Consultas e Informes

Consultas
Con las consultas, es ms fcil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de datos de
Access. Otros motivos para usar consultas:

Encontrar datos especficos rpidamente, filtrndolos segn criterios concretos

(condiciones)
Calcular o resumir datos
Automatizar tareas de administracin de datos como, por ejemplo, revisar de vez en
cuando los datos ms actuales.

Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos

En una base de datos bien diseada, los datos que se quieren plasmar en un formulario o
informe suelen estar repartidos en varias tablas. Con una consulta, se puede extraer informacin
de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla en el formulario o informe. Una consulta puede
servir para pedir resultados de datos de la base de datos, para llevar a cabo una accin relativa a
los datos o para ambas cosas. Tambin sirve para obtener una respuesta a una pregunta sencilla,
efectuar clculos, combinar datos de distintas tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una
base de datos. Dada su enorme versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que se
cree depende de la tarea que quiera realizarse.

Principales
tipos de
consulta
Seleccionar
Accin

Usar

Para recuperar datos de una tabla o hacer clculos.

Agregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un tipo especfico de consulta de
acciones. Las consultas de acciones no estn disponibles en las aplicaciones de
Access.

Crear una consulta de seleccin

El tipo de consulta de seleccin es la opcin adecuada si tiene intencin de revisar datos de solo
algunos campos de una tabla, revisar datos de varias tablas a la vez o, sencillamente, ver los
datos de acuerdo con determinados criterios.

Revisar los datos de determinados campos

Por ejemplo, si la base de datos tiene una tabla con mucha informacin sobre productos y quiere
repasar una lista de los productos y sus precios, as es como podra crear una consulta de
seleccin para obtener nicamente los nombres de producto y sus respectivos precios:

Abra la base de datos y, en la pestaa Crear, haga clic en Diseo de consulta.

En el cuadro Mostrar tabla, en la pestaa Tablas, haga doble clic en la tabla Productos y
luego cierre el cuadro de dilogo.

Supongamos que en la tabla Productos tenemos los campos Nombre de producto y

Precio listado. Haga doble clic en Nombre de producto y Precio listado para agregar estos
campos a la cuadrcula de diseo de la consulta.
En la pestaa Diseo, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y se muestra una lista
de productos y sus precios.

Revisar los datos de varias tablas relacionadas a la vez

Por ejemplo, tiene una base de datos de una tienda de comestibles y quiere repasar los pedidos
de los clientes que viven en una determinada ciudad. Los datos de los pedidos y los clientes
estn almacenados en dos tablas denominadas Clientes y Pedidos, respectivamente. Cada tabla
tiene un campo de Id. de cliente, que forma la base de una relacin de uno a varios entre las dos
tablas. Puede crear una consulta que devuelva los pedidos de los clientes de una determinada
ciudad, como Las Vegas, del modo siguiente:
1.

Abra la base de datos. En la pestaa Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseo de
consulta.

2.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, en la pestaa Tablas, haga doble clic en Clientes y
luego en Pedidos.

3.

Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Fjese en la lnea (denominada combinacin)

que conecta el campo Id. de la tabla Clientes con el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos. Esta
lnea muestra la relacin entre las dos tablas.

4.

En la tabla Clientes, haga doble clic en Compaa y en Ciudad para agregar estos
campos a la cuadrcula de diseo de la consulta.

5.

En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la columna Ciudad, desactive la casilla de la

fila Mostrar.

6.

En la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Las Vegas.

Desactivar la casilla Mostrar hace que la consulta no muestre la ciudad en los resultados, y
escribir Las Vegas en la fila Criterios indica que quiere ver solo los registros en los que el valor
del campo Ciudad sea Las Vegas. En este caso, la consulta devuelve solo los clientes de Las
Vegas. No es necesario mostrar un campo para usarlo con un criterio.

7.

En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de pedido y en Fecha de pedido para agregar
estos campos a las siguientes dos columnas de la cuadrcula de diseo de la consulta.

8.

En la pestaa Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia

y muestra una lista de pedidos de los clientes de Las Vegas.

9.

Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Crear una consulta de parmetros

Si quiere iniciar variaciones de una consulta concreta con frecuencia, considere la posibilidad de
usar una consulta de parmetros. Cuando inicia una consulta de este tipo, la consulta pide los
valores de los campos y, despus, usa los valores especificados para crear los criterios de la
consulta.

Siguiendo con el ejemplo anterior, en el que aprendi a crear una consulta de seleccin que
devuelve los pedidos de los clientes de Las Vegas, puede modificar dicha consulta para que le
pida que especifique la ciudad cada vez que se inicie. Para poner esto en prctica, abra la base
de datos que cre en el ejemplo anterior:
1.

En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la consulta

denominada Pedidos por ciudad (que cre en la seccin anterior) y despus haga clic en Vista
Diseo en el men contextual.

2.

En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad,

elimine Las Vegas y, despus, escriba [Qu ciudad?].
La cadena [Qu ciudad?] es la peticin de parmetros. Los corchetes indican que quiere que la
consulta pida informacin y el texto (en este caso, Qu ciudad?) es la pregunta que aparece en
la peticin de parmetros.
1.

Active la casilla en la fila Mostrar de la columna Ciudad para que se muestre la ciudad en los
resultados de la consulta.

2.

En la pestaa Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta le pide que
escriba un valor en Ciudad.

3.

Escriba Nueva York y presione Entrar para ver los pedidos de clientes de Nueva York.

Qu ocurre si no sabe qu valores puede especificar? Puede usar caracteres comodines como
parte del mensaje:
1.

En la pestaa Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y despus en Vista Diseo.

2.

En la cuadrcula de diseo de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad,

escriba Como [Qu ciudad?]&"*".

3.

En esta peticin de parmetros, la palabra clave Como, el smbolo de la Y comercial (&) y

el asterisco (*) entre comillas permiten al usuario escribir una combinacin de caracteres,
incluidos caracteres comodn, para que se devuelva una gran variedad de resultados. Por
ejemplo, si el usuario escribe *, la consulta devolver todas las ciudades; si el usuario escribe, la
consulta devolver todas las ciudades que empiecen por la letra L y, si el usuario escribe *s*, la
consulta devolver todas las ciudades que contengan la letra s.

4.

En la pestaa Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar y, en la peticin de

consulta, escriba Nueva y presione Entrar.

5.

La consulta se inicia y muestra los pedidos de los clientes de Nueva York.

Especificar los tipos de datos de los parmetros

Tambin puede especificar qu tipo de datos debe aceptar un parmetro. Puede establecer el
tipo de datos de cualquier parmetro, pero es especialmente importante establecer el tipo de
datos en los datos numricos, de moneda o de fecha y hora. Cuando se especifica el tipo de
datos que debe aceptar un parmetro, los usuarios ven un mensaje de error ms especfico si
facilitan un tipo de datos equivocado como, por ejemplo, texto cuando se espera moneda.

Si se establece un parmetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se interpreta
como texto y no aparece ningn mensaje de error.
Para especificar el tipo de datos de los parmetros de una consulta, siga este procedimiento:
1.

Con la consulta abierta en la vista Diseo, en la pestaa Diseo, en el grupo Mostrar u

ocultar, haga clic en Parmetros.

2.

En el cuadro de dilogo Parmetros de la consulta, en la columna Parmetro, escriba la

peticin de cada parmetro para el que quiera especificar el tipo de datos. Asegrese de que
cada parmetro coincida con la peticin que usa en la fila Criterios de la cuadrcula de diseo de
la consulta.

3.

En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos de cada parmetro.

Crear una consulta de totales

4.

La fila Total de una hoja de datos es muy til, pero, para cuestiones ms complejas, se
usa una consulta de totales, que es una consulta de seleccin que permite agrupar y resumir los
datos (como cuando quiere ver las ventas totales por producto). En una consulta de totales,
puede usar la funcin Suma (una funcin de agregado) para ver las ventas totales por producto.

5.

NOTA: No se pueden usar funciones de agregado en las aplicaciones de Access.

6.

Use el siguiente el procedimiento para modificar la consulta Subtotales de productos que

cre en el ejemplo anterior con el fin de obtener subtotales resumidos por producto.

7.

En la pestaa Inicio, haga clic en Vista > vista Diseo.

8.

Se abre la consulta Subtotales de productos en la vista Diseo.

9.

En la pestaa Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.

10.

Aparece la fila Totales en la cuadrcula de diseo de la consulta.

11.

NOTA: Si bien tienen nombres similares, la fila Totales de la cuadrcula de diseo y la

fila Total de una hoja de datos no son iguales:

12.

Puede agrupar datos por valores de campo con la fila Totales en la cuadrcula de diseo.

13.

Puede agregar la fila de hoja de datos Total a los resultados de una consulta de totales.

14.

Al usar la fila Totales en la cuadrcula de diseo, debe elegir una funcin de agregado
para cada campo. Si no quiere hacer ningn clculo en un campo, puede agrupar los datos por
ese campo.

15.

En la segunda columna de la cuadrcula de diseo, en la fila Total, seleccione Suma en la

lista desplegable.

16.

17.

En la pestaa Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia

y muestra una lista de productos con los subtotales.
Presione CTRL+G para guardar la consulta. Deje la consulta abierta.

Hacer clculos basados en los datos

Normalmente, las tablas no se usan para almacenar valores calculados (como subtotales), aun
cuando se basen en datos de la misma base de datos, ya que los valores calculados dejan de
estar actualizados si cambian los valores en los que estn basados. Por ejemplo, no conviene
almacenar la edad de una persona en una tabla porque cada ao tendr que actualizar el valor;
en lugar de hacer esto, almacene la fecha de nacimiento de la persona y use una consulta para
calcular su edad.
Supongamos que tiene una base de datos con algunos productos que le gustara vender. En ella
hay una tabla denominada Detalles de pedido que contiene informacin sobre los productos en
campos (como el precio de cada uno de ellos y las cantidades). El subtotal se puede calcular con
una consulta que multiplique la cantidad de cada producto por el precio de dicho producto,
multiplique la cantidad de cada producto por el precio y el descuento de dicho producto y,
finalmente reste el descuento total del precio total. Si cre la base de datos de prueba en el
ejemplo anterior, brala y practique del siguiente modo:
1.
2.

3.

En la pestaa Crear, haga clic en Diseo de consulta.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, en la pestaa Tablas, haga doble clic en Detalles
del pedido.
Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla.

4.

En la tabla Detalles del pedido, haga doble clic en Id. del producto para agregar este
campo a la primera columna de la cuadrcula de diseo de la consulta.

5.

En la segunda columna de la cuadrcula, haga clic con el botn derecho en la

fila Campo y, despus, haga clic en Zoom en el men contextual.

6.

En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Subtotal: ([Cantidad]*[Precio unitario])([Cantidad]*[Precio unitario]*[Descuento])

7.

Haga clic en Aceptar.

8.

En la pestaa Diseo, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y, despus, se

muestra una lista ordenada de productos y subtotales por pedido.

9.

Presione CTRL+G para guardar la consulta y despus asgnele el nombre Subtotales de

productos.

Mostrar datos resumidos o agregados

Cuando se usan tablas para registrar las transacciones o almacenar datos numricos que se usan
peridicamente, resulta til poder comprobar los datos agregados, como las sumas o los
promedios. En Access se puede agregar una fila Totales a una hoja de datos. La fila Totales es
una fila situada al final de la hoja de datos que puede mostrar un total acumulado u otros valores
agregados.
10.

Inicie la consulta Subtotales de productos y deje los resultados abiertos en la Vista de

hoja de datos.

11.

En la pestaa Inicio, haga clic en Totales. Aparece una nueva fila en la parte inferior de la
hoja de datos, con la palabra Total en la primera columna.

12.

Haga clic en la celda de la ltima fila de la hoja de datos denominada Total.

13.

Haga clic en la flecha para ver las funciones de agregado disponibles. Como la columna
contiene datos de texto, existen solo dos opciones: Ninguno y Recuento.

14.

Seleccione Recuento. El contenido de la celda cambia de Total a un recuento de los

valores de la columna.

15.

Haga clic en la celda adyacente (la segunda columna). Observe que aparece una flecha
en la celda.

1.

Haga clic en la flecha y, despus, en Suma. En el campo se muestra una suma de los
valores de la columna.

2.

Deje la consulta abierta en la vista Hoja de datos.

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

Ahora supongamos que, adems de comprobar los subtotales de los productos, tambin quiere
agregar los datos por meses, de modo que cada fila muestre los subtotales de un producto y
cada columna, los subtotales de productos de un mes. Para mostrar los subtotales de un
producto y los subtotales de productos de un mes, use una consulta de tabla de referencias
cruzadas.
Puede modificar nuevamente la consulta Subtotales de productos de manera que la consulta
devuelva filas con los subtotales de producto y columnas con los subtotales mensuales.
1.

En la pestaa Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y despus en Vista Diseo.

2.

En el grupo Configuracin de consultas, haga clic en Mostrar tabla.

3.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y despus haga clic
en Cerrar.

4.

En la pestaa Diseo, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Referencias cruzadas. En

la cuadrcula de diseo, la fila Mostrar est oculta y se muestra la fila Referencias cruzadas.

5.

En la tercera columna de la cuadrcula de diseo, haga clic con el botn secundario en la

fila Campo y despus haga clic en Zoom en el men contextual. Se abre el cuadro Zoom.

6.

En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Mes: "Month " & DatePart ("m", [Fecha
de pedido])

7.

Haga clic en Aceptar.

8.

En la fila Tabla de referencias cruzadas, seleccione los valores siguientes en la lista

desplegable: Encabezado de fila para la primera columna, Valor para la segunda columna
y Encabezado de columna para la tercera columna.

9.

En la pestaa Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia

y muestra los subtotales de productos agregados por mes.

10.

Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Crear una consulta de creacin de tabla

Puede usar una consulta de creacin de tabla para crear una nueva tabla a partir de datos
almacenados en otras tablas.
r ejemplo, supongamos que quiere enviar datos referentes a los pedidos de Chicago a un socio
empresarial de Chicago que use Access para preparar informes. En lugar de enviar todos los
datos de los pedidos, quiere restringirlos a los datos especficos de los pedidos de Chicago.
Puede crear una consulta de seleccin que contenga los datos de los pedidos de Chicago y,
despus, usar la consulta de seleccin para crear la nueva tabla siguiendo este procedimiento:
1.

Abra la base de datos del ejemplo anterior.

Para iniciar una consulta de creacin de tabla, puede que tenga que habilitar el contenido de la
base de datos.

2.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en Detalles de pedido y

en Pedidos y, despus, cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla.

3.

En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de cliente y en Ciudad de destino para agregar
estos campos a la cuadrcula de diseo.

4.

En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de pedido, Id. de

producto, Cantidad, Precio unitario y Descuento para agregar estos campos a la cuadrcula de
diseo.

5.

En la columna Ciudad de destino de la cuadrcula de diseo, desactive la casilla de la

fila Mostrar. En la fila Criterios, escriba 'Chicago' (comillas simples incluidas). Compruebe los
resultados de la consulta antes de usarlos para crear la tabla.

6.

En la pestaa Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

7.
8.

Presione Ctrl+G para guardar la consulta.

En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Consulta de pedidos de Chicago y, despus,
haga clic en Aceptar.

9.

En la pestaa Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista
Diseo.

10.
11.

12.
13.

En el grupo Tipo de consulta de la pestaa Diseo, haga clic en Crear tabla.

En el cuadro de dilogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de la tabla, escriba Pedidos de
Chicago y, despus, haga clic en Aceptar.
En la pestaa Diseo, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
En el cuadro de dilogo de confirmacin, haga clic en S y vea la nueva tabla que aparece
en el panel de navegacin.

Informes
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la informacin contenida en la
base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de nmeros
de telfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y
perodos de tiempo.

Qu se puede hacer con un informe?

Un informe es un objeto de base de datos que resulta til para presentar la informacin de la
base de datos con alguno de los siguientes propsitos:

Mostrar o distribuir un resumen de los datos.

Archivar instantneas de los datos.

Aportar detalles sobre un registro concreto.

Crear etiquetas.

Partes de un informe
Es posible crear informes no enlazados que no muestren datos, pero para el objeto de este
artculo, se dar por sentado que un informe est enlazado a un origen de datos como una tabla
o consulta. El diseo de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseo.
Para crear mejores informes, debe comprender cmo funciona cada seccin. Por ejemplo, la
seccin en la que eligi colocar un control calculado determina cmo calcula Access los
resultados. En la siguiente lista se muestra un resumen de los tipos de seccin y sus usos:
Seccin

Cmo se
muestra la
seccin al
imprimirse

Dnde se puede usar la seccin

Encabezad
o del
informe

Al inicio del
informe.

El encabezado del informe se usa para ofrecer informacin que

normalmente aparecera en una pgina de portada, como un logotipo o un
ttulo y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la funcin
de agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado de la
suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se
imprime antes del encabezado de pgina.

Al principio de
cada pgina.

El encabezado de pgina se usa para repetir el ttulo del informe en todas

las pginas.

Encabezad
o de grupo

Al inicio de cada
grupo de
registros nuevo.

Detalle

Aparece una vez

por cada fila del
origen de
registros.
Al final de cada
grupo de
registros.

El encabezado de grupo se usa para imprimir el nombre del grupo. Por

ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de
grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control
calculado que usa la funcin de agregado de suma en el encabezado de
grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede tener varias
secciones de encabezado de grupo en un informe en funcin del nmero de
niveles de agrupacin que haya agregado. Para ms informacin sobre
cmo crear encabezados o pies de pgina de grupo, vea la seccin Agregar
agrupaciones, ordenaciones o totales.
Aqu se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del
informe.

Encabezad
o de pgina

Pie del
grupo

Pie de
pgina
Pie del
informe

Al final de cada
pgina.
Al final del
informe.

El pie de grupo se usa para imprimir informacin de resumen de un grupo.

Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe en funcin del
nmero de niveles de agrupacin que haya agregado.

El pie de pgina se usa para imprimir nmeros de pgina o informacin

sobre cada pgina.
El pie de informe se usa para imprimir totales de los informes u otra
informacin de resumen de todo el informe.

Resultar mucho ms fcil crear informes significativos cuando la base de datos contiene una
estructura de tabla y relaciones bien diseadas. Para ver una introduccin a la preparacin y
diseo de una base de datos, vea el artculo

Crear un informe en Access

Haga lo siguiente para crear informes para la base de datos de escritorio de Access:
Paso 1: Elegir un origen de registros
El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una
consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que
se vayan a mostrar en el informe.

Si los datos proceden de una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o consulta en
el panel de navegacin y contine con el paso 2.

Si el origen de registros no existe an, siga uno de estos procedimientos:

Seguir al Paso 2 y usar la herramienta Informe en blanco,

O bien:
Cree la consulta o las tablas que contengan los datos necesarios. Seleccione la
tabla o consulta en el panel de navegacin y contine con el paso 2.

Paso 2: Elegir una herramienta de informe.

Herramienta
Informe

Descripcin
Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de
registros seleccionado en el panel de navegacin.

Diseo de informe

Abre un informe en blanco en vista Diseo, en el que se pueden agregar los campos
controles necesarios.
Informe en blanco Abre un informe en blanco en la vista Presentacin y muestra la lista de campos des
la que se pueden agregar campos al informe.
Asistente para informes Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de
ordenacin y agrupacin y opciones de diseo.
Etiquetas Muestra un asistente que permite seleccionar tamaos de etiqueta personalizados o
estndar, as como los campos que se van a mostrar y la forma en que se van a
almacenar.
Las herramientas de informes se encuentran en la pestaa Crear de la cinta,
concretamente en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describen las opciones:

Paso 3: Crear el informe

1.

2.

Haga clic en el botn de la herramienta que quiera usar. Si aparece un asistente, siga los
pasos y haga clic en Finalizar en la ltima pgina.
Access muestra el informe en la vista Presentacin.
Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado:

Para cambiar el tamao de los campos y etiquetas, seleccinelos y arrastre los

bordes hasta que alcancen el tamao deseado.

Para mover un campo, seleccinelo (as como su etiqueta, si est presente) y, a

continuacin, arrstrelo a la nueva ubicacin.

Haga clic con el botn secundario en un campo y use los comandos del men
contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, as como para realizar
otras tareas de formato.