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SUMRIO
Introduo ............................................................................................................................................ 5
Gesto Financeira .................................................................................................................................. 9
Gesto Oramentria .......................................................................................................................... 21
Gesto de Marketing de Contedo ................................................................................................... 42
Gesto de Projetos .............................................................................................................................. 62
Gesto de Tarefas .............................................................................................................................. 73
Gesto de Vendas .............................................................................................................................. 84
Gesto de Atendimento ................................................................................................................. 99
Concluso ........................................................................................................................................... 112
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SUMRIO
INTRODUO
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INTRODUO
A tecnologia entrou em nossas vidas de uma forma avassaladora e inevitvel. Falando apenas de
questes cotidianas, o que no significa que sejam questes menores, softwares, aplicativos e
plataformas em geral esto facilitando o nosso dia a dia de uma forma que at pouco tempo seria
impensvel. Falar em um mundo conectado e integrado no exagero. Embora discorrer sobre
isso parea chover no molhado, afinal a novidade j no to nova assim, ainda temos muito o
que falar sobre o que tem sido desenvolvido, principalmente quando o assunto Gesto nas
mais diversas reas e nas mais diversas etapas.
Neste e-book, voc encontrar exatamente isso: a tecnologia proporcionando a automatizao
de processos de gesto e facilitando a vida dos gestores e das equipes.
No primeiro captulo, intitulado Gesto Financeira, mostraremos como a automao
aplicada ao controle financeiro de uma empresa economiza tempo, melhora a
produtividade e, o melhor de tudo, diminui a margem de erro.
No segundo captulo, Gesto Oramentria, voc ver que o planejamento dos
investimentos da sua empresa torna-se mais assertivo, pois se basear em dados e
informaes precisas e atualizadas.
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INTRODUO
No terceiro captulo, Gesto de Marketing de Contedo, a vantagem que se destaca a
fluidez dos processos da redao publicao do contedo fazendo com que o que
realmente importa, um contedo de qualidade, seja o centro das atenes.
No quarto captulo, Gesto de Projetos, destaca-se a padronizao de processos, a
transparncia das aes e a melhora da comunicao entre os envolvidos.
No quinto captulo, Gesto de Tarefas, a essncia recai sobre o acompanhamento
em tempo real de todas as tarefas em desenvolvimento, o que permite que equipe e
colaboradores mantenham-se informados sobre o que est sendo desenvolvido na
empresa.
No sexto captulo, Gesto de Vendas, mostraremos que a automao permite que o
vendedor acompanhe seu desempenho, a taxa de fechamento de vendas e o nmero de
novos clientes ou oportunidades perdidas.
No stimo e ltimo captulo, intitulado Gesto de Atendimento, a automao
proporciona, entre outras coisas, maior rapidez no atendimento, administrao das
filas de atendimento e aumento da produtividade da equipe.
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INTRODUO
Se precisssemos resumir as vantagens da automatizao para os todos os tipos de gesto,
talvez o termo centralizao de processos seria um candidato de peso. Mas espere: estamos
resumindo demais os benefcios; eles so muito mais profundos do que isso. Vamos deixar que
voc descubra nas prximas pginas todas as vantagens que a sua empresa vai desfrutar se optar
pela automao da gesto.
Boa leitura!
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GESTO FINANCEIRA
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GESTO FINANCEIRA
O que gesto financeira?
Gesto financeira um conjunto de aes administrativas de planejamento, anlise e controle
de tudo o que envolve dinheiro. O objetivo do gestor melhorar os resultados e aumentar o valor
do patrimnio da empresa. Uma conduo financeira adequada permite que voc enxergue a real
situao da empresa, facilitando a previso de problemas e o planejamento de novos investimentos.
Na ContaAzul a recomendao para micro e pequenas empresas comear
planejando a gesto com metas e objetivos para nortear as atividades em
geral. A seguir, preciso definir as responsabilidades e os papis de scios,
funcionrios e da contabilidade, normalmente delegada a um escritrio
terceirizado. Por fim, hora de pr em prtica o monitoramento de alguns
controles bsicos.
O primeiro monitoramento e tambm um dos principais deve ser o da conta corrente da empresa,
pois preciso saber o que se passa com o dinheiro efetivamente ganho (e gasto). Projetar contas a
pagar e a receber permite ver, com antecedncia, necessidades de dinheiro, organizando uma viso
de fluxo de caixa. Com esses acompanhamentos dirios, uma empresa j consegue caminhar.
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GESTO FINANCEIRA
Vantagens da Gesto Financeira para a empresa
Os motivos para voc realizar um controle financeiro
rigoroso esto relacionados a uma percepo mais
clara e precisa dos resultados do negcio. Essas
informaes so o ponto de partida para planejar
iniciativas que melhorem a operao e ampliem
margens, direcionando negociaes de prazo de
pagamento e valor de receitas, por exemplo. Elas
permitem ainda otimizar as aplicaes do dinheiro
disponvel ou tomar decises mais assertivas sobre
o momento de oferecer e cobrar crdito a um cliente
ou mesmo requerer emprstimos junto a bancos.
A partir de um monitoramento das contas bancrias, de contas a pagar e a receber e do fluxo de
caixa, a empresa evita riscos de falta de recursos para honrar determinadas dvidas ou simplesmente
manter a operao. Parece bsico e simples, mas isso envolve uma boa dose de trabalho e cuidados
dirios, semanais e mensais.
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GESTO FINANCEIRA
Gesto Financeira na prtica
H diversas formas de fazer a gesto financeira.
As mais tradicionais partem de livros caixa ou
anotaes espalhadas. Outro recurso amplamente
utilizado so planilhas de computador, arquivos
de Excel ou de outros softwares que precisam
ser atualizados manualmente e redigitadas para
diferentes controles.
Em tempos de recursos tecnolgicos avanados,
como os atuais, a adoo de softwares representa
oportunidade de economia de tempo e
produtividade, com menos margem de erro no
controle financeiro.
A tecnologia permite ganhos de eficincia que fazem muita diferena para um micro ou pequeno
empresrio a custos compatveis com o tamanho da empresa. possvel recorrer a solues integradas
a custos baixos, que facilitam a gesto ao combinar mdulos que gerenciam diferentes segmentos,
das finanas contabilidade, das vendas ao estoque, dos servios aos relatrios.
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GESTO FINANCEIRA
Entre os fluxos que podem ser automatizados na gesto financeira, alguns fazem a diferena na vida
de uma empresa. Poderamos citar exemplos de diferentes tarefas, mas vamos passar por algumas
que representam uma variedade de ganhos:
Sincronizao com o banco: A conciliao bancria convencional toma tempo e tem
imprecises, porque envolve imprimir o extrato bancrio e verificar o que cada valor
debitado ou creditado na conta. Automatizar esse processo seja via integrao automtica
entre sistema financeiro e banco, seja via importao de arquivo OFX de extrato agiliza a
tarefa, tornando-a mais assertiva.
Integrao contbil: Em vez de trocar documentos impressos e por e-mail, voc envia
dados de faturamento e impostos para o contador diretamente pelo sistema de gesto. Isso
permite cortar custos de motoboy ou portador, papel, tinta de impressora e espao para
arquivar tudo isso.
Alertas de vencimentos: Com os lanamentos de contas a pagar devidamente atualizados,
voc pode receber notificaes de pendncias no dia do vencimento. Esse tipo de automao
evita atrasos e facilita tarefas rotineiras, como acessar a conta bancria pela internet e quitar
os dbitos.
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GESTO FINANCEIRA
Relatrio de fluxo de caixa: Saber o que entra e sai do caixa evita um dos principais
problemas da MPEs: ter movimentos de caixa e mesmo assim endividar-se e ter de fechar as
portas. O controle de fluxo de caixa permite comparar gastos de uma mesma categoria entre
os meses do ano. Assim possvel verificar a evoluo das despesas, se no h gastos sem
necessidade ou ainda se houve tarifas ou juros cobrados indevidamente por parte do Banco.
possvel ainda verificar a real gerao de caixa em cada ms e se est havendo evoluo,
estagnao ou retrao.
Viso de produtos mais vendidos: A integrao entre pedidos de venda e cadastro de
produtos proporciona relatrios de itens mais procurados por seus clientes a cada ms,
permitindo projetar vendas, avaliar volume necessrio no estoque e at organizar melhor
a produo. So informaes extradas automaticamente que qualificam a gesto de
diferentes processos.
H diferentes formas de perceber melhorias no controle e na gesto de uma empresa a partir da
adoo de um sistema de gesto que automatiza processos administrativos e financeiros.
Ganhos e valores podem ser separados a partir de diferentes vises, incluindo scios e diretores de
um lado e funcionrios do administrativo de outro, por exemplo. Embora menos comum em micro
e pequenas empresas, interessante tambm traar os ganhos percebidos por gestores financeiros.
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GESTO FINANCEIRA
Como a automao pode gerar ganhos de Gesto Financeira?
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GESTO FINANCEIRA
Siga o dinheiro: Controles automatizados permitem saber onde est o dinheiro, de onde
vieram as receitas e por onde escoaram as despesas do negcio. Conta bancria, controles
financeiros e relatrios contbeis coincidem, como deve ser.
GESTO FINANCEIRA
Menos tempo consolidando planilhas: Planilhas so um timo recurso de apoio
a atividades de gesto, mas consomem muito tempo, especialmente com tarefas de
refinamento. Se todo o controle financeiro depender desse tipo de documento, a tendncia
haver demora na entrega de informaes, com repetio de trabalho e esforo para
corrigir dados incompletos. A automao do financeiro a partir de um sistema de gesto
permite concentrar os controles no software, reduzindo a dependncia de arquivos avulsos.
Se estiver disponvel na nuvem, as informaes sero acessveis de qualquer computador
conectado internet e o risco de perda de informao por problemas no equipamento de
trabalho de um dos membros da equipe ficar reduzido, alm de serem evitados problemas
com versionamento de planilhas, compatibilidade e licena dos aplicativos instalados.
Reduo de retrabalhos: Delegar o processo de oramento a planilhas pode resultar em
problemas de governana da informao, segurana, erros de frmula, arquivos corrompidos
ou lentido devido ao grande volume de informaes. O perodo de oramento que j
costuma ser tenso, pode se prolongar ainda mais.
Mais anlise, menos operao manual: A sensao de entregar o resultado necessrio em
vez de perder tempo com tarefas manuais faz diferena. Em uma micro e pequena empresa,
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GESTO FINANCEIRA
h muito a se fazer e poucos braos e mentes disponveis, porque a equipe enxuta. Ganhar
produtividade significa fazer mais com os mesmos recursos, cumprindo prazos e atingindo
resultados esperados pelos scios e diretores. Diminui ainda as idas e vindas na cobrana
de clientes ou no faturamento.
Fluidez na relao com a contabilidade: A troca de documentos com o contador pode
consumir menos tempo se a sua empresa adotar uma soluo de gesto que integre os fluxos
financeiros e contbeis. Menos e-mails, menos motoboys ou portadores levando papis e
menos documentos impressos em circulao reduzem custos e, principalmente, rudos na
comunicao. Com isso, voc ganha mais qualidade no atendimento pela contabilidade e
pode se preocupar com consultorias de negcios.
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GESTO FINANCEIRA
Mais eficincia e eficcia: Um controle financeiro que funcione um requisito necessrio
para a empresa crescer, porque permite parar de apagar incndios e partir para medidas
mais profundas que respondam estratgia da empresa.
Dados confiveis: Relatrios extrados da mesma fonte so mais claros e precisos, dando
mais conforto para embasar uma ao ou propor mudanas para os donos ou diretores da
empresa.
Contabilidade estratgica: Em vez de ter o contador s para emitir guias de pagamento
de imposto e fazer o enquadramento no regime tributrio, a empresa pode usar os servios
da contabilidade de forma mais estratgia, para avaliar custos e rever prazos de pagamento
e receita, por exemplo. Otimizar o tempo dedicado pelo escritrio de contabilidade com
integrao e troca de informaes favorece esse tipo de ganho.
Onde buscar mais informaes sobre automao da Gesto Financeira?
Para obter mais informaes sobre automao da gesto financeira, h diversas fontes de informao
relevantes. Uma primeira sugesto, naturalmente, o ContaAzul Blog, que agrega artigos, guias,
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GESTO FINANCEIRA
infogrficos e outros materiais sobre controle financeiro, gesto e negcios,
incluindo atualizaes tributrias e mudanas na legislao.
Se voc se interessou pelo tema, confira os seguintes materiais:
Guia ERP para Pequenas Empresas
O que um sistema integrado faz por sua empresa
Por que um sistema financeiro economiza dinheiro de sua empresa
11 ferramentas online para auxiliar na gesto de empresas
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GESTO ORAMENTRIA
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GESTO ORAMENTRIA
Neste captulo trabalharemos os principais conceitos de Gesto Oramentria. O objetivo aqui no
aprofundar a questo, mas passar a voc uma viso geral sobre o tema.
O que Gesto Oramentria?
Para comear, podemos dizer que Gesto Oramentria, apesar do nome pomposo, algo simples
e que acontece o tempo todo em sua empresa. De forma resumida, podemos defini-la como o
planejamento e monitoramento dos recursos financeiros da empresa de forma sistemtica.
Dentro da Gesto Oramentria, temos quatro grandes fases:
Planejamento Oramentrio
Simulaes de Cenrios
Acompanhamento Oramentrio
Revises Oramentrias
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GESTO ORAMENTRIA
Na figura abaixo, podemos ter uma ideia de como estas fases acontecem:
elaborao do
plano oramentrio
anlise de
cenrios
elaborao
aprovado?
acompanhamento
mensal dos resultados
sim
no
Vamos dar uma olhada melhor para entender cada uma delas:
1. Planejamento Oramentrio
Tudo comea no Planejamento Oramentrio, que nada mais do que planejar as receitas,
custos, despesas operacionais, gastos com pessoal e investimentos que sua empresa estima
para os prximos meses ou anos frente.
como uma contabilidade de trs para frente, pois a contabilidade se preocupa em registrar as
entradas e sadas financeiras que j ocorreram, enquanto o Planejamento Oramentrio busca
antecipar o futuro, para que sua empresa possa se preparar melhor para o que est por vir.
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GESTO ORAMENTRIA
2. Simulaes de Cenrios
Depois que a sua empresa fechou a primeira verso do seu Planejamento Oramentrio
(seu Cenrio Base), hora de extrapolarmos um pouco e criarmos algumas Simulaes de
Cenrios.
Isto fundamental na hora de desenvolver novas estratgias para a empresa, avaliar
alternativas e principalmente mensurar os ganhos e perdas de cada um dos caminhos
que podem ser tomados. Isto to importante que algumas empresas (em estgios de
maturidade oramentria avanados) chegam a criar dezenas de cenrios oramentrios.
Mas voc no precisa disso tudo em seu primeiro oramento. Nossa sugesto comear
com duas simulaes simples:
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GESTO ORAMENTRIA
3. Acompanhamento Oramentrio
De (quase) nada adianta criar um timo Planejamento Oramentrio, seguindo todos
os passos anteriores e depois abandon-lo em uma gaveta. nessa hora que o
Acompanhamento Oramentrio entra em cena e deve se tornar algo incorporado
cultura e rotina de sua empresa.
Mas alm de acompanhar ativamente os resultados, preciso saber tambm o que analisar!
Dentro da Gesto Oramentria, temos as informaes em 3 tempos: passado, presente e
futuro, aos quais geralmente nos referimos como planejado, realizado e histrico. em
cima desses 3 tempos que voc deve construir suas anlises:
ano anterior, voc no obtiver um cenrio de crescimento, uma luz amarela deve
acender! Recomendamos aqui uma anlise mais detalhada do seu planejamento
para entender os motivos da retrao.
Planejado x Realizado: normal que hajam desvios e que nem tudo saia como
GESTO ORAMENTRIA
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GESTO ORAMENTRIA
Vantagens da Gesto Oramentria para a empresa
Agora que j sabemos o que Gesto Oramentria, fica muito mais fcil enxergar os benefcios que a
metodologia pode gerar quando utilizada de forma correta em sua empresa.
Por exemplo:
Estabelecimento de metas claras e desafiadoras: Ao iniciar um processo de Gesto
Oramentria em sua empresa, automaticamente so definidas metas para as principais
receitas, custos, despesas e investimentos do negcio.
E com metas claras e desafiadoras, a organizao passa a ter uma utilizao mais inteligente
dos recursos, maximizando drasticamente as possibilidades de oportunidades
Compartilhamento da responsabilidade: Uma vez que os gestores so envolvidos na
elaborao do planejamento, passam a ser tambm responsveis diretos pelas metas
e objetivos que eles mesmos estabeleceram. Esse o famoso conceito de Oramento
Colaborativo, aumentando naturalmente a integrao dos gestores com a definio clara
dos papis e responsabilidades.
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GESTO ORAMENTRIA
A fim de equilibrar os interesses de seu departamento (centro de custo) com os interesses
gerais da empresa, o grau de controle acaba sendo elevado, tanto por parte dos gestores
de cada centro de custo quanto pelos gerentes de departamento, de forma adequada e
coerente.
Criao de uma base histrica de informaes : A mdio e longo prazo, a adoo da
gesto oramentria leva criao de uma base de dados que vai sendo naturalmente
incrementada com o passar do tempo. Esta base, alm de fornecer informaes cruciais
sobre os comportamentos das finanas da empresa, proporciona ganhos de velocidade na
elaborao dos prximos oramentos, alm de todo o aprendizado que traz acumulado.
Mesmo que no seja possvel alterar o que j passou, sempre bom dar uma olhada para
trs, utilizando o aprendizado para evitar cometer os mesmos erros novamente.
Indicadores de Desempenho simples e acessveis: Todos sabemos o quanto os
indicadores de desempenho, ou KPIs (Key Performance Indicators), so importantes. A base
oramentria fornece muitos dados para compilao de indicadores de desempenho que
ajudam a empresa a medir se est caminhando para atingir seus objetivos.
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GESTO ORAMENTRIA
Estes indicadores so fundamentais tanto para anlise do Planejado x Realizado x Histrico,
quanto para comparao de despesas e receitas similares de reas diferentes. Assim, cada
gestor pode comparar seus resultados com as metas estabelecidas para o ms e tambm
com os dos demais departamentos e partir disso considerar onde atuar para melhorar seus
resultados.
Rpida identificao e correo de desvios: No Oramento Empresarial, como em
qualquer outro planejamento, desvios podem (e vo) ocorrer. Mas a ocorrncia de desvios
oramentrios no chega a ser um problema. O problema real no realizar a rpida
identificao destes desvios, provendo o tratamento adequado, atuando efetivamente
sobre a causa ou mesmo corrigindo e recuperando as perdas.
Identificar os desvios fica muito mais fcil se a empresa tiver definido metas (usando o
conceito SMART), estabelecido quais so os nveis de tolerncia dos desvios, realizado
simulaes dos cenrios possveis e criado planos de ao prvios para que se possa agir
rpidamente quando necessrio.
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GESTO ORAMENTRIA
Gesto Oramentria na prtica
Como vimos, a adoo da Gesto Oramentria traz uma srie de ganhos e benefcios s empresas
que a adotam e a incorporam em sua cultura organizacional. Todavia, sabemos que este, como outro
processo qualquer de gesto, exige algum esforo por parte dos envolvidos para que a coisa toda
funcione e gere valor para a empresa.
Na prtica, o processo se desdobra nas seguintes atividades:
1 Definio das Premissas
Oramentrias
Criao de Bases
Oramentrias
como Referncia
Reviso
Oramentria
Oramentao pelos
Gestores de Departamento
5 Consolidao das
Informaes
acompanhamento
mensal dos resultados
no
Planos ainda
Relevantes?
Criao de Cenrios
Alternativos
sim
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sim
no
GESTO ORAMENTRIA
Vamos ver um pouco mais sobre cada uma destas etapas a seguir:
1. Definio das Premissas Oramentrias
A rea de Planejamento e Controladoria comea o trabalho criando um quadro com as
Premissas Oramentrias. Elas serviro como balizadores, daro um norte a ser seguido
e definiro limites mnimos e mximos do que os gestores podem trabalhar dentro do
Planejamento Oramentrio.
2. Criao / Atualizao das Bases Oramentrias
A prxima fase onde a Controladoria cria as planilhas com as contas, estrutura de
produtos, centros de custos, relao de funcionrios (para oramento dos salrios, encargos
e benefcios), etc.
Esta uma das etapas mais trabalhosas e arriscadas do Processo Oramentrio, pois
as planilhas precisam ser criadas pensando em duas coisas. Primeiro, quais gestores as
recebero e o que cada um deles deve poder visualizar ou editar em cada planilha. Segundo,
preciso pensar tambm alguns passos frente, ou seja, na consolidao futura das
informaes disponibilizadas depois que as planilhas forem recebidas.
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GESTO ORAMENTRIA
3. Carga do Valor Histrico como Referncia
Seguindo adiante, a prxima atividade do setor de Planejamento e Controladoria carregar
os valores histricos (realizado do ano anterior) nas planilhas a serem enviadas aos gestores.
Estes histricos servem como referncia para que cada gestor possa criar suas projees e
definies de recursos necessrios de forma mais objetiva e alinhada com a realidade.
Precisamos lembrar que a maior parte dos gestores em uma empresa so pessoas no
financeiras. Ou seja, o gerente de TI, gerente de RH, gerente de produo, etc. possuem
outros tipos de preocupaes e nem sempre conhecem (e nem precisam conhecer)
questes financeiras e oramentrias como a rea de Planejamento, Controladoria e
Finanas. Portanto, quanto mais informaes de suporte forem fornecidas, melhores sero
os resultados do processo oramentrio.
4. Oramentao pelos Gestores
Uma vez criado o superplanilho com todas as estruturas oramentrias e valores
histricos, chegou a hora de quebrar esta planilha em dezenas de pequenos arquivos e
enviar uma a cada gestor responsvel pelo seu preenchimento. Porm, no basta enviar e
esperar.
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GESTO ORAMENTRIA
Os gestores so pessoas bastante ocupadas, geralmente envolvidos em diversas atividades.
Assim, a Controladoria precisa ajud-los a lembrar da elaborao do oramento de seus
respectivos departamentos e, em alguns casos, preciso sentar com os gestores com menos
conhecimento em finanas ou que estejam passando por um processo oramentrio pela
primeira vez e auxili-los no preenchimento das contas para seu centro de resultados.
5. Consolidao das Informaes (Cenrio Base)
Depois que cada gestor de departamento finalmente concluiu suas projees e definiu o
quanto pretende faturar (no caso do comercial) ou qual a necessidade de recursos prevista,
hora da rea de Planejamento e Controladoria consolidar todas estas informaes em um
arquivo nico.
A partir deste arquivo, geralmente so elaborados uma projeo de DRE (Demonstrao do
Resultado do Exerccio), projeo de fluxo de caixa e extrados os principais indicadores de
resultado analisados pela diretoria para aprovar ou no o oramento.
6. Anlise pela Diretoria
Uma vez que os dados so relevantes, fazem sentido para o negcio e esto organizados
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GESTO ORAMENTRIA
de forma lgica e padronizada (projeo de DRE, projeo de caixa e indicadores), chegou
a hora de levar os nmeros para anlise e crtica da diretoria ou conselho da companhia.
Geralmente esta anlise acontece de forma mais macro, quando a diretoria avalia
as principais alteraes de oramento em relao ao ano anterior, solicitando mais
informaes para entendimento. papel da rea de planejamento e controladoria j ter
feito este levantamento de justificativas antes da reunio de avaliao do oramento e
estar preparada para detalhar as informaes (at o nvel de centro de resultados e conta se
necessrio) e para responder s perguntas que surgirem.
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GESTO ORAMENTRIA
7. Criao de Cenrios Alternativos
Depois de uma, trs ou dezoito rodadas de revises, finalmente temos uma verso aprovada
do Planejamento Oramentrio, que geralmente chamamos de Oramento Base. Mas o
trabalho no para por aqui.
Por uma boa prtica, necessrio extrapolarmos um pouco e pensarmos em algumas
variaes do Oramento Base, que definimos como Simulaes de Cenrios. No mnimo,
um Cenrio Otimista e um Cenrio Pessimista.
8. Acompanhamento e Controle Oramentrio
Criado um Cenrio Base, obtida a aprovao deste oramento pela diretoria da empresa
e criadas algumas simulaes de cenrios para antever riscos e oportunidades, o trabalho
da rea de Planejamento e Controladoria passa a ser o Acompanhamento e Controle
Oramentrio.
Esta uma etapa que pode durar de 3 a 12 meses, dependendo da empresa, e dividida
em duas grandes atribuies. A primeira delas extrair mensalmente as informaes
realizadas do ERP (Enterprise Resource Planning) ou contabilidade da empresa e colocar
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GESTO ORAMENTRIA
estas informaes na mesma estrutura que foi utilizada para criao do oramento. Isto
fundamental para poder realizar a segunda grande atribuio, que encontrar os principais
desvios dos resultados realizados em relao ao que foi planejado, trabalhando para corrigir
o que est saindo dos trilhos e tambm para aproveitar oportunidades que podem ter
surgido ou no tenham sido previstas.
Revises Oramentrias
GESTO ORAMENTRIA
A boa notcia que a parte mais operacional
do trabalho pode ser toda automatizada com
baixo custo e altos ganhos. Afinal, um dos
principais fatores de sucesso que encontramos
em empresas de alto crescimento o alto grau
de investimento em ferramentas e automao.
E o motivo muito simples: automatizando
as partes mais operacionais dos processos,
que no agregam valor, liberamos tempo dos
profissionais para que eles realizem atividades
mais importantes, como anlise dos dados dos
processos, e possam pensar em novas estratgias
para maximizar os resultados de suas reas.
No processo oramentrio no diferente. Utilizando uma boa soluo de Gesto Oramentria,
vrios pontos do processo j estaro contemplados pelas prprias funcionalidades do software
e podem reduzir muito o trabalho da rea de Planejamento e Controladoria, dos gestores de
departamento e at mesmo da diretoria.
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GESTO ORAMENTRIA
A lista de benefcios de investir em uma soluo de Gesto Oramentria enorme e destacamos
abaixo alguns deles:
Para a diretoria
Informao para tomada de deciso em tempo real: com uma soluo oramentria
especializada, que apoie o processo e garanta que a informao esteja atualizada e precisa,
a diretoria passa a obter as informaes que precisa para tomada de decises em tempo
real.
GESTO ORAMENTRIA
na ferramenta, desta maneira o custoso processo de elaborao, envio, follow-up e criao
de uma planilha consolidadora eliminado.
rpida resposta a mudanas (muitas vezes levantadas de ltima hora pela diretoria para
tomar uma deciso estratgica) e livre de retrabalhos. Assim o time de controladoria garante
a entrega do oramento na data estipulada e com qualidade.
GESTO ORAMENTRIA
departamento tem inmeras atividades e responsabilidades e a ltima coisa que quer se
preocupar em preencher planilhas, certo? Investindo na automao da Gesto Oramentria,
cada gestor passa menos tempo preenchendo planilhas e mais tempo focando na entrega
de valor para sua rea.
gestores com o oramento aumenta. Utilizando uma soluo apropriada, eles passam a
entender melhor os nmeros e as metas, criando um sentimento de dono pelos resultados
de suas reas.
Reduo da ineficincia: contar com uma boa ferramenta oramentria garante que a
equipe no est desperdiando tempo e energia reinventando a roda, criando controles
paralelos e retrabalhos.
GESTO ORAMENTRIA
Como escolher a Soluo de Gesto Oramentria ideal para sua empresa
15 motivos para investir em uma soluo de Gesto Oramentria para sua empresa
13 cuidados ao escolher uma soluo de Gesto Oramentria para sua empresa
Self-Service Planning and Budgeting: foco no sucesso do cliente!
7 dicas para demonstrar o ROI de investir em uma soluo de Gesto Oramentria
para diretoria de sua empresa
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Atualizao: possvel atualizar o seu contedo sempre que for necessrio e no apenas
quando algum tiver tempo para isso.
consistncia e qualidade.
Vantagens tcnicas
As entregas de contedo ocorrem mais tranquilamente, mesmo em canais diferentes.
A personalizao se torna mais fcil.
Menos tarefas operacionais.
Foco na eficincia.
Maximizao dos resultados: aproveitando mais as oportunidades que chegam a voc, os
resultados aparecero.
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Clique para
abrir a imgem
Voc tambm pode configurar a formatao, as palavras-chave e o SEO com maior tranquilidade,
garantindo a solidez de sua estratgia de contedo. Mas como a automao realmente gera esses
ganhos para voc? o que veremos a seguir, compreendendo como a automao funciona em cada
etapa da gesto.
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Clique para
abrir a imgem
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Clique para
abrir a imgem
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Workflow de trabalho
O ideal escolher o redator para cada contedo apenas quando todo o resto do processo j estiver
mapeado. Assim voc ter mais controle sobre ele, sobre os prazos dos seus redatores, editores,
content managers, designers, etc. Todos sabero os prazos de suas tarefas e o content manager far
com que esses prazos sejam obedecidos. Com a automatizao do workflow, os deadlines so
impostos automaticamente conforme o desejo da empresa, e e-mails so disparados para todos os
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Clique para
abrir a imgem
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Calendrio editorial
Contedo no algo que pode ser feito em cima da hora. Planejamento muito importante. E
trabalhar com antecipao melhor ainda. O calendrio editorial traz essa possibilidade, pois voc
pode colocar todas as informaes de posts, webinars, social posts e e-books que sero produzidos
ao longo de um ms, dois meses, um ano... E o melhor? Compartilhar com todos os membros da
equipe e at com toda a empresa! Assim, todas as cabeas podem pensar na melhor maneira de
apresentar o contedo para os clientes e prever qualquer desafio e dificuldade antes da hora crtica.
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Clique para
abrir a imgem
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GESTO DE PROJETOS
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GESTO DE PROJETOS
A Bblia do gerenciamento de projetos, o Project Management BodyofKnowledge (PMBOK), um guia
elaborado pela instituio mais renomada do mundo na rea, o Project Management Institute (PMI).
Nesse manual, a palavra projeto est definida da seguinte forma: Projeto um esforo temporrio
empreendido para criar um produto, servio ou resultado nico e exclusivo.
Um projeto difere de uma operao por ser temporrio, ou seja, possui comeo, meio e fim
(diferentemente da operao, que contnua). Assim, um projeto pode ser a construo de uma casa,
o desenvolvimento de um software, a criao de um mvel sob medida, a implantao de uma nova
linha de produo na fbrica, a escrita de um livro, a realizao de uma viagem e assim por diante.
Resumidamente, as caractersticas de um projeto so:
GESTO DE PROJETOS
O que Gesto de Projetos
A Gesto de Projetos dentro da empresa se d
prioritariamente com suporte de um PMO (Project
Management Office ou escritrio de projetos, em
portugus), iniciativa com o intuito de instituir regras,
procedimentos e melhores prticas para uma Gesto
de Projetos mais eficiente. Considerado como um setor
ou um departamento que concentra todos os esforos
e os recursos fsicos e pessoais envolvidos nos projetos
da empresa, seu objetivo melhorar o desempenho e
atingir as metas do negcio com mais eficcia.
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GESTO DE PROJETOS
Padronizao processual: A primeira responsabilidade do PMO padronizar processos,
estratgias e aes que envolvam os trabalhos da empresa visando implementar uma
metodologia nica de desenvolvimento de projetos, o que consequentemente permite
um maior controle. Com um comando centralizado e alinhado estratgia da empresa, o
PMO passa ento a otimizar os recursos utilizados, bem como a priorizar os projetos que
apresentam maior potencial de retorno, elevando o valor agregado ao negcio.
Posicionamento consultivo: Alm de coordenar a execuo dos projetos, o PMO
tambm orienta as equipes a respeito da metodologia a ser adotada, concomitantemente
desenvolvendo uma cultura voltada a resultados e contribuindo para o aumento da
produtividade, j que trabalha focado em metas e objetivos de negcio.
Treinamentos internos: Alm de tudo isso, o PMO ainda conta com profissionais experientes
que promovem treinamentos internos para elevar a qualidade dos projetos executados
e potencializar o know-how da empresa por meio da capacitao de seus funcionrios.
Essas capacitaes podem ser tanto tcnicas quanto comportamentais, funcionando como
mentoring.
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GESTO DE PROJETOS
Aumento do nvel operacional: A padronizao de procedimentos eleva o nvel
operacional dos funcionrios na medida em que muitos desses processos passam, ento, a
ser automatizados e controlados a partir de ferramentas de gesto que facilitam a anlise e
o armazenamento de dados, otimizando o trabalho e minimizando possveis erros.
Elevao da produtividade: Com o suporte tecnolgico adequado e o acompanhamento
necessrio, as equipes passam a ter mais tempo para pensar no planejamento das prximas
fases e se atentarem para detalhes que exijam maiores preocupaes, o que aumenta a
produtividade e a qualidade dos servios prestados durante a execuo de qualquer que
seja o projeto.
Melhoria na comunicao: A comunicao fator determinante para o sucesso de um
projeto, j que por meio do compartilhamento de dados e informaes que as pessoas
conseguem desempenhar suas obrigaes de acordo com o esperado. Nesse sentido, o
PMO contribui para uniformizar a comunicao e instituir canais abertos e compartilhados
de comunicao, facilitando seu trnsito e acelerando a tomada de deciso.
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GESTO DE PROJETOS
Reduo de riscos e falhas: Com um acompanhamento sistemtico dos projetos, possvel
detectar riscos com mais facilidade, reduzindo as incidncias de falhas e atrasos e, assim,
garantir um desempenho timo dos projetos ao longo da execuo. Com menos riscos e
falhas, a qualidade fica garantida e a satisfao do cliente tambm.
Avano na satisfao dos clientes: Com a implementao de um PMO tambm
instaurado um alinhamento estratgico que permite conduzir os projetos de acordo com as
necessidades de mercado da empresa, garantindo a maximizao dos resultados e, por fim,
a satisfao dos clientes com relao ao aumento do valor do negcio ao longo do tempo.
Reduo significativa de custos e maximizao do ROI: A reduo de custos outro
benefcio evidenciado com a implementao de um PMO na empresa, j que as equipes se
tornam mais produtivas e integradas, coordenando esforos de maneira a otimizar o tempo
e os recursos empregados em cada projeto. Ao implantar um PMO na empresa, possvel
estipular com maior preciso os recursos a serem empregados para a execuo do projeto,
bem como seu ROI (returnoninvestiment), a partir de uma anlise detalhada da viabilidade
do empreendimento e de seus desdobramentos durante e aps a concluso.
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GESTO DE PROJETOS
Gesto de Projetos na prtica
Mas nem tudo so flores na vida no gestor de projetos e na rotina do PMO. Agora vamos nos aprofundar
nos erros mais comuns da Gesto de Projetos e em como evit-los:
Escopo mal definido ou falta de planejamento: O planejamento a chave para o sucesso
de qualquer projeto. No tenha pressa nessa etapa. Analise cada item com cuidado e
envolva sua equipe. Ter um roteiro de trabalho e uma metodologia ajuda a orientar para
qual direo o projeto deve seguir. Isso envolve um escopo bem definido, de acordo com as
expectativas dos stakeholders e do patrocinador do projeto. Evite mudanas de escopo com
o projeto em andamento.
Erros de gesto, como microgerenciamento ou falta de marcos: A definio dos marcos
do projeto fundamental para gerenciar a evoluo das entregas e facilita o entendimento
dos relatrios. bastante comum que gerentes de projeto se esqueam dos marcos. Outro
problema de gesto o microgerenciamento. um erro pensar que preciso acompanhar
tudo de perto o tempo todo. Confie na equipe, delegue tarefas e ganhe tempo para focar na
gesto como um todo. No se esquea que o projeto est inserido num contexto maior, do
qual voc deve estar ciente.
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GESTO DE PROJETOS
Subestimar riscos depois de iniciado o projeto: Gerentes de projetos sabem que preciso
calcular riscos e se dedicam a essa tarefa no incio do projeto. O que muitos se esquecem
de seguir monitorando e de atualizar a lista de riscos durante o desenvolvimento. Riscos
calculados inicialmente podem perder fora e novos riscos podem aparecer. No espere o
problema acontecer. Fique atento ao status e ao progresso dos indicadores para identificar
rapidamente um problema. Tenha uma margem em suas metas para ganhar poder de
negociao.
Falhas de comunicao: Por se tratar de um ecossistema bastante tcnico, a comunicao
no costuma ser o forte do ambiente de projetos. Isso resulta em falhas desastrosas. Dedique
tempo toda semana ou ms para comunicao do projeto, tanto entre equipe quanto
stakeholders e clientes. Pode ser em forma de boletins, intranets, comunidades fechadas
em redes sociais, apresentaes presenciais, o que for mais adequado. Use um software de
gerenciamento de projetos para armazenar informaes e apresentar relatrios, alm de
estimular a colaborao.
M administrao do tempo: Todos os anos h feriados e eles podem ser diferentes em
cada cidade, estado ou pas. Se a sua equipe trabalha remotamente ou se o cliente est
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GESTO DE PROJETOS
em outro fuso horrio, esquecer um feriado pode ser um problema. Planejar um cronograma factvel
uma das principais dificuldades de gerentes de projetos. Dedique-se a ele, estabelea prazos que
possam ser executados, verifique o esforo e o tempo que a sua equipe necessitar para a entrega e
se h os recursos necessrios para isso. Uma boa dica controlar o andamento das reunies para que
no consumam um tempo precioso. Os clientes agradecem.
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GESTO DE PROJETOS
Comunicao: O software certo vai facilitar a comunicao entre os envolvidos,
independentemente da localizao geogrfica dos membros da equipe e dos colaboradores.
As pessoas que estiverem trabalhando no projeto podem acessar o sistema para conversarem
sobre atualizaes, tarefas cumpridas e desafios.
Oramento: O software consegue monitorar a utilizao de recursos, tornando os membros
da equipe mais responsveis com os gastos. A ferramenta de monitoramento, comum ao
software de GP, permite a todos os envolvidos rastrear o progresso, metas, prazos e custos.
Eles tambm podem fazer ajustes no projeto quando necessrio.
GESTO DE PROJETOS
Guia prtico para evoluir sua Maturidade em Gesto de Projetos
Cases de Sucesso Empresas que alcanaram resultados fantsticos com a Gesto de
Projetos
Manual de Gerenciamento de Mltiplos Projetos
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GESTO DE TAREFAS
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GESTO DE TAREFAS
O que Gesto de Tarefas?
Gestores e empreendedores so pessoas que detm um conhecimento, uma capacidade de liderana
e uma experincia que devem ser aproveitadas em tarefas nobres, estratgicas e que agregam valor
ao negcio que administram.
Nesse contexto, a gesto de tarefas
uma verdadeira arte em que o gestor
de equipes deve saber delegar a tarefa
certa, para a pessoa mais capacitada
para desenvolv-la e acompanhar seu
andamento para solicitar eventuais
ajustes.
Alm disso, precisa saber como a
equipe est trabalhando em conjunto,
gerando sinergia e colaborao entre si
para atingir os melhores resultados.
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GESTO DE TAREFAS
E, claro, cada colaborador se envolve em mais de uma tarefa ao mesmo tempo, gerando um nmero
muito grande de inter-relaes, prazos, resultados, relatrios, planilhas, grficos, imagens, checklists e
outros documentos e informaes.
Portanto, s a adequada gesto de tarefas pode trazer benefcios para o lder de equipes,
proporcionando uma viso macro da situao e um pleno controle de prazos, entregas, escopo dos
projetos e usos dos recursos certos para alcanar seus objetivos.
GESTO DE TAREFAS
Veja algumas das vantagens que a Gesto de Tarefas pode trazer para a empresa:
Cria uma viso ampla da operao e de seu desenrolar, dando mais confiana e respaldo
s decises do lder.
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GESTO DE TAREFAS
Gesto de Tarefas na prtica
Fazer tudo isso parece maravilhoso em termos de
resultados, alm de ser algo que pode revolucionar
a maneira como voc lida com sua equipe e faz a
operao funcionar. Mas, na prtica, a Gesto de Tarefas
demanda um enorme esforo de organizao e gesto
do tempo, pessoas e recursos, nem sempre disponveis.
Em seu dia a dia, quantas planilhas e relatrios voc
tem que consultar e analisar? E onde estes documentos
so arquivados, sob a responsabilidade de quem?
Muitas vezes, ao receber uma planilha por e-mail voc
fica em dvida se aquela mesmo a ltima verso, mas
s depois que j analisou tudo e tirou suas concluses
que recebe outro e-mail, de outro colaborador, com
dados novos, ou pior: dados conflitantes!
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GESTO DE TAREFAS
Sem falar no nmero de reunies dirias que poderiam ser evitadas por meio de um modelo de
comunicao mais gil e com informaes compartilhadas.
claro que o contato pessoal e olhar as pessoas nos olhos muito importante em certos momentos
e para determinados assuntos. Mas j chega a ser folclrica a quantidade de vezes em que ouvimos
histrias sobre reunies improdutivas e desnecessrias que s atrapalham sua rotina administrativa
e o controle das tarefas.
Na verdade, o trabalho e a dedicao necessrios para se conseguir um acompanhamento adequado
das tarefas motivo para tirar o sono de muitos gestores de equipe.
E todo esse desgaste acaba gerando conflitos que poderiam
ser facilmente evitados se as informaes e o fluxo das tarefas
tivessem sido geridos de uma forma mais racional. Assim, alm
de tudo aquilo que um bom lder tem que se ocupar no seu dia a
dia, a falta de organizao trar a ele mais um trabalhinho extra:
mediar conflitos entre os membros de sua equipe ou entre equipes
de diferentes gerncias e departamentos.
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GESTO DE TAREFAS
Em suma: a Gesto de Tarefas, que na prtica deveria facilitar o trabalho, acaba se somando a outras
atividades fundamentais que o gestor no pode deixar de fazer, como se reportar aos superiores,
apresentar resultados, tomar decises e planejar a melhor maneira de tornar a operao mais eficiente.
aqui que entra a automao da Gesto de Tarefas. Automatizar a gesto fazer da atividade um
facilitador e no um peso a mais do seu dia a dia.
GESTO DE TAREFAS
o que foi feito, o que est atrasado, pedir ou enviar documentos, fotos, relatrios, planilhas, etc. e
tambm fazer perguntas instantaneamente para resolver dvidas rapidamente.
Ou seja, chega de trocar planilhas desatualizadas, marcar reunies demoradas com pessoas que
no esto sequer a par dos assuntos ou
descobrir na ltima hora que a pessoa
encarregada de uma tarefa que voc
delegou (e est com o prazo apertado)
nem comeou a desenvolver nada!
Em segundo lugar, um colaborador pode
ver o que est acontecendo em outros
projetos dos quais ele no participa
diretamente (se autorizado para isso) e
disponibilizar uma soluo que ele mesmo
usou em outra ocasio (e que pode estar
arquivada na prpria ferramenta).
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GESTO DE TAREFAS
Veja uma lista de tudo o que as melhores ferramentas de automao de tarefas podem fazer pelo dia
a dia em sua empresa:
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GESTO DE TAREFAS
Deixa os colaboradores mais livres para armazenar a quantidade de arquivos que acharem
necessrio na nuvem.
O gestor ter muito mais informaes e condies de avaliar o desempenho da equipe como um
todo ou colaboradores individualmente.
GESTO DE TAREFAS
E se voc deseja mais informaes sobre Gesto de Tarefas, ns separamos o seguinte material para
sua leitura:
Blog do Trello
Agilidade do Trello no fluxo de trabalho mantm flexibilidade nas tarefas
A Psicologia do Checklist: Por Que Estabelecer Pequenas Metas Nos Motiva Para
Realizar Tarefas Maiores
Ebook - Como Melhor a sua Produtividade com a Gesto de Tarefas
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GESTO DE VENDAS
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GESTO DE VENDAS
Pequena, mdia ou grande, toda empresa deseja e precisa vender. E, independentemente do tipo de
produto ou servio que oferea, para se manter em atividade no mercado com sade financeira, uma
instituio necessita investir em um planejamento de vendas.
Nesse planejamento, o time comercial assume a posio de atacante no mercado e leva para frente
(aos clientes) todos os diferenciais da empresa com o objetivo de fidelizar e reter bons parceiros de
negcios.
o vendedor que est entre o cliente e a empresa, atuando
como extenso da organizao. Esse profissional conhece
todas as dores de quem busca uma soluo, trabalha para
resolver a vida do cliente, levanta informaes e examina
cada necessidade apontada. Assim, ao mesmo tempo em
que vende e conquista resultados para sua empresa, atua
como um solucionador, garantindo o sucesso e a reteno
do cliente. Alguma dvida de que esse profissional precisa
estar bem alinhado s estratgias de sua rea e do negcio
como um todo?
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GESTO DE VENDAS
Mas o bom desempenho da rea comercial no depende somente de seus talentos. Pelo contrrio, o
acompanhamento e o desenvolvimento do time encaixam-se em uma etapa da Gesto de Vendas. E
sobre o conceito de Gesto de Vendas, bem como suas fases e as vantagens de sua automao que
trata este captulo.
GESTO DE VENDAS
Para organizar esse modus operandi de toda a equipe comercial, a Gesto de Vendas se mostra
como uma ferramenta importantssima, capaz de garantir
resultados certeiros rea por meio do alinhamento de
objetivos com estratgias e iniciativas.
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GESTO DE VENDAS
As respostas para essas e outras perguntas parecem bvias, mas
muitas vezes no calor das vendas e na correria diria no to
simples enxerg-las. Assim, a maior vantagem da Gesto de Vendas
identificar e eliminar aes ineficientes, ou seja, fazer com que
a empresa e seus profissionais invistam menos esforos, tempo e
dinheiro obtendo melhores resultados.
Outro grande benefcio da Gesto de Vendas consolidar o negcio de maneira que, em momentos
mais turbulentos da economia, em situaes como perdas de importantes clientes ou at com a
entrada no mercado de um grande concorrente, a empresa consiga ter velocidade de reao por conta
do planejamento prvio e do acompanhamento contnuo de cada etapa do processo de vendas.
Veja outras vantagens da implantao da Gesto de Vendas:
GESTO DE VENDAS
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GESTO DE VENDAS
01 A primeira etapa pode ser chamada de planejamento estratgico de vendas. Nela,
acompanhamento de todas as fases e atividades realizadas para que a venda seja efetivada.
Com isso mapeado e sendo de conhecimento geral, fica mais fcil garantir a qualidade nos
processos.
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GESTO DE VENDAS
No h regra definida para a estrutura do processo de vendas, nem quantas fases ele deve
ter. Isso pode variar de acordo com sua abordagem, com o produto que voc vende, com o
ciclo decisrio de seu cliente, entre outros fatores. Mas listamos a seguir cinco fases desta
terceira etapa que merecem ateno a ltima corresponde j ao ps-venda (voc pode
conferir os detalhes de cada uma delas no Guia: como elaborar e implementar o processo
de vendas, citado nas referncias):
01- Contato Inicial (ou Prospeco)
02- Qualificao (ou Descoberta de Interesses em Comum)
03- Negociao (ou Desenvolvimento da Confiana)
04- Fechamento
05- Ps-venda (ou Manuteno)
04 Prosseguindo, a quarta etapa est voltada para a liderana de vendas, que precisa ter
competncias tcnicas e comportamentais para cobrar resultados e, ao mesmo tempo,
sensibilizar e motivar os vendedores. Aqui, so trabalhadas questes que devem nortear
o lder (anlise de dados, conhecimento de mercado, viso), comportamento assertivo e
inteligncia emocional, empoderamento de equipe, liderana coach, tipos de feedback e
tcnicas de comunicao.
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GESTO DE VENDAS
05 A etapa seguinte diz respeito ao vendedor. Do momento das entrevistas at sua
contratao, a empresa deve estar atenta ao perfil do profissional ideal para atender seu
cliente. O processo de seleo, por exemplo, j deve ser bastante criterioso e avaliar todas
as competncias e habilidades desejadas. Com o ingresso do profissional na empresa,
nunca deixe de trein-lo e acompanhe suas evolues e principais dificuldades. O dono do
negcio ou o gestor da rea comercial deve cobrar e dar suporte ao vendedor para conseguir
resultados e para estimular engajamento e motivao.
GESTO DE VENDAS
etapas citadas acima, mas que, por falta de tempo ou de uma liderana eficiente, no conseguem
praticar nem metade daquilo que foi traado. Certamente, essas instituies esto exigindo muito de
seus profissionais de vendas e, pior, no esto faturando na mesma proporo de seus investimentos
e esforos.
a que a automao pode gerar ganhos de
Gesto de Vendas. Com o uso de um CRM, a
empresa conquista uma srie de benefcios:
movimentao da carteira, maior relacionamento
com os clientes, viso e acompanhamento
dos processos comerciais, centralizao das
informaes dos clientes, entre tantos outros. Mas
ser que o conceito de CRM est claro para voc e
seus profissionais? Vamos ver!
CRM significa Customer Relationship Management (Gesto do Relacionamento com o Cliente, em
portugus) e uma abordagem que coloca o cliente como principal foco dos processos de negcio
com o intuito de antecipar suas necessidades para atend-lo com excelncia. Essa estratgia de
negcio engloba as reas de marketing, vendas e servios de atendimento.
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GESTO DE VENDAS
Ateno: Os sistemas de CRM (as solues tecnolgicas) permitem a aplicao mais eficaz da estratgia
de CRM, possibilitando empresa:
Segmentar clientes.
Planejar campanhas.
Ficar por dentro dos processos de vendas e relacionamento.
Analisar a abrangncia dos produtos/servios nas reas de atuao da empresa.
Fazer um gerenciamento territorial (qual local aceita melhor o produto).
Gerenciar os melhores contatos e oportunidades de negcio.
Melhorar as etapas de vendas e identificar vendas casadas (aquelas em que um produto
pode ser vendido com outro complementar).
A equipe de vendas ainda pode usar a ferramenta de CRM visando os seguintes benefcios:
O software de CRM ajuda o profissional de vendas a planejar suas tarefas dirias, facilitando
a produtividade.
Pelo sistema de CRM, o vendedor consegue acompanhar com mais facilidade seu
desempenho, taxa de fechamento de vendas, aumento ou queda no nmero de ligaes
e propostas emitidas, bem como o nmero de novos clientes ou oportunidades perdidas.
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GESTO DE VENDAS
O vendedor consegue ter o controle de todos os seus clientes desde o primeiro contato
realizado at o que aconteceu na ltima reunio, que produtos o cliente solicitou e que tipo
de negociao foi mais efetiva; o histrico do cliente fica armazenado na ferramenta, at
mesmo informaes como data de aniversrio e hobbies.
As ferramentas de CRM online facilitam ainda mais a vida da empresa e do time de vendas. Com elas,
no h necessidade de instalar um software em cada um dos computadores da empresa, basta comprar
uma licena ou assinatura de uso do aplicativo para que a equipe j possa us-lo remotamente (pela
nuvem de dados da internet).
As caractersticas da gesto de uma equipe de vendas se encaixam perfeitamente nas vantagens
fornecidas por um sistema de CRM online:
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GESTO DE VENDAS
Segurana da informao.
Atualizao constante de dados e fatos em tempo real.
Histricos e outros dados cadastrais e burocrticos de vendas facilmente encontrados.
Possibilidade de auditar processos e buscar responsabilidades.
Diversas atividades envolvidas e que necessitam muito de informaes integradas:
GESTO DE VENDAS
Como voc pode ver, a automao da Gesto de
Vendas traz ganhos em diferentes aspectos tanto
para a organizao, quanto para a liderana e
profissionais de vendas. Quando aliada ao uso
de uma ferramenta de CRM de maneira efetiva e
a uma boa estratgia de relacionamento com os
clientes, ela s tem a impulsionar as vendas e,
consequentemente, o negcio.
Para tanto, preciso engajamento e colaborao
de todos do time. A ideia que o sistema seja
sempre alimentado, que o compartilhamento
de informaes tambm seja constante e que a
anlise de tudo o que for levantado seja aplicada
em aes para gerar novos leads e reter aqueles
que j so clientes. Trabalhe com essas diretrizes
e conquiste agora melhores resultados para seu
negcio!
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GESTO DE VENDAS
Onde buscar mais informaes sobre automao de Gesto de Vendas
Listamos mais algumas boas referncias para voc pesquisar e aplicar os novos conhecimentos
adquiridos sobre Gesto em Vendas em seu negcio. Tome nota e bom trabalho!
Planejamento estratgico de vendas em 6 passos simples
Guia: como elaborar e implementar o processo de vendas
O Funil de Vendas na Prtica
O Guia para a Gesto Eficiente da Equipe de Vendas
7 obligations of the new sales manager
How to get sales and marketing on the same page
Kit para o sucesso com CRM
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GESTO DE ATENDIMENTO
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GESTO DE ATENDIMENTO
Voc sabe o que Gesto de Atendimento e como ela pode
contribuir para o aumento da satisfao dos seus clientes?
Este um conhecimento que todo empreendedor deve
buscar. Melhorar esta gesto uma maneira eficiente
de fidelizar mais clientes e de garantir uma maior
rentabilidade para a empresa. Para isso, os investimentos
em tecnologia so essenciais.
Como a qualidade do atendimento oferecido pela sua empresa? Esta uma pergunta essencial
para garantir que o seu negcio se destaque no mercado. Voc sabia que, para a maioria dos
consumidores, um bom atendimento chega a ser mais importante do que a qualidade do produto
comprado? Algumas pesquisas publicadas nos ltimos anos ajudam a reforar esse fato; vamos
citar duas como exemplo:
Uma pesquisa realizada pelo SEBRAE apontou que um atendimento bem-feito o fator
que mais pesa na deciso de compra do consumidor brasileiro conta mais do que a
qualidade e o preo do produto. O estudo contou com a participao de 33 mil pessoas de
73 municpios.
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GESTO DE ATENDIMENTO
Isso significa que boa parte dos consumidores no d preferncia s empresas que oferecem produtos
mais em conta, e sim s empresas que investem para garantir que seus clientes sero sempre bem
atendidos, independentemente do meio escolhido para o contato. a que entra a importncia de
uma boa Gesto de Atendimento ao consumidor. Mas, afinal, o que isso?
GESTO DE ATENDIMENTO
Uma boa Gesto de Atendimento conta com funcionrios bem treinados, preparados para responder
de maneira eficiente e prestativa s dvidas e solicitaes dos clientes.
Outro ponto essencial para a boa Gesto de Atendimento
garantir que toda a empresa trabalhe junta em prol do
suporte ao cliente. O financeiro, a logstica, o marketing e
demais departamentos devem estar prontos para facilitar
o trabalho do setor responsvel pelo contato com o
consumidor. Se um cliente envia uma reclamao referente
a um atraso na entrega da mercadoria comprada, por
exemplo, os responsveis pelo envio do produto devem
buscar solues geis para tranquilizar o consumidor.
Tambm vale citar a importncia de buscar formas de facilitar os processos de comunicao com
o cliente. O suporte ao cliente deve contar com ferramentas que permitam um controle total sobre
todos os meios de comunicao usados pelos consumidores que, hoje em dia, no so poucos:
e-mail, Facebook, Twitter, formulrio de contato no site, telefone e at SMS. Falaremos mais sobre
este assunto no decorrer do captulo.
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GESTO DE ATENDIMENTO
Vantagens da Gesto de Atendimento para a empresa
Quanto mais organizado o atendimento ao cliente e quanto mais preparados esto os funcionrios
da empresa para interagir com o consumidor, maiores so as chances de crescimento do seu negcio.
Afinal, para que a sua empresa tenha sucesso, preciso garantir boas vendas. Para isso, preciso
investir em aes de fidelizao do cliente e garantir uma boa reputao no mercado. Veja a seguir trs
grandes vantagens de uma boa Gesto de Atendimento:
Oportunidade de reverter impresses negativas
Atrasos na entrega, produtos com defeito e falta de mercadorias em estoque so exemplos
de fatores que contribuem para a insatisfao do consumidor. Vale destacar que um
consumidor insatisfeito pode prejudicar seriamente as vendas de uma empresa. No s
porque dificilmente ele voltar a comprar no local, mas tambm porque so grandes as
chances de que ele replique os motivos da sua insatisfao para amigos e conhecidos. Hoje
em dia, este tipo de situao tem um agravante: o relato de uma experincia ruim pode
chegar a milhares de outros consumidores quando compartilhada na internet.
Um bom atendimento capaz de mudar a opinio de um consumidor insatisfeito. Se o
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GESTO DE ATENDIMENTO
suporte ao cliente oferece um atendimento atencioso e traz solues geis e satisfatrias,
o cliente no s esquece a m impresso que teve da empresa, como tambm fica bem
impressionado com a marca.
Mais clientes fidelizados
Investir em um bom atendimento ao consumidor tambm essencial para conquistar a
sua fidelizao. Para um cliente se sentir emocionalmente ligado a uma marca, preciso
haver confiana, certo? Isso s acontece quando h um atendimento de excelncia.
preciso mostrar aos seus clientes que a empresa ouve o que eles tm a dizer, se preocupa
com a satisfao de cada um dos seus consumidores e prioriza a soluo de problemas.
Todos esses so elementos garantidos quando a empresa conta com uma boa Gesto de
Atendimento.
Quanto melhor a gesto do atendimento, maiores so as chances de fidelizao do
consumidor. Aqui, cabem citar algumas das vantagens de investir na fidelizao:
GESTO DE ATENDIMENTO
Fidelizao e Relacionamento, apontou que clientes fidelizados gastam at 150%
a mais do que os no fidelizados.
Estes so clientes que no s so fiis sua marca, mas tambm promovem
a sua empresa para amigos e familiares. Ou seja, ajudam a trazer novos clientes
para o seu negcio. (Voc sabe quantos dos seus clientes ajudam a promover
a sua empresa atualmente? Veja aqui o que NPS e como ele pode ajudar a
alavancar as suas vendas.)
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GESTO DE ATENDIMENTO
Gesto de Atendimento na prtica
Mas qual a melhor maneira de garantir uma boa Gesto de Atendimento para a sua empresa? A
resposta est em trs elementos, diretamente envolvidos na qualidade do atendimento ao cliente:
pessoas, processos e tecnologia. Ou seja, importante investir em um bom treinamento, para que
os seus colaboradores estejam preparados para lidar com diversas situaes, e buscar melhorias
constantes nos processos da empresa por exemplo: possvel melhorar a comunicao entre os
setores? As regras para troca de produtos atendem bem os seus consumidores?
Alm disso, fundamental buscar ferramentas
que facilitem o trabalho do setor responsvel pela
comunicao com o cliente. A tecnologia essencial
para isso. Na prtica, automatizar a Gesto de
Atendimento significa investir em tecnologia especfica
para melhorar e acelerar o atendimento ao consumidor.
So ferramentas que permitem, por exemplo, um maior
controle sobre os diferentes canais usados pelos seus
clientes no contato com a empresa.
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GESTO DE ATENDIMENTO
Este um recurso que faz uma imensa diferena na rotina dos responsveis pelo suporte ao cliente.
Ele possibilita o monitoramento de chats, redes sociais, e-mails e contatos telefnicos de forma
unificada. Assim, h garantia de que nenhum cliente ser ignorado e o tempo dos colaboradores
pode ser melhor aproveitado. As vantagens para a empresa so inmeras; conhea algumas delas no
prximo tpico.
GESTO DE ATENDIMENTO
Alm disso, a automatizao permite uma melhor administrao das filas de atendimento: possvel
organizar o trabalho do setor de forma que os clientes sejam atendidos de acordo com a hora em que
entraram em contato. Assim, possvel assegurar que nenhum consumidor ser ignorado, seja qual
for o meio escolhido por ele para enviar a dvida, reclamao ou solicitao.
O aumento da produtividade, trazido pela automatizao da
gesto, tambm garante uma reduo no tempo mdio de espera
para atendimento. importante lembrar que o consumidor atual,
acostumado com a agilidade proporcionada pela tecnologia,
quer ver as suas demandas atendidas o quanto antes. Se a
empresa no proporciona isso, bem provvel que ele v buscar
um atendimento mais rpido na concorrncia.
Outro ponto importante em relao padronizao do atendimento possibilitada pela tecnologia.
Quando a Gesto de Atendimento automatizada, possvel garantir um excelente atendimento em
todos os canais de contato com o consumidor e no apenas nos contatos feitos por telefone, por
exemplo. Automatizando a Gesto de Atendimento, possvel oferecer uma comunicao eficiente por
e-mail, chats, Facebook, Instagram, telefone e qualquer outra mdia utilizada pelos seus clientes. Isso
fundamental, visto que todos estes so exemplos de canais utilizados pelo consumidor moderno.
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GESTO DE ATENDIMENTO
Outros ganhos trazidos pela automatizao da Gesto
de Atendimento incluem: a reduo de retrabalho, de
custos e da insatisfao dos clientes. Tambm vale a pena
citar a otimizao do tempo dos colaboradores do setor
de atendimento que no precisam perder tempo com
tarefas que podem ser feitas automaticamente e podem
investir mais tempo em outras atividades.
Todos estes so fatores impactam em uma considervel
melhoria no atendimento ao consumidor, na reputao
da sua empresa e no aumento da fidelizao dos seus
clientes. Consequentemente, o seu negcio ter melhores
resultados financeiros.
A satisfao dos seus clientes essencial para garantir uma marca forte no mercado. O atendimento
to importante, que chega a pesar mais do que qualidade e preo do produto na deciso de compra
do consumidor brasileiro. Isso significa que investir em uma boa mercadoria e garantir preos baixos
no suficiente preciso apostar em estratgias para melhorar a comunicao com o cliente.
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GESTO DE ATENDIMENTO
A tecnologia uma aliada indispensvel neste processo. ela que garante a produtividade do setor de
atendimento e a agilidade nas respostas ao consumidor. E ento, como a qualidade do atendimento
oferecido pela sua empresa?
GESTO DE ATENDIMENTO
Gesto do Relacionamento com o Cliente: Tecnologia, processos e pessoas: Tambm
indicamos a leitura de um artigo da empresa IVA. Nele, o consultor de gerenciamento Enio
Klein fala sobre a importncia de aliar tecnologias, processos e pessoas para garantir um
bom relacionamento com o cliente. No texto, o consultor destaca a importncia de equilibrar
estes trs fatores, que devem trabalhar alinhados em prol de uma comunicao mais efetiva
com o cliente.
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CONCLUSO
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CONCLUSO
Neste e-book, mostramos sete reas da gesto que se beneficiam da automao. Voc acompanhou
a importncia da Gesto Financeira, Oramentria, de Marketing de Contedo, de Projetos, de Tarefas,
de Vendas e de Atendimento para as empresas bem como as melhorias e solues que a automao
oferece a cada uma delas.
Alm das questes especficas enfrentadas pelos
gestores em diferentes reas e mostradas aqui em
detalhes, algumas questes e por que no dizer
problemas sero encontradas em qualquer rea
da empresa e enfrentadas por qualquer gestor,
no importa o setor em que ele atue. Enumeramos
algumas: falta de controle sobre as informaes,
dificuldades para analisar os resultados, falta de
eficincia, falta de organizao e estruturao,
falta de registros e documentao, falta de dados
para anlise e, finalmente, elevao do grau de
risco das operaes.
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CONCLUSO
Voc viu tambm as solues que a automao possibilita a todas elas: centralizao das informaes,
processos bem-definidos, aumento da eficincia e da produtividade com o mesmo nmero de
pessoas na equipe, dados registrados com clareza para posterior tomada de deciso, facilidade de
comunicao e integrao entre as equipes e departamentos mesmo quando no se encontram
no mesmo ambiente fsico, agilidade das operaes, diminuio da margem de erro e, finalmente,
diminuio do grau de risco.
Como voc pode ver, a tecnologia j avanou o suficiente para que
a gesto possa usufruir de metodologias que foram desenvolvidas
pensando especificamente em melhorar processos que antes
eram engessados e truncados, reduzindo o alcance das empresas
no mercado. Se a automao pudesse falar, talvez a frase que ela
repetiria, incessantemente, seria worksmarter, notharder. Mas
como ela no fala, ns falamos, e na nossa lngua: trabalhe com
mais inteligncia, no com mais intensidade. No to bonito como
a expresso em ingls, mas a mais pura verdade.
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SOBRE O SEBRAE
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SOBRE O SEBRAE
Criado em 1972, o Servio Brasileiro de Apoio s Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) estimula
o empreendedorismo e promove a competitividade e o desenvolvimento sustentvel dos
empreendimentos de micro e pequeno porte no Brasil.
Para isso, oferece consultoria, orientao e capacitao em gesto empresarial, facilita o acesso a
servios financeiros, estimula a cooperao entre as empresas, organiza feiras e rodadas de negcios
e incentiva o desenvolvimento de atividades que contribuem para a gerao de emprego e renda.
Hoje, o Sebrae atua no Brasil inteiro, com unidades nos 26 estados e no Distrito Federal. Em Santa
Catarina, a entidade conta com 17 pontos de atendimento, presentes em todas as regies do estado.
atendimento.sebrae-sc.com.br
/SebraeSC
@sebrae_sc
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SOBRE O TREASY
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SOBRE O TREASY
O Treasy uma soluo completa para planejamento e controladoria. Nosso software facilita e agiliza
a gesto oramentria de mdio e longo das empresas. Sua interface simples e intuitiva permite
que mesmo profissionais sem formao em administrao ou finanas possam realizar a gesto
oramentria de forma eficaz.
Oferecemos oramento empresarial descentralizado, projees, simulaes e cenrios,
acompanhamento do Planejado X Realizado X Histrico, relatrios e anlises gerenciais, grficos e
indicadores de desempenho e integrao entre seu ERP e a contabilidade.
Agende uma demonstrao!
Treasy.com.br
/TreasyPlanejamento
@treasyplan
Treasy.com.br/blog
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SOBRE A CONTENTOOLS
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SOBRE A CONTENTOOLS
A Contentools foi a primeira empresa a oferecer produtos de marketing de contedo no Brasil.
A partir de sugestes e pedidos das empresas, passamos a oferecer uma plataforma para gesto
de toda a produo de contedo. Um sistema que une toda a produo,time, estratgia, fluxos de
trabalho de uma equipe multidisciplinar e publicao em diferentes mdias.
Enfim, uma plataforma de marketing de contedo que rene tudo o que voc precisa em um s lugar!
Se a sua empresa est apenas comeando, ou j faz marketing de contedo e precisa escalar, confira
e teste nossa plataforma gratuitamente.
Contentools.com.br
/Contentools
@Contentools
Contentools /blog
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SOBRE A TRELLO
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SOBRE A TRELLO
Trello a maneira gratuita, flexvel e visual de organizar tudo, com quem quiser.
Livre-se das longas trocas de e-mails, planilhas desatualizadas, notas adesivas que no colam
mais e software complicado para gesto de projetos. O aplicativo aparentemente simples, mas
robusto com tudo o que voc precisa para o seu trabalho. Faa comentrios para receber feedback
imediato. Carregue arquivos do seu computador, Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive. Adicione
checklists, etiquetas, prazos e mais. As notificaes avisam sempre que acontecer alguma coisa
importante.
Seja como um dos milhes que se apaixonaram pelo Trello. Crie inmeros quadros com quantas
pessoas quiser com a conta gratuita. Faa um tour pelo Trello!
trello.com
/Trello-Brasil
@trello_br
br.blog.trello.com
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SOBRE A AGENDOR
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SOBRE A AGENDOR
A empresa Agendor nasceu em 2012 para transformar a maneira como as pessoas trabalham,
oferecendo ferramentas para a rea comercial de pequenas e mdias empresas. Com o aplicativo
Agendor para web e mobile, ajudamos milhares de vendedores a se organizar e aumentar as vendas
diariamente por meio de diferentes recursos, entre eles, criao e gesto do funil de vendas, centralizao
de informaes de clientes, segurana da informao, anlise de resultados e negcios, agendamento
de lembretes e visualizao de tarefas em calendrio, que propiciam maior produtividade e melhores
resultados.
Saiba mais sobre a Agendor aqui.
Agendor.com.br
/Agendor
@Agendor
Agendor.com.br/blog
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SOBRE A ZENDESK
Fundada em 2007, a Zendesk possui 8 escritrios pelo mundo, incluindo o Brasil. Contamos com mais
de 50.000 clientes e, no Brasil, empresas como Cacau Show, Whirlpool e Buscap confiam em nossos
servios.
uma empresa de desenvolvimento de software com sede em So Francisco e California. Oferece
uma soluo SaaS, uma plataforma de ticket para Help Desk, acompanhamento de problemas e
servio de atendimento ao cliente, Chat online, Integrao com mdias sociais, Gerenciamento de
e-mails, Criao de fluxo de trabalhos e automao, Grficos e relatrios avanados, Integrao com
atendimento telefnico, Mais de 140 aplicativos e Autoatendimento e interface 100% em Portugus.
Assista nossa Demonstrao aqui!
zendesk.com.br
/ZendeskBrasil
@Zendesk
zendesk.com/blog/
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SOBRE A WE DO LOGOS
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SOBRE A WE DO LOGOS
A We do Logos a maior empresa de Concorrncia Criativa da Amrica Latina! Oferecemos solues
de design para pequenas e mdias empresas a um preo justo e de maneira inovadora: o cliente
escolhe o produto, define o quanto deseja investir a partir de um mnimo, recebe dezenas de opes,
pede alteraes ilimitadas e, ao final, escolhe a opo ideal com garantia de satisfao!
A We do Logos a escolha certa tanto para o seu novo negcio quanto para PMEs que procuram uma
forma de ter uma identidade visual completa, bem trabalhada e que retrata os valores e
objetivos da marca.
Para saber mais, visite nosso website ou entre em contato conosco!
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