MONTICELO

PROCEDIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES

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ESTADO:

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. RESPONSABILIDAD.
4. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
5. DEFINICIONES.
6. DESARROLLO.
6.1 Condiciones Generales
6.2 Matriz
7. ANEXOS.

Elabor:
Auxiliar S.G.C.

Revis:
Gerente Operativo

Aprob:
Gerente General

Firma:

Firma:

Firma:

1. OBJETIVO

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Asegurar que se identifica, actualiza y evala peridicamente la normatividad

ambiental y turstica vigente y otros requisitos que la organizacin suscriba,
aplicables a las actividades,

2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos y actividades
3. RESPONSABILIDAD
Auxiliar SGC
4. NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES Y TRMINOS
5.1 Normatividad: Las normas que existen en ael ordenamiento jurdico y que
regulan los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o
jurdica.
5.2 Requisito legal: Condiciones que establecen las normas jurdicas vigentes, de
manera general o especfica para una actividad, producto o servicio en particular.
5.3 Otros requisitos legales: Convenios, acuerdos o actas de compromiso que la
empresa hubiera firmado con representantes de la comunidad, juntas de accin
comunal, entidades no gubernamentales, autoridades ambientales, donde se
responsabiliza por llevar a cabo ciertas tareas o actividades para el medio
ambiente.

6. DESARROLLO

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6.1 Identificar la normatividad u otros compromisos

aplicables:

voluntarios

La identificacin y actualizacin de la normatividad o compromisos y

requisitos de otra ndole aplicables al Hotel puede surgir como resultado de:
- Nuevas leyes, decretos, ordenanzas, acuerdos, resoluciones, aplicables a
las actividades del hotel en materia ambiental y turstica.
- Proyectos de expansin del Hotel, obras civiles o de infraestructura que
responden a actividades no rutinarias y por lo tanto a generacin de
aspectos ambientales que tienen lugar durante el proceso constructivo y/o
operativo. En algunas ocasiones, los proyectos requieren la obtencin de
licencias o permisos especficos.
- Inquietudes de las partes interesadas
- Creacin de nuevos procesos o modificaciones al interior de stos.
- Compra y suministro de maquinaria y equipos.
Mensualmente se realiza la revisin y actualizacin de la normatividad
aplicable utilizando los siguientes mecanismos:
- Revisin de las normas expedidas por el Congreso de la Repblica y el
Gobierno Nacional, relacionadas con la gestin ambiental y turismo
- Con la revisin del Rgimen Legal del Medio Ambiente y sus envos de
actualizacin.
- Las agremiaciones industriales a las que el Hotel pertenezca.
Los compromisos voluntarios adquiridos por el Hotel sern recopilados por
el responsable de este procedimiento, para ser presentados en la reunin
legal peridica de anlisis de aplicabilidad, para su consideracin
6.2 Informar la nueva normatividad que pueda ser aplicable al Hotel y
otros compromisos voluntarios:
La normatividad nueva que pueda ser aplicable al Hotel, debe ser informada
a los Jefes de proceso, mediante correo electrnico, con el fin de definir su
aplicacin y su actualizacin en la matriz legal
6.3 Definir la aplicacin, actualizacin y nivel de cumplimiento de la
normatividad o compromiso voluntario que ha sido identificado y evaluar
si se requiere realizar el trmite de licencias y permisos:

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El Auxiliar del SGC y los Jefes de proceso realizan un anlisis de la

normatividad y/o los compromisos voluntarios y determinan conjuntamente
la inclusin y actualizacin de los mismos en la matriz legal y se evala el
nivel de cumplimiento de la nueva normatividad y/o compromiso voluntario.
Cuando se requiera la obtencin de licencias o permisos especficos se
realiza el respectivo trmite.
6.4 Definir la implementacin de la nueva normatividad identificada:
En la matriz legal, en la columna de actividades a desarrollar, se definen las
mecanismos para implementar la norma y los alcances de los compromisos
voluntarios, teniendo en cuenta un anlisis costo-beneficio/riesgo
En el caso que las novedades frente a los requisitos legales o de otra ndole
u otros compromisos voluntarios deriven decisiones ms oportunas, se
convocar a una reunin extraordinaria para discutir esas situaciones
particulares.
Nota: Si en el paso 6.6 la evaluacin del cumplimiento legal y de otros
requisitos arroja inconformidades, se deben plantear nuevas estrategias
para garantizar el cumplimiento.

6.5 Implementar y/o mantener las estrategias para cumplir con la

normatividad y realizar seguimiento al cumplimiento:
Todas las acciones que se definan en el marco del cumplimiento
permanente de los requisitos legales y otros compromisos, deben estar
definidas en las herramientas de mejoramiento continuo, ya sean
programas de gestin, acciones correctivas o preventivas o planes de
cumplimiento con la autoridad ambiental.
El auxiliar del SGC debe realizar seguimiento constante al cumplimiento de
las acciones definidas que estn bajo su responsabilidad.
6.6 Evaluar el cumplimiento legal y otros requisitos
Las estrategias implementadas garantizan el cumplimiento de la
normatividad?
S: ir al paso 6.7

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NO: ir al paso 6.4

La verificacin de la efectividad de la estrategia se determinar segn la
naturaleza del aspecto ambiental o el requisito turstico. Es decir, puede
requerirse monitoreo y medicin a travs de equipos, anlisis de laboratorio,
inspecciones u observaciones en campo, auditoras internas, evaluaciones
de desempeo, entre otras herramientas, las cuales estn especificadas en
el plan operativo, de seguimiento y medicin de acuerdo a los aspectos
ambientales.
Se debe mantener una comunicacin permanente con el jefe de cada
proceso aplicable para evaluar el cumplimiento y verificar la efectividad de
las estrategias de cumplimiento legal y otros compromisos.

6.7 Verificar el cumplimiento de las exigencias legales y otros

compromisos establecidos para el Hotel:
Semestralmente, se debe verificar del nivel de conformidad legal ambiental
y turstica que se presenta en el Hotel, basados en la revisin general de
todos los requisitos relacionados en la matriz legal, adems del estado de
los planes de accin asociados con compromisos legales y compromisos
voluntarios.
Esta revisin informe debe realizarse con los jefes de proceso y presentado
en la siguiente revisin gerencial del Sistema de Gestin, de tal manera que
se evalu el desempeo de la organizacin frente al principio de
cumplimiento legal y qu tan conveniente es el sistema en estos aspectos.

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Matriz
N
DESCRIPCION DE LA
ACTIVIDAD
1 Identificar la normatividad u
otros
compromisos
voluntarios aplicables: ( FOXXX)
2 Informar
la
nueva
normatividad que pueda ser
aplicable al Hotel y otros
compromisos voluntarios
3 Definir
la
aplicacin,
actualizacin y nivel de
cumplimiento
de
la
normatividad o compromiso
voluntario que ha sido
identificado y evaluar si se
requiere realizar el trmite
de licencias y permisos:

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INSUMO
Matriz de
legales

CARGO
RESPONSABLE

requisitos

PRODUCTO O
CLIENTE
SERVICIO
Normatividad identificada Todos
los
procesos
Aspectos
ambientales
identificados, valorados y
priorizados.

normas expedidas por

el Congreso de la
Repblica y el Gobierno
Nacional, relacionadas
con la gestin ambiental
y turismo
Rgimen
Legal
Medio Ambiente

Aspectos
ambientales Mantenimiento
identificados y valorados
cualitativamente

del

Las agremiaciones
industriales a las que el
Hotel pertenezca.
4

Informar
la
nueva Normatividad
normatividad que pueda ser actualizada
aplicable al Hotel y otros
compromisos voluntarios
Definir
la
aplicacin,
actualizacin y nivel de

Correo electrnico con la

Normatividad actualizada

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6
7

cumplimiento
de
la
normatividad o compromiso
voluntario que ha sido
identificado y evaluar si se
requiere realizar el trmite
de licencias y permisos
Definir la implementacin de
la
nueva
normatividad
identificada:
Implementar y/o mantener
las estrategias para cumplir
con la normatividad y
realizar
seguimiento
al
cumplimiento
Evaluar el cumplimiento
legal y otros requisitos
Las
estrategias
implementadas garantizan
el cumplimiento de la
normatividad?
S: ir al paso 6.7
NO: ir al paso 6.4

Verificar el cumplimiento de
las exigencias legales y
otros
compromisos
establecidos para el Hotel
10 Fin

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NO

INICIO

NO

SI

Reportar dao, avera o mal funcionamiento

Alistar materiales
Informe mantenimiento correctivo

Reparacin con recursos internos?

Efectuar procedimiento compras

Ejecutar actividad de mantenimiento correctivo.

Cumple requisitos?

Diligenciar segunda parte del formato de Orden de Reparacin a taller, donde se evidencia el trabajo realizado.

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7. ANEXOS

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Implementar acciones de mejoramiento

Formato Matriz de requisitos legales

Formato de revisin y actualizacinControlar
de requisitos legales.
documentos

FIN