UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL

DR. RAFAEL MARIA BARALT

PROGRAMA INGENIERIA Y TECNOLGIA
PROYECTO INGENIERIA DE GAS

CATEDRA: PLANIFICACION Y CONTROL DE PROYECTOS

PROF: ING. DESIREE MEDINA R.

UNIDAD II. FUNDAMENTOS DE PLANIFICACION
1. Qu es la planificacin?
La planificacin consiste en formular soluciones para una situacin insatisfactoria
mediante la determinacin de los resultados que mejor atendern a los problemas y
necesidades que se hayan identificado y las medidas y recursos necesarios para lograr
dichos resultados. Es el fundamento de una buena gestin y rendicin de cuentas del
desempeo.
Tambin se puede considerar que la planificacin es un proceso de eleccin entre
diferentes cursos de accin y de priorizacin de los pasos por seguir a fin de modificar de
manera favorable una situacin determinada. Por lo comn, el tiempo y los recursos
(materiales, financieros y humanos) son limitados. Estas dos limitaciones tienen una
consecuencia directa sobre la capacidad de una organizacin para mejorar o resolver una
situacin problemtica. Por esa razn, la planificacin es un elemento sumamente crucial, en
particular en organizaciones pequeas dotadas de una capacidad restringida.
Muchas veces, se considera que la planificacin es un ejercicio arduo, complejo e
inaccesible, que debera quedar reservado a tcnicos especializados con competencias
especiales.
En realidad, sin embargo, todos planificamos todo el tiempo en nuestra vida cotidiana:
quin no ha tenido que mudarse u organizar una fiesta o un viaje? En estos y en muchos
otros aspectos de nuestra vida, tenemos que planificar lo que queremos hacer y con
quin queremos hacerlo, los pasos que vamos a seguir y lo que necesitamos para hacerlo.
Elementos de la planificacin:

Objetivos (Qu?)
Problema que se resuelve con un objetivo (Para qu?)
Las actividades (Cmo?)
Recursos o medios para los ejecutores (Con qu?)
Cronologa, secuencia y tiempo (Cundo o en cuanto tiempo?)
En que cantidad, la meta (Cunto?)
Responsables y ejecutores (Quines?)
En que lugar (Dnde?)

2. Niveles de planificacin

Aunque prcticamente todo se puede planificar, no siempre son idnticas las

modalidades con arreglo a las cuales formulamos los planes y los ejecutamos. Es preciso
establecer diferentes niveles de planificacin de acuerdo con las metas que pretenda el
proceso de planificacin.
2.1. Planificacin estratgica
La planificacin estratgica es el proceso de decidir dnde quiere llegar la organizacin
y por qu y, seguidamente, de elegir entre diferentes cursos de accin a fin de asegurar
la mejor posibilidad de llegar a destino. Ayuda a una organizacin a definir con claridad
las medidas a adoptar frente a las oportunidades y desafos emergentes, manteniendo
al propio tiempo la coherencia y la sostenibilidad a largo plazo. Por lo comn
corresponde al largo plazo (aproximadamente un mnimo de tres o cuatro aos, hasta
10 aos). Orienta la direccin general de una organizacin mediante el enunciado de
una visin y una misin y de las metas o los objetivos estratgicos necesarios para
hacerlas realidad.
2.2. Planificacin operacional
Por planificacin operacional se entiende el proceso de determinar la forma en que los
objetivos enunciados en el plan estratgico se harn realidad sobre el terreno.
La relacin entre planificacin estratgica y operacional es tambin un proceso
cclico,en el que la experiencia de la planificacin operacional sirve para informar la
planificacin estratgica y la planificacin estratgica, a su vez, informa la orientacin general
de la planificacin operacional. Los planes operacionales muchas veces se componen de
varios programas que, a su vez, constan de varios proyectos. Los proyectos y
programas consisten en varias actividades, que son los elementos ms pequeos para
los cuales planificamos.

3. Planificacin de Proyectos. Conceptos.

Proyecto
Segn la Gua Fundamentos de la Direccin de Proyectos, PMBOK, 2004, Un proyecto es es
un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico.
Gestin de Proyectos
Proceso por el cual se planifica, dirige y controla el desarrollo de un proyecto, con un costo
mnimo y dentro del periodo de tiempo del proyecto.
Planeamiento, programacin y control.
La Planeacin requiere desglosar el proyecto en actividades, estimar recursos, tiempo e
interrelaciones entre actividades.
La Programacin requiere detallar fechas de inicio y terminacin.

El Control requiere informacin sobre el estado actual y analiza posibles trueques cuando
surgen dificultades.

4. Qu se entiende por planificacin de proyectos?

Todo proyecto conlleva la realizacin de una serie de actividades para su desarrollo.La
distribucin en el tiempo de dichas actividades y la consideracin de los recursos necesarios
son las funciones a desarrollar en la planificacin de proyectos.
El objetivo de la planificacin de proyectos es obtener una distribucin de las
actividades en el tiempo y una utilizacin de los recursos que minimice el coste del proyecto
cumpliendo con los condicionantes exigidos de: plazo de ejecucin, tecnologa a utilizar,
recursos disponibles, nivel mximo de ocupacin de dichos recursos, etc.
Por tanto la planificacin de proyectos es una programacin de actividades y una
gestin de recursos para obtener un objetivo de coste cumpliendo con los condicionantes
exigidos por nuestro cliente.
La Planificacin de Proyectos forma parte de la Gestin de Proyectos.
Es el proceso para cuantificar, el tiempo y recursos que costar un proyecto.
La finalidad del Planeamiento de Proyecto es crear un Plan de Proyecto que un
Gestor de Proyecto pueda usar para acompaar el progreso de su equipo.

5. Proceso de Planificacin de un Proyecto

Esta es a menudo la fase ms difcil para un director de proyecto, ya que tiene que
hacer un importante esfuerzo de abstraccin para calcular las necesidades de personal,
recursos y equipo que habrn de preverse para lograr la consecucin a tiempo y dentro de
los parmetros previstos. Asimismo, tambin es necesario planificar comunicaciones,
contratos y actividades de adquisicin. Se trata, en definitiva, de crear un conjunto completo
de planes de proyecto que establezcan una clara hoja de ruta.
Cul es el objetivo de la fase de planificacin?
Establecer el alcance total del esfuerzo.
Definir y refinar los objetivos.
Planear el curso de accin necesario para alcanzar dichos objetivos.
Prever qu documentacin se utilizar para llevar a cabo el proyecto.

6. Pasos del Proceso de Planificacin de Proyectos

6.1. Anlisis del proyecto:
En esta fase se realiza un diagnstico de la relacin entre el proyecto y el medio al que se
dirige, fijando, adems, su grado de viabilidad. Es recomendable hacer una divisin de los
factores en reas del siguiente tipo: econmicas, sociales, polticas, tecnolgicas o
geogrficas, entre otras. Si alguna de stas arroja resultados incompatibles con la naturaleza

del proyecto, es preciso introducir las reformas necesarias.

6.2. Definicin de objetivos:
Confirmada la viabilidad del proyecto, el siguiente paso es establecer sus objetivos. Es decir,
dar respuesta a una serie de preguntas relacionadas: qu busca la empresa con el proyecto,
para qu lo lleva a cabo, dentro de qu valores y principios lo enmarca y qu resultados
espera tras su puesta en marcha. Los objetivos ayudan a centralizar toda la informacin que
se genera en torno al plan y, a la vez, guan la toma de decisiones de las personas que estn
a cargo. Adems, una vez ha terminado el proceso, son una buena herramienta para evaluar
la eficacia del proyecto.
6.3. Identificacin de recursos:
En esta fase, los encargados del plan establecen las herramientas, instrumentos y medios
con los que cuentan para la ejecucin del proyecto. Estos medios pueden ser de varios tipos:
humanos, econmicos, tecnolgicos, fsicos y virtuales (pginas web, blogs, entre otros
recursos digitales). Es una buena tcnica para determinar los puntos dbiles de un proceso.
En la mayora de los casos, los gestores del proyecto echan mano de un presupuesto o
inventario que les permita tener un mejor diagnstico de los recursos que se podran
emplear.
6.4. Plan de trabajo:
Hechas todas estas valoraciones, el proyecto entra en su fase decisiva: determinar las
fechas, los plazos de ejecucin, las labores que se llevarn a cabo y las estrategias que se
pondrn en marcha. Un plan de trabajo es, en esencia, la hoja de ruta de un proyecto. Sin
embargo, no debe ser una camisa de fuerza para quienes lo elaboren; al contrario, es preciso
que se conceda un cierto margen para aquellas eventualidades que se puedan generar
durante la ejecucin.
6.5. Valoracin de los resultados:
En esta ltima fase, los gestores deben responder a una pregunta fundamental: se han
cumplido los objetivos iniciales? Lo ms habitual es que se elabore un documento que recoja
las principales conclusiones del proyecto.

Qu actividades tienen lugar durante la etapa de planificacin?

a) Elaborar el plan de proyecto inicial: debe reflejar el consenso sobre los elementos
crticos del proyecto, apuntando el modo en que ste se va a gestionar. Es importante que
logre:
-Crear la estructura de desglose del trabajo.

-Desarrollar el diagrama de red.

-Determinar las necesidades de recursos.
-Determinar el presupuesto del proyecto.
-Reflejar la organizacin del proyecto.
-Especificar la metodologa de control y gestin del cambio.
-Definir las limitaciones del proyecto, los supuestos y los riesgos.
-Crear un plan de comunicacin.
-Proporcionar un plan de gestin de la calidad.
-Desarrollar un plan de adquisiciones.
b) Plan de comunicacin: esta herramienta tiene el objetivo de ayudar a transmitir la
informacin correcta, a las personas adecuadas, en el momento preciso. Informa acerca de
objetivos, estrategias, actividades y plazos en un mbito de coherencia. Puede servir
tambin para crear un programa de eventos de comunicacin que asegure que todos los
participantes en el proyecto se hallan siempre bien informados. Es vital para el xito de
cualquier proyecto y por eso ha de proporcionar:
Listado de los grupos de inters de comunicaciones.
Definicin de las necesidades de comunicacin de los interesados.
Identificacin de los eventos de comunicacin requeridos.
Mtodo y frecuencia de cada evento.
Asignacin de recursos a los eventos de comunicacin.
Construccin de una agenda de eventos de comunicacin.
c) Plan de gestin de recursos: resume el nivel de recursos necesarios para completar un
proyecto. Un plan de recursos debidamente documentado especificar con exactitud las
necesidades de mano de obra, equipos y materiales necesarios para completar el proyecto.
Esta plantilla de planificacin de recursos tambin ayuda a obtener la aprobacin del
patrocinador y describe:
-Tipos de mano de obra necesarios para el proyecto.
-Funciones y responsabilidades principales para cada
tipo de trabajo.
-Nmero de personas necesarias para cubrir cada rol.
-Las partidas de cada equipo que se utilizarn.
-Tipos y cantidades de equipos necesarios.
-Importe total de los materiales necesarios.
d) Plan de gestin financiera: permite establecer un presupuesto, contra el cual se mide el
gasto. Identifica la inversin mnima necesaria para cumplir con los objetivos especficos,
definiendo todos los diferentes tipos de gastos en que el proyecto incurrir (mano de obra,
equipos, materiales y costos de administracin), junto con una estimacin del valor de cada

gasto. Debe ser claro en el establecimiento del gasto total y conviene que se asocie a un
calendario, dividiendo cada partida por etapas. Para un director de proyecto, conseguir
financiacin es una de las tareas ms importantes y, por eso, si se quiere asegurar un
resultado positivo, hay que seguir las mejores prcticas en planificacin financiera que
recomiendan no pasar por alto:
-Tipos de costes laborales.
-Las partidas de equipo necesarios.
-Varios materiales necesarios por el proyecto
-Los costos unitarios de la mano de obra, equipos y materiales.
-Otros tipos de costos, tales como la administracin.
-Cantidad de dinero para contingencias necesario.
e) Plan de gestin de calidad: ayudar a establecer los objetivos de calidad que garanticen
que los entregables producidos, cumplen con las necesidades del cliente, adems de con la
legalidad vigente. Por eso, este plan ha de comprender la siguiente informacin:
-Identificacin de los requisitos de los clientes.
-Criterios de calidad establecidos para estos productos entregables.
-Definicin de estndares de calidad.
-Acuerdo de los objetivos fijados con los clientes.
f) Proyecto de Anlisis de Riesgos: busca identificar todos los posibles riesgos que
pueden presentarse para prever su mitigacin, planificar su prevencin y trabajar en los
medios de eliminacin que se emplearn, caso de producirse el riesgo esperado. Debe
incorporar:
-Identificacin de los riesgos.
-Estudio de supuestos.
-Categorizacin y priorizacin de cada riesgo.
-Probabilidad de que los riesgos ocurran.
-Clculo del impacto de cada riesgo en el proyecto,
caso de producirse.
g) Plan de aceptacin: es un acuerdo con el cliente estructurado en torno a un calendario
de tareas. Incluye una lista de las prestaciones, actividades de prueba de aceptacin,
criterios y normas que deben cumplirse, as como el plazo para su finalizacin. En esta
actividad ha de contemplarse la:
-Creacin de una lista completa de todas las prestaciones del proyecto.
-Confeccin de un listado de los criterios para obtener la aceptacin del cliente.
-Puesta en prctica de las normas de aceptacin que deben cumplir.

h) Plan de compras y gestin de proveedores: delimita las necesidades de

aprovisionamiento, describe el proceso contractual de nombramiento de proveedores y
define el proceso para la adquisicin de cada producto, programando tambin los plazos
para la entrega. Incluye:
- Requisitos de contratacin.
-Elementos necesarios para completar las adquisiciones y su justificacin financiera.
-Recopilacin de informacin sobre los distintos proveedores.
-Solicitud de presupuestos.
-Seleccin y contratacin de proveedores.
i) Revisin de la fase: durante esta etapa de revisin se decidir si se debe o no continuar
con la siguiente fase del proyecto. Si se aprueba la propuesta, la siguiente fase del proyecto
puede ser iniciada.