ADMINISTRACION GESTION DE

FARMACIA
El beneficio de saber comprar en
tiempo de crisis
La adquisicin de productos para abastecer a la farmacia es la inversin ms frecuente que
realiza el farmacutico. El autor pone el acento sobre la necesidad de seleccionar bien los
artculos que necesita la oficina de farmacia en funcin de sus necesidades reales, de su
histrico de ventas y de los objetivos que el responsable haya marcado como estratgicos.
Cuando un farmacutico compra debe maximizar el valor del dinero que invierte. El objetivo a
corto plazo ser comprar lo mnimo preservando la mejora del beneficio u otros objetivos
estratgicos (competitividad, liderazgo, etc.). Debe tender a conseguir la mayor rentabilidad,
es decir, el mximo beneficio con la menor inversin necesaria. Esto conlleva la seleccin de
la gama de productos que objetivamente son necesarios para el mercado en el que nuestra
farmacia se desenvuelve y una ptima negociacin con nuestros proveedores, o, lo que es lo
mismo, aplicar la inteligencia emocional al proceso de compra.
Para inexpertos
La capacidad de aprender con mayor rapidez que los competidores quizs sea la nica
ventaja competitiva sostenible. Partiendo de esta cita del prestigioso consultor Arie de Geus
en La empresa viviente, es importante conceder a la negociacin con proveedores la
relevancia que realmente tiene. Antes de sentarse a negociar, es imprescindible:
- Planificar las compras, ya que no se pueden planificar las ventas. Ayudarse, para ello, de las
herramientas del software informtico de gestin.
- Disear objetivos concretos. Asignar un presupuesto en funcin del histrico de ventas,
previsiones y promociones.
- Tomar la iniciativa antes que los vendedores. Conviene anticiparse y tomar el control,
designar el da y el horario fijos para negociar las compras y citar a los proveedores de
nuestro inters. No hace falta recibir a aqullos cuyo volumen no sea significativo en las
ventas totales (salvo excepciones).
- Proceder a una negociacin diferenciada en funcin del producto y del vendedor.
Escucharemos sus ofertas y nos quedaremos con ellas por escrito. Le explicaremos que
nuestro equipo de compras debe someterlas tranquilamente a estudio y que, posteriormente,
si decidimos hacer un pedido se le avisar por telfono. El pedido lo podemos efectuar sin
necesidad de que el vendedor vuelva a la farmacia (va telfono, fax o e-mail). Bastar con
tener toda la informacin necesaria de condiciones, descuentos por volumen y tiempo de
pago.
En el momento de la compra es importante:

- Procurar un entorno ptimo. Acotar la entrevista a un tiempo fijo, sin interrupciones y con el
histrico de ventas a mano.
- Obligar a los vendedores a que enseen todas sus cartas. Tantear las condiciones de una
compra mnima para probar y simular una compra importante compartida entre varias
farmacias.
- Aprender a decir que no, por el momento. Si decimos que no, siempre estamos a tiempo a
cambiar de opinin. Si decimos que s, luego no podremos decir que no.
- Comprar la cantidad en funcin del tiempo en que esperamos que se vaya a vender. As
conseguiremos autofinanciarlo (venderlo antes de pagarlo), y disminuiremos los costes de
posesin inherentes al pedido.
- Comprar con excesiva prudencia puede conducirnos a la rotura de stock, con el consiguiente
perjuicio econmico y de prestigio.
Hay que procurar no tener en almacn ningn stock para vender en un plazo superior a 60
das. Y mejor an sera si el stock almacenado se vende en 45 das, salvo que tengamos
pactados plazos de pago superiores (90, 120, etc.).
- Hay que negociar las condiciones de compra con el vendedor, especialmente en compras
directas. Adems, en boticas medias o pequeas, hay que agruparlas para intentar disminuir
el stock medio y optimizar los costes.
- Ser precavidos con los vendedores de corte agresivo, seductor o melanclico. Las empresas
cogen a vendedores con estos perfiles como estrategia de venta.
- No comprar nunca con el corazn. Comprar beneficios, no ilusiones: slo lo que es previsible
que vayamos a vender.
- Comprar productos con rotacin establecida o aqullos que vamos a trabajar. Eliminar los
por si acaso y las ofertas tentadoras de alto stock que irn contra el inventario.
- Decir No, gracias a los regalos en especie, que salen bastante caros.
Jefes de categora
La gestin de las compras requiere unos procedimientos normalizados de trabajo, es decir,
unas pautas enmarcadas en los procedimientos normalizados de calidad. Si stas se respetan
y se aplica un tratamiento diferenciado del stock por segmentos, se conseguir tener un poco
de todo (lo que fije la demanda) y lo justo para tener una tasa normal de faltas. Dicho de otra
forma, se tendr la mayor parte de lo que los clientes piden (demanda), con una ptima
profundidad (nmero de unidades de cada artculo) del stock.
Para lograr este objetivo, la botica ha de tener un director general y unos jefes de compras
que sustenten sus decisiones en la planificacin y no en la improvisacin. Al establecer
categoras, se delegar parte de las compras en los jefes de categora.
La estructura ms eficaz para la gestin de compras ser la que se basa en delegar tras haber
formado adecuadamente a los jefes de categora. Esta estructura descentralizada fomenta la
formacin del personal, reparte el trabajo de compras en el equipo, motiva a los empleados de

la farmacia y enriquece al equipo. Todo ello conduce a una mayor rentabilidad, un mejor
control y una gestin ptima.
Aqu no hay milagros, pero el titular de la farmacia s tiene la varita mgica que supone saber
crear y organizar un equipo y trabajar con l. La formacin en gestin de compras, que puede
articularse mediante el uso de una consultora externa, la asistencia a cursos de formacin o
en plan autodidacta (mediante libros o revistas) sern un punto de apoyo imprescindible.