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MAESTRA EN ADMINISTRACIN

ASIGNATURA:

Gerencia de Operaciones y Supply Chain


Management

TTULO TRABAJO:

Caso INDECOM

Surco, 03 de setiembre de 2016

ndice

1. Resumen ejecutivo.................................................................................... 2
2. Antecedentes............................................................................................. 2
3. Problemtica.............................................................................................. 2
4. Causas......................................................................................................... 3
5. Anlisis........................................................................................................ 4

1.

Resumen ejecutivo
En general todas las empresas buscan reducir costos, por lo que se
plantean diferentes proyectos relacionados al uso eficiente de los recursos,
como por ejemplo, la mejora de procesos mediante la calidad total.
Dentro de este proceso se encuentra la empresa INDECOM, dedicada al
rubro de la enseanza de computacin y sistemas.
Mejorar de la calidad de los procesos implica identificar aquellas
actividades que no funcionan ptimamente y que de manera
complementara no estn alienadas con la estrategia o polticas de la
institucin, provocando que los servicios de educacin brindados, no sean
los ptimos.
Sobre la base del caso INDECOM, buscaremos presentar soluciones a la
problemtica existente, la cual est relacionada a los reclamos que
enfrenta el rea de logstica, la poca integracin que existe entre reas y la
mejora de la eficiencia del centro educativo.

2.

Antecedentes
INDECOM es una institucin educativa, que est atravesando un proceso
natural de consolidacin y mejora de toda la institucin, lo cual se ve
reflejado en que la institucin ha iniciado a cuestionarse si la forma en la
que realiza las actividades es la mejor y ptima.
Producto de ello ha iniciado un proceso de implementacin de calidad total
y producto de ello, los dueos de proceso, han identificado que en la
institucin an se identifican procesos no formalizados, mltiples
excepciones a las polticas y falta de alineamiento estratgico de algunas
reas y procesos.

3.

Se han identificado algunos sntomas en el rea de logstica, relacionados a


la poca madurez de los procesos, donde los principales son: sensacin
generalizada de ineficiencia por parte de logstica, desabastecimiento de
insumos clave (publicaciones), mala gestin con los proveedores
(negociacin y pagos) y psima atencin al cliente interno.

Problemtica

A continuacin se presentan los principales problemas identificados:


2

a. Las diferentes reas de la compaa perciben que el rea de logstica


no est brindando un soporte adecuado.
b. La estrategia de calidad total, ha generado que las reas acten de
manera independiente, sin preocuparse por los objetivos en conjunto
de las reas, relacionado al objetivo de la compaa.
c. El rea de logstica no ha podido sustentar que los problemas
referentes al suministro ptimo de insumos, no tiene una causa-raz
en su gestin, sino en como las otras reas entregan la informacin.
Como se puede observar, la mayora de problemas estn relacionados a
como el rea de logstica entrega los insumos, sin embargo, en el trasfondo
se puede visualizar que existe un problema ms profundo relacionado a
como la empresa est implementado calidad total y los problemas tpicos
generados por el crecimiento de la compaa.

4.

Causas

De manera puntual, se presentan las principales causas asociadas a los


problemas identificados:
a. Problema: Soporte inadecuado de logstica.
Causas:

No existe evidencia cuantitativa de que el rea de logstica trabaja


eficientemente.

Existen excepciones que son la regla, las reas de publicidad y


marketing no estn alineadas a la poltica de calidad total y no
cumplen el proceso de solicitud de requerimientos definido.

Las solicitudes de pedidos son ingresadas fuera de fecha, lo cual


genera desorden en los procesos de compras, el procedimiento indica
iniciar el proceso de compras el ltimo da del mes, lo que ni permite
atender pedidos que son para los primeros das del siguiente mes.

No se cumple con los plazos establecidos para pago a proveedores,


los cuales no quieren atender a la empresa, esto puede deberse a
problemas tanto en el planeamiento del flujo de caja como que en el
proceso de pago a proveedores existe un cuello de botella (recepcin
de facturas incorrectas del proveedor, excesivas aprobaciones de
facturas, entre otros).

b. Problema: No existe un alineamiento completo al programa de calidad


total.
Causas:
3

Las reas no se adaptan a los nuevos programas de reingeniera y


mejora de procesos establecida por la Gerencia General.

c. Problema: El rea de logstica no ha podido sustentar que los problemas,


son generados por otras reas.
Causas:

5.

El rea de Marketing designa unilateralmente a sus proveedores y es


aceptado por el rea de compras, esto podra ir en contra de los
intereses de INDECOM al priorizar la atencin de sus pedidos antes
de analizar a los proveedores en el mercado.

La poltica de stocks mnimos no permite contar con cantidades de


productos que permitan atender pedidos urgentes y el rea de
logstica no ha presentado sustentos vlidos que demuestren la
necesidad de stocks de seguridad.

El rea de Logstica no cuenta con el poder de exigir al resto de las


gerencias que los procesos se cumplan, para ello requiere el soporte
de la Gerencia de administracin y Finanzas para exigir su
cumplimiento, sin embargo, no ha presentado indicadores para
demostrar que efectivamente el resto de gerencias no est
cumpliendo con el procedimiento.

Anlisis
a. Qu coordinaciones hara Ud. con las dems gerencias a fin de que los
procesos logsticos puedan satisfacer las necesidades de los usuarios y
mantener las polticas dictadas por la empresa.

Identificar los problemas que cada rea presenta, para poder


sustentar los mismos con el director general y de esta manera indicar
que las reas usuarias no cumplen con la poltica de calidad total y
que sta se est aplicando correctamente en el rea de logstica:
-

Identificacin de usuarios que presentan sus requerimientos fuera


de fecha.

Cuantificacin en montos y cantidades (PxQ) de los


requerimientos que no cumplen el procedimiento de registro de
requerimientos de compra.

Elaboracin de lista de materiales (surtido) que cada rea


necesita y el consumo que realizan a lo largo de un ao, para
identificar si hay compras estacionales, por ejemplo, algunos
tiles que solo se compran al inicio del ciclo acadmico.

En el rea de publicaciones solicitaramos medir el tiempo que


tienen entre la aparicin de la necesidad de material (matrcula de
los alumnos y definicin del texto por parte del profesor), la
gestin del requerimiento y el plazo que define para entregar el
material a los clientes finales. Podramos proponer mejorar los
plazos en los procesos que tiene esta rea.

Identificacin de problemas al interno del rea logstica:


-

Identificar si realmente compras tiene un plazo estndar entre que


el rea usuaria o almacenes realiza el requerimiento y la emisin
de la orden de compra al proveedor.

Identificar con cada rea usuaria la rotacin de stocks, para definir


si se debe tener un stock de seguridad.

b. Qu medidas tomara internamente en su rea de logstica, sobre todo


en lo que concierna a las compras y los procesos de abastecimiento?

Implementar un indicador que verifique el tiempo que se toma el


rea de logstica para la atencin de un pedido, desde la recepcin
del requerimiento, el contacto con el proveedor, el ingreso a almacn,
la distribucin y la recepcin del rea usuaria, con el fin de fijar un
tiempo estndar de atencin, calcular el tiempo real de retraso e
indicarle al resto de reas si realmente existe trabajo ineficiente del
rea permita.

Evaluar a los proveedores, clculo de los tiempos de atencin y


porcentaje de cumplimiento, podremos identificar a los proveedores
con mejor perfomance y firmar convenios de adquisicin a largo
plazo.

Revisar con el rea contable los pagos pendientes, el tiempo de


retraso, la razn de retraso, montos de la factura, errores en la
factura emitida por el proveedor, exceso de firmas de aprobacin, de
tal manera de corregir las etapas del proceso que perjudican al
proveedor.

Difundir el proceso para compras por los medios disponibles en la


empresa: Correo, Intranet, aplicativos de la empresa.

En esta difusin establecer claramente que no se harn excepciones


y que los plazos se cumplirn de acuerdo a lo establecido en el
proceso y si se tuviera alguna excepcin este deber verse en
comit.

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