a las necesidades de las servidoras y
servidores y estar directamente relacionada con el puesto que desempean.
Las servidoras y servidores designados para participar en los programas de estudio ya sea en el pas
o en el exterior, mediante becas otorgadas por las instituciones patrocinadoras y/o financiadas
parcial o totalmente por el Estado, suscribirn un contrato-compromiso, mediante el cual se obliga a
laborar en la entidad por el tiempo establecido en las normas legales pertinentes. Los conocimientos
adquiridos tendrn un efecto multiplicador en el resto del personal y sern utilizados adecuadamente
en beneficio de la gestin institucional.
407-07 Rotacin de personal
Las unidades de administracin de talento humano y los directivos de la entidad, establecern
acciones orientadas a la rotacin de las servidoras y servidores, para ampliar sus conocimientos y
experiencias, fortalecer la gestin institucional, disminuir errores y evitar la existencia de personal
indispensable.
La rotacin de personal debe ser racionalizada dentro de perodos preestablecidos, en base a
criterios tcnicos y en reas similares para no afectar la operatividad interna de la entidad.
Los cambios peridicos de tareas a las servidoras y servidores con funciones similares de
administracin, custodia y registro de recursos materiales o financieros, les permite estar
capacitados para cumplir diferentes funciones en forma eficiente y elimina personal indispensable.

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La rotacin del personal en estas reas disminuye el riesgo de errores, deficiencias administrativas y
utilizacin indebida de recursos.
407-08 Actuacin y honestidad de las servidoras y servidores
La mxima autoridad, los directivos y dems personal de la entidad, cumplirn y harn cumplir las
disposiciones legales que rijan las actividades institucionales, observando los cdigos de tica,
normas y procedimientos relacionados con su profesin y puesto de trabajo.
Los directivos no slo cautelarn y motivarn el cumplimiento de estos principios y del ordenamiento
jurdico vigente en el trabajo que ejecutan las servidoras y servidores, sino que estn en la obligacin
de dar muestras de la observancia de stos en el desempeo de sus funciones.
Las servidoras y servidores, cualquiera sea el nivel que ocupen en la institucin, estn obligados a
actuar bajo principios de honestidad y profesionalismo, para mantener y ampliar la confianza de la
ciudadana en los servicios prestados, observando las disposiciones legales que rijan su actuacin
tcnica. No podrn recibir ningn beneficio directo o indirecto y se excusarn de intervenir en
asuntos en los que tengan conflictos de inters personal o de su cnyuge o conviviente, hijos y
parientes hasta el segundo grado de afinidad o cuarto de consanguinidad.
407-09 Asistencia y permanencia del personal
La administracin de personal de la entidad establecer procedimientos y mecanismos apropiados
que permitan controlar la asistencia y permanencia de sus servidoras y servidores en el lugar de
trabajo.
El establecimiento de mecanismos de control de asistencia estar en funcin de las necesidades y
naturaleza de la entidad, teniendo presente que el costo de la implementacin de los mismos, no
debe exceder los beneficios que se obtengan.
El control de permanencia en sus puestos de trabajo estar a cargo de los jefes inmediatos, quienes
deben cautelar la presencia fsica del personal de su unidad, durante la jornada laboral y el
cumplimiento de las funciones del puesto asignado.
407-10 Informacin actualizada del personal
La Unidad de Administracin de Talento Humano ser responsable del control de los expedientes de
las servidoras y servidores de la entidad, de su clasificacin y actualizacin.
Los expedientes del personal deben contener la documentacin general, laboral y profesional de
cada una de las servidoras y servidores; la informacin relacionada con su ingreso, evaluaciones,
ascensos, promociones y su retiro.
Solo el personal encargado de la administracin de talento humano y las servidoras y servidores que
por la naturaleza de sus funciones obtengan autorizacin expresa, tendrn acceso a los expedientes
de las servidoras y servidores, los cuales sern protegidos apropiadamente.
Los expedientes donde se consigne la informacin del personal con nombramiento o contrato,
permitirn a la administracin de la entidad, contar con informacin veraz y oportuna para la toma de
decisiones.
408 ADMINISTRACION DE PROYECTOS
408-01 Proyecto
Se entiende por proyecto el conjunto de antecedentes, estudios y evaluaciones financieras y

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socioeconmicas que permiten tomar la decisin de realizar o no una inversin para la produccin de
obras, bienes o servicios destinados a satisfacer una determinada necesidad colectiva. El proyecto
se considera como tal hasta tanto se lo concluya y pase a formar parte de la economa del pas.
El ciclo de un proyecto se compone de dos grandes fases: preinversin e inversin, es decir,
estudios y ejecucin.
En la primera etapa se llevarn a cabo todos los estudios necesarios para determinar la factibilidad
de ejecutar el proyecto, iniciando con la identificacin de una necesidad e ideas muy generales sobre
lo que se pretende hacer para satisfacerla, luego, gradualmente los estudios se profundizarn, lo
cual mejora la calidad de la informacin, disminuye la incertidumbre y proporciona mayores
elementos para decidir si se contina con la etapa siguiente o si se debe abandonarlo antes de
incurrir en gastos mayores.
En esta etapa se realizarn los siguientes estudios: el diagnstico, el perfil, el estudio de
prefactibilidad, de factibilidad y los diseos del proyecto. Todas las etapas, comprendern los
clculos de costos y beneficios del proyecto y cada una de ellas incluir la correspondiente
evaluacin financiera o social del proyecto.
En la etapa final de la preinversin se proceder a disear la obra, a calcular el presupuesto y a
planificar y programar todas las labores necesarias para su ejecucin y operacin.
Si los estudios indican que es factible ejecutar el proyecto y si la evaluacin econmica o financiera
avala su continuacin se pasar a la etapa de inversin que es la ejecucin del proyecto ya sea por
contrato o por administracin directa.
En la etapa de operacin, la obra entra en funcionamiento de acuerdo con lo planeado y programado
previamente, al tiempo que, en forma simultnea, se implementan el plan y el programa de
mantenimiento. Al finalizar el proyecto se efectuar, adems, una evaluacin que compare las
previsiones de los estudios realizados frente a los obtenidos en la realidad, para contar con la
informacin necesaria que permita mejorar los estudios de nuevos proyectos.
408-02 Estudios de pre inversin de los proyectos
Todos los proyectos de obra pblica deben estar respaldados por los estudios de preinversin, el
procedimiento que se emplee para efectuarlos, el grado de profundidad y los criterios de evaluacin
que se utilizarn para seleccionar los ms ventajosos, dependern de la naturaleza, complejidad y
monto de la inversin.
Los estudios del proyecto con las correspondientes evaluaciones permitirn determinar su viabilidad
y buscar el financiamiento, a ms de jerarquizar los proyectos en orden a los mayores beneficios
financieros o sociales.
Los estudios se desarrollarn por etapas, de manera que los proyectos estn bien fundamentados y
permitan obtener la ptima solucin a fin de canalizar mejor los recursos y brindar los elementos
necesarios para decidir si se profundizan los estudios para determinar si el proyecto puede llevarse a
cabo, o si por el contrario, es mejor abandonarlo.
En esta etapa, las instituciones apoyadas en la experiencia adquirida, definirn en guas o manuales
las metodologas y criterios a seguir en los estudios de viabilidad de los proyectos, as como el grado
de profundidad, el alcance de cada una de las fases de estudio y los criterios a emplear para
seleccionar aquellos en los que se va a invertir.
En las distintas fases de estudio participarn los profesionales con la preparacin, la especializacin
o los conocimientos suficientes para definir las variables ms significativas que inciden en el
proyecto, a fin de determinar, de la forma ms cercana posible a la realidad, los costos y beneficios

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asociados a ste, as como su impacto sobre el medio ambiente.


408-03 Diagnstico e idea de un proyecto
Toda institucin que desee desarrollar un proyecto debe elaborar un diagnstico, donde se defina
claramente el problema por solucionar, la necesidad por satisfacer, los bienes y servicios a ofrecer,
quines se ven afectados, el impacto en el medio ambiente, y las alternativas de solucin que se
vislumbran.
La idea de invertir en un proyecto surge de alguna necesidad colectiva que debe ser satisfecha,
ligada a los objetivos de la institucin, como consecuencia de planes de desarrollo, de polticas
generales o para complementar otros proyectos.
Se incluirn las posibles soluciones al problema, de modo que al efectuar el anlisis se pueda
determinar si desde el punto de vista tcnico, la idea inicial a de continuarse y en consecuencia,
profundizar los estudios, o si a de modificarse, postergarse o abandonarse.
408-04 Perfil del proyecto
Las entidades interesadas en desarrollar un proyecto prepararn un perfil, identificando los
beneficios y costos, as como los aspectos legales, institucionales o de cualquier otra ndole que lo
puedan afectar, sin incurrir en mayores costos financieros y de personal.
El perfil del proyecto abarcar el estudio de los antecedentes, las condiciones econmicas, polticas,
geogrficas y sociales de la zona de influencia en la cual se enmarca; adems, las polticas y
objetivos de la institucin, los aspectos legales y las polticas gubernamentales que afectan el sector
al que pertenece el proyecto, todo con el fin de decidir la conveniencia de llevarlo a cabo.
El perfil debe incluir un anlisis preliminar de los aspectos tcnicos de las distintas opciones
propuestas, de manera que se puedan descartar aquellas que no sean factibles; tambin incluir un
anlisis del posible mercado actual y futuro del proyecto, as como una evaluacin de los beneficios y
costos asociados, para lo cual se tratar de prever qu sucedera en el perodo considerado para
hacer la evaluacin, si el proyecto no se ejecutara.
En los casos de proyectos que requieren pequeas inversiones o al tratarse de necesidades
colectivas evidentes, para las cuales el perfil muestra con un grado aceptable de certidumbre, la
conveniencia de llevarlos a cabo, se debe avanzar de inmediato al diseo del anteproyecto sin pasar
por las otras fases de estudio.
408-05 Estudio de prefactibilidad
Comprende el estudio de las alternativas viables, cuyo objetivo principal es profundizar en los
aspectos crticos y as obtener, con mayor precisin, los beneficios y costos identificados en el perfil.
En esta fase, deben estudiarse los siguientes aspectos del proyecto: su marco legal; la tecnologa
por emplear y sus implicaciones, el estudio tcnico y las normas tcnicas; su impacto
socio-econmico; finalmente, tendr que efectuarse un estudio del impacto del proyecto sobre el
ambiente.
En esta etapa se examinarn en forma ms detallada los aspectos sealados como crticos, con el
fin de determinar con mayor precisin los beneficios y costos de las mejores alternativas viables
identificadas en la fase anterior.
Para seleccionar la mejor alternativa, dentro de las condiciones existentes, en primera instancia, se
efectuar el anlisis tcnico de cada una de las opciones y luego un anlisis o evaluacin
econmica-financiera.

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La estimacin de los ingresos o beneficios del proyecto se efectuar mediante un estudio de


mercado, que ayude a determinar la probable demanda que el proyecto podra satisfacer. En el
estudio se determinarn la demanda y la oferta, actual y futura, del bien o servicio que se satisfara
con el proyecto.
En la determinacin de los costos se considerarn los aspectos tcnicos como son el tamao del
proyecto, su naturaleza, su localizacin, los equipos, maquinaria e instalaciones requeridos, los
insumos necesarios para su operacin o funcionamiento, personal, materia prima, servicios, los
efectos del proyecto sobre el medio ambiente.
Este anlisis permitir estimar los costos asociados al proyecto, pues el optar por determinado tipo
de tecnologa condiciona los costos de inversin y de capital de trabajo.
Adicionalmente se considerarn los aspectos administrativo-legales del proyecto: la estructura
organizacional que se definir para administrar el proyecto y las caractersticas jurdicas de la unidad
de gestin que lo manejar.
Una vez efectuados los anlisis citados, se estimarn los montos de inversin, los costos de
operacin y los ingresos que generara el proyecto durante su vida til, para cada una de las
alternativas seleccionadas en la fase de determinacin del perfil de ste, pues los factores
analizados se interrelacionan. Con esta informacin se realizar la evaluacin ex-ante del proyecto,
tanto de la rentabilidad social y econmica, y de la viabilidad financiera y tcnica de cada alternativa,
la cual servir de base para decidir cules merecen un estudio ms profundo y cules se descartan.
Es conveniente realizar un anlisis de sensibilidad que puede referirse a la variacin de las
condiciones de financiamiento, costos o ingresos, para las alternativas que resultaron ms favorables
al hacer la evaluacin, para de esta manera determinar cul es la mejor y decidir si el proyecto se
ejecuta, se pospone, se abandona o si se requiere mejorar la calidad de los estudios realizados, en
cuyo caso se sealarn los aspectos por considerar en la siguiente fase.
El estudio comprender una descripcin e identificacin de los beneficios no cuantificables o no
medibles, denominados intangibles, para que tambin sean tomados en cuenta en el momento de
decidir si se llevar a cabo el proyecto.
Para aquellos proyectos socialmente rentables, los cuales son respaldados por polticas
gubernamentales, como proyectos de salud, educacin, justicia, etc., pero cuyos beneficios son
difciles de medir y valorar, se emplear el criterio costo-efectividad para establecer cul es la mejor
alternativa o solucin. Para ello se supondr que todas las alternativas proporcionan beneficios
similares y se escoger aquella que satisfaga la necesidad al mnimo costo anual, es decir, costos en
que se incurre en un ao, o utilice la menor cantidad de recursos.
Finalmente, se efectuar un estudio del impacto del proyecto sobre el ambiente, con el fin de que se
tomen las previsiones necesarias para preservar o restaurar las condiciones ambientales cuando
stas puedan deteriorarse. Este estudio deber ser sometido a las instancias competentes en la
materia.
408-06 Estudio de factibilidad
Para los proyectos que en la evaluacin ex-ante han demostrado que su rentabilidad es positiva, se
har un examen detallado de la alternativa considerada como la ms viable o ms rentable, con el fin
de determinar en forma precisa sus beneficios y costos y profundizar el anlisis de las variables que
la afectan.
En esta fase se llevar a cabo el anteproyecto o diseo preliminar, as como la ingeniera preliminar
del proyecto necesaria para efectuar el diseo definitivo; tambin se definirn, para la alternativa

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seleccionada, el flujo financiero y la programacin de las actividades por ejecutar; adems, se


optimizarn sus etapas, puesta en marcha y operacin.
El estudio de factibilidad mide y valora en la forma ms precisa posible los beneficios y costos de la
alternativa que en la etapa anterior ha resultado la ms viable. Slo aquellos proyectos que han
demostrado tener una rentabilidad positiva, debern llegar a esta fase.
Durante esta fase se profundizar el anlisis de las variables ms crticas, afinando los datos
empleados para calcularlas. Tambin se elaborar el diseo preliminar del proyecto conocido como
anteproyecto, el que servir de base para la elaboracin del diseo definitivo.
Una vez definido el proyecto se optimizar el diseo, al considerar todos los factores como tamao,
localizacin, etc.; lo mismo se har con el programa de desembolsos, para el cual se tendrn que
considerar las condiciones financieras y de mercado, las obras auxiliares y complementarias, el
efecto de las dificultades tcnicas, la capacitacin del personal de operacin y de mantenimiento.
Tambin se optimizar la organizacin: qu se va a hacer, quines lo harn y cmo, para llevar a
cabo la construccin o ejecucin y la puesta en marcha y operacin del proyecto, de conformidad
con el tamao de la obra y la capacidad administrativa, tcnica y financiera que se requiere.
408-07 Evaluacin financiera y socio-econmica
Para cada etapa del proyecto, prefactibilidad, factibilidad y diseo, se debe realizar la evaluacin
financiera y socio-econmica ex-ante, que se utilizar como un elemento esencial para tomar la
decisin de seguir adelante con las siguientes etapas o de suspender el estudio o rechazar un
proyecto individual, as como para establecer el orden de prelacin cuando se dispone de una
cartera o grupo de proyectos.
Se determinar la rentabilidad utilizando indicadores privados y sociales tales como el VAN o Valor
Actual Neto; la TIR o Tasa Interna de Retorno; la razn Beneficio/Costo (B/C), el Perodo de Retorno
de la Inversin.
La evaluacin financiera ex-ante es parte de cada etapa del proyecto y constituye un elemento
fundamental para tomar decisiones sobre la conveniencia de llevar a cabo un proyecto. Sobre la
base del clculo de costos y beneficios, tangibles o intangibles, ms los criterios de evaluacin de
proyectos, la institucin decidir si le conviene invertir en el proyecto. La evaluacin determinar la
rentabilidad como si la institucin fuese una empresa privada interesada en obtener los mayores
beneficios con el menor costo posible.
La evaluacin socio-econmica proporciona elementos para decidir si se invierte en determinado
proyecto, pero su enfoque est dirigido a determinar los beneficios que genera para la sociedad. En
este tipo de anlisis interesa la contribucin del proyecto a la economa o desarrollo del pas, pues se
trata de invertir en las opciones ms rentables desde el punto de vista econmico-social, que al
mismo tiempo estn acordes con las polticas gubernamentales.
En esta evaluacin socio-econmica los beneficios se obtienen del aumento en el ingreso nacional
provocado por el proyecto, mediante la cuantificacin monetaria de la contratacin de los bienes,
obras o servicios y los costos que corresponden al ingreso sacrificado por ejecutar ese proyecto en
lugar de otro; aunque se utilizan las mismas herramientas de clculo que en la evaluacin financiera
como los indicadores, los costos y beneficios se calculan con precios sociales o "precios sombra", es
decir, excluyendo las distorsiones que afectan los precios de mercado, tales como las cargas
sociales, los impuestos y las tasas de inters de los crditos.
Los dos tipos de evaluacin mencionados constituyen adems un criterio para ordenar o establecer
el grado de prioridad de los proyectos que conforman una cartera o grupo de proyectos, a la vez que
ayudan a establecer con mayor exactitud el precio o la tarifa de los bienes o servicios que se
producirn.

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La evaluacin socio-econmica es importante para aquellas instituciones cuya razn de ser es de


carcter social y por ende brindan bienes o servicios nada rentables, los cuales resultan poco
atractivos para los inversionistas privados y tambin, para aquellos que proporcionan bienes o
servicios por los cuales nadie est dispuesto a pagar, como es el caso de un proyecto para disminuir
la contaminacin ambiental, la instalacin subterrnea de las lneas elctricas o la evacuacin de las
aguas pluviales.
408-08 Diseo definitivo
En esta etapa se elaborarn en detalle todos los documentos y planos constructivos necesarios para
llevar a cabo la construccin o ejecucin y puesta en operacin del proyecto, de conformidad con lo
establecido en el anlisis tcnico de la opcin seleccionada en el estudio de factibilidad.
Los documentos producidos en esta fase, deben elaborarse con la participacin de aquellos
profesionales con conocimientos suficientes para efectuarlos de manera ptima. Una vez
terminados, conviene que sean revisados por aquellas unidades de la entidad ejecutora que
posteriormente los utilizarn, pues de este modo pueden considerarse a tiempo sus observaciones y
hacer las modificaciones pertinentes para que el proyecto se ejecute y opere sin inconvenientes.
Para efectuar los diseos, cada profesional observar las regulaciones y normas tcnicas aplicables
al rea que le corresponde. En esta fase se define la ubicacin de los distintos componentes de la
obra en el sitio donde se llevarn a cabo; se efectan todos los clculos necesarios para determinar
sus dimensiones y dems caractersticas fsicas; se indican los requerimientos de las instalaciones
elctricas, mecnicas o de cualquier otra ndole, necesarias para el funcionamiento de la obra o
proyecto.
Cada uno de los distintos diseos mencionados debe ser realizado por profesionales en el rea
correspondiente, y su trabajo debe consignarse, de la forma ms completa posible, en una memoria
de clculo y en una memoria descriptiva, con el fin de facilitar el seguimiento de los criterios de
diseo utilizados y de las decisiones tomadas por el diseador respecto al objeto de su trabajo.
Esta prctica permite que otro profesional, distinto del diseador, pueda revisar los clculos y las
decisiones efectuados, con el fin de detectar cualquier error que pueda corregirse oportunamente
para no afectar las etapas posteriores.
408-09 Planos constructivos
Los planos de construccin deben contener la informacin grfica y escrita necesaria para la correcta
ejecucin de la obra. Los planos se elaborarn de conformidad con las disposiciones reglamentarias
y normativas vigentes de acuerdo al tipo de obra por ejecutar.
Para evitar problemas tcnicos o econmicos en la construccin de la obra, los planos constructivos
debern tener toda la informacin necesaria para poder llevarla a cabo. Los planos constituyen la
base para planificar la construccin de la obra y para determinar su costo, por lo tanto no podrn
existir descripciones insuficientes o confusas, que provoquen problemas tcnicos y econmicos,
como atrasos en la ejecucin de la obra; incorporacin de elementos no contemplados que
encarecen el proyecto; demolicin de partes de la obra a causa de detalles poco precisos, etc.
El grado de detalle de los planos debe permitir, sin lugar a dudas, identificar las caractersticas
fsicas de los elementos por construir, las propiedades mecnicas de los materiales considerados,
as como los parmetros utilizados en el diseo.
408-10 Condiciones generales y especificaciones tcnicas
Estos documentos son un complemento de los planos constructivos, en ellos se proporciona

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informacin indispensable para la correcta ejecucin de la obra, por tanto, su grado de detalle deber
permitir el clculo de costos del proyecto por ejecutar.
En las condiciones generales se definirn conceptos, se fijarn atribuciones y procedimientos para la
administracin o fiscalizacin del contrato y se delimitarn responsabilidades. En las
especificaciones tcnicas se tratarn todos los aspectos tcnicos de la obra.
La elaboracin de las condiciones generales y especificaciones tcnicas es bsica para ejecutar un
proyecto, tal como fue concebido en calidad, costo y plazo. Estos documentos constituyen la base
para que la administracin y el contratista, definan el mtodo de trabajo para cumplir con las
condiciones estipuladas.
Las especificaciones elaboradas para una obra o proyecto particular deben estar acordes con las
condiciones de su entorno y su propia naturaleza. Para su elaboracin se pueden basar en
especificaciones de obras similares, siempre y cuando stas se adapten a las condiciones de la que
se va a construir.
Aquellas entidades que realizan proyectos de naturaleza similar elaborarn especificaciones
generales aplicables a todas ellas y cada obra tendr sus especificaciones especiales de acuerdo a
sus particulares condiciones y requerimientos.
Las especificaciones han de ser claras, completas e inequvocas, lo cual significa que no deben
presentar ambigedades, ni contradicciones entre las mismas, que propicien diferentes
interpretaciones de una misma disposicin, ni indicaciones parciales sobre determinado tpico, as
como tampoco errores, ya que estos factores complicarn el desarrollo del proceso de ejecucin
generalmente aumentando plazo y costo.
Las especificaciones sern inequvocas, es decir, que no den margen a equivocaciones, para lo cual
las prestaciones deben ser descritas con amplitud, en forma precisa e inconfundible, para presentar,
si el caso lo amerita, diagramas y muestras que ilustren en la mejor forma las caractersticas de la
prestacin.
Bsicamente cada especificacin debe contar con las siguientes secciones:
- Descripcin del rubro anotando sus caractersticas relevantes.
- Los materiales necesarios para la ejecucin de la prestacin (podrn mencionarse las cantidades
aproximadas, as como los requisitos mnimos de calidad que deben cumplir).
- El equipo mnimo para su ejecucin, con sus caractersticas.
- Los procedimientos de trabajo, es decir, la forma de elaboracin y su secuencia.
- Los ensayos de laboratorio a realizarse y las tolerancias que se aceptarn, dentro de mrgenes
fijos o aproximados, al tener en cuenta las necesidades de servicio.
- La medicin o cuantificacin del rubro.
- La forma de pago.
Para adquisicin de equipos, se elaborarn especificaciones basadas en rendimientos y no tanto en
caractersticas descriptivas, adicionalmente, sern lo ms generales, es decir, definir valores
mnimos, rangos o mrgenes dentro de los cuales se aceptarn las ofertas. Es normativo excluir las
caractersticas propias de determinados fabricantes, sealando las tolerancias que se admitirn.
En este tipo de adquisiciones juegan papel importante otros factores adicionales que precisar el
pliego, tales como el suministro de piezas de repuesto, servicio de postventa, cursos de
adiestramiento para manejo y mantenimiento, etc.
Las condiciones generales incluirn aspectos de la obra como su descripcin; los procedimientos
administrativos por utilizar, tales como las acciones aplicables por incumplimiento, daos y perjuicios
o demora; la formulacin, presentacin y tramitacin de planillas, los plazos para su aprobacin y las

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retenciones, el pago de los reajustes de precios, la responsabilidad por la obtencin de los permisos
o licencias para efectuar el trabajo, las garantas, las modificaciones del programa de trabajo, de los
planos, de la cantidad de obra; los trabajos extraordinarios; la recepcin de obras y las liquidaciones;
los derechos y obligaciones de las partes, los informes sobre la obra, las prrrogas de plazo y
cualquier tipo de instruccin sobre aspectos no tcnicos de la obra, que faciliten la administracin
contractual.
408-11 Presupuesto de la obra
Una vez que se disponga de los planos y las especificaciones tcnicas, la Administracin calcular el
presupuesto detallado de la obra. Se elaborar por unidad de obra o rubro de trabajo, es decir, para
cada una de las partes que componen el proceso de construccin, bajo la siguiente estructura: cada
precio unitario se subdividir en costos directos, costos indirectos, utilidad e imprevistos. Los costos
mencionados se desglosarn en sus componentes, se indicarn los porcentajes de la utilidad y de
los imprevistos considerados con respecto al monto total del presupuesto de la obra.
El presupuesto detallado de la obra es un clculo de su costo, a partir de los componentes del precio
de cada uno de los rubros o de las unidades de obra que conforman el proceso de construccin.
El precio de cada unidad de obra est compuesto por:
Costos directos.- Son los gastos efectuados para realizar esa unidad de obra y que se los puede
imputar a un rubro determinado y slo existen si la unidad de obra se ejecuta, estos son: materiales,
mano de obra y maquinaria.
Costos indirectos.- Son los gastos generales en que incurre el contratista, tanto en sus oficinas como
en el sitio de la obra, no atribuibles a una tarea en particular, pero necesarios para efectuar los
trabajos en general, por su naturaleza no se los puede imputar directamente a un rubro determinado
y deben prorratearse. Dentro de stos se tiene: salarios y prestaciones legales del personal directivo,
tcnico y administrativo de la empresa, depreciacin, mantenimiento, alquileres y seguros de
edificios, bodegas, predios, etc.; alquiler u operacin y depreciacin de vehculos o equipos de
apoyo, de laboratorio, de topografa, de oficina, gastos de oficina, garantas y financiamiento;
trabajos previos y auxiliares como la construccin y mantenimiento de caminos de acceso,
instalacin y desmantelamiento de equipos y limpieza final de la obra.
Para calcular estos costos, la administracin debe suponer la organizacin que una empresa
constructora requerir para llevar a cabo la obra adecuadamente y sobre la base en esa condicin,
determinar los posibles costos indirectos asociados.
Utilidad.- Es la ganancia o lucro que percibe el contratista por la ejecucin de una obra. Para efectos
del clculo del presupuesto de la Administracin, debe determinarse un porcentaje real, como es, el
promedio de los porcentajes de la utilidad que aplican los contratistas en la actividad de la
construccin.
Imprevistos.- Es un monto que el contratista considera para cubrir cualquier error en la estimacin
del presupuesto o cualquier eventualidad que recaiga bajo su responsabilidad y pueda afectar al
proceso constructivo, tales como atrasos en el suministro de materiales, mano de obra y equipos,
accidentes, extravos y robos, escasez de materiales, mano de obra o equipos.
El presupuesto de obra permite conocer la cantidad y caractersticas de los materiales, mano de
obra, maquinaria y herramientas por utilizar, as como su precio de mercado, de manera que, en
forma bastante aproximada, se pueden prever los fondos necesarios para llevar a cabo la obra.
Si la obra va a ejecutarse por administracin directa, el presupuesto, junto con el programa de
trabajo, se utilizarn para elaborar el flujo de caja requerido para el proceso de construccin. Si por
el contrario, sta va a realizarse por contrato, el presupuesto detallado de la obra permitir a la

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administracin, investigar y conocer los diversos parmetros de comparacin para determinar lo


adecuado de las propuestas presentadas.
408-12 Programacin de la obra
La Administracin preparar un programa del avance fsico de la obra, desglosndola en las
actividades por realizar e indicando su respectiva duracin y requerimiento de insumos: materiales,
mano de obra, herramientas, maquinaria y equipos. Para ello tomar en cuenta las caractersticas
ambientales, climticas y geogrficas de la zona donde va a realizarse.
Para definir el plazo de ejecucin emplear un mtodo de programacin por redes de actividades,
que seale la ruta crtica y sirva como base para elaborar un diagrama de barras y diagrama de
Gantt, en el cual se indiquen la duracin, los tiempos tempranos y tardos (de inicio y trmino) y las
holguras de cada actividad.
Si la obra se efecta por administracin directa, el programa de avance fsico elaborado por la
Administracin constituye una gua para programar el abastecimiento oportuno y suficiente de los
materiales, mano de obra, maquinaria y equipos por utilizar, adems de proporcionar el plazo de
construccin; esta informacin resultar til para verificar la propiedad del presupuesto elaborado,
as como para prever los fondos necesarios para la ejecucin de la obra.
Si la obra se realiza por contrato, el programa elaborado por la Administracin servir como
parmetro de comparacin para examinar lo adecuado del programa de trabajo propuesto por el
adjudicatario.
El mtodo de programacin por emplear en esta tarea ser cualquier sistema de redes: CPM, PERT,
diagrama de bloques, que ponga en relieve las actividades crticas. Adems, con base en la red
establecida, se elaborar el diagrama de barras correspondiente, diagrama de Gantt, indicando para
cada actividad, su duracin, los tiempos tempranos y tardos de inicio y trmino, las holguras y el
requerimiento de insumos: materiales, mano de obra, maquinaria y equipos.
408-13 Modalidad de ejecucin
Una vez finalizada la fase de diseo definitivo, y con el fin de seleccionar la modalidad de ejecucin
de los trabajos, se deben comparar los requerimientos de recursos para la ejecucin de la obra con
los que tiene disponibles la entidad. Algunas posibilidades de ejecucin son: por administracin
directa, por contrato y por concesin. Cualquiera que sea la modalidad de ejecucin escogida,
deber actuarse conforme con las disposiciones legales y reglamentarias que las rigen.
Cuando haya finalizado la fase de diseo definitivo, la entidad efectuar una comparacin entre los
recursos requeridos para la ejecucin de la obra y los recursos que tiene disponibles.
Dependiendo de los resultados de esta comparacin, la entidad podr optar por alguna de las
siguientes modalidades para ejecutarla: por administracin, alternativa en la que la misma institucin
construye la obra con su propio talento humano y materiales independientemente del origen del
financiamiento; por contrato, en cuyo caso la entidad, por un precio y plazo de entrega determinados
y de conformidad con las especificaciones preparadas, delega en un contratista su administracin y
construccin; y, finalmente, por concesin, opcin en la que la Administracin delega a una empresa
privada la ejecucin o rehabilitacin del proyecto y le permite explotarlo por un perodo determinado,
durante el cual debe efectuar el mantenimiento necesario para que opere en condiciones ptimas.
Todas estas modalidades estn regidas por leyes y reglamentos que explican el procedimiento para
llevarlas a cabo, sus restricciones, las potestades y responsabilidades de las partes involucradas,
etc.
408-14 Ejecucin de la obra por administracin directa

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Cuando la entidad ejecute la obra con sus propios recursos materiales y humanos, tendr que
hacerlo de conformidad con las especificaciones, el programa de trabajo, el presupuesto y flujo de
caja, preparados en la fase anterior.
Si la entidad decide ejecutar la obra por administracin directa, tendr que revisar los documentos
elaborados en la fase de diseo definitivo, con el fin de verificar si cuenta con la capacidad tcnica
necesaria, si los recursos disponibles son los apropiados para llevar a cabo la obra, o si, de acuerdo
con la disponibilidad real, habra que modificar los planes y programas originales.
La administracin directa opera si la administracin tiene la suficiente capacidad tcnica en
conocimientos y experiencia para administrar y dirigir la obra, as como la maquinaria y equipos que
sean necesarios.
La ejecucin de una obra por administracin directa no podr ser dividida en mltiples contratos
incluso la obra civil. Se entiende que la subcontratacin es admitida, exclusivamente, para aquellos
trabajos especializados tal como ocurre en el sector privado. Como ninguna entidad dispone de todo
el personal de obreros necesario para una obra, los mismos sern contratados en forma individual.
408-15 Contratacin
Antes de iniciar el proceso de contratacin, la entidad debe cerciorarse de contar con toda la
documentacin requerida y actualizada, para que los interesados tengan claro el objeto de la
contratacin y puedan participar sobre las mismas bases.
El tipo de concurso por realizar se determinar de acuerdo con el presupuesto referencial elaborado
por la institucin promotora y segn lo estipulado al respecto en la normativa vigente.
El concurso se difundir para propiciar una amplia participacin, adicionalmente, habr de seguirse
rigurosamente todas las disposiciones previstas en la Ley y Reglamento del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica.
Cuando la entidad decida ejecutar la obra por contrato, verificar que el proyecto haya concluido su
etapa de diseo y que cuenta con todos los documentos requeridos para que el objeto de la
contratacin resulte claro y los interesados puedan utilizar esa informacin para preparar sus ofertas,
garantizando el principio de igualdad de oportunidad para los participantes. Bajo ningn concepto se
iniciarn los procesos de contratacin si la entidad no cuenta con planos constructivos de detalle o si
las especificaciones estn incompletas.
Igualmente, se verificar que existan los diseos y ms documentos necesarios pues las condiciones
supuestas al efectuar un diseo pueden cambiar radicalmente, sobre todo si la construccin de la
obra se lleva a cabo algunos aos despus de la concepcin del proyecto.
408-16 Administracin del contrato y administracin de la obra
Dependiendo de la entidad duea del proyecto y la importancia del mismo, se organizar la
administracin del contrato o administracin de la obra segn se trate de la ejecucin mediante
contrato o una ejecucin directa de la entidad.
Estas labores las puede realizar la entidad directamente o contratarla con una empresa consultora
que se encargar de administrar por delegacin. A pesar de delegar estas labores, la entidad
mantendr una supervisin rigurosa y estricta sobre la obra con el propsito de vigilar las tareas de
fiscalizacin.
En proyectos que involucren la ejecucin de obras civiles y equipamiento o la ejecucin de varias
obras de la misma naturaleza se designar un administrador del contrato cuyas funciones, en

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trminos generales, consisten en velar por la calidad de la obra, el costo y el plazo.


La ejecucin de la obra debe realizarse de acuerdo con las disposiciones legales, reglamentarias y
tcnicas dictadas por los rganos rectores en el campo de la preservacin ambiental, la
construccin, la salud, las relaciones laborales, el ordenamiento vial y urbano, el aprovechamiento de
los recursos naturales y energticos, la normativa tributaria y el ejercicio profesional.
Toda persona que tenga a su cargo la ejecucin o administracin de una obra tiene el deber de
conocer las disposiciones legales y aplicarlas, tanto en lo que se refiere a los requisitos que dicha
obra debe cumplir y los controles por ejercer, como en lo referente a las condiciones laborales de los
trabajadores: salud, seguridad, higiene del sitio en que se ejecuta, proteccin de los trabajadores
contra riesgos profesionales. Asimismo sern obligatorias todas aquellas normas que se dicten
posteriormente a las mencionadas, ya sea para derogarlas, ampliarlas o introducir conceptos
nuevos, siempre que entren en vigencia mientras el proyecto se lleva a cabo.
En las organizaciones donde se cuenta con un Director de Obras Pblicas o un Jefe de la unidad,
ste generalmente asume las funciones de administrador del contrato o administrador de la obra. En
otras entidades, con muchos proyectos, el administrador del contrato puede asumir la supervisin o
manejo de varias obras.
408-17 Administrador del contrato
El administrador del contrato velar porque la obra se ejecute de acuerdo con lo planeado y
programado, pero sin tomar parte directamente en la ejecucin rutinaria de las tareas que aseguren
su cumplimiento, antes bien, debe lograrlo mediante la delegacin y supervisin de esas tareas, la
comunicacin constante con el personal encargado de llevarlas a cabo, la aplicacin de su autoridad
para dirimir o resolver cualquier problema que no puedan manejar los niveles inferiores y motivar al
personal con el fin de que brinde lo mejor de s para lograr el xito del proyecto.
Es funcin del administrador del contrato establecer un sistema que evale el logro de los objetivos,
mediante el cual pueda obtenerse informacin sobre su estado. Esto con el fin de tomar
oportunamente acciones correctivas o para informar a las autoridades de la entidad sobre el
desarrollo del proyecto.
Corresponde al administrador del contrato establecer la estructura organizacional necesaria para que
el proyecto se ejecute en forma ptima, dependiendo de la magnitud del proyecto, se organizar una
estructura de varios niveles, con un Jefe de Fiscalizacin y fiscalizadores en un rea especfica:
calidad, avance fsico y avance financiero de la obra, cada uno de los cuales tendra su propio
personal de apoyo y la formacin necesaria para atenderla o, si la complejidad de la obra ms bien
requiere de profesionales con formacin en reas distintas, como: estructuras, arquitectura, suelos,
electricidad, mecnica, etc., que se encarguen de controlar tanto la calidad como el avance fsico y
financiero de las obras y rindan cuentas al Jefe de Fiscalizacin del proyecto. Adems, para la
estructura que establezca debe definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los que la
conforman y finalmente, obtener el apoyo logstico e instrumentos de medicin, requeridos para que
la obra se ejecute conforme con los objetivos definidos.
Son funciones del administrador del contrato, entre otras:
a) Velar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de acuerdo a lo programado;
b) Coordinar con las dependencias estatales o privadas que, en razn de sus programas o campos
de accin, tengan inters en participar en la etapa de construccin del proyecto;
c) Establecer un sistema para medir el logro de los objetivos definidos, de manera que
oportunamente se obtenga informacin exacta sobre su estado y se comuniquen los resultados a las
autoridades institucionales competentes;
d) Velar porque se efecten evaluaciones peridicas del proyecto;
e) Autorizar el inicio de la obra o de cualquier trabajo no contemplado en los planos originales, que

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deba cargarse a los fondos destinados al proyecto;


f) Coordinar su trabajo con el Jefe Fiscalizador del Proyecto que se encarga de la administracin
cotidiana del proyecto;
g) Establecer la estructura organizacional apropiada para la ejecucin de la obra, considerando todos
los aspectos que intervienen en ella financieros, legales, de suministros, etc. aunque stos no sean
constructivos y definir las funciones, responsabilidades y autoridad de los participantes; asimismo,
proporcionar el apoyo logstico requerido. En el caso de fiscalizacin realizada por contrato, el
Administrador del Contrato debe realizar una supervisin responsable sobre todas las labores; y,
h) Intervenir en las actas de entrega recepcin provisional, parcial, total y definitiva.
408-18 Jefe de Fiscalizacin
El Jefe de Fiscalizacin establecer un sistema para asegurar la correcta ejecucin de la obra,
mediante el control de la calidad, el avance fsico y el avance financiero de la obra. Dichos controles
conllevan una evaluacin mensual, de los aspectos mencionados y la comunicacin de resultados a
los mandos superiores, incluyendo los problemas surgidos, especialmente cuando afectan las
condiciones pactadas en relacin al plazo, presupuesto y calidad de la obra.
Corresponde al Jefe de Fiscalizacin obtener informacin estadstica sobre los rendimientos de
materiales, mano de obra, equipos y maquinaria, as como llevar un recuento de la incidencia de la
lluvia en la paralizacin de labores en la obra. La informacin resultante es muy til para preparar
futuros proyectos, pues permite prever los plazos de ejecucin, la influencia de la precipitacin sobre
stos, la cantidad de materiales, mano de obra, equipos y maquinaria necesarios para llevar a cabo
una obra, as como los posibles problemas que se podran suscitar.
El Jefe de Fiscalizacin, se asegurar de que la obra se ejecute de conformidad con las bases
establecidas en los estudios de preinversin, es decir, de acuerdo con el diseo definitivo, las
especificaciones y dems normas tcnicas aplicables, para lograr obtener del proyecto los beneficios
esperados. No obstante, antes de iniciar la construccin, debe revisar los pliegos con el fin de
detectar oportunamente cualquier error u omisin, as como cualquier imprevisin tcnica que luego
pueda afectar en forma negativa el desarrollo del proceso constructivo.
Adicionalmente, es competencia del Jefe de Fiscalizacin resolver en forma oportuna los problemas
tcnicos que se presenten durante el proceso constructivo, as como asegurar que el contratista
disponga del personal tcnico con la suficiente preparacin, el empleo de materiales, equipos y
maquinaria, en la cantidad y calidad estipuladas en los planos y especificaciones.
Son funciones del Jefe de Fiscalizacin, entre otras:
a) Proponer al administrador del contrato la organizacin e infraestructura necesaria, para
administrar o inspeccionar el proyecto en el sitio donde ste se construir; definir las funciones,
responsabilidades y autoridad de los que la conforman, de modo que las labores de construccin o
de inspeccin se realicen dentro del marco legal y reglamentario vigente;
b) Planear, programar y aplicar los controles, de calidad, financiero y de avance fsico, que aseguren
la correcta ejecucin de la obra;
c) Vigilar y responsabilizarse porque la ejecucin de la obra se realice de acuerdo con los diseos
definitivos, las especificaciones tcnicas, programas de trabajo, recomendaciones de los
diseadores y normas tcnicas aplicables;
d) Identificar la posible existencia de errores u omisiones o ambos en forma oportuna, que puedan
presentarse en los planos constructivos o especificaciones, as como imprevisiones tcnicas, de
modo que de inmediato se corrija la situacin;
e) Resolver oportunamente los problemas tcnicos que se presenten durante la ejecucin de las
obras;
f) Justificar tcnicamente los trabajos extraordinarios o las modificaciones que se tengan que realizar
durante la ejecucin de las obras e informar al administrador del contrato para adoptar las decisiones
que correspondan;

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g) Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales,


equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climticas en el tiempo laborado, o
sobre cualquier otro aspecto til para la preparacin de futuros proyectos;
h) Velar porque los materiales, la mano de obra, equipos y maquinaria empleados en la ejecucin de
la obra, sean adecuados y suministrados en forma oportuna y suficiente, y correspondan a lo
estipulado en las especificaciones o en la oferta del contratista;
i) Evaluar el avance del proyecto, al menos una vez por mes, para determinar su estado, documentar
los resultados obtenidos y mantener informados a los mandos superiores, sobre el avance de la
obra, los problemas surgidos durante su ejecucin y las medidas aplicadas;
j) Excepcionalmente, cuando se presenten problemas que afecten las condiciones pactadas en
cuanto a plazos, calidad o presupuesto, comunicarlo al administrador del contrato para que resuelva;
k) Asumir en nombre de la institucin, la relacin con las comunidades donde se ejecuten los
proyectos, en los asuntos inherentes a stos; y,
l) Coordinar las pruebas finales de aceptacin y la entrega de las obras para su entrada en
operacin.
408-19 Fiscalizadores
En los casos en que la ubicacin, la magnitud o la complejidad de la obra lo ameriten, el Jefe de
Fiscalizacin podr designar a uno o ms fiscalizadores con la formacin profesional necesaria, para
que se encarguen de inspeccionar la obra o un rea especfica de sta.
La designacin de uno o varios fiscalizadores depende de la magnitud o complejidad del proyecto;
as, puede haber un fiscalizador de calidad, uno de avance fsico de la obra y otro que controle el
flujo de caja, o bien asignar un fiscalizador para cada rea especializada, como por ejemplo, para el
sistema elctrico, el sistema mecnico, la parte estructural y otro para acabados, cada uno de los
cuales debe controlar los tres aspectos mencionados, calidad, avance fsico, flujo de caja,
correspondientes a las obras a su cargo. A su vez, si la importancia de la obra justifica, cada
fiscalizador podra contar con el personal que sea menester para el desempeo de su cargo.
Cuando los documentos de licitacin especifiquen determinados requisitos para el profesional
responsable de la obra por parte del contratista, el Fiscalizador deber reunir al menos esos mismos
requisitos, con el fin de que pueda desempear una adecuada labor de control. La paridad de
conocimientos tcnicos entre el fiscalizador y el profesional responsable de la obra por parte del
contratista, es muy importante, pues de ello depende, en gran medida, que el primero pueda ejercer
sobre el segundo un eficiente trabajo y efecte una correcta evaluacin de los trabajos realizados.
Las funciones de los fiscalizadores, cada uno en el rea de su competencia, son las siguientes:
a) Revisar en conjunto con el Jefe de Fiscalizacin, los documentos contractuales con el fin de
verificar la existencia de algn error, omisin o imprevisin tcnica, que pueda afectar la construccin
de la obra y de presentarse este caso, sugerir la adopcin de medidas correctivas o soluciones
tcnicas, oportunamente;
b) Evaluar mensualmente, el grado de cumplimiento del programa de trabajo en el rea bajo su
cargo y en caso de constatar desviaciones, identificar las causas y proponer soluciones para corregir
la situacin;
c) Ubicar en el terreno las referencias necesarias para la correcta ejecucin de la obra;
d) Verificar la exactitud de las cantidades incluidas en las planillas presentadas por el contratista;
adems, calcular los reajustes correspondientes a esas planillas, comparando la obra realizada, con
la que deba ser ejecutada de acuerdo con el programa de trabajo autorizado;
e) Obtener informacin estadstica en el proyecto sobre el rendimiento del personal, materiales,
equipos y maquinaria; sobre la incidencia de las condiciones climticas en el tiempo laborado, o
sobre cualquier otro aspecto til para la preparacin de futuros proyectos;
f) Verificar la calidad de los materiales, as como la de los elementos construidos, mediante ensayos
de laboratorio o de campo, efectuados bajo su supervisin y siguiendo rigurosamente las
especificaciones tcnicas;

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g) Resolver las dudas que surgieren de la interpretacin de los planos, especificaciones, detalles
constructivos y cualquier otro aspecto tcnico relacionado con la obra;
h) Anotar en el libro de obra, adems de una descripcin del proceso de construccin de las obras a
su cargo, las observaciones, instrucciones o comentarios que a su criterio deben ser considerados
por el contratista para el mejor desarrollo de la obra;
i) Justificar tcnicamente la necesidad de efectuar modificaciones o trabajos extraordinarios en las
obras bajo su supervisin;
j) Coordinar con los diseadores de la obra cuando sea necesario efectuar modificaciones de los
planos originales o haya que realizar obras adicionales;
k) Realizar los clculos pertinentes para determinar los costos de las modificaciones u obras
extraordinarias por realizar;
l) Registrar en los planos constructivos todas las modificaciones realizadas durante el proceso de
construccin, con el fin de obtener los planos finales de la obra ejecutada;
m) Aprobar los materiales y equipos por instalar propuestos por el contratista, tomando como gua
las especificaciones;
n) Calificar al personal tcnico del contratista y recomendar el reemplazo de aqul que no satisfaga
los requisitos necesarios;
o) Velar porque los equipos y maquinaria en la obra se encuentren en buenas condiciones y en el
caso de que la obra se realice por contrato, sean los especificados;
p) Verificar que el contratista disponga de todos los diseos, especificaciones, programas de trabajo,
licencias, permisos y dems documentos contractuales;
q) Coordinar con el contratista las actividades ms importantes del proceso constructivo;
r) Revisar las tcnicas y mtodos constructivos propuestos por el contratista y en caso necesario,
sugerir las modificaciones que estime pertinentes;
s) Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes de proteccin ambiental, laborales, se seguridad
social y de seguridad industrial;
t) En proyectos de importancia, preparar memorias tcnicas sobre los procedimientos y mtodos
empleados en la construccin de las obras, para que sean utilizados como fuentes de informacin en
proyectos futuros;
u) Preparar, mensualmente, informes sobre la obra que contengan como mnimo la siguiente
informacin:
- Un anlisis del estado del proyecto desde el punto de vista econmico y del avance fsico,
respaldado por los clculos correspondientes.
- Los resultados de los ensayos de laboratorio, con comentarios al respecto.
- Anlisis de la cantidad y calidad de los equipos y maquinaria dispuestos en obra, con
recomendaciones al respecto, si es necesario.
- Estadsticas sobre las condiciones climticas del sitio donde se ejecuta el proyecto (especialmente
de la precipitacin pluvial) y su incidencia en el desarrollo de los trabajos.
- Referencia sobre la correspondencia intercambiada con el contratista.
- Anlisis del personal tcnico del contratista;
v) Entregar la informacin producida para las recepciones; y,
w) Efectuar el finiquito o liquidacin econmica de las obras a su cargo.
408-20 Documentos que deben permanecer en obra
En todos los proyectos u obras que se efecten con fondos pblicos, deben permanecer en el sitio
de la construccin los siguientes documentos:
- Copia del contrato de construccin.
- Los planos constructivos.
- Las especificaciones tcnicas, generales y especficas.
- El programa de ejecucin autorizado, con indicacin de los recursos requeridos por actividad.
- El libro de obra.
- Correspondencia cruzada entre fiscalizacin y contratista.

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- Resumen del estado financiero de la obra, de las facturas tramitadas por avance de obra, reajustes,
obras extraordinarias, etc.
- Estadstica del resultado de las pruebas del laboratorio.
Los documentos citados permanecern en el lugar de ejecucin del proyecto, dado que contienen
informacin sin la cual no sera posible ejecutar la obra, realizar las labores de control que aseguren
el cumplimiento del contrato ni las de control externo que atae a la Contralora General del Estado.
408-21 Libro de obra
El libro de obra es una memoria de la construccin, que debe contener una resea cronolgica y
descriptiva de la marcha progresiva de los trabajos de construccin y sus pormenores: sirve para
controlar la ejecucin de la obra y para facilitar la supervisin de sta.
Al iniciar la construccin el Jefe de Fiscalizacin o fiscalizador encargado de tal responsabilidad,
escribir la fecha de inicio, el nombre, el cargo y la firma de los profesionales que participarn en la
obra. Si durante el proceso hay algn cambio de profesionales, del contratante o contratista, ello
deber constar en el libro.
Siempre que un profesional autorizado vaya a hacer una anotacin en el libro de obra, deber
iniciarla con la fecha y terminarla con su firma.
De presentarse algn problema con la calidad de los materiales suministrados, los trabajos
realizados, los resultados de las pruebas de laboratorio o de campo, los mtodos constructivos, o
con cualquier otro aspecto, deber constar tambin en el libro de obra las acciones tomadas para
corregirlo y los resultados de dichas acciones.
Al concluir el proyecto, el Fiscalizador anotar en el libro de obra la fecha de finalizacin e indicar
las caractersticas principales de la construccin; adems, har constar que los equipos y sistemas
electromecnicos incorporados a la obra funcionan correctamente.
El objeto del uso del libro de obra es llevar un control de la ejecucin de la obra y facilitar su
supervisin; tambin es contar con un documento oficial donde conste la gestin de la unidad de
fiscalizacin de la construccin y la de todos aquellos profesionales que estn vinculados con ella en
razn de su funcin o en cumplimiento de leyes y reglamentos especficos. Dicho documento se
utilizar como respaldo de la actuacin de los profesionales, la descripcin de los mtodos
constructivos, los resultados de las pruebas efectuadas, los problemas que se presentaren durante la
construccin, las soluciones propuestas, as como los resultados obtenidos, etc.
408-22 Control del avance fsico
El Jefe de Fiscalizacin velar por el cumplimiento del programa de ejecucin establecido. De
presentarse atrasos con respecto al programa, tomar las acciones necesarias para ajustar las
actividades, de manera que, tan pronto como sea posible, vuelvan a desarrollarse de acuerdo con lo
programado. Sin embargo, cuando los atrasos afecten la ruta crtica del proyecto, informar de
inmediato al administrador del contrato, para que ste resuelva el problema oportunamente.
El contratista tiene que ejecutar el proyecto de acuerdo con el programa de ejecucin definitivo,
aprobado por la administracin, sin embargo, cuando por razones imputables a l, alguna actividad
que no sea crtica muestre un atraso que sobrepase la holgura total, el fiscalizador anotar el hecho
en el libro de obra e instar al contratista a presentarle, en un lapso determinado o plazo definido en
las condiciones generales, un nuevo programa de asignacin de recursos, que asegure la
finalizacin de la obra en el plazo convenido.
Si el contratista no cumple su propuesta, el Fiscalizador aplicar las sanciones respectivas, las
cuales estarn estipuladas en el contrato.

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El control del avance fsico de la obra es responsabilidad del Jefe de Fiscalizacin como
representante de la entidad. Es su deber establecer el grado de avance del proyecto y evaluar
peridicamente el proceso constructivo en relacin con lo programado. Deber tomar previsiones
para poder evaluar ese avance en cualquier instante.
El Jefe de Fiscalizacin efectuar el control del avance fsico por semana, pues de esta manera, al
efectuar la medicin en conjunto con el contratista, cotejar los datos obtenidos, que servirn para la
revisin de las planillas de avance de obra y de los documentos de respaldo.
El Jefe de Fiscalizacin establecer las acciones a tomar cuando detecte atrasos con respecto al
programa, pues de su oportuna aplicacin depende la ejecucin del proyecto en el plazo
programado. Si el atraso es imputable al contratista y sobrepasa el lmite establecido, holgura total,
deber advertirle mediante el libro de obra y comunicacin escrita para que dentro de un plazo
determinado, presente las medidas correctivas que aseguren la finalizacin del proyecto en el plazo
convenido. Si el atraso incide en la ruta crtica, el Jefe de Fiscalizacin aplicar las sanciones del
caso, de acuerdo con lo estipulado en el contrato.
408-23 Control de calidad
El Jefe de Fiscalizacin, fiscalizadores y ms personal comprometido en estas labores velarn por el
estricto cumplimiento de las especificaciones tcnicas respectivas. De presentarse desviaciones que
sobrepasen los lmites de variacin establecidos, tomar las acciones necesarias para corregirlas de
manera inmediata.
El fiscalizador que detecte algn problema de calidad en el rea a su cargo, deber sealarlo en el
libro de obra, para que sea corregido por el contratista, de ser posible en forma inmediata y si no lo
es, para que ste someta a su consideracin la solucin propuesta.
El personal de fiscalizacin, velar por la ejecucin de la obra, de conformidad con las
especificaciones y dentro del rango de variacin permitido en stas. De ninguna manera aceptarn
rubros no acordes a las especificaciones que puedan perjudicar la calidad definida en la etapa de
diseo. Controlar la calidad de todos los rubros y de toda la obra es la misin ms importante de
fiscalizacin, especialmente en aquellas partes de la obra conocidas como esenciales, que tienen
que ver con la seguridad posterior de la obra.
De presentarse problemas de calidad, los fiscalizadores tomarn las acciones necesarias para
corregir el problema tan pronto como sea posible. En aquellos casos donde no sea posible corregir el
trabajo, la nica opcin es el derrocamiento de la parte mal realizada y su reconstruccin a costa del
contratista. Si la obra se ejecuta por administracin directa, personal de la entidad a cargo de estas
labores, tomar las acciones pertinentes para resolver la situacin, actuando dentro de sus
potestades y guindose por los principios de eficiencia, eficacia y economa. Si la obra se ejecuta por
contrato, deber advertirlo inmediatamente al contratista por medio del libro de obra y comunicacin
escrita, lo cual bastar para que ste acate sus instrucciones. Si el contratista no atiende las
instrucciones, el Fiscalizador aplicar las sanciones indicadas en el contrato.
408-24 Control financiero de la obra
El Jefe de Fiscalizacin evaluar en forma mensual, el avance financiero de la obra en relacin con
lo programado. De existir discrepancias, analizar su origen y tomar las acciones necesarias para
corregir la situacin. Asimismo, llevar el control del presupuesto asignado a la obra, de manera que
en cualquier momento, pueda conocer con certeza el saldo de la asignacin presupuestaria
disponible.
El Jefe de Fiscalizacin controlar el avance financiero, realizando como mnimo una evaluacin
mensual para verificar si la obra se desarrolla segn lo previsto. Los cortes para determinar el

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avance fsico se efectan tambin mensualmente y dado que el avance financiero debe
corresponder a un determinado avance fsico, se har coincidir las fechas de corte.
El resultado de la evaluacin servir para determinar si el monto acumulado de los gastos,
corresponde al avance fsico que deba haberse alcanzado a esa fecha; de no ser as, se estudiarn
las causas y se tomarn las acciones correctivas necesarias.
En cuanto al control de la asignacin presupuestaria, el Jefe de Fiscalizacin deber conocer el
monto disponible conforme se van cancelando las obligaciones contradas, pues del saldo dependen
las acciones que pueda tomar cuando requiera acelerar el ritmo de trabajo, sobre todo si no existe la
posibilidad de disponer de ms recursos financieros.
An cuando sea factible la consecucin de nuevos recursos, el control de la asignacin
presupuestaria permitir iniciar oportunamente los trmites requeridos para obtenerlos, lo cual
asegura el desarrollo normal del proyecto, desde el punto de vista financiero.
El Jefe de Fiscalizacin evaluar el cumplimiento de los plazos para los pagos de planillas, de
encontrar demoras injustificadas comunicar el particular a los niveles jerrquicos superiores.
408-25 Incidencia de la lluvia
Cuando las caractersticas climticas de la zona o la estacin durante la cual se efecte la
construccin y la etapa en que se encuentre el proceso constructivo lo ameriten, la entidad ejecutora
de la obra deber tomar las previsiones del caso para llevar un registro detallado de la incidencia de
la lluvia en el desarrollo de los trabajos en el sitio, conforme se presente esa situacin.
Si las labores se suspenden a causa de la lluvia, se har constar en el libro de obra o en un registro
la fecha en la cual se present esa condicin, cules trabajos se suspendieron, a qu hora y por
cunto tiempo, en qu medida fueron afectados y se expondrn las razones por las cuales no se
pudo continuar. Las anotaciones sern ratificadas por la firma del Fiscalizador encargado de llevar
este control, as como por la del profesional representante del contratista. Los datos as recabados
se emplearn, en conjunto con el programa de ejecucin, para determinar la prrroga de plazo que
se autorizar por este concepto.
La informacin presentada por los contratistas con datos de la precipitacin pluvial de estaciones
meteorolgicas cercanas al sitio de construccin o notas de prensa no podr ser considerada como
respaldo para solicitar prrrogas por atrasos a causa de la lluvia, ya que no constituyen un criterio
suficiente sobre el cual pueda fundamentarse la decisin de otorgar o no la prrroga solicitada, pues
no necesariamente reflejan la situacin del sitio de la obra y no brindan informacin sobre el tiempo
de paralizacin de los trabajos por ese motivo, ni en qu medida stos se vieron afectados.
El registro de control de lluvia evitar los conflictos en torno a este tema, pues conjuga los aspectos
que normalmente influyen al tomar la decisin de prorrogar o no el plazo. De este modo se da mayor
importancia a los efectos de la lluvia sobre los trabajos y no a la lluvia en s, ubica los sucesos en el
tiempo, con fecha y hora y en forma inmediata, se concilia a las partes que eventualmente podran
tener desavenencias, hacindolos ratificar lo acontecido, mediante la suscripcin de la informacin
consignada en el registro de control. En algunos proyectos, los contratistas ya consideran una
suspensin forzosa de los trabajos de construccin por la marcada estacin invernal, en tales casos,
no cabe la ampliacin del plazo por la incidencia de la lluvia.
408-26 Medicin de la obra ejecutada
La administracin cancelar las planillas por avance de obra u otorgar desembolsos, slo si cuenta
con los respectivos documentos de respaldo, aprobados por las servidoras y servidores autorizados.
Para tal efecto, el ltimo da del mes en revisin, se concluirn las mediciones y clculos de la obra
ejecutada durante ese perodo.

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El formato y contenido de los documentos de respaldo sern definidos por la administracin en forma
reglamentaria, en las condiciones generales, las especificaciones o bien en la reunin de
preconstruccin, en conjunto con el contratista o el fiscalizador, segn sea el caso; como mnimo
deber incluirse en esa documentacin, un listado de los captulos, rubros o actividades y sub
actividades del programa de ejecucin, donde se especifique la cantidad de obra ejecutada durante
el mes en revisin y la obra por ejecutar, adems de las mediciones y clculos que dieron origen a
los datos suministrados.
Tanto el contratista como el Fiscalizador realizarn sus propias mediciones, cuyos resultados se
cotejarn al verificar en conjunto la obra efectivamente realizada. El contratista deber entregar su
estimacin al Fiscalizador hasta la fecha de corte, en el plazo indicado en las condiciones generales
o en el contrato o lo convenido en la reunin de preconstruccin y adjuntar los documentos de
respaldo correspondientes; el Fiscalizador por su parte, efectuar la revisin en el plazo convenido o
estipulado. Cuando la obra se ejecute por administracin directa, se proceder de manera similar a
la citada y se cumplirn tambin los plazos especificados para la presentacin de las solicitudes de
desembolso y su revisin.
El pago o desembolso por obra realizada se har cuando se tenga la seguridad de que se est
pagando realmente lo construido luego de haber efectuado la medicin de la cantidad de obra
ejecutada.
Es necesario contar con documentos de respaldo, que se incluyan en las planillas por avance de
obra que consignen las mediciones realizadas, as como los clculos efectuados para determinar las
cantidades de obra que no se pueden obtener por simple medicin.
Estos documentos son de utilidad para la administracin, controles internos o externos, pues se
facilita cotejar los datos de planillas con la realidad de la obra.
Cuanto ms refleje el programa de ejecucin las actividades o procedimientos para construir las
obras, tanto ms fcil ser efectuar la medicin de lo realizado para ambas partes y llevar el control
del avance de los mismos.
408-27 Prrrogas de plazo
Se concedern prrrogas de plazo cuando por razones no imputables al contratista se produzcan
atrasos en actividades crticas o en actividades cuya holgura total sea sobrepasada, tornndolas
crticas.
El constructor deber interponer la solicitud de prrroga de conformidad con las disposiciones
contractuales despus de conocer el hecho que demorar la ejecucin y en cuanto tenga la
informacin suficiente, aportar la documentacin probatoria necesaria para que la administracin
pueda resolver el reclamo.
La entidad o administracin designar, reglamentariamente, al servidor que cuenta con las
atribuciones para ampliar los plazos o modificar los programas. Adicionalmente, el servidor
responsable de la administracin, tendr el plazo previsto contractualmente o reglamentariamente
para resolver el reclamo interpuesto, para lo cual llevar a cabo los estudios o investigaciones
necesarios.
El aumento del plazo de la construccin procede cuando se presentan atrasos por caso fortuito o
fuerza mayor que afecte el progreso de la obra. En el primer caso, el atraso puede ser causado en
situaciones, como: robos del equipo utilizado, destruccin vandlica de las obras, cierres de
carreteras o cualquier acto realizado por personas o animales que causen daos a la obra o afecten
su desarrollo normal. En el caso de fuerza mayor, el atraso puede darse por inundaciones,
terremotos, huracanes, etc., es decir por fenmenos naturales.

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Adicionalmente son motivo de ampliaciones las siguientes causas, comprobadas:


- Falta de materiales de construccin o equipos a incorporar en el mercado nacional o internacional.
- Perodos de lluvia que perjudiquen el avance de las obras conforme lo sealado en la Norma de
Control Interno 408-25.
- Cambios, trabajos extraordinarios o ampliaciones de la obra que requieran aumento de plazo.
Nota: Incluida Fe de Erratas, publicada en Registro Oficial Suplemento 787 de 30 de Junio del 2016 ,
en el texto del segundo guin.
Incumplimiento de la administracin en suministrar:
- Los planos de diseo indispensables para iniciar o continuar la construccin.
- Los terrenos necesarios para ejecutar las obras.
- Existencia de impedimentos legales o de otra ndole que dificulten la realizacin de los trabajos.
- Orden escrita de la administracin de parar o disminuir el ritmo de avance de la obra.
- Incumplimiento de la administracin en el pago de acuerdo con las clusulas del contrato.
Para determinar los das de prrroga que se concedern por las causas mencionadas anteriormente,
el Jefe de Fiscalizacin o Fiscalizador examinar la incidencia de los atrasos en la ruta crtica; as,
nicamente se otorgar prrroga por el nmero de das que aumente el plazo original, a raz del
atraso. Tambin puede prorrogarse el plazo cuando se agota la holgura total de una actividad que,
por su posicin dentro del programa, se torna crtica e incrementa consecuentemente el plazo
original; en este caso, se conceden tantos das como haya sido afectado el plazo.
El contratista comunicar oportunamente al Jefe de Fiscalizacin, los hechos que van a provocar
demoras en la construccin, as como sus causas, pues esto permite a ambas partes tomar las
previsiones para controlar y cuantificar el atraso en las actividades afectadas. Tal comunicacin ser
fundamentada, de conformidad con las disposiciones reglamentarias al respecto.
La documentacin probatoria a las solicitudes de prrroga, deber reunir las siguientes
caractersticas: ser pertinente, es decir, debe pertenecer al proyecto en cuestin; ser confiable, lo
cual implica estar exenta de errores y adems, que los datos suministrados correspondan a la
realidad de la obra y luego, ser clara y concisa, con lo cual evita la posibilidad de interpretar de
diferente manera una misma informacin y facilitar la revisin de los documentos, gracias a la
brevedad y precisin de su contenido.
408-28 Planos de registro
Todas las modificaciones que se realicen en la obra deben incorporarse en los planos finales de
construccin, con el fin de reflejar fielmente cmo se construy y su localizacin exacta.
Segn lo seale el contrato, la fiscalizacin o el contratista, deben elaborar los planos de registro que
incorporen las modificaciones realizadas durante la construccin, con el fin de que reflejen las
caractersticas de las obras realmente construidas, as como su localizacin exacta. Esta prctica
redundar en beneficios para la administracin o entidad, pues facilitar las tareas de mantenimiento
y reparaciones, as como el diseo de posteriores remodelaciones, ampliaciones, rehabilitaciones,
reconstrucciones, etc.
Los planos finales son indispensables cuando se tienen que disear remodelaciones o ampliaciones
de las obras, pues los elementos nuevos deben integrarse a los existentes o stos deben
readecuarse para soportar las cargas adicionales.
408-29 Recepcin de las obras

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Se llevarn a cabo dos tipos de recepcin: una provisional que se efectuar 15 das despus de que
el contratista de la obra haya notificado por escrito la finalizacin de las obras de construccin y otra
definitiva que no podr realizarse en un plazo menor a seis meses despus de la fecha de la
recepcin provisional.
En ambos casos, se elaborar un acta de recepcin, donde se indicar cmo se desarroll el
proceso constructivo y la condicin en que se recibe la obra; para la recepcin provisional se indicar
al menos, si sta se recibe a satisfaccin o con observaciones, en cuyo caso se sealarn las
causas de ello, para que el constructor proceda a corregir los problemas. Las actas sealarn como
mnimo lo siguiente:
- Los antecedentes contractuales de la obra.
- Condiciones generales de ejecucin, condiciones operativas.
- La calidad y cantidad de las obras ejecutadas.
- Liquidacin econmica que incluye el monto cancelado y el que falta por cancelar por concepto de
avance de obra, reajuste de precios, obras extraordinarias y cualquier otro rubro contemplado, si la
recepcin es provisional. Si sta es definitiva, las cuentas deben estar finiquitadas y no se admite
reclamos pendientes de las partes.
- Liquidacin de plazos que incluye el plazo empleado en la ejecucin, incluyendo prrrogas. Se
establecern las sanciones a las que hubiere lugar.
- Si las obras se reciben a satisfaccin o con observaciones, y en este ltimo caso, las razones para
que sea as.
Cuando la obra se realice por administracin directa, las recepciones provisional y definitiva sern
realizadas por una comisin de representantes de los futuros usuarios, en presencia del
administrador de la obra y su equipo; cuando se ejecute por contrato, actuarn en la recepcin el
contratista y los integrantes de la comisin designada por la mxima autoridad de la entidad
contratista, integrada por el administrador del contrato y un tcnico que no haya intervenido en el
proceso de ejecucin del mismo.
El hecho de que la obra sea recibida a satisfaccin en el acto de recepcin oficial, no exime al
constructor de su responsabilidad por vicios ocultos, si stos afloran durante los diez aos
posteriores a la fecha de la recepcin definitiva.
El constructor o contratista deber comunicar por escrito, al Jefe de Fiscalizacin, la finalizacin de
las obras a su cargo, para que proceda a su recepcin. Esta comunicacin formaliza la fecha de
trmino de las obras y constituye una constancia de que este hecho fue oportuna y debidamente
comunicado a la administracin. En forma previa a la recepcin del proyecto se efectuar una
revisin de las obras a fin de consignar sus resultados en el acta de recepcin, especialmente si se
detecta algn problema, en cuyo caso, ste deber sealarse al constructor para su correccin
inmediata, o para que asuma las responsabilidades correspondientes.
Durante la revisin de las obras para su recepcin, sea provisional o definitiva y hasta la suscripcin
del acta correspondiente, deben estar presentes las partes interesadas en el proceso. Si la ejecucin
se realiz por administracin directa, los representantes de los futuros usuarios recibirn la obra de
parte del administrador de la obra previa revisin de sta, y al finalizar, los participantes suscribirn
el acta elaborada, con las salvedades que consideren pertinentes. Si la obra se ejecut por contrato,
el Jefe de Fiscalizacin y fiscalizadores actuarn suministrando toda la informacin necesaria a la
comisin de recepcin integrada por profesionales designados por la mxima autoridad. Los
resultados se consignarn en el acta, la cual suscribir, haciendo las salvedades que estimen
pertinentes.
La recepcin provisional se efectuar para probar la obra en condiciones de servicio de manera que
la entidad verifique su adecuada operacin o funcionamiento y, a la vez, dar oportunidad al
constructor de corregir, en los seis meses comprendidos entre la recepcin provisional y la definitiva,
los defectos detectados durante la revisin; dicho plazo se considera suficiente, pues si el

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constructor comunic formalmente la finalizacin de las obras fue porque consider que haba
cumplido con lo especificado y con la totalidad de los trabajos. La recepcin definitiva por su parte,
constituye el cierre oficial de la etapa de construccin y la terminacin del contrato, de manera que
no deben quedar reclamos pendientes y cualquier reparacin que se hubiere hecho constar en el
acta de recepcin provisional, en ese momento debe estar terminada.
Se establecer una definicin clara del alcance de la labor de mantenimiento que deber efectuar el
constructor durante el perodo comprendido entre la recepcin provisional y la definitiva, tema que,
deber constar en las especificaciones tcnicas, considerando el mantenimiento como un rubro o
actividad del contrato. Adems, deber definirse la forma en la cual ser pagado el servicio.
No obstante se haya realizado la recepcin definitiva de la obra a satisfaccin, si durante los diez
primeros aos de funcionamiento surgen o se manifiestan problemas que no pudieron detectarse
durante o inmediatamente despus de la construccin, el Constructor debe responder por ello, segn
las leyes vigentes en relacin con la responsabilidad por vicios ocultos.
408-30 Documentos para operacin y mantenimiento
El diseo definitivo ser remitido a las unidades de operacin y mantenimiento para que conozcan el
proyecto y efecten las recomendaciones que estimen del caso. Cuando finalice la construccin de
la obra, se enviar a las mismas unidades que operarn o brindarn servicio de mantenimiento, los
planos finales con todas las modificaciones efectuadas al diseo original para que planifiquen y
programen su trabajo y preparen el presupuesto requerido para llevarlo a cabo.
Ser tarea de los departamentos de operacin y mantenimiento adems, elaborar los respectivos
manuales. En caso de que los usuarios no tengan experiencia o capacitacin para elaborar tales
manuales, los encargados del diseo sern los responsables de producirlos.
Las unidades encargadas de efectuar la operacin o el mantenimiento de las obras construidas,
deben elaborar sus respectivos planes, programas y presupuestos de trabajo, de modo que
aseguren el logro de los objetivos concebidos durante la etapa de preinversin. Para que esto sea
posible, se considerarn los estudios del diseo definitivo que les permitan disponer de la necesaria
informacin para que la operacin de las obras se efecte en el nivel previsto para producir los
beneficios esperados.
Tambin se requerirn los planos finales que muestren las modificaciones incorporadas a la obra,
pues stas debern considerarse para ajustar los planes, programas y presupuestos elaborados.
408-31 Operacin
Los planes y programas de operacin deben elaborarse para que la obra funcione de manera
ptima, partiendo de la certificacin de que se tienen todos los recursos e insumos necesarios para
ello. La administracin debe asegurar al menos un funcionamiento adecuado o aceptable de la obra.
Para efectuar la programacin de la operacin de una obra deben considerarse:
- El tipo y la calidad del bien o servicio que se desea brindar.
- El comportamiento del mercado en que se colocar el bien o servicio.
- Las caractersticas de las obras mediante las cuales se presta el servicio o se produce el bien.
- La experiencia de la institucin o de otras instituciones en obras similares: este aspecto ayudar
mucho cuando es la primera vez que la entidad realiza una obra semejante, porque proporciona
informacin prctica sobre el funcionamiento real de una obra afn a la que se va a poner en
operacin.
- Los recursos necesarios: con base en los aspectos anteriores se definir la cantidad de equipos,
maquinaria, personal e insumos necesarios para la operacin de la obra, as como las caractersticas
que stos deben reunir. Cuando el sistema es complejo se capacitar a los futuros operarios, antes

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de que la obra o proyecto comience a funcionar, de manera que no se afecte el rendimiento.


- Los factores externos que inciden en la operacin de la obra, como: las labores de mantenimiento
programadas, las variaciones y el incremento del trfico, el presupuesto dispuesto por la entidad
para la operacin de la obra, etc.
408-32 Mantenimiento
Las entidades prestarn el servicio de mantenimiento a los bienes y obras pblicas a su cargo, con el
fin de que stas operen en forma ptima durante su vida til y puedan obtenerse los beneficios
esperados, de acuerdo con los estudios de preinversin. Cuando existan restricciones
presupuestarias, se efectuarn los ajustes correspondientes para que la obra opere en un nivel
aceptable y esta situacin se comunicar a las autoridades de la entidad, para que tomen las
medidas correctivas pertinentes.
Se impulsarn dos tipos de mantenimiento: el preventivo, cuya funcin es evitar o prever los daos
que interrumpan el servicio o la produccin de bienes, disminuyan el rendimiento esperado o su
calidad y el correctivo, aplicado para corregir la falla o dao, cuando ya se haya presentado.
El servicio de mantenimiento, preventivo y correctivo, de las obras pblicas es esencial para
asegurar su durabilidad y la obtencin de los beneficios esperados durante la vida til de stas.
El mantenimiento preventivo y el correctivo son complementarios, deben existir juntos y aplicarse en
el momento oportuno, el primero rutinariamente y el segundo, cada vez que surja una emergencia.
Para elaborar el plan y programa de trabajo que permitan el funcionamiento ptimo de la obra, se
asignar un presupuesto adecuado al mantenimiento, principalmente al preventivo; si esto no es
posible por razones presupuestarias, se informar sobre esta situacin a las autoridades de la
entidad para que tomen las medidas correctivas y se pueda volver a alcanzar el nivel ptimo, tan
pronto como sea posible.
Para efectuar el planeamiento, la programacin y el presupuesto del mantenimiento preventivo, se
considerarn los siguientes aspectos:
- Caractersticas de los elementos que componen la obra.
- Experiencia con proyectos similares.
- Determinacin de los recursos necesarios que debe apoyarse en la informacin recabada en los
puntos anteriores y en los rendimientos esperados, tanto del personal, como de los materiales,
equipos, maquinaria y herramientas. Se determinar el tipo y cantidad de personal requerido; los
materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramientas necesarios; el transporte para
movilizarlos, etc.
- Factores externos a la unidad de mantenimiento como el presupuesto disponible de la institucin; el
sistema de suministros empleado, el tiempo promedio para la compra de los materiales o repuestos,
la disponibilidad de materiales, repuestos, equipos, maquinaria y herramientas adecuados en el
mercado; etc.
- Para la planificacin del mantenimiento correctivo, se establecern las posibles emergencias y las
acciones inmediatas por tomar cuando stas se presenten, as como asegurar el suministro de los
recursos para poder atenderlas oportunamente. La capacidad de respuesta de la unidad de servicio
de mantenimiento debe ser proporcional a la importancia de la falla, en trminos de la incidencia que
sta tenga en la prestacin del servicio o la produccin del bien. Para llevar a cabo esta labor, el
personal a cargo de la planificacin deber conocer la obra y sus partes, as como la forma en que
opera, adems de tener vasta experiencia en su mantenimiento o en el de obras similares.
El mantenimiento correctivo, aun cuando se aplica para atender daos imprevisibles o emergencias,
debe planificarse recurriendo a la previsin de la ocurrencia de posibles fallas.
408-33 Evaluacin ex-post

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Durante la etapa de operacin se efectuarn evaluaciones peridicas del funcionamiento de la obra,


esto es, comparar los ingresos y costos reales con los ingresos y costos previstos en los estudios de
preinversin. Para ello los perodos comprendidos entre una evaluacin y otra, debern coincidir con
los perodos escogidos en los estudios para medir los beneficios del proyecto. Las evaluaciones
posteriores cierran el ciclo del proyecto, pues los resultados obtenidos permiten retroalimentar la
informacin necesaria para nuevos proyectos.
La evaluacin es una herramienta de control que debe estar presente durante todo el ciclo de vida
del proyecto, en la etapa de operacin es an ms importante, pues permite saber si se estn
obteniendo los beneficios esperados y cules factores han influido en el xito alcanzado o en caso
de no ser as, analizar la causa de las desviaciones presentadas y tomar las medidas correctivas que
coadyuven a lograr lo planeado.
Por otra parte, la evaluacin ex-post permite conocer si las variables empleadas en los estudios eran
acertadas, si deben ajustarse o cambiarse para futuros proyectos, y fundamentalmente, ayudar a
no cometer los mismos errores; en este sentido, constituye una verdadera fuente de
retroalimentacin, pues, la simple experiencia no basta. Se identificarn los diversos factores de
xito y se explicar su influencia en los resultados.
Adems se evaluar el servicio de mantenimiento brindado para corregir los problemas suscitados,
mejorar los rendimientos de trabajo y disminuir su costo y hacer ms eficiente el servicio.
408-34 Consultora
Las empresas de consultora son empresas de servicios profesionales con experiencia o
conocimiento especfico que asesoran a instituciones del Estado o a organizaciones en general.
En el rea de la ingeniera, las empresas de consultora son de dimensiones y organizaciones muy
variadas, desde micro-empresas de carcter personal, que se dedican a temas muy especficos
hasta empresas que cuentan con equipos multidisciplinarios conformados por profesionales no solo
en las diversas disciplinas de la ingeniera sino que se complementan con profesionales de otras
reas. Su campo de accin est en la preparacin de proyectos de inversin en sus diversas etapas
o pueden encargarse de la administracin o fiscalizacin de los proyectos.
Los consultores o empresas de consultora son responsables de la calidad de los estudios y diseos
preparados, por lo tanto, si se comprobare su inaplicabilidad o si como producto de la ejecucin del
proyecto con los diseos a responsabilidad de los consultores se produjeren perjuicios de cualquier
orden sern responsables civil y penalmente.
Los estudios de un proyecto, materia de un contrato de consultora, deben observar, de acuerdo a
las caractersticas del mismo y su importancia, las Normas Tcnicas de Control Interno previstas en
la seccin 408, en especial, lo concerniente a las etapas de: 408-05 Estudio de prefactibilidad;
408-06 Estudio de factibilidad; 408-08 Diseo definitivo; 408-07 Evaluacin financiera y
socioeconmica; 408-09 Planos constructivos; 408-10 Condiciones generales y especificaciones
tcnicas; 408-11 Presupuesto de la obra; y 408-12 Programacin de la obra.
En los concursos de consultora que tengan como objeto la elaboracin de los estudios de un
proyecto o su ltima etapa relativa a los diseos, debern incorporarse las siguientes actividades:
1.- La obligatoriedad del diseador, sea un consultor individual, firmas consultoras u organismos que
realicen estas labores, de brindar asesora durante todo el tiempo que demande la ejecucin del
proyecto, hasta la recepcin provisional y definitiva.
2.- La asesora incluir inspecciones peridicas al lugar de construccin.
3.- Elaboracin de planos aclaratorios si fuere del caso
4.- Comprobacin que los planos de taller elaborados por el contratista concuerdan con el diseo.

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En las etapas del concurso y contratacin, ests actividades debern ser presupuestadas y su valor
ser pagado si se ejecuta la obra y conforme el avance de la misma.
Si el consultor responsable del diseo resulta adjudicatario del contrato de fiscalizacin las labores
de asesora citadas sern parte de las actividades del nuevo contrato con los costos ya acordados.
Los tcnicos propuestos para la asesora debern ser preferentemente parte del personal tcnico
que elabor el diseo y su tiempo y costo sern parte de la propuesta econmica y negociacin.
Para el caso de la asesora, las visitas al lugar de construccin sern programadas y coordinadas
con el Administrador del contrato quien recibir los informes y planos aclaratorios que sean del caso.
De producirse diferencias de opinin entre el consultor autor de los diseos, la fiscalizacin o el
contratista ejecutor del proyecto, el administrador del contrato ser el responsable de arbitrar la
decisin final.
Nota: Norma agregada por Acuerdo de la Contralora General del Estado No. 6, publicado en
Registro Oficial 178 de 6 de febrero del 2014 .
409 GESTION AMBIENTAL
409-01 Medio Ambiente
Es el sistema global constituido por elementos naturales y artificiales, fsicos, qumicos o biolgicos,
socioculturales y sus interacciones, en permanente modificacin por la naturaleza o la accin
humana, que rige la existencia y desarrollo de la vida en sus diversas manifestaciones.
Cualquier espacio de interaccin y sus consecuencias, entre la sociedad (elementos sociales,
recursos humanos) y la naturaleza (elementos o recursos naturales).
A su vez, el medio ambiente est formado por el ambiente fsico o natural y el ambiente humano. El
primero constituido por la naturaleza y sus recursos naturales: clima, suelo, agua, flora (vegetacin
forestal, pastos naturales, especies vegetales silvestres), fauna (marina y continental, invertebrados
y especies silvestres en general), minerales (metlicos y no metlicos), energa (renovable y no
renovable) y residuos.
El ambiente humano comprende a los seres vivos y a sus actividades, los cuales tienen como punto
de partida el aprovechamiento de los recursos naturales. Las actividades se consideran a la
ejecucin de todo tipo de infraestructura (edificaciones, construcciones de diversa ndole, maquinaria
y equipos) y en general a todo lo que sea fruto de la ingeniera de la humanidad (ciencia y
tecnologa). Comprende tambin el comportamiento de los seres humanos para con sus semejantes
y la naturaleza, incluyendo aspectos positivos (creatividad, preservacin del ambiente) y negativos
(destruccin contaminacin ambiental).
409-02 Organizacin de la Unidad Ambiental
Las entidades y organismos del sector pblico que manejen proyectos de inversin deben contar con
una Unidad de Gestin Ambiental conformada con especialistas en varias disciplinas, con
conocimientos ambientales en el rea de su respectiva competencia, que aseguren la prevencin de
daos, afectaciones y riesgos ambientales y el control ambiental en todas las fases de los proyectos,
programas y actividades. Debiendo encargarse de regular y estandarizar aspectos ambientales a
nivel institucional; as como la debida coordinacin en los procesos de participacin ciudadana en
proyectos y/o programas que planee ejecutar la entidad.
La Unidad de Gestin Ambiental se ubicar dentro de la estructura orgnica de la entidad en un nivel

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de direccin, con vnculo directo a las unidades ejecutoras de proyectos, debiendo apoyar a la alta
direccin en la toma de decisiones, relativas a gestin ambiental de la entidad, planeacin y
ejecucin de proyectos y obras que necesariamente ocasionan impactos ambientales en la
construccin. Asesorar en la formulacin de polticas y programas internos y la observancia del
marco jurdico ambiental vigente.
La mxima autoridad de la entidad aprobar los procedimientos que permita organizar la Unidad de
Gestin Ambiental y asignar los recursos humanos calificados y necesarios.
Los funcionarios de la Unidad de Gestin Ambiental cumplirn las funciones, deberes y obligaciones
especficas, propias de su jerarqua y de acuerdo con lo que disponga el orgnico funcional de la
entidad.
La Unidad de Gestin Ambiental manejar los estudios ambientales que se realizarn previas a la
ejecucin, durante la ejecucin y en el abandono de un proyecto.
De acuerdo a la legislacin vigente, los estudios que son exigibles en el desarrollo de un proyecto
son: los Estudios de Impacto Ambiental, EIA, que se elaboran previo al inicio de un proyecto; la
Auditora Ambiental, AA, que se realiza durante la construccin de un proyecto y el Plan de Manejo
Ambiental, PMA, que se realiza en cualquier fase del proyecto.
409-03 Gestin ambiental en proyectos de obra pblica
Los responsables de la Unidad de Gestin Ambiental debern aplicar las normas contenidas en el
Texto Unificado de Legislacin Ambiental Secundaria, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y
del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
La unidad llevar adelante la gestin ambiental en todas las fases de un proyecto.
El Director de la unidad participar en las reuniones tcnicas y legales, a fin de emitir sus puntos de
vista y evaluar la sustentabilidad ambiental de los programas y proyectos, cuyas opiniones sern
determinantes para la toma de decisiones.
Participar en forma paralela en los estudios y diseos definitivos del proyecto, para definir variantes
en proyectos lineales cuando stas sean necesarias para evitar afectaciones a ecosistemas o zonas
frgiles; o, para posibilitar el cambio de sitio de emplazamiento si se trata de una obra de edificacin
o de otra naturaleza; para la elaboracin de especificaciones tcnicas ambientales de prevencin y
mitigacin de impactos ambientales que debern formar parte del contrato.
Ser el interlocutor en los mecanismos de participacin ciudadana, esto es, en las consultas y
audiencias pblicas, en lo relacionado al impacto ambiental que generar el proyecto en su ejecucin
y cuando entre en operacin.
Tambin participar en los procesos de contratacin de consultora, para la realizacin de los
trminos de referencia para la ejecucin de los estudios de impacto ambiental y planes de manejo
ambiental, los cuales despus de su revisin y no objecin, sern puestos en conocimiento de la
autoridad ambiental responsable, para su aprobacin. Se responsabilizar del proceso de
licenciamiento ambiental, cuyo trmite, obligatoriamente ser previo al inicio de construccin del
proyecto. Si fuere del caso y de contar con el personal adecuado, podr la misma unidad preparar
los trminos de referencia, previo el trmite correspondiente.
En el proceso constructivo realizar el monitoreo ambiental mediante la medicin de las emisiones,
el control de los efluentes; identificacin de sustancias contaminantes en concentraciones y
permanencia superiores o inferiores a las establecidas en la legislacin vigente; reconocimiento de
daos ambientales, considerados como la prdida, disminucin, detrimento o menoscabo
significativo de las condiciones preexistentes en el medio ambiente o uno de sus componentes;
admisin de daos sociales ocasionados a la salud humana, al paisaje y a los bienes pblicos o

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privados; as como, controlar el cumplimiento de los planes de manejo ambiental y de las


especificaciones tcnicas ambientales. Debiendo presentar informes peridicos a la mxima
autoridad, para de ser el caso, se tomen los correctivos necesarios inmediatos.
409-04 Gestin ambiental en proyectos de saneamiento ambiental
Los proyectos de saneamiento ambiental que desarrollar la entidad, debern ser vigilados y tomar
partida la Unidad de Gestin en todo el proceso, esto es, en las fases de planeacin, factibilidad,
licenciamiento ambiental, aprobacin, contratacin, ejecucin, operacin y mantenimiento; debiendo
exigir las disposiciones y prohibiciones de la Norma Tcnica de Calidad Ambiental para el Manejo y
Disposicin Final de Desechos Slidos no Peligrosos, tambin la Norma Tcnica para Desechos
Peligrosos, y las Normas Tcnicas de Calidad Ambiental, aplicables dependiendo del proyecto,
comprendidas en el Libro VI del Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la
Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la
Contaminacin Ambiental.
Son proyectos de saneamiento ambiental, aquellos que se ejecutan para sanear las condiciones de
vida de los habitantes y evitar la contaminacin del medio ambiente, comprendidos, entre otros,
sistemas de alcantarillado; agua potable; recoleccin, transporte, disposicin y manejo de desechos
slidos; recoleccin, transporte y operacin de desechos peligrosos.
Aseo urbano, es la limpieza de la ciudad, libre de desechos slidos producidos por sus habitantes.
Desechos slidos, comprenden los desperdicios, cenizas, elementos del barrido de calles, desechos
industriales, de establecimientos hospitalarios no contaminantes, plazas de mercado, ferias
populares, playas, escombros, entre otros.
Desecho peligroso, es todo aquel desecho, que por sus caractersticas corrosivas, txicas,
venenosas, reactivas, explosivas, inflamables, biolgicas, infecciosas, irritantes, de patogenicidad,
carcinognicas representan un peligro para los seres vivos, el equilibrio ecolgico o el ambiente.
409-05 Gestin ambiental en la preservacin del patrimonio natural
En el mbito de competencia de la entidad pblica, la Unidad de Gestin Ambiental, velar por
prevenir daos ambientales, proteger, investigar, recuperar, restaurar el patrimonio natural,
comprendido en: ecosistemas frgiles, parques nacionales, reservas ecolgicas, refugios de vida
silvestre, reservas biolgicas, reservas de produccin y fauna, reas nacionales de recreacin,
turismo de reas naturales, a fin de preservar los recursos naturales y la biodiversidad, aplicando las
normas comprendidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley
de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la
Contaminacin Ambiental.
La Unidad de Gestin Ambiental en el mbito de las facultades de la entidad, dentro de su alcance
deber propender al mantenimiento de la diversidad biolgica mediante un desarrollo y una gestin
sostenibles de hbitats naturales y sus zonas circundantes de valor y el control del consumo y
comercio de especies silvestres.
Patrimonio natural, son todos los animales, plantas, territorio y conjunto de estos tres grupos que
signifiquen valores universales en cuanto a la proteccin y conservacin de especies animales y
vegetales en peligro de desaparicin o paisajes integrales en peligro de destruccin o
transformacin.
Patrimonio natural, comprende las formaciones fsicas, biolgicas y geolgicas excepcionales,
hbitat de especies y animales amenazadas y zonas que tengan valor cientfico, de conservacin o
esttico.

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409-06 Gestin ambiental en el cumplimiento de tratados internacionales para conservar el medio


ambiente
En el mbito de competencia, las entidades pblicas responsables, a travs de las unidades de
gestin, emprendern las acciones que sean necesarias a fin de dar cumplimiento con los objetivos y
compromisos establecidos en los tratados internacionales.
La gestin debe contribuir a la conservacin y uso sostenible de los recursos naturales y culturales
del pas; y, a mejorar las condiciones de vida de los habitantes; aplicando, en lo pertinente, las
normas tcnicas y disposiciones constantes en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria,
TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental
para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Tratados internacionales, son aquellos convenios que se comprometen a cumplir 2 o ms pases, a
fin de conservar el medio ambiente.
409-07 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, agua
La Unidad de Gestin deber precautelar, prevenir, proteger la contaminacin del recurso agua,
controlando los lmites permisibles, exigiendo el cumplimiento de las disposiciones y prohibiciones de
la Norma Tcnica de Calidad Ambiental de Descarga de Efluentes, al amparo de la Ley de Gestin
Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin
Ambiental.
La polucin del agua se produce por la construccin de obras inconsultas, inapropiadas, por
efluentes industriales, por obras municipales de alcantarillado que no cuentan con plantas de
tratamiento y en general por acciones humanas, aspecto que afecta al hombre, animales y plantas e
implica un grave problema ambiental.
La Unidad de Gestin Ambiental en su mbito de accin, deber impedir la sobreexplotacin
permanente de los recursos hdricos para mantener un equilibrio entre la demanda de agua y su
disponibilidad; integrar los criterios de conservacin de recursos y uso sostenible en lo agrario, en la
ordenacin de los usos del suelo y en la industria; mantener una alta calidad ecolgica del agua, en
la que la diversidad biolgica corresponda, en lo posible, a un estado no perturbado de un agua
determinada; reducir los vertidos de todas las substancias que por su persistencia txica o
bioacumulacin puedan tener un impacto ambiental negativo en las aguas superficiales, marinas o
subterrneas.
Agua, es la fuente misma de la vida.
Agua costera, es el agua adyacente a la tierra firme.
Agua marina, es la de los mares y se distingue por su elevada salinidad.
Aguas residuales, son las de composicin variada provenientes de las descargas de usos
municipales, industriales, comerciales, servicios agrcolas, pecuarios, domsticos y de cualquier otro
uso que hayan sufrido degradacin en su calidad original.
Aguas pluviales, son aquellas que provienen de lluvias, nieve y granizo.
Aguas de estuarios, son las correspondientes a los tramos de ros que se hallan bajo la influencia de
las mareas.
Agua subterrnea, es el agua del subsuelo que se encuentra en la zona de saturacin (Se sita
debajo del nivel fretico).

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Aguas superficiales, son aquellas que fluyen o se almacenan en la superficie del terreno.
409-08 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, aire
La Unidad de Gestin, en su accionar y en el mbito de su competencia, propender a preservar la
salud de las personas, la calidad del aire ambiente, el bienestar de los ecosistemas y del ambiente
en general, controlando los lmites mximos permisibles de contaminantes en el aire, como las
emisiones al aire de fuentes fijas de combustin, exigiendo las disposiciones y prohibiciones de la
Norma Tcnica de Calidad del Aire Ambiente, como la Norma de Emisiones al Aire desde Fuentes
Fijas de Combustin, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de
Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Las entidades y organismos del sector pblico, de acuerdo a sus facultades, por medio de las
unidades de gestin, en relacin al clima, debern propender a que los seres humanos no
contaminen el aire con gases txicos, pues la contaminacin atmosfrica es uno de los problemas
ambientales y de salud humana ms tpicos de las ciudades, a fin de evitar el incremento del agujero
de la capa de ozono, el efecto invernadero, causante del calentamiento de la tierra y de la
modificacin del clima. La actividad industrial genera la lluvia cida, y se engloba dentro de las
amenazas del medio areo.
Aire, denominado aire ambiente, es cualquier porcin no confinada de la atmsfera y se define como
mezcla gaseosa, cuya composicin normal es de por lo menos 20% de oxgeno, 77% de nitrgeno y
proporciones variables de gases inertes y vapor de agua en relacin volumtrica.
409-09 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, suelo
La Unidad de Gestin, en su accionar y en el mbito de su competencia, propender a controlar las
prcticas inadecuadas, como el manejo del agua de riego, el sobre pastoreo, la eliminacin o tala de
rboles o arbustos que se desarrollan en suelos con pendientes pronunciadas o en los taludes de los
ros.
La gestin debe propender a evitar la ocurrencia de procesos erosivos, que complementado con el
uso inapropiado de los suelos, da lugar a la desertizacin o desertificacin; controlar los lmites
mximos permisibles de contaminantes en el suelo, previniendo y reduciendo la generacin de
residuos slidos municipales, industriales, comerciales y de servicios, incorporando tcnicas
apropiadas y procedimientos para su minimizacin reuso y reciclaje; exigir la utilizacin de sistemas
de agricultura que no degraden ni generen contaminacin o desequilibrio del rea geogrfica con el
uso racional de plaguicidas, fertilizantes y sustancias txicas; exigir el cumplimiento de las
disposiciones y prohibiciones de la Norma de Calidad Ambiental del Recurso Suelo, al amparo de la
Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la
Contaminacin Ambiental.
Suelo, se le concibe como el medio natural donde se desarrollan las plantas.
409-10 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, flora y fauna
La Unidad de Gestin deber evitar la tala de bosques, proceso de deforestacin que ocasiona:
degradacin, prdida de biodiversidad y los cambios climticos, aplicando las Normas Tcnicas
contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin
Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin
Ambiental.
La flora y fauna, son todos los organismos vivientes que se desarrollan en la biosfera.
409-11 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, minerales

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La Unidad de Gestin en el mbito de su competencia, controlar el manejo, la explotacin, el uso


irracional y la eliminacin de los residuos de las minas, al amparo de las Normas Tcnicas
contenidas en el Texto Unificado de Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin
Ambiental y del Reglamento a la Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin
Ambiental.
Minerales, se clasifican en metlicos y no metlicos, y constituyen los cuerpos inorgnicos naturales
de composicin qumica y estructura cristalina definidas.
409-12 Gestin ambiental en el ambiente fsico o natural, energa
En cuanto a los residuos, la Unidad de Gestin analizar las dificultades que genera su eliminacin
que necesariamente produce contaminacin; controlar, entre otros, la disposicin final de los
residuos txicos y peligrosos y los vertidos incontrolados, que afectan las aguas, el suelo, la
vegetacin y al hombre; aplicando las Normas Tcnicas contenidas en el Texto Unificado de
Legislacin Secundaria, TULAS, al amparo de la Ley de Gestin Ambiental y del Reglamento a la
Ley de Gestin Ambiental para la Prevencin de la Contaminacin Ambiental.
Energa, es el recurso que se encuentra asociado al movimiento, conjuntamente con la materia,
forma el cosmos.
La Unidad de Gestin Ambiental, evaluar las manifestaciones de la energa, pues se la define
nicamente en funcin de sus efectos, como la capacidad de efectuar un trabajo.
En el ambiente interesa fundamentalmente la manera de cmo la luz se relaciona con el conjunto de
seres vivos y de cmo la energa es transformada dentro de esos seres.
410 TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
410-01 Organizacin informtica
Las entidades y organismos del sector pblico deben estar acopladas en un marco de trabajo para
procesos de tecnologa de informacin que aseguren la transparencia y el control, as como el
involucramiento de la alta direccin, por lo que las actividades y procesos de tecnologa de
informacin de la organizacin deben estar bajo la responsabilidad de una unidad que se encargue
de regular y estandarizar los temas tecnolgicos a nivel institucional.
La Unidad de Tecnologa de Informacin, estar posicionada dentro de la estructura organizacional
de la entidad en un nivel que le permita efectuar las actividades de asesora y apoyo a la alta
direccin y unidades usuarias; as como participar en la toma de decisiones de la organizacin y
generar cambios de mejora tecnolgica. Adems debe garantizar su independencia respecto de las
reas usuarias y asegurar la cobertura de servicios a todas las unidades de la entidad u organismo.
Las entidades u organismos del sector pblico, establecern una estructura organizacional de
tecnologa de informacin que refleje las necesidades institucionales, la cual debe ser revisada de
forma peridica para ajustar las estrategias internas que permitan satisfacer los objetivos planteados
y soporten los avances tecnolgicos. Bajo este esquema se dispondr como mnimo de reas que
cubran proyectos tecnolgicos, infraestructura tecnolgica y soporte interno y externo de ser el caso,
considerando el tamao de la entidad y de la unidad de tecnologa.
410-02 Segregacin de funciones
Las funciones y responsabilidades del personal de tecnologa de informacin y de los usuarios de los
sistemas de informacin sern claramente definidas y formalmente comunicadas para permitir que
los roles y responsabilidades asignados se ejerzan con suficiente autoridad y respaldo.

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La asignacin de funciones y sus respectivas responsabilidades garantizarn una adecuada


segregacin, evitando funciones incompatibles. Se debe realizar dentro de la Unidad de Tecnologa
de Informacin la supervisin de roles y funciones del personal dentro de cada unas de las reas,
para gestionar un adecuado rendimiento y evaluar las posibilidades de reubicacin e incorporacin
de nuevo personal.
La descripcin documentada y aprobada de los puestos de trabajo que conforman la Unidad de
Tecnologa de Informacin, contemplar los deberes y responsabilidades, as como las habilidades y
experiencia necesarias en cada posicin, a base de las cuales se realizar la evaluacin del
desempeo. Dicha descripcin considerar procedimientos que eliminen la dependencia de personal
clave.
410-03 Plan informtico estratgico de tecnologa
La Unidad de Tecnologa de la Informacin elaborar e implementar un plan informtico estratgico
para administrar y dirigir todos los recursos tecnolgicos, el mismo que estar alineado con el plan
estratgico institucional y ste con el Plan Nacional de Desarrollo y las polticas pblicas de
gobierno.
El plan informtico estratgico tendr un nivel de detalle suficiente para permitir la definicin de
planes operativos de tecnologa de Informacin y especificar como sta contribuir a los objetivos
estratgicos de la organizacin; incluir un anlisis de la situacin actual y las propuestas de mejora
con la participacin de todas las unidades de la organizacin, se considerar la estructura interna,
procesos, infraestructura, comunicaciones, aplicaciones y servicios a brindar, as como la definicin
de estrategias, riesgos, cronogramas, presupuesto de la inversin y operativo, fuentes de
financiamiento y los requerimientos legales y regulatorios de ser necesario.
La Unidad de Tecnologa de Informacin elaborar planes operativos de tecnologa de la informacin
alineados con el plan estratgico informtico y los objetivos estratgicos de la institucin, estos
planes incluirn los portafolios de proyectos y de servicios, la arquitectura y direccin tecnolgicas,
las estrategias de migracin, los aspectos de contingencia de los componentes de la infraestructura y
consideraciones relacionadas con la incorporacin de nuevas tecnologas de informacin vigentes a
fin de evitar la obsolescencia. Dichos planes asegurarn que se asignen los recursos apropiados de
la funcin de servicios de tecnologa de informacin a base de lo establecido en su plan estratgico.
El plan estratgico y los planes operativos de tecnologa de informacin, as como el presupuesto
asociado a stos sern analizados y aprobados por la mxima autoridad de la organizacin e
incorporados al presupuesto anual de la organizacin; se actualizarn de manera permanente,
adems de ser monitoreados y evaluados en forma trimestral para determinar su grado de ejecucin
y tomar las medidas necesarias en caso de desviaciones.
410-04 Polticas y procedimientos
La mxima autoridad de la entidad aprobar las polticas y procedimientos que permitan organizar
apropiadamente el rea de tecnologa de informacin y asignar el talento humano calificado e
infraestructura tecnolgica necesaria.
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir, documentar y difundir las polticas, estndares y
procedimientos que regulen las actividades relacionadas con tecnologa de informacin y
comunicaciones en la organizacin, estos se actualizarn permanentemente e incluirn las tareas,
los responsables de su ejecucin, los procesos de excepcin, el enfoque de cumplimiento y el control
de los procesos que estn normando, as como, las sanciones administrativas a que hubiere lugar si
no se cumplieran.
Temas como la calidad, seguridad, confidencialidad, controles internos, propiedad intelectual, firmas
electrnicas y mensajera de datos, legalidad del software, entre otros, sern considerados dentro de

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las polticas y procedimientos a definir, los cuales adems, estarn alineados con las leyes conexas
emitidas por los organismos competentes y estndares de tecnologa de informacin.
Ser necesario establecer procedimientos de comunicacin, difusin y coordinacin entre las
funciones de tecnologa de informacin y las funciones propias de la organizacin.
Se incorporarn controles, sistemas de aseguramiento de la calidad y de gestin de riesgos, al igual
que directrices y estndares tecnolgicos.
Se implantarn procedimientos de supervisin de las funciones de tecnologa de informacin,
ayudados de la revisin de indicadores de desempeo y se medir el cumplimiento de las
regulaciones y estndares definidos.
La Unidad de Tecnologa de Informacin deber promover y establecer convenios con otras
organizaciones o terceros a fin de promover y viabilizar el intercambio de informacin
interinstitucional, as como de programas de aplicacin desarrollados al interior de las instituciones o
prestacin de servicios relacionados con la tecnologa de informacin.
410-05 Modelo de informacin organizacional
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir el modelo de informacin de la organizacin a fin
de que se facilite la creacin, uso y comparticin de la misma; y se garantice su disponibilidad,
integridad, exactitud y seguridad sobre la base de la definicin e implantacin de los procesos y
procedimientos correspondientes.
El diseo del modelo de informacin que se defina deber constar en un diccionario de datos
corporativo que ser actualizado y documentado de forma permanente, incluir las reglas de
validacin y los controles de integridad y consistencia, con la identificacin de los sistemas o
mdulos que lo conforman, sus relaciones y los objetivos estratgicos a los que apoyan a fin de
facilitar la incorporacin de las aplicaciones y procesos institucionales de manera transparente.
Se deber generar un proceso de clasificacin de los datos para especificar y aplicar niveles de
seguridad y propiedad.
410-06 Administracin de proyectos tecnolgicos
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir mecanismos que faciliten la administracin de
todos los proyectos informticos que ejecuten las diferentes reas que conformen dicha unidad. Los
aspectos a considerar son:
1. Descripcin de la naturaleza, objetivos y alcance del proyecto, su relacin con otros proyectos
institucionales, sobre la base del compromiso, participacin y aceptacin de los usuarios interesados.
2. Cronograma de actividades que facilite la ejecucin y monitoreo del proyecto que incluir el talento
humano (responsables), tecnolgicos y financieros adems de los planes de pruebas y de
capacitacin correspondientes.
3. La formulacin de los proyectos considerar el Costo Total de Propiedad CTP; que incluya no slo
el costo de la compra, sino los costos directos e indirectos, los beneficios relacionados con la compra
de equipos o programas informticos, aspectos del uso y mantenimiento, formacin para el personal
de soporte y usuarios, as como el costo de operacin y de los equipos o trabajos de consultora
necesarios.
4. Para asegurar la ejecucin del proyecto se definir una estructura en la que se nombre un servidor
responsable con capacidad de decisin y autoridad y administradores o lderes funcionales y
tecnolgicos con la descripcin de sus funciones y responsabilidades.
5. Se cubrir, como mnimo las etapas de: inicio, planeacin, ejecucin, control, monitoreo y cierre de
proyectos, as como los entregables, aprobaciones y compromisos formales mediante el uso de
actas o documentos electrnicos legalizados.

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6. El inicio de las etapas importantes del proyecto ser aprobado de manera formal y comunicado a
todos los interesados.
7. Se incorporar el anlisis de riesgos. Los riesgos identificados sern permanentemente evaluados
para retroalimentar el desarrollo del proyecto, adems de ser registrados y considerados para la
planificacin de proyectos futuros.
8. Se deber monitorear y ejercer el control permanente de los avances del proyecto.
9. Se establecer un plan de control de cambios y un plan de aseguramiento de calidad que ser
aprobado por las partes interesadas.
10. El proceso de cierre incluir la aceptacin formal y pruebas que certifiquen la calidad y el
cumplimiento de los objetivos planteados junto con los beneficios obtenidos.
410-07 Desarrollo y adquisicin de software aplicativo
La Unidad de Tecnologa de Informacin regular los procesos de desarrollo y adquisicin de
software aplicativo con lineamientos, metodologas y procedimientos. Los aspectos a considerar son:
1. La adquisicin de software o soluciones tecnolgicas se realizarn sobre la base del portafolio de
proyectos y servicios priorizados en los planes estratgico y operativo previamente aprobados
considerando las polticas pblicas establecidas por el Estado, caso contrario sern autorizadas por
la mxima autoridad previa justificacin tcnica documentada.
2. Adopcin, mantenimiento y aplicacin de polticas pblicas y estndares internacionales para:
codificacin de software, nomenclaturas, interfaz de usuario, interoperabilidad, eficiencia de
desempeo de sistemas, escalabilidad, validacin contra requerimientos, planes de pruebas unitarias
y de integracin.
3. Identificacin, priorizacin, especificacin y acuerdos de los requerimientos funcionales y tcnicos
institucionales con la participacin y aprobacin formal de las unidades usuarias. Esto incluye, tipos
de usuarios, requerimientos de: entrada, definicin de interfaces, archivo, procesamiento, salida,
control, seguridad, plan de pruebas y trazabilidad o pistas de auditora de las transacciones en donde
aplique.
4. Especificacin de criterios de aceptacin de los requerimientos que cubrirn la definicin de las
necesidades, su factibilidad tecnolgica y econmica, el anlisis de riesgo y de costo-beneficio, la
estrategia de desarrollo o compra del software de aplicacin, as como el tratamiento que se dar a
aquellos procesos de emergencia que pudieran presentarse.
5. En los procesos de desarrollo, mantenimiento o adquisicin de software aplicativo se
considerarn: estndares de desarrollo, de documentacin y de calidad, el diseo lgico y fsico de
las aplicaciones, la inclusin apropiada de controles de aplicacin diseados para prevenir, detectar
y corregir errores e irregularidades de procesamiento, de modo que ste, sea exacto, completo,
oportuno, aprobado y auditable. Se considerarn mecanismos de autorizacin, integridad de la
informacin, control de acceso, respaldos, diseo e implementacin de pistas de auditora y
requerimientos de seguridad. La especificacin del diseo considerar las arquitecturas tecnolgicas
y de informacin definidas dentro de la organizacin.
6. En caso de adquisicin de programas de computacin (paquetes de software) se prevern tanto
en el proceso de compra como en los contratos respectivos, mecanismos que aseguren el
cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de la entidad. Los contratos tendrn el suficiente
nivel de detalle en los aspectos tcnicos relacionados, garantizar la obtencin de las licencias de uso
y/o servicios, definir los procedimientos para la recepcin de productos y documentacin en general,
adems de puntualizar la garanta formal de soporte, mantenimiento y actualizacin ofrecida por el
proveedor.
7. En los contratos realizados con terceros para desarrollo de software deber constar que los
derechos de autor ser de la entidad contratante y el contratista entregar el cdigo fuente. En la
definicin de los derechos de autor se aplicarn las disposiciones de la Ley de Propiedad Intelectual.
Las excepciones sern tcnicamente documentadas y aprobadas por la mxima autoridad o su
delegado.
8. La implementacin de software aplicativo adquirido incluir los procedimientos de configuracin,
aceptacin y prueba personalizados e implantados. Los aspectos a considerar incluyen la validacin
contra los trminos contractuales, la arquitectura de informacin de la organizacin, las aplicaciones

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existentes, la interoperabilidad con las aplicaciones existentes y los sistemas de bases de datos, la
eficiencia en el desempeo del sistema, la documentacin y los manuales de usuario, integracin y
planes de prueba del sistema.
9. Los derechos de autor del software desarrollado a la medida pertenecern a la entidad y sern
registrados en el organismo competente. Para el caso de software adquirido se obtendr las
respectivas licencias de uso.
10. Formalizacin con actas de aceptacin por parte de los usuarios, del paso de los sistemas
probados y aprobados desde el ambiente de desarrollo/prueba al de produccin y su revisin en la
post-implantacin.
11. Elaboracin de manuales tcnicos, de instalacin y configuracin; as como de usuario, los
cuales sern difundidos, publicados y actualizados de forma permanente.
410-08 Adquisiciones de infraestructura tecnolgica
La Unidad de Tecnologa de informacin definir, justificar, implantar y actualizar la
infraestructura tecnolgica de la organizacin para lo cual se considerarn los siguientes aspectos:
1. Las adquisiciones tecnolgicas estarn alineadas a los objetivos de la organizacin, principios de
calidad de servicio, portafolios de proyectos y servicios, y constarn en el plan anual de
contrataciones aprobado de la institucin, caso contrario sern autorizadas por la mxima autoridad
previa justificacin tcnica documentada.
2. La Unidad de Tecnologa de Informacin planificar el incremento de capacidades, evaluar los
riesgos tecnolgicos, los costos y la vida til de la inversin para futuras actualizaciones,
considerando los requerimientos de carga de trabajo, de almacenamiento, contingencias y ciclos de
vida de los recursos tecnolgicos. Un anlisis de costo beneficio para el uso compartido de Data
Center con otras entidades del sector pblico, podr ser considerado para optimizar los recursos
invertidos.
3. En la adquisicin de hardware, los contratos respectivos, tendrn el detalle suficiente que permita
establecer las caractersticas tcnicas de los principales componentes tales como: marca, modelo,
nmero de serie, capacidades, unidades de entrada/salida, entre otros, y las garantas ofrecidas por
el proveedor, a fin de determinar la correspondencia entre los equipos adquiridos y las
especificaciones tcnicas y requerimientos establecidos en las fases precontractual y contractual, lo
que ser confirmado en las respectivas actas de entrega/recepcin.
4. Los contratos con proveedores de servicio incluirn las especificaciones formales sobre acuerdos
de nivel de servicio, puntualizando explcitamente los aspectos relacionados con la seguridad y
confidencialidad de la informacin, adems de los requisitos legales que sean aplicables. Se aclarar
expresamente que la propiedad de los datos corresponde a la organizacin contratante.
410-09 Mantenimiento y control de la infraestructura tecnolgica
La Unidad de Tecnologa de Informacin de cada organizacin definir y regular los procedimientos
que garanticen el mantenimiento y uso adecuado de la infraestructura tecnolgica de las entidades.
Los temas a considerar son:
1. Definicin de procedimientos para mantenimiento y liberacin de software de aplicacin por
planeacin, por cambios a las disposiciones legales y normativas, por correccin y mejoramiento de
los mismos o por requerimientos de los usuarios.
2. Los cambios que se realicen en procedimientos, procesos, sistemas y acuerdos de servicios sern
registrados, evaluados y autorizados de forma previa a su implantacin a fin de disminuir los riesgos
de integridad del ambiente de produccin. El detalle e informacin de estas modificaciones sern
registrados en su correspondiente bitcora e informados a todos los actores y usuarios finales
relacionados, adjuntando las respectivas evidencias.
3. Control y registro de las versiones del software que ingresa a produccin.
4. Actualizacin de los manuales tcnicos y de usuario por cada cambio o mantenimiento que se
realice, los mismos que estarn en constante difusin y publicacin.
5. Se establecern ambientes de desarrollo/pruebas y de produccin independientes; se

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implementarn medidas y mecanismos lgicos y fsicos de seguridad para proteger los recursos y
garantizar su integridad y disponibilidad a fin de proporcionar una infraestructura de tecnologa de
informacin confiable y segura.
6. Se elaborar un plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnolgica
sustentado en revisiones peridicas y monitoreo en funcin de las necesidades organizacionales
(principalmente en las aplicaciones crticas de la organizacin), estrategias de actualizacin de
hardware y software, riesgos, evaluacin de vulnerabilidades y requerimientos de seguridad.
7. Se mantendr el control de los bienes informticos a travs de un inventario actualizado con el
detalle de las caractersticas y responsables a cargo, conciliado con los registros contables.
8. El mantenimiento de los bienes que se encuentren en garanta ser proporcionado por el
proveedor, sin costo adicional para la entidad.
410-10 Seguridad de tecnologa de informacin
La Unidad de Tecnologa de Informacin, establecer mecanismos que protejan y salvaguarden
contra prdidas y fugas los medios fsicos y la informacin que se procesa mediante sistemas
informticos, para ello se aplicarn al menos las siguientes medidas:
1. Ubicacin adecuada y control de acceso fsico a la Unidad de Tecnologa de Informacin y en
especial a las reas de: servidores, desarrollo y bibliotecas.
2. Definicin de procedimientos de obtencin peridica de respaldos en funcin a un cronograma
definido y aprobado.
3. En los casos de actualizacin de tecnologas de soporte se migrar la informacin a los medios
fsicos adecuados y con estndares abiertos para garantizar la perpetuidad de los datos y su
recuperacin.
4. Almacenamiento de respaldos con informacin crtica y/o sensible en lugares externos a la
organizacin.
5. Implementacin y administracin de seguridades a nivel de software y hardware, que se realizar
con monitoreo de seguridad, pruebas peridicas y acciones correctivas sobre las vulnerabilidades o
incidentes de seguridad identificados.
6. Instalaciones fsicas adecuadas que incluyan mecanismos, dispositivos y equipo especializado
para monitorear y controlar fuego, mantener ambiente con temperatura y humedad relativa del aire
controlado, disponer de energa acondicionada, esto es estabilizada y polarizada, entre otros;
7. Consideracin y disposicin de sitios de procesamiento alternativos.
8. Definicin de procedimientos de seguridad a observarse por parte del personal que trabaja en
turnos por la noche o en fin de semana.
410-11 Plan de contingencias
Corresponde a la Unidad de Tecnologa de Informacin la definicin, aprobacin e implementacin
de un plan de contingencias que describa las acciones a tomar en caso de una emergencia o
suspensin en el procesamiento de la informacin por problemas en los equipos, programas o
personal relacionado.
Los aspectos a considerar son:
1. Plan de respuesta a los riesgos que incluir la definicin y asignacin de roles crticos para
administrar los riesgos de tecnologa de informacin, escenarios de contingencias, la responsabilidad
especfica de la seguridad de la informacin, la seguridad fsica y su cumplimiento.
2. Definicin y ejecucin de procedimientos de control de cambios, para asegurar que el plan de
continuidad de tecnologa de informacin se mantenga actualizado y refleje de manera permanente
los requerimientos actuales de la organizacin.
3. Plan de continuidad de las operaciones que contemplar la puesta en marcha de un centro de
cmputo alterno propio o de uso compartido en un Data Center Estatal, mientras dure la contingencia
con el restablecimiento de las comunicaciones y recuperacin de la informacin de los respaldos.
4. Plan de recuperacin de desastres que comprender:

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- Actividades previas al desastre (bitcora de operaciones).


- Actividades durante el desastre (plan de emergencias, entrenamiento).
- Actividades despus del desastre.
5. Es indispensable designar un comit con roles especficos y nombre de los encargados de
ejecutar las funciones de contingencia en caso de suscitarse una emergencia.
6. El plan de contingencias ser un documento de carcter confidencial que describa los
procedimientos a seguir en caso de una emergencia o fallo computacional que interrumpa la
operatividad de los sistemas de informacin. La aplicacin del plan permitir recuperar la operacin
de los sistemas en un nivel aceptable, adems de salvaguardar la integridad y seguridad de la
informacin.
7. El plan de contingencias aprobado, ser difundido entre el personal responsable de su ejecucin y
deber ser sometido a pruebas, entrenamientos y evaluaciones peridicas, o cuando se haya
efectuado algn cambio en la configuracin de los equipos o el esquema de procesamiento.
410-12 Administracin de soporte de tecnologa de informacin
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir, aprobar y difundir procedimientos de operacin
que faciliten una adecuada administracin del soporte tecnolgico y garanticen la seguridad,
integridad, confiabilidad y disponibilidad de los recursos y datos, tanto como la oportunidad de los
servicios tecnolgicos que se ofrecen.
Los aspectos a considerar son:
1. Revisiones peridicas para determinar si la capacidad y desempeo actual y futuro de los recursos
tecnolgicos son suficientes para cubrir los niveles de servicio acordados con los usuarios.
2. Seguridad de los sistemas bajo el otorgamiento de una identificacin nica a todos los usuarios
internos, externos y temporales que interacten con los sistemas y servicios de tecnologa de
informacin de la entidad.
3. Estandarizacin de la identificacin, autenticacin y autorizacin de los usuarios, as como la
administracin de sus cuentas.
4. Revisiones regulares de todas las cuentas de usuarios y los privilegios asociados a cargo de los
dueos de los procesos y administradores de los sistemas de tecnologa de informacin.
5. Medidas de prevencin, deteccin y correccin que protejan a los sistemas de informacin y a la
tecnologa de la organizacin de software malicioso y virus informticos.
6. Definicin y manejo de niveles de servicio y de operacin para todos los procesos crticos de
tecnologa de informacin sobre la base de los requerimientos de los usuarios o clientes internos y
externos de la entidad y a las capacidades tecnolgicas.
7. Alineacin de los servicios claves de tecnologa de informacin con los requerimientos y las
prioridades de la organizacin sustentados en la revisin, monitoreo y notificacin de la efectividad y
cumplimiento de dichos acuerdos.
8. Administracin de los incidentes reportados, requerimientos de servicio y solicitudes de
informacin y de cambios que demandan los usuarios, a travs de mecanismos efectivos y
oportunos como mesas de ayuda o de servicios, entre otros.
9. Mantenimiento de un repositorio de diagramas y configuraciones de hardware y software
actualizado que garantice su integridad, disponibilidad y faciliten una rpida resolucin de los
problemas de produccin.
10. Administracin adecuada de la informacin, libreras de software, respaldos y recuperacin de
datos.
11. Incorporacin de mecanismos de seguridad aplicables a la recepcin, procesamiento,
almacenamiento fsico y entrega de informacin y de mensajes sensitivos, as como la proteccin y
conservacin de informacin utilizada para encriptacin y autenticacin.
410-13 Monitoreo y evaluacin de los procesos y servicios

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Es necesario establecer un marco de trabajo de monitoreo y definir el alcance, la metodologa y el


proceso a seguir para monitorear la contribucin y el impacto de tecnologa de informacin en la
entidad.
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir sobre la base de las operaciones de la entidad,
indicadores de desempeo y mtricas del proceso para monitorear la gestin y tomar los correctivos
que se requieran.
La Unidad de Tecnologa de Informacin definir y ejecutar procedimientos, mecanismos y la
periodicidad para la medicin, anlisis y mejora del nivel de satisfaccin de los clientes internos y
externos por los servicios recibidos.
La Unidad de Tecnologa de Informacin presentar informes peridicos de gestin a la alta
direccin, para que sta supervise el cumplimiento de los objetivos planteados y se identifiquen e
implanten acciones correctivas y de mejoramiento del desempeo.
410-14 Sitio web, servicios de internet e intranet
Es responsabilidad de la Unidad de Tecnologa de Informacin elaborar las normas, procedimientos
e instructivos de instalacin, configuracin y utilizacin de los servicios de internet, intranet, correo
electrnico y sitio web de la entidad, a base de las disposiciones legales y normativas y los
requerimientos de los usuarios externos e internos.
La Unidad de Tecnologa de Informacin considerar el desarrollo de aplicaciones web y/o mviles
que automaticen los procesos o trmites orientados al uso de instituciones y ciudadanos en general.
410-15 Capacitacin informtica
Las necesidades de capacitacin sern identificadas tanto para el personal de tecnologa de
informacin como para los usuarios que utilizan los servicios de informacin, las cuales constarn en
un plan de capacitacin informtico, formulado conjuntamente con la Unidad de Talento Humano. El
plan estar orientado a los puestos de trabajo y a las necesidades de conocimiento especficas
determinadas en la evaluacin de desempeo e institucionales.
410-16 Comit informtico
Para la creacin de un comit informtico institucional, se considerarn los siguientes aspectos:
- El tamao y complejidad de la entidad y su interrelacin con entidades adscritas.
- La definicin clara de los objetivos que persigue la creacin de un Comit de Informtica, como un
rgano de decisin, consultivo y de gestin que tiene como propsito fundamental definir, conducir y
evaluar las polticas internas para el crecimiento ordenado y progresivo de la tecnologa de la
informacin y la calidad de los servicios informticos, as como apoyar en esta materia a las
unidades administrativas que conforman la entidad.
- La conformacin y funciones del comit, su reglamentacin, la creacin de grupos de trabajo, la
definicin de las atribuciones y responsabilidades de los miembros del comit, entre otros aspectos.
410-17 Firmas electrnicas
Las entidades, organismos y dependencias del sector pblico, as como las personas jurdicas que
acten en virtud de una potestad estatal, ajustarn sus procedimientos y operaciones e incorporarn
los medios tcnicos necesarios, para permitir el uso de la firma electrnica de conformidad con la
Ley de Comercio Electrnico, Firmas y Mensajes de Datos y su reglamento.
El uso de la firma electrnica en la administracin pblica se sujetar a las garantas,
reconocimiento, efectos y validez sealados en estas disposiciones legales y su normativa

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secundaria de aplicacin.
Las servidoras y servidores autorizados por las instituciones del sector pblico podrn utilizar la firma
electrnica contenida en un mensaje de datos para el ejercicio y cumplimiento de las funciones
inherentes al cargo pblico que ocupan.
Los aplicativos que incluyan firma electrnica dispondrn de mecanismos y reportes que faciliten una
auditora de los mensajes de datos firmados electrnicamente.
a) Verificacin de autenticidad de la firma electrnica
Es responsabilidad de las servidoras y servidores de las entidades o dependencias del sector pblico
verificar mediante procesos automatizados de validacin, que el certificado de la firma electrnica
recibida sea emitido por una entidad de certificacin de informacin acreditada y que el mismo se
encuentre vigente.
b) Coordinacin interinstitucional de formatos para uso de la firma electrnica
Con el propsito de que exista uniformidad y compatibilidad en el uso de la firma electrnica, las
entidades del sector pblico sujetos a este ordenamiento coordinarn y definirn los formatos y tipos
de archivo digitales que sern aplicables para facilitar su utilizacin.
Las instituciones pblicas adoptarn y aplicar los estndares tecnolgicos para firmas electrnicas
que las entidades oficiales promulguen, conforme a sus competencias y mbitos de accin.
c) Conservacin de archivos electrnicos
Los archivos electrnicos o mensajes de datos firmados electrnicamente se conservarn en su
estado original en medios electrnicos seguros, bajo la responsabilidad del usuario y de la entidad
que los gener. Para ello se establecern polticas internas de manejo y archivo de informacin
digital.
d) Actualizacin de datos de los certificados de firmas electrnicas
Las servidoras y servidores de las entidades, organismos y dependencias del sector pblico titulares
de un certificado notificarn a la entidad de certificacin de informacin sobre cualquier cambio,
modificacin o variacin de los datos que constan en la informacin proporcionada para la emisin
del certificado.
Cuando un servidor pblico deje de prestar sus servicios temporal o definitivamente y cuente con un
certificado de firma electrnica en virtud de sus funciones, solicitar a la entidad de certificacin de
informacin, la revocacin del mismo, adems, el superior jerrquico ordenar su cancelacin
inmediata.
El dispositivo portable seguro ser considerado un bien de la entidad o dependencia pblica y por
tanto, a la cesacin del servidor, ser devuelto con la correspondiente acta de entrega recepcin.
e) Seguridad de los certificados y dispositivos portables seguros
Los titulares de certificados de firma electrnica y dispositivos portables seguros sern responsables
de su buen uso y proteccin. Las respectivas claves de acceso no sern divulgadas ni compartidas
en ningn momento. El servidor solicitar la revocacin de su certificado de firma electrnica cuando
se presentare cualquier circunstancia que pueda comprometer su utilizacin.
f) Renovacin del certificado de firma electrnica

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El usuario solicitar la renovacin del certificado de firma electrnica con la debida anticipacin, para
asegurar la vigencia y validez del certificado y de las actuaciones relacionadas con su uso.
g) Capacitacin en el uso de las firmas electrnicas
La entidad de certificacin capacitar, advertir e informar a los solicitantes y usuarios de los
servicios de certificacin de informacin y servicios relacionados con la firma electrnica, respecto de
las medidas de seguridad, condiciones, alcances, limitaciones y responsabilidades que deben
observar en el uso de los servicios contratados. Esta capacitacin facilitar la comprensin y
utilizacin de las firmas electrnicas, en los trminos que establecen las disposiciones legales
vigentes.
500 INFORMACION Y COMUNICACION
La mxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar, capturar y comunicar
informacin pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir sus
responsabilidades.
El sistema de informacin y comunicacin, est constituido por los mtodos establecidos para
registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones tcnicas, administrativas y financieras
de una entidad. La calidad de la informacin que brinda el sistema facilita a la mxima autoridad
adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar
informacin confiable.
El sistema de informacin permite a la mxima autoridad evaluar los resultados de su gestin en la
entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener informacin sobre su nivel de
desempeo.
La comunicacin es la transmisin de informacin facilitando que las servidoras y servidores puedan
cumplir sus responsabilidades de operacin, informacin financiera y de cumplimiento.
Los sistemas de informacin y comunicacin que se diseen e implanten debern concordar con los
planes estratgicos y operativos, debiendo ajustarse a sus caractersticas y necesidades y al
ordenamiento jurdico vigente.
La obtencin de informacin interna y externa, facilita a la alta direccin preparar los informes
necesarios en relacin con los objetivos establecidos.
El suministro de informacin a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento preciso, permitir
cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz.
500-01 Controles sobre sistemas de informacin
Los sistemas de informacin contarn con controles adecuados para garantizar confiabilidad,
seguridad y una clara administracin de los niveles de acceso a la informacin y datos sensibles.
En funcin de la naturaleza y tamao de la entidad, los sistemas de informacin sern manuales o
automatizados, estarn constituidos por los mtodos establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar sobre las operaciones administrativas y financieras de una entidad y mantendrn controles
apropiados que garanticen la integridad y confiabilidad de la informacin.
La utilizacin de sistemas automatizados para procesar la informacin implica varios riesgos que
necesitan ser considerados por la administracin de la entidad. Estos riesgos estn asociados
especialmente con los cambios tecnolgicos por lo que se deben establecer controles generales, de
aplicacin y de operacin que garanticen la proteccin de la informacin segn su grado de
sensibilidad y confidencialidad, as como su disponibilidad, accesibilidad y oportunidad.

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Las servidoras y servidores a cuyo cargo se encuentre la administracin de los sistemas de


informacin, establecern los controles pertinentes para que garanticen razonablemente la calidad
de la informacin y de la comunicacin.
500-02 Canales de comunicacin abiertos
Se establecern canales de comunicacin abiertos, que permitan trasladar la informacin de manera
segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de la institucin.
Una poltica de comunicacin interna debe permitir las diferentes interacciones entre las servidoras y
servidores, cualquiera sea el rol que desempeen, as como entre las distintas unidades
administrativas de la institucin.
La entidad dispondr de canales abiertos de comunicacin que permita a los usuarios aportar
informacin de gran valor sobre el diseo y la calidad de los productos y servicios brindados, para
que responda a los cambios en las exigencias y preferencias de los usuarios, proyectando una
imagen positiva.
600 SEGUIMIENTO
La mxima autoridad y los directivos de la entidad, establecern procedimientos de seguimiento
continuo, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas para asegurar la eficacia del sistema
de control interno.
Seguimiento es el proceso que evala la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y
permite al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las circunstancias as lo
requieran. Se orientar a la identificacin de controles dbiles o insuficientes para promover su
reforzamiento, as como asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditora y los
resultados de otras revisiones, se atiendan de manera efectiva y con prontitud.
El seguimiento se efecta en forma continua durante la realizacin de las actividades diarias en los
distintos niveles de la entidad y a travs de evaluaciones peridicas para enfocar directamente la
efectividad de los controles en un tiempo determinado, tambin puede efectuarse mediante la
combinacin de las dos modalidades.
600-01 Seguimiento continuo o en operacin
La mxima autoridad, los niveles directivos y de jefatura de la entidad, efectuarn un seguimiento
constante del ambiente interno y externo que les permita conocer y aplicar medidas oportunas sobre
condiciones reales o potenciales que afecten el desarrollo de las actividades institucionales, la
ejecucin de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos.
El seguimiento continuo se aplicar en el transcurso normal de las operaciones, en las actividades
habituales de gestin y supervisin, as como en otras acciones que efecta el personal al realizar
sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control interno.
Se analizar hasta qu punto el personal, en el desarrollo de sus actividades normales, obtiene
evidencia de que el control interno sigue funcionando adecuadamente.
Se observar y evaluar el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la
vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para
mantener su efectividad.
El resultado del seguimiento brindar las bases necesarias para el manejo de riesgos, actualizar las
existentes, asegurar y facilitar el cumplimiento de la normativa aplicable a las operaciones propias

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de la entidad.
600-02 Evaluaciones peridicas
La mxima autoridad y las servidoras y servidores que participan en la conduccin de las labores de
la institucin, promovern y establecern una autoevaluacin peridica de la gestin y el control
interno de la entidad, sobre la base de los planes organizacionales y las disposiciones normativas
vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual desviacin que ponga en riesgo el cumplimiento
de los objetivos institucionales.
Las evaluaciones peridicas, responden a la necesidad de identificar las fortalezas y debilidades de
la entidad respecto al sistema de control interno, propiciar una mayor eficacia de sus componentes,
asignar la responsabilidad sobre el mismo a todas las dependencias de la organizacin, establecer el
grado de cumplimiento de los objetivos institucionales y evala la manera de administrar los recursos
necesarios para alcanzarlos.
Las evaluaciones peridicas o puntuales tambin pueden ser ejecutadas por la Unidad de Auditora
Interna de la entidad, la Contralora General del Estado y las firmas privadas de auditora.
En el caso de las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas por los rganos de
control, la unidad a la cual stas son dirigidas emprender de manera efectiva las acciones
pertinentes dentro de los plazos establecidos, considerando que stas son de cumplimiento
obligatorio.
La mxima autoridad y los directivos de la entidad, determinarn las acciones preventivas o
correctivas que conduzcan a solucionar los problemas detectados e implantarn las
recomendaciones de las revisiones y acciones de control realizadas para fortalecer el sistema de
control interno, de conformidad con los objetivos y recursos institucionales.

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