Especificaciones Técnicas Componente Social PDE PDF

ESPECIFICACIONES TCNICAS PARA EL DESARROLLO DEL
COMPONENTE SOCIOECONMICO Y CULTURAL EN LA

ELABORACIN/ACTUALIZACIN DE PLANES DE EMERGENCIA
DEPARTAMENTO DE GESTIN INTEGRAL DEL RIESGO OPERACIONAL
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO .......................................................................................................... 1
1. INTRODUCCIN ............................................................................................................. 2
2. OBJETIVO ......................................................................................................................... 2
2.1.
OBJETIVO PRINCIPAL .................................................................................................. 2
2.2.
OBJETIVOS ESPECFICOS ............................................................................................ 2
3. GLOSARIO ........................................................................................................................ 3
4. JUSTIFICACIN ................................................................................................................ 5
5. ALCANCE .......................................................................................................................... 6
6. ENFOQUE CONCEPTUAL .................................................................................................... 6
7. MARCO NORMATIVO ......................................................................................................... 7
8. PROCESO METODOLGICO ................................................................................................ 8
8.1. FASE DE PRECAMPO (Planeacin o actividades previas) ....................................................... 8
8.2.
FASE DE CAMPO ....................................................................................................... 16
8.3.
FASE DE POST-CAMPO .............................................................................................. 23
9. PRODUCTO DEL COMPONENTE SOCIOECONMICO Y CULTURAL PDE ............................... 25
10. ASPECTOS A ASEGURAR ................................................................................................ 25
FIGURAS
Figura 1. Procesos de la gestin del riesgo de desastres
Figura 2. Marco normativo aplicable a la elaboracin/actualizacin del PDE para el componente
socioeconmico y cultural
Figura 3. Actividades fase precampo
Figura 4. Gua para la construccin de la propuesta metodolgica
Figura 5. Actividades fase de campo
Figura 6. Contenido del formato de informacin bsica de respuesta comunitaria a emergencias
Figura 7. Consideraciones para generacin de productos con fines de aseguramiento
TABLAS
Tabla 1. Lineamientos corporativos
Tabla 2. Tipos de documentos, fuentes y medios de obtencin de la informacin
Tabla 3. Especificaciones para entrega cartogrfica
ANEXOS
Anexo 1. Lineamientos corporativos
Anexo 2. Plantilla power point para la construccin de las presentaciones a los CMGRD (cuando aplique)
Anexo 3. Tabla de contenido para el desarrollo de las propuestas de estrategia comunitaria de
respuesta a emergencias por riesgo tecnolgico.
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1. INTRODUCCIN
Las especificaciones tcnicas desarrolladas en el presente documento contienen los principales
elementos conceptuales, normativos, metodolgicos y tcnicos a partir de los cuales deber efectuarse
el relacionamiento con grupos de inters y el desarrollo del componente socioeconmico y cultural
durante la elaboracin o actualizacin de los Planes de Emergencia, -en adelante PDE-, en el marco de
la normatividad nacional aplicable1 y las directrices corporativas establecidas por Ecopetrol S.A. (en
adelante ECP) frente al tema de emergencias2 as como los lineamientos corporativos y de
responsabilidad social empresarial.
Este documento se compone de tres partes estructurantes: la primera corresponde al marco conceptual
y normativo aplicable, entendiendo los planes de emergencia y contingencia como instrumentos
orientados al fortalecimiento de la respuesta, en el marco de los procesos de la gestin integral del
riesgo de desastres planteados en la Ley 1523 de 2012 y el Decreto 321 de 1999 como marco
normativo para el manejo de situaciones de emergencia o la ocurrencia de eventos adversos. La
segunda trata sobre los aspectos metodolgicos y procedimentales, contextualizando al consultor en
las principales actividades que desde este componente socioeconmico y cultural se deben adelantar
para las etapas de precampo, campo y postcampo. La tercera describe el producto social esperado y su
integracin o articulacin con el PDE, as como la ubicacin de stos como parte de los entregables al
final del estudio.
Estas especificaciones se complementan con anexos que facilitarn al consultor el desarrollo del estudio
y hacen parte integral del presente documento.
Por ltimo, es de resaltar que el desarrollo del componente socioeconmico y cultural en el marco de
los estudios de elaboracin o actualizacin de los planes de emergencia podr tener lineamientos
adicionales a las presentes especificaciones tcnicas, en funcin de la atencin de requerimientos en el
caso que existan. En estos casos, ser a travs de los profesionales de aseguramiento de ECOPETROL
S.A. que se brindarn dichos lineamientos complementarios durante la etapa de formulacin de la
propuesta tcnica econmica, de manera que ste pueda tenerlas en cuenta en todas las etapas. Estos
lineamientos sern particulares en cada sistema de transporte rea o negocio, de acuerdo a los actos
administrativos que las autoridades competentes hayan proferido a la empresa para cada sistema en
particular.
2. OBJETIVO
2.1.
OBJETIVO PRINCIPAL
Brindar al CONSULTOR los elementos conceptuales, normativos, metodolgicos y procedimentales que

orientarn el desarrollo del componente socioeconmico y cultural en la elaboracin/actualizacin de
los planes de emergencia en ECOPETROL S.A. en las etapas de operacin y mantenimiento y el
producto a entregar, acorde con los lineamientos corporativos y los requerimientos de las autoridades.
2.2.
1
2
OBJETIVOS ESPECFICOS
Presentar la gestin del riesgo de desastres como el marco conceptual en el que se debe
desarrollar el estudio de elaboracin/actualizacin del PDE.
Ley 1523 de abril 24/2012, Poltica Nacional de Gestin del Riesgo de Desastres.
ECP DHS-G-037 Planeacin y respuesta a emergencias.
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Relacionar el marco normativo que le da soporte al estudio de elaboracin/actualizacin del

PDE, para el componente socioeconmico y cultural.
Describir los aspectos ms relevantes que el CONSULTOR deber tener en cuenta para el
desarrollo del estudio.
Describir las principales actividades para cada una de las fases mediante las cuales el
CONSULTOR obtendr el producto del componente.
Describir el producto y la forma en que el CONSULTOR deber presentarlo al final de todo el
estudio.
3. GLOSARIO
El presente glosario fue recopilado a partir de los conceptos oficiales manejados por las siguientes
entidades/instituciones y documentos: Planeacin Nacional, DANE, Ministerio de Ambiente, Vivienda y
Desarrollo Territorial, ECOPETROL S.A., Sistema Nacional de Informacin Cultural, Biblioteca Luis ngel
Arango del Banco de la Repblica, Ley 1523 de 2012, Ley 743 de 2002.
Amenaza: Peligro latente de que un evento fsico de origen natural, o causado, o inducido por la
accin humana de manera accidental, se presente con una severidad suficiente para causar prdida de
vidas, lesiones u otros impactos en la salud, as como tambin daos y prdidas en los bienes, la
infraestructura, los medios de sustento, la prestacin de servicios y los recursos ambientales.
Asentamiento Humano: Persona o grupo de personas localizadas de manera permanente o
transitoria en un lugar fsico especfico, de acuerdo con la categorizacin DANE sealada a
continuacin: municipio, cabecera municipal, resto del municipio, centro poblado, casero,
corregimiento departamental, corregimiento, inspeccin de polica, resguardo indgena y territorio
colectivo de comunidades negras.
rea de Afectacin Directa (AAD): Es el rea de posible afectacin por sucesos finales que se
originan y desarrollan su efecto directamente en el sitio en el que se produce la prdida de contencin
del producto.
rea de Afectacin Indirecta (AAI): Es el rea de potencial afectacin por sucesos finales que se
originan en una trayectoria o ruta de derrame o, a partir de estancamientos o acumulaciones de
producto retirado del sitio donde se origin el evento.
Bienes de Inters Cultural: Los Monumentos Nacionales y Bienes de Inters Cultural de Carcter
Nacional son el conjunto de inmuebles, reas de reserva natural, zonas arqueolgicas, centros
histricos, sectores urbanos y bienes muebles que, por sus valores de autenticidad, originalidad,
estticos, artsticos y tcnicos, son representativos para la Nacin, constituyndose adems en
testimonio vivo de su historia y de su cultura.
Elementos Vulnerables: Personas, medio ambiente o bienes que puedan sufrir dao como
consecuencia de un incidente.
Entrevista: es un instrumento a travs del cual se formulan una serie de preguntas a una o ms
personas sobre un tema especfico. sta debe ser puntual, concreta y puede ser complementaria a
otros instrumentos.
Estrategia Comunitaria de Respuesta a Emergencias: Es el conjunto de acciones ordenadas y
planificadas, construidas con la comunidad y dems actores territoriales ubicados en las reas de
afectacin Directa o Indirecta, para implementar como mecanismo de respuesta comunitaria ante
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situaciones de emergencia asociadas al riesgo tecnolgico por hidrocarburos con el fin de salvaguardar
la vida de las personas ubicadas en dichas reas de afectacin.
Gestin del riesgo: Es el proceso social de planeacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin de
polticas y acciones permanentes para el conocimiento del riesgo y promocin de una mayor conciencia
del mismo, impedir o evitar que se genere, reducirlo o controlarlo cuando ya existe y para prepararse y
manejar las situaciones de desastre, as como para la posterior recuperacin, entindase: rehabilitacin
y reconstruccin. Estas acciones tienen el propsito explcito de contribuir a la seguridad, el bienestar y
calidad de vida de las personas y al desarrollo sostenible.
Infraestructura Social: Conjunto de elementos o servicios que se consideran necesarios para la
creacin y funcionamiento de una comunidad.
Junta de Accin Comunal: La junta de accin comunal es una organizacin cvica, social y
comunitaria de gestin social, sin nimo de lucro, de naturaleza solidaria, con personera jurdica y
patrimonio propio, integrada voluntariamente por los residentes de un lugar que anan esfuerzos y r
recursos para procurar un desarrollo integral, sostenible y sustentable con fundamento en el ejercicio
de la democracia participativa.
Lder comunitario: es la persona que tiene la capacidad de influir ms que otros miembros de la
comunidad en el desarrollo de actividades o la toma de decisiones a favor de todos, facilita el anlisis
de los problemas, los priorizan y luego se presenta a la comunidad para tomar las decisiones con el
consenso o apoyo de la colectividad.
Mapa Parlante: Los mapas parlantes son instrumentos tcnico metodolgicos que permiten la
organizacin y comunicacin de las decisiones del medio comunal, a travs de la diagramacin de
escenarios (pasado, presente y futuro) en mapas territoriales. El objetivo metodolgico de los mapas
parlantes es recoger de manera grfica la percepcin de los participantes sobre el territorio local y
fortalecer su identidad.
Mitigacin: Medidas de intervencin prescriptiva o correctiva dirigidas a reducir o disminuir los daos
y prdidas que se puedan presentar a travs de reglamentos de seguridad y proyectos de inversin
pblica o privada cuyo objetivo es reducir las condiciones de amenaza, cuando sea posible, y la
vulnerabilidad existente.
Plan de ordenamiento territorial: es un instrumento tcnico y normativo de planeacin y gestin de
largo plazo; es el conjunto de acciones y polticas, administrativas y de planeacin fsica, que
orientarn el desarrollo del territorio municipal por los prximos aos y que regularn la utilizacin,
ocupacin y transformacin del espacio fsico urbano y rural. Un POT es en esencia, el pacto social de
una poblacin con su territorio. Los planes de ordenamiento del territorio pueden ser: POT - Plan de
Ordenamiento Territorial (en distritos y municipios con poblacin superior a los 100.000 habitantes),
PBOT - Esquema de Ordenamiento Territorial (en municipios con poblacin entre 30.000 y 100.000
habitantes), EOT - Plan Bsico de Ordenamiento Territorial (en municipios con poblacin inferior a los
30.000 habitantes).
Plan de Emergencia: Conjunto de procedimientos definidos para afrontar de forma eficaz situaciones
que puedan representar un dao en personas, medio ambiente o bienes.
Prevencin del riesgo: Medidas y acciones de intervencin restrictiva o prospectiva dispuestas con
anticipacin con el fin de evitar que se genere riesgo. Puede enfocarse a evitar o neutralizar la
amenaza o la exposicin y la vulnerabilidad ante la misma en forma definitiva para impedir que se
genere nuevo riesgo. Los instrumentos esenciales de la prevencin son aquellos previstos en la
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planificacin, la inversin pblica y el ordenamiento ambiental territorial, que tienen como objetivo
reglamentar el uso y la ocupacin del suelo de forma segura y sostenible.
Riesgo de desastre: Corresponde a los daos o prdidas potenciales que pueden presentarse debido
a los eventos fsicos peligrosos de origen natural, socio-natural tecnolgico, biosanitario o humano no
intencional, en un perodo de tiempo especfico y que son determinados por la vulnerabilidad de los
elementos expuestos; por consiguiente el riesgo de desastres se deriva de la combinacin de la
amenaza y la vulnerabilidad.
Riesgo tecnolgico: Entindase por riesgo tecnolgico a los daos o prdidas potenciales que pueden
presentarse debido a los eventos generados por el uso y acceso a la tecnologa, originados en sucesos
antrpicos, naturales, socio-naturales y propios de la operacin.
Territorio tnico: Es el rea geogrfica dentro de la cual un grupo tnico desarrolla actividades
econmicas, sociales y culturales, primordialmente con fines de subsistencia, de acuerdo con sus usos,
costumbres y ancestralidad, configurando de esa forma un hbitat colectivo, ocupado y utilizado
tradicionalmente, de una y otra manera, al interior del cual sus miembros, individual o
mancomunadamente, tambin establecen relaciones espirituales y simblicas con la naturaleza.
Vulnerabilidad: Susceptibilidad o fragilidad fsica, econmica, social, ambiental o institucional que
tiene una comunidad de ser afectada o de sufrir efectos adversos en caso de que un evento fsico
peligroso se presente. Corresponde a la predisposicin a sufrir prdidas o daos de los seres humanos
y sus medios de subsistencia, as como de sus sistemas fsicos, sociales, econmicos y de apoyo que
pueden ser afectados por eventos fsicos peligrosos.
4. JUSTIFICACIN
Estas especificaciones tcnicas se construyen teniendo en cuenta la relevancia e implicaciones del
componente socioeconmico y cultural en el contexto territorial en el cual se localiza toda la
infraestructura petrolera de ECOPETROL S.A y sus reas de afectacin directa e indirecta, donde se
encuentran asentamientos humanos ocupando y transformando el territorio.
Estas reas se definen y caracterizan tcnicamente, mediante un anlisis de riesgos se establecen los
posibles sucesos finales que pueden llegar a generarse en cada sistema, lo cual incluye derrames de
productos por prdida de contencin, incendios y explosiones principalmente. De la misma manera, es
fundamental conocer los elementos expuestos y vulnerables ubicados en dichas reas, lo cual incluye la
infraestructura social, asentamientos humanos, actividades econmicas, bienes de inters cultural y
dems elementos del componente socioeconmico y cultural en las diferentes unidades territoriales.
Tanto ECOPETROL S.A., como las autoridades locales, comunidades, sectores pblicos y privados en
general son corresponsables de la gestin integral del riesgo, razn por la cual es necesario identificar
todos los actores territoriales involucrados en las reas de afectacin, sus dinmicas e interaccin
directa o indirecta que cada uno puede tener con el sistema de transporte de hidrocarburos, as sea por
el simple hecho de localizarse en stas reas.
Los actores territoriales institucionales, comunitarios y privados de alguna de las reas de afectacin
ejercen sus actividades, relaciones y dinmicas sobre el territorio y esto implica que para ECOPETROL
S.A. se conviertan en grupos de inters frente a los cuales se deben establecer los relacionamientos
propios segn los lineamientos corporativos y directrices enmarcados en la poltica de responsabilidad
social empresarial.
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El desarrollo de las presentes especificaciones durante todo el estudio por parte del CONSULTOR, el
relacionamiento que establezca con los grupos de inters y la contextualizacin de los resultados del
componente socioeconmico y cultural en los tem establecidos para el plan de emergencias,
constituyen el marco de actuacin del CONSULTOR para alcanzar el producto esperado y el aporte que
desde el componente se pretende hacer a la gestin integral del riesgo.
5. ALCANCE
Estas especificaciones tcnicas aplican para todos los procesos de elaboracin/actualizacin de los
planes de contingencia/planes de emergencia que se adelanten en los diferentes negocios de
ECOPETROL S.A, incluyendo la incorporacin de aspectos puntuales que hayan sido requeridos por las
autoridades ambientales.
De manera puntual el alcance para el CONSULTOR llegar hasta la formulacin de una propuesta de
estrategia comunitaria de respuesta a emergencias por cada unidad territorial del rea de afectacin
directa definida para el estudio, las cuales podrn ser insumo para que los negocios de ECOPETROL
S.A., las regionales sociales y los Consejos Municipales de Gestin del Riesgo de Desastres CMGRD
las complementen y validen segn corresponda en los procesos de gestin del riesgo y especficamente
de preparativos para la respuesta a nivel local y regional.
6. ENFOQUE CONCEPTUAL
La gestin del riesgo de desastres de la manera como ha sido definida por la Ley 1523 de 2012 es el
centro del enfoque conceptual de las presentes especificaciones. La gestin del riesgo es un proceso
social de planeacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin de polticas y acciones permanentes para el
conocimiento y la reduccin del riesgo, as como el manejo de los desastres. Esta concepcin
fundamentada en un proceso social marca una sustancial diferencia con enfoques anteriores en los
cuales la comprensin del riesgo estaba determinada por un componente ms fsico - natural que
social.
El conocimiento del riesgo es fundamental para identificar los escenarios de riesgos presentes, hacer el
anlisis y evaluacin as como su monitoreo y seguimiento. Para la elaboracin/actualizacin de los
planes de emergencia de la infraestructura petrolera, este es un punto de partida que permite tener al
da la informacin referente a los riesgos generados por la operacin y su entorno, permitiendo de esta
manera enfocar medidas efectivas para la reduccin del riesgo. Algunos ejemplos de lo que implica el
conocimiento del riesgo se ilustran en la figura N 1.
En la reduccin del riesgo, el nfasis est compuesto por la intervencin dirigida a modificar o disminuir
las condiciones de riesgo existentes, entindase: mitigacin del riesgo y a evitar nuevo riesgo en el
territorio, entindase: prevencin del riesgo. Algunos ejemplos de este proceso se ilustran en la figura
1.
Frente al manejo de desastres, la Ley 1523 lo define como el proceso de la gestin del riesgo
compuesto por la preparacin para la respuesta a emergencias, la preparacin para la recuperacin
posdesastre, la ejecucin de dicha respuesta y la ejecucin de la respectiva recuperacin, entindase:
rehabilitacin y recuperacin. Algunos ejemplos del manejo de desastres se ilustran en la figura 1.
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Conocimiento del
Riesgo
GESTIN DEL RIESGO DE

DESASTRES
Identificacin de escenarios de
riesgos y su caracterizacin
Anlisis y evaluacin del riesgo
Monitoreo y seguimiento del riesgo
Comunicacin del riesgo
Orientacin en la construccin de
planes para la gestin del riesgo y
planes de accin
Orientacin en la formulacin de
planes de respuesta
Reduccin del
Riesgo
Manejo del
desastre
Orientar
las acciones de
intervencin correctiva sobre
las condiciones existentes de
amenaza y vulnerabilidad
Orientar
la
intervencin
preventiva para evitar nuevas
condiciones de riesgo
Orientar la formulacin de polticas

que fortalezcan el proceso de
manejo de desastre
Orientar la preparacin para la
recuperacin,
entindase:
rehabilitacin y reconstruccin
Asesorar la ejecucin de la
respuesta a situaciones de desastre
Figura 1. Procesos de la Gestin del Riesgo de Desastres

En el contexto de los tres procesos de la gestin integral del riesgo se inscribe el plan de emergencia
que el CONSULTOR debe elaborar/actualizar, especficamente en el proceso de manejo de los
desastres, bajo la consideracin que el estudio como tal har un aporte para los propsitos internos de
ECOPETROL S.A., para las autoridades que lo requieren y para los entes territoriales en tanto que
puede ser insumo para las actualizaciones de los planes de ordenamiento territorial y los planes
municipales de gestin del riesgo. Dichas actualizaciones podrn dar elementos a un mandatario local
para la ejecucin de proyectos prioritarios en el plan de desarrollo municipal.
7. MARCO NORMATIVO
Las principales normas que sustentan las actividades a desarrollar en el proceso de
elaboracin/actualizacin del PDE en el componente socioeconmico y cultural, se sintetizan en la
siguiente figura:
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ACTUALIDAD EN EL
CONTEXTO
NORMATIVO APLICABLE
AL PDE
CONSTITUCIN
POLTICA DE
COLOMBIA DE
1991
Artculos N 2 y 215
LEY 388 DE 1997

Por la cual se modifica la Ley 9
de 1989, y la Ley 3 de 1991 y se
dictan otras disposiciones.
DECRETO 321 DE
1999
Por el cual se adopta el Plan
Nacional de Contingencia contra
derrames de Hidrocarburos,
Derivados y Sustancias Nocivas.
LEY 1523 DE 2012

Por la cual se adopta la poltica
nacional de gestin del riesgo
de desastres y se establece el
Sistema Nacional de Gestin del
Riesgo de Desastres.
ASPECTOS RELEVANTES
DE LAS NORMAS,
RELACIONADAS CON PDE
1. Proteccin de la vida y
bienes de las personas.
2. Corresponsabilidad.
3. Prevencin de desastres.
4. Polticas,
planes
y
programas que sean
necesarios para evitar la
generacin de nuevos
riesgos o mitigar los ya
existentes.
5. Adelantar por parte de
pblicos
y privados,
anlisis de riesgos y
planes
de
contingencia/emergencia
para el sector industrial.
6. Incorporar la gestin del
riesgo en la planificacin
territorial.
7. Destinar la inversin GRD
Figura 2. Marco normativo aplicable a la elaboracin/actualizacin del PDE para el

componente socioeconmico y cultural
La figura 2 presenta las principales normas; cada una tiene sus propios articulados y su pertenencia
para correlacionarse con el estudio PDE. Dentro de lo ms relevante se destacan aspectos como la
proteccin a la vida, la corresponsabilidad de todos los actores territoriales en la gestin integral del
riesgo, la incidencia y necesidad de articular el conocimiento, la reduccin y el manejo a los procesos
de elaboracin/actualizacin de los planes de ordenamiento y los planes municipales de gestin del
riesgo. Lo anterior de la mano con la destinacin de recursos para proyectos locales y regionales que
contribuyan a dicha gestin.
El anterior marco normativo se complementa a nivel municipal con los diferentes acuerdos y
resoluciones mediante los cuales se adoptaron los planes de desarrollo, planes de ordenamiento y
planes municipales de gestin del riesgo. En consecuencia, el CONSULTOR deber considerar el marco
normativo expuesto en la figura 2, y presentarlo en el estudio a travs de una tabla donde incluya
adems las resoluciones y acuerdos segn lo anteriormente descrito, ajustado a los diferentes
municipios que comprendan las reas de afectacin.
8. PROCESO METODOLGICO
8.1. FASE DE PRECAMPO (Planeacin o actividades previas)
Las actividades pre-campo son aquellas que deben ser desarrolladas previamente por el CONSULTOR
que elabore o actualice los planes de emergencia, antes de cualquier relacionamiento o interaccin con
los actores sociales e institucionales (comunidades, autoridades locales, entidades de respuesta a
emergencia e instancias asociadas con la gestin del riesgo), por parte de alguna de las reas o
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profesionales involucrados en la elaboracin del estudio en mencin (biticos, abiticos, logsticos,
administrativos, tcnicos, entre otros).
- Revisin preliminar de estudios socioambientales e

instrumentos de planificacin disponibles
- Propuesta metodolgica
Qu
Cmo
Cundo
Quin
Dnde
- Lineamientos Corporativos
Autoridades
De presentacin
del Estudio
PRECAMPO
Comunidades
CMGRD (cuando
aplique
- Diseo y validacin
de oficios
De solicitud
de informacin
- Diseo y validacin de
presentaciones
Autoridades y
comunidades
CMGRD (cuando aplique)
- Diseo de instrumento para entrevista

Figura N3. Actividades fase precampo
La figura anterior seala las principales actividades que se deben adelantar por parte del CONSULTOR
durante esta fase, las cuales se describen a continuacin:
8.1.1. Revisin preliminar de estudios socioambientales e instrumentos de planificacin
disponibles: estos estudios permitirn un acercamiento inicial a las caractersticas territoriales de la
zona de estudio, as como a la identificacin inicial de las unidades territoriales.
8.1.2. Propuesta metodolgica: Para la formulacin de la metodologa es necesario que el
CONSULTOR se plantee las preguntas que se ilustran en la figura para que sirvan de apoyo en la
estructuracin de la misma. Para una mayor orientacin la figura a continuacin contiene una sntesis
de actividades que el CONSULTOR podr considerar para la formulacin de la metodologa del estudio
en las tres fases:
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GUA PARA LA CONSTRUCCIN DE PROPUESTA METODOLGICA

PRE - CAMPO
- Definicin de rea de estudio:
Unidades territoriales
- Revisin documental necesaria
Nota: sta hace alusin a la consulta
bibliogrfica: planos, informes, publicaciones, etc que se requieran
- Revisin de aspectos para la
contratacin de mano de obra
ELABORACIN /
ACTUALIZACIN DE
PDE COMPONENTE
SOCIOECONMICO Y
CULTURAL
- Diseo y validacin de oficios,

formatos de actas y asistencia
Nota: Para el diseo, debe revisarse
los parmetros dados por ECP
- Definir cules son los predios
que requieren permiso de ingreso
- Elaboracin por el CONSULTOR
del instrumento para entrevista a
Lderes comunitarios
- Diseo y validacin de herramientas
de comunicacin y divulgacin
Nota: Segn parmetros de ECP
- Diseo de presentacin al
CMGRD (cuando aplique)
Nota: Segn especificaciones ECP
CAMPO
- Reconocimiento del territorio
Nota: realizar recorridos, revisar POT,
PBOT o EOT, validar unidades Territ.
- Agendar Presentacin del estudio
Nota: Segn especificaciones
- Relacionamiento con autoridades
y comunidades del AAD
Nota: Segn especificaciones ECP
- Aplicacin ficha socio predial o el
Instrumento que el CONSULTOR
disee para la captura de datos sobre
elementos vulnerables en AAD.
Nota: Puede tener como ejemplo la
ficha diseada por ECP; no obstante
puede disear su propio instrumento.
Criterio: Cmo se har, teniendo en
Cuenta que se requiere el 100%
- Aplicacin entrevistas para lderes
comunitarios y talleres en el AAD.
Nota: Lderes seleccionados segn
ECP y aplicacin de entrevista
Criterio: Segn requerimientos ECP.
- Elaboracin cartografa con lderes
comunitarios y georeferenciacin
Nota: Se requiere que todos los datos
Suministrados queden espacializados
- Sistematizacin de la informacin
Nota: cmo se llevar a cabo?
- Reunin post-campo
Nota: segn especificaciones tcnicas
POST - CAMPO
- Procesamiento y anlisis
de la informacin primaria y
secundaria.
- Entrega documental de
soportes: actas, entrevista
Estructurada
- Elaboracin de producto
final: propuestas de estrategia
comunitaria de respuesta a
Emergencias por riesgo
Tecnolgico.
Nota: De acuerdo a las
especificaciones ECP
Grupo
Aseguramiento
Adicionalmente en
la formulacin
de la metodologa, el CONSULTOR deber indicar para el componente
socioeconmico y cultural loSocial
siguiente:PDC-VTL
personal, roles asignados , cronograma que detalle tiempos por cada actividad
en cada fase o etapa, presupuesto detallado para el componente.
Figura N4. Gua para la construccin de la propuesta metodolgica
8.1.3. Lineamientos corporativos: antes de adelantar cualquier relacionamiento, es necesario que el
CONSULTOR y todo su equipo de trabajo conozcan los principales lineamientos corporativos de
ECOPETROL S.A., porque propiciarn un escenario social favorable para la elaboracin y la actualizacin
del PDE a realizar, a travs de la construccin o permanencia de relaciones respetuosas y armnicas
con los grupos de inters y autoridades locales de las reas de afectacin directa e indirecta.
ECOPETROL S.A., suministrar al CONSULTOR los archivos digitales con los lineamientos relacionados
en la tabla N 1. (Anexo N 1).
La tabla que se presenta a continuacin resume los principales lineamientos a considerar:
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REFERENCIA
NOMBRE
ECP-DHS-G-037
Gua de Planeacin y respuesta a emergencias
ECP-URS-D-002
Directriz de Responsabilidad Social Empresarial de

Ecopetrol S.A.
ECP-DAB-P-054
Procedimiento de Responsabilidad Social Empresarial en

Actividades Contratadas por Ecopetrol S.A.
ECP-DEA-P-005-5
Procedimiento de Responsabilidad Social Empresarial en

la contratacin y subcontratacin.
ECP-URS-D-001
Directriz para la gestin de las relaciones de Ecopetrol

S.A. con el entorno
ECP-URS-G-006
Gua de relacionamiento con el grupo de inters

Sociedad y Comunidad.
ECP-SEG-G-003
Gua para los Derechos Humanos
ECP-SEG-D-002
Poltica de Derechos Humanos

Tabla N1. Lineamientos corporativos
8.1.3.1.
Sobre las unidades territoriales preliminares segn reas de afectacin
Las reas de afectacin preliminares se definen desde el componente tcnico por parte del
CONSULTOR. Para el caso de lo social, la actividad en la fase pre campo consiste en identificar,
igualmente de forma preliminar, las unidades territoriales que se encuentran en dichas reas de
afectacin. Esta identificacin preliminar le permitir tener una aproximacin espacial complementaria
a la suministrada en el diagnstico, con las unidades territoriales preliminares propias del rea de
estudio.
8.1.3.2.
Aspectos a considerar en la contratacin o vinculacin de mano de obra local
En caso que el CONSULTOR requiera la contratacin de mano de obra local para el desarrollo o
ejecucin de las actividades propias de la elaboracin del plan de emergencia, deber acogerse y dar
cumplimiento a las directrices y lineamientos de ECP al respecto y las que se encuentren vigentes en el
rea de estudio al momento de la elaboracin del PDE (acuerdos municipales o comunitarios). Se
recalca la necesidad de verificar localmente sobre las condiciones que se tengan entre las autoridades o
las mismas comunidades, y mediante las cuales se formalice un proceso de contratacin, que
seguramente cambiar entre una u otra locacin.
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En ningn caso, el CONSULTOR podr seleccionar y contratar personal, desconociendo las polticas de
ECP establecidas en cada regin o las que estn vigentes en cada municipio.
Es importante precisar que el CONSULTOR deber dar cumplimiento a las polticas establecidas por
ECP, en materia de contratacin y HSE (curso de fomento de trabajo seguro, entre otros), las cuales
tambin deben incluir a todo el personal local que se contrate. El CONSULTOR deber contemplar los
tiempos para el cumplimiento de los anteriores requisitos e incluirlos en el plan de trabajo y
cronograma que presente.
8.1.3.3.
Preparativos para el relacionamiento con comunidades
El rea de Gestin Social ECP a travs del profesional de aseguramiento social-, suministrar al
CONSULTOR los lineamientos o directrices corporativas que se consideren necesarios para el ptimo
desarrollo de las actividades del estudio, procurando las relaciones armnicas, la minimizacin de
escenarios de conflicto social y previniendo el surgimiento de pasivos sociales en cumplimiento de la
poltica RSE, teniendo en cuenta que para ECP es muy importante el relacionamiento adecuado con los
grupos de inters, procurando tener la confianza y credibilidad, adems de contribuir a la buena
imagen de la Empresa.
Ello implica coordinar con el CONSULTOR los mecanismos para adelantar dicha labor, previo al inicio de
las actividades en campo.
8.1.3.4.
Preparativos para el ingreso a predios y obtencin de paz y salvos cuando se

requiera
Con el fin de evitar el surgimiento de pasivos y conflictos con los propietarios y habitantes de los
predios localizados en las reas de afectacin, derivados de la accin del personal del CONSULTOR en
las labores de campo que afecten la imagen institucional-, el CONSULTOR deber adelantar la
obtencin de los permisos de ingreso a predios, cuando por la naturaleza de las actividades a realizar,
se requiera. Para ello debe presentar al grupo de aseguramiento de ECP-, el procedimiento para el
ingreso a predios y obtencin de paz y salvos (obtencin de permisos y paz y salvos); as mismo
deber definirse por parte del CONSULTOR, los predios que requerirn permisos y en funcin de esto
precisar nmero de das que se necesitan para gestionar los permisos.
Se aclara que para esta labor, dependiendo del nmero de predios que requerirn dichos permisos, el
CONSULTOR deber contar con una persona permisero que adelantar esta actividad, con el fin de
dedicar al personal social a las dems actividades propias del componente.
8.1.4. Diseo y validacin de oficios. Protocolo para el desarrollo de los lineamientos de
participacin para PDE
En cumplimiento de los lineamientos establecidos por ECP, se busca adelantar el proceso de
lineamientos de participacin, dando respuesta adecuada a la necesidad de informar a las comunidades
y autoridades locales sobre el estudio a partir de criterios como:
Universalidad, descentralizando los procesos de convocatoria a las reuniones a travs de los
lderes, garantizando llevar la informacin a todas los hogares del las unidades territoriales
involucradas en los proyectos o en la operacin.
Suficiencia, tanto en las convocatorias como en los contenidos de la informacin brindada.
Eficiencia y efectividad de la informacin, buscando no solo dar cumplimiento a un
requerimiento, sino tambin procurando que la informacin brindada sea aprehendida y
12/26

comprendida por los representantes locales y comunidades en general. Ello, a travs de la
formulacin de metodologas pedaggicas y participativas.
Trazabilidad en el registro y recoleccin documental de todo el proceso adelantado para
el desarrollo de los lineamientos de participacin, procurando garantizar contar siempre con la
evidencia de las actividades adelantadas.
8.1.4.1.
Preparativos para la realizacin de talleres con las comunidades
Convocatoria: Cuando un mismo CONSULTOR adelante PMA y PDE, deber estructurar una sola
presentacin de socializacin ante las comunidades y surtir el paso previo de aprobacin por parte del
profesional de aseguramiento social. Dicha validacin deber hacerse al menos cuatro (4) das antes de
la realizacin de las reuniones y talleres.
Cuando un CONSULTOR solamente adelante el PDE, deber igualmente tener una breve presentacin
que le servir de introduccin a la realizacin de cada taller. Esta ser una presentacin del estudio y la
metodologa para que los lderes participantes se contextualicen en el propsito del taller.
El CONSULTOR deber presentar al menos cuatro (4) das antes de iniciar los talleres, la presentacin
al profesional social de aseguramiento, contemplando adicionalmente el uso de otras herramientas para
los casos en donde no sea posible contar con video vean.
La convocatoria es responsabilidad del CONSULTOR. No es viable descargar esta actividad en el lder de
contacto o presidente de la junta de accin comunal. Si bien, stos pueden ser un apoyo, la
responsabilidad reposa en el CONULTOR quien deber garantizar la asistencia de los lderes a la
actividad.
El consultor preparar un modelo de oficio o carta a la comunidad que contenga la siguiente
informacin:
rea, negocio o Programa de la Empresa responsable del proyecto o el estudio ambiental.

Descripcin, alcance y actividades generales del proyecto o el estudio.
Empresa consultora responsable del estudio ambiental.
Nombre del gestor social de ECP Responsable o a quien pueden dirigirse en caso de
presentarse inquietudes.
Es importante mencionar que, para cada comunidad o unidad territorial, debern expedirse 2 oficios
modelos: (i) uno de invitacin a la Junta de Accin Comunal (JAC) o representantes comunitarios y (ii)
uno para la comunidad en general. El anterior oficio, ser revisado y avalado por Gestin Social de ECP,
a travs del profesional encargado del proceso de aseguramiento social del estudio.
Es importante sealar que, todos los oficios de convocatoria a reuniones o talleres que se elaboren para
el estudio ambiental, debern ser firmados as:
En el caso de estudios ambientales correspondientes a proyectos, por el Lder Social del

Programa o el rea de Viabilidad de Proyectos, segn se delegue.
En el caso de estudios ambientales de sistemas en Operacin (que no incluyan obras nuevas),
por el Lder Social de la Regional respectiva, o a quien ste delegue.
De igual manera, los oficios para la firma del funcionario encargado, debern ser entregados mnimo
cinco (5) das antes de iniciarse la convocatoria a las reuniones por parte del consultor, tiempo que
ser destinado a la recoleccin de las firmas de los lderes sociales y a la radicacin de los mismos en el
13/26

sistema cartero de ECP; por lo cual es importante contemplar estos tiempos dentro de los cronogramas
elaborados para el desarrollo de los estudios ambientales.
El consultor deber hacer entrega al profesional de aseguramiento social del estudio, de los oficios de
convocatoria a las reuniones totalmente elaborados y no en borrador (es decir en versin 0).
Los talleres debern efectuarse para cada unidad territorial involucrada dentro del estudio ambiental y
en ningn caso -salvo por solicitud expresa de la comunidad (de lo cual deber quedar evidencia) se
podr realizar 1 sola reunin para 2 o ms unidades territoriales. De ser necesario, el CONSULTOR
podr aplicar otro esquema distinto a talleres para la obtencin de la informacin primaria en el AAD;
no obstante sta condicin particular ser puesta a consideracin del profesional de aseguramiento
social bajo las condiciones que lo justifiquen y requerir de validacin por parte del mismo.
Perfil de los lderes a convocar para los talleres del PDE: Para los talleres del PDE se requiere que
los lderes tengan las siguientes caractersticas:
Llevar ms de 10 aos como residente de la vereda o unidad territorial correspondiente.
Tener conocimiento de su territorio.
Tener las caractersticas de un lder, con reconocimiento por parte de la comunidad.
Registros: El proceso de convocatoria y ejecucin de las reuniones y talleres, deber quedar
debidamente soportado con los siguientes registros:
Fotografas de las actividades realizadas (entrega de cartas de invitacin).

Planilla de control de entrega de comunicaciones, diligenciada en el formato anexo al presente
documento.
Fotografas de cada reunin adelantada.
Listado de asistencia, de conformidad con los formatos previamente avalados por el profesional
social del grupo de aseguramiento y en donde se consigne.
Acta de reunin en letra legible, de conformidad con los formatos previamente avalados por el
profesional social del grupo de aseguramiento. El contenido mnimo es el siguiente:
- Fecha
- Hora
- Tema
- Lugar
- Objetivo de la reunin
- Desarrollo de la reunin: incluir los contenidos temticos abordados. Inquietudes
planteadas por los asistentes y las respuestas dadas
- Conclusiones
- Compromisos y fecha de cumplimiento
Registro flmico de las actividades realizadas (entrega de invitaciones y talleres comunitarios).
8.1.4.2. Preparativos para las reuniones con las autoridades

Cuando el CONSULTOR delante de manera conjunta PMA y PDE, se har un solo proceso de
convocatoria. En caso de que solamente adelante el PDE, la presentacin ante las autoridades se har
mediante oficio. Esto incluye a los Consejos Municipales de Gestin del Riesgo de Desastres CMGRD
a quienes deber radicarles el respectivo oficio, uno por cada CMGRD que hagan parte del AAD. De
manera excepcional, ECOPETROL S.A. podr solicitarle al CONSULTOR, la convocatoria y realizacin de
la presentacin del estudio ante los CMGRD que se requieran. En caso de presentarse esta condicin,
ECOPETROL S.A. a travs de los profesionales de aseguramiento, lo indicarn al consultor desde el
inicio del proceso. La convocatoria ser responsabilidad del CONSULTOR y aplicarn todos los aspectos
14/26

documentales (acta, registro de asistencia, registro fotogrfico) establecidos como soporte documental
de la actividad.
8.1.4.3. Preparativos logsticos generales para el desarrollo de talleres y reuniones
Transporte del personal de la consultora
Estar bajo la responsabilidad y a cargo de la consultora, el suministro de las facilidades de
desplazamiento del personal a cargo de las reuniones y talleres con comunidades y autoridades locales,
en el marco del desarrollo de lineamientos de participacin.
Utilizacin de medios audiovisuales.
Como herramienta para el desarrollo de las reuniones, el consultor deber apoyarse en el uso de
carteleras, planos o rotafolios de tamao adecuado para la visualizacin de los asistentes y
participantes, como medio para realizar su presentacin, de conformidad con los aspectos aprobados
dentro de la metodologa. Si las condiciones y caractersticas del lugar de la reunin lo permiten, podr
hacerse uso del video beam, como medio de apoyo a la presentacin. El consultor debe prever con
antelacin la necesidad de recursos tales como uso de sonido, espacios fsicos adecuados, entre otros,
temas que estarn a su cargo, costo y responsabilidad.
Suministro de refrigerios
El consultor deber suministrar refrigerios durante las reuniones y talleres con las comunidades,
cuando por las caractersticas de la reunin ello sea considerado pertinente (duracin de ms de dos
horas).
En el caso de que sean definidas reuniones con los CMGRD, no se requerir del suministro de
refrigerios, entendiendo que stas no excedern un tiempo superior a una hora.
Dotacin institucional
El personal de la consultora que participe en las reuniones y talleres, deber portar el carnet o
documento que lo acredite como empleado o vinculado a la firma, as como los elementos de dotacin
institucional y de proteccin personal, dando cumplimento a las normas y estndares HSE y de
seguridad de ECP.
8.1.5. Diseo y validacin de presentaciones
En el caso de la presentacin del estudio ante las comunidades y las autoridades locales adelantadas en
el marco del PMA, estas presentaciones contendrn una breve exposicin igualmente del PDE. Dicho
contenido ser validado previamente por el profesional social de aseguramiento.
Para el caso que sea definida la presentacin del estudio ante los CMGRD, ECOPETROL S.A.,
suministrar al CONSULTOR una plantilla tipo en power point para estructurar su contenido y al menos
una semana antes de las reuniones, sern revisadas y validadas por los profesionales de
aseguramiento. Esta validacin incluye la realizacin de un simulacro por parte del CONSULTOR ante
los profesionales de ECOPETROL S.A. (Anexo N 2).
8.1.6. Diseo de instrumento para entrevista a lderes comunitarios:
15/26

El CONSULTOR deber disear y utilizar un instrumento que le permita registrar en campo la
informacin bsica de respuesta comunitaria a emergencias suministrada por los lderes comunitarios.
Este instrumento deber ser interiorizado por el grupo de profesionales sociales que adelantarn los
talleres, con el fin de que adquieran el manejo del tema.
8.1.7. Instrumento para recoleccin de informacin socio predial:
Teniendo en cuenta todos los aspectos que se requieren documentar para los elementos vulnerables, el
CONSULTOR deber disear un instrumento para tal fin que d cuenta de toda la informacin requerida
para los anlisis de riesgos en materia de elementos vulnerables. Puede tomar como gua la ficha socio
predial de ECOPETROL S.A. para la elaboracin o actualizacin de los PMA, ajustarlo o disear su propio
instrumento que cumpla con las caractersticas de la informacin puntual que se requiere para PDE.
8.1.8. Preparativos para el levantamiento de las fichas del SNGRD
ECOPETROL S.A. suministrar al CONSULTOR las fichas del SNGRD las cuales deber diligenciar con
cada una de las entidades establecidas en dichos formatos. Esta informacin hace parte del captulo 8
del PDE y debe ser diligenciada en su totalidad.
8.2.
FASE DE CAMPO
En esta fase se adelantan las mayores actividades de todo el estudio y desde el punto de vista socio
econmico y cultural, se lleva a cabo el levantamiento de la informacin secundaria y primaria tales
como entrevistas, encuestas, obtencin de los datos bsicos sobre emergencias, aplicacin de la ficha
socio predial y dems actividades que son propias de esta fase. Durante esta fase se espera que se
mantengan relaciones armnicas con los actores sociales y municipales, con el fin de garantizar canales
de comunicacin adecuados, interaccin y resultados favorables en la elaboracin del estudio.
16/26

- Reconocimiento del territorio

- Entrega de oficios y agenda de actividades con actores
territoriales
- Presentaciones del estudio a las autoridades
POT/PBOT/EOT
Informacin a
solicitar
CAMPO
PDM
PMGRD
- Acopio de
informacin
secundaria
Informes
Informacin secundaria
complementaria
Actas
Academia
- Levantamiento de fichas del SNGRD
- Aplicacin instrumento socio predial
- Informacin primaria
Contextualizacin
de la actividad
- Taller
Aplicacin de la
entrevista
Espacializacin de
aspectos clave de la
entrevista: puntos de
encuentro; rutas de
evacuacin; recursos
Informacin geo-referenciada para entrega como

parte del producto final
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Figura N 5. Actividades fase de campo

8.2.1. Reconocimiento del territorio
EL CONSULTOR deber identificar de las unidades territoriales urbanas y rurales que pueden estar
involucradas en las reas de afectacin directa e indirecta, las cuales sern definidas previamente por
el mismo CONSULTOR con base en los modelamientos de amenazas analizadas para cualquiera de las
instalaciones e infraestructura en operacin de la Empresa y validadas por el equipo de aseguramiento
ECP. Lo anterior implica que los profesionales sociales del CONSULTOR que desarrollarn el trabajo de
campo, conozcan de manera previa y suficiente las especificaciones tcnicas, los alcances del estudio,
as como las modelaciones de afectacin definitivas, como insumo fundamental para el reconocimiento
y de las reas de afectacin directa e indirecta.
Sobre las reas de afectacin
Las reas de afectacin se definen y validan a partir de criterios tcnicos propuestos por el
CONSULTOR. En consecuencia, el componente socioeconmico y cultural desarrolla sus actividades en
las reas que tengan tal validacin. En el caso de las reas de afectacin directa con el fin de levantar
informacin primaria y secundaria y en el caso de las reas de afectacin indirecta solamente para el
levantamiento de informacin secundaria.
8.2.2. Entrega de oficios y agenda de actividades con actores territoriales
Comunidades: El CONSULTOR deber adelantar el acercamiento y contacto inicial con lderes (Juntas
de Accin Comunal JAC o representantes comunitarios) de las unidades territoriales identificadas de
forma preliminar como parte del rea de afectacin directa, en la que se brinde la informacin inicial
sobre las actividades a desarrollar en el marco de la elaboracin del plan de emergencia.
En trminos generales, en el proceso de acercamiento con actores sociales para la elaboracin del PDE
el CONSULTOR debe adelantar los siguientes momentos:
Presentacin verbal, general del estudio y del CONSULTOR, en donde har la entrega de los
oficios. Este momento debe servir para concretar la fecha, lugar y hora de realizacin del taller.
Recopilacin de informacin primaria mediante la entrevista y el taller.

CMGRD: El CONSULTOR deber radicar en cada alcalda municipal un oficio haciendo la presentacin
del estudio en desarrollo y la presentacin del CONSULTOR, previa validacin del profesional de
aseguramiento social de ECOPETROL.
8.2.3. Presentaciones del estudio:
Estas son presentaciones del estudio que se surten al inicio de la fase de campo y buscan dar a conocer
los alcances y actividades a desarrollar.
Las presentaciones en el marco del PMA son articuladas, es decir, el CONSULTOR deber
estructurar una presentacin que cumpla con los fines del PMA y que incluya los aspectos generales del
PDE. La presentacin estar dirigida en ese contexto tanto a comunidades como a autoridades locales
distintas del CMGRD.
18/26

Las presentaciones a los CMGRD (en caso excepcional que se requiera) sern definidas en la
fase de pre-campo con el grupo de aseguramiento, de manera que el CONSULTOR pueda realizar los
acercamientos y reuniones con los consejos que sean indicados por parte de ECOPETROL S.A.
8.2.4. Acopio de informacin secundaria
Todas las solicitudes de informacin debern realizarse por escrito y estn a cargo del CONSULTOR,
sealando en la comunicacin como antecedente y referencia-, el radicado del oficio de ECP,
mediante el cual se realiz la presentacin del plan de emergencia y la empresa del CONSULTOR.
Parte de la informacin que el CONSULTOR requiere para el estudio corresponde a:
Unidades territoriales (municipios, veredas, centros poblados o caseros, entre otros) y

asentamientos humanos localizados en las reas de afectacin.
Infraestructura social existente (centros educativos, centros de salud, salones comunales, redes
y dems infraestructura comunitaria).
Actividades econmicas.
Antecedentes de capacitacin/divulgacin a las comunidades e instituciones en materia de

gestin del riesgo, as como simulacros y/o simulaciones, convenios en gestin del riesgo.
Informacin sobre la presencia de los asentamientos tnicos y sus caractersticas.
Bienes de inters cultural.
Adicionalmente toda la informacin complementaria que aporte a los contenidos de la informacin socio
predial y a la formulacin de los productos del componente.
Para orientar la bsqueda de informacin secundaria, se presenta la siguiente tabla con algunas
sugerencias de fuentes de consulta y tipos de documentos:
TIPO DE DOCUMENTO
Plan de desarrollo municipal
vigente.
PMA y PDC del sistema
POT,
PBOT,
EOT
segn
corresponda
Plan municipal de gestin del
riesgo
Caracterizacin socioeconmica
Capacitaciones,
divulgaciones,
FUENTE DE CONSULTA
-Web de cada alcalda municipal
-Alcalda municipal
-ECOPETROL S.A
-Alcalda municipal
-Alcalda municipal
-Oficina
municipal
para
la
gestin del riesgo de desastres
-Unidad nacional para la gestin
del riesgo de desastres
-Alcalda municipal
-Sisbn
-DANE
-ECOPETROL S.A., a travs de
MEDIO
Digital / anlogo
19/26

simulaciones
y
simulacros,
convenios en gestin del riesgo
Comunidades tnicas
Bienes de inters cultural
Informacin cartogrfica
Cruz Roja
-Entidades de los CMGRD
-Regionales sociales
-Ministerio del Interior
-Ministerio de cultura/sistema
nacional
-Google earth
-IGAC
-Aquella que haya sido definida
para el estudio
Tabla N 2. Tipos de documentos, fuentes y medios de obtencin de la informacin

El contenido de la tabla tiene el propsito de orientar al CONSULTOR; no obstante, ste puede recurrir
a otras fuentes como las corporaciones autnomas regionales, bibliotecas pblicas, entre otros.
El CONSULTOR deber hacer entrega a ECP -en medio digital- de una copia con toda la informacin
secundaria recopilada en el componente social, tal como: estudios, informes, actas, investigaciones,
planos o cartografa, POT, entre otras, a partir de la cual se tom la informacin para la elaboracin del
plan de emergencia. Esta informacin deber formar parte de los documentos de referencia del PDE.
8.2.5. Informacin Primaria
Para el trabajo de campo el CONSULTOR cuenta con la ficha socio predial la cual es suministrada por
ECOPETROL S.A. y el formato de entrevista el cual se aplicar a los lderes comunitarios, y que
igualmente ser suministrado por ECOPETROL S.A.
8.2.5.1.
Informacin socio predial
En el marco del PDE la informacin socio predial cumple dos propsitos: por un lado recopila datos
fundamentales para el anlisis de riesgo individual, social y socioeconmico que adelanta el
componente tcnico; por otro lado, aporta elementos para la contextualizacin que el CONSULTOR
deber hacer a la hora de formular las propuestas de estrategia comunitaria de respuesta a
emergencias. Esta informacin deber obtenerse al 100% de predios que correspondan al rea de
Afectacin Directa. Cuando el PDE se elabore de manera simultnea al PMA, ste levantamiento de
informacin deber adelantarse un sola vez y utilizarse para ambos. Para el AAI, la informacin socio
predial se har a travs de informacin secundaria. (Esta informacin alimenta el anlisis de
riesgo en sus aspectos social y socioeconmico que hacen parte del captulo 3 del PDE)
8.2.5.2.
Informacin bsica de respuesta comunitaria a emergencias
El CONSULTOR elaborar un formato con preguntas estructuradas para que adelante entrevista con
lderes comunitarios de cada unidad territorial de las reas de afectacin directa. La sntesis de la
informacin que le ser suministrada se ilustra en la siguiente figura:
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Antecedentes de
incidentes y/o
emergencias
Otros recursos a
nivel de la
unidad territorial
Recursos de la
comunidad para
la atencin de
emergencias
Identificacin de
actores sociales
y nivel de
organizacin
comunitaria
Procedimiento
comunitario de
respuesta a
emergencias
Figura N 5. Contenido mnimo para el formato de informacin bsica de respuesta

comunitaria a emergencias
El contenido ilustrado en la anterior figura se detalla a continuacin, con el fin de dar mayor ilustracin
al consultor de lo que se quiere recoger por medio de este instrumento y el desarrollo del taller del
mapa parlante:
Antecedentes de incidentes y/o emergencias:
Antecedentes de situaciones de emergencia y/o incidentes a los que se hayan visto
enfrentados los habitantes de la zona (Tipo de emergencia y/o incidente presentado; fecha;
caractersticas generales de lo ocurrido).
Tipo de respuesta y/o procedimiento que llev a cabo la comunidad frente a la emergencia y/o
incidente presentado.
Tipo de ayuda recibida despus de la emergencia (si aplica) y por parte de quin fue
suministrada.
Indagar sobre el posible desarrollo de simulacros de evacuacin en la comunidad, y qu
organismo del estado o del sector privado los ha acompaado en tal ejercicio.
Realizar un comparativo en el tiempo para establecer si durante el ltimo ao la comunidad se
ha fortalecido frente a la respuesta a emergencia, adelantando dicha indagacin en los trminos de:
hace un ao (1); ltimos seis (6) meses; ltimos tres (3) meses.
Identificacin de actores sociales y nivel de organizacin comunitaria:
Indagar qu tipo de figura de organizacin comunitaria existe: JAC, comits comunitarios,
asociaciones, entre otras.
21/26

Identificar si existen liderazgos individuales o colectivos y su grado de incidencia o aceptacin
por parte de la comunidad
Qu actores sociales logran identificarse en el territorio
Cmo es el grado de articulacin entre la comunidad, a la hora de resolver conflictos o
diferencias.
Procedimientos comunitarios ante emergencias:
Rutas de evacuacin empleadas o que emplearan a la hora de una situacin de emergencia.
Puntos de encuentro identificados o que potencialmente consideraran viables a la hora de una
evacuacin.
Quines en la comunidad han asumido el papel de liderazgo en situaciones de emergencia (en
caso de que tengan el antecedente) o con potenciales caractersticas para ejercer dicho papel.
Identificacin de personas en la comunidad con conocimientos de primeros auxilios, evacuacin
u otro que consideren importante al momento de una situacin de emergencia.
Recursos disponibles:
Existencia de medios de comunicacin de la comunidad para dar aviso ante situaciones de
emergencia (alarma comunitaria, megfono, perifoneo, entre otros).
Existencia de kit de emergencia familiares o de uso comunitario - pitos, linternas, botiquines,
extintores, entre otros. Lugar de ubicacin de los mismos.
En caso de que la comunidad cuente con esos elementos para uso comunal, cul es el uso
actual de los mismos; quin est a cargo de los elementos; quin se encarga de su mantenimiento o
reposicin; quin los administra y de qu forma han accedido a ellos.
En caso de que una situacin de emergencia lo amerite, indagar si en el asentamiento se cuenta
con un lugar que posiblemente pueda funcionar como alojamiento temporal. En caso que exista,
consultar si consideran que el sitio posee condiciones para albergar familias en caso de emergencia.
Otros recursos del nivel municipal:
Existencia de organismos de socorro en el asentamiento y sobre la interaccin o papel que han
tenido estos grupos en situaciones de emergencia y/o incidentes que se hayan presentado.
Sistemas de comunicacin o dotacionales con los que cuente la administracin central y que
estn a disposicin de la comunidad en caso de emergencia.
Durante el desarrollo del trabajo de campo el CONSULTOR deber conformar un directorio telefnico
de contactos de lderes comunitarios, no solo de los encuestados, sino de otros lderes que se
identifiquen en el territorio. Estas personas de la comunidad que conformen el directorio telefnico,
debern estar ubicadas preferiblemente en el rea puntual de localizacin del asentamiento. De la
misma manera, el CONSULTOR deber conformar un directorio telefnico de entidades y organismos de
socorro locales con presencia en el rea del asentamiento (Ej. Voluntarios de Cruz Roja, Defensa Civil,
entre otros).
8.2.5.3.
Realizacin de talleres con lderes comunitarios en reas de afectacin directa
El consultor deber desarrollar un (1) taller con lderes comunitarios de cada unidad territorial con el fin
de recoger la informacin bsica de respuesta comunitaria a emergencias para lo cual cuenta con el
formato suministrado por ECOPETROL.
Esta actividad deber contemplar lo siguiente:
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Aplicacin del formato entregado por ECOPETROL.
Adelantar un mapa parlante con los lderes comunitarios, donde queden representados
grficamente los aspectos enunciados por ellos en la entrevista.
Georreferenciacin de: punto de encuentro, ruta de evacuacin, recursos (saln comunal,

alarma comunitaria, etc) que hayan sido identificados por la comunidad durante cada taller.
8.2.5.4. Formato de Registro a Entidades Municipales
En cuanto al proceso de solicitud de informacin ante las entidades municipales de salud, emergencia y
socorro, las empresas industriales y los consejos departamentales, distritales y municipales de gestin
del riesgo, de gran relevancia para la construccin del PDE, es importante que el CONSULTOR haga
entrega del oficio de solicitud de informacin, la recopile y sistematice. ECOPETROL ha diseado
formatos que facilitan la recopilacin de la informacin necesaria, por lo cual el CONSULTOR har una
revisin de los formatos y en el oficio de solicitud deber hacer mencin del tipo de informacin que se
requiere. (Esta informacin se entrega en el captulo 8 del PDE)
8.2.5.5. Reunin Post-campo PDE componente socioeconmico y cultural
Esta reunin se surtir una vez regrese el personal social de campo y tiene como propsito conocer las
lecciones aprendidas y detalles del desarrollo de cada una de las actividades. Esta reunin es
independiente de aquella que usualmente se programa con todos los componentes del aseguramiento y
el consultor.
8.3.
FASE DE POST-CAMPO
Esta es la fase que le permitir al CONSULTOR avanzar hacia el anlisis y formulacin de los productos
del PDE en su componente socioeconmico y cultural.
8.3.1. Propuestas de estrategia comunitaria de respuesta a emergencias
Con base en los insumos aportados por la comunidad, mediante la aplicacin de las encuestas, el
resultado del anlisis de riesgos elaborado por el CONSULTOR, la informacin de socio predial y la
informacin secundaria, el CONSULTOR deber formular las propuestas de estrategia comunitaria por
cada unidad territorial del rea de afectacin directa donde se llevaron a cabo los talleres con las
comunidades.
Es muy importante que estas propuestas tengan la suficiente articulacin con el anlisis de riesgo
adelantado por el CONSULTOR, entendiendo que el centro de cada propuesta en cuanto a puntos de
encuentro, rutas de evacuacin, entre otros, gira entorno a los preparativos de respuesta de las
comunidades ante un eventual suceso ocurrido por el riesgo tecnolgico asociado al negocio en
particular.
Esta propuesta deber contemplar como mnimo los siguientes aspectos:
Introduccin
Antecedentes generales
Resultados obtenidos
Propuesta de estrategia comunitaria de respuesta a emergencia, la cual debe contener como
mnimo:
-
Esquema de activacin comunitaria ante una emergencia.

23/26

-
Mecanismo de organizacin comunitaria (lderes, brigadistas existentes, o cualquier

otra figura que pueda ejercer dicho rol)
Breve descripcin de evacuacin.
Cuadro de recursos existentes o disponibles para la comunidad.
Cuadro de recursos por adquirir para la comunidad.
Directorio telefnico de lderes comunitarios de la unidad territorial
Mecanismo de articulacin entre las comunidades y los CMGRD
Incluya como soporte el plano ilustrativo de su propuesta en cuanto a punto de encuentro, rutas de
evacuacin, localizacin de recursos comunitarios tales como saln comunal, alarma comunitaria y
dems que haya sido identificado con los lderes comunitarios.
Con todo lo anterior, el CONSULTOR deber formular la propuesta a partir del insumo brindado por la
comunidad y complementado con el criterio especializado por parte de ste. Esta propuesta deber ser
presentada al profesional social de aseguramiento y estar sujeta a validacin por parte del equipo de
especialistas de aseguramiento del estudio de ECP.
Los detalles de la construccin de este producto se encuentran en el anexo N 3. (La entrega de este
producto se hace en el marco del Informe de Gestin del PDE)
8.3.2. INFORMACIN A REPRESENTAR CARTOGRFICAMENTE
Para la toma de datos en campo y generacin de la cartografa se deben tener en cuenta las
Especificaciones Tcnicas establecidas por Ecopetrol en cuanto a calidad, metadatos, plantillas de
presentacin y estandarizacin digital de la entrega, de acuerdo con los siguientes documentos:
1.
2.
3.
4.
Gua para la entrega de informacin geogrfica de estudios ambientales.

ECP-DAB-P-061 Procedimiento para control posicional de informacin geogrfica
Catlogo de Smbolos de Ecopetrol para estudios ambientales
ECP-DAB-F-293 Metadatos
Con el fin de garantizar el almacenamiento de los datos temticos provenientes tanto del trabajo de
campo como los derivados del anlisis estadstico de la informacin, debern almacenarse en la base
de datos que Ecopetrol disponga para tal fin, la cual adicionalmente dar cumplimiento a los
requerimientos de la resolucin 1415 del 2012 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible Por
la cual se modifica y actualiza el modelo de almacenamiento geogrfico (Geodatabase) contenido en la
Metodologa General para la Presentacin de Estudios Ambientales adoptada mediante la resolucin
1503 del 4 de agosto de 2010.
Esta cartografa hace parte de la solicitada en el PDE y tiene las siguientes caractersticas:
NOMBRE
rea de afectacin
directa
con
la
localizacin de las
unidades
territoriales
CONTENIDO
Presenta
la
localizacin
general con todas
las
unidades
territoriales
que
quedaron
inmersas en el
AAD,
con
la
ESCALA DE
TRABAJO
De acuerdo con
las condiciones del
rea
ESCALA DE
SALIDA
1:100.000
1:250.000
OBSERVACIONES
Este mapa ser un

anexo
en
el
Informe
de
Gestin del PDE
24/26

Localizacin
de
punto
de
encuentro, ruta de
evacuacin
y
recursos
instalados con los
que
cuente
la
comunidad
delimitacin.
Este
contenido
deber
ser
el
resultado de lo
que
el
CONSULTOR est
proponiendo y la
informacin
suministrada por
la comunidad
1:25.000
1:25.000 a
1:100.000
Este mapa ser el

que se incluya por
cada
unidad
territorial en cada
una
de
las
propuestas
Tabla N 3. Especificaciones para entrega cartogrfica

9. PRODUCTO DEL COMPONENTE SOCIOECONMICO Y CULTURAL PDE
Propuesta de estrategia comunitaria de respuesta a emergencias por cada unidad

territorial (Incluye cartografa). (La entrega de este producto se hace en el
marco del Informe de Gestin del PDE)
Adicionalmente hacen parte de los entregables finales por parte del CONSULTOR:
Carpeta digital con la informacin secundaria acopiada durante todo el estudio

Soporte fsicos de los formatos de entrevista diligenciados con las comunidades y los mapas
parlantes
Dems soportes: actas, listados de asistencia, y dems que documenten los lineamientos de
participacin.
Todos estos soportes se deben incluir en el entregable de PDE Documentacin del plan
10. ASPECTOS A ASEGURAR
Para efectos de la estructuracin de la informacin y los productos sociales, el CONSULTOR deber
tener en cuenta que su trabajo pasar por el aseguramiento del profesional social de ECOPETROL S.A.,
para lo cual se ilustran las siguientes recomendaciones:
25/26

- Acorde con los trminos de referencia
- Estructura temtica
- Acorde con la plantilla PDE
- Conceptual
- Pertinencia de la
informacin
- Textual
- Fotogrfica
- Descriptivo
- Grfica
- Planimtrica
- Sinttica
PRODUCTOS
FINALES
- Analtico
- Sintaxis
Calidad gramatical
- Ortografa
- Lexicografa
Figura N 7. Consideraciones para generacin de productos con fines de aseguramiento

Lo expuesto en la figura 7 busca orientar al CONSULTOR en aspectos relacionados con la calidad de su
produccin, la cual debe cumplir con contenidos de calidad y de la misma manera con la rigurosidad en
cuanto a la estructura e integralidad de los textos a presentar, los cuales sern parte de todo el
proceso de aseguramiento.
26/26

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