1.

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INSTRUCTIVO
PARA LA CREACIN DE PUNTOS DE
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OBJETIVO

Establecer el instructivo para instaurar los puntos de entrega de Bienestarina garantizando las
condiciones ptimas y la entrega segura del producto, definiendo a las regionales y centros
zonales unos parmetros mnimos que deben cumplir los puntos de entrega y que permitan
generar la mejor estrategia de atencin. Lo anterior teniendo en cuenta que la meta del ICBF es
hacer entrega oportuna del alimento a los beneficiarios y que es obligacin de la Regional y de
sus Centros Zonales realizar las acciones de seguimiento y control a las entregas que tales
puntos realizan a las unidades de servicio y a los beneficiarios.
2.

ALCANCE

Inicia: Con la seleccin y preacuerdo, seleccin del responsable del punto de entrega y
preacuerdo en las obligaciones y compromisos que adquirira en caso de que el punto sea
aprobado.
Finaliza: Con capacitacin de personas encargadas de los puntos y de sus suplentes. Es
obligacin del Centro Zonal, en cabeza de su coordinacin, capacitar a las personas
responsables de la operacin de un punto, antes de que se realice el primer despacho de
alimentos, en el mes de enero.
3.

DEFINICIONES

Punto de Entrega: Son los lugares seleccionados por los Centros Zonales, a los que se les
despacha la Bienestarina.
Centro Zonal: Dependencia encargada de promover el desarrollo y funcionamiento del Sistema
Nacional de Bienestar Familiar dentro de su rea de influencia, as como de coordinar y concertar
en el mbito territorial los proyectos, servicios y acciones de los distintos agentes que lo integran.
SIM: Sistema de Informacin Misional
4.

INTRODUCCIN

Los Puntos de Entrega son los lugares seleccionados por los Centros Zonales, a los que se les
despacha el alimento de alto valor nutricional Bienestarina - desde las plantas de produccin o
desde las bodegas de almacenamiento, a los cuales acuden los responsables de las unidades de
servicios de programas con el fin de aprovisionarse.
Cada Regional es la responsable de definir la estrategia a aplicar para la distribucin de la
Bienestarina, teniendo en cuenta que la meta del ICBF es hacer entrega oportuna del alimento a
los beneficiarios y que es obligacin de la Regional y de sus Centros Zonales realizar las
acciones de seguimiento y control a las entregas que tales puntos realizan a las unidades de
servicio y a los beneficiarios.

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Los puntos no necesariamente deben ser los mismos definidos en el ao anterior, dado que se
requiere evaluar el desempeo y trabajo realizado durante esa vigencia y a partir de ello
establecer su continuidad, unificacin con otros puntos o el cierre del mismo.
5.
1.

DESARROLLO
SELECCIN Y PREACUERDO

Antes de adelantar cualquier procedimiento de inspeccin del posible punto de entrega, es

indispensable que el Coordinador del Centro Zonal o el Coordinador de Asistencia Tcnica de la
Regional o Seccional o quien l delegue, establezca contacto con el representante legal persona jurdica - que sera responsable de punto de entrega o con la persona natural a cuyo
cargo estara el punto de entrega, para hacerle conocer las obligaciones y compromisos que
adquirira en caso de que el punto sea aprobado, de acuerdo con el contenido del Anexo 2 Acta
de compromiso para establecer puntos de entrega de alimentos -, del presente instructivo.
Si el posible responsable del punto de entrega est dispuesto a cumplir con las obligaciones
expuestas, se proceder a realizar la verificacin del cumplimiento de los requisitos
correspondientes.
2.

REQUISITOS QUE DEBE REUNIR UN PUNTO DE ENTREGA

El Coordinador del Centro Zonal o el Coordinador de asistencia tcnica de la Regional/Seccional,

segn sea el caso, realizar una visita al posible punto de entrega con el fin de verificar que se
cumplan los siguientes requisitos:
2.1.
Cobertura mnima y mxima.
Un punto de entrega debe distribuir o consumir por lo menos una cantidad mensual de alimento
superior a dos bultos de producto (45 kilos).
Igualmente, un punto no podr recibir mas de dos (2) toneladas, salvo los casos donde la
Regional / Seccional o Centro Zonal, cuente con una bodega administrada directamente o,
cuando alguno de los operadores de los programas especiales (Desayunos Infantiles con Amor,
Adulto Mayor, PMA, Raciones de Emergencia, Recuperacin Nutricional) cuente con un lugar
destinado y adecuado para tal fin, en cuyo caso depender de la capacidad de la bodega.
2.2.
Localizacin.
Un Punto de Entrega debe estar localizado en un lugar de fcil acceso para las Unidades de
servicio que se abastecen en l y para el transportador que le lleva los productos.
No se pueden crear dos o ms puntos cercanos, por lo cual se define que la distancia entre un
punto y otro debe ser de por lo menos 500 metros, salvo la existencia de obstculos naturales
que hagan recomendable el establecimiento de puntos separados por una distancia menor.
Para determinar la accesibilidad debe considerarse:

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a. Cercana geogrfica de las unidades de servicio y beneficiarios que sern atendidos por el
punto.
b. Existencia de medios de transporte entre las unidades de servicios y el punto de entrega.
c. Existencia de vas de acceso que permitan la entrega del producto al sitio.
d. Situacin de orden pblico normal.
Cuando un punto de entrega deba ser establecido en una zona cuyo acceso puede llegar a ser
restringido por razones de orden pblico, se debe establecer un punto alterno de emergencia, en
el que no exista tal limitacin de acceso.
Cuando se trate de asociaciones de madres comunitarias, el punto no necesariamente debe
coincidir con el domicilio legal de la asociacin o de su representante legal, pues se debe
garantizar que se cumplan los parmetros establecidos en el presente instructivo.
Un punto de entrega no puede cambiar de direccin. Si se requiere una entrega en otro lugar
geogrfico deber crearse un nuevo punto de entrega cumpliendo con la totalidad del instructivo.
2.3.
Direccin
El lugar en que se ubique un punto de entrega debe contar con una direccin fcil de encontrar,
por lo cual debe:
a. Definirse usando la nomenclatura urbana del municipio, corregimiento, casero o sitio
poblado en que se encuentra o,
b. Contar con seas completas e inequvocas que permitan llegar al sitio. Ejemplo:
Fusagasug, Vereda El placer, kilometro 6, Escuela Nueva.
2.4.
Infraestructura
Los puntos de entrega y distribucin de Bienestarina y dems alimentos de alto valor nutricional
deben cumplir con requisitos de disponibilidad de espacio e infraestructura que permitan su
cuidado y preservacin. Los principales aspectos a tener en cuenta son los siguientes:
Disponibilidad de espacio: El lugar debe disponer de espacio suficiente para
almacenar la totalidad de los productos que se despacharn para su distribucin. Para
determinar la cantidad de espacio necesario se proceder de la siguiente manera:
Se determinan cuales son las unidades de servicios que sern atendidas por el punto.
Con base en los cupos asignados, se calcula para cada unidad de servicio la cantidad
mxima de producto que recibir cada mes.
Se suman para cada mes, las cantidades de producto que se debe entregar a las
distintas unidades de servicio. El resultado obtenido ser la cantidad de Bienestarina
que necesita el punto para su operacin. Esta cantidad no debe ser inferior a 45 kilos
ni superior a 2.000 kilos, de lo contrario debern redefinir o ampliar la cobertura.
La capacidad mnima de almacenamiento en un punto debe ser la requerida para
atender el mes del ao en que mayor cantidad de producto le ser despachado.

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rea Necesaria: Para calcular el rea necesaria para el almacenamiento, debe tener en
cuenta que:
Para cantidades de producto entre 2 y 3 bultos (45 kilos 67.5kilos), los sacos o
fardos pueden depositarse en posicin vertical, sobre muebles o repisas, guardarse
en alacenas, recipientes con cierre hermtico o muebles.
Los arrumes no deben pegarse a los muros o paredes del lugar. Deben quedar
separados de ellos por lo menos 30 centmetros.
Los arrumes deben permitir ser inspeccionados por todos los costados, de manera
que se puedan identificar con facilidad los lotes y fechas de consumo recomendado
de todas las unidades que lo conforman, as como las posibles averas en los
empaques.
Deben existir reas de circulacin de acuerdo al sitio, de manera que la inspeccin y
la manipulacin puedan hacerse con comodidad y seguridad.
No debe superarse la altura mxima indicada para cada producto, en el caso de la
Bienestarina es de 1.60 metros, salvo los casos de las bodegas habilitadas para
realizar arrumes negros, manipulados mediante medios mecnicos (montacargas) y
con las estibas respectivas.
Los bultos no pueden tener contacto directo con el piso.
En un mismo arrume no deben mezclarse productos distintos o presentaciones
diferentes del mismo producto.
En el mismo lugar no deben almacenarse qumicos, combustibles, productos de aseo
y limpieza y en general, materiales que puedan afectar las caractersticas
organolpticas, microbiolgicas o fisicoqumicas de los alimentos.
Aclaraciones Adicionales: Lo anterior, es aplicable en todos los casos en que el
producto ser sometido a un almacenaje por tiempo superior a una semana.
No obstante lo definido, existen puntos que por manejar un volumen bajo de producto o
por la naturaleza de los servicios, cercana de las unidades de servicio u otras
condiciones, no se requiere almacenar los productos por mas de una semana. En estos
casos, como excepcin, se puede aceptar que el producto se coloque pegado a los
muros, cuando estos no presenten evidencias de humedades o filtraciones y se
encuentren y mantengan perfectamente limpios.
Tambin en estos casos especiales, el almacenamiento en estibas puede reemplazarse
por almacenamiento en recipientes o muebles cerrados, tales como bales, alacenas,
estanteras, repisas en madera o mampostera, mesas, canecas o tanques higinicos
cerrados u otros muebles o recipientes disponibles para tal efecto, siempre y cuando
estos garanticen condiciones de aseo, orden y adecuada rotacin del producto.
Estado del inmueble: El inmueble en que funciona un punto de entrega es garanta de
la preservacin y la seguridad de los productos. Por esta razn, su estado general
cumple con
un conjunto de requisitos bsicos para mantener su inocuidad
microbiolgica y brindar una seguridad razonable para evitar las prdidas por dao o por
sustraccin.
Para todos los efectos, el inmueble debe cumplir con los parmetros mnimos que se
describen a continuacin:

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Muros: Estos deben estar construidos con materiales que impidan la entrada de
polvo, agua y animales, carecer de grietas, agujeros y filtraciones de humedad,
constituyendo una barrera eficiente para impedir que el producto sea afectado por
animales tales como reptiles, roedores, insectos, murcilagos, etc., as como por los
agentes climticos tales como la filtracin o ingreso de agua lluvia o de escorrenta, e
impedir al acceso y sustraccin por parte de personas no autorizadas. Igualmente,
deben proteger a los productos de la incidencia directa de la luz solar.
Puertas y ventanas: deben proporcionar seguridad adecuada contra la sustraccin
del producto, el ingreso de animales y la salpicadura o entrada de agua. Si las
ventanas no pueden cerrarse, deben poseer rejas u otras barreras fsicas que
impidan la sustraccin de los productos y el ingreso de animales.
Pisos: Los pisos deben ser regulares y permanecer despejados, libres de objetos en
desorden y de irregularidades que puedan provocar accidentes. Se consideran malos
o inadecuados los pisos que permitan la formacin de depsitos o pozos de agua o
que puedan, en razn al material de construccin empleado, favorecer el ingreso de
animales tales como roedores o reptiles.
Drenajes: Los desages o drenajes del piso deben estar provistos de rejillas plsticas
o metlicas en buen estado, que impidan el ingreso de animales a travs de ellos y
de sifones que impidan el ingreso de malos olores.
Techo: El techo debe brindar proteccin contra el ingreso de personas no autorizadas
y de todo tipo de animales (aves, reptiles y mamferos, especialmente ratas, ratones y
murcilagos), proteger al producto de la luz directa del sol y del ingreso de aguas
lluvias. Si el depsito posee ventanas y estas no pueden ser cerradas para impedir la
entrada de aguas lluvias, el techo debe tener un alero suficiente para que no ingrese
agua cuando llueve con viento. No debe presentar agujeros, porosidades, filtraciones
o humedades. Si existe un cielo raso, este no debe tener compuertas o agujeros
abiertos, que permitan la formacin de madrigueras de animales y debe estar libre de
humedades.
Ventilacin: El lugar debe permitir la ventilacin adecuada, en especial para evitar la
condensacin de la humedad del aire.
Control de humedad: En el lugar de almacenamiento no debe producirse vapor de
agua ni debe concentrarse el producido en reas aledaas o circundantes.
Otras Condiciones generales: En el mismo recinto destinado al almacenamiento de
alimentos no ser permitida la conservacin, as sea temporal, de productos qumicos,
combustibles, lubricantes o materiales cuyo derramamiento o evaporacin pueda
contaminarlos hacindolos no aptos para el consumo humano o simplemente afectando
sus caractersticas organolpticas. Igualmente, se evitar el almacenaje de alimentos
frescos, especialmente productos crnicos cuyo contacto con los alimentos de alto valor
nutricional pueda causar contaminacin cruzada.
2.5.

Requisitos De Estructura.

Un punto de entrega deber contar con una organizacin acorde con su naturaleza y cumplir
como mnimo con los requisitos que a continuacin se detallan:

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2.5.1. Personas jurdicas.

Cuando el punto de entrega es una dependencia de una persona jurdica, esta deber contar con
los registros establecidos por la ley y con la documentacin que certifique su existencia y
representacin legal, expedida por la autoridad competente. Tanto el representante legal como
sus suplentes debern estar plenamente identificados.
Igualmente y de acuerdo con el objeto social que desarrolle, deber contar con las licencias de
funcionamiento o permisos de operacin que se requieran para desarrollarlo.
Si el punto de entrega es una sucursal de la persona jurdica, la sucursal deber contar con los
registros legales que le permitan su operacin y con los permisos o licencias de funcionamiento
que correspondan.
En todos los casos se requiere la identificacin de la persona responsable del almacenamiento,
manipulacin y distribucin de los alimentos de alto valor nutricional y de sus suplentes, en caso
de que estos existieren. Los responsables no necesariamente deben ser los representantes
legales, sino las personas que van a realizar el control y manejo del producto.
La existencia de un responsable del manejo, almacenamiento y distribucin de los alimentos de
alto valor nutricional distinto al representante legal o sus suplentes, no exime a estos ltimos de
las responsabilidades que les corresponden legalmente dentro del desarrollo del convenio o
contrato suscrito con el ICBF.
2.5.2. Personas naturales.
Cuando un punto de entrega depende de una persona natural, esta debe estar plenamente
identificada. Cuando la persona resida en un lugar distinto a aquel en que est localizado el
punto de entrega, es indispensable contar con la direccin residencial del responsable.
Todas las personas naturales responsables de los puntos de entrega deben registrar el nombre e
informacin completa de un suplente que pueda, en ausencia del principal, atender las
necesidades relacionadas con la operacin del punto de distribucin.
2.5.3. Requisitos de idoneidad.
Los responsables de todo punto de distribucin de alimentos de alto valor nutricional sea este
una persona natural o jurdica, debe encontrarse habilitada para contratar con el Estado y debe
estar libre de antecedentes disciplinarios, fiscales y penales.
Para garantizar lo anterior, se debe solicitar la certificacin donde se declare que no tiene
antecedentes disciplinarios y fiscales.
Cuando el punto no rene las condiciones necesarias, pero es susceptible de ser adecuado para
tal efecto, el encargado de hacer la visita de inspeccin preliminar se pondr de acuerdo con la
persona responsable del lugar, para mejorar las condiciones que as lo requieran.

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El servidor pblico del ICBF que realice la visita har constar en el formulario de inspeccin del
posible punto de entrega que el punto rene las condiciones exigidas y lo firmar conjuntamente
con el representante legal del punto de entrega (Aplicar formato 1).
3.
APROBACIN DEL PUNTO POR PARTE DE LA COORDINACIN DEL CENTRO
ZONAL O ASISTENCIA TCNICA DE LA REGIONAL O SECCIONAL.
Una vez definida la viabilidad de establecer un determinado punto de entrega, el responsable de
la visita analiza los puntos y define aquellos cuya aprobacin recomienda. Por ultimo, presenta el
informe a la Coordinacin del Centro Zonal o de Asistencia Tcnica de la Regional/Seccional
para que sta haga sus observaciones y valide el informe definitivo.

4.
APROBACIN POR LA DIRECCIN REGIONAL O SECCIONAL.
El centro zonal deber informar por escrito a la Direccin Regional/Seccional, segn sea el caso,
los puntos que requiere y su propuesta para que esta lo valide y apruebe definitivamente.
De existir alguna inconformidad, la Regional o Seccional deber manifestrselo al centro zonal
respectivo y ste a su vez realizar los ajustes o verificaciones correspondientes.
5.
FIRMA DE ACTA DE ACUERDO
Una vez aprobado por la Direccin Regional o Seccional, el Coordinador correspondiente
procede a elaborar u ordenar la elaboracin del acta de acuerdo de voluntades en la que se
consignan las obligaciones de las partes, de acuerdo con el contenido del Formato 2 a este
instrumento, el cual se firmar por el Coordinador del Centro Zonal (o del Grupo de Asistencia
Tcnica de la Regional/Seccional) y por el Representante Legal del punto de entrega.
Cuando el punto de entrega esta a cargo de un contratista operador de un servicio, las
obligaciones contenidas en el formato 2 debern estar expresadas en el convenio o contrato
correspondiente, dando cumplimiento al memorando nmero 033408 del 3 de julio de 2009,
emitido por el Comit de contratacin.
6.

REGISTRO DEL PUNTO.

Los Puntos de Entrega se identifican por medio de un cdigo nico e irrepetible, asignado por el
Centro Zonal, previa coordinacin con la Regional y/o Seccional, los cuales corresponden en su
orden: 2 primeros al cdigo DANE del Departamento, los dos siguientes al cdigo del centro
zonal, los 3 subsiguientes al cdigo DANE del municipio y los tres ltimos al consecutivo
correspondiente definido por el centro zonal.
El Centro zonal deber registrar la informacin del punto en el Sistema de Informacin Misional
SIM, en el cual debe definir el Cdigo, nombre del punto, nombres del responsable y sus
suplentes con sus respectivos documentos de identidad, direccin nica y telfonos y asociar los

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servicios, unidades, cupos y usuarios que se atendern a travs de dicho punto, verificando que
no se superen las metas sociales previstas para la vigencia correspondiente.
En caso de que el centro zonal no cuente o no tenga conectividad a Internet, esta informacin se
deber registrar con el apoyo de la Regional o Seccional.
De acuerdo con el formato Banco de Firmas las personas autorizadas para recibir la Bienestarina
siempre deben firmar claro y legible, dicha firma siempre debe ser la misma para cada entrega.
Esta informacin se le suministrara al concesionario con el fin de asegurar la entrega a la
persona autorizada. Dicho procedimiento deber realizarse cada vez que se cree un nuevo punto
de entrega o exista cambio de responsable y/o suplente del punto.
Un punto solo puede cambiar de direccin cuando se realicen cambios en la nomenclatura
urbana del municipio en que est localizado. Este cambio, cuando sea pertinente, debe ser
registrado por el centro zonal en el Sistema de Informacin Misional SIM- .
7.

NOTIFICACION AL PUNTO DE ENTREGA

Con la firma del acta de acuerdo, cuyo original permanecer archivado en el Centro Zonal
respectivo, se dar aviso al responsable del punto sobre su aprobacin y se le informar el
cdigo registrado, el nombre, los servicios que cubre, las unidades de servicios a las cuales les
entregar producto y los nombres de las personas a las cuales les debe hacer la entrega.
El centro zonal por su parte debe hacer la certificacin de los puntos que registro en el Sistema
de Informacin Misional y los programas que atendern a la Regional / Seccional con copia al
Grupo de Produccin, Compra y Distribucin de Alimentos.

8.
CAPACITACIN DE PERSONAS ENCARGADAS DE LOS PUNTOS Y DE SUS
SUPLENTES.
Es obligacin del Centro Zonal, en cabeza de su coordinacin, capacitar a las personas
responsables de la operacin de un punto, antes de que se realice el primer despacho de
alimentos, en el mes de enero.
Igualmente, cuando se presenten cambios en los responsables de la atencin y manejo de un
punto, las personas que asuman dichas funciones sern capacitadas una vez se reporte dicho
cambio al Centro Zonal.
La capacitacin deber darse en los siguientes temas:
Sensibilizacin hacia los productos, sus beneficios y la necesidad de realizar la
tarea de distribucin.

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Lineamientos tcnicos en lo referente a la distribucin de alimentos de alto valor

nutricional, para todos los programas, servicios y modalidades que cubren.
Procedimiento de programacin y distribucin de los alimentos.
Normas que rigen la distribucin.
Responsabilidades frente a los productos de alto valor nutricional
Manejo de formatos, informes y administracin del punto.
Buenas prcticas de almacenamiento y manipulacin de alimentos.
6.

RELACIN DE FORMATOS

Formato Banco de Firmas

Anexo
Contrato de concesin 894
Adicin, prorroga y modificacin No. 1 al contrato de concesin No 894 de 2007.

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