Unidad 2.

Planificacin y Preparacin de Auditoras

Actividad: Planificacin y preparacin de auditoras
Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
determine y desarrolle el programa y plan de auditora que contribuya a la
determinacin de la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad de su
empresa.
Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la
normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos:
1. Diseo del programa de auditoras1: el programa de auditora que disee
debe contener lo siguiente:
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Objetivos y alcance del programa de auditora.

Cronograma de las auditoras a realizar en el ao.
Criterios de auditora.
Auditores seleccionados por procesos.
Recursos necesarios.
Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditora.

2. Diseo del plan de auditora: el plan de auditora que disee debe contener lo
siguiente:
a.
b.
c.
d.

Objetivos y alcance de la auditora.

Procesos a ser auditados.
Criterios de auditora y documentacin de referencia.
Ubicacin, fechas, tiempo esperado y duracin de las actividades de
auditora.
e. Mtodos de auditora a utilizar.
f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

1 Programa de auditoras: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para

un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el

desarrollo de esta actividad.
Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la
plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 2 / Actividad
Planificacin y preparacin de auditoras.
No olvide realizar la actividad interactiva, el aporte al foro temtico y la evaluacin
de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades / Actividades
unidad 2.
Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.
Criterios de evaluacin
Disea un programa de auditora teniendo en cuenta la empresa en la que se
aplica y los criterios para su desarrollo.
Establece un plan de auditora teniendo en cuenta los criterios necesarios para su
elaboracin y su aplicabilidad en la empresa.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.

SOLUCION
1. Programa de auditoria
Objetivo: Verificar la conformidad de la Entidad en el cumplimiento de las Normas,
polticas, Procesos, Planes, Programas, Proyectos y Procedimientos. As mismo que el
sistema de Gestin de Calidad este implementado de acuerdo con la norma NTC ISO
9001
Alcance: Aplica a los procesos Gestin administrativa y financiera; y Gestin de
atencin al usuario
Recursos:
Recurso humano, Auditores Internos de calidad
Recurso tecnolgico, Hardware y Software
Recurso fsico, muebles, papelera, oficinas
Proceso

Objetivo

Criterio

Responsable

Fecha

Fecha

Gestin
administrativa
y financiera

Gestin de
atencin al
usuario

Verificar el
cumplimiento
de los
objetivos,
procedimiento
y actividades
del proceso de
Gestin
administrativa
y financiera de
acuerdo a la
norma NTC
ISO 9001
Verificar el
cumplimiento
de los
objetivos,
procedimiento
y actividades
del proceso de
Gestin
administrativa
y financiera de
acuerdo a la
norma NTC
ISO 9001

auditoria

inicial

final

Norma
ISO
9001

Sindy Ramos
(Jefe de oficina
de Control
Interno)
Carlos
Rodrguez
(Profesional en
Evaluacin y
Auditoria)

22 de
Agosto de
2016

30 de
Septiembr
e 2016

Norma
ISO
9001

Sindy Ramos
(Jefe de oficina
de Control
Interno)
Carlos
Rodrguez
(Profesional en
Evaluacin y
Auditoria)

3 de
Octubre
de 2016

25 de
Octubre de
2016

Riesgos:
Riesgo de planificacin, recursos, en la seleccin del equipo auditor, en la
implementacin del programa, en el monitoreo, revisin y mejora del programa de
auditoria.

2. Plan de auditora
Proceso: Gestin administrativa y financiera
Objetivo: Verificar el cumplimiento de los objetivos, procedimiento y actividades del
proceso de Gestin administrativa y financiera de acuerdo a la norma NTC ISO 9001
Alcance: Actividades desarrolladas en el ao 2015
Hor
Hora
Criteri
a
Equipo
Actividades
Fecha
inici
Lugar
Recursos
o
fina
auditor
al
l
Recurso
humano,
Sindy
Auditores
Ramos
Internos
(Jefe de
de calidad
oficina de
Recurso
Control
Oficina
tecnolgic
Interno)
Norma
Procedimient
Del 22 al
designada
o,
Carlos
NTC
8:00 5:00
o de
26 de
por la
Hardware
Rodrgue
ISO
Am
Pm
y
tesorera
Agosto
organizaci
z
9001
Software
n
(Profesion
Recurso
al en
fsico,
Evaluaci
muebles,
ny
papelera,
Auditoria
oficinas

Procedimient
o de caja
menor

Norma
NTC
ISO
9001

Del 29 de
Agosto al
1 de
Septiemb
re

8:00
Am

5:00
Pm

Oficina
designada
por la
organizaci
n

Sindy
Ramos
(Jefe de
oficina de
Control
Interno)
Carlos
Rodrgue
z
(Profesion
al en
Evaluaci
ny
Auditoria

Recurso
humano,
Auditores
Internos
de calidad
Recurso
tecnolgic
o,
Hardware
y
Software
Recurso
fsico,
muebles,
papelera,
oficinas

Procedimient
o de
presupuesto

Procedimient
o de seguros

Procedimient
o de fiducia

Norma
NTC
ISO
9001

Del 2 al 7
de
Septiemb
re

Norma
NTC
ISO
9001

Del 8 al
13 de
Septiemb
re

Norma
NTC
ISO
9001

Del 14 al
19 de
Septiemb
re

8:00
Am

5:00
Pm

8:00
Am

5:00
Pm

8:00
Am

5:00
Pm

Oficina
designada
por la
organizaci
n

Oficina
designada
por la
organizaci
n

Oficina
designada
por la
organizaci
n

Sindy
Ramos
(Jefe de
oficina de
Control
Interno)
Carlos
Rodrgue
z
(Profesion
al en
Evaluaci
ny
Auditoria

Sindy
Ramos
(Jefe de
oficina de
Control
Interno)
Carlos
Rodrgue
z
(Profesion
al en
Evaluaci
ny
Auditoria
Sindy
Ramos
(Jefe de
oficina de
Control
Interno)
Carlos
Rodrgue
z
(Profesion
al en

Recurso
humano,
Auditores
Internos
de calidad
Recurso
tecnolgic
o,
Hardware
y
Software
Recurso
fsico,
muebles,
papelera,
oficinas
Recurso
humano,
Auditores
Internos
de calidad
Recurso
tecnolgic
o,
Hardware
y
Software
Recurso
fsico,
muebles,
papelera,
oficinas
Recurso
humano,
Auditores
Internos
de calidad
Recurso
tecnolgic
o,
Hardware
y
Software

Evaluaci
ny
Auditoria

Procedimient
o de
arredramient
os

Procedimient
o de
contabilidad

Norma
NTC
ISO
9001

Norma
NTC
ISO
9001

Del 20 al
23 de
Septiemb
re

Del 26 al
30 de
Septiemb
re

8:00
Am

8:00
Am

5:00
Pm

5:00
Pm

Mtodo:
En la fase de planificacin
Revisin de la informacin documentada
Observacin del trabajo documentado

Oficina
designada
por la
organizaci
n

Sindy
Ramos
(Jefe de
oficina de
Control
Interno)
Carlos
Rodrgue
z
(Profesion
al en
Evaluaci
ny
Auditoria

Oficina
designada
por la
organizaci
n

Sindy
Ramos
(Jefe de
oficina de
Control
Interno)
Carlos
Rodrgue
z
(Profesion
al en
Evaluaci
ny
Auditoria

Recurso
fsico,
muebles,
papelera,
oficinas
Recurso
humano,
Auditores
Internos
de calidad
Recurso
tecnolgic
o,
Hardware
y
Software
Recurso
fsico,
muebles,
papelera,
oficinas

Recurso
humano,
Auditores
Internos
de calidad
Recurso
tecnolgic
o,
Hardware
y
Software
Recurso
fsico,
muebles,
papelera,
oficinas

Visita a espacios de trabajo

Completar la lista de verificacin

En la fase de realizacin
Conducir la entrevista
Completar la lista de verificacin y cuestionario con la participacin del auditado
Revisin documental con participacin del auditado
Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor:

Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito

asignado, en coordinacin con las unidades administrativas correspondientes.
Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados,
tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las condiciones
tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales
como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de
auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre otros.
Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de
lograr el objetivo general propuesto para la auditora especfica.
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la
asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan eficientemente con
sus obligaciones
Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la
planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas
crticas.

Proceso: Gestin de atencin al usuario

Objetivo: Verificar el cumplimiento de los objetivos, procedimiento y actividades del
proceso de Gestin de atencin al usuario de acuerdo a la norma NTC ISO 9001
Alcance: Actividades desarrolladas en el ao 2015
Hora Hor
Criteri
Equipo
Actividades
Fecha inicia
a
Lugar
Recursos
o
auditor
l
final
Procedimient Norma
Del 3
8:00 5:00
Oficina
Sindy
Recurso
Ramos
humano,
o de quejas,
NTC
al 25
Am
Pm
designada
(Jefe de
Auditores
reclamos
ISO
de
por la
oficina
de
Internos
sugerencias
9001
Octubr
organizaci
Control
de calidad
y/o consultas
e
n
Interno)
Recurso
Carlos
tecnolgic
Rodrguez o,

(Profesion
al en
Evaluacin
y Auditoria

Hardware
y Software
Recurso
fsico,
muebles,
papelera,
oficinas

Mtodo:
En la fase de planificacin
Revisin de la informacin documentada
Observacin del trabajo documentado
Visita a espacios de trabajo
Completar la lista de verificacin
En la fase de realizacin
Conducir la entrevista
Completar la lista de verificacin y cuestionario con la participacin del auditado
Revisin documental con participacin del auditado
Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor:

Elaborar la planificacin anual de la auditora de acuerdo con el mbito

asignado, en coordinacin con las unidades administrativas correspondientes.
Organizar equipos de auditora para realizar los exmenes programados,
tomando en cuenta para su integracin, entre otros aspectos, las condiciones
tcnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
Programar las auditoras a base de los criterios y estndares mnimos, tales
como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecucin, nmero de
auditores por equipo y las instrucciones especficas, entre otros.
Apoyar e incentivar la participacin activa de los auditores, con el propsito de
lograr el objetivo general propuesto para la auditora especfica.
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecucin del trabajo, la
asistencia tcnica necesaria para que stos cumplan eficientemente con
sus obligaciones
Conocer y aprobar el informe sobre la planificacin preliminar y la
planificacin especfica previa a la ejecucin del trabajo y examen de reas
crticas.

3. Conclusiones
En el desarrollo de las auditoras es fundamental establecer una excelente
comunicacin entre el auditor lder, la alta gerencia y el personal auditado,
manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la mxima
cooperacin de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.
Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los
requisitos internos de la empresa, sino tambin los requisitos externos y su
interiorizacin en la organizacin, tales como normas ambientales, regulacin de
empaques, normas fitosanitarias.
El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede llevarla
a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una
auditora sera y eficiente debera ir ms all de lo interno a la
organizacin.
El mejoramiento continuo ha de ser una filosofa dentro de la organizacin y no
una imposicin de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratacin.