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Integracin:
Una vez que se obtuvieron las evidencias y resultados, se analizaron los distintos aspectos que
se encontraron en cada rea y que afectaban el funcionamiento de la empresa en cada rea. Este
anlisis se realiz al integrar la informacin recabada por todos los auditores que participaron en
dicha obtencin de informacin y evidencias.
Contenido:
El contenido de las evidencias de cada rea fue suficiente para poder analizar cada rea y as
determinar cules eran los aspectos negativos en cada una de estas, ya que tanto los empleados
como los clientes contestaron de forma apropiada los cuestionarios, y la facilidad de parte del
gerente para tener acceso a los archivos administrativos de cada rea, fue de gran utilidad para
identificar las fallas.
Alternativas de solucin
Una vez que se tuvieron identificadas las reas en las cuales existan fallas y las cuales fueron
identificadas por las distintas evidencias obtenidas como entrevistas, cuestionarios, formatos, etc.
y una vez auditadas estas reas se realiz una propuesta de alternativas de solucin. La cual
comprende: costos estimados, riesgos, limitaciones, y beneficios esperados.
Logo:
Descripcin de lo que hace: Comercializadora de ropa y bonetera
La imagen es una hoja que se encuentra en el pizarrn donde los empleados pueden ver el
presupuesto que se pide de ventas, dicho presupuesto o meta de ventas es enviado por el
corporativo de Almacenes Garca.
Fortalezas:
En la
imagen se
muestra el
recibo
Despus se imprimen las hojas que en automtico muestra el nmero total de piezas enviadas por
cada proveedor. La imagen es de una hoja de recibo de mercanca.
La imagen muestra el
formato de
prevencin de perdidas
(control de entrada y
diario.
Debilidades:
Una de sus debilidades es la falta de personal ya que actualmente cuenta con 28
colaboradores lo cual implica que la atencin al cliente sea un poco deficiente, puesto que
la tienda es grande y los horarios de los empleados deben ajustarse.
El diseo de las instalaciones hace que exista mucha pelusa en la tienda, esto afecta
porque las prendas se ensucian y los clientes ya no las compran, o en ocasiones se debe
realizar un descuento para que se vendan dichas prendas.
El nmero de cajas con mercanca que corporativo manda es numeroso para el personal
que se encuentra en bodega, por ello la mercanca es exhibida muchos das despus de su
recepcin en tienda.
En algunos departamentos mandan sobre stock de prendas y la bodega es insuficiente para
su almacenamiento.
La ubicacin de los probadores y de cajas es errnea ya que al encontrarse en el centro de
la tienda, existe una mayor probabilidad de robo de mercanca.
Las imgenes muestran el poco personal de bodega, que se encarga de recibir las cajas con
mercanca y que por dicha razn la mercanca se exhiba muchos das despus de su recepcin en
tienda.
La imagen muestra el sobre stock de mercanca del departamento de corsetera. Los cual afecta
por el tamao de la bodega.
Las fallas encontradas fueron las siguientes de acuerdo al contenido de las evidencias y
hallazgos:
rea de cajas:
En el rea de cajas las no conformidades que se presentan son:
Para pagar los productos adquiridos solo existe una unifila, lo cual es incmodo para los
clientes ya que es ms tardado el servicio, y se genera un descontento en los clientes por
ese tiempo de espera. Adems en ocasiones solo ponen en servicio 2 o 3 cajas, la falta de
cajeras tambin origina un mal servicio de efectividad y rapidez en la empresa. Otro
problema que se detecto es que en el diagrama de flujo las actividades no se encuentran
claras, existen deficiencias en la determinacin de cada actividad por lo cual entre el
personal de cajas no se encuentran establecidas las actividades secundarias que cada cajera
debe realizar.
rea de probadores:
Las no conformidades que se detectaron en el rea de probadores fue que solo existen 7
probadores y son unisex, por lo cual los clientes deben demorar mucho en poder probarse
una prenda, puesto que los probadores al ser solo 7 son ocupados muy rpido. Otra no
conformidad es que sean unisex, los clientes prefieren que existan probadores para
hombres y probadores para mujeres de manera independiente. Tambin para los
empleados es difcil poder llevar el control de prendas que se pueden medir los clientes, ya
que su sistema de control es deficiente pues solo se entrega una ficha al cliente con el
nmero de prendas que se medir y no existe un registro fsico en algn formato.
rea de ventas
En el rea de ventas la principal no conformidad detectada es la falta de personal para
otorgar un buen servicio al cliente, ya que adems de atender a los clientes su funcin de
los vendedores es realizar el acomodo y resurtido de mercanca, por lo cual al realizar
estas actividades descuidan la ms importante tarea que es atender a los clientes, esto
afecta al margen de las ventas, ya que existen clientes que si no se les atiende no compran.
Propuestas de solucin
reas
Ventas
Problema
Servicio a clientes
Falta de personal
Mal seguimiento
Propuesta
Contratacin de personal para cada departamento
del
proceso de atencin a
clientes
Probadore Solo
s
existen
probadores
Los probadores
unisex.
Cajas
Costos
Ventas
Probadores
Aumento en la nmina de la Se
estima
estimados
Cajas
una Se estima la cantidad
de de
$4000.00
es
de
$1800.00 la
quincenal aproximadamente.
Riesgos
ampliacin
reubicacin
de
colocar
las
probadores.
Un riego es que el personal Que no se obtengan Que
que sea contratado no realice los
pesos
el
cuello
de
este cambio.
de Espacio
de
situacin
grado mnimo.
las Que las maquinas no
estn
Beneficios
esperados
otorgar
servicio
buen
econmica funcionamiento
de la empresa.
Aumento en las ventas y Mejor control en los Mayor
un
en
agilidad
al
mejor
servicio
en
cajas.
Al concluir la auditoria se realizara una presentacin en digital, la cual ser de manera resumida,
es decir, solo contendr lo ms importantes y relevante de la auditoria que es: las no
conformidades, las causas de dichas no conformidades y las alternativas de solucin, as como los
costos estimados y los beneficios que dichos cambios generara de forma positiva a la empresa.
Esta presentacin ser expuesta al gerente de la empresa: Vctor Manuel Migon Jimnez y a los
responsables de cada rea auditada.
En esta etapa se establece una reunin donde est presente el gerente general de la empresa
Almacenes Garca en la cual se presenta un borrador del informe, emitido por la Auditora que
realizamos las licenciadas en Administracin, Elizabeth Snchez Gil, Diana Dalila Hernndez
Martnez, Rocio Quiahua Hernndez, Maricruz Andrade Perales, Camila Antonio Aparicio, Anah
Flores Ramrez y Edith Castaeda Mndez, la cual tendr el contenido de los resultados en
cuanto a las operaciones que se hicieron en las 3 reas auditadas como lo que son: ventas,
probadores y cajas.
Para evitar conflictos se efectuar las observaciones, que valide los criterios y opiniones vertidos.
porque permite enriquecer el informe, y no solo quedarse con la visin que esta auditora
mantiene sobre el tema en particular que est analizando, pues permite ampliarlo con la visin,
criterios y comentarios que el gerente justifique, con las pruebas pertinentes, en torno a los
hallazgos detectado. No ha sido totalmente finalizado, oficializado y avalado por las autoridades
de la Auditora pues ya solo es en borrador.
Lo anterior hace que el informe carezca de ciertas formalidades y, en consecuencia, no tenga el
asidero legal para ser tomado como un informe oficial, y que, a su vez, produzca efectos desde el
punto de vista jurdico.
Resalta la importancia que tuvo el gerente general en la auditora realizada ya que l nos permiti
realizar esta auditora para verificar en qu condiciones se encuentra la empresa y modificar las
reas en la cual se detect algunas fallas y defectos las cuales son las antes mencionadas.
a) En la opinin de nosotras como auditores administrativos cabe decir que logramos identificar
las reas en la cual existe un problema y la causa de ello, el buscar alternativas de solucin a
estos fue por medio de encuestas a los clientes y a los empleados para que se pudiera lograr esta
auditora
b) En cuantos al gerente de la organizacin fue un elemento de gran ayuda porque l puso de su
parte para que se lograra la auditoria en tiempo y forma.
c) El gerente general de la empresa Almacenes Garca estuvo de acuerdo en que se modifica las
reas auditas para que sea ms efectivo el servicio al cliente en cuanto a ventas y que ya no exista
cuello de botella o la unifila referente al rea de cajas.
Problema
Deficiencia
Causa
en
el Por
servicio al cliente
Propuesta de solucin
la
falta
de
un Proponer un diagrama de
Probadores
Cajas
sexos
Que existe la unifila
Para poder haber realizado esta auditora se necesit de la colaboracin de los empleados al
realizarle las encuestas, por supuesto de los clientes de la misma forma, tambin requerimos de
algunos equipos para realizar las presentaciones al gerente de la empresa.
Para aplicar los cambios necesarios en la organizacin se estim lo siguiente:
Costos
Ventas
Probadores
Aumento en la nmina de la Se
estima
estimados
Cajas
una Se estima la cantidad
de de
$4000.00
es
de
$1800.00 la
quincenal aproximadamente.
Riesgos
ampliacin
reubicacin
de
colocar
las
probadores.
Un riego es que el personal Que no se obtengan Que
que sea contratado no realice los
pesos
el
cuello
de
este cambio.
de Espacio
de
situacin
grado mnimo.
las Que las maquinas no
estn
Beneficios
esperados
otorgar
servicio
buen
econmica funcionamiento
de la empresa.
Aumento en las ventas y Mejor control en los Mayor
un
en
agilidad
al
mejor
servicio
en
cajas.
Finalmente, cabe sealar que durante la auditora realizada, se logr el objetivo de la misma
gracias a la colaboracin de los responsables de cada rea, al gerente y por supuesto al grupo de
nosotras como auditores administrativos.
auditor(s) Autorizo
Nombre:
Nombre:
Yaneth
Martnez
Martnez
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha: 02/12/2012
Fecha: 02/12/2012
Fecha: 02/12/2012
Nombre:
eveling