Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
Fabricia Neves
APRESENTAO
Gerenciamento de Riscos do Projeto
Sempre que pensamos em riscos, a nossa lembrana j nos remete a algo negativo ou a inmeros problemas.
No mundo dos Projetos, como enxergaramos os riscos? Podemos
ter inmeras vises, tais como:
O risco de uma parte interessada no passar um requisito fundamental;
O risco de uma parte interessada alterar suas necessidades e
expectativas no meio da execuo do projeto, ou pior, no final
do projeto;
O risco de uma parte interessada com alto grau de influncia
no ter sido envolvida no projeto;
O risco do projeto no terminar no prazo;
O risco do Oramento do Projeto no ser realista, devido as
incertezas que no foram tratadas;
O risco de um fornecedor, por algum motivo, no fornecer o
que foi contratado, gerando assim atraso, custo, etc;
O risco do Plano de Gerenciamento do Projeto no ser aceito,
realista e formal.
O risco dos recursos abandonarem o projeto;
Etc.
Precisamos ter em mente que todos os problemas listados acima, fazem com que o Gerente de Projetos planeje antecipadamente
todos os riscos e lide com eles atravs de planos de respostas aos
riscos, e no simplesmente concentre suas foras em lidar com os
riscos quando eles surgirem. Um bom Gerente de Projetos deve prever e planejar todas as aes especficas antes delas acontecerem.
Dessa forma, temos o tempo e o dinheiro, necessrios na reserva do
projeto, caso os riscos ocorram.
Mas o que um risco afinal?
Integrao
Escopo
Comunicao
Expectativas,
Praticabilidade
Qualidade
Requerimentos
Padres
Objetivos de Tempo,
Restries
Ciclo de vida e
Cariveis Ambientais
Risco
Objetivos de Custo,
Restries
Tempo
Ideia, Diretrizes,
Acuracidade dos Dados
Disponibilidade
RH
Produtividade
Servios, Produtos,
Performance
Aquisies
Custo
Esta apostila est dividida em seis captulos, os quais sero divididos de acordo com os processos sequenciais do Gerenciamento dos
Riscos do Projeto.
A primeira unidade mostra como funciona o processo de planejar
o gerenciamento dos riscos, ou seja, o processo de definio de como
conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto.
A segunda unidade demonstra como identificar os riscos, que
o processo de determinao dos riscos que podem afetar o projeto e de
documentao de suas caractersticas.
A terceira unidade discute o processo de realizar a anlise qualitativa dos riscos que compreende o processo de priorizao dos riscos
para anlise ou ao adicional atravs da avaliao e combinao de sua
probabilidade de ocorrncia e impacto.
A quarta unidade nos mostra o processo de realizar a anlise
quantitativa dos riscos, que ir analisar numericamente o efeito dos riscos identificados, nos objetivos gerais do projeto.
A quinta unidade apresenta o processo de planejar as respostas
aos riscos, que apresenta as opes e aes para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaas aos objetivos do projeto.
A sexta unidade finaliza com o processo de monitorar e controlar
os riscos, que o processo de implementao de planos de respostas
aos riscos, acompanhamento dos riscos identificados, monitoramento
dos riscos residuais, identificao dos novos riscos e avaliao da eficcia
dos processos de tratamento dos riscos durante todo o projeto.
UNIDADE 1
Planejar o Gerenciamento dos Riscos
Ol pessoal, preparados para iniciarmos o assunto que trata a forma
como trata o planejamento do gerenciamento dos riscos? Vamos em frente pois saber trabalhar com os riscos na prtica, obrigao de todos os
Gerentes de Projetos.
Este processo ir definir como o processo de gerenciamento dos
riscos ser estruturado e realizado para o projeto. Planeje os riscos antes
de agir!
Introduo
No PMBOK, planejar o gerenciamento de riscos um processo do
Gerenciamento dos Riscos do Projeto, dentro do grupo de Processos de
Planejamento.
Para o PMBOK, este o processo de definio de como conduzir
as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto, ou seja, como
ser executado o gerenciamento de riscos. Este processo trata em como o
Gerente de Projetos abordar os riscos antes de execut-lo.
Segundo Mulcahy, o processo Planejar o Gerenciamento dos Riscos
responde questo de quanto tempo deve ser dedicado ao gerenciamento
dos riscos com base nas necessidades do projeto, e tambm responde
questes como quem estar envolvido e como a equipe realizar o gerenciamento dos riscos.
Entradas
Conforme ilustrado na figura1.1, o Processo Planejar o Gerenciamento dos Riscos compreende as seguintes Entradas:
Declarao do Escopo do Projeto: o documento que contm a descrio do escopo do produto, j que o gerente precisa
ter uma viso clara do produto ou do servio, que inclui as caractersticas, premissas e restries. O que no faz parte do escopo tambm precisa estar claro na declarao. A Declarao
do Escopo do Projeto est descrita na aula de Gerenciamento
do Escopo e sada do Processo Definir o Escopo.
Plano de Gerenciamento de Custos: O Plano de Gerenciamento de Custos descreve como os custos do projeto sero
gerenciados e controlados. Este documento define o formato e
estabelece as atividades e os critrios de planejamento, estru10
13. Restries de comunicao, normalmente derivadas de leis ou normas especficas, tecnologias, polticas organizacionais, entre outros.
Ferramentas e Tcnicas
Conforme ilustrado na figura 1.1, o Processo Planejar o Gerenciamento dos Riscos compreende as seguintes Ferramentas e Tcnicas:
Reunies de Planejamento e Anlise: a equipe do projeto
realiza reunies de planejamento para desenvolver o plano do
gerenciamento dos riscos. Participantes: gerente do projeto,
membros da equipe do projeto, partes interessadas, qualquer
outra pessoa que tenha responsabilidade no gerenciamento de
alguma atividade do projeto. Os planos de alto nvel para conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos so definidos
nessas reunies. Os elementos de custo do gerenciamento dos
riscos e as atividades do cronograma sero desenvolvidos para
incluso no oramento e no cronograma do projeto, respectivamente. Abordagens para a utilizao de reservas para contingncias de riscos podem ser criadas ou revistas. Os donos dos
riscos so atribudos. Ocorrem as definies de termos como
12
Tcnico
Externo
Organizacional
Gerenciamento
de projetos
Requisitos
Subcontratadas
e fornecedores
Dependncias
do projeto
Estimativa
Tecnologia
Regulamentos
Recursos
Planejamento
Complexidade
e interfaces
Mercado
Financiamento
Controle
Desempenho
e confiabilidade
Cliente
Priorizao
Comunicao
Qualidade
Clima
14
Categoria de Risco Externo: as seguintes fontes so os riscos de fora maior tais como desastres naturais; enchentes,
mudanas climticas. Quaisquer desvios do ambiente ideal
para o desenvolvimento do projeto tais como: mudanas na
legislao; questes trabalhistas; alteraes de metas e objetivos; prioridades dos scios, etc.
Categoria de Risco Organizacional: So riscos Organizacionais aqueles que so ligados poltica e gesto da empresa.
Exemplo: tempo e escopo internamente inconsistentes, falta de
verba ou verba aplicada inadequadamente, competio de projetos gerando conflito de recursos e a falta de priorizao dos
projetos, os objetivos da organizao executora esto obscuros,
etc.
babilidade e impacto. As combinaes especficas de probabilidade e impacto que fazem com que um risco seja classificado
com importncia alta, moderada ou baixa, com a importncia
correspondente de planejamento de respostas ao risco, normalmente so definidas pela organizao. Exemplo na figura
1.3 a seguir:
Impacto
Alto
Mdio
Baixo
1
1
5
Probabilidade
Referncias
BARALDI, Paulo. Gerenciamento de Riscos. 3 ed. Rio de Janeiro:
Campos, 2010.
MULCAHY, Rita. PMP Exam Prep Ritas course in a book for passing
the PMP exam. 7 Ed. USA: RMC Publications, 2010.
SALLES JR, Carlos Alberto Correa et al. Gerenciamento de riscos em
projetos. 2 ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas Editora, 2010.
DEMARCO, Tom; LISTER, Timothy. Waltzing with bears: managing risk
on software project. Dorset House, 2004.
17
Na prxima unidade
18
UNIDADE 2
Identificar os Riscos
Ol pessoal, chegou o momento de iniciarmos a identificao dos
riscos do projeto. Voc j imaginou como seria muito mais profissional
se voc identificasse todos os riscos antes de iniciar a execuo de um
trabalho. J parou para pensar que precisamos conhecer todos os possveis riscos do projeto com antecedncia? E quando falamos em todos
os possveis riscos, precisamos levar em conta TODOS os riscos. Vamos
raciocinar juntos: imagine um projeto de Engenharia Civil nos EUA que
ir atravessar a temporada de tornados. O que o Gerente de Projetos deve
fazer? Esperar ocorrer o Tornado (Leve ou Devastador) e logo aps sua
passagem, o Gerente de Projetos verifica a consequncia do problema e
inicia os reparos ou ele deve realizar o Gerenciamento dos Riscos junto
com sua equipe levando em considerao a temporada de Tornados e
identificar as possveis aes necessrias caso ocorra este tipo de risco?
Claramente que identificar os riscos e ter aes para lidar com eles antes
deles acontecerem e causarem danos ao projeto a escolha que o Gerente de Projetos deve fazer junto com a sua equipe. Afinal, quanto tempo e
dinheiro seriam gastos para cobrir as consequncias dos riscos caso no
houvesse o planejamento adequado dos Riscos? Como voc solicitaria ao
patrocinador do projeto um aumento de oramento e aumento no tempo
do projeto para cobrir as consequncias dos riscos?
E se o projeto fosse a aquisio de novos equipamentos importados? Existiria um risco alto de aumento de custo devido a variao cambial? Imagine o impacto caso esse risco no tenha sido identificado!
Saber Identificar os Riscos um trabalho obrigatrio do Gerenciamento de Projetos eficaz.
Introduo
11.2
Entradas
1. Plano de gerenciamento dos riscos
Entradas
Conforme ilustrado na figura 2.1, o Processo Identificar os Riscos
compreende as seguintes Entradas:
21
Hora
Mquina
Mtodo
Material
Defeito
grave
Energia
Medicao
Pessoal
Possveis causas
Ambiente
Efeito
2. Diagramas do Sistema ou Fluxogramas: uma representao grfica do fluxo de processos e as etapas entre eles.
3. Diagrama de Influncia: mostram influncias causais e
ordem dos eventos no tempo (figura 2.3)
24
Preo
Receitas
Totais
Demanda Y1
Vendas
Unitrias
Tx. Crescimento
da Demanda
CMV
Lucro
Custos
Totais
Despesas
Operacionais
SWOT
Anlise Externa
Oportunidades
O (Oportunities)
Ameaas
T (Threads)
Anlise Interna
Pontos Fortes
Pontos Fracos
S(strenghs)
W (Weaknesses)
SO (maxi-maxi)
WO (mini-mini)
Tirar o mximo partido dos
pontos fortes para aproveitar ao mximo as oportunidades detectadas.
ST (maxi-mini)
Tirar o mximo partido dos
pontos fortes para minimizar os efeitos das ameas
detectadas.
25
Opinio Especializada: ocorre a identificao dos riscos atravs de especialistas com experincia relevante e leva em considerao a parcialidade dos especialistas
Sadas
Conforme ilustrado na figura 2.1, o Processo Identificar os Riscos
compreende as seguintes Sadas:
Registros dos Riscos: este o documento guia no gerenciamento dos riscos, pois nele que a maioria das informaes
mantida. Aqui encontramos a lista de riscos identificados, a lista
de possveis respostas, as cauzas-raiz dos riscos e as categorias de riscos atualizadas.
1. Lista de riscos so os riscos que foram identificados.
2. Lista de possveis respostas so respostas preliminares aos riscos, pois as respostas sero posteriormente
analisadas, refinadas e tratadas no Processo Plano de Respostas aos Riscos.
3. Causas-Raiz do Risco so documentadas as causasraiz de cada risco. Essas informaes so valiosas at para
registros histricos que podem ser usadas em projetos
posteriores.
4. Categoria de Riscos atualizadas o projeto fornece
feedback ao restante da empresa sobre novas categorias de
riscos que devem ser adicionadas lista de verificao.
Referncias
ALENCAR, A. J., SCHMITZ, E. A., Anlise de Risco em Gerncia de
Projetos. Rio de Janeiro, Editora Brasport, 2006.
BARALDI, Paulo. Gerenciamento de Riscos. 3 ed. Rio de Janeiro:
Campos, 2010.
GURGEL, C. G. S., Curso preparatrio para certificao PMP. PMICE Fortaleza, 2007.
MULCAHY, Rita. PMP Exam Prep Ritas course in a book for passing
the PMP exam. 7 Ed. USA: RMC Publications, 2010.
SALLES JR, Carlos Alberto Correa et al. Gerenciamento de riscos em
projetos. 2 ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas Editora, 2010.
Na prxima unidade
Com os riscos identificados, necessitamos analis-los qualitativamente, ou seja, que atitude subjetiva tomaremos perante os riscos. A
anlise qualitativa dos riscos ser o assunto da prxima unidade desta
apostila.
27
28
UNIDADE 3
Realizar a Anlise Qualitativa dos Riscos
Entramos num dos principais processos dentro do Gerenciamento
dos Riscos a Anlise Qualitativa dos Riscos. chegado o momento de
iniciar um trabalho de anlise e verificao para quais riscos realmente
teremos que planejar respostas, de acordo com suas probabilidades de
ocorrncia e os possveis impactos nos objetivos do projeto.
Iremos utilizar a extensa lista de riscos gerada no processo anterior
(Identificar os Riscos) e transformar em uma lista curta para os riscos que
realmente merecem maior ateno.
Imagine voc, como Gerente de Projetos, se realmente necessrio
planejar respostas para TODOS os riscos identificados?
Neste momento da disciplina iremos aprender como qualificar um
risco, atravs de uma avaliao do impacto e da probabilidade identificados, ou seja, iremos qualificar um risco a partir do efeito que ele provocar
no projeto. Lembrando que os riscos podem provocar efeitos negativos
(ameaas) ou positivos (oportunidades) no projeto.
Sigamos em frente com o processo Realizar a Anlise Qualitativa
dos Riscos.
Introduo
Realizar a Anlise Qualitativa dos Riscos o processo de priorizao
dos riscos identificados para anlise ou ao adicional atravs da avaliao e combinao de sua probabilidade de ocorrncia e impacto
De acordo com o PMBOK, anlise qualitativa de riscos normalmente uma maneira rpida e econmica de estabelecer prioridades para
o planejamento de respostas a riscos, e estabelece a base para a anlise
quantitativa de riscos, se esta for necessria. A anlise qualitativa de riscos deve ser reexaminada durante o ciclo de vida do projeto para acompanhar as mudanas nos riscos do projeto.
Neste processo ocorre uma anlise subjetiva dos riscos para:
Priorizar os riscos a partir de uma lista extensa gerada no processo Identificar os Riscos;
Determinar a probabilidade e o impacto dos riscos identificados;
Determinar quais riscos precisaro ser quantificados (Processo
Realizar a Anlise Quantitativa dos Riscos), ao invs de ir direto
para o Processo Planejar Respostas aos Riscos;
Criar uma lista de observao para os riscos no crticos e no
priorizados;
Criar a classificao geral dos riscos do projeto.
Mulcahy afirma que a Anlise Qualitativa dos Riscos tambm pode
ser usada para comparar o risco do projeto com o risco geral de outros
projetos; determinar se o projeto pode ser selecionado, continuado ou
cancelado; determinar se os processos Realizar a Anlise Quantitativa dos
Riscos ou Planejar as Respostas aos Riscos devem prosseguir.
Para que o Processo Realizar a Anlise Qualitativa dos Riscos seja
realizado, o Gerente de Projetos e sua equipe contam com as Entradas,
Ferramentas e Tcnicas e as Sadas (figura 3.1), necessrios para a gerao uma lista de priorizao dos riscos do projeto.
Riscos
11.3
Realizar a anlise qualitativa dos riscos
Entradas
1. Registro dos casos
Proibida a reproduo UniSEB Interativo
Entradas
Conforme ilustrado na figura 3.1, o Processo Realizar a Anlise Qualitativa dos Riscos compreende as seguintes Entradas:
Registro dos Riscos: abordado no processo anterior. Apenas
relembrando, o registro dos riscos este o documento guia no
gerenciamento dos riscos, pois nele que a maioria das informaes mantida. Aqui encontramos a lista de riscos identificados, a lista de possveis respostas, as cauzas-raiz dos riscos
e as categorias de riscos atualizadas.
1. Lista de riscos so os riscos que foram identificados.
2. Lista de possveis respostas so respostas preliminares aos riscos, pois as respostas sero posteriormente
analisadas, refinadas e tratadas no Processo Plano de Respostas aos Riscos.
3. Causas-Raiz do Risco so documentadas as causasraiz de cada risco. Essas informaes so valiosas at para
registros histricos que podem ser usadas em projetos
posteriores.
4. Categoria de Riscos atualizadas o projeto fornece
feedback ao restante da empresa sobre novas categorias de
riscos que devem ser adicionadas lista de verificao.
Plano de Gerenciamento dos Riscos: visto anteriormente
como Sada do processo Planejar o Gerenciamento dos Riscos.
Compreende: como a equipe executar o gerenciamento dos
riscos e como ser estruturado e executado no ciclo de vida do
31
projeto. Descreve como o gerenciamento do risco ser executado, monitorado e controlado. O Plano de Gerenciamento dos
Riscos deve incluir:
o Metodologia;
o Papis e responsabilidades;
o Oramento;
o Prazos;
o Categoria de Riscos;
o Definies de probabilidade e impacto dos riscos;
o Matriz de Probabilidade e Impacto;
o Tolerncia Revisada das Partes Interessadas;
o Formatos de relatrio;
o Acompanhamento.
Declarao do Escopo do Projeto: visto no Gerenciamento do
Escopo, um documento que atravs dele podemos notar se
um projeto comum e recorrente, pois estes so mais fceis de
conhecer os riscos, ou se so projetos que envolvem tecnologias inovadoras, pois estes so mais incertos.
Ativos de Processos Organizacionais: informaes histricas de projetos semelhantes anteriores podem ajudar a qualificar os riscos; banco de dados de riscos.
Ferramentas e Tcnicas
Conforme ilustrado na figura 3.1, o Processo Estimar os Recursos
das Atividades compreende as seguintes Ferramentas e Tcnicas:
Avaliao de Probabilidade e Impacto dos riscos: esta tcnica avalia qual a chance do risco acontecer (probabilidade) e
qual a consequncia que trar para o projeto se o risco acontecer (impacto), seja ele positivo ou negativo. Realizado para cada
risco identificado. A probabilidade e os impactos dos riscos so
classificados de acordo com as definies fornecidas no plano
de gerenciamento dos riscos. Os riscos com baixa classificao
de probabilidade e impacto sero includos em uma lista de observao para monitoramento futuro.
Matriz de Probabilidade e Impacto: elaborada uma matriz
de probabilidade e impacto que determina se um risco considerado Baixo, Moderado ou alto, atravs da combinao das
32
Impacto
Alto
Mdio
Baixo
Probabilidade
Alto
Mdio
Alto
Alto
Alto
Mdio
Mdio
Baixo
Baixo
Mdio
Baixo
Baixo
Avaliao de Qualidade dos dados sobre riscos: uma tcnica para avaliar o grau em que os dados sobre os riscos so
teis para o gerenciamento dos riscos. A pergunta que se deve
fazer nesse momento : Quo confivel essa informao
sobre esse risco?. Envolve preciso, qualidade, credibilidade,
confiabilidade e integridade dos dados relativos ao risco. Caso a
qualidade no seja aceitvel, pode ser necessrio coletar dados
de qualidade maior. Os dados PRECISAM ser confiveis e ntegros para se fazer uma anlise qualitativa.
Categorizao de Riscos: podemos usar a categorizao dos
riscos atravs da EAR para reagruparmos os riscos por categoria ou pacote de trabalho ou por causa e seria possvel planejar
uma resposta para todos que estiverem na mesma categoria.
Poderamos eliminar muitos riscos simultaneamente com a
eliminao de uma nica causa.
Avaliao da Urgncia dos Riscos: os riscos que exigem
respostas de curto prazo devem ser considerados como urgentes. Os riscos urgentes podem ser transferidos de forma
independente direto para o Processo Planejar Respostas aos
33
Referncias
ALENCAR, A. J., SCHMITZ, E. A., Anlise de Risco em Gerncia de
Projetos. Rio de Janeiro, Editora Brasport, 2006.
BARALDI, Paulo. Gerenciamento de Riscos. 3 ed. Rio de Janeiro:
Campos, 2010.
MULCAHY, Rita. PMP Exam Prep Ritas course in a book for passing
the PMP exam. 7 Ed. USA: RMC Publications, 2010.
SALLES JR, Carlos Alberto Correa et al. Gerenciamento de riscos em
projetos. 2 ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas Editora, 2010.
Project Management Institute. A guide to the Project Management Body
of Knowledge (PMBOK Guide). Pennsylvania: PMI, 2008.
Na prxima unidade
35
36
UNIDADE 4
Realizar a Anlise Quantitativa dos Riscos
Aps termos realizada toda a anlise subjetiva dos riscos, agora iremos analisar numericamente o efeito dos risos identificados nos objetivos
gerais do projeto. Trata-se de uma anlise mais objetiva e numrica.
Uma vez que os riscos foram qualificados, escolhemos os riscos
priorizados e aplicamos a anlise quantitativa neles, ou seja, traduzimos
em nmeros a probabilidade de ocorrncia de cada risco e analisamos
principalmente no cenrio financeiro, o impacto que ter no projeto caso o
risco ocorra.
Voc percebeu que a anlise quantitativa no feita para todos os
eventos de risco? Ela feita somente para os riscos priorizados.
Vamos seguir em frente e entender melhor este processo.
Introduo
Realizar a Anlise Quantitativa dos Riscos o processo analisar
numericamente o efeito dos riscos transferidos da anlise qualitativa nos
objetivos gerais do projeto. Este processo, por ser caro, deve ser feito
apenas para os riscos priorizados e se valer a pena em termos de tempo
e custo.
A ideia que seja feita a anlise qualitativa para todos os riscos
identificados, porm a anlise quantitativa dos riscos no necessria
para todos os projetos e pode-se passar diretamente para o planejamento
de respostas aos riscos.
38
Entradas
Conforme ilustrado na figura 4.1, o Processo Realizar a Anlise
Quantitativa dos Riscos compreende as seguintes Entradas:
Registro dos Riscos: abordado no processo anterior. Apenas
relembrando, o registro dos riscos este o documento guia no
gerenciamento dos riscos, pois nele que a maioria das informaes mantida. Aqui encontramos a lista de riscos identificados, a lista de possveis respostas, as cauzas-raiz dos riscos
e as categorias de riscos atualizadas.
Plano de Gerenciamento dos Riscos: visto anteriormente
como Sada do processo Planejar o Gerenciamento dos Riscos.
Compreende: como a equipe executar o gerenciamento dos
riscos e como ser estruturado e executado no ciclo de vida
do projeto. Descreve como o gerenciamento do risco ser executado, monitorado e controlado. Neste contexto ele inclui as
funes e responsabilidades para realizar o gerenciamento dos
riscos, oramentos e atividades do cronograma para gerenciamento de riscos, categorias de riscos, a EAR, e a reviso das
tolerncias a riscos das partes interessadas.
Plano de Gerenciamento dos Custos: abordado no processo
anterior, este plano descreve como os custos do projeto sero
gerenciados e controlados. A abordagem especfica pode gerar
ou minimizar os riscos por sua natureza ou estrutura. O plano
de gerenciamento de custos atualizado para refletir as alteraes motivadas pelas respostas aos riscos.
Plano de Gerenciamento do Cronograma: visto no processo
anterior, a abordagem especfica do projeto ao gerenciamento
do cronograma pode gerar ou minimizar os riscos por sua natureza ou estrutura.
39
Ativos de Processos Organizacionais: informaes histricas de projetos semelhantes anteriores podem ajudar a quantificar os riscos; banco de dados de riscos.
Ferramentas e Tcnicas
Conforme ilustrado na figura 4.1, o Processo Realizar a Anlise
Quantitativa dos Riscos compreende as seguintes Ferramentas e Tcnicas:
Tcnicas de Coleta e Apresentao de Dados: so elas:
1. Entrevistas: so realizadas as entrevistas para quantificar a probabilidade e o impacto dos riscos nos objetivos do projeto. As entrevistas referentes aos riscos
com as partes interessadas do projeto e especialistas no
assunto, consideramos como o primeiro passo na quantificao dos riscos.
2. Distribuio de Probabilidade: as distribuies de
probabilidades contnuas, amplamente usadas em modelagem e simulao, representam a incerteza em valores tais como as duraes de atividades do cronograma
e custos de componentes do projeto. Podem ser usadas
distribuies discretas para representar eventos incertos,
como o resultado de um teste ou um cenrio possvel em
uma rvore de deciso. Resumindo, a representao
grfica de valores possveis de tempo ou custo e a probabilidade relativa.
Tcnicas de Modelagem e Anlise Quantitativa dos Riscos: as tcnicas mais usadas incluem abordagens de anlises
orientadas ao evento e ao projeto, tais como:
Anlise de Sensibilidade: esta tcnica ajuda a determinar
quais riscos tm mais impacto potencial no projeto. Ela examina a extenso com que a incerteza de cada elemento do
projeto afeta o objetivo que est sendo examinado quando
todos os outros elementos incertos so mantidos em seus
valores de linha de base. A representao tpica da anlise
de sensibilidade o Diagrama de Tornado, que usado para
comparar a importncia relativa e o impacto de variveis
que tm um alto grau de incerteza com aquelas que so
mais estveis.
40
Exemplo: Calcule o VME para a lista dos eventos de riscos quantificados abaixo:
Pacote de Trabalho
Probabilidade
Impacto
VME
A
B
C
10%
40%
20%
R$ 20.000,00
R$ 15.000,00
R$ 30.000,00
R$ 2.000,00
R$ 6.000,00
R$ 6.000,00
FONTE: adaptado de MULCAHY, Rita. PMP Exam Prep Ritas course in a book
for passing the PMP exam. 7 Ed. USA: RMC Publications, 2010.
Sadas
Conforme ilustrado na figura 4.1, o Processo Realizar a Anlise
Quantitativa dos Riscos compreende as seguintes Sadas:
Atualizaes do registro dos riscos: o registro dos riscos tambm atualizado para incluir um relatrio quantitativo dos
riscos detalhando as abordagens quantitativas, sadas e recomendaes. As atualizaes incluem:
1. Lista priorizadas de riscos quantificados: quais so
os riscos com maior probabilidade de provocar problemas?
Que precisam mais reserva para contingncia?
2. Quantidade de reservas de tempo e custo para contingncias necessrias: quanto adicional ($) ou quanto tempo a
mais o projeto vai precisar para acomodar os riscos.
3. Possveis datas de trmino e custos do projeto realistas e alcanveis, com nveis de confiana versus
os objetivos de tempo e custos do projeto: Ex: estamos
95% confiantes de que terminaremos esse projeto em setembro com o custo de R$ 350.000,00.
4. A probabilidade quantificada de cumprir os objetivos do projeto: Ex: temos somente 80% de probabilidade
de terminar o projeto nos 12 meses exigidos pelo cliente.
5. Tendncias na anlise quantitativa dos riscos: ao
repetir a anlise quantitativa dos riscos durante o planeja42
43
Referncias
ALENCAR, A. J., SCHMITZ, E. A., Anlise de Risco em Gerncia de
Projetos. Rio de Janeiro, Editora Brasport, 2006.
BARALDI, Paulo. Gerenciamento de Riscos. 3 ed. Rio de Janeiro:
Campos, 2010.
MULCAHY, Rita. PMP Exam Prep Ritas course in a book for passing
the PMP exam. 7 Ed. USA: RMC Publications, 2010.
SALLES JR, Carlos Alberto Correa et al. Gerenciamento de riscos
em projetos. 2 ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas Editora,
2010.
Project Management Institute. A guide to the Project Management Body
of Knowledge (PMBOK Guide). Pennsylvania: PMI, 2008.
Na prxima unidade
Com os riscos quantificados, necessitamos agora iniciar o Planejamento das Respostas a eles, ou seja, o que faremos para tratar cada risco
principal e quais sero as estratgias adotadas. Na prxima unidade detalharemos esse assunto.
44
UNIDADE 5
Planejar as Respostas aos Riscos
Vamos voltar um pouco na lgica da disciplina: primeiro identificamos os riscos; logo aps qualificamos os riscos utilizando uma anlise
subjetiva; depois quantificamos os riscos utilizando uma anlise numrica. Chegou a hora de planejarmos as respostas a esses riscos. Chegou o
momento de planejarmos as aes necessrias e respondermos perguntas do tipo O que faremos com cada risco elencado nessa lista principal?.
Ou melhor, O que faremos para reduzir ou eliminar as ameaas e aumentar as oportunidades no projeto?.
Notaram que esse o momento das aes?
No basta conhecer os riscos, qualific-los e quantific-los. Necessrio daqui para frente aes para eliminar ou diminuir o impacto das
ameaas antes que elas aconteam e tambm aumentar a probabilidade
de ocorrncia e o impacto das oportunidades dos riscos positivos.
Vamos juntos aprender as estratgias de respostas aos riscos ameaas e oportunidades para colocar isso em prtica!
Introduo
Os riscos englobam as ameaas e as oportunidades que podem afetar o sucesso do projeto e so analisadas respostas para cada uma delas.
Planejar as respostas aos riscos o processo de desenvolvimento
de aes e opes para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaas
aos objetivos do projeto. A abordagem dos riscos feita pela prioridade,
inserindo recursos e atividades no oramento, no cronograma e no Plano
de Gerenciamento do Projeto.
46
Riscos
11.1
Planejar respostas aos riscos
Entradas
1. Registro dos riscos
2. Plano de gerenciamento dos riscos
Ferramentas
1. Estratgias para riscos negativos ou ameas
2. Estratgoas para riscos positivos ou oportunidades
3. Estratgoas de respostas de contingncia
4.Opinio especializada
Sadas
1. Atualizaes do registro dos riscos
2. Decises contratuais relacionadas a riscos
3. Atualizaes do plano de gerenciamento do projeto
4. Atualizaes dos documentos do projeto
Figura 5.1 Planejar Respostas aos Riscos: Entradas, Ferramentas e Tcnicas e Sadas.
Entradas
Conforme ilustrado na figura 5.1, o Processo Planejar Respostas aos
Riscos compreende as seguintes entradas:
Registro dos Riscos: sada do processo Identificar os Riscos,
o registro dos riscos o documento guia no gerenciamento
dos riscos, pois nele que a maioria das informaes mantida. Aqui encontramos a lista de riscos identificados, a lista de
possveis respostas, as cauzas-raiz dos riscos, proprietrios
dos riscos, as categorias de riscos atualizadas, tendncias nos
resultados da anlise qualitativa, uma lista de observao de
riscos de baixa prioridade.
Plano de Gerenciamento dos Riscos: sada do processo
Planejar o Gerenciamento dos Riscos. Compreende: como a
equipe executar o gerenciamento dos riscos e como ser
estruturado e executado no ciclo de vida do projeto. Descreve
como o gerenciamento do risco ser executado, monitorado e
controlado. O Plano de Gerenciamento dos Riscos deve incluir
papis e responsabilidades, definies de anlise de riscos, intervalos de tempo para revises (e para eliminar riscos da revi47
Ferramentas e Tcnicas
Conforme ilustrado na figura 5.1, o Processo Planejar Respostas aos
Riscos compreende as seguintes Ferramentas e Tcnicas:
Estratgias para Riscos Negativos ou Ameaas: so apresentadas a seguir 4 (quatro) estratgias que so usadas nos
riscos que apresentam alguma ameaa aos objetivos do projeto. Elas podem ser usadas sozinhas ou combinadas. A saber:
Eliminar: a eliminao ou preveno engloba a alterao do Plano de Gerenciamento do Projeto para remover
totalmente a ameaa. Eliminamos a ameaa eliminando
a causa (por exemplo: afastando uma pessoa do projeto;
removendo um pacote de trabalho reduzindo assim o escopo; estender o cronograma). Alguns riscos que surgem
no incio do projeto podem ser evitados esclarecendo os requisitos, obtendo informaes, melhorando a comunicao
ou adquirindo conhecimentos especializados. A estratgia
mais radical de eliminar a suspenso total do projeto (que
pode acontecer).
Transferir: o projeto reorganizado para que algum
ou algo assuma o risco (o cliente, o fornecedor, o banco,
etc). Mas lembre-se que a transferncia de um risco para
um terceiro deve ser feito antes da assinatura do contrato.
Porm, a transferncia do risco para um terceiro no elimina o risco do projeto, voc s passou a responsabilidade
do gerenciamento do risco para outra parte. A transferncia
do risco quase sempre envolve o pagamento de um prmio para a parte que est assumindo o risco. Exemplos de
ferramentas de transferncia: garantias, fianas, segurosdesempenhos, uso de seguros, etc.
Mitigar: implica na reduo da probabilidade e/ou do impacto de um evento de risco adverso para dentro de limites
aceitveis. Com a reduo, o risco ser removido do alto da
lista dos principais riscos do projeto. As opes para reduzir
48
Sadas
Conforme ilustrado na figura 5.1, o Processo Planejar Respostas aos
Riscos compreende as seguintes Sadas:
Atualizaes dos Registros dos Riscos: so atualizadas as
seguintes informaes que acrescenta o resultado do plano de
resposta aos riscos:
1. Riscos Residuais: so os riscos que permanecem aps
o planejamento de resposta a riscos. Os riscos residuais
tambm foram aceitos e foram criados planos para contingncias e planos alternativos. Estes riscos devem ser monitorados para ver se sua classificao mudou.
2. Planos para Contingncia: os planos para contingncia
descrevem as aes especficas que sero adotadas se a
oportunidade ou ameaa ocorrer.
3. Responsveis pelas respostas aos riscos: se o risco
ocorrer, o responsvel pela resposta, implementa o plano
predefinido e pr-aprovado, e informa o Gerente do Projeto.
4. Riscos Secundrios: a implementao de estratgias de
resposta aos riscos pode gerar novos riscos, que so chamados de riscos secundrios. Para estes riscos tambm
deve ter um plano de resposta a eles.
5. Gatilhos de Riscos: so eventos que acionam a resposta
para contingncia. So sinais de alerta para a ocorrncia dos
50
riscos. Os gatilhos devem ser identificados para que os responsveis pelas respostas aos riscos saibam quando agir.
6. Contratos: o Gerente do Projeto deve se envolver antes
da assinatura do contrato, pois ele necessita ter terminado
uma anlise de riscos incluindo os termos e as condies
contratuais para mitigar ou alocar as ameaas e melhorar
as oportunidades. Os contratos emitidos para lidar com os
riscos devem ser anotados no registro dos riscos.
7. Planos alternativos: so aes especficas adotadas caso
o plano para contingncias no for eficaz.
8. Reservas (contingncias): so as reservas para tempo
e custo. Usadas para os riscos identificados - riscos Desconhecidos Conhecidos (ou simplesmente Conhecidos),
identificadas no gerenciamento dos riscos. Elas cobrem os
riscos residuais do projeto. As reservas de contigncias
so melhores tratadas no Gerenciamento de Custo, pois as
reservas de contingncias adicionadas s estimativas de
custos, geram a linha de base de desempenho de custo.
Exerccio Exemplo: Como calcular a reserva de contingncia de custos para os riscos a seguir.
Clculo para a Reserva para contingncia
de custos
Probabilidade de 30% no atraso de uma 0,30 * 9.000 = 2.700 Portanto custo de
pea, com o custo para o projeto de R$ R$11.700,00 (9.000 + 2.700).
9.000,00.
Probabilidade de 20% das peas custa- 0,20 *10.000 = 2.000 Portanto economia
rem R$ 10.000,00 a menos que o previsto. de R$ 8.000,00 (10.000 2.000).
Probabilidade de 5% de um defeito de de- 0,05 * 5.000 = 250 Portanto custo de
sign, com custo de R$ 5.000,00 de retra- R$5.250,00 (5.000 + 250).
balho.
Probabilidade de 30% de que a fabricao 0,30 * 2.500 = 750 Portanto economia de
seja mais simples do que o previsto, com R$1.750,00 (2.500 750).
economia de R$ 2.500,00.
Total da reserva para contingncia de R$ 7.200,00
Custos.
Dados do Projeto
Soma-se todos os
custos e subtrai
as economias
51
52
Tambm aprendemos que sempre que implementamos uma resposta a um risco, podem surgir como consequncia os riscos residuais e
os riscos secundrios.
Vimos que os riscos residuais so remanescentes ao risco principal
e aceitos pelo Gerente do projeto. Caso ele ocorra, o projeto possui uma
reserva de contingncia para lidar com ele.
J os riscos secundrios so aqueles que surgem aps a implementao de uma resposta a um determinado risco. Devemos sempre
avaliar a possibilidade da resposta implementada para um risco principal
gerar novos riscos secundrios. Para estes riscos deve-se tambm planejar respostas.
Nunca se esquea que um risco no crtico deve ser documentado
em uma lista de verificao e periodicamente deve haver uma reviso
nele.
Sempre devemos prestar ateno nos riscos includos na lista de
observao (riscos no crticos), pois sua importncia pode aumentar e
ele passa a ser crtico (lista de riscos).
Aprendemos que podemos selecionar um mix de estratgias de
respostas aos riscos, no somente uma nica.
E lembre-se sempre de que o item mais importante de uma reunio
de equipe de projeto o risco. Devemos abordar qual a situao do risco,
se h algum risco novo e se h alguma mudana na ordem de importncia.
O resultado do Plano de Resposta ao Risco a atualizao do registro dos riscos incluindo riscos residuais e secundrios; planos para
contingncia; responsveis pelas respostas aos riscos: se o risco ocorrer, o
responsvel pela resposta; gatilhos de riscos; contratos; planos alternativos e reservas para tempo e custo.
As entradas, ferramentas e tcnicas e sadas, preconizadas no guia
de melhores prticas em gerenciamento de projetos, o PMBOK, foram
mostradas e explicadas uma a uma.
Finalmente podemos concluir que o projeto substancialmente menos arriscado quando o Gerente de Projetos realiza o Gerenciamento dos
Riscos, se antecipando com as possveis respostas caso o risco ocorra.
53
Referncias
ALENCAR, A. J., SCHMITZ, E. A., Anlise de Risco em Gerncia de
Projetos. Rio de Janeiro, Editora Brasport, 2006.
BARALDI, Paulo. Gerenciamento de Riscos. 3 ed. Rio de Janeiro:
Campos, 2010.
MULCAHY, Rita. PMP Exam Prep Ritas course in a book for passing
the PMP exam. 7 Ed. USA: RMC Publications, 2010.
SALLES JR, Carlos Alberto Correa et al. Gerenciamento de riscos em
projetos. 2 ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas Editora, 2010.
Project Management Institute. A guide to the Project Management Body
of Knowledge (PMBOK Guide). Pennsylvania: PMI, 2008.
Na prxima unidade
54
UNIDADE 6
Monitorar e Controlar os riscos
O monitoramento e controle dos riscos um processo contnuo durante todo o ciclo de vida do projeto.
Durante a execuo do projeto, a preocupao com os riscos no
diminui, pois os riscos encontrados no incio do projeto devem ser monitorados at a sua concluso. Alm disso, o Gerente e a equipe necessitam
ficar atentos em busca de riscos novos, modificados e desatualizados.
Nesta unidade aprenderemos o processo Monitorar e Controlar os
Riscos. Veremos que a ateno est focada no somente nos riscos identificados, mas em outros tambm.
Preparados para a parte final da disciplina? Vamos em frente.
Observar as mudanas, incluindo as aes corretivas recomendadas, para verificar se elas levam identificao de mais riscos;
Fazer mudanas no plano de gerenciamento e nos documentos do
projeto quando novas respostas a riscos forem desenvolvidas;
Criar um banco de dados de risco para ser usado em outros projetos;
Realizar a anlise de variao e de tendncias com base nos
dados de desempenho do projeto;
Usar as reservas para contingncias e ajust-las para as mudanas aprovadas.
57
Entradas
Conforme ilustrado na figura 6.1, o Processo Monitorar e Controlar
os Riscos compreende as seguintes Entradas:
Registro dos Riscos: riscos identificados e proprietrios dos
riscos, respostas aos riscos acordadas, aes especficas de
implementao, sintomas e sinais de alerta, riscos residuais e
secundrios, lista de observao de riscos de baixa prioridade e
as reservas de contingncia de tempo e custo.
Plano de Gerenciamento do Projeto: contm o Plano de Gerenciamento de riscos que inclui tolerncia a riscos, protocolos
e a atribuio dos donos, tempo e outros recursos para gerenciar os riscos.
Informaes sobre o desempenho do trabalho: andamento
das entregas (incio, progresso e concluso); progresso do cronograma; custos autorizados e incorridos e estimativas para
completar o trabalho do projeto.
Relatrios de Desempenho: os relatrios de desempenho
podem ser utilizados para relatar as principais informaes,
mas no limitados a:
Situao atual;
Realizaes significativas no perodo;
Atividades agendadas;
Previses;
Questes diversas.
Ferramentas e Tcnicas
Conforme ilustrado na figura 6.1, o Processo Monitorar e Controlar
os Riscos compreende as seguintes Ferramentas e Tcnicas:
Reavaliao dos Riscos: os riscos identificados devem ser
reavaliados frequentemente. As reavaliaes dos riscos devem
ser programadas com regularidade. Os resultados dessas reavaliaes podem incluir a identificao de novos riscos, anlises
qualitativas e quantitativas adicionais dos riscos e mais planejamento de respostas aos riscos. Reavaliar os riscos um bom
tpico para uma reunio com a equipe.
Auditorias de Riscos: de responsabilidade do gerente de
projetos por garantir que sejam realizadas auditorias com uma
frequncia adequada, conforme definido no Plano de Gerencia58
sobre riscos aumentam a probabilidade de que as pessoas possam identificar os riscos e as oportunidades.
Sadas
Conforme ilustrado na figura 6.1, o Processo Monitorar e Controlar
os Riscos compreende as seguintes Sadas:
Atualizao do Registro dos Riscos: novos riscos so identificados, atualizaes de probabilidade, impacto, prioridades,
plano de resposta, proprietrios e outros elementos do registro
do risco. Tambm podem incluir encerramento dos riscos que
no so mais aplicveis e a liberao das reservas associadas.
Os resultados reais dos riscos do projeto e das respostas aos
riscos ajudam os Gerentes de Projetos a planejar os riscos na
organizao inteira e tambm em projetos futuros.
Atualizao dos Ativos de Processos Organizacionais: os
ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados
so modelos de plano de gerenciamento de riscos, incluindo
matriz de probabilidade e impacto e registro dos riscos; estrutura analtica dos riscos; lies aprendidas as atividades do
projeto.
Solicitaes de Mudanas: o processo Monitorar e Controlar
os riscos, revelar as mudanas necessrias no projeto. Podem
ser necessrias aes corretivas, aes preventivas no projeto.
As aes corretivas podem incluir as Solues de Contorno.
Atualizaes no Plano de Gerenciamento do Projeto: o
processo Monitorar e Controlar os riscos, podem resultar em
atualizaes no cronograma, no custo, na qualidade e nos planos de gerenciamento das aquisies, bem como no plano de
recursos humanos, na EAP e nas linhas de base de tempo e
custos do projeto.
Atualizaes nos documentos do projeto: o processo Monitorar e Controlar os riscos, pode afetar os papis e responsabilidades em um projeto, a estratgia de gerenciamento das
partes interessadas e as mtricas de qualidade.
60
Referncias
ALENCAR, A. J., SCHMITZ, E. A., Anlise de Risco em Gerncia de
Projetos. Rio de Janeiro, Editora Brasport, 2006.
BARALDI, Paulo. Gerenciamento de Riscos. 3 ed. Rio de Janeiro:
Campos, 2010.
MULCAHY, Rita. PMP Exam Prep Ritas course in a book for passing
the PMP exam. 7 Ed. USA: RMC Publications, 2010.
SALLES JR, Carlos Alberto Correa et al. Gerenciamento de riscos em
projetos. 2 ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas Editora, 2010.
62