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PACASMAYO SAA
INFORME DE CONTROL INTERNO

A. ASPECTOS GENERALES
a. Manuales
La empresa cuenta con manuales de funciones y de procedimientos, lo que
ocasiona que los empleados tengan un respaldo de cules son sus
responsabilidades y funciones.
b. Ambiente laboral
En el Departamento de Contabilidad existe un ambiente laboral estresante,
debido a que la gerencia general siempre est presionando al mencionado
departamento, ya que muchas veces el gerente general desea obtener
informacin contable en el momento exacto en el que este la solicita, pero
el Departamento de Contabilidad indica que no se puede realizar el
cometido porque no cuenta con un sistema contable eficiente para obtener
informacin real en el momento preciso y el estrs se genera al momento
de tratar de consolidar la informacin contable para satisfacer la necesidad
de la gerencia.
Recomendacin: Crear buenas relaciones con los subordinados y tener en
cuenta los comentarios y recomendaciones que el Departamento de
Contabilidad hace a la gerencia respecto a la calidad del sistema contable
computarizado con el que trabajan, ya que las personas del mencionado
departamento son los principales usuarios del sistema y saben cules son
las debilidades y fortalezas del mismo, y poder obtener informacin
Financiera y contable oportuna y sobre todo informacin de calidad.

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c. Comunicacin tarda
Las decisiones que toma la Junta General de Accionistas muchas veces se la
comunica de manera tarde e inoportuna, sobre todo aquella informacin
que interviene en la elaboracin de los Estados Financieros, segn la
entrevista con el personal del Departamento contable, lo que provoca que
el personal del departamento indicado desperdicie recursos en la
elaboracin de dichos estados y la probabilidad de cometer errores se
eleva significativamente debido a la informacin recibida por parte de la
gerencia en momento inoportuno.
Recomendacin: Informar al departamento afectado de manera oportuna
aquellas decisiones que se han tomado en las juntas de accionistas,
tomando en cuenta las fechas en que el personal elabora la informacin la
informacin, en el caso del Departamento de Contabilidad, las fechas de
declaracin del impuesto a la renta para que dicha informacin sea incluida
y cumpla su cometido.
d. Organigramas
La empresa cuenta con organigramas que representan fielmente la
estructura de la misma, para comprender de manera grfica los diferentes
niveles jerrquicos con que esta cuenta.
B. ASPECTOS CONTABLES Y FINANCIEROS
a. Falta de delegacin de poderes
Todas y cada una de las transacciones que realiza el personal de
contabilidad estn bajo control de la gerencia general, a pesar de que el
enfoque moderno de la administracin indica que se debe delegar poder en
aquellas actividades importantes al personal adecuado y facultado, para
ello al contador pierde su facultad para dirigir las operaciones contables
que estn a su cargo, generndose malestar entre las personas que
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trabajan en el mencionado departamento debido a que se sienten vigiladas

todo el tiempo.
Recomendacin: Otorgar poderes al contador para que realice con total
independencia aquellas tareas que le competen, pero sin dejar de lado la
supervisin adecuada permanente.
b. Sistema contable computarizado
Segn el personal de contabilidad, el sistema contable computarizado tiene
demasiados errores, adems, el jefe de sistemas no toma en cuenta
aquellas recomendaciones hechas por el contador y el auxiliar contable. En
cambio, el jefe de sistemas indica que el personal en cuestin no sabe
manejar sistemas computarizados o ingresan mal la informacin en los
respectivos campos, lo que genera conflictos entre las partes y la
informacin contable puede perder su calidad.
Recomendacin: Adquirir un software contable computarizado que sea
reconocido en el mercado, debido a que stos son elaborados
conjuntamente con personal experto en programacin y contabilidad, y
reducen los errores al mnimo; adems, tienen varios aos en el mercado y
los proveedores ofrecen garantas atrayentes en el caso de que el software
contenga errores.
C. ACTIVOS
1. Efectivo
a. Clave de la caja fuerte
La clave de la caja fuerte donde se guardan documentos de valor y el
efectivo de la empresa es conocida por ms de una persona, lo que
puede provocar conflictos internos en el momento que se pierda
efectivo o documentos importantes.
Recomendacin: Permitir al custodio cambiar la clave de la caja fuerte,
la cual ser conocida solo por este y as evitar conflictos que se puedan
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generar por la prdida de valores. En el caso de que existan faltantes d

efectivo, la responsabilidad solo la tendr esa persona.
b. Arqueo de caja
La empresa cuenta con buenas prcticas contables y administrativas
realizando arqueos de caja sorpresivos de manera peridica para
ejercer un control adecuado del uso y existencia del efectivo. Se
reafirma que en el momento de existir algn faltante se proceder a
descantar en nmina.
c. Giro de cheques
Las actividades de preparacin, autorizacin y firma de cheques son
ejecutadas por la misma persona, a pesar de que las buenas prcticas
administrativas y contables indican que estas tareas sean realizadas por
diferentes personas para tener un control eficiente y seguro del
efectivo, la empresa no tiene una buena segregacin de funciones
debido a que se confa en el responsable de la chequera.
Recomendacin: Segregar funciones para preparar y girar los cheques,
para realizar los pagos, y asimismo, compartir la firma de cheques con
otra persona dentro del rea contable o fuera de ella para as poder
reducir el riesgo de fraude del personal autorizado a realizar ambas
actividades.
2. Cuentas por cobrar
a. Manuales
La empresa cuenta con manuales de procedimientos para las cuentas
por cobrar, los empleados tienen evidencia escrita acerca del proceso a
seguir en la concesin de crditos a sus diferentes clientes.
b. Estados de cuenta
No se evidencia estados de cuenta a los clientes debido a que se confa
en estos, lo que puede provocar que en el caso de existir inconsistencias
estas no sean conocidas y tratadas a tiempo.
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Recomendacin: Enviar mensualmente a los clientes sus estados de

cuenta como lo hacen las instituciones bancarias, debido a que si
existen inconsistencias en la informacin presentada tanto el cliente
como la empresa pueden discutir las discrepancias y llegar a un acuerdo
o arreglar las situaciones que ameritan ser investigadas.
3. Inventarios
La empresa cuenta con procedimientos de control, tales como: registros
individuales de productos, conciliaciones con mayores, inspecciones fsicas,
salida de mercadera autorizados, entre otros. Esto provoca que la empresa
tenga procedimientos de control eficientes y mejores, debido a que el
movimiento que existe en el inventario de mercadera es elevado.
4. Propiedad, planta y equipo
5.
a. Inventarios fsicos
Se realizan inventarios fsicos de las propiedades, planta y equipo que
posee la empresa.
b. Control de propiedad, planta y equipo
La empresa tiene un control eficiente y adecuado de sus propiedades,
planta y equipo, lo que permite tener informacin real y oportuna de
sus activos en cualquier momento. El personal de la empresa realiza un
control eficiente de los activos fijos.
D. PASIVOS
1. Cuentas por pagar
a. Manuales
La empresa no cuenta con manuales para las cuentas por pagar en
donde se especifiquen el tratamiento contable y administrativo de las
mismas en todas las circunstancias que puedan surgir.
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Recomendacin: Crear polticas y/o procedimientos adecuados para

que las personas implicadas en las cuentas por pagar, sepan qu hacer
en circunstancias particulares, tales como: cuentas por pagar no
reclamadas, etc.
2. Provisiones
La empresa no ha realizado una adecuada clasificacin de las
provisiones de acuerdo a las polticas contables. El encargado justifica
esta opcin con que se tom por acuerdo de Junta General de
Accionistas.
Recomendacin: Analizar con detenimiento cada una de las polticas
para provisiones y as poder determinar y reestructurar este rubro.
E. INGRESOS
a. Polticas de venta
Existen por escrito polticas contables y procedimientos administrativos
de ventas, lo que genera facilidades para que los empleados sepan
cmo hacer frente a situaciones particulares con respecto a actividades
referentes a las ventas.
Recomendacin: Implantar procedimientos adecuados para realizar y
controlar de manera eficiente las operaciones de venta de la empresa.
b. Segregacin de funciones
Pacasmayo SAA no posee segregacin adecuada de funciones debido a
que el almacenero es quien realiza la factura, surte, revisa y empaca la
mercadera vendida, generndose con ello una alta probabilidad de que
existan fraudes y errores por parte del almacenero.

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Recomendacin: Segregar adecuadamente las funciones para tener un

mejor control de las operaciones para reducir y/o eliminar posibles
fraudes y errores en los procedimientos de venta.
F. GASTOS
a. Polticas de compras
Existen por escrito polticas contables y procedimientos administrativos
de compras, lo que genera facilidades al hacer frente a situaciones
particulares con actividades referentes a las compras.
b. Gestin de compras
La empresa tiene procedimientos de gestin adecuados para las
compras y su posterior registro en los inventarios de mercadera. Se
puede observar los movimientos que tiene cada uno de los productos
que comercializa la empresa.

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HALLAZGOS DE AUDITORIA

HALLAZGO EN REGISTRO DE VENTAS

CONDICION:
Como resultado de la verificacin y evaluacin al rea de venta no cuenta con
todos los comprobantes para sustentar los ingresos de la empresa.
CRITERIO:
Hecho que incumple el contador encargado con sustentar todas la ventas con su
respectivo comprobante.
CAUSA:
Debido a la falta de orden y comprobacin de las ventas por el personal
encargado.
EFECTO:
Determinando la variacin de ingresos e impuestos.
RECOMENDACIONES:
A la administracin, disponer bajo responsabilidad al contador para comprobar y
tener en orden todas las ventas con su respectivo comprobante con el fin de evitar
problemas antes mencionados.

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HALLAZGO EN LIBROS CONTABLES

CONDICION:
La empresa CEMENTOS PACASMAYO S.A.A cuenta con todos sus libros contables,
al realizar la verificacin se observ que cada uno de los libros se encuentran
totalmente atrasados, no cuentan con ningn tipo de registro que seale y afirme
en fsico los movimientos de la empresa, para tomar referencia para verificar si
efectivamente se ha estado aplicando correctamente las normas tributarias, si los
montos declarados concuerdan con los libros contables.

CRITERIO:
El plazo mximo para que los libros contables se encuentren atrasados es de 10
das hbiles de ingreso y gastos establecidos por la SUNAT, Registro de Ventas e
Ingresos, Registro de compras. El plazo mximo para el llenado de libros
principales es de 3 meses en el caso del libro diario.
Segn el cdigo tributario artculo 175 n 5 nos dice: Llevar con atraso mayor al
permitido por las normas vigentes, los libros de contabilidad u otros libros o
registros exigidos por las leyes reglamentos o por resolucin de Superintendencia
de la SUNAT, que se vinculen con la tributacin.

CAUSA:
Al no haber cumplido con cada una de las normas establecidas va causar
problemas a la empresa con la SUNAT, esto ocasiona gastos que se pudieron
subsanar con tiempo, la empresa tendr que pagar con esta sancin por la
infraccin establecida por SUNAT, el retraso ocasiono en parte la perdida de los
libros contables pero debieron haberse llenado ya que esto ocurri en el ao 2006,
la empresa tuvo aproximadamente 3 aos para tener actualizados sus libros
contables.

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EFECTO:
Esta infraccin ocasionar a la empresa una multa establecida por SUNAT, en el
cdigo tributario art.175: INFRACCIONES RELACIONADAS CON LA OBLIGACIN DE
LLEVAR LIBROS Y/O REGISTROS O CONTAR CON INFORMES U OTROS
DOCUMENTOS.

RECOMENDACIONES:
La empresa debe subsanar con esta sancin de manera voluntaria para que el
monto que se requiera pagar sea menor y se pueda gozar del rgimen de
gradualidad, para que la empresa pueda estar cumpliendo con cada una de las
normas establecidas y pueda seguir trabajando como una empresa transparente,
eficaz de una manera responsable.

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HALLAZGO EN VENTAS

CONDICION:
Observamos que la empresa facturo por concepto de ventas de productos durante
el periodo comprendido entre 1 de enero y el 31 de diciembre del 2015, existiendo
diferencias entre los valores que se muestran como ventas en los registros
contables que surgen en el sistema concordando con los egresos de CEMENTOS
PACASMAYO S.A.A y el detalle de las facturas emitidas fsicamente.
CRITERIO:
Este hecho incumple con las funciones del contador al verificar que los montos de
las facturas no concuerden con los del sistema.
CAUSA:
Falta de control por parte del contador hacia su personal.
EFECTO:
Variacin al determinar los egresos e impuestos en el ejercicio respectivo.
RECOMENDACIONES:
Con la finalidad de brindar informacin contable y financiera que sea de mayor
utilidad para la empresa, sugerimos que todas las ventas sean facturadas, y
registradas contablemente; adems recomendamos que los pagos por concepto de
IMPUESTO GENERAL A LAS VENTAS (IGV) sean efectuados sobre la base de esas
ventas y en las fechas establecidas en las disposiciones tributarias vigentes.
Finalmente, con el propsito de mejorar el control interno sobre esta rea,
recomendamos: Analizar las diferencias que se presentan en el cuadro anterior y
proceder a su depuracin y en el caso de ser necesario proceder con las
afectaciones contables respectivas. Adicionalmente, es importante mencionar que
las ventas registradas contablemente deben contar con la documentacin de
respaldo que exige las autoridades de control tributario.

Un ejemplo seria Implementar como proceso de rutina la revisin mensual de los saldos
presentados, tanto en los mayores contables como en las declaraciones de impuestos.

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HALLAZGO EN PROVISIONES

CONDICION:
Al 31 de diciembre del 2015, la empresa no ha registrado una provisin para reconocer las
posibles prdidas por cuentas incobrables.
CRITERIO:
Considerando que la empresa no cuenta con un reporte de antigedad de cartera en el
que se especifique la conformacin del saldo de cada uno de los clientes que integran su
cartera, no nos fue posible determinar los efectos sobre los estados financieros adjuntos
que podran resultar si tal anlisis se hubiera realizado.
CAUSA:
El funcionario responsable de la cartera de cobranza debi comunicar cada mes al
Contador General o quien haga sus veces, respecto a las cuentas por cobrar que vencida la
fecha de pago no se hayan hecho efectivas durante este perodo, para su reclasificacin
como cuentas de cobranza dudosa .
EFECTO:
Todos los aos el contador deber realizar el recalculo a fin de observar el
comportamiento del porcentaje y hacer la actualizacin si la variacin no est dentro de
lmites razonables
RECOMENDACIONES:
Recomendamos a la empresa preparar un listado de antigedad de cartera, el mismo que
facilitar el anlisis de cartera y que deber contener por lo menos la siguiente
informacin: Nombre del deudor
Monto total adeudado
Monto por vencer
Monto vencido:
de 0 hasta 30 das
de 31 hasta 60 das
de 61 hasta 90 das
de 91 hasta 120 das
de 121 en adelante
la determinacin del rango de fechas que contendra el reporte de antigedad,
puede ser modificada de acuerdo con las necesidades.

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