Os 5 Ps para a implantao da

Governana de Portflios e Projetos

Roberto L. C. Gattoni, MSc, PMP
Head of Corporate PMO / Jeep PE Program Central PMO
FCA - Fiat Chrysler Automobiles LATAM

Rio de Janeiro, Brazil

March, 2015

POR QUE PROJETOS NAS ORGANIZAES?

Ambiente Atual
Novas tendncias
Novos
competidores

Empresa
Organizaes
Pessoas

Novos produtos

Novas
tecnologias

=
Mudanas
culturais

Por que projetos nas organizaes?

Como se adaptar a um ambiente de mudana permanente?
Mudanas,
inovaes e
adaptaes no
negcio
Projetos e gesto
de projetos como
meio de gerar
resultados
Sobrevivncia
e crescimento
sustentvel

Planejamento e
gesto
estratgica

As empresas evoluem
atravs de projetos que
entreguem resultados
compatveis com as metas
perseguidas por elas.

Por que projetos nas organizaes?

Projetos como ativadores da estratgia organizacional
Viso

Misso

Estratgias e Objetivos
Organizacionais
Gesto de Alto
Nvel dos Processos
Gerenciamento dos
Processos

Gesto do Portflio
de Projetos
Gerenciamento dos
Projetos

Recursos Organizacionais
Fonte: Traduo de The Standard for portflio Management, PMI.

Por que projetos nas organizaes?

Projetos como ativadores da estratgia organizacional

Gerenciamento do
Portflio
Fazer o Projeto
Certo

Fazer
CERTO o
projeto
CERTO

Gerenciamento do
Projeto
Fazer Certo o Projeto

Por que projetos nas organizaes?

Projetos como ativadores da estratgia organizacional
O que Sucesso no Gerenciamento
de Projetos e no Gerenciamento de Portflio?

Fonte: Amrico Pinto, PMP.

Por que projetos nas organizaes?

Projetos como ativadores da estratgia organizacional
O Conceito de Stage-Gates ou Portes de Deciso

Fonte: Amrico Pinto, PMP.

Por que projetos nas organizaes?

Mas... O que seria Governana de Portflios e Projetos?

Uma definio possvel (e eventualmente aplicvel):

O emprego de prticas gerenciais padronizadas, mensurveis e
controladas, que alavanquem os processos de desenho,
planejamento, deciso, implementao, monitoramento e
controle das solues e servios fornecidos por uma determinada
organizao aos seus clientes

5 Ps para a Implantao da Governana

Pessoas

o Sponsorship claro, efetivo e atuante

o Awareness o quanto antes possvel
o Ateno aos nveis de capacitao, envolvimento,
comprometimento
o Gesto do conhecimento: treinamentos e workshops
constantes, visando ampliar os nveis de comunicao,
conscientizao, qualificao e networking
o Definio clara de papis e responsabilidades, com
empowerment adequadamente associado
o Gerenciar focos naturais de resistncia a mudanas: traga
os mais crticos para o seu lado

5 Ps para a Implantao da Governana

o Adotar uma abordagem em fases
o Algumas estratgias possveis:
Escrever primeiro, implantar depois, ou;
Definir um
processo pragmtico antes, normaliz-lo, e documentar
Pessoas
depois

o Poucos e significativos indicadores, passveis de substituio

regular:
No se pode controlar o que no se mede
Mea somente o que preciso controlar

o Estrutura para on-going: organograma, headcount, KPIs, budget

o Mensurar, auditar, revisar: evoluo e melhoria contnuas

Processos

5 Ps para a Implantao da Governana

Pessoas

o Levante o que j existe; aproveite o que for possvel;

potencialize prticas e experincias
o Avalie solues sob uma tica make/buy/adapt/adopt
o Dilema: contratar servios de gesto X manter a posse do
ferramental;
o Ferramentas sem processos e pessoas no resolvem o
problema e, ademais, criam outros
o Ateno integrao com as ferramentas legadas
o Cuidado com solues mgicas, com um grande nmero
de alternativas e funcionalidades maravilhosas
o O provisrio pode te dar resultados rpidos (mas correse o risco de se tornar soluo permanente)

Processos

Produtos

5 Ps para a Implantao da Governana

Pessoas

Processos

o Alternativas:
Desenvolvimento dos parceiros atuais;
Substituio parcial/completa;
Usar recursos mo intensivamente

Parceiros

o
o
o
o

Ambiente legado => Capital Intelectual

Quem so os verdadeiros culpados?
Produtos
Consultoria => equilbrio entre pragmatismo e academicismo
Faa benchmarking. Sempre.

5 Ps para a Implantao da Governana

Pessoas

Processos
o Definio de escopo de maneira a integrar os

outros 4 Ps
o Estimativas de prazos e custos realistas
o Implementao em fases:
Foco tanto em quick wins quanto em big wins

Projetos

Cuidado com implementaes do tipo big bang, ou turn-

key

o Follow-ups regulares
o Considerar tanto a implantao quanto a gesto

continuada (on-going)

Parceiros

Produtos

5 Ps para a Implantao da Governana

Pessoas

Governana de Portflios,
Programas e Projetos

Processos

Projetos

Parceiros

Produtos

Change Mgmt for PMO Implementation

1. Estabelecer um senso de urgncia
Conhecer os problemas correntes
Propor valor para a organizao
Comparar com os melhores
Descrever o estado futuro desejado

9. Consolidar a Cultura de GP

Ampliar o alcance e a profundidade

do PMO e do gerenciamento de
projetos
Focar na estrutura-chave: liderana,
aprendizagem, meios e motivao

8. Nutrir e Operar

Unfreeze

Refreeze

Compreender a configurao poltica

e de poder
Assegurar sponsorship forte e atuante
Estabelecer um plano de
gerenciamento de stakeholders
Operar em toda a organizao

3. Desenvolver uma viso e uma estratgia

Identificar competncias
Desenvolver gerentes de programa
Operar e atuar em conjunto, principalmente em projetos estratgicos
Definir papis e responsabilidades

Chg Mgmt
for a PMO

7. Estender e Consolidar ganhos

Ampliar o apoio em nvel executivo
Desenvolver processos de
gerenciamento de portfolio
Ampliao para um PMO de nvel
estratgico

2. Estabelecer uma coaliso poltica

Desenvolver o conceito correto (o que o

PMO ser? O que ele ir fazer?)
Comunicar e construir comprometimento
Obter insights de outros
Revisar estudos de caso, buscando exemplos

4. Comunicar a viso (evangelizar)

Change

6. Ampliar o alcance
Desenvolver aes de maior escala
Ampliar a base de seguidores atravs
de treinamento, mentoring,
consultoria, proposio de um plano
de carreira
PMO do tipo Ttico / Metodolgico

Descobrir onde di
Arregimentar os que acreditam
Passar a palavra a toda a organizao
Sustentar o caminho
Gerar entusiasmo

5. Gerar quick-wins
Aplicar os processos padro a
algum problema imediato;
mostrar valor
Estabelecer um PMO do tipo
Operacional

(Baseado em ENGLUND, GRAHAM e DINSMORE, 2003)

Programa Pernambuco
Um case a ser considerado

ONDE
ESTVAMOS?
Agosto / 2012

1
7

ONDE
ESTVAMOS?
Agosto / 2012

1
8

ONDE
ESTVAMOS?
Agosto / 2012

1
9

On Time

START OF PRODUCTION: February, 2015

Jeep Automotive Center

March, 2015

20

Programa Pernambuco
Program Management Organization

PE Program Management

Organizational Structure:
A Central Program Management organization
18 main frontlines / ~114 secondary frontlines
A Central PMO / Local PMOs for each frontline

~100 leaders / PMOs fully dedicated to managerial roles

Project Mgmt Fact File:

155 official schedules
40,660 scheduled activities
2,287 key attention points
(manageable risks and issues)
~4,000 telepresence sessions
(2014-2015)

PMO Summit 2015 - 5 Ps Governana Portfolios & Projetos - Roberto Gattoni, MSc, PMP

Documentation Fact File:

Central repository for Program
documentation: 4 databases
~396,000 project documents

Of what, ~19,800 are technical design

files;

+114,000 accesses on PE
Program Portal (only in 2014)

March, 2015

22

PE Program - Organizational Structure

Steering Committee
FCA CEO
GEC members

Program Owner
Financial Controller

Main Plant /
Supplier Park
Building & Utilities

HR

Local
PMO

Central PMO

Government
Infrastructure

Plant Processes
Local
PMO

Local
PMO

Powertrain

Suppliers
Development Local
PMO

Local
PMO

Quality

Corporate
Communication

Local
PMO

Product
Development
Local
PMO

EHS

Local
PMO

ICT

Local
PMO

R&D Localization
Local
PMO

Local
PMO

Purchasing

Finance /
Treasury

Local
PMO

Local
PMO

Outbound
Logistics

Local
PMO

Legal

Local
PMO

Local
PMO

Back-Office
Services

Support Areas

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March, 2015

23

Local
PMO

PE Program Project Management Overall Process

Stakeholder & Communication mgmt
Regular Follow-up

Organization management

Scope mgmt

Schedule mgmt

Risks & Issues mgmt

Quality mgmt

Internal controls /
General Documentation
Resource mgmt

Central
Repository

Financial mgmt

(HR, third-parties, material, equipment)

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March, 2015

24

PE Program Project Governance

Who

When

Steering Committee
(CEO / GEC Members /
Program owner / Program Controller)

Monthly

Roles & Responsibilities

o Strategic guidance
o Resources / Financial Approval
o Tracking of:
Main criticalities
Major milestones
Financial performance

Staff Meetings
(Program Mgr / Central PMO /
1st Level Staff)

Weekly

Financial & Funding Follow-up

(Program Mgr / Program Controller/
Financial & Funding staff)

Monthly

Operational Follow-up
(internally on each Frontline)
(Frontline Owners / Local PMOs /
Frontline teams)

External Relevant
Stakeholders

Weekly

Regularly

(Program owner / specific staff)

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o Tracking of (for each frontline):

Main deliverables / timing / criticalities
Punch List assignments

o Financial performance evaluation

o Funding tracking
o Risks & Opps
o
o
o
o

Deliverables verification
Quality assurance and control
Tracking of timing and internal budgets
Risks and Issues monitoring and control

o
o
o
o

Government relationship management

Press & Public Opinion
Main suppliers
Society representatives
March, 2015

25

Pernambuco Program
Status Update Reporting Standards
A single PPTx file for the Status Update Report

Level 0 High Level Status Update

Drill Down

Level 1 Deeper details

Drill Down
Level n in-depth information

The Reporting Philosophy

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March, 2015

26

Renegade
WE
ARE

JEEP

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March 27th, 2015

27

A Filosofia do PMO

Devemos nos ver como maiores que

os problemas que enfrentaremos,
nos igualarmos real dimenso dos
projetos em que acreditamos,
... e servirmos a todos, incluindo
o menor dentre todos os que nos solicitarem.

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March, 2015

28

Obrigado!

PMO Summit 2015 - 5 Ps Governana Portfolios & Projetos - Roberto Gattoni, MSc, PMP

March 27th, 2015

Os 5 Ps para a implantao da
Governana de Portflios e Projetos
Roberto L. C. Gattoni, MSc, PMP
Head of Corporate PMO / Jeep PE Program Central PMO
FCA - Fiat Chrysler Automobiles LATAM

Rio de Janeiro, Brazil

March, 2015