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LABORAL A TRAVS DE LA
COMUNICACIN INTERNA
El 28 de abril celebramos un nuevo encuentro de la Asociacin Argentina de Comunicacin
Interna, esta vez en las salas de formacin de Carrefour en la Ciudad de Buenos Aires. Como
siempre el equipo de Carrefour nos recibi con mucha amabilidad y nos hizo sentir como en
casa.
All nos reunimos ms de 60 socios para compartir ideas, estrategias, herramientas y casos
acerca de Cmo mejorar el clima laboral a travs de la Comunicacin Interna.
Quiero compartir con vos algunas de las ideas principales que construimos entre
todos y adems invitarte a que te asocies a la AADECI, la mayor red de comunicadores
internos de la Argentina. Record que es un espacio gratuito e inclusivo.
La Palabra Perfecta
Las empresas y los lderes necesitan de una buena comunicacin para poder transmitir
claramente sus ideas y proyectos. Esto que parece tan sencillo, muchas veces, es difcil
alcanzar. Los especialistas afirman que a mayor comunicacin, mayor claridad, y a mayor
claridad, mayor seguridad de lograr los objetivos. Los escuchamos?
El 60% de los problemas empresariales son consecuencia de una mala comunicacin. El
artfice de esta sentencia no es otro que Peter Drucker, el terico del Management por
excelencia. A pesar de haber fallecido hace 6 aos, sus declaraciones resuenan en el mbito
organizacional, y los especialistas en comunicacin analizan el escenario planteado por el
autor.
No s cmo lleg a calcular ese 60% analiza el Lic. en Comunicacin Alejandro
Formanchuk, presidente de la Asociacin Argentina de Comunicacin Interna, especializado
en Comunicacin Organizacional, pero rescato la mirada que tiene esta frase y es la que
concibe que una estructura nace a partir de una comunicacin. Cualquier tipo de organizacin
ya sea una empresa multinacional o la preparacin de un Mundial se inicia a partir de una
conversacin. Todo tiene una raz comunicacional. O sea que, desde este punto de vista, es
como parte de este plan. Es imposible hacer un plan efectivo si los lderes no son conscientes
de su rol: hay que lograr convencimiento y apoyo poltico.
Por su parte, el Lic. Andrs Hatum sostiene que para lograr una buena estrategia
comunicacional, hay que pensarla desde la direccin. Definir qu se quiere comunicar y cmo
se comunicar; y pensar que la comunicacin externa e interna van de la mano. Lo que se
comunica adentro repercute afuera y viceversa.
Lo interno y lo externo
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Cada dimensin est conectada entre s, forman un sistema y me las imagino trazando un
recorrido espiralado (no circular) donde al finalizar cada giro se modifica el dibujo. Hace
muchos aos que utilizamos este modo como una herramienta prctica tanto para entender
los escenarios como para intervenir en ellos y trazar estrategias de diagnstico, planificacin,
accin y medicin. Lo mejor es que este modelo ya lo probamos y validamos con muchos de
nuestros 200 clientes en 13 pases de Iberoamrica. As que es no slo es un esquema
terico, es una herramienta prctica de verdad.
Ok, estas son las dimensiones:
1. Esencial
En primer lugar pensemos que una organizacin nace a partir de una conversacin, es el
resultado de un compromiso conversacional como dice Rafael Echeverra. Esto significa,
bsicamente, que todo comienza con un dilogo, con una palabra fundadora que pone a
andar la rueda.
Por ejemplo: antes de que Sudfrica arme el Campeonato Mundial de Ftbol fue necesario
que un sudafricano le haya dicho a otro: Qu te parece si hacemos el Campeonato ac?.
Del mismo modo, antes de que una familia se vaya de vacaciones a una playa alguien tuvo
que manifestar que le pareca buena idea ir a descansar a ese lugar y realizar las
negociaciones correspondientes con los que no estaban de acuerdo.
En fin, no importa la magnitud del proyecto ni las complicaciones posteriores: siempre debe
haber lo que yo llamo un PVI (Puntapi Verbal Inicial) porque todo emprendimiento
humano brota de una comunicacin (lo cual nos demuestra que no slo los dioses crean
mundos a partir de la palabra).
Una vez que el proyecto est configurado, la comunicacin vuelve a entrar en juego para
ponerlo en marcha. Los libros dicen que una organizacin son dos o ms personas que se
vinculan para alcanzar sus objetivos. Esta vinculacin consiste en que los miembros coordinen
sus actividades, tiempos, espacios, recursos y responsabilidades. Cmo logran hacerlo? A
travs de la comunicacin, desde luego. De hecho, si buscamos su raz etimolgica,
descubrimos que la palabra comunicacin significa poner en comn. Por eso la considero
un recurso clave porque tanto una familia, una empresa multinacional o una Nacin deben
generar espacios de encuentro para alcanzar sus metas.
Incluso podramos decir que la comunicacin es ms que un recurso, es el ser de la
organizacin, su combustible, su fluido vital. Alimenta todas sus reas, es multidimensional,
une cada parte y es indispensable para su existencia y supervivencia: si no hay
comunicacin la actividad organizada no existe.
Hay un ejemplo que me encanta y que uso frecuentemente en mis cursos para ilustrar este
punto: el relato bblico de la Torre de Babel. Recuerdan lo que dicen que hizo Dios para
detener ese emprendimiento? No mand un rayo o un huracn para destruir la Torre sino que
opt por algo ms sutil y efectivo: le cambi el idioma a los que la estaban construyendo para
que no pudieran entenderse entre s. De este modo quebr la organizacin pulverizando la
comunicacin. Fue una decisin acertada porque si simplemente hubiese demolido la Torre yo
creo que a las pocas semanas los hombres la hubieran comenzado a construir de nuevo. As
de porfiados somos.
2. Operativa
La comunicacin permite crear la organizacin y generar el acuerdo de base. El paso
siguiente es que las personas se pongan en accin para alcanzar los objetivos pautados. Hora
de trabajar.
La comunicacin interna juega un papel central en esta etapa para lograr que todos
sepan lo qu tienen que hacer,por qu estn ah y qu se espera de ellos. Lo bsico, lo
operativo, lo esencial.
Esto implica comunicar:
Qu tienen que hacer maana: todo lo que impacta, como ser los cambios de
procedimiento, de horarios, de tareas o de responsabilidades.
3. Estratgica
Cuando implementamos acciones de comunicacin interna dentro del plano estratgico, lo
hacemos con el objetivo de que los miembros de la organizacin sepan por qu hacen lo que
hacen.
Un buen ejemplo lo brinda esa historia de los tres hombres que estn poniendo ladrillos y que
cuando le preguntan a cada uno acerca de su trabajo el primero responde que
est colocando un ladrillo arriba del otro, el segundolevantando una pared, y el
tercero construyendo una iglesia para el pueblo.
Las diferentes respuestas se deben, justamente, a las diferentes comunicaciones
estratgicas que cada uno recibi por parte de la organizacin, y uno puede suponer que la
ltima persona es la que va a brindar lo mejor de s porque:
Se siente orientada: Ya sabe hacia dnde est yendo. Conoce el rumbo, objetivos,
visin y misin de la organizacin.
Se siente contenida: Conocer el objetivo de la tarea permite, entre otras cosas, bajar la
conflictividad y el malestar que genera la incertidumbre. Las personas que no reciben
comunicacin estratgica pueden llegar a juzgar que muchas de las cosas que hacen
son intiles o que la organizacin se las ordena por capricho, malevolencia o
estupidez.
4. Cultural
Quiero ponerle un condimento ms a la historia que acabo de mencionar. Si hilamos ms fino
creo que la ltima persona va a dar su mayor esfuerzo si adems de conocer el objetivo, lo
comparte. Es decir: si est convencida de que vale la pena que el pueblo destine sus
recursos para construir una iglesia. Caso contrario va a abandonar la tarea o, peor an, va a
boicotear el proyecto.
Esto nos invita a reflexionar acerca de la importancia de lograr que los valores y objetivos de
la organizacin sintonicen con los de los miembros que la integran (y viceversa). Cuando
trabajamos en el rea cultural buscamos generar esta comunin para que la gente se
implique profundamente con su tarea, experimente la trascendencia de sus acciones y se
sienta orgullosa por la manera en que se hacen las cosas.
Porque en definitiva las organizaciones de todo el mundo tienen objetivos similares: fabricar
automviles, armar un concierto de msica para comprarle un tomgrafo a un hospital,
mudarse a un nuevo hogar, aprobar un examen, brindar servicios financieros, triunfar en una
eleccin legislativa, construir rutas o ganar un partido de ftbol. Lo que diferencia a cada
organizacin es la forma de alcanzar esas metas.
Por eso una persona puede ingresar con mucho entusiasmo a una empresa pero a la semana
huir despavorida por lo que vio, por lo que descubri, por el modus operandi, por la forma en
que ah se consiguen y se hacen las cosas. Si volvemos al ejemplo de los tres hombres,
pensemos qu sucedera si uno de ellos se entera de que los fondos para construir esa iglesia
provinieron de una donacin que hizo un narcotraficante y que esto fue avalado por el cura del
pueblo, seguira levantando la pared?
Entonces, gestionar el rea cultural implica comunicar:
Desde luego que adems de enunciarlo (la parte ms fcil) se debe demostrar con hechos. No
hay nada ms intil y contraproducente, por ejemplo, que empapelar una empresa con afiches
que enumeran los valores corporativos al tiempo que se llevan adelante prcticas que van en
la direccin opuesta.
La comunicacin de valores es una de las ms difciles de gestionar porque debe ser 100%
verdadera, demostrable y aplicable. No hay margen de error. En una organizacin pueden
modificarse los objetivos, las tareas y las responsabilidades, pero los valores y su cultura no
son flexibles, no son circunstanciales. La organizacin nace con principios (aunque no los
escriba y no sea conciente de ellos) y se tiene que hacer cargo de su eleccin y sus
consecuencias. Si nace con buenos valores y los comunica correctamente logra integracin,
unidad, fortaleza y atraccin.
5. Motivacional
La persona sabe hacer su trabajo, saber por qu debe hacerlo, sabe cmo hacerlo ahora
falta lo ms importante:que quiera hacerlo! Esta es la piedra angular del proceso porque no
nos sirve de nada tener al mejor delantero si no quiere patear al arco.
Motivar al otro es un desafo, demanda un trabajo artesanal, personalizado y minucioso
porque cada persona tiene intereses particulares. Cuando uno trabaja el rea motivacional
busca generar comunicaciones positivas para que la gente:
Sienta que la empresa es justa y que cada uno tiene lo que realmente merece.
Tenga una actitud positiva que favorezca el buen clima y las relaciones interpersonales
6. Aprendizaje
Mientras la persona realiza la tarea es oportuno abrir un rea de aprendizaje.Bsicamente es
un espacio de comunicacin en el que se le brinda retroalimentacin acerca de cmo est
llevando adelante su trabajo, si es preciso que realice algn ajuste, cambie algo o siga tal
cul. La clave es que cada miembro sepa cmo puede mejorar lo que est haciendo.
Pensemos que la organizacin vive en equilibrio dinmico y que para seguir en el mismo
lugar -ni siquiera para avanzar- debe realizar ajustes constantemente. Esto implica que el
espacio de aprendizaje debe ser simultneo a la tarea. De qu sirve darle feedback a una
persona cada 12 meses? Es disparatado. Es como si un director tcnico viera jugar a su
equipo sentadito y calladito y recin le diera sus indicaciones cuando terminaron los 90
minutos. No lo sirve a nadie.
Entonces, los comunicadores debemos procurar que la organizacin:
7. Inteligencia
Finalmente llegamos a esta dimensin, que la llamo inteligencia, porque implica abrir un
espacio de dilogo donde las personas puedan brindar sus ideas y sugerencias acerca de
cmo mejorar la organizacin.
El impacto de esta dimensin es gigante para la organizacin porque:
Motiva a la gente, porque a todos nos gusta que nos traten como personas inteligentes
y nos escuchen, nos valoren, nos premien las ideas y nos permitan llevarlas adelante.
Este espacio participativo tambin puede darse al comienzo del proceso, en la etapa
operativa. Ah mismo las personas puede hacer propuestas y definir conjuntamente el plan
de accin. Pero tambin es til que se abra al final del recorrido, una vez que ya hicieron el
trabajo, una vez que tienen experiencia. Es el famoso feedback ascendente.
Conclusiones espiraladas
Mihaly Csikszentmihalyi (se puede pronunciar el apellido?) dice en su libro Creatividad: el
fluir y la psicologa del descubrimiento y la invencin algo muy interesante:
Quiera hacerla
En definitiva, la comunicacin interna sirve para generar valor desde 7 reas complejas,
interconectadas, mensurables e imprescindibles.