CALIDAD, ESPECIFICACIN E INSPECCIN

En las ultima dcadas un inters renovado en la calidad a reforzado la necesidad de un

equipo de compras que se aboque a las compras, la tendencia a una racionalizacin del
vendedor a las relaciones cooperativa entre comprador proveedor, a contrato a largo plazo y
a una revaluacin del papel de las decisiones de compras con base en precio, calidad y
comercio.
En toda organizacin hay un proceso de transformacin con insumos y productos. Antes
que se pueda adquirir un insumo efectivo y eficiente, es necesario identificar con exactitud
qu es lo que se necesita y porque. Esta identificacin se complica con frecuencia debido a
que diferentes personas dentro de la organizacin comparten la responsabilidad de la
preparacin y anlisis de las especificaciones, y tambin porque consideraciones externas
pueden tener una influencia relevante.
Finalmente, la seguridad de calidad, la inspeccin y control de la calidad debern cubrir el
acceso para asegurar que se especifica y que se abastecer verdaderamente. El desafo de la
obtencin es asegurar el abastecimiento y al mismo tiempo lograr un buen precio.

LA FUNCIN
Para realizar cualquier adquisiciones debe determinar que se necesita y porque.
Esto se debe hacer n un proceso de tres fases:

Para determinar que se necesita en la organizacin, es til enfocar la atencin en la funcin del
articulo o servicio que se necesita.la funcin es el corazn del sistema de compras valido, clave
principal para mejorar el valor, la calidad satisface la funcin.

La separacin de funciones en categoras primarias y secundarias tambin identifica lo que en

verdad se necesita contra lo que se puede atrasar.

CALIDAD, CONVENIENCIA
Calidad es sinnimo de satisfaccin de las necesidades y expectativas de los clientes interno y
externo, y responsabilidad en la direccin de cada empresa. Se dice que un artculo es de mala
calidad cuando falla e su uso; aun cuando la requisicin original o la especificaciones hayan sido
deficientes. Desde luego, lo ideal se logra cuando todos los insumos adquiridos pasan
satisfactoriamente esta prueba de uso.

CONFIABILIDAD
Confiabilidad es la probabilidad matemtica de que un producto pueda funcionar durante un
periodo estipulado. La complejidad es el enemigo de la confiabilidad debido al hecho multiplicador
de la probabilidad desde fallas de los componentes. La distribucin de las fallas se considera
normalmente como exponencial, con fallas que ocurren al azar. Esto facilita los clculos
considerando aditivas la confiabilidad de los componentes.

LA MEJOR COMPRA
La mejor compra considera la necesidad de un cierto nivel mnimo de adaptabilidades, pero toma
en consideracin el costo y la posibilidad de obtenerlo, as como el transporte y la disponibilidad.
La decisin sobre que constituye la mejor compra para cualquier necesidad especifica est
condicionada por la obtencin, as como consideraciones tcnicas. Debe precisarse que n el
ingeniero, ni el usuario por un lado, ni el comprador por otro estn capacitados para tomar una
decisin bien fundamentada sobre la mejor compra, a menos que trabajen estrechamente. La
capacidad y la buena voluntad de toda las partes interesadas para considerar las compras en
perspectivas influirn significativamente en las decisiones finales.

LA DESCRIPCIN Y ESPECIFICACIONES (DE LOS PEDIDOS)

El departamento usuario que solicita o especifica debe ser capaz de describir razonablemente que es
lo que requiere para asegurar que se obtiene exactamente lo que se desea. Aunque la
responsabilidad para determinar que se necesita normalmente recae en primer lugar en el
departamento usuario, el departamento de compras tiene la responsabilidad directa de comprobar la
descripcin dada. El departamento de compras tiene la autoridad para insistir en que la descripcin
sea lo suficientemente precisa y detallada para que sea clara para cualquier proveedor potencial. El
agente de compras tambin debe llamar la atencin del solicitante sobre la disponibilidad de otras
opciones que podran representar mejor valor.
Descripcin significa cualquiera de los diversos mtodos mediante los cuales un agente de compras
obtiene un panorama preciso del artculo requerido para llevarlo aun vendedor. El termino
especificacin se usara en sentido ms estricto y aceptado comnmente respecto a una forma especial
de descripcin.
Los mtodos e descripcin usados normalmente son:

FUENTES DE DATOS PARA ESPECIFICACIN

(REQUERIMIENTOS O INSUMOS)
Existen tres fuentes principales de las cuales se pueden derivar las especificaciones:

Los estndares individuales requieren amplia consulta entre los usuario, los departamentos de
ingeniera, de compras, de control de calidad, los de proveedores, el departamento de mercadotecnia
y consumidores finales. Esto significa que la funcin es bastante laboriosa y costosa.
Un procedimiento comn es que la organizacin compradora formule sus propias especificaciones
sobre la base de los fundamentos establecidos por el gobierno o sociedades tcnicas. Para estar
doblemente seguros de que no se ha cometido serios errores, algunas empresas envan por correo
todas las especificaciones tentativas, a varios proveedores importantes de la industria para obtener
la ventaja de sus competidores y sus sugerencias antes de la adopcin final.
Las especificaciones estndar han sido desarrolladas por varias empresas de ingerira y grupos
tcnicos no gubernamentales. Por ejemplo: instituto americano de ingeniero y metalrgicos.
Adems las oficinas gubernamentales han desarrollado sus propios estndares, como la oficina
nacional de estndares.

LA CANTIDAD

La productividad y la competitividad han dado lugar a una nueva perspectiva sobre la cantidad. La
mayor evidencia es el procedimiento para incrementar los envo, mientas se disminuye la cantidad
enviada a una entrega. Lo acompaan los esfuerzos para lograr reduccin en los tiempos, estableces
sistemas de justo a tiempo, reduccin en el costo de las rdenes e intercambiar de datos
electrnicos.
La decisin sobre que tanto adquirir sigue lgicamente despus de precisar que es lo que se
requiere. La respuesta natural es decir compre tanto como necesito. Sin embargo esa respuesta no
es suficiente.
Muchos factores complican significativamente la decisin sobre cantidad.

En primer lugar: LOS ADMINISTRADORES deben haber tomado alguna decisin Previa,
con frecuencia mucho antes de conocer los requisitos reales. Deben basarse en pronsticos, no
solamente sobre la demanda futura, sino en los tiempos en que se debe tomas la iniciativa, los
precios y otros costos.

En segundo lugar: hay costos asociados con la asignacin de rdenes, de mantenimiento de

inventarios y los gastos de operaciones de los materiales y artculos.

Tercer lugar: los materiales pueden no estar disponibles en las cantidades que se requieren,
a menos que se pague a un precio ms alto que o los gastos de envo.

En cuarto lugar: los proveedores pueden ofrecer menores precios si se compran grandes
cantidades. Finalmente, la escasez puede ocasionar serias consecuencias.
En muchas organizaciones, la decisin de cuanto comprar tiene mayor importancia por la relacin
estrecha de cantidad comparada y sus programados.

CLASIFICACIN DE LAS COMPRAS

Se dispone de una diversidad de clasificacin de sistemas para ayudar al control de inventaros y a

las decisiones sobre cantidad. Existe una diferencia entre los requerimientos; por ejemplo, materia
prima, partes y artculos, nmero de artculos para venta o bienes de capital.
Una segunda forma de clasificar los artculos es con la frecuencia con la cual se compran. Algunos
artculos, de capital muchas veces, se obtienen con poca frecuencia, en tanto que otros son
compradores sobre una base repetitiva.
Una tercera clasificacin es cuando son o no compras para reabastecimiento de inventarios. La
mayor parte de los artculos que estn en reserva son compras repetitivas y el riesgo de comprar de
ms se puede observar de modo muy diferente que comprar demasiado compras no repetitivas.
Una cuarta clasificacin se basa en la naturaleza fsica de los artculos que se compran. Se pueden
comprar slidos lquidos o gaseosos. Algunos pueden ser demasiado inestables, voltiles o bienes
perecederos.
Una quina clasificacin se basa en el tipo de transporte. Los equipos que son enviados a corta
distancia en el camin del comprador, pueden ser comprados en cantidades menores que aquellos
que provienen de largas distancias comnmente enviados en barcos o por empresas transportistas.
Una clasificacin final est basada en el valor monetario.
Clase
Materiales
Envases y embalajes
Utiles de oficina

Porcentaje del total de

artculos comprados
200
100
20

Porcentaje del total de

dinero de las compras
800
350
15

Estos porcentajes pueden variar ligeramente de una organizacin a otra, y algunas organizaciones
pueden usar mayor nmero de clases. El principio de separacin es muy poderoso en la
administracin de materiales, porque permite la concentracin de los esfuerzos administrativos en
las areas decisivas.