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Gua para Establecer o Modificar

el Manual de Funciones y de
Competencias Laborales
Septiembre de 2015

T sirves a tu pas,
nosotros te servimos a ti

Gua para Establecer o Modificar el Manual Especfico de


Funciones y de Competencias Laborales

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

Coordinacin Editorial - Redaccin y Edicin


Direccin de Desarrollo Organizacional

Diseo y Diagramacin

Grupo de Comunicaciones Estratgicas

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica


Carrera 6 No 12-62, Bogot, D.C., Colombia
Conmutador: 334 4080 / 86 - Fax: 341 0515
Web: www.funcionpublica.gov.co
e mail: webmaster@funcionpublica.gov.co
Lnea gratuita de atencin al usuario: 018000 917770
Bogot, D.C., Colombia, Septiembre de 2015

Gua para Establecer o Modificar el Manual Especfico de


Funciones y de Competencias Laborales

Liliana Caballero Durn


Directora

Gustavo Garca Bate


Subdirector (E)

Carlos Humberto Moreno Bermdez


Director Desarrollo Organizacional

Equipo de Trabajo

Luz Mary Riao Camargo


Gisella Mora Mora
Oswaldo Alberto Galeano Carvajal
Efran Rodrguez Mahecha
Alberto Fredy Surez Castaeda

INDICE

Pgina
Cmo interpretar esta gua?

Canales de atencin

10

Introduccin

11

Acerca de esta gua

12

Construccin o ajustes de puestos de trabajo

13

Diseo del Manual Especfico de Funciones:

14

Paso 1: Identificacin y Ubicacin del Empleo

15

Identifique el nivel jerrquico

15

Identifique la denominacin del empleo

15

Identifique el cdigo

15

Asigne el Grado

16

Relacione el nmero de cargos

16

INDICE

Pgina

Ubique el empleo

16

Identifique el cargo del Jefe Inmediato

16

Paso 2: Identificacin del rea o proceso al cual se asigna el empleo

16

Paso 3: Descripcin del contenido funcional del empleo:

17

Descripcin del propsito principal del empleo

17

Descripcin de las funciones esenciales del empleo

18

Paso 4: Descripcin de los conocimientos bsicos esenciales

19

Paso 5: Competencias comportamentales

19

Paso 6: Fijacin de los requisitos de formacin acadmica y experiencia

20

Grfica de la Estructura del Manual Especfico de Funciones

22

INDICE

Pgina
Anexos

Anexo 1 . Instructivo para el diligenciamiento de la matriz general de requisitos

24

Anexo 2. Acto Administrativo

26

Anexo 3. Glosario

30

Anexo 4. Relacin de Verbos

32

Anexo 5. Ejemplo de diseo de ficha del empleo

33

#YO

#YO

#YO

#YO
www.sirvoamipais.gov.co
Twitter: @sirvoamipais
e-mail: contactenos@sirvoamipais.gov.co

#YO

Cmo interpretar esta gua?

Importante
Se refiere a informacin de gran importancia para el proceso.
Estos cuadros recalcan sobre ideas fundamentales del
desarrollo de la gua.

Ejemplo / Pie de Pgina


Esta sealizacin tambin se utiliza a la hora de resaltar y
aclarar trminos y siempre corresponden a un pie de texto.

Tareas
Las tareas son acciones concretas que hay que desarrollar
en cada captulo. Este cuadro es de gran importancia para
asegurarse de completar la gua de manera adecuada.

Anexos
El documento contiene hipervnculos a los anexos para
visualizarlos y trabajar en ellos.

Nuestras Palabras
Estos son consejos, aclaraciones y observaciones de
nuestros mejores asesores, sus palabras y consejos le
acompaarn a lo largo de la gua.

Cmo interpretar esta gua?

Nuestros canales de atencin son:

webmaster@funcionpublica.gov.co
Lnea Gratuita de Atencin al Cliente

01 - 8000 - 917 - 770


Presencial

Carrera 6 No 12-62, Bogot, D.C., Colombia

Gracias por su atencin y esperamos que su experiencia en el


uso de la gua sea fcil y de gran utilidad para su entidad.

10

Gua para establecer o Modificar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales

Introduccin
El Manual Especfico de Funciones y de Competencias

Como elemento novedoso y de flexibilidad en la nueva

Laborales es una herramienta de gestin de talento

normativa, en adelante los organismos y entidades

humano que permite establecer las funciones y

identificarn los Ncleos Bsicos del Conocimiento -NBC-

competencias laborales de los empleos que conforman la

que contengan las disciplinas acadmicas o profesiones,

planta de personal de las instituciones pblicas; as como

de acuerdo con la clasificacin establecida en el Sistema

los requerimientos de conocimiento, experiencia y dems

Nacional de Informacin de la Educacin Superior -SNIES,

competencias exigidas para el desempeo de estos.

con el propsito de hacer efectivo el acceso al empleo


pblico en igualdad de condiciones de quienes cuentan

Es, igualmente, insumo importante para la ejecucin

con una profesin perteneciente a un mismo ramo del

de los procesos de planeacin, ingreso, permanencia

conocimiento.

y desarrollo del talento humano al servicio de las


organizaciones pblicas.

De igual manera, los criterios de desempeo, los rangos


de aplicacin y las evidencias sern desarrolladas en

En esta gua se presenta de manera prctica y funcional

su momento en las normas tcnicas de competencias

una metodologa de fcil consulta y comprensin para

laborales.

ayudar a mantener actualizados y ajustados los perfiles


de los empleos, y armonizarlos con la gerencia pblica

Esperamos que estos cambios impulsen el desarrollo de

moderna en los mbitos de la innovacin, desarrollo y

las instituciones pblicas de manera contnua el desarrollo,

tecnologas de la informacin.

elaboracin, ajustes o establecimientos de los manuales


permitan el cumplimiento eficaz de las polticas de
administracin del talento humano al servicio del Estado.

11

Introduccin

Acerca de esta gua


Esta gua es el instrumento para que las jefaturas de
personal o quien haga sus veces planifiquen las necesidades
del talento humano en las instituciones pblicas.

Los servidores pblicos son el corazn


y el motor de la gestin de nuestras
instituciones. En esa medida invitamos
a todas las entidades a construir su
Manual de Funciones y Competencias
Laborales pensando en cmo cada
uno de sus servidores podr colaborar,
sin importar el cargo, para prestar el
mejor de los servicios a la ciudadana.

Nuestro objetivo:
Liliana Caballero Durn.

Directora
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

Explicar de manera sencilla cmo se actualiza un manual


especfico de funciones y de competencias laborales.
El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
a travs de la Direccin de Desarrollo Organizacional
facilitar la implementacin de las normas sobre esta
materia.

Importante

Este es un requerimiento legal establecido en los Decretos


leyes 770 y 785 de 2005 y los ttulos 2 y 4 del Decreto
1083 de 2015.

12

Todos los procedimientos escritos en


esta gua pueden realizarse con el
personal de su entidad, en conjunto
con la asesora del DAFP, para las
entidades del orden nacional. Las
entidades del orden territorial contarn
con la asesora y acompaamiento de
la Escuela Superior de Administracin
Pblica - ESAP -

Gua para establecer o Modificar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales

Construccin o ajuste
de puestos de trabajo
Debe partir del anlisis de:
Misin de la entidad.
Objetivos y funciones de la entidad.
Estructura de la entidad.
Procesos definidos por la entidad (estratgicos,
misionales, de apoyo y de evaluacin y
seguimiento) para el cumplimiento de las
funciones y el logro de los objetivos.
Planta de Personal de la institucin.

Tenga presente que el manual


especfico de funciones y de
competencias laborales debe
contener:
1. Identificacin y ubicacin del empleo.
2. Contenido funcional: que comprende el
propsito principal y la descripcin de
funciones esenciales del empleo.
3. Conocimientos bsicos o esenciales.
4. Competencias Comportamentales.
5. Requisitos de formacin acadmica y
experiencia.

13

Para efectos prcticos del manejo del manual especfico


de funciones y de competencias laborales, podr adjuntar
al mismo un ndice de contenido, relacionando el nmero de pgina en el que se pueda consultar la ficha del
empleo.
Adicionalmente, podr adjuntar al mismo, copia de los
actos administrativos con los que se establece y modifica
la planta de personal de la Entidad.

Construccin o ajuste de puestos de trabajo

Diseo del Manual Especfico de


Funciones y Competencias Laborales
Pasos para ajustar, modificar
y actualizar el manual
1. Identificacin y ubicacin del empleo.
2. Identificacin del rea o proceso al cual se asigne
el empleo.
3. La descripcin del contenido funcional, es decir,
el propsito principal y las funciones esenciales.
4. Establecimiento de los conocimientos bsicos o
esenciales.
5. Identificacin de las competencias
comportamentales.
6. Fijacin de los requisitos de formacin
acadmica y experiencia.

Importante
Conforme un equipo de trabajo
integrado por personal vinculado
a la institucin, que conozca las
funciones determinadas para cada
dependencia o rea de trabajo y los
procesos a cargo de estas.

14

Gua para establecer o Modificar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales

Paso 1 - Identificacin
y ubicacin del empleo
1.1 Identifique el nivel
jerrquico del empleo
Determine el nivel jerrquico al cual pertenece el
empleo, de acuerdo con la norma que establece
el rgimen de nomenclatura y clasificacin de
empleos pblicos aplicable a su institucin.
Para el denominado sistema general de clasificacin
de empleos pblicos, en el orden nacional y
territorial, el primer dgito del cdigo del empleo
establece el nivel jerrquico del empleo, as:

1.2 Identifique la
denominacin del empleo
Precise el nombre o denominacin del empleo,
segn se encuentra previsto en el acto
administrativo que establece o ajusta la planta de
personal, el cual deber estar de acuerdo con la
nomenclatura de empleos que corresponda a su
institucin.

15

Recuerde:

A partir de la identificacin de su rea,


o proceso de desempeo, es pertinente
la descripcin especfica de su propsito
principal y sus funciones esenciales.

0. Directivo
1. Asesor
2. Profesional
3. Tcnico
4. Asistencial

1.3 Identifique
el Cdigo
El cdigo es una identificacin numrica del
empleo en un nivel jerrquico determinado, que
comprende 4 dgitos en el orden nacional y 3
dgitos en el orden territorial.
El primer dgito identifica el nivel jerrquico del
empleo y para el orden nacional los tres dgitos
siguientes corresponden a la denominacin del
cargo, dentro del respectivo nivel jerrquico. En
el caso de empleos de orden territorial son los
dos dgitos siguientes.
La denominacin de los empleos deber estar
acorde con el Decreto 2489 de 2006 y sus
modificatorios, para las entidades del orden
nacional; y con el Decreto 785 de 2005 para
entidades del orden territorial.

Diagnstico Organizacional

1.5 Relacione el
nmero de cargos

1.4 Asigne el Grado


Est constituido por dos dgitos que acompaan
el cdigo del empleo y corresponde a la
remuneracin o asignacin salarial mensual
determinada en la escala del correspondiente
nivel jerrquico del empleo, fijada por las
respectivas autoridades competentes.

Corresponde al nmero de empleos de igual


denominacin, cdigo y grado de remuneracin
existentes en la planta de personal de la entidad,
bien sea por despacho, dependencia o planta global.

1.7 Identifique el cargo


del Jefe inmediato

1.6 Ubique el empleo


Cuando el empleo pertenezca a la planta estructural
seale el nombre de la dependencia.
Cuando el empleo pertenezca a la planta global
seale: donde se ubique el empleo.

Se refiere al sealamiento del empleo de quien


ejerce la supervisin directa frente al cargo del que
estamos describiendo sus funciones y competencias
laborales. En el caso de que el empleo pertenezca
a la planta global se indicar: Quien ejerza la
supervisin directa.

Paso 2 - Identificacin del rea o


proceso al cual se asigna el empleo
Es importante precisar la ubicacin funcional del empleo en la dependencia de la institucin, pues sta le
ayudar a identificar su participacin en la ejecucin de las funciones del rea y en los procesos asignados a
sta (estratgicos, misionales, de apoyo o de evaluacin y control) elementos que, a su vez, son claves para
construir el propsito principal y las funciones esenciales del empleo.
Seale de manera clara la dependencia/rea y, de ser necesario, el proceso en el cual se han de desempear
las funciones.

16

Gua para establecer o Modificar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales

Paso 3 - Descripcin del contenido


funcional del empleo
El contenido funcional del
empleo est conformado por:

Descripcin del propsito principal.


Descripcin de las funciones esenciales.

Nota
3.1 Descripcin del propsito
principal del empleo

Cada empleo de la administracin pblica tiene


un propsito principal o razn de ser nico para
el cumplimiento de la misin institucional.
Dicho propsito es la descripcin de su objeto
fundamental en funcin del proceso/rea al
cual est adscrito.

Describe aquello que el empleo debe lograr o su


razn de ser; es decir, el producto o servicio que
ofrece y que lo caracteriza.
La redaccin corresponde a una construccin
gramatical: verbo (ver anexo 4), un objeto y una
condicin, como se describe a continuacin:

17

Paso 3: Descripcin del contenido funcional del empleo

Verbo
La accin fundamental del empleo
en funcin de los procesos en que
participa y el rea de desempeo
especfico.

Objeto

Condicin

Los aspectos sobre los que recae


su accin dentro de su rea de
desempeo.

Los requerimientos de calidad que


se espera obtener en los resultados
de su funcin esencial.

Tareas
Identificado el propsito principal, transcrbalo
en el modelo de acto administrativo de ajuste
del manual sugerido en el Anexo 2.

Importante
Para saber si la funcin es
esencial responda: Qu pasa si
esta funcin no se realiza? Si la
respuesta es negativa significa que
no es esencial.
Se recomienda que el nmero de
funciones esenciales sea entre 6 y 10.
Tener presente que una funcin
es un conjunto de actividades,
en el Manual de Funciones no se
deben relacionar actividades sino
funciones.
18

3.2 Descripcin de las funciones


esenciales del empleo
Corresponde a la descripcin de las funciones
necesarias para el cumplimiento del propsito
principal del empleo.
Estas funciones presentan las siguientes
caractersticas:
A. Describen lo que una persona debe realizar.
B. Responden a la pregunta: qu debe hacerse
para lograr el propsito principal?.
C. Cada funcin enuncia un resultado diferente.
D. Su redaccin sigue el mismo ordenamiento
gramatical que para el propsito principal:
verbo + objeto + condicin.

Gua para establecer o Modificar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales

PASO 4 - Descripcin de los


conocimientos bsicos o esenciales
Describa los saberes que debe poseer y comprender quien est llamado al desempeo
del empleo para realizar las funciones esenciales tales como: teoras, principios, normas,
tcnicas, conceptos y dems aspectos.
Estos conocimientos bsicos o esenciales no se refieren a los certificados o ttulos de un
determinado estudio formal, aluden a las competencias funcionales propias
del empleo, para atender de manera eficiente y eficaz las funciones esenciales del empleo.

PASO 5 - Competencias comportamentales


Identifique las competencias comportamentales que debe poseer quien sea llamado a
desempear el empleo, de acuerdo con la naturaleza funcional del empleo y su
clasificacin, para lo cual se cuenta con una descripcin de stas en el Ttulo 4 del Decreto
1083 de 2015, tanto comunes como de nivel jerrquico.

19

Paso 4 - Descripcin de los conocimientos bsicos o esenciales

PASO 6 - Fijacin de los requisitos de


formacin acadmica y experiencia
En el desarrollo de este paso, es fundamental tener en
cuenta para los empleos pblicos de los organismos y
entidades del orden nacional el Decreto Ley 770 de
2005 y el Ttulo 2 del Decreto 1083 de 2015, que
establecen las funciones y requisitos generales. Para el
caso de una institucin de orden territorial se debe tener
en cuenta el Decreto Ley 785 de 2005.

Importante
Para conocer los Ncleos Bsicos
de Conocimiento - NBC con las
disciplinas acadmicas o profesiones
establecidas en el Sistema Nacional
de Informacin de la Educacin
Superior-SNIES, ingrese a
http:// snies.mineducacion.gov.co/
firmas/archivos/Nucleos_Basicos_
Conocimiento.pdf
20

6.1 Seale el (los)


Ncleo(s) Bsico(s)
del Conocimiento - NBC
Para los empleos que exijan como requisito el
ttulo o la aprobacin de estudios en educacin
superior, se deben identificar los Ncleos Bsicos
del Conocimiento -NBC- que contengan la o las
disciplinas acadmicas o profesiones, de acuerdo
con la clasificacin establecida en el Sistema
Nacional de Informacin de la Educacin Superior
SNIES. Es decir cada institucin deber incluir
uno o ms ncleos bsicos del conocimiento,
teniendo en cuenta la naturaleza de las funciones
del empleo o el rea de desempeo.
Con respecto al requisito del ttulo de posgrado
no es necesario describir el programa acadmico
correspondiente, y puede indicarse: Ttulo de
posgrado en la modalidad de (especializacin o
maestra, segn corresponda) en reas relacionadas
con las funciones del empleo.

Gua para establecer o Modificar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales

6.2 Aplicacin
de equivalencias
Si la respectiva autoridad competente para
adoptar, fijar o modificar el manual, considera
conveniente, por necesidades del servicio, aplicar
las equivalencias de estudios por experiencia y
viceversa, stas se determinarn entonces en el
mismo acto administrativo que fija o actualiza el
manual especfico de funciones y de competencias
laborales, o bien en acto administrativo separado,
precisando en cada caso el empleo al cual se
aplica la equivalencia.
Aplicar las equivalencias implica sealar una
alternativa en la que se describe de manera
diferente el requisito bsico del empleo, esto es,
reemplazar una condicin del empleo por otra
que est dada en las normas legales vigentes sobre
la materia.

Importante
Aplicar las equivalencias implica
reemplazar, excepcionalmente, una
condicin del empleo, de educacin
o experiencia, por una alternativa de
requisito que compense la carencia
de uno o cualquiera de los dos
elementos del mismo.

Nota
No se deben transcribir textualmente las
posibilidades de equivalencias contempladas
en las normas que las regulan, sino aplicar
aquellas que de acuerdo con las necesidades
del servicio reemplacen una exigencia de
educacin o de experiencia.

21

Paso 6 - Fijacin de los requisitos de formacin acadmica y experiencia

Grfica de la estructura del Manual Especfico de Funciones


El siguiente grfico ilustra los componentes del manual
especfico de funciones y de competencias laborales.

Manual Especfico de Funciones


y Competencias Laborales

Identificacin y Ubicacin
del Empleo

Componentes

Contenido Funcional

Conocimientos Bsicos y
Esenciales
Competencias

Formacin Acadmica
y Experiencia

22

Gua para establecer o Modificar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales

Concluido cada uno de los pasos

anteriores obtendr el manual especfico de funciones y de competencias


laborales ajustado a las previsiones
normativas para su formalizacin mediante acto administrativo por la respectiva autoridad competente.

Este instrumento le servir inicialmen-

te para adelantar el proceso de seleccin de empleados pblicos, y de su


coherencia depender la vinculacin
y el desempeo exitoso del empleo.

23

Igualmente, los jefes de talento humano

Tenga en
cuenta que:

o quienes hagan sus veces debern hacer entrega de la descripcin del contenido funcional para conocimiento del
empleado vinculado y para la concertacin de objetivos o los acuerdos de
gestin, segn corresponda.

Finalmente, las autoridades instituciona-

les deben publicar el manual especfico


de funciones y de competencias laborales, as como de los ajustes o modificaciones que se realicen al mismo, a
travs de la pgina web institucional.

Anexo 1 - Instructivo para el diligenciamiento de la matrix general de requisitos

Anexo 1

Instructivo para el diligenciamiento


de la matriz general de requisitos
Para el adecuado manejo de los requisitos de estudios y
experiencia de los empleos pblicos, es conveniente que
las instituciones de orden territorial sigan las siguientes
pautas que les permita disear una matriz o instrumento
que les facilite identificar la progresividad del requisito
de acuerdo con el grado de remuneracin del empleo:

Identifique el nivel jerrquico del empleo (directivo,


asesor, profesional, tcnico o asistencial).
Identifique la categora del respectivo ente territorial a
efectos de precisar los requisitos mnimos y mximos de
educacin y experiencia, de acuerdo con lo dispuesto
en el artculo 13 del Decreto Ley 785 de 2005.

24

Gua para establecer o Modificar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales

Grados

Nivel jerrquico: Profesional


Describa los requisitos de estudio y experiencia

01

Ttulo profesional y doce (12) meses


de experiencia profesional

02

Ttulo profesional y veinticuatro (24) meses


de experiencia profesional

03

Ttulo profesional, ttulo de posgrado


en la modalidad de especializacin

04

Ttulo profesional, ttulo de posgrado en la


modalidad de especializacin y doce (12) meses
de experiencia profesional

Ejemplo
Matriz de requisitos para el nivel
profesional de orden territorial

Requisitos de estudio y experiencia:

Nivel jerrquico:

En este tem se deben establecer los requisitos de estudios y


experiencia exigibles para el desempeo del empleo segn
los siguientes elementos:

En este campo se debe establecer el nivel jerrquico al cual


pertenece el empleo. Para el ejemplo: Profesional.

Categorizacin de los departamentos y municipios


(Segn Leyes 617 de 2000 y 1551 de 2012 y Decreto
Ley 785 de 2005, art. 13).
Requisitos mnimos y mximos por nivel jerrquico
(Decreto 785 de 2005, art. 13)
Naturaleza general de las funciones (Decreto Ley 785 de
2005, art. 4).
Responsabilidades (Segn estudio de anlisis
ocupacional).
Asignacin bsica (Segn escala salarial fijada por las
autoridades territoriales competentes).

25

Grados:
Se deben tomar de la escala salarial fijada por las
autoridades competentes en el Departamento o Municipio
para cada nivel jerrquico.

Anexo 1 - Instructivo para el diligenciamiento de la matrix general de requisitos

Anexo 2

Acto administrativo
Este anexo le indica cmo debe establecer o ajustar el
acto administrativo del Manual especfico de funciones
y de competencias laborales para dar cumplimiento al
Ttulo 4 del Decreto 1083 de 2015, teniendo en cuenta
las orientaciones suministradas.

Modelo de Acto Administrativo

Decreto, Ordenanza, Resolucin o Acuerdo No.

de 2015

Por el (la) cual se establece o ajusta el Manual Especfico de Funciones y de Competencias


Laborales para los empleos de la Planta de Personal de (nombre de la entidad)

Instituciones de Orden Nacional

26

Instituciones de Orden Territorial

El Ministro, Director de Departamento


Administrativo, Superintendente, o
Director de entidad Descentralizada
de (nombre de la institucin)

El Gobernador, Alcalde, Director de Entidad


Descentralizada, Concejo Municipal,
Asamblea Departamental o de la Junta
Directiva de (nombre de la institucin)

En ejercicio de las facultades que le


confiere el artculo...

En ejercicio de las facultades que le confieren


los artculos 13 y 28 del Decreto Ley
785 de 2005.

Gua para establecer o Modificar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales

Decreto o Resolucin o Acuerdo No de


hoja No.
Continuacin de (acto administrativo) por el (la) cual se establece (o ajusta) el manual especfico de funciones
y de competencias laborales para los empleos de la planta de personal de (nombre de la institucin).

DECRETA (RESUELVE O ACUERDA):


Artculo 1o. Establecer (o ajustar) el manual especfico de funciones y de competencias laborales para los
empleos que conforman la planta de personal de (nombre de la entidad) fijada por el (acto administrativo de
planta) No.
de fecha (ao), cuyas funciones debern ser cumplidas por los funcionarios con criterios de eficiencia y eficacia en orden al logro de la misin, objetivos y funciones que la ley y los reglamentos le sealan
(nombre de la entidad), as:

Nota
A partir de este punto, iniciar
la descripcin de funciones y
competencias laborales de cada
uno de los empleos objeto del
presente manual.

Manual Especfico de Funciones


y de Competencias Laborales
I. Identificacin del Empleo
Nivel:
Denominacin
del Empleo

Cdigo:
Grado:
27

Anexo 2 - Acto Administrativo

Decreto o Resolucin o Acuerdo No de


hoja No.
Continuacin de (acto administrativo) por el (la) cual se establece (o ajusta) el manual especfico de funciones
y de competencias laborales para los empleos de la planta de personal de (nombre de la institucin).

No. de Cargos:
Dependencia:

Despacho de Ministro - Despacho de Alcalde


Donde se ubique el cargo (si es planta global)

Cargo del Jefe


Inmediato:

Ministro o Alcalde
Quien ejerza la supervisin directa (si es planta global)

II. rea Funcional

III. Propsito Principal

IV. Descripcin de las Funciones Esenciales

28

Gua para establecer o Modificar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales

Decreto o Resolucin o Acuerdo No de


hoja No.
Continuacin de (acto administrativo) por el (la) cual se establece (o ajusta) el manual especfico de funciones
y de competencias laborales para los empleos de la planta de personal de (nombre de la institucin).

V. Conocimientos Bsicos o Esenciales

VI. Competencias Comportamentales


Comunes

Por Nivel Jerrquico

VII. Requisitos de Formacin Acadmica y Experiencia


Formacin Acadmica

Experiencia

Alternativas
Formacin Acadmica

29

Experiencia

Anexo 2 - Acto Administrativo

Anexo 3
Glosario
Actitudes

Disposicin de actuar, sentir y pensar en torno a una realidad particular y concreta. Como por ejemplo: entusiasmo,
positivismo, optimismo, persistencia, flexibilidad y bsqueda de la excelencia, entre otras.

Competencias funcionales

Aptitudes y habilidades

Caractersticas biolgicas o aprendidas que permiten a una


persona hacer algo mental o fsico. Laboralmente es la capacidad y potencialidad de la persona para llevar a cabo
un determinado tipo de actividad.

Agrupacin que se hace de los programas acadmicos teniendo en cuenta cierta afinidad en los contenidos, en los
campos especficos del conocimiento, en los campos de
accin de la educacin superior cuyos propsitos de formacin conduzcan a la investigacin o al desempeo de
ocupaciones, profesiones y disciplinas.
Las reas del conocimiento son 8: a.) Agronoma,
Veterinaria y afines, b) Bellas artes, c) Ciencias de la
Educacin, d) Ciencias de la Salud, e) Ciencias Sociales y
Humanas, f) Economa, Administracin, Contadura y afines, g) Ingeniera, Arquitectura, Urbanismo y afines, y h)
Matemticas y Ciencias Naturales.

Las competencias laborales se definen como la capacidad


de una persona para desempear, en diferentes contextos
y con base en los requerimientos de calidad y resultados
esperados en el sector pblico, las funciones inherentes a

30

Se refieren a la capacidad real para desempear las funciones individuales de un empleo. Tienen relacin con el
desempeo o resultados concretos y predefinidos que el
empleado pblico debe demostrar.

Competencias comportamentales

rea del conocimiento

Competencias

un empleo; esta capacidad est determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado pblico.

Conjunto de caractersticas de la conducta que se exigen


como estndares bsicos para el desempeo del empleo,
atiende a la motivacin, aptitudes, actitudes, habilidades y
rasgos de personalidad.

Conocimientos bsicos o esenciales

Comprenden el conjunto de teoras, principios, normas,


tcnicas, conceptos y dems aspectos del saber que debe
poseer y comprender quien est llamado al desempeo del
empleo para alcanzar los criterios de desempeo.

Disciplina acadmica

Una disciplina acadmica o un campo de estudio es una


rama del conocimiento el cual es pensado o investigado
en una escuela superior, un centro de estudios o una universidad. Las disciplinas estn definidas y reconocidas por
las publicaciones acadmicas en donde se exponen los
resultados de procesos de investigacin y por los crculos
acadmicos, intelectuales o cientficos a los cuales pertenecen los investigadores. Los campos de estudio tienen por

Gua para establecer o Modificar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales

lo general numerosas ramas o sub-disciplinas y las lneas


que las distinguen suelen ser arbitrarias y ambiguas.

Funciones esenciales

Son el conjunto de enunciados que indica qu hace o qu


debe hacer el empleado para lograr el propsito principal.

Ncleo bsico del conocimiento

Divisin o clasificacin de un rea del conocimiento en


sus campos, disciplinas y profesiones esenciales.

artes liberales, entendindose como los estudios generales


en ciencias, artes o humanidades, con nfasis en algunas
de las disciplinas que hacen parte de dichos campos. (art.
9 Ley 30 de 1992)

Valores

Corresponden a los principios de conducta, algunos son


tica, responsabilidad, lealtad, sentido de pertenencia, adhesin a normas y polticas y orientacin al servicio.

Propsito principal del empleo

Es un enunciado que identifica la razn de ser del empleo


en trminos de resultados.

Programa acadmico

Es el conjunto de cursos bsicos, profesionales y complementarios y actividades tericas, prcticas y terico prcticas integradas armnicamente mediante la interrelacin
de profesores, alumnos y recursos instrumentales, tendientes a lograr una formacin en determinadas reas del conocimiento y a la obtencin de un ttulo acadmico.

Programas de pregrado

Preparan para el desempeo de ocupaciones, para el ejercicio de una profesin o disciplina determinada, de naturaleza tecnolgica o cientfica, o en el rea de las humanidades, las artes y la filosofa.
Tambin son programas de pregrado aquellos de naturaleza multidisciplinaria conocidos tambin como estudios de

31

Anexo 3 - Glosario

Anexo 4

Relacin de verbos
Con el objeto de facilitar la redaccin del propsito
principal (PASO 3) y las funciones esenciales (PASO 4),
presentamos la siguiente lista de verbos que por su
condicin ayudan a expresar acciones susceptibles de
observacin y medicin.

Conocimiento
Recordar
informacin

Organizar
Definir
Duplicar
Rotular
Enumerar
Parear
Memorizar
Nombrar
Ordenar
Reconocer
Relacionar
Recordar
Repetir
Reproducir

32

Compresin

Aplicacin

Anlisis

Usar el
Interpretar
Dividir el
conocimiento
o conocimiento en
informacin
ponindola en sus la generalizacin partes y mostrar
en una nueva
propias palabras
relaciones entre
situacin
ellas
Clasificar
Describir
Discutir
Explicar
Expresar
Identificar
Indicar
Ubicar
Reconocer
Reportar
Renunciar
Revisar
Seleccionar
Ordenar
Decidir
Traducir

Aplicar
Escoger
Demostrar
Dramatizar
Emplear
Ilustrar
Interpretar
Operar
Preparar
Practicar
Programar
Esbozar
Solucionar
Utilizar

Analizar
Valorar
Calcular
Categorizar
Comparar
Criticar
Contrastar
Cuestionar
Diagramar
Diferenciar
Discriminar
Distinguir
Examinar
Experimentar
Inventariar

Sntesis
Juntar o unir partes
o fragmentos de
conocimiento para
formar un todo y
construir relaciones
para situaciones nuevas
Administrar
Componer
Construir
Crear
Disear
Ensamblar
Formular
Organizar
Planear
Preparar
Proponer
Recopilar
Redactar
Sintetizar
Trazar

Evaluacin
Hacer juicios
con base en
criterios dados

Apoyar
Argumentar
Atacar
Comparar
Defender
Elegir
Estimar
Evaluar
Juzgar
Predecir
Calificar
Otorgar puntaje
Seleccionar
Valorar

Gua para establecer o Modificar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales

Anexo 5

Ejemplo del diseo de la ficha de empleo del manual


especfico de funciones y de competencias laborales
Manual Especfico de Funciones
y de Competencias Laborales
I. Identificacin del Empleo
Nivel:

Profesional

Denominacin
del Empleo

Profesional Especializado

Cdigo:

2028

Grado:

19

No. de Cargos:

Uno (1)

Dependencia:

Donde se ubique el empleo.

Cargo del Jefe


Inmediato

Quien ejerza la jefatura de la dependencia.

II. rea Funcional Secretara General - Grupo de Talento Humano

33

Anexo 5- Ejemplo de diseo de ficha del empleo

III. Propsito Principal


Desarrollar procesos de gestin humana que faciliten la verificacin y sostenibilidad de las competencias
laborales exigibles a los empleados, de acuerdo con las prescripciones de Ley, las polticas institucionales
y las necesidades y requerimientos de las dependencias.

IV. Descripcin de las Funciones Esenciales


1

Coordinar la ejecucin del Plan Anual de Capacitacin Institucional de acuerdo con las necesidades
de la entidad y la programacin establecida.

el diagnstico de necesidades de capaci2 Consolidar


tacin de acuerdo con las polticas y procedimientos
establecidos y aplicando metodologas reconocidas.
los recursos necesarios para la ejecucin
3 Gestionar
de los planes y programas proyectados, cindose a
los procedimientos y a los requerimientos aprobados.

el sistema aplicable de evaluacin del


6 Proponer
desempeo a la entidad acorde con su naturaleza
jurdica, los criterios de Ley y las directrices de la
Comisin Nacional del Servicio Civil.

Impartir instrucciones a los evaluadores sobre la


aplicacin del sistema en concordancia con las
normas y procedimientos establecidos.

los informes de resultado de las evaluacio8 Proyectar


nes segn los parmetros dados por las instancias
quelos requieran.

Presentar informes de resultados de la gestin en


funcin de las necesidades diagnosticadas, los
programas ejecutados y las propuestas de mejoramiento proyectadas.

el Manual Especfico de Funciones y


9 Actualizar
Competencias Laborales de acuerdo con los desa-

el Sistema de Evaluacin del desempeo


5 Implementar
laboral de los empleados de acuerdo con las disposi-

dems que se le asignen y que correspondan a la


10 Las
naturaleza del empleo.

rrollos organizacionales y la normatividad vigente.

ciones vigentes.

34

Gua para establecer o Modificar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales

V. Conocimientos Bsicos o Esenciales


1
2
3
4
5
6
7

Estructura organizacional, Planta de empleos, polticas y normas de administracin de personal.


Planes Estratgico y Operativo Anual de la entidad.
Procesos e instrumentos de Gestin del Talento Humano.
Normatividad vigente sobre Gestin del Talento Humano en las entidades del Estado.
Metodologas para la identificacin, definicin, evaluacin y desarrollo de competencias laborales.
Naturaleza, estructura y poltica institucional.
Tcnicas e instrumentos de evaluacin.

VI. Competencias Comportamentales


Comunes
Orientacin a Resultados
Orientacin al usuario y al ciudadano
Transparencia
Compromiso con la Organizacin

Por Nivel Jerrquico


Aprendizaje continuo
Experiencia profesional
Trabajo en equipo y colaboracin
Creatividad e innovacin

VII. Requisitos de Formacin Acadmica y Experiencia


Formacin Acadmica
Ttulo profesional en disciplina acadmica (profesin)
del ncleo bsico de Conocimiento en:
Administracin,Economa, Ingeniera Administrativa y
afines o Derecho y afines, y ttulo de postgrado en la
modalidad de especializacin en reas relacionadas
con las funciones del cargo.

35

Experiencia
Veintiocho (28) meses de experiencia profesional
relacionada.

Anexo 5- Ejemplo de diseo de ficha del empleo

Alternativas
Formacin Acadmica
Ttulo profesional en disciplina acadmica (profesin)
del ncleo bsico de Conocimiento en:
Administracin, Economa, Ingeniera Administrativa
y afines o Derecho y afines.

36

Experiencia
Cincuenta y dos (52) meses experiencia profesional
relacionada.

Gua para establecer o Modificar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales

Bibliografa
1. Instructivo para el ajuste del manual especfico de
funciones y de competencias laborales. Bogot, D.C,
agosto de 2005.
2. Gua para establecer o ajustar el manual especfico
de funciones y de competencias laborales. Versin 2
Actualizada junio de 2010.
3. Concepto No 2014EE60862 del 12 de agosto de 2014
del Ministerio de Educacin Nacional.
4. http://www.mineducacion.gov.co/sistemasdeinformacion/1735/w3-propertyname-2672.html.
5. Instructivo Gua para la elaboracin del manual especfico de funciones y requisitos, basado en competencias. Convenio 044-2013, Luis Eduardo Alvarez.

37

Notas y Observaciones
Este espacio es para sus anotaciones. Lo puede usar como
usted quiera. Le aconsejamos que sea ac donde anote
todas sus inquietudes y temas relacionados al proceso
para que una vez se rena o hable con su asesor, ste
le pueda ayudar en todas sus consultas. Este espacio es
para el uso de su entidad y de ninguna manera cumple la
funcin de una PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos) ni
est atado a las normativas del mismo.

38

Gua para establecer o Modificar el Manual Especfico de Funciones y de Competencias Laborales

Preguntas y Observaciones

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Preguntas y Observaciones

T sirves a tu pas,
nosotros te servimos a ti
T sirves a tu pas,
nosotros te servimos a ti

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP


Carrera 6 No. 12 - 62 - BOGOT, D.C.
TEL: 334 40 80/87 - FAX: 341 0515
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2015

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