UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

SISTEMA INTEGRADO DE GESTI

Plantilla para procedimiento
MACROPROCESO:

GESTIN DE LA CALIDAD

NOMBRE DEL DOCUMENTO:

AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

Cdigo:
E.GC-03

Versin:
8

Da

30

Mes

Fecha de Aprobacin:
5

Ao

Si usted copia o imprime este documento, el SIG de la Universidad del Quindo lo considerar No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso. Si desea consultar la versin actualizada y controlada de este documento, consulte
siempre la pgina web http://www.uniquindio.edu.co en el enlace del Sistema Integrado de Gestin.

ELABOR:

Marietta Velsquez R.

CARGO:

Profesional Especializado Grado 13, cdigo 2028

FECHA:

REVIS:

Clara Ins Aristizbal R.

CARGO:

Vicerrectora Administrativa

FECHA:

APROB:

Clara Ins Aristizbal R.

CARGO:

Vicerrectora Administrativa

FECHA:

VERSIN DEL DOCUMENTO

RIGE A PARTIR DE

HISTORIAL DE VERSIONES DEL DOCUMENTO

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

3/22/2011

Se actualiza a una nueva versin el procedimiento de auditoras internas de calidad, en respuesta al

Universidad.

grado de avance y desarrollo del SIG de

8/16/2011

Se realizan ajustes al flujograma, responsabilidades en la auditora de calidad y ajuste al formato E.GC-03.F.04 "Plan e informe de auditoria interna d
calidad", donde se incluy lista de despliegue para seleccionar los requisitos de la norma NTCGP 1000 de acuerdo a sugerencias de auditora externa d
icontec.

4/8/2013

-Ajustes en el procedimiento relacionados con la nueva versin de la Iso 19011:2011 , as: inclusin de otros trminos, ajuste en el perfil de los auditore
de calidad, conocimientos y habilidades.
-Ampliacin e inclusin de cuadro-gua para la elaboracin de listas de verificacin con base en el ciclo PHVA.
-Simplificacin del flujograma (eliminacin de los pasos 6-11,14-16, 25 y 26).
-Identificacin de controles.

5/16/2014

5/30/2014

-Inclusin de normativiad (poltica de confidencialidad, conflcito de inters).

- Ajuste en trminos.
-Ajuste en codificacin de formatos: lista de verificacin, informe de auditora.

-Ajuste en normatividad: inclusin del Decreto 943 del 21 de mayo de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estndar de Control Interno -MECI.

1. OBJETIVO:
Establecer las directrices para la planificacin y ejecucin de las auditoras internas de calidad de la Universidad, con el fin de determinar la conformidad con los requisitos de la Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001:
2008, Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica (NTCGP 1000: 2009), legales, del cliente y de la organizacin que le aplican a la Institucin y evaluar si se mantiene la eficacia del Sistema de Calidad.

2. ALCANCE:
Inicia con la seleccin de auditores elaboracin y elaboracin del Programa de Auditoria de Calidad para la respectiva vigencia y finaliza con la evaluacin del proceso y del equipo auditor y las acciones a las que haya lugar.
c
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Accin Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. La accin correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse.
Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. Se toma para prevenir que algo suceda.
Alcance de la Auditora: Marco o lmite de la auditora en el que se determina el tiempo que se va a emplear, los procesos que se van a cubrir, la profundizacin de las pruebas a realizar, los objetivos y la metodologa
aplicable.
Auditado: Proceso o dependencia que es auditada.
Auditora Interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para la
auditora interna.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

Conclusiones: Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de sta.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. Nota 1. Una correccin puede realizarse junto con una accin correctiva.
Criterios de Auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos que se usan como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditora.
Equipo auditor: Equipo conformado por uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora.
Evidencia de Auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Hallazgos de Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los
criterios de auditora como oportunidades de mejora (Tomado de la Norma Internacional ISO 19011. Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental).
Lista de verificacin: Formato donde se consignan los criterios de auditora que sern verificados en la ejecucin, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, del macroproceso a auditar.
No conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito.
Observacin (OB): Incumplimiento parcial a un requisito que no afecta el servicio al usuario.
Oportunidad de Mejora (OP): Hallazgo a considerar que permite avance o mejora contina del SIG.

 Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.

Programa: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo
las auditoras.
Requisitos CLIO: Requisitos de un proceso o procedimiento, producto yo servicio y pueden ser del cliente, legales, de la organizacin o de la norma de calidad.
Riesgo: Probabilidad de ocurrencia de situacin indeseada que puede afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Verificacin: Confirmacin mediante la evidencia obje4tiva que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.

4. REFERENCIA NORMATIVA
Decreto 943 del 21 de mayo de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estndar de Control Interno -MECI.
Resolucin de Rectora No. 0877 del 22 de diciembre de 2006. Por la cual se definen algunos roles para la implementacin del Modelo Estndar del Control Interno MECI 1000:2005 en la universidad del Quindo.
Resolucin de Rectora No. 0600 del 23 de julio de 2008. Por la cual se establecen los grupos y responsables para la implementacin del Modelo Estndar de control Interno MECI:2005 y el Sistema de Gestin de l
Calidad NTCGP 1000:2004 en la Universidad del Quindo.
Cdigo del Buen Gobierno (E.DE-OD.01 ). Captulo 8. Polticas frente a los grupos de inters. Numeral 8.1.3. Deberes del equipo humano con los conflcitos de inters.
Resolucin de Rectora No. 1120 del 2 de diciembre de 2008. Por medio de la cual se modifica la Resolucin de Rectora No. 0600 del 23 de julio de 2008.
Resolucin de Rectora N 1205 Por medio de la cual se aprueba el cdigo de Buen Gobierno de la Universidad del Quindo.
Resolucin de Rectora No.0899 del 19 de agosto de 2010. Por medio de la cual se expiden normas sobre polticas ticas de confidencialidad en el desarrollo de las acciones de gestin. Artculo 2. Confidencialidad: lo
servidores pblicos de la Universidad del Quindo, aceptan y acuerdan cualquier informacin intercambiada, facilitada o creada entre ellos en el transcurso de su actividad, ejercicios de funciones o de ejecucin d
actividades propias del cargo, ser mantenida en estricta confidencialidad.
NTC-ISO 9000:2005 Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.
NTCGP 1000: 2009. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica
NTC ISO 9001: 2008. Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos.
Norma Tcnica Colombiana Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica GP1000:2009.
NTC-ISO 19011. Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental

5. CONDICIONES GENERALES
5.1 RESPONSABILIDADES
ALTA DIRECCIN
- Otorgar los recursos y apoyo necesarios para llevar a cabo las auditorias al SIG.
REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIN
- Participar en la seleccin de los auditores internos de calidad.
- Comunicar a los lderes de macroprocesos los planes de auditora.
- Coordinar la evaluacin de los auditores internos de calidad.
- Velar por la correcta coordinacin de las auditoras internas de calidad.
- Gestionar formacin para los auditores.
- Determinar el estado e importancia de las auditoras.
COMIT COORDINADOR DE CONTROL INTERNO
- Aprobar o modificar el Programa de Auditoras Internas de calidad.
- Definir las acciones que correspondan a tomar en respuesta a los consolidados de informes de auditora.
JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO:
- Realizar seguimiento al cronograma de Auditoras internas de calidad.
- Participar en la seleccin de los auditores internos de calidad.

JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIN Y DESARROLLO:

- Participar en la seleccin de los auditores internos de calidad.
- Determinar el estado e importancia de las auditoras.
EQUIPO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
- Coordinar el cronograma anual de las auditoras internas de calidad y presentarlo al comit coordinador de control interno para aprobacin.
- Determinar el estado e importancia de las auditoras.
- Coordinar las auditoras y realizar seguimiento al cronograma de Auditoras internas de calidad.
- Revisar los planes e informes de auditora presentados por el auditor principal.
- Participar en la seleccin de los auditores internos de calidad.
- Codificar y llevar control de las acciones.
- Publicar en la pgina web la programacin de las auditoras de calidad.
AUDITOR PRINCIPAL
- Planificar el uso de recursos y tiempo.
- Realizar la auditora interna de calidad siguiendo este procedimiento.
- Explicar a los auditados el alcance y criterios de auditora.
- Dirigir la auditora al logro de los objetivos propuestos.
- Prevenir y resolver conflictos.
- Preparar y entregar el informe de la auditora.
- Participar en la elaboracin del Plan de Auditora.
- Conocer los documentos relacionados con el macroproceso a auditar; diligenciar los registros del procedimiento y elaborar el reporte de auditora con el auditor principal.
- Informar al auditado durante la auditora sobre los hallazgos encontrados, en trminos de No conformidad, Conformidad, Fortalezas, Oportunidades de mejora y Observaciones.
- Recolectar evidencias de la auditora.
- Ser objetivo en la elaboracin del informe.
- Asegurar la confidencialidad en sus actividades de auditora (Resolucin de Rectora No.0899 del 19 de agosto de 2010. Por medio de la cual se expiden normas sobre polticas ticas de confidencialidad en el desarrollo
de las acciones de gestin. Artculo 2)
- Comunicar de manera oportuna los impedimentos o situaciones que le generen conflicto de intereses (Cdigo del Buen Gobierno (E.DE-OD.01 ). Captulo 8. Numeral 8.1.3.)

AUDITOR
- Realizar la auditora interna de calidad siguiendo este procedimiento.
- Participar en la elaboracin del Plan de Auditora.
- Conocer los documentos relacionados con el macroproceso a auditar; diligenciar los registros del procedimiento y elaborar el reporte de auditora con el auditor principal.
- Informar al auditado durante la auditora sobre los hallazgos encontrados, en trminos de No conformidad, Conformidad, Fortalezas, Oportunidades de mejora y Observaciones.
- Recolectar evidencias de la auditora.
- Elaborar informe de auditoras realizadas.
- Ser objetivo en la elaboracin del informe.
- Asegurar la confidencialidad en sus actividades de auditora (Resolucin de Rectora No.0899 del 19 de agosto de 2010. Por medio de la cual se expiden normas sobre polticas ticas de confidencialidad en el desarrollo
de las acciones de gestin. Artculo 2)
- Comunicar de manera oportuna los impedimentos o situaciones que le generen conflicto de intereses (Cdigo del Buen Gobierno (E.DE-OD.01 ). Captulo 8. Numeral 8.1.3.)

5.2 CONDICIONES PARA LA PROGRAMACIN DE LAS AUDITORAS DE CALIDAD

El documento establecido para el control y aplicacin de auditoras de calidad es el registro Programa de Auditoras de Calidad (Cronograma), el cual debe contener:
b. Las auditoras programadas para los distintos Macroprocesos/procesos de la Universidad.
c. Las auditorias determinadas por el estado de los macroprocesos (Nuevos o de reciente certificacin, resultados de auditoras previas, quejas de usuarios, resultados de la revisin por la Alta Direccin, entre otros.)
d. Los auditores asignados (Auditor principal y auditor acompaante).
El estado e importancia de las auditoras, son determinadas por el representante de la Alta Direccin, el equipo SIG y el lder del Equipo Auditor, basadas en:

Aspectos de auditoras previas no satisfactorios.

Resultados de la revisin por la Alta Direccin.
Quejas de usuarios.
Procesos relacionados con la prestacin del servicio o de enfoque al usuario.
Elementos del Sistema Integrado de Gestin con dificultades.
Nuevos procedimientos.
Riesgos para la organizacin.
Aspectos de auditoras previas no satisfactorios.
Actividades crticas o de difcil control y seguimiento.
Cambios tecnolgicos o humanos en la institucin.

5.3 DEFINICIN DE LOS CRITERIOS DE AUDITORA, EL ALCANCE DE LA MISMA, SU FRECUENCIA Y METODOLOGA

a. Estos aspectos, ms los establecidos en la norma ISO 19011 se deben tener en cuenta en la realizacin del Plan de Auditora.
b. El Plan de Auditora es comunicado por el Auditor principal al lder del Macroproceso.
c. El auditor principal y el lder del macroproceso acuerdan los horarios de realizacin de las auditoras.
d. Los requisitos de auditora a considerar son: La NTCGP 1000:2009, documentos propios del macroproceso, requisitos legales y/o reglamentarios.
e. De requerirse un experto tcnico, se buscar al interior de la universidad o a travs de convenios establecidos por la Universidad con otras entidades o a travs de la formacin de los auditores internos existentes
segn el caso necesario para la auditora.
f. Para las auditoras a los laboratorios, los expertos tcnicos deben de contar con experiencia en los mtodos de ensayo a evaluar o bien demostrar que han participado como expertos tcnicos en la elaboracin de las lista
de verificacin.
g. En la planeacin de auditora y elaboracin de las listas de verificacin se deben de considerar los resultados de auditoras previas y el seguimiento de las Acciones Correctivas.

5.4 CONDICIONES PARA LA REALIZACIN DE LA AUDITORIA

Los auditores deben tener en cuenta las siguientes etapas para realizar la auditora:
a. Revisin documental: La documentacin se podr consultar en la pgina web de la Universidad (www.uniquindio.edu.co) , en el link del Sistema Integrado de Gestin y de requerir documentacin complementaria a
los lderes de macroprocesos.
b. Diligenciamiento de los formatos de la auditoria "Plan de auditoria interna de calidad", lista de verificacin (o listas de chequeo).
Cmo Elaborar una Lista de Verificacin:
Recopile y estudie la documentacin referente al macroproceso y a los procedimientos a auditar; identifique las actividades que corresponden al Planear, Hacer, Verificar y Actuar (Ciclo PHVA de Shewhart / Deming) de
acuerdo con el objetivo, el alcance de la auditoria, los requisitos de la norma NTCGP1000:2009, del cliente, legales y de la Organizacin, los aspectos especficos del elemento del sistema de gestin auditado (facultad,
programa, asignatura, proyecto, entre otros), que demuestren el alcance de la planeacin de la auditora. Es decir, estas listas se deben disear con el fin de que cubran el PHVA de los procesos que integran el
Macroproceso.
Consignar las observaciones de la auditoria en las listas de chequeo, para facilitar la elaboracin del informe y demostrar el alcance de la ejecucin de la auditoria.

c. Objetivos de la auditora: Incluir en los objetivos de la auditoria la verificacin de la eficacia, la eficiencia y la efectividad de los macroprocesos y y la capacidad de los controles para detectar y bloquear efectivamente
los riesgos existentes.

d. Ejecucin de la auditora:
- Reunin de apertura: El equipo auditor, realiza reunin de apertura con auditados, con el fin de socializar el Plan de Auditora, y aclarar dudas de los participantes. Para evidenciar la asistencia del personal que participa
en la auditoria se utiliza el formato Registro de Asistencia (E.GC-01.F.07 ).
- Recoleccin de la informacin: A travs de entrevistas, revisin documental, observacin del desarrollo de actividades y condiciones de las reas, el auditor rene evidencias objetiva, teniendo en cuenta:
Determinar si los procedimientos cumplen los requisitos de un Referencial.
Determinar si los procedimientos se aplican, buscando evidencia en los registros.
Determinar si los encargados de aplicar los procedimientos los comprenden y usan efectivamente.
Asegurarse de que los productos o servicios cumplen con las especificaciones, tomando como evidencia los registros.
Identificar si lo solicitado en la norma est documentado y si es efectivo.
Cuando se observen desviaciones, se debe informar al auditado para obtener el reconocimiento y la veracidad de los hallazgos de no conformidades. Una vez se recopile, el auditor, debe determinar si es conforme o no,
con los criterios de auditoras. Si el auditor no est seguro debe discutirse con los dems miembros del equipo auditor.
Las no conformidades, deben describirse en el formato E.GC-03.F.04 "Plan e informe de auditoria interna de calidad", de manera comprensible, clara, precisa y completa teniendo en cuenta los diferentes campos, y
especialmente:
La evidencia de auditora para apoyar los hallazgos del auditor
El requisito que se incumple (referir concretamente el criterio de auditora aplicable).
- Reunin de cierre:
Lectura del reporte o informe de auditora presentando los hallazgos encontrados en la misma, y generalidades.
Se define el tiempo para la entrega del informe de auditoras.
Se firma lista de asistencia en formato Registro de Asistencia (E.GC-01.F.07 ).
De acuerdo a los hallazgos detectados en la Auditoria, el lder y/o los responsables de actividades del macroproceso auditado debern diligenciar el registro plan de mejoramiento", con el anlisis de causas y la accin a
implementar, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora (E-GC-04).

5.5 CONDICIONES PARA EL INFORME FINAL DE AUDITORA

a. Para la realizacin del informe final de auditora, el equipo auditor de macroproceso realiza mesa de trabajo.
b. El auditor principal entrega su reporte al equipo SIG y se realiza retroalimentacin de la auditora.
c. Cualquier opinin divergente relativa a las No conformidades u observaciones o a las conclusiones entre el equipo auditor y el auditado, deben discutirse y de ser posible resolverse. Si no se resuelven, se registran las
dos opiniones en el informe y sern finalmente resueltas por la representante de la Alta Direccin y el equipo SIG .
d. Posteriormente se entrega una copia del informe al lder del macroproceso auditado.
e. Los resultados del ciclo de auditora son comunicados al Comit Coordinador de Control Interno.
f. El informe de auditoria debe establecer lo relacionado con la eficacia, eficiencia y efectividad del macroproceso auditado.

5.6 CONDICIONES PARA EL MACROPROCESO AUDITADO

a. El Lder del macroproceso auditado debe asegurarse de que se toman acciones sin demora justificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas (NTC GP 1000: 2009, numeral 8.2.2)
b. El lder del macroproceso debe evaluar imparcialmente el desarrollo y cumplimiento de la auditoria, as como el desempeo de los auditores una vez le sea entregado el informe final de auditoria interna de calidad y
enviar la evaluacin por correo electrnico al equipo del SIG.

5.7 PERFIL DE LOS AUDITORES DE CALIDAD

PARMETROS

EDUCACION

EXPERIENCIA LABORAL

AUDITOR DE INTERNO DE CALIDAD

Formacin tcnica, tecnolgica o profesional en

cualquier disciplina.

Dos aos de experiencia laborando en la

Universidad del Quindo

FORMACIN

Estructura norma NTCGP 1000

Estructura norma ISO 9001
Estructura norma NTC 19011
Administracin del riesgo
MECI Modelo Estndar de Control Interno.

EXPERIENCIA

Haber realizado por lo menos una auditora o

haber participado en una auditoria como auditor
acompaante.

AUDITOR LIDER

Profesional en cualquier rea del conocimiento.

Dos aos de experiencia laborando en la Universidad del Quindo.

Dos aos de experiencia como auditor interno de calidad.

Estructura norma NTCGP 1000

Estructura norma ISO 9001
Estructura norma NTC 19011
Administracin del riesgo
MECI Modelo Estndar de Control Interno.

30 horas de auditoria certificadas en Auditorias de Calidad.

5.8 ATRIBUTOS PERSONALES, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE LOS AUDITORES DE CALIDAD

Los auditores deben cumplir con determinadas caractersticas entre las cuales se destacan las cualidades personales, conocimientos y habilidades.
Atributos Personales:
Mentalidad Abierta: dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos.
Diplomacia: poseer tacto en el trato con las personas.
Observador: informado en forma constante y activa de los alrededores fsicos y actividades.
Persistencia: enfocado en lograr objetivos
Confianza: acta y funciona independiente mientras interacta efectivamente con los dems.
Decisivo: llega a conclusiones oportunas con base en razonamiento y anlisis lgico.
Objetivo: emitir juicios veraces, objetivos y de forma transparente
Confidencialidad: deben respetar el valor y la propiedad de la informacin que reciben y no pueden divulgar informacin sin la debida autorizacin a menos que exista una obligacin legal o profesional para hacerlo.
Responsabilidad: ser responsable de las acciones u omisiones relativas al ejercicio de la auditora; ha de actuar con un claro concepto del deber para el cumplimiento del fin encomendado y entragar oportunamente los
registros de las auditora.
Conocimientos y Habilidades:
Conocimiento de herramientas, mtodos estadsticos y tcnicas de calidad y su aplicacin.
Conocimiento de la Universidad del Quindo, su normatividad legal y otros requisitos aplicables.
Conocimiento de la terminologa, principios de la gestin de la calidad y su aplicacin.
Principios, procedimientos y tcnicas de auditoria.
Tcnicas para recopilar informacin y establecer la veracidad y suficiencia de la misma.
Enfoque basado en procesos.
Mejora continua.
Entrenamiento y experiencia en la realizacin de Auditoras internas de calidad.
Capacidad de identificar desviaciones.
Organiza y planifica el trabajo eficazmente.
Establece prioridades y se centra en asuntos de importancia.
Comunicacin oral y escrita eficaz.
Es un buen entrevistador, escucha, observa, revisa documentos, registros y datos.
Entiende y comprende el uso apropiado del uso de tcnicas de muestreo.
Verifica la exactitud de la informacin recopilada.
Habilidad para la evaluacin y calificacin de hallazgos
5.9
SELECCIN
AUDITORES
DE CALIDAD
Habilidad
para DE
la redaccin
de hallazgos.
Habilidad para la evaluacin y calificacin de hallazgos
.-La
seleccin
de
auditores
internos
calidadde
semtodos
realiza teniendo
en cuenta la informacin del Consolidado seleccin de auditores internos de calidad (E.GC-03.F.01) y las hojas de vida.
Capacidad para la evaluacin de lade
eficacia
y resultados
-Los
responsables
la seleccin dey auditores
son:
representante
la Alta Direccin para el Sistema Integrado de Gestin, el jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, el jefe de Planeacin y Desarrollo y el equipo
Buen
manejo de de
la comunicacin
dominio de
unaElbuena
expresinde
oral.
del
Sistema
Integrado
de
Gestin..
Mantiene la confidencialidad y seguridad de la informaci, los datos, los documento sy los registros.
Ser observador y perceptivo ante las evidencias y testimonio de los auditados.
5.10 EVALUACIN DE AUDITORES DE CALIDAD
- Al terminar cada auditora, el auditado evaluar el proceso de Auditora y al Auditor (E.GC-03.F.02-EVALUACIN AUDITOR Y PROCESO DE AUDITORA)
- El equipo del Sistema Integrado de Gestin consolida la informacin de las evaluaciones.
- Anualmente la representante de la Alta Direccin evaluar los auditores respecto a sus atributos, conocimientos y habilidades en auditoria interna de calidad.
Con base en el resultado de las evaluaciones, se programaran los temas de capacitacin para los auditores internos de calidad de la Universidad.

6. CONTENIDO

FLUJOGRAMA
N

SIMBOLO

INICIO

Seleccionar auditores
macroprocesos.

ACTIVIDAD

DECISION

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

RESPONSABLE(S)

OBSERVACIONES

DOCUMENTO Y/O REGISTRO

ACTIVIDAD / DESCRIPCIN

(equipo

auditor)

asignar

los

Elaborar el programa anual de auditorias internas de calidad y

presentar al Comit Coordinador de Control interno para su
aprobacin.

Representante de la Alta Direccin

Jefe Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo
Jefe Oficina Asesora de Control Interno
Equipo del SIG

Listado
Se realiza la seleccin del equipo auditor, teniendo en cuenta el
de auditores internos de calidad
perfil establecido y el listado de auditores internos de calidad.
Formato consolidado seleccin d
auditores (E.GC-03.F.01 )

Equipo SIG

E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad

Representante de la Alta Direccin

E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad

Revisar el programa anual de auditorias internas para su

aprobacin:
Se aprueba: Paso 5
Requiere de ajustes para su aprobacin: Paso 4

Realizar los ajustes sugeridos por la representante de la Alta

Direccin y enviar copia a la Oficina Asesora de Control Interno.

Profesional Especializado Grado 13, cdigo 2028

Difundir el programa anual de auditorias internas de calidad a

los lderes de los macroprocesos y auditores internos
designados.

Representante de la alta direccin.

Equipo SIG
Auditores internos.
Lderes de Macroprocesos

Elaborar el plan de auditoria.

Enviar y socializar el plan de auditora al Lider del macroproceso

auditado.

Este programa se integrar al Plan General de Auditoras -PGA.

E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad
Correo electrnico

Auditor principal
Auditor acompaante

Los auditores y auditados pueden hacer

solicitud con
justificacin de ajustes al programa de auditorias internas de
calidad al equipo SIG con el visto bueno de representate de la
Alta Direccin.
En caso de requerirse la inclusin de auditorias extraordinarias en
el programa, se presentan ante el comit Coordinador de Control
Interno.

Se deben incluir en el objetivo de las auditorias la verificacin de

la eficacia, eficiencia y efectividad de los mtodos de trabajo y la
capacidad de los controles para detectar y bloquear
efectivamente los riesgos existentes.
Profesional especializado del
entrega del plan de auditora

Auditor Principal

E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad
Registro de asistencia
Correo electrnico

E.GC-03.F.04 "Plan de auditoria

interna de calidad"

SIG realiza seguimiento a la

El plan de auditora se enva por correo electrnico al lder del

macroproceso con 10 das hbiles de anticipacin a la fecha de
realizacin de la auditoria de calidad.

E.GC-03.F.04 "Plan de auditoria

interna de calidad"

Estudiar, analizar y evaluar a documentacin del macroproceso

segn el alcance de la auditoria, con el objeto de conocer el
estado (caracterizacin, procedimientos, indicadores, riesgos,
planes de mejoramiento de auditoras anteriores, normatividad,
requisitos cliente, entre otros).

ACTIVIDAD

10

ACTIVIDAD

Elaborar lista de verificacin segn el alcance de la auditoria,

E.GC-03.F.05 Lista de verificaci
para una orientacin bsica de elementos que sean importantes
o de chequeo. Y Documentos de
de evaluar, verificar y evidenciar, en el desarrollo de la
trabajo de la auditoria interna d
entrevista, siguiendo el PHVA del macroproceso con base en la
calidad
revisin documental y analizando los requisitos de la norma
NTCGP1000:2009, del cliente, legales y de la Organizacin, los
aspectos especficos del elemento del sistema de gestin
auditado.

Estudiar la documentacin del macroproceso a auditar y

elaborar lista de verificacin.

Auditor principal
Auditor acompaante

Realizar la reunin de apertura.

Auditor principal
Auditor acompaante
Auditados

Realizar reunin de apertura con el llder y equipo de trabajo. El

propsito es: a) Confirmar el plan de auditora. b) Proporcionar
un breve resumen de cmo se llevarn a cabo las actividades de
auditora. c) Confirmar los canales de comunicacin, d) permitir la
aclaracin de dudas e inquietudes.

E.GC-03.F.04 "Plan de auditoria

interna de calidad"
E.GC-01.F.05 "Registro de
Asistencia"

11

ACTIVIDAD

Recopilar y verificar informacin .

Auditor principal
Auditor acompaante

Registrar en la lista de verificacin, las evidencias aportadas por

el Auditado y el juicio que se forme por el Auditor sobre la
actividad evaluada.
Las evidencias encontradas son clasificadas en los diferentes Lista de verificacin y/o Papeles
hallazgos de auditoria.
de trabajo de la auditoria intern
Para el caso de auditorias de seguimiento, se debe verificar el
de calidad
cierre de las acciones implementadas como resultado de los
hallazgos de la auditoria inicial.
La lista de chequeo se enva al equipo SIG para su revisin.

12

ACTIVIDAD

Preparar conclusiones de auditora para presentar en la reunin

de cierre de la auditoria.

Auditor principal
Auditor acompaante

E.GC-03.F.05 Lista de verificaci

o de chequeo

13

ACTIVIDAD

Realizar la reunin de cierre y presentar un informe preliminar.

Auditor principal
Auditor acompaante
Auditados

En la reunin de cierre se comentan los hallazgos (fortalezas, no

conformidades,
oportunidades
de
mejora,
conclusiones)
encontradas, deben de verificarse que los hallazgos
son
concertados y aprobados por el auditado.
El informe preliminar debe ser claro y preciso. Se explican los
compromisos que adquiere el auditado de acuerdo al numeral
8.2.2 (analizar la causa raz e identificar sobre ellas, las acciones
de mejoramiento: correctivas, preventivas o de mejora,con el
objetivo de eliminarlas u optimizar el macroproceso).

Informe preliminar
E.GC-01.F.05 "Registro de
Asistencia"

14

ACTIVIDAD

Elaborar el informe de auditoria interna de calidad.

15

ACTIVIDAD

Retroalimentar el informe de auditora con el equipo SIG .

16

ACTIVIDAD

Auditor principal
Auditor acompaante
Auditor principal
Auditor acompaante
Representante de la Alta Direccin
Equipo SIG

Comunicar el informe de la auditoria interna de calidad al lder

del Macroproceso auditado.

Auditor principal

E.GC-03.F.06 Informe de auditor

interna de calidad.

Durante esta reunin pueden realizarse ajustes al informe.

E.GC-03.F.06 Informe de auditor

interna de calidad.
E.GC-01.F.05 "Registro de
Asistencia"

El informe se enva por correo electrnico al lder del

macroproceso con copia al correo electrnico del Sistema
Integrado de Gestin, a los
7 das hbiles siguientes a la
ejecucin de la auditoria .
Si transcurridos 2 das no se tienen observaciones por parte del
lder del macroproceso, se da por aceptado dicho informe.
E.GC-03.F.04 "Plan e informe de
El lder revisa que el informe de auditoria interna de calidad no
auditoria interna de calidad"
presente inconsistencias y este debidamente diligenciado.
En caso de que lo requiera, el macroproceso auditado puede
contar con la asistencia de un representante del equipo del SIG
para apoyar en la revisin y anlisis del informe de auditoria
presentado y en el diseo de las acciones.

El formato se diligencia y enva por correo electrnico al equipo

SIG, 2 das despus de recibido el informe de auditora

17

ACTIVIDAD

Evaluar el desarrollo y cumplimiento de la auditora y enviar la

evaluacin diligenciada al equipo SIG.

Lider del macroproceso

18

ACTIVIDAD

Registrar e implementar las acciones como respuesta al informe

de auditoria interna de calidad siguiendo el procedimiento de
"Acciones correctivas, preventivas y de mejora".

Lider del macroproceso

19

ACTIVIDAD

Elaborar y socializar el informe final de auditoras para presentar

ante el comit coordinador de control interno.

Representante de la alta direccin

Profesional EspecializadoGrado 13, cdigo 2028

20

ACTIVIDAD

Realizar evaluacin anual en la que se calificarn a los auditores

respecto a los atributos, conocimientos y habilidad.

Representante de la alta direccin

Equipo SIG

21

ACTIVIDAD

Programar y ejecutar la capacitacin a los auditores con base en

los resultados de las evaluaciones de los mismos.

Representante de la Alta Direccin

Lder macroproceso Talento Humano
Equipo SIG

22

FINAL

El lder del macroproceso accede al formato siguiendo esta ruta:

link del Sistema Integrado de Gestin / mapa de procesos /
macroproceso Gestin de Calidad / Procedimiento de auditoras
internas de calidad

E.GC-03.F.02 Evaluacin audito

y proceso de auditora

E.GC-03.F.04 "Plan e informe de

auditoria interna de calidad"
E-GC.02 "Procedimiento de
Acciones correctivas, preventiva
y de mejora"

El informe final de auditora es un insumo para la revisin

gerencial.

Se determinan acciones de mejora.

Informe

Conclusiones de evaluacin

Registros de asistencia
Memorias de capacitacin

7. PUNTOS DE CONTROL
No. ACTIVIDAD

15

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD

Retroalimentar el informe de auditora con el equipo SIG .

CONTROL

FRECUENCIA

Durante esta reunin se revisa, puntualiza y ajusta si Una vez

es necesario el informe de auditora.
auditora.

RESPONSABLE

concluida

las

concluida

las

REGISTRO ASOCIADO

Auditor principal
Auditor acompaante

E.GC-03.F.06 Informe de audito

interna de calidad.
E.GC-01.F.05 "Registro de
Asistencia"

Lider del macroproceso

E.GC-03.F.02 Evaluacin audito

proceso de auditora

El formato se diligencia
y enva por correo
electrnico al equipo SIG,
2 das despus de
recibido el informe de auditora
17

21

Evaluar el desarrollo y cumplimiento de la auditora y enviar la

Una vez
El lder del macroproceso accede al formato
evaluacin diligenciada al equipo SIG.
auditora.
siguiendo esta ruta: link del Sistema Integrado de
Gestin / mapa de procesos / macroproceso Gestin
de Calidad / Procedimiento de auditoras internas de
calidad

Representante de la Alta Direccin

Programar y ejecutar la capacitacin a los auditores con base en los
Lder macroproceso Talento Humano
resultados de las evaluaciones de los mismos.
Equipo SIG

Anualmente

Lider del macroproceso

Registros de asistencia
Memorias de capacitacin

SIDAD DEL QUINDIO

INTEGRADO DE GESTIN
ntilla para procedimientos

2014

e este documento, consulte

30/05//2014

30/05//2014
30/05//2014

e y desarrollo del SIG de la

orme de auditoria interna de

encias de auditora externa de

te en el perfil de los auditores

Control Interno -MECI.

ombiana NTC ISO 9001:

de Calidad.

ones a las que haya lugar.

vuelva a producirse.

tivos y la metodologa

erios definidos para la

o conformidad con los

, organizar y llevar a cabo

dad del Quindo.

l Sistema de Gestin de la

o 2. Confidencialidad: los
nciones o de ejecucin de

ncialidad en el desarrollo

ncialidad en el desarrollo

eccin, entre otros.)

ores internos existentes

la elaboracin de las listas

acin complementaria a

hewhart / Deming) de
stin auditado (facultad,
que integran el

y bloquear efectivamente

del personal que participa

n cuenta:

nar si es conforme o no,

ferentes campos, y

de causas y la accin a

uelven, se registran las

8.2.2)
ia interna de calidad y

esional para hacerlo.

agar oportunamente los

n y Desarrollo y el equipo

OCUMENTO Y/O REGISTRO

Listado
auditores internos de calidad.
mato consolidado seleccin de
auditores (E.GC-03.F.01 )

E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad

E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad

E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad
Correo electrnico

E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad
Registro de asistencia
Correo electrnico

GC-03.F.04 "Plan de auditoria

interna de calidad"

GC-03.F.04 "Plan de auditoria

interna de calidad"

C-03.F.05 Lista de verificacin

e chequeo. Y Documentos de
bajo de la auditoria interna de
calidad

GC-03.F.04 "Plan de auditoria

interna de calidad"
E.GC-01.F.05 "Registro de
Asistencia"

ta de verificacin y/o Papeles

trabajo de la auditoria interna
de calidad

C-03.F.05 Lista de verificacin

o de chequeo

Informe preliminar
E.GC-01.F.05 "Registro de
Asistencia"

C-03.F.06 Informe de auditora

interna de calidad.

C-03.F.06 Informe de auditora

interna de calidad.
E.GC-01.F.05 "Registro de
Asistencia"

C-03.F.04 "Plan e informe de

uditoria interna de calidad"

C-03.F.02 Evaluacin auditor

y proceso de auditora

C-03.F.04 "Plan e informe de

uditoria interna de calidad"
E-GC.02 "Procedimiento de
iones correctivas, preventivas
y de mejora"

Informe

Conclusiones de evaluacin

Registros de asistencia
Memorias de capacitacin

REGISTRO ASOCIADO

C-03.F.06 Informe de auditora

interna de calidad.
E.GC-01.F.05 "Registro de
Asistencia"

C-03.F.02 Evaluacin auditor y

proceso de auditora

Registros de asistencia
Memorias de capacitacin

Ciclo PHVA

Numerales Correspondientes de la Norma

NTCGP 1000:2009
5.3PolticadeCalidadPolticadelaEntidad

Planear

5.4.2PlaneacindelSistemadeGestindelaCalidadydel
SistemadeGestinAdministrativa

7.1PlaneacindelaRealizacindelProductooPrestacin
Servicioencoherenciaconelnumeral4.1

7.3.1PlaneacindelDiseoyDesarrollodelProductoy/o
Servicio(cuandoaplique)
7.5.1ControldelaProduccinydelaPrestacindelServicio
incluyendolosriesgosdemayorprobabilidadeImpacto.
8.1General(medicin,anlisisymejora)
4.1RequisitosGeneralesyControlesestablecidossobre
riesgos
4.2.1Generalidades(Requisitosdedocumentacin)
4.2.2ManualdeCalidad(odeOperacin)
4.2.3Controldedocumentos
4.2.4ControldelosRegistros
5.1CompromisodelaDireccin
5.2EnfoquealCliente
5.4.1ObjetivosdelaCalidad
5.5.1ResponsabilidadyAutoridad
5.5.2RepresentantedelaDireccin
5.5.3ComunicacinInterna
6.1ProvisindeRecursos
6.2TalentoHumano

Hacer

6.3Infraestructura

Hacer

6.4AmbientedeTrabajo
7.2.1DeterminacindelosRequisitosRelacionadosconel
Productoy/oservicio
7.2.2RevisindelosRequisitosRelacionadosconel
Productoy/oservicio
7.2.3ComunicacinconelCliente
7.3.2ElementosdeEntradaparaeldiseoydesarrollo
(Cuandoaplique)
7.3.3ResultadosdelDiseoyDesarrollo(Cuandoaplique)
7.4AdquisicindeBienesyServicios
7.5.3Identificacinytrazabilidad
7.5.4PropiedaddelCliente
7.5.5PreservacindelProductoy/oServicio
7.6ControldelosDispositivosdeSeguimientoyMedicin
(Cuandoaplique)
8.2.4SeguimientoyMedicindelProductooServicio
8.5.1MejoraContinua
5.6RevisinporlaDireccinIncluyendoResultadosde
GestindeRiesgos

Verificar

7.3.5VerificacindelDiseoyDesarrollo(CuandoAplique)
7.3.6ValidacindelDiseoyDesarrollo(CuandoAplique)
7.5.2ValidacindelosProcesosdelaProduccinydela
PrestacindelServicio
8.2.1SatisfaccindelCliente
8.2.2AuditoriaInterna
8.4AnlisisdeDatos
7.3.4RevisindelDiseoyDesarrollo(cuandoAplique)

ctuar

7.3.7ControldeCambiosdelDiseoyDesarrollo(Cuando
Aplique)

Actuar

8.2.3SeguimientoyMedicindelosProcesos
8.3ControldelProductooServicionoConforme

8.5.2AccionesCorrectivasincluyendolastomadassobre
riesgosmaterializados

8.5.3 Acciones Preventivas Incluyendo las tomadas sobre

riesgospotencialesIdentificados

DIRECCIONADMINISTRACIONNUMERALES4,5,
y6