AUDITORA Y CONTROL INTERNO

Jonathan Castillo ID 338084

Adriana Fabiola Prez Leal ID 383728
Yohana Rodrguez Gutirrez ID 390221

UNIVERSIDAD MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACIN EN SALUD OCUPACIONAL
BOGOT
2016

AUDITORIA Y CONTROL INTERNO

Jonathan Castillo ID 338084

Adriana Fabiola Prez Leal ID 383728

Yohana Rodrguez Gutirrez ID 390221

Tutor:
Liliana Vargas Puentes

UNIVERSIDAD MINUTO DE DIOS

ADMINISTRACIN EN SALUD OCUPACIONAL
BOGOT
2016

EMPRESA

HB SEDELEC es la primera compaa en la fabricacin de estructuras metlicas, fundada

en Colombia en el ao 1945 y que pertenece al GRUPO ETHUSS desde 1993.

VISION:
Seremos la opcin ms competitiva en proyectos de ingeniera y construccin de productos y
estructuras con acero, para mantener nuestro liderazgo en Colombia y tener una destacada
posicin en Amrica Latina.

Nuestro crecimiento rentable seguir soportado en las sinergias con aliados estratgicos, en el
desarrollo de negocios afines, y en procesos de fabricacin automatizados.

PLAN DE AUDITORIA
Director SIG:

Gerente Comercial

Gerente

Representante de la

y de Proyectos:

Administrativo y

Gerencia:

Financiero:

Analista SIG:

Gerente Ejecutivo

Gerente
Produccin

ELABORACIN

REVISIN

APROBACIN

3 de febrero 2015

3 de febrero 2015

3 de febrero 2015

OBJETIVO

Establecer las directrices para la ejecucin de las Auditoras Internas al Sistema Integrado de
Gestin de HB SADELEC.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las auditoras internas en HB SADELEC, desde la
programacin, la ejecucin, documentacin de las acciones generadas, su seguimiento y cierre.
Las auditoras internas cubren todas las actividades relacionadas con el Sistema Integrado de
Gestin de HB SADELEC.
RESPONSABLES

La Direccin SIG es responsable de verificar que se cumplan las acciones descritas en ste
documento. Adems, debe elaborar el programa de auditoras internas.
La Gerencia Ejecutiva es responsable de aprobar el programa de auditoras internas.

Los Directores de rea y Jefes de Proceso son responsables por otorgar los recursos necesarios
para el desarrollo de la auditora, incluyendo el personal bajo su direccin. Al igual son
responsables por planificar e implementar las acciones generadas en la auditora.

Los auditores internos son responsables por llevar a cabo las auditoras del Sistema Integrado
de Gestin de HB SADELEC, incluyendo la documentacin de la misma.

PLANEACIN DE LA AUDITORA
La direccin SIG planifica las auditoras de acuerdo a los siguientes criterios:
Programa de auditoras: Anualmente La direccin SIG elabora el programa teniendo en cuenta
que se cubra todo el Sistema de Gestin Integral.

El programa debe elaborarse considerando el estado, la importancia de los procesos para el

Sistema Integrado de Gestin de HB SADELEC y los resultados de auditoras anteriores. Es
necesario revisar si existe algn procedimiento o proceso complejo que requiera auditora

individual, si alguno presenta historial de problemas o si los procesos que se haban supervisado
permanente indican una necesidad de menor frecuencia en las auditorias, esto se registra en el
formato GF-30 Criterios para Programacin de Auditoras Internas Una vez definido el
programa de Auditoras se asigna el Auditor Lder y el Equipo Auditor.
El programa de auditoras puede ser modificado a partir del resultado de la medicin, anlisis
y mejora realizado en el comit de SIG.

PREPARACIN DE LA AUDITORA
Se debe preparar por el auditor lder o los auditores designados, el formato GF-19 Lista de
Verificacin el cual se utiliza como documento de trabajo y registro durante la realizacin de la
auditora. El propsito de sta es asegurar que se cumplan los objetivos y alcance de la auditora.

Al elaborar la lista de verificacin el auditor debe considerar:

Los procesos que se llevan a cabo.
Los procedimientos pertinentes.
Los documentos y registros que se utilizan.

Los requisitos de la Norma ISO 9001:2008; ISO 14001 Y OHSAS 18001 y Requisitos Gua
RUC vigente.
Resultados de auditoras previas.

En la fase de preparacin de la auditora se obtienen y evalan el(los) procedimiento(s)

aplicables al alcance de la auditora con el fin de revisar que est cumpla con los criterios
establecidos por las Normas ISO 9001:2008, ISO 14001 y OHSAS 18001 y la Gua RUC. De
esta verificacin se pueden generar No Conformidades documentales, las cuales hacen parte del
informe final.

NOTIFICACIN DE LA AUDITORA
Las auditoras del Sistema Integrado de Gestin son notificadas por escrito mnimo con 8 das
de anticipacin al Director o Jefe de proceso a ser auditado por medio de un correo electrnico
con el archivo adjunto formato GF-18 Agenda de la Auditora. Para ello el Auditor Lder y el
equipo auditor definen:

Alcance de la auditora el cual puede ser un procedimiento, grupo de procedimientos

relacionados o un departamento y objetivo de la auditora.

Hora y duracin, basndose en auditoras hechas anteriormente y complejidad del proceso o

rea a auditar.

EJECUCIN DE LA AUDITORA
Para la realizacin de la auditora el equipo auditor debe reunirse con el representante del
proceso y explicar el propsito, objetivo y alcance de la auditora.

El equipo auditor debe examinar las evidencias objetivas y hacer preguntas abiertas,
soportndose en su formato GF-19 Lista de Verificacin y tomando nota de lo que se observa,
as mismo se debe buscar aclaracin de la informacin y exactitud de los datos.

El equipo auditor debe tener en cuenta que en la auditora no solamente se verifica que las
disposiciones establecidas en los documentos se estn ejecutando en la prctica, sino que adems
debe indagar por la eficacia del proceso, la cual se evidencia consultando los resultados de los
indicadores de gestin. Adicionalmente se verifica el cumplimiento a requisitos legales
aplicables y evidenciar por medio de entrevistas al personal el conocimiento e implementacin
de los sistemas implementados en la empresa. y revisar lo siguiente:

Entendimiento de la poltica y objetivos

Control de documentos
Control de registros
Formacin y competencia
Seguimiento y medicin del proceso
Acciones correctivas
Acciones preventivas y
Mejoramiento continuo
La investigacin de accidentes e incidentes, as como los mecanismos de prevencin de los
mismos. (cuando aplique)
El impacto ambiental generado por los procesos y los mecanismos implementados dentro del
proceso para disminuir los mismos.

REVISIN DE LA AUDITORA

Una vez se ha completado la auditora el equipo auditor se rene para hacer una revisin de
los hallazgos, la cual incluir:

Un estudio o comparacin de las notas con los miembros del equipo

El listado de hallazgos y observaciones o comentarios.

Se define si los hallazgos son No Conformidades u Observaciones para informar a los

auditados el resultado de la auditora en la reunin de cierre de la misma.

INFORME DE LA AUDITORA
Despus de la auditora se debe elaborar un informe escrito GF-20 Informe de Auditoria el
cual incluye:
Fecha de la Auditora
Proceso auditado
Miembros del equipo auditor
Reportes de No Conformidades emitidas
Resumen de los aspectos relevantes (Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del
Sistema Integrado de Gestin.)

A ste informe se anexa el registro GF-18 Agenda de la Auditora y los reportes de No

Conformidades en el formato GF-33 Solicitud de Accin y el GF-31 Evaluacin de
auditores.

El Auditor Lder y el Equipo auditor debe entregar el informe a la Direccin SIG y al

responsable del proceso auditado mximo 8 das hbiles despus de finalizada la etapa de
revisin, y las listas de chequeo sern entregadas a la direccin SGI en el mismo plazo.

Posterior al ciclo de auditoras, El rea de SIG elabora un informe global de las auditoras que
es entregado a Gerencia donde se consolidan los resultados obtenidos individualmente por
proceso.
SEGUIMIENTO DE LA AUDITORA

El Jefe del proceso debe planificar las acciones correctivas en el formato GF-33 Solicitud de
Accin de acuerdo a lo descrito en el documento GP-04 Procedimiento de Acciones
correctivas y preventivas y de mejora.

Posteriormente entrega copia del formato GF-33 Solicitud de Accin documentado al rea
SIG, mximo 8 das hbiles despus de la entrega del informe.

El rea SIG hace seguimiento de las acciones correctivas pertenecientes a las No

Conformidades identificadas en la auditora y su cierre se hace en el formato GF-33 Solicitud
de Accin

AUDITORES INTERNOS

Las auditoras internas sern realizadas siempre por personal interno y/o externo, capacitados
seleccionados de forma tal que se asegure, la objetividad e imparcialidad del proceso de
auditora. El auditor (interno o externo) seleccionado debe cumplir con lo establecido en el perfil
para el cargo de auditor y no debe tener responsabilidad sobre el rea a auditar.

Para escoger al auditor lder de un equipo de auditora el La Direccin SIG tiene en cuenta a
aquellos que cuenten con ms experiencia en procesos de auditora.

Los auditores para mantener su competencia deben realizar mnimo una auditora al ao,
adicionalmente se llevan a cabo capacitaciones para actualizar los conocimientos tericos en
cuanto a auditoras internas de calidad.

AUDITORAS EN OBRA

A las obras que desarrolle HB SADELEC de obras civiles y/o montajes se les puede realizar
auditora interna del SIG segn lo disponga el Comit de SIG o por solicitud del cliente. Estas
auditoras se realizarn cuando el comit SGI lo disponga.
AUDITORAS EXTERNAS

Para las auditoras externas realizadas por las empresas consultoras o certificadoras en el SIG,
los formatos utilizados de notificacin, agenda, informe de auditora y listas de verificacin son
los que la empresa consultora o certificadora use segn lo establezca su S.G.C. Los hallazgos se
registran el formato GF-33 Solicitud de Accin donde La direccin SIG firma como auditor, el
seguimiento es hecho por la direccin SGI.

6.

DESARROLLO

N
ACTIVIDAD

DETALLE

RESPONSABLE

Se elabora el programa de auditoras

Direccin SGI

o
Inicio

Planeacin de la

en el formato GF-17 Programa de

auditoria

Auditoras, de acuerdo a los criterios

de programa de auditoras y cambios

significativos GF-30 Criterios para

Programacin de Auditorias Internas
Se realiza la preparacin de la
auditoria haciendo uso del formato GFSe diligencia el

formato GF-18 Agenda

de la Auditora

18 Agenda de la Auditoria y notificar

Auditor Lder

al Director o Jefe de proceso con una

semana de anticipacin
Se debe preparar la auditora
diligenciando el formato GF-19 Lista
de Verificacin, teniendo en cuenta los
procesos, procedimientos, registros y

Auditores
Diligenciar Lista
de Verificacin

requisitos de las Normas ISO

9001:2008; ISO 14001; OHSAS 18001

formato GF-19

y Requisitos Establecidos en la Gua

RUC.
Se hace revisin de los documentos
aplicables al alcance de la auditoria
Revisar

tomando en consideracin las No

Auditores

Conformidades documentales que esto

pueda generar
5

Se realiza la auditoria segn el

Ejecucin de la

alcance y plan de la auditoria, teniendo

en cuenta los procesos de soporte como

Auditores

Control de Documentos, Formacin y

otros
El equipo auditor se rene para
Revisin de la

analizar los hallazgos encontrados y

Equipo Auditor
decidir s estos son No Conformidades
u Observaciones.
1

N
ACTIVIDAD

DETALLE

RESPONSABLE

o
1

Se realiza informe de la auditoria en

el formato GF-20 Informe de
Auditoria, entregando copia al Director
7

Realizar el informe de la

SGI y al responsable del proceso 8 das

Auditor Lder

hbiles despus de finalizada la

SIG

auditora

auditoria. Posteriormente el rea SIG

elabora y entrega un informe escrito
general de las auditoras a Gerencia.
El responsable del proceso debe
Planificacin e

Implementacin de
Acciones Correctivas

planificar las acciones correctivas y

entregar copia al rea SIG mximo 8

Responsable del
Proceso

das hbiles despus de la entrega del

Informe
Se hace seguimiento a las acciones
correctivas pertinentes a las No
9

Conformidades detectadas y su cierre se

Seguimiento a la

SIG

realiza en el formato GF-33 Solicitud

auditora

de Accin
Fin

REGISTROS DE CALIDAD
TABLA No. 1
REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTO GP-03

RESPONSABLE
C

TIEMPO

DE

RECUPERACI

DE

DISPOSICI

REGISTRO
DIGO

ALMACENAMIEN

ON

TO
Programa de

GF-

Cronolgicamen
SIG

Auditoras

17

Agenda de la
Auditoria

2 aos

Destruccin

2 aos

Destruccin

te
GF-

18

RETENCI N

SIG

Cronolgicamen
te

Lista de
Verificacin

GF19

Informe de
Auditoria

SIG

Cronolgicamen
2 aos

Destruccin

2 aos

Destruccin

1 aos

Destruccin

2 aos

Destruccin

1 aos

Destruccin

te
GF-

SIG

20

Cronolgicamen
te

Criterios para

SIG
GF-

Cronolgicamen

Programacin de
30

te

Auditoras Internas
Solicitud de
Accin

GF33

Evaluacin de
auditores

SIG
te

GF31

Cronolgicamen

SIG

Cronolgicamen
te