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Como auditar os

processos do atacado
e do varejo para
reduzir os riscos de
perdas financeiras

O dono de uma empresa muitas vezes se pega revisitando mentalmente sua jornada at a cadeira da presidncia.
Lembra-se que quando comeou, ele mesmo ajudava a descarregar o caminho e organizar os produtos no depsito.
Falava com todos os clientes, emitia as notas fiscais e acompanhava cada detalhe bem de perto. Mas com o passar
dos anos percebeu que era fundamental para a empresa que ele se afastasse um pouco das tarefas operacionais para
pensar mais estrategicamente e traar os planos para o futuro.
No entanto, deixar processos crticos por conta dos funcionrios difcil e desafiador, porque nem todos tm o
mesmo carinho pelo negcio e o comprometimento necessrio para proteg-lo de possveis falhas, falta de
conhecimento, fraudes e desvios de conduta: problemas do cotidiano que causam perdas financeiras e, muitas
vezes, so percebido somente quando o rombo no tem mais conserto.
Para poder assumir o papel de lder estratgico e fazer o negcio prosperar, o empresrio do varejo ou distribuio
precisa dispor de mecanismos que o ajudem a ter o negcio na palma da mo, sem necessariamente estar envolvido
em todas as rotinas administrativas.
A principal ferramenta para conduzir esse tipo de trabalho a auditoria de processos e riscos, que deixa o dono
da empresa a par de cada detalhe da operao.
A seguir veja os passos para reduzir o desperdcio de recursos na sua empresa por meio da
auditoria:

Passo 1 - Anlise de riscos

Dimensionar os problemas existentes fundamental para poder tomar aes que reduzam o potencial de perdas
financeiras e os riscos que as falhas trazem para o negcio.
Esse procedimento pode ser executado de forma presencial, por uma equipe tcnica que deve visitar cada departamento,
entender a rotina e os processos envolvidos, alm de avaliar como o trabalho tem acontecido para fechar o diagnstico.
Quando feita dessa forma, a etapa de levantamento pode ser muito cara e levar muito tempo para chegar ao resultado final.
Na maioria dos casos, quando o dono decide por comear uma auditoria de processos, ele sente que h algo estranho no
ar e no pode esperar muito tempo e nem investir muito dinheiro.

Mas a boa notcia que j existe no mercado uma soluo


tecnolgica, especializada no setor atacado distribuidor e
varejista, capaz de fazer uma varredura eletrnica nos processos
e oferecer um laudo com o diagnstico personalizado da
empresa. Com instalao ultrarrpida (cerca de 60 segundos),
os empresrios j podem receber semanalmente os laudos de
anlise de risco, mantendo controle total sobre a companhia.

Anlise de risco em

Passo 2 - Detalhar os pontos crticos


Diagnosticados os problemas, preciso definir prioridades de acordo com o potencial de perda financeira que cada
falha no processo representa para o negcio. O dia a dia da operao de um varejista ou distribuidor podem camuflar
problemas imensos, chegando at a comprometer a continuidade dos negcios. Por isso, esse detalhamento
primordial.

Confira alguns exemplos reais de pontos crticos rastreados


automaticamente pelo sistema:

Vale ressaltar que a auditoria de processos deve ser realizada periodicamente para que que o risco seja
controlado. Uma soluo de auditoria eletrnica para atacado e varejo permite uma padronizao e
acompanhamento de suas regras de negcio. Com isso, sempre que ocorrer um desvio no padro, o problema
identificado rapidamente.
O principal fornecedor de tecnologia para o mercado de distribuio e varejo montou sua oferta de auditoria
eletrnica com base na experincia de mais de 10 anos em campo e conta com mais de 300 pontos
auditados de forma online. Assim, empresrios, controllers e auditores podem usar a soluo para agilizar seu
trabalho, reduzir inconsistncias e garantir a confiabilidade nas informaes obtidas.
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Passo 3 - Conduzir as solues

Ok, j se sabe o tamanho do problema e esto definidos os


pontos crticos a serem trabalhados. Agora, d-se incio a uma
sequncia de aes prticas para mitigar os riscos financeiros que
cada falha pode trazer.
No formato tradicional de auditoria de processos, seria
necessrio realizar diversas reunies com os gestores das reas
para, indentificar riscos, definir aes e acompanhar resultados.
Com a tecnologia, os responsveis de cada departamento so
notificados automaticamente cada vez que uma falha identificada
pelo sistema. Esse alerta gera um escopo de projeto com datas
para finalizar cada ao corretiva, sem a necessidade de ter uma
pessoa puxando o trabalho e longas reunies. Ainda possvel
contar com um report automtico semanal sobre a evoluo do
projeto.
Isso s pode ser feito por um parceiro que tem slida experincia
no mercado, a ponto de conseguir consolidar os problemas
mais comuns nos distribuidores e varejistas. Soma-se a isso, a
possibilidade de os responsveis pelo projeto contarem com uma
reunio remota semanal com um consultor especializado para
planejar aes corretivas e preventivas.
Ao adotar a tecnologia para ter total controle e visibilidade
sobre os pontos crticos do negcio, o empresrio fica mais
vontade na cadeira da presidncia e consegue pensar em novas
estratgias para crescimento, consolidao e diversificao no
mercado e at na sucesso, por exemplo. Afinal, ter toda a gesto
vista faz com que ele se sinta novamente participando de todos
os detalhes, com tranquilidade e confiana!

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