Pon Tu Correo en Piloto Automatico - ThinkWasabi

PON TU CORREO
EN PILOTO
AUTOMTICO
OPTIMIZA TU SISTEMA PARA
GANAR TIEMPO CADA DA
~ TRAINING DISEADO POR ~

BERTO PENA de THINKWASABI
Berto Pena ThinkWasabi.com Todos los derechos reservados.
arranca
misiones imposibles son otras.

automatizar el Correo es algo
que se consigue con mtodo.
Vas a dar ya por perdida la batalla?

Ay el Correo! O lo dominas t, o es l el que te domina a ti. Y hoy en da lo normal
es lo segundo. Pinsalo un poco. l ordena y t le sigues. l establece las reglas.
Tambin los tiempos. Y casi siempre marca las prioridades desde primera hora.
En los ltimos aos el problema del Correo se ha disparado. Ha crecido de tal forma
que cada vez tira ms de ti. Aunque cada da tengas que hacer otras cosas, bastante
ms importantes, l cada vez pide ms. Ms Tiempo, Energa, Atencin. Es un pulso
diario. Y de momento gana l por goleada. Normal, tiene ms municin.
Si te has sumergido en este Training es posible que ests en uno de estos grupos:
Ests absolutamente desbordado. Recibes +100 mensajes y cada vez ms.

Tienes la sensacin de vivir en el Correo, y hace tiempo que tiraste la toalla.
Ests empezando a perder la batalla. Y no sabes cmo, porque hace no mucho

eras t quien llevaba las riendas. Ha pasado de amenaza a enemigo real.
Lo tienes ms o menos controlado, pero ves que cada vez te quita ms. O
haces algo, o en nada te ves pidiendo crditos al "Banco del Tiempo".
Lo tienes bajo control pero te gustara optimizarlo ms. Porque es algo que
repites muchas veces cada da, y sabes que ah hay un filn para tu Eficiencia.
Antes de lanzarnos a ver qu frmulas puedes aplicar, djame comentar algo que
no puedes perder de vista, y que tal vez te ests preguntando desde hace rato.
Por qu "buscar el tiempo" justo ah?
Al cabo de la semana todos hacemos un montn de cosas. Hay otras actividades y
rincones bastante menos complicados que el Correo, y en los que tambin
encontrar ese tiempo extra. Por qu meternos en este Vietnam?
Es cierto. Pero merece la pena ir al Correo a por ese tiempo por tres razones:
1) Lo repites sistemticamente cada da, y un montn de veces cada hora. No
tiene principio ni fin. El tiempo que le dedicas suele medirse ya en horas.
2) Es algo imprescindible para colaborar (pedir, comunicar, enviar) Y para la

inmensa mayora es la primera y sagrada tarea del da. Sin eso, no hay nada.
3) Es una actividad que (sin iniciativa por tu parte) siempre va a ms. O te pones
en marcha aplicando cambios y ajustes, o la situacin ser inmanejable.
Dado que ests ante un reto gordo: dominar el Correo y ganar Tiempo, quiero que
ganes la batalla. Por eso te voy a proponer un mtodo con el que actuar desde
varios frentes. Y tambin te voy a empujar a tomar una serie de medidas. Cambios.
Y esto no es negociable. O ests dispuesto a remangarte, ensuciarte y trabajar,
incluso a nadar a contracorriente, o no habr mejora. O es que (como deca
Einstein) esperas conseguir resultados distintos haciendo LO MISMO que ayer?
Cul es el mtodo? Qu hoja de ruta seguiremos en este Training?
1. Reducir el nmero de mensajes que recibes cada da.
2. Disear un sistema automtico de priorizacin de correos.
3. Aprender tcnicas y frmulas para volar" con tu aplicacin.
4. Descubrir las claves de la operacin que ms repites: Procesar.
Esta es mi propuesta. La he diseado y elaborado para ti con todo el cario del

mundo. Te la entrego llave en mano por una sencilla razn: a m me ha funcionado,
y quiero que tambin te ayude a ti. Quiero que dentro de poco grites Lo consegu!
No te estoy vendiendo humo, y no soy el nico que lo ha logrado. Somos ya muchos
los que hemos pasado de una situacin de bancarrota en el Email, a vivir de un
modo mucho ms confortable, con Tiempo extra para dedicarlo a otras cosas.
Porque poner tu Correo en piloto automtico significa una cosa: LIBERTAD.
Suena bien? Tienes ganas de empezar? Menos mal, porque nos lanzamos ya!
REDUCE
Se automatiza mejor si primero

reduces el nmero de correos
que tu aplicacin recibe, no?
Primero hay que saber qu hay que Reducir

Nadie quiere empezar la casa por el tejado. As que antes de poner tu Correo en
piloto automtico, antes de Automatizar y Optimizar tu Correo, o Acelerar la
aplicacin que utilizas, hay un paso previo (ms inteligente) que no puedes saltarte:
REDUCIR todo lo que puedas el nmero de correos que te llegan cada da.
No tuerzas el gesto que te veo. S, se puede. Y da igual si te llegan "tropecientos".
Para empezar a Reducir lo primero es quitarse el drama del nmero, y mirar
debajo de esos correos. Tienes que dedicar un rato a analizar cmo son en realidad:
1. De dnde vienen tus mensajes? Qu personas o grupos te suelen enviar
correos? De quin recibes ms cada da?
2. Qu tipo de mensajes son? Son informativos? Te suelen pedir tareas? Son
mensajes de seguimiento? Promocionales? Alertas o Notificaciones?
3. Y finalmente: en esos correos, sueles ser el nico destinatario o sueles estar
en copia junto a otras personas?
Este anlisis, que es vital, lo podrs hacer con los ejercicios de Autoevaluacion del
Estado de tu Correo que acompaa a este Training. Y te darn un montn de pistas
de partida para los pasos que vas a dar a continuacin. Empezando por este
No te aporta? Escrbeles y que te borren

Seguro que recibes unos cuantos correos que no deberas. Bien porque no te
corresponden a ti, o bien porque ests copiado pero no tiene mucho sentido que los
recibas. Si es as, dselo a la otra persona. Ah mismo, en ese mismo momento.
Como no siempre es fcil decir eso, dar con las palabras adecuadas, y no sonar
como un idiota, lo mejor es tener preparada una plantilla para casos as. De esa
manera, en pocos segundos y con toda la elegancia del mundo, podrs para pedir
que dejen de enviarte informacin irrelevante. Puede ser algo parecido a esto:
He recibido tu correo pero te agradecera que a partir de ahora no me pusieras en copia
de estos mensajes. Ya no participo en este proyecto (o no llevo este cliente, o no es un tema
mo). Como recibo ms de 100 correos al da estoy tratando de reducir al mximo la
informacin que recibo. Seguro que te pasa lo mismo y lo entiendes. Gracias!.
Antes de escribir, pinsalo dos veces

Hay una regla del Correo (no muy conocida) que dice: Escribe menos y recibirs
menos. Y es que, ms veces de las que crees, eres la causa de muchos de los que
correos que recibes. Con tu granito de arena contribuyes a que ese nmero diario
est por las nubes. Naturalmente sin querer.
As que antes de lanzarte a escribir ese correo, pregntate SIEMPRE: De verdad es
estrictamente necesario que enve esto? No olvides que, como mnimo, un correo de
ida es otro de vuelta. Y si hay ms personas copiadas sern cuatro, cinco o ms. Y te
llegarn de golpe hoy mismo, o en plan goteo en los prximos das. Pero llegarn.
Reduce al mximo las personas en copia

Si finalmente te lanzas a escribir, cuida otro detalle: las personas que vas a poner
en copia. Pregntate si de verdad es absolutamente necesario que todos y cada uno
estn ah, en el CC. Tmalo en serio. Hoy en da es una plaga y el causante que
tantas y tantas personas reciban decenas de mensajes irrelevantes. Incluido t.
Y debes cuidarlo, no slo porque ese correo puede que termine convirtindose en
cinco o seis de vuelta, sino porque los dems te van a emular. Si te ven poniendo en
copia a mucha gente, harn lo mismo. Todos nos copiamos los unos a los otros.
Al escribir a otros evita las preguntas abiertas

[Truco Clave] Un montn de veces al da tienes que proponer o preguntar por
Correo, para que otra persona decida/acuerde algo contigo. Si incluyes preguntas
demasiado abiertas, se traducir en un intercambio posterior que no tiene fin. Uno,
otro, otro ms hasta que despus de unos cuantos se termina el pim-pam-pum.
Pero si lo sabes hacer bien, todo se puede reducir a uno de ida y otro de vuelta.
Fjate en la diferencia entre estos dos correos:
Ana, qu te parece si comemos la semana que viene?
Ana, qu te parece si comemos la semana que viene? Yo podra el mircoles
y jueves. Elige t. Nos podemos ver a las 14:00 en el sitio de siempre.
Ves la diferencia? Proponiendo algo concreto (no abierto y general) vas a evitar que
haya ms de un mensaje extra. Es fcil que Ana diga: Vale, el jueves a las 14:00.
Es un sencillo ejemplo. Pero hacindolo as con tu jefe, socios, compaeros, clientes,

proveedores puedes ahorrarte toneladas de mensajes al cabo del ao. Trabjalo.
Elimina las suscripciones a boletines

Boletines, newsletters, listas con actualizaciones Todos en algn momento hemos
dado nuestra direccin de correo para recibir novedades, artculos, avisos de
lanzamientos, etc. Y no hablo de publicidad, sino de informacin que nos interesa.
De verdad todo eso te est aportando AHORA? Y subrayo el ahora porque en el
momento de suscribirnos, todos estamos interesados; pero con el paso del tiempo
el inters se pierde, o nuestras prioridades cambian.
Saca la escoba y haz limpieza! Puedes hacer una batida" y ponerte en modo borro
todo. Pero lo ideal es hacerlo justo cuando recibes el boletn. No lo dejes para luego
porque se te olvidar, y dentro de una semana o de un mes lo volvers a recibir.
Elimina notificaciones y avisos de Redes Sociales

Los Facebook, Twitter, LinkedIN o Instagram de turno (y un montn ms de Redes
Sociales y servicios digitales), suelen abarrotar tu Bandeja de Entrada con todo tipo
de mensajes. Primero tienen la fesima costumbre de activarte las notificaciones
sin que t lo decidas. Y luego es que envan mensajes para contarte de todo.
Aun cuando podras separar y clasificar esas notificaciones mediante reglas (lo
veremos luego), la pregunta es: necesitas recibir TODO eso si ya entras en esos
sitios varias veces al da? En el fondo son correos irrelevantes. Ruido.
Da una vuelta por la configuracin de tus perfiles y desactiva a golpe de clic esas
notificaciones. En unos pocos minutos habrs apagado ese coazo constante.
Elimina otras notificaciones recurrentes

No siempre las notificaciones tienen que ver con el ocio. Ciertas aplicaciones de
trabajo (Calendario, gestores de Proyectos y Tareas) tambin envan las suyas:
resmenes de actividad, tareas completadas o sin hacer, e informes similares.
En serio necesitas eso? La gran mayora son innecesarias y redundantes. Porque t
a diario utilizas esas aplicaciones de forma constante. No necesitas que adems te
lo cuenten por otro sitio que ya est en saturado por otras cosas inevitables.
Correos internos de gente de aqu al lado

Es muy habitual recibir correos de personas que estn en tu entorno: de tu mismo
equipo que tienes al lado, o de otros departamentos que estn un poco ms all.
Suelen ser dudas, consultas, nuevas tareas, tambin el estado de un proyecto,
resumen de actividad cosas as que adems tienden a repetirse. En esos casos, si
son unas cuantas y t adems tienes que hablar con ellos otras cosas, puede ser
una buena idea sustituirlo por una reunin exprs. Una vez al da por ejemplo. (No
se trata de trasladar el problema a otro rincn sumando ms reuniones, pero s
de ahorrar unos cuantos correos en rapidsimas reuniones de unos pocos minutos.)
Correos externos con informacin que se repite

Mensajes de clientes, proveedores, colaboradores externos muchos de ellos
incluyen informacin recurrente (previsible). En la prctica se traducen en un goteo
continuo de correos que podran reducirse con una o dos llamadas a la semana.
(Por ejemplo el lunes sobre las 12:00 de la maana, y el viernes a la misma hora.)
Aunque eso no excluye que haya mensajes entre llamadas (los habr), va a reducir
muchsimo el volumen total. Dale una vuelta, porque una llamada, si la preparas
bien, concentras temas y eres directo, es mucho ms controlable que diez correos.
Ves todo lo que hemos visto? Ves todo lo que puedes hacer? Es MUCHO ms que
la tpica queja es que recibo muchos correos! Y aunque de primeras slo" reduzcas
unos cuantos al da, al final del ao estamos hablando de una rebaja alucinante.
automatiza
pon tu aplicacin a trabajar

mientras t haces otras cosas.
seguramente ms importantes.
Qu es realmente automatizar el Correo?

Algo tan tan importante para ti, que no ponerte las pilas con esto significa que cada
da, casi cada minuto, te ests perdiendo algo esencial. Fjate:
1. Identificar y Distinguir los correos que van llegando sin que t hagas nada.
2. Separar y Organizar todos esos mensajes sin que t hagas nada.
Cuando Automatizas tienes a tu aplicacin de Correo trabajando para ti. Mientras
t ests haciendo otras cosas (otras tareas, reunirte, dormir), ella recibe y separa.
Y eso slo significa una cosa: Ms TIEMPO para ti! Tiempo gratis, no lo olvides.
Para ver ms claramente cmo funciona esa Automatizacin, te propongo que
imagines una escena en la que has sido el nico protagonista miles de veces
Haces clic y en un abrir y cerrar de ojos ests frente a la Bandeja de Entrada. De
reojo y con aprensin te fijas en el nmero de correos no ledos (Buff, madre ma!).
S, ah estn, delante de ti. Los peores presagios se han cumplido: decenas y
decenas de mensajes en negrita te esperan. Y todos quieren tu atencin ya!
No te queda otra. Tienes que vaciar tu Inbox. Al fin y al cabo, es una de las tareas
ms importantes de tu da (en serio te has llegado a creer esa mentira?). Bueno, lo
que sea Te lanzas a por ello y empiezas con todas tus ganas. Lo haces con ritmo.
Un mensaje. Otro. Y otro. Y otro ms. Avanzas con agilidad pero hay tantos! Y vas
leyndolos de uno uno, claro, de arriba a abajo, por orden cronolgico de llegada.
He acertado? Pues acabas de caer (seguramente por ensima vez) en una de las
mayores mentiras de nuestros tiempos Atiende, escucha, abre bien los ojos
El Correo ni es lineal, ni es cronolgico. No hay

que leerlo de arriba abajo, o de abajo arriba. Del
primero al ltimo, o del ltimo al primero.
O es que esperas que los mensajes hayan ido llegando ellos solitos por orden de
importancia???? No hombre no, los mensajes (relevantes o no) llegan a su aire.
En cualquier Bandeja de Entrada los correos NO estn ordenados segn su
prioridad de lectura. As que
Si los lees linealmente, como hace el 95% de la gente, leers primero
mensajes que podran esperar dos horas o dos das. Eso te har perder
toneladas de un tiempo que no tienes, y que ahora buscas como el agua.
Y lo peor: es posible que los mensajes que tuvieras que leer ya, llegues a
verlos mucho ms tarde. Porque antes has estado liado con otras cosas
irrelevantes. No olvides que muchos de los correos menores que lees, traen
tareas que te pones a hacer porque te lo piden ah. Buff, qu rabia no?
Y si pudieras especificar tu propio orden de llegada? Y si pudieras ver primero los
que ms te interesan? Y si pudieras AHORRAR HORAS de revisin, lectura y
clasificado manual de esos correos?
Deseo concedido!
De hecho lo tienes desde hace aos. Porque tu Gmail, tu Outlook, tu Lotus, tu
Thunderbird tiene esa increble funcionalidad (cualquier aplicacin la tiene).
No tienes que instalar nada. No tienes que apuntarte a ningn master ni hacer un
entrenamiento especial. Est ah. Se llama Reglas (o Filtros). Y para los que
recibimos +20 mensajes al da, es como si nos hubiera tocado la lotera. Y no
exagero ni media.
CMO FUNCIONAN?
Se llaman Reglas, Filtros o Carpetas Inteligentes. El nombre vara en funcin de la
aplicacin que utilices, pero en el fondo todos trabajan igual.
Son un conjunto de criterios y rdenes que t le das a tu aplicacin para que haga
algo con ciertos mensajes que te mandan otras personas. Algo as: si recibo un
mensaje que cumple estas condiciones, te ordeno que hagas esto" con l.
Es decir, estableces unas condiciones y (si se cumplen), se ejecuta una accin.
Y qu acciones pueden aplicarse a los correos? Las ms tpicas son:
Moverlo a una carpeta determinada.
Asignarle un color o un icono distintivo (sera como la prioridad de lectura).
Marcarlo como Spam.
Responder automticamente con una plantilla ya preparada.
Marcarlo como ledo (o incluso borrarlo sin tener que leerlo).
Reenviarlo a otra direccin (por ejemplo otro correo tuyo, u otra persona).
Y todo esto sin que hagas nada! Mientras hablas con un cliente o paseas al perro.
Cmo crearlos, definirlos y Acertar?

La clave para que estas Reglas/Filtros funcionen de verdad es disearlos con
cuidado. Si lo haces a la ligera, no harn bien su trabajo. O lo harn a medias, lo
cual puede ser incluso peor.
Mi recomendacin? Tmate tu tiempo para definirlos bien. Cuanto ms serio y
preciso seas, mejor harn su parte: ms trabajo te quitarn, ms automatizado
tendrs tu Correo, ms Tiempo ganars. Que es lo que buscas, no?
Sigue estas sencillas recomendaciones que son las que yo siempre aplico para
definir mis propios filtros. Nunca me han fallado:
Toma lpiz y papel y analiza: De quin recibo ms mensajes de correo al

da? (Puede ser una persona en concreto, una organizacin, una red
social, una web...).
A continuacin pregntate: Merece la pena crear un filtro especfico para

esos mensajes y para ese remitente? (Tampoco se trata de matar moscas
a caonazos y crear reglas porque s.)
Despus decide qu accin debe ejecutar (automticamente) la aplicacin

al recibir los mensajes de ese remitente?
(Ojo con esto!) Al principio crea muy pocas. Empieza con cuatro o cinco
como mucho. Necesitas familiarizarte con el nuevo sistema, y sobre todo
comprobar si est funcionando. Como pongas mil se arma el lo. Fijo.
Pasadas 3-4 semanas dedica un reato a evaluarlo. Es fcil que tengas que
ajustar alguna Regla/Filtro; eliminar otras; y casi seguro aadir nuevas. Es
un grandsimo sistema que requiere, eso s, un cierto mantenimiento.
Las Reglas/Filtros no cubren todos los mensajes que te llegan. Seguirs recibiendo
cosas de personas que te escribirn por primera vez, o para los que no creaste un
filtro. Todo eso ir (como siempre) directo a tu Bandeja de Entrada.
Pero como un gran nmero de tu Correo diario es predecible, porque se repite, y lo
envan los mismos en un formato parecido, t puedes adelantarte. Mejor dicho, lo
harn tus Reglas/Filtros. Identifican, clasifican, separan y priorizan. Y eso supone
Tiempo y ms Tiempo para ti.
En mi caso, cerca del 85% de todos los mensajes que recibo a diario se clasifica de
forma automtica, sin que yo haga nada. Un autentico tesoro.
De hecho, ahora, mientras escribo estas lineas estar recibiendo mensajes. Pero no
me preocupa. Tengo un mayordomo que est haciendo parte del trabajo por m.
La prxima vez que abra mi aplicacin la mayora de esos mensajes estar
perfectamente clasificado. Yo sabr cmo y por dnde empezar a procesar y revisar.
No, no es un sueo y t tambin puedes tenerlo. Pero tienes que ponerte en marcha
y definirlos.
Qu correos se pueden separar?

Todos. Realmente cualquiera que te interese ver-atender antes; o bien los que
quieras apartar y procesar ms adelante.
Puedes por ejemplo crear dos categoras de mensajes:
Relevantes: jefe, socio, equipo cercano, colaboradores, clientes y proveedores.
Resto: amigos, familia, redes sociales, boletines y newsletters, tiendas, etc.
Dentro de cada categora podras crear subgrupos, para separarlos mejor. Hagas lo
que hagas, no lo compliques y, sobre todo, haz que se ajuste a lo que t necesitas.
Es slo un ejemplo, claro. T tienes que crear el sistema, formato y estructura que
te sirva a TI.
Dnde est esa funcionalidad en mi aplicacin?

Como cada aplicacin tiene una forma diferente de hacerlo, te dejo a continuacin
unos cuantos tutoriales donde est explicado paso a paso. No te costar aplicarlo:
Outlook
Apple Mail
Outlook.com
Thunderbird
Gmail
Si tu aplicacin no est dentro de esta lista, no te costar nada encontrar el

tutorial correspondiente. Busca en Google: crear filtros (o reglas) en XXX.
acelera
optimizar tu sistema significa

que cada clic que repites te
cuesta menos y es ms rpido
Eres un killer" del Correo? S o no?

Reducir y Automatizar. Es que acaso se puede hacer ms? Pues s. MUCHO ms.
Ahora nos vamos a centrar en tu Aplicacin de Correo. Donde pasas horas y horas.
Si lo piensas, casi toda tu relacin con el Correo y esa aplicacin se basa en una
serie de gestos y operaciones que repites y repites y repites. Cientos y miles de
veces y adems sin darte cuenta. Porque aqu manda tu subconsciente, que suele
ser el patrn que lleva tu barco la mayor parte del tiempo.
Cosas como crear un nuevo correo o reenviar otro; archivar otro que acabas de leer;
responder a otro ms con un mensaje casi igual a otro que enviaste ayer; bucear
entre los miles de correos que tienes para localizar uno que te enviaron hace un
mes; escribir ms mensajes (unos cuantos); y as un montn de operaciones y
gestos ms. Cada semana, cada da, casi cada minuto. Repite, repite y repite.
Bien. Djame preguntarte ahora algo: Eres eficiente y rpido haciendo todo eso?
Lo haces de la mejor manera posible? (No corras a responder. Pinsalo en serio.)
Sea cual sea tu contestacin, te digo esto: tienes MUCHO margen de mejora.
Mira lo que te pasa: repites tanto esos pequeas gestos que terminan siendo
intrascendentes para ti. Y como no los haces del modo ms ptimo, se traducen en
pequeas prdidas de tiempo. En el momento t no lo ves, pero al cabo del ao
esas microprdidas se convierten en agujeros negros: dejas escapar mucho Tiempo.
Y si le pones remedio? Y si mejoras este rincn y lo sumas a todo lo que has
descubierto hasta ahora? A continuacin he reunido para ti mis mejores frmulas
para que puedas Acelerar tu Correo, y ganar un Tiempo que ms que nunca es Oro.
Aprende los 4/5 Atajos de teclado clave

En tu aplicacin de Correo hay una serie de acciones que repites con muchsima
frecuencia: crear nuevo mensaje, marcar un correo como ledo/no ledo, moverlo de
carpeta, responder o reenviar otro, archivarlo una vez lo has procesado, cosas as.
A lo largo de tu vida repetirs esos gestos trillones de veces. Y casi siempre a golpe
de clic, con tu ratn o tu "trackpad". Por qu no lo haces desde el teclado? Es mucho
ms gil, eficiente y ms natural (ya que tus manos estn sobre el teclado). Tu
trabajo con Gmail, Outlook, Apple Mail ser ms fluido y eficiente. Volars!
Slo tienes que aprender 4/5 sencillas combinaciones llamadas "Atajos de teclado
o "Funciones rpidas". Consulta la lista que vers a continuacin, anota en un postit las que ms utilices, y pon la lista cerca de tu teclado. Con la de veces que las
repites, en un da las tendrs dominados y estars listo para aprender 2/3 nuevos.
Outlook
Apple Mail
Gmail
Thunderbird
Aprende a Buscar de verdad. Es innegociable.

Aunque no lo veas as, el Correo se ha convertido en un disco duro gigante donde,
una y otra vez, vas a buscar archivos o informacin que un da alguien te envi.
Presupuestos, facturas, especificaciones, datos de contacto, confirmaciones,
contratos, nmeros de cuenta, status de un proyecto, y un montn de cosas ms.
Cmo encuentras toda esa informacin? Pues buscando claro! Estupendo. Pero
sabes buscar DE VERDAD en el Correo?
La mayora de la gente no lo hace bien. Suele buscar a lo burro, poniendo una sola
palabra o dos como mucho. Eso significa que te va a salir una lista de resultados
largusima, que te obliga a rebuscar entre los mensajes = pierdes ms tiempo.
Solucin? Acostmbrate a utilizar la funcin de Bsqueda Avanzada. Todas las
aplicaciones la incluyen de serie. Simplemente aadiendo un pequeo trozo de
informacin extra a tu bsqueda (o un par de clics), y conseguirs reducir los
resultados a slo 2-3 mensajes.
En Gmail, Outlook, Apple Mail, Thunderbird puedes acotar las bsquedas por
persona o empresa, por una fecha concreta o periodo, archivos adjuntos, etc.
En el Correo no hay que buscar, sino encontrar.
Utiliza las Plantillas para acelerar tus Respuestas

Cuntas veces escribes lo mismo en tus mensajes? Cuntas veces envas la
misma informacin y hasta las mismas frases? Una y otra vez. Una y otra vez.
Eso lo podras Acelerar muchsimo utilizando Plantillas. Es una funcionalidad que
te permite tener preparadas una serie de respuestas que vas a incluir en ciertas
situaciones que se repiten mucho. Y as ganars un tiempo ENORME.
En tus Plantillas puedes incluir de todo. Desde frases sueltas con pocas palabras
(saludos, despedidas, frmulas legales), hasta correos completos de hoja y media
con diez prrafos, donde incluyas una presentacin de vuestros servicios, tarifas,
condiciones, datos de contacto, etc.
Aunque cualquiera puede beneficiarse de las Plantillas, hay ciertos departamentos
y puestos que les pueden sacar ms partido: Comercial, Finanzas, Administracin y
similares. Tambin en negocios online y blogs que reciben consultas va formulario.
Toma papel y lpiz y revisa tu Correo. Identifica para qu momentos, tipos

de correos o consultas, podras tener ya preparado el texto. (Si no todo, al
menos la mayora.)
Redctalo, gurdalo. Y luego reutilzalo miles de veces!

[NOTA] La magia de las Plantillas no slo est en el tiempo que ahorras al no
escribir. Sino en que evitan que tengas que esforzarte en pensar respuestas
montonas; que olvides incluir cosas importantes; o que por tener un da malo no
seas claro. Si aciertas la primera vez, as ser siempre que lo enves. Victoria total!
Autorespondedor combinando Reglas + Plantillas

Imagina que alguien te escribe y tu aplicacin de Correo (ella solita sin que t
toques nada) le responde con un mensaje perfectamente redactado, con toda la
informacin y detalles que te pedan. Y t, mientras, en otra cosa. No sera genial?
Ese grado de Automatizacin te lo regala la combinacin Reglas + Plantillas.
Bsicamente le dices a tu aplicacin lo siguiente: Si llega un mensaje que cumple
estos requisitos, le mandas automticamente esta respuesta de aqu.
Naturalmente esto no puede aplicarse a todos los correos que te llegan, pero s a
algunos y a ciertas ocasiones. Tienes que analizarlo en tu caso concreto. Fjate si no
en estos sencillos ejemplos de autorespondedor, igual pueden darte alguna pista:
Estoy de Vacaciones. Se aplicara a todos los mensajes. Puedes informar

cundo regresas y un telfono de contacto de alguien de tu equipo.
Solicitud Recibida. Si alguien pide informacin o un presupuesto. Puedes

indicar que lo recibir en menos de 24h, y que le llamars personalmente.
Esto es lo que vendemos. Si alguien escribe pidiendo informacin sobre

vuestros servicios, puedes hacerle llegar un mensaje elegante, perfectamente
estructurado, y con las palabras precisas para conectar desde el minuto uno.
Y si tienes miedo de parecer un robot por enviar estas respuestas, slo te dira una
cosa: ms miedo debera darte el tiempo que puedes perder si no lo haces. La
eficiencia no est reida con correccin y atencin personal que luego vas a dar.
Qu te ha parecido este apartado? Te ha sonado bien?

No pierdas de vista que cada cosa nueva que pongas en marcha se suma a todo lo
anterior. Ests acumulando mejoras que slo van en una direccin: poner tu Correo
en piloto automtico.
Pues esto no es nada!
An nos quedan unas cuantas cosas tiles que ver y aplicar.
procesa
chequear o revisar el correo

Es intil y te distrae. y t
necesitas ser eficiente 100%
Cambia el chip Chequear ya no vale

Djame preguntarte una cosa: el Correo se chequea o se lee? O las dos cosas?
Pues ni una cosa ni la otra. El Correo se procesa.
A efectos de acciones tiles chequear o leer el Correo es algo que no aporta casi
nada. O es que saber que "han entrado" 50 correos te da alguna informacin til?
Procesar es el acto til de convertir en una o varias acciones cada mensaje que
recibes y lees. Procesar es leer, pero sobre todo es interpretar, decidir y actuar.
Memoriza esta equivalencia:
MENSAJE = LECTURA + DECISIN + ACCIN

Vale, bien, llammoslo as como dices. Pero la duda la sigo teniendo: Qu hago con l?
Me alegro que lo preguntes. Pero antes de responder, djame de entrada remarcar
algo importantsimo: al Procesar tienes que ser ultrarpido. No precipitarte y
hacerlo a todo correr, claro, pero s que tienes que ser todo lo gil que puedas.
Lo digo porque hay dos errores clsicos en los que la gente cae al Procesar:
1. Precisamente hacerlo de manera lenta, excesivamente relajada.
2. Dejar mensajes sueltos sin Procesar. Recurdalo siempre: mensaje ledo
significa que tiene que ser mensaje procesado. SIEMPRE.
La mecnica del Procesado es en realidad un dilogo que tienes contigo mismo
cuando lees cada mensaje. En ese dilogo aplicas la anterior equivalencia:
MENSAJE = LECTURA + DECISIN + ACCIN
Fjate cmo lo haras, en funcin del tipo de mensaje que acabas de leer:
Si alguien te enva una tarea mediana o grande la anotas inmediatamente

en tu lista de tareas. Luego archiva el mensaje.
Si te envan una microtarea de un minuto hazla en ese instante. Luego

archiva el mensaje.
Si te llega un mensaje largo para leer con calma, convirtelo en tarea.

Antala y mueve el mensaje a una carpeta llamada Pendiente. Pero no lo
dejes en la de Entrada, archvalo.
Si te envan una referencia, dato o material que necesitars en el futuro,

gurdala donde est todo lo relacionado con tus proyectos. Luego archiva.
Si te informan o comunican algo te das por enterado; y archiva el mensaje.

Si te mandan un OK, o un Gracias, o un correo intrascendente que ya no
aporta, borra el mensaje. Noticin! S, s, se pueden eliminar mensajes!
[NOTA] El gesto de Procesar es algo que vas a repetir decenas de miles de veces en
los prximos aos. Si te lo tomas en serio, si lo afinas, optimizas y sobre todo lo
cuidas CADA DA, conseguirs ser rpido y eficiente de verdad. Ms Tiempo!
Para que te conviertas en un killer" procesando, quiero compartir contigo alguna de
las recetas que ms me han ayudado a m en todos estos aos. Son geniales
Fija en qu momentos vas a Procesar

El Procesado es una tarea que tienes que hacer s o s, y adems en distintos
momentos del da. Es una tarea repetitiva en toda regla. Debes elegir la mejor hora
para hacerla en funcin de lo que te pide y lo que te da, en funcin de tu horario y
disponibilidad, y por supuesto de tus necesidades (puesto, obligaciones, clientes).
Aqu tienes una tabla recomendada con los momentos ideales para Procesar:.
Tipo 1: volumen de 20-50 mensajes/da Procsalo 2/3 veces al da:
Por la maana (no a primersima hora).
A media tarde.
Tipo 2: volumen de 50-120 mensajes/da Procsalo 4 veces al da:

A ltima hora de la maana.
A media tarde.
Hacia el final de la tarde.
Tipo 3: volumen de +120 mensajes/da Procsalo 6 veces al da:
A media maana
A ltima hora de la maana.
Despus de comer
A media tarde.
Hacia el final de la tarde.
[NOTA] Todos tendemos a creer que tenemos que Procesar ms de lo que realmente
necesitamos. No olvides que tu trabajo nunca ser el Correo. No suspires por
conseguir tiempo si luego se lo terminas regalando (injustificadamente) a tu Correo.
Antes de Procesar, elimina TUS distracciones

Que el Correo no sea el centro de tu trabajo no significa que no debas prestarle toda
tu atencin. As que, ANTES de empezar a Procesar, elimina tus distracciones. O eso,
o al final perders un tiempo que no tienes, te costar ms decidir qu hacer con
cada mensaje, y sers ms lento a la hora de responder a cada correo.
Toma estas dos esenciales medidas anti-distracciones: 1) pon el mvil en silencio y
boca abajo; 2) cierra otras aplicaciones que no sean de verdad necesarias. No
intentes hacer dos cosas a la vez, o mirar de reojo otra cosa que tienes en marcha.
Al Procesar distracciones cero.
Psalo de Correo a Tarea. Y adems rpido

Al procesar tu Correo hay un detalle que tienes que cuidar: ten cerca tu aplicacin
de tareas, o bien la libreta (o agenda) donde lleves un control de tu trabajo prximo.
Como has visto antes, detrs de muchos de tus mensajes hay nuevas tareas que te
llegan de todas partes y personas. Son cosas que tienes que hacer ese mismo da, o
bien en breve. Y como tareas, tienes que anotarlas, capturarlas cuanto antes. As:
lees, evalas, anotas, archivas y sigues adelante sin perder ni un segundo.
[NOTA] Por cierto, siempre que anotes una tarea nueva, asgnale su FECHA. Regla de
Oro de Eficacia Personal que te ahorrar muchsimos dolores de cabeza en el futuro.
Si abres y lees, decide. No lo dejes ah

No dejes mensajes sin decidir en la Bandeja de Entrada. Si lo has ledo, tienes que
hacer algo con l. Asignarle una accin e inmediatamente despus archivarlo, o
bien reenviarlo a otra persona. Leer y posponer la decisin es un mal hbito que
mucha gente arrastra sin darse cuenta. Dicen ya lo miro luego o ya ver luego que
hago con l. Al final, su Correo termina siendo como un depsito de cadveres.
No lo olvides: Procesar es decidir qu haces.
Al terminar de Procesar, cierra el Correo

El Procesado es una tarea que tiene un inicio y fin; se empieza y se termina. Dicho
de otro modo ms contundente: cuando termines de hacerlo, cierra la aplicacin.
De este modo no estars mirando de reojo qu va entrando, mientras haces otras
cosas. Evitars la trampa de la multitarea (en la que la mayora cae como moscas),
te ahorrars unas cuantas distracciones, y te acostumbrars a compartimentar la
tarea de Procesar. Tiene un momento: se empieza y se termina
Sabes en qu te beneficiar todo esto al final del da?
Exacto!
Ms Tiempo real (y adems de calidad) para hacer tus tareas o para descansar.
gana!
Y si a la automatizacin le
aades un puado de hbitos
de campeones? a por ello!
Y si vamos un peln ms all?

Reducir. Bien!
Automatizar. Genial!
Acelerar. Fenomenal!
Procesar. Supertil!
Hasta aqu hemos llegado. Ya no hay ms, verdad?
Podramos quedarnos aqu pero, la verdad yo quiero que te lleves algo ms.
Quiero ayudarte un poco ms
El Correo es todo un mundo (no es una frase hecha). Est lleno de detalles y
frmulas de trabajo que la mayora desconoce, aunque se pase media vida en l.
Como quiero que te lleves lo mejor, que de verdad pongas tu Correo en piloto
automtico, vamos a ver dos rincones que para m marcan la diferencia. Por un
lado hbitos no-tan-conocidos para triunfar cada minuto; y por otro frmulas
infalibles para ser ultraeficaz al Escribir las toneladas de mensajes que te esperan.
No bajes la guardia en esta parte que viene ahora. Porque es el punto que muchos
descuidan y luego lo pagan a diario.
Listo para el ltimo empujn del Training?
Veo que s, as que seguimos!
No todos los correos exigen respuesta

Tienes que acostumbrarte a no contestar si el mensaje no lo requiere. Hay que
aprender a poner fin a una cadena de mensajes, a una conversacin, o guardarnos
esa confirmacin de ms que ya iba implcita en el primer mensaje. Enviar esos
correos extra slo sirve para perder ms tiempo en el Email (ms del que ya le ests
dedicando). La clave para esto siempre es Pensar antes de aporrear el teclado.
No enves Urgencias por Correo

Muchas personas envan por Correo cosas que tienen que solucionarse o atenderse
en un plazo de unos minutos, o menos de una hora. Una urgencia, vamos. Se trata
de un psimo hbito que ha calado profundo en el trabajo y en muchos equipos.
Porque es fuente de disputas y malentendidos (Te lo mand hace media hora, es que
no lo has visto?). Y porque obliga a todo el mundo a tener siempre abierto el Correo,
pendiente de la ltima urgencia que enve el de al lado. Para cosas urgentes naci el
telfono. O es que si se quema tu casa les vas enviar un email a los bomberos?
No esperes respuestas rpidas

Y del mismo modo que t no quieres que otros te enven urgencias, o que otros te
exijan responder rpido a los correos que recibes, no esperes ni pidas lo mismo a
los dems. Acostmbrate a pedir las cosas con suficiente antelacin (trabaja con
Fechas + Planificacin + Preparacin). Eso te permitir manejar mrgenes ms
amplios de respuesta. As nunca te cabrears porque han tardado un da y pico en
responderte. Y tampoco agobiars al de al lado sin necesidad.
Corta las cadenas de mensajes

Todos hemos participado en esas interminables cadenas de correos en las que
intentamos tener una conversacin o un debate, pero donde es casi imposible
entenderse. Son un enorme problema para ti y para todos, porque os hace perder
una cantidad de tiempo descomunal. (Lo malo siempre crece exponencialmente.)
Si ves que empieza a haber debate tipo ping-pong, corta de raz cualquier amago de
cadena de mensaje. Propn una alternativa (como minireunin o una llamada de
telfono) donde os entenderis mejor y terminaris antes. El Correo NO es un chat!
Los temas serios, mejor a la cara

Es muy fcil escudarse en el Email para decir cosas que nunca diras frente a frente,
o que diras de otro modo. Hablemos claro: eso es cobarde e infantil. Las personas
maduras y los buenos profesionales tratan los temas serios a la cara. Adems,
evitars muchos malentendidos. Porque cuando escribes una cosa delicada, en tu
cabeza suena de una forma, pero en la de la otra persona fijo que resuena de otra.
Es mejor decirlo cara a cara y luego, si necesitas o ves conveniente que haya una
prueba escrita, enva un correo refirindote a lo que habis hablado antes.
No participes del "Spam de amigos

Todos conocemos el tpico mensaje de Viagra o de ha ganado un premio. Pero hay
otro tipo de Spam igualmente destructivo que proviene de amigos y compaeros.
Hablo del tpico Powerpoint con la chorrada de turno, el ltimo video-broma de
YouTube, o la porra de la oficina para el partido del fin de semana. Todo eso es
Spam. No contribuyas t a ese otro correo basura. Asla primero esos mensajes
mediante Reglas/Filtros, lelos al final del da, o bien brralos sin perder tiempo.
Elimina el Extra Gracias"

El Extra Gracias es un fenmeno que ocurre mucho. Se ve en esos mensajes en los
que pides algo, y t ya incluyes el Gracias por adelantado. La otra persona te enva
lo que pedas y t, de regalo, le envas otro correo con otro Gracias de ms. Ese
exceso de cortesa slo significa ms correos y molestia para la otra persona, que
tendr que borrar el mensaje y adems con fastidio. Esto cabrea ms cuando hay
varias personas copiadas, y todas reciben el Gracias que slo era para una.
Al escribir s brutalmente breve y directo

Hay algo en lo que tienes que convertirte en un Master and Commander. Algo que
cuidar y ejercitar de forma constante, y que te permitir agilizar tu Correo una
barbaridad. Y es tu habilidad para sintetizar. O sea: ser breve, directo y claro.
Antes de escribir, PIENSA. Y luego no te enrolles, cero rodeos. Haz que la primera
linea sea la extensin del Asunto: incluye claramente la idea principal del mensaje.
Hacerlo as har que luego no puedas extenderte aunque quieras, y la otra persona
entender mucho mejor lo que quieres decir. Cuando ests enviando tareas o
encargos con fechas y plazos de entrega, ser as de claro es puro oro para todos.
En correos largos utiliza un breve sumario

Cuando no te quede otro remedio que enviar un correo largo, es muy buena idea
hacer un pequeo sumario (resumen) al principio, recogiendo en un par de lneas lo
ms importante de todo lo que viene a continuacin. Esto servir para dos cosas: a)
Captar de la atencin de quien lo lee (que probablemente se habr asustado al ver
lo "biblia" que es tu mensaje). b) Facilitar la comprensin y seguimiento del texto.
En correos as de largos tambin te conviene incluir listas con guiones. En lugar de
escribir de corrido, utilizando prrafos convencionales, divide lo que quieras decir
en frases ms directas que van encabezadas por un guin. Directo y claro.
S claro con la Accin, o la NO Accin

Cuntos correos enviamos y recibimos se quedan en tierra de nadie por no dejar
claros los pasos a dar! Si esto que ests encargando o comunicando exige una
accin concreta de la otra persona, ponlo cuanto antes y de forma ntida. Y lo
mismo si es el caso contrario: si envas algo slo para informar, dilo bien claro.
Las Fechas bien claritas y subrayadas

En el trabajo, los plazos de entrega, los deadlines y las fechas son sagradas. Por eso
es tan importante dejarlas claras cuando encargues cosas a otros. Puedes marcarlas
en negrita, subrayarlas o ponerlas en maysculas. Lo que sea en pos de la claridad.
Si el contenido cambia, cambia t el Asunto

Imagina esta situacin: envas un correo a varias personas. Tiene un Asunto claro y
bien redactado. Empieza la conversacin (cadena de mensajes) y nadie se atreve a
cortarla. Con el paso de los mensajes la discusin se vuelve hacia otro tema
distinto. PERO, y aqu viene el problema, vuestros correos siguen conservando el
Asunto original que habla de algo que no tiene nada que ver. A que te suena?
Siempre que t enves un mensaje, ya sea escrito de cero, en respuesta a otro, o
reenvindolo a otra persona, asegrate de que tiene el Asunto correcto. Haz clic y
cmbialo. Slo te llevar 8-10 segundos y facilitar mucho tu trabajo. Y el de todos.
El "Responder a todos" es la peste

Yo no s a qu iluminado se le ocurri poner el botn Responder a Todos pegado
al de Responder, pero habra que llevarlo a un tribunal internacional. Cuando hay
ms de dos personas en copia, Responder a Todos suele ser fuente de problemas.
Porque dificulta la comunicacin; porque dispara el nmero de correos (ms ruido);
y porque hace que todos nos acostumbremos a esa moda. Y eso multiplica la
dificultad en el intercambio de informacin, o en cmo nos pedimos las cosas.
1. Al escribir tus correos, no pongas el CC al principio, djalo para el final justo
antes de enviarlo. As incluirs a las personas que de verdad tienen que
recibirlo, y no a "todo bicho viviente" como suele hacer la mayora.
2. Evita "Responder a Todos" siempre que puedas. Y si lo haces, excluye a
aquellas personas que en realidad no hace falta que lean tu respuesta.
Utiliza firmas con texto sencillo

Poner una firma con tus datos de contacto y cargo en tu empresa es algo habitual.
Pero aadir colorines, varios tamaos y grosores de letra, poner el logotipo de la
empresa y hasta todos los iconos de las redes sociales en las que ests, es pasarse.
Si lo que buscas es adjuntar siempre tus datos de contacto, lo puedes hacer en
texto plano, sin tanto color ni logos que slo molestan. Ms limpio, claro, elegante.
Y ahora, atencin! Porque viene una de las claves fundamentales del Correo
El Asunto del mensaje es sagrado

Es lo que ms cuenta, donde ms cuidado hay que poner, y donde ms se falla:
En lugar de resumir el contenido del correo dice cosas que no aportan.
A menudo es slo una palabra: Saludos, Hola, Duda, Cambios" (???).
Dice algo que no se corresponde con lo que luego est dentro del mensaje.
Para contrarrestar estos errores de bulto, que estn extendidsimos, te recomiendo
estas dos claves fundamentales que yo aplico en cada correo:
Escribe el Asunto al final, despus del cuerpo del mensaje. As te costar

menos dar con las palabras para el titular", y se ajustar a lo que dices.
(Adems, si lo pones lo ltimo, evitars caer en el fallo de enviarlo a medio
escribir: un mensaje sin Asunto no puede salir por error de tu aplicacin.)
Para acertar al escribir ese titular, piensa. Y sobre todo asegrate que la
frase est compuesta por estas dos coordenadas mgicas: Qu quieres
Sobre Qu es.
Qu te ha parecido? Cuntas cosas verdad!

Con todo lo que hemos visto en este Training no tengo duda que ests listo para
empezar una nueva relacin con tu Correo. Como has visto ponerlo en piloto
automtico y ganar Tiempo de verdad ES posible. A qu esperas?
GRACIAS Y HASTA PRONTO!

Te ha gustado este Training? Lo has encontrado til? Me alegro de verdad!
Ya slo me quedan dos pequeas cosas
Primero darte las GRACIAS por estar ah. Y en segundo lugar ANIMARTE a que te
pongas en marcha. Porque todo lo anterior slo son ideas. Buenas, s, pero ideas.
Yo he hecho mi parte, pero ahora te toca a ti. Tienes que traducirlo en cambios.
S, esa es la mala noticia. Ahora toca cambiar hbitos. Pero la gran noticia es que
cambiar y mejorar est en tu mano as que Qu es lo prximo que vas a hacer?
nimo y a por ello!
Gracias!
Berto
Soy BERTO PENA y he diseado este Training pensando en ti. Mi misin es

ayudarte a que trabajes de forma eficaz, y a que tomes el control de tu vida.
Encontrars ms Recursos de Eficacia Personal en mi Blog: THINKWASABI
www.thinkwasabi.com

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2) Es algo imprescindible para colaborar (pedir, comunicar, enviar) Y para la

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Se automatiza mejor si primero

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Primero hay que saber qu hay que Reducir

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Antes de escribir, pinsalo dos veces

Reduce al mximo las personas en copia

Al escribir a otros evita las preguntas abiertas

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Es un sencillo ejemplo. Pero hacindolo as con tu jefe, socios, compaeros, clientes,

Elimina las suscripciones a boletines

Elimina notificaciones y avisos de Redes Sociales

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Correos internos de gente de aqu al lado

Correos externos con informacin que se repite

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Qu es realmente automatizar el Correo?

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Asignarle un color o un icono distintivo (sera como la prioridad de lectura).

Marcarlo como Spam.

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Marcarlo como ledo (o incluso borrarlo sin tener que leerlo).

Cmo crearlos, definirlos y Acertar?

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Toma lpiz y papel y analiza: De quin recibo ms mensajes de correo al

A continuacin pregntate: Merece la pena crear un filtro especfico para

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Qu correos se pueden separar?

Relevantes: jefe, socio, equipo cercano, colaboradores, clientes y proveedores.

Resto: amigos, familia, redes sociales, boletines y newsletters, tiendas, etc.

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