Gestin por procesos

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Qu es la gestin de procesos?

Uno de los principios fundamentales de la Gestin de Procesos

de Negocio (BPM), es que los procesos de negocio son activos
fundamentales de la compaa, para aportar valor a nuestros
clientes y que analizando, midiendo y controlando dichos
procesos podemos proveer a nuestra organizacin de una
mejora continua y flexibilidad en la adaptacin del cambio.

Qu es la gestin de procesos?

Uno de los principios fundamentales de la Gestin de Procesos

de Negocio (BPM), es que los procesos de negocio son activos
fundamentales de la compaa, para aportar valor a nuestros
clientes y que analizando, midiendo y controlando dichos
procesos podemos proveer a nuestra organizacin de una
mejora continua y flexibilidad en la adaptacin del cambio.
Desde el punto de vista de la BPM, la organizacin se encuentra
orientada a procesos, en donde se dispone de un pensamiento
holstico sobre la organizacin, es decir se piensa en ella como
en un todo.

Qu es la gestin de procesos?

La gestin por procesos de negocio, es una disciplina de gestin que

se basa en la coordinacin y colaboracin de todas las actividades y
tareas necesarias para realizar un proceso en donde se entiende que
diseando, analizando, gestionando y monitorizando los procesos que
operan sobre una organizacin, podemos influir sobre ellos y en
consecuencia sobre sus resultados.

Para qu la gestin por procesos?

La gestin por procesos permite:

Mejorar la agilidad del negocio en una organizacin, es decir
aumentar la capacidad de la organizacin para adaptarse a los
cambios del entorno por medio de los cambios en sus procesos
integrados.
Aumentar la eficacia: Es decir mejorar la capacidad de la
organizacin para lograr los objetivos estratgicos o de negocio.
Aumentar la eficiencia: Es decir lograr los objetivos estratgicos o
de negocio disminuyendo los recursos utilizados.

Qu es un proceso?

Conjunto de actividades secuenciales que realizan una

transformacin de una serie de entradas en las salidas deseadas
aadiendo valor, modificado de Heras, M. (1996).
Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
al interactuar juntas, simultnea o sucesivamente en los
elementos de entrada los convierten en productos o
resultados. Wikipedia.

Caractersticas de un proceso

Dos son las propiedades ms caractersticas en los procesos, su

variabilidad y su repetitividad como clave para su mejora.
La variabilidad se refiere a variaciones tanto en la ejecucin de
las actividades del proceso como en las salidas del proceso que
pueden repercutir en la satisfaccin del cliente.
La repetitividad se refiere a que los procesos se crean para
poder ser repetidos, y esa caracterstica permite trabajar sobre
el proceso para su mejora de forma que cuantas ms veces sea
repetido, se tenga mayor conocimiento sobre el mismo, sobre
su funcionamiento y sobre las posibles variaciones para poder
mejorar los resultados.

Clasificacin de los procesos

Los procesos se pueden clasificar en funcin de su impacto de

los mismos sobre la organizacin en:
Procesos Estratgicos: Estn orientados a las actividades
estratgicas de la empresa para planificar, organizar y
controlar los recursos y guiar a las organizaciones para
incrementar la calidad de sus servicios.
Procesos Operativos: Son los mas cercanos al cliente y los que
finalmente producen valor aadido a los mismos y en
consecuencia sern los de mayor impacto sobre la
satisfaccin de los clientes al pertenecer a la parte principal
del negocio.

Clasificacin de los procesos

Los procesos se pueden clasificar en funcin de su impacto de

los mismos sobre la organizacin en:
Procesos Estratgicos: Estn orientados a las actividades
estratgicas de la empresa para planificar, organizar y
controlar los recursos y guiar a las organizaciones para
incrementar la calidad de sus servicios.
Procesos Operativos: Son los mas cercanos al cliente y los que
finalmente producen valor aadido a los mismos y en
consecuencia sern los de mayor impacto sobre la
satisfaccin de los clientes al pertenecer a la parte principal
del negocio.

Clasificacin de los procesos

Procesos de Apoyo: Generan los recursos que necesitan los
dems procesos, apoyando a los procesos operativos y
ayudando en su coordinacin.

Clasificacin de los procesos

Los procesos se pueden clasificar de acuerdo al elemento que ser

dirigido:
Procesos centrados en humanos: Usados para guiar las actividades
desarrolladas por personas.
Procesos centrados en documentos: Basados en documentos y su
procesamiento.
Procesos centrados en decisiones: Basados en decisiones tomadas
por personas.

ISO-9001

La norma ISO-9001, se trata de una norma internacional que se centra

en todos los elementos de administracin de calidad con los que una
empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita
administrar y mejorar la calidad de sus productos y servicios. Esta
norma se relaciona con la gestin por procesos ya que se indica que se
debe Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestin
de la calidad y su aplicacin a travs de la organizacin,
Determinar la secuencia e interrelacin de estos procesos e indica
que La organizacin debe planificar y desarrollar los procesos
necesarios para la realizacin del producto.

Pasos para la gestin por procesos

Los siguientes pasos se deben seguir para realizar la gestin por

procesos en una compaa:
1. Identificar de los procesos estratgicos, operativos y de apoyo de
la compaa.
2. Construccin del mapa de procesos.
3. Asignacin de procesos clave a sus responsables.
4. Desarrollo de instrucciones de trabajo de los procesos.

Identificacin de los procesos

estratgicos, operativos y de apoyo.

Procesos estratgicos: Son los procesos responsables de analizar las

necesidades y condicionantes de la sociedad, del mercado y de los
accionistas. Se suelen referir a las leyes, normativas, manuales, etc.,
aplicables al servicio que presta la compaa y que no son controladas
por la misma.

Identificacin de los procesos

estratgicos, operativos y de apoyo.

Procesos clave u operativos: Son los procesos a partir de los cuales el

cliente percibir y valorar nuestra calidad. Ataen a distintas reas
del servicio y tienen impacto en el cliente generando valor para ste.

Identificacin de los procesos

estratgicos, operativos y de apoyo.

Procesos de apoyo o soporte: Son los procesos responsables de

proveer a la organizacin de todos los recursos necesarios, en cuanto
a personas, maquinaria y materia prima, para a partir de los mismos
generar el valor aadido deseado por los clientes.

Construccin del mapa de procesos

Despus de identificar los procesos de la compaa, estos se pueden

ordenar en un mapa de procesos.

Asignacin de los proceso clave a sus

responsables

Una vez definidos los procesos operativos se deben asignar los

propietarios o responsables de los mismos. Los propietarios son los
encargados de la supervisin y control de los procesos, es decir son
ellos los responsables de su correcto funcionamiento.

Desarrollo de instrucciones de trabajo

de los procesos

Los procesos deben desarrollarse de forma que quede suficientemente

claro cuales son los pasos que se deben realizar para cumplir el
proceso de forma correcta, es decir se debe realizar una explicacin
fase por fase, de las actividades que componen el proceso.

Ejemplo de la definicin de un proceso

Ejemplo de la definicin de un proceso

Glosario de Trminos

Proceso:
Conjunto
de
recursos
y
actividades
interrelacionados que transforman elementos de entrada
en elementos de salida. Los recursos pueden incluir
personal, finanzas, instalaciones, equipos, tcnicas y
mtodos.

Proceso clave: Son aquellos procesos que inciden de

manera significativa en los objetivos estratgicos y son
crticos para el xito del negocio.

Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso. Su

identificacin puede resultar til para aislar los problemas
que pueden presentarse y posibilitar diferentes
tratamientos dentro de un mismo proceso.

Glosario de Trminos

Sistema: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y

recursos necesarios para implantar una gestin determinada,
como por ejemplo la gestin de la calidad, la gestin del medio
ambiente o la gestin de la prevencin de riesgos laborales.
Normalmente estn basados en una norma de reconocimiento
internacional que tiene como finalidad servir de herramienta
de gestin en el aseguramiento de los procesos.

Procedimiento: forma especifica de llevar a cabo una

actividad. En muchos casos los procedimientos se expresan en
documentos que contienen el objeto y el campo de aplicacin
de una actividad; que debe hacerse y quien debe hacerlo;
cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales,
equipos y documentos deben utilizarse; y como debe
controlarse y registrarse.

Glosario de Trminos

Actividad: es la suma de tareas, normalmente se agrupan

en un procedimiento para facilitar su gestin. La
secuencia ordenada de actividades da como resultado un
subproceso o un proceso. Normalmente se desarrolla en
un departamento o funcin.

Proyecto: suele ser una serie de actividades encaminadas

a la consecucin de un objetivo, con un principio y final
claramente definidos. La diferencia fundamental con los
procesos y procedimientos estriba en la no repetitividad
de los proyectos.

Indicador: es un dato o conjunto de datos que ayudan a

medir objetivamente la evolucin de un proceso o de una
actividad.

Bibliografia
Heras, M, (1996) Gestin de la produccin, ESADE,
Barcelona.
Pas, J. R., Curto. (2013). BPM (Business Process
Management): Cmo alcanzar la agilidad y eficiencia
operacional a travs de BPM y la empresa orientada
a procesos. BPMteca.com.