MANEJO DE REUNIONES PRESENCIALES Y VIRTUALES

Manejo de Reuniones Presenciales i

Cmo facilitar reuniones eficaces.
La facilitacin es la clave para obtener los resultados deseados y lograr la
satisfaccin de los miembros de la junta. Las reuniones eficaces comienzan
con la revisin del orden del da, los objetivos y los resultados anticipados, y
aprovechan sabiamente la informacin o el trabajo realizado antes de la
reunin (lo cual tambin refuerza la preparacin de los miembros para la
reunin). Las reuniones eficaces tambin aprovechan de la mejor manera el
tiempo, comenzando y terminando a tiempo. La facilitacin sobresaliente
debe promover la interaccin positiva entre los miembros de la junta y
mantener su inters y participacin durante toda la reunin. La facilitacin
eficaz de las reuniones minimiza las actividades que desperdician el tiempo,
tales como las conversaciones paralelas o frecuentes dilogos fuera del
tema. Los facilitadores eficaces deben ser sensibles ante las necesidades de
los miembros de la junta y sus sensibilidades respecto a temas especficos; y
en el caso de juntas pluriculturales, ser necesaria una sensibilidad an
mayor. No se debe pasar por alto el entorno fsico (y los alimentos) como
elementos positivos para la eficacia de las reuniones de la junta.

Evaluacin del proceso de la reunin.

La evaluacin regular de la reunin en general (510 minutos al final, tal vez
simplemente en mesa redonda) puede aportar a la eficacia global del trabajo
de la junta hacer an ms efectivas las reuniones en arrojar resultados para
la organizacin. La evaluacin de las reuniones puede
resaltar reas para el mejoramiento, as como congratular a
Hay
Hay una
una gua
gua
la junta por sus fortalezas. Tambin puede ser beneficioso
simple para recibir
que los dilogos de las sesiones sean evaluados por un
realimentacin de
la reunin de junta
observador neutro. Cuando las juntas deban mantener
en herramientas
reuniones largas, tal vez el presidente o facilitador quiera
comprobar la satisfaccin durante 5 minutos cada dos horas,
posibilitando as la incorporacin inmediata de las sugerencias de los
participantes. La evaluacin puede incluir los aspectos valiosos e intiles de
la reunin, la pertinencia de los temas tratados, los niveles de participacin,
la gestin del tiempo, etc. Cuando la evaluacin es escrita, el secretario debe
resumir los aportes de los miembros de la junta y hacerlos disponibles para
su anlisis en la siguiente reunin.

Seguimiento eficaz de las reuniones.

Es ms probable que los miembros de la junta aporten a los resultados
acordados en la reunin cuando comienzan a actuar enseguida. Una

excelente manera de promover la accin inmediata consiste en disponer de

las actas lo antes posible. Idealmente, las actas y los documentos
relacionados deben ser distribuidos dentro de un da laborable.Sin embargo,
para obtener los mejores resultados, se deben realizar los planes de
seguimiento durante las reuniones, incluyendo las acciones especficas, los
miembros de la junta responsables de cada accin, detalles de lo que implica
completar la accin, y unos plazos razonables. Es posible aumentar la
eficacia en el logro de estos resultados mediante un plan de seguimiento
entre reuniones, pero ser potenciada principalmente mediante una cultura
de rendicin de cuentas por los resultados aprobados en cada reunin.

Manejo de las reuniones virtuales

En su mayora, los lineamientos para la eficacia de las reuniones
presenciales se aplican tambin a las virtuales: prepararse por adelantado,
comenzar y terminar a tiempo, definir los objetivos, etc. Y deben hacerse los
mismos preparativos cuidadosos, especialmente si se utilizan tecnologas
complejas. De hecho, la falta de destrezas para facilitar una reunin
presencial puede afectar an ms las reuniones virtuales. A la vez, stas son
muy diferentes, por lo que es importante manejarlas como corresponde.
Al organizar las reuniones virtuales de una asociacin, es importante
distinguir entre aquellas reuniones que tienen una audiencia en un mismo
saln y algunos participantes remotos, y aquellas donde todos los
participantes asisten desde lugares remotos, ya que no es fcil satisfacer las
necesidades de ambas audiencias al combinarlas. Actualmente, las
videoconferencias enriquecen la experiencia sin necesariamente tornarla
ms sencilla, y las nuevas tecnologas desafan constantemente la
facilitacin e interaccin mediada de las reuniones. En todo caso, un
principio ureo para los organizadores es el de pensar continuamente en la
perspectiva de los usuarios remotos, especialmente cuando no existe
contacto visual, para motivar la participacin.
La participacin constituye un elemento clave en las reuniones virtuales,
pero hay ms posibilidades de distraccin que en las reuniones presenciales
(email, chats u otros, por ejemplo), las cuales podran restar de la eficacia
de una reunin. Es esencial promover la colaboracin, participacin y
retroalimentacin, por lo que se deben explorar diferentes tcnicas y
recursos para asegurarlas, desde la seleccin cuidadosa de preguntas que
requieren de intervenciones cortas de todos los participantes, hasta los
utilitarios interactivos de los programas para conferencias virtuales (como
por ejemplo las encuestas instantneas).

Los miembros de la junta no siempre se encuentran en el mismo huso

horario, lo cual debe ser considerado por anticipado. Es importante conocer
la hora para cada participante y el impacto en su participacin, ya que el
hecho de pedir a algunos miembros sacrificar su descanso para el almuerzo,
madrugar al trabajo o quedarse hasta muy tarde, puede influir de diferentes
maneras en sus dilogos. Por otra parte, cuando no existen muchas opciones
en cuanto al cronograma, puede ser necesario alternar los horarios y ser
flexibles, para que todos los miembros de la junta se sientan cmodos. ii
La tecnologa tambin debe aportar a la eficacia de las reuniones. Con el
mayor nmero de posibilidades, puede parecer difcil determinar los recursos
ms apropiados para un encuentro virtual (reuniones en vivo, sistemas de
apoyo grupal o herramientas para la elaboracin cooperativa de
documentos, entre otros), pero la tecnologa debe servir a los propsitos de
la reunin, o impedir las interacciones en vez de facilitarlas. Seleccionen
las herramientas tecnolgicas que mejor apoyen a los diferentes tipos de
reuniones virtuales: comunicacin, recopilacin de datos, generacin de
ideas, fortalecimiento de equipos, resolucin de problemas, y toma de
decisiones". iii La tecnologa requerida debe ser determinada por la agenda
de la reunin y los recursos tecnolgicos disponibles a todos. El presidente
de la junta y el facilitador de la reunin deben asegurar adems que cada
participante sepa utilizar los recursos tecnolgicos escogidos, que los
recursos necesarios estn instalados por adelantado, y que exista un plan de
respaldo en caso de eventuales fallas.

Vase Heathfield, Susan, Effective Meetings Produce Results: Tips for Meeting Management. Ensure Results
by your Actions during the Meeting, About.com: Human Resources, disponible en
http://humanresources.about.com/od/meetingmanagement/a/meetings_work_2.htm. Existe abundante
literatura sobre cmo facilitar reuniones, y aqu slo se incluyen algunos aspectos fundamentales.

ii

Vase Schindler, Esther (2008). Running an Effective Teleconference or Virtual Meeting, disponible en
http://www.cio.com/article/print/184550.

iii

Nancy SettleMurphy, directora y propietaria de Guided Insights, citada en Schindler, art. cit.