Control de Documentos y

Registros
CODIGO PROC CDR 07

Procedimiento obligatorio del Sistema de

Gestin de Calidad Control de Documentos y
Registros
Cdigo :PROC-CDR-

Versin formato: 07

Vigencia documento: 03/03/2013

Pgina 2 de 14

Procedimiento Obligatorio del Sistema de Gestin de Calidad

Control de documentos y registros.
1. Objetivo
Establecer la metodologa para generar, aprobar, distribuir y controlar los documentos
asociados a los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Corporacin Municipal
de Lo Prado; segn el modelo Normativo ISO 9001.Ademas, establece la metodologa para
asegurar que los registros estn debidamente identificados, almacenados, protegidos,
accesibles, legibles; as como el tiempo de retencin y su disposicin

2. Alcances
El procedimiento se aplica a todos los documentos y registros que son parte del alcance del
Sistema de Gestin de Calidad, segn el requisito 4.2 de la Norma ISO 9001.

3. Trminos y Definiciones
Concepto

Definicin

SGC

Sistema de Gestin de calidad

SG

Secretario General

RP

Responsable de proceso

CMLP

Corporacin Municipal de lo Prado

RDGC

Representante de la Direccin de SGC

Documento interno

Son documentos controlados, generados dentro de la CMLP forma

parte del Sistema de Gestin de Calidad Ejemplo: Manual de
calidad, revisin de SGC, procedimientos, Instructivos, lista de
seguimiento, matrices, informes, actas, planes, programas.

Documento externo

Son documentos controlados, de origen externo al SGC , ejemplo:

Normal legales, Reglamentos, Decretos, Resoluciones tcnicas u

Procedimiento obligatorio del Sistema de

Gestin de Calidad Control de Documentos y
Registros
Cdigo :PROC-CDR-

Versin formato: 07

Vigencia documento: 03/03/2013

Pgina 3 de 14

otros ;por la cual se rige el que hacer de la CMP

Documento
Controlado

Se entiende como documento controlado todo documento que

forma parte del Sistema de Gestin de Calidad y que requiere de
una lista de distribucin, de forma de asegurar que sean usados
slo los documentos vigentes, previendo el uso no intencionado de
documentos obsoletos, para la realizacin de las actividades. Los
documentos se clasifican de acuerdo a su origen como internos o
externos.

Documento
Obsoleto

Documento que ha sido

inmediatamente siguiente.

Procedimiento

Proceso documentado. Su objetivo es especificar las actividades

que el personal debe realizar en cada proceso.
Manera especfica de realizar una actividad. Su objetivo es
complementar los pasos de un proceso, detallando ms claramente
los caminos a seguir para que el proceso cumpla con la calidad
esperada. Para efectos de este procedimiento, existe el instructivo
para la realizacin de procedimientos del SGC de la CMLP.

Instructivo:

reemplazado

por

la

versin

Diagrama de Flujo

Representacin grafica de secuencia de las actividades de un

proceso.

Formato

Documento empleado para el registrar informacin que da

evidencia de la ejecucin de una actividad. Normalmente, se debe
nombra en el anexo del procedimiento; y se encuentran disponibles
en la Web de la CMLP

Manual de la
Calidad ISO 9001

Documento controlado que describe el Sistema de Gestin de

Calidad y sus elementos.

Registros

Se entiende por registro, a todos los documentos generados como

resultados de un proceso y/o durante la ejecucin de una accin,
con fines de dejar una constancia que dicha accin fue hecha y
conservar sus resultados para posterior anlisis. El trmino
"registros" se refiere a informes, formularios, correspondencia y
cualquier otra documentacin que registre resultados obtenidos o

Procedimiento obligatorio del Sistema de

Gestin de Calidad Control de Documentos y
Registros
Cdigo :PROC-CDR-

Versin formato: 07

Vigencia documento: 03/03/2013

Pgina 4 de 14

proporcione evidencia de actividades realizadas. Dichos registros

pueden emitirse en forma de copia impresa, en medios electrnicos
u otros, establecindose en cada caso los respaldos necesarios.
Registros internos

Registros generados dentro de la CMLP

Registros externos

: Registros generados por cualquier organizacin, fuera de CMLP

Tiempo de retencin

Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben

permanecer disponibles en los archivos para su consulta. Este
tiempo siempre debe considerar las instrucciones emanadas por los
cuerpos legales respectivos

Medio de soporte

Los registros de calidad se archivan, pudiendo ser en soporte

informtico o en papel; tomndose las medidas precisas para
garantizar su perfecto estado de conservacin

Recuperacin

Acto que permite acceder a los registros de manera rpida. Por lo

tanto, el registro se puede localizar y acceder en los archivos y/o
carpetas tanto fsicas como electrnicas identificadas y destinadas
para su proteccin.
Actividad que protege los registros impresos colocndolos en
carpetas y archiveros bajo condiciones ambientales adecuadas para
su conservacin; evitando su maltrato, extravi o dao.
Nota: (si algn registro se daara o extraviara se deber reponer).
Adems, cuando un registro es electrnico, la cuida, realizando
respaldos quincenales de la informacin en dispositivos de
almacenamiento extrable; asimismo se cuenta con software
antivirus. Adicionalmente a su respaldo diario va servidor
establecido en la CMLP.
Indica el destino final de los registros, una vez que ha cumplido su
tiempo de retencin

Proteccin

Disposicin

4. Funciones y Responsabilidades
SG

Procedimiento obligatorio del Sistema de

Gestin de Calidad Control de Documentos y
Registros
Cdigo :PROC-CDR-

Versin formato: 07

Vigencia documento: 03/03/2013

Pgina 5 de 14

Aprueba toda la Documentacin del SGC. Todos los documentos del SGC deben
contar con aprobacin.

RSGC

Elaborar y/o revisar los documentos asociados a los procedimientos obligatorios del
SGC

Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera

distinta a lo establecido. Adems, debe actualizar la documentacin obligatoria del
SGC cada vez que se requiera

Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del

SGC

Difundir los Documentos del SGC

RP

Elaborar y/o revisar los documentos asociados a su proceso

Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera

distinta a lo establecido. Adems, debe actualizar la documentacin de su proceso
cada vez que se requiera.

Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del

SGC.

Procedimiento obligatorio del Sistema de

Gestin de Calidad Control de Documentos y
Registros
Cdigo :PROC-CDR-

Versin formato: 07

5. Diagrama de Flujo de proceso

Vigencia documento: 03/03/2013

Pgina 6 de 14

Procedimiento obligatorio del Sistema de

Gestin de Calidad Control de Documentos y
Registros
Cdigo :PROC-CDR-

Versin formato: 07

Continuacin

Vigencia documento: 03/03/2013

Pgina 7 de 14

Procedimiento obligatorio del Sistema de

Gestin de Calidad Control de Documentos y
Registros
Cdigo :PROC-CDR-

Versin formato: 07

Continuacin

Vigencia documento: 03/03/2013

Pgina 8 de 14

Procedimiento obligatorio del Sistema de

Gestin de Calidad Control de Documentos y
Registros
Cdigo :PROC-CDR-

Versin formato: 07

Vigencia documento: 03/03/2013

Pgina 9 de 14

6. Descripcin de las Actividades del proceso.

Etapa

Descripcin

Evidencia

Elaboracin de procedimientos e instructivos, registros y otros: el responsable de

proceso (RP) elabora su procedimiento y/o modificaciones segn el procedimiento
de Control de documento y registro del SGC de la Corporacin Municipal de Lo
Prado PROC-CDR-01. Adems, propone los documentos, formato, estructura,
especificaciones, matrices, etc. que sean necesarios para el cumplimiento de sus
objetivos y sus actualizaciones. Luego enva al Responsable del SGC para gestionar
la aprobacin y su distribucin de dichas modificaciones. El Responsable del SGC
asigna cdigo al documento de acuerdo al proceso especificado para ello PROCCDR-01.

Procedimiento
de control de
documento y
registros PROCCDR

Las modificaciones a los documentos se identificarn en el apartado Registro de

modificaciones donde se indicar la versin, fecha de la modificacin, principales
puntos modificados, y resumen de modificaciones.
Para el caso de los documentos externos, estos se controlan de acuerdo a la
informacin de versin u otros elementos identificatorios aportados por el emisor.
Respecto a los registros, el Usuario que tiene la necesidad de registrar un resultado
o una evidencia, debe informar a su jefatura su necesidad; en caso que no exista el
registro debe comunicarse con el Dueo de Proceso respectivo para que genere el
formato y luego se incorpore en el procedimiento. En ambos casos, el registro se
identificara por pro responsable del proceso. En el caso de un registro, se deber
evidenciar los resultados, garantizando que la informacin sea legible, por medio de
un registro.
2

Revisin y aprobacin de las versiones oficiales de los procesos e PROC-CDR

instructivos y otros: El RSGC es el responsable de lograr la aprobacin y
validacin a los documentos modificados o confeccionados por los RP y efectuar las
modificaciones y distribucin en el SGC. La aprobacin del documento se obtiene a
travs de la firmas en el apartado registro de modificaciones segn las
especificaciones del PROC-CDR. Este documento es considerado como copia
controlada que est disponible en el archivador de documento controlado que
posee cada RP.
En el caso de no ser aprobado, se realizan las modificaciones respectivas y se
presenta nuevamente. Si existe formato de documento interno previamente

Procedimiento obligatorio del Sistema de

Gestin de Calidad Control de Documentos y
Registros
Cdigo :PROC-CDR-

Versin formato: 07

Vigencia documento: 03/03/2013

Pgina 10 de 14

establecido, la revisin se realiza en cuanto a contenido y formato. El RSGC asigna

cdigo segn lo especificado en el procedimiento PROC-CDR-01
3

Publicacin de procedimientos e instructivo: RSGC es el responsable de publicar en

la pgina web e informar a la comunidad de las modificaciones a los documentos
oficiales del SGC y de los procedimientos. Los documentos publicados en pgina
web estn en formato PDF como copia no controlada lo que especifica al pie del
documento. Adems, no contienen firma para evitar el mal uso.
Control de documentos y registros: cada responsable de proceso (RP) es el
encargado de controlar sus documentos y registros necesarios para el
funcionamiento de sus procesos y el mtodo utilizado esta declarado en el manual
o procedimiento apartado control de registro segn PROC-CDR. El RPSGC es quien
controla los documentos internos de SGC y los externos
Adems, cada responsable de proceso posee una carpeta impresa de los
Documentos oficiales del SGC ; adems estn en PDF disponible en la pgina web
de la Corporacin Municipal de Lo Prado e identificado como Documento NO
Controlado

Los documentos obsoletos oficiales de SGC son resguardados por el RP en la

carpeta digital del SGC disponible para ello y se declara en cada control de registro
y contiene el timbre de agua documento Obsoleto en caso de ser necesario su
uso.
Almacenamiento de los registros: Los registros debern almacenarse de acuerdo a
lo establecido en cada procedimiento por el responsable. El registro debe
almacenarse en el lugar y por el tiempo de retencin que corresponda (se deben
cumplir las normativas legales al respecto). El responsable de almacenar el registro
debe protegerlo segn su medio de soporte y lugar de almacenamiento, para
garantizar que este sea recuperable para su uso y/o anlisis posterior.
Cada vez que se requiera acceder al registro, el responsable deber recuperar el
registro por medio de rutas, ya sea para una recuperacin digital o impresa. El
responsable de almacenar el registro debe preocuparse de mantener el registro
bajo las condiciones definidas en la matriz por el tiempo especificado como tiempo
de Retencin.
Cumplido el perodo de almacenamiento, el responsable debe disponer del registro
segn la accin definida en la columna Disposicin.

Publicacin en
la pgina web
(documento no
controlado)
PROC-CDR

Procedimiento obligatorio del Sistema de

Gestin de Calidad Control de Documentos y
Registros
Cdigo :PROC-CDR-

Versin formato: 07

Vigencia documento: 03/03/2013

Pgina 11 de 14

7. Control de registros ( ver instructivo estructura documental)

Almacenamiento

Identificacin
Lugar
/responsables

Medio de
Soporte

Proteccin

Recuperacin

Tiempo de
Retencin

Disposicin

Oficina

Of. de RSGC/
Matriz de
Control de
Documentos

Computador del
Responsable del
SGC

RD/notebook
RD/escritorio/
carpeta
corporacin/c
arpeta
Sistema de
gestin de
calidad
2012/carpeta
Sistema
electrnico computacion Obligatorios/c Hasta que
al
de arpeta
quede
respaldo cada Procedimient obsoleto
15 das
os
Obligatorios/c
arpeta
Procedimient
o ACP/ por
correlativo
/acta de
mejoramiento
xx

8. Indicadores de Cumplimiento ( ver instructivo estructura documental)

Carpeta digital
obsoleta

digital

Procedimiento obligatorio del Sistema de

Gestin de Calidad Control de Documentos y
Registros
Cdigo :PROC-CDR-

Vigencia documento: 03/03/2013

Versin formato: 07

INDICADORES:
FORMULA DE
CALCULO

DESCRIPCIN

Este proceso no cuenta con

indicadores de gestin

N/A

Pgina 12 de 14

META MBITO DIMENSIN SEGUIMIENTO

N/A

N/A

N/A

N/A

9. Referencias ( ver instructivo estructura documental)

Ref.1: Norma ISO 9001

10. Anexos ( ver instructivo estructura documental)

Anexo 1: Instructivo para realizar procedimientos del SGC
Anexo 2: Formato Procedimiento
Anexo 3: Formato Diagrama de Flujo
Anexo 4: Matriz Control de Documentos

11. Aprobacin y Control de los Cambios ( ver instructivo estructura documental)

Fecha
Modificaciones

Responsable

Fecha de
aprobacin de la
modificaciones

Responsable

Fecha de la
implementacin de
la modificacin

Responsable

Procedimiento obligatorio del Sistema de

Gestin de Calidad Control de Documentos y
Registros
Cdigo :PROC-CDR-

01/03/2013

Versin formato: 07

Responsable del
proceso

Vigencia documento: 03/03/2013

03/03/2013

Secretario
General

Pgina 13 de 14

03/03/2013

Representante
de la Direccin

Firmas de los
responsables.
Versin

Fecha

Principales Puntos
Modificados

Resumen de Modificaciones

00

02.11.2011

-Versin inicial

Estandarizacin

04

23.01.2012

- Registro de Modificaciones

05

15.11.2012

06

30-12-12

07

03/03/2013

Revisin y actualizacin completa - Modificacin del Objetivo y campo

del Manual de la Calidad
de aplicacin
- Modificacin de las Exclusiones del
alcance del SGC
- Modificacin de la Poltica de
Calidad y los objetivos
- Modificacin de la descripcin del
servicio
- Complementacin de los trminos
y definiciones
- Actualizacin del sistema
de
Gestin de la calidad
- Revisin y actualizacin de la
responsabilidad de la direccin
- Modificacin de la descripcin de la
gestin de los recursos
- Complementacin del proceso
realizacin del servicio
- Actualizacin de la descripcin del
proceso medicin, anlisis y mejora
- Modificacin de la aprobacin y
Control de los cambios.
Captulo 2: Descripcin de la - 2.2.3 Objetivos de la calidad
Corporacin Municipal de Lo - 2.3 Estructura OrganizacionalPrado
Organigrama
Estandarizar
- Hubo cambio en la versin del
manual de RRHH, Formulacin

- En Registro de Modificaciones, se
incorpora tabla para la identificacin
de los cambios en los documentos. En
responsables se elimina el nombre y se
deja estandarizado, en funcin del
cargo.

Procedimiento obligatorio del Sistema de

Gestin de Calidad Control de Documentos y
Registros
Cdigo :PROC-CDR-

Versin formato: 07

Vigencia documento: 03/03/2013

Pgina 14 de 14

Presupuestaria y Rendiciones de
Educacin Fagem.