Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
ADMINISTRAZIO SAILA
DEPARTAMENTO DE JUSTICIA
Y ADMINISTRACIN PBLICA
Modelo de Gestin
Documental del
Gobierno Vasco
ndice
1
2
INTRODUCCIN
LA GESTIN DOCUMENTAL
2.1 Documento
2.2Gestin documental
2.5
3
5
Beneficios
10
11
11
12
3.3Sistemas informticos
12
3.4Sistema de Archivo
15
16
3.6Marco normativo
34
3.7Organismos responsables
45
47
4.1Bases de partida
48
4.2Arquitectura propuesta
49
53
73
4.5Modelo de datos
79
4.6Infraestructura. Herramientas
93
106
5.1Actividades normalizadoras
106
106
ANEXOS
6.1
Glosario
PLATEA
109
110
114
123
124
6.5Organismos responsables
136
145
149
153
159
170
188
191
194
195
6.15Ejgvdocument
197
2/197
INTRODUCCIN
El presente documento describe el Modelo de Gestin Documental del Gobierno Vasco (en
adelante MGD).
Este modelo es uno de los entregables del proyecto Sistema de Gestin Documental con
Archivo digital.
NORMATIVA
MBITO
dentro de la Administracin
General de la Comunidad Autnoma
del Pas Vasco y sus organismos
autnomos.
3/197
La Metodologa seguida para la definicin del Modelo sigue los principios marcados por las
siguientes Normas:
4/197
LA GESTIN DOCUMENTAL
2.1
Documento
DOCUMENTO
Informacin u objeto registrado que puede ser tratado como una
unidad
Nota: Un documento puede estar en papel, en microforma o en un
soporte magntico o electrnico de cualquier otro tipo. Puede incluir
cualquier combinacin de texto, datos, grficos, sonido, animaciones o
cualquier otra clase de informacin. Un solo documento puede estar
formado por uno o varios objetos de datos.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Reglamento Archivo
5/197
CASTELLANO
Document
Records
Archives
Emplearemos el trmino documento en todos los casos. Los posibles problemas de polisemia
que pudieran presentarse, han sido resueltos mediante adjetivacin o calificacin del trmino
all cuando se pudiera ver como conveniente.
2.2
Gestin documental
GESTIN DOCUMENTAL
Reglamento Archivo
6/197
2.3
Creacin
Captura
Ingreso
Almacenamiento
Utilizacin / Uso
Difusin
Consulta
Conservacin / Archivo
Eliminacin / Expurgo
UTILIZACIN / USO
Papel
Bsqueda
Lectura/visualizacin
Comprobacin del contenido
Workflow (Revisin, aprobacin)
Firma electrnica
ALMACENAMIENTO
INGRESO
eDoc: Imagen,
ofimtico, PDF,...
Papel
- Ubicacin fsica o
grabacin del eDoc
- Identificacin
- Descripcin
- Clasificacin
- Indizacin
- Indexacin
- Tipo documenta
- Distribucin
eDoc
Notificacin
DIFUSIN
Difusin
Selectiva de
Informacin
Metadatos
CONSULTA
CREACIN
-
Papel
Edicin
Check-in/Check-out
Control de versiones
Firma electrnica
CAPTURA
CONSERVACIN / ARCHIVO
- Registro, descripcin
- Consulta
- Transferencias
- Expurgo
- Prstamo
- Gestin de espacios
- Firma electrnica
- Digitalizacin
- OCR
- Formularios electrnicos
- Bsqueda
- Lectura/visualizacin
SGA
ELIMINACIN / EXPURGO
7/197
2.4
El trmino Ciclo de Vida de los Documentos est definido en el glosario del documento, en esta
parte se pretende dar una explicacin del ciclo de vida de los documentos desde la perspectiva
de los procedimientos administrativos.
El ciclo de vida de un documento debe abarcar todas las fases de ste, es decir desde que se
crea o se recibe en las unidades administrativas hasta que se transfiere al Archivo para ser
conservado o eliminado.
Los distintos valores que pueden tener los documentos son:
Valor Primario
o
o
Valor Secundario
El ciclo de vida de los documentos debe estar integrado en la produccin administrativa. Los
documentos son el resultado de la ejecucin de los trmites y tareas de los procedimientos
administrativos. Son stos, los procedimientos administrativos, los que contienen la lgica de
negocio del Gobierno Vasco.
Los documentos han de ser gestionados (creados, mantenidos, usados, eliminados,
conservados) en los sistemas de gestin que automatizan los procedimientos administrativos:
Tramitacin
Archivo
El siguiente diagrama muestra la relacin entre el ciclo de vida de los documentos y las
funciones de gestin documental.
8/197
CICLO DE VIDA
FUNCIONES
Entrada
Creacin
Captura
Ingreso
Tramitacin
Archivo
Utilizacin / Uso
Almacn
Consulta
Conservacin /
Archivo
Eliminacin /
Expurgo
9/197
2.5
Beneficios
La gestin de documentos regula las prcticas efectuadas por todas las personas de una
organizacin que creen o usen documentos en el desempeo de sus actividades. La gestin de
documentos incluye:
Proteger los intereses de la organizacin y los derechos de los empleados, los clientes
y las partes interesadas presentes y futuras
10/197
3
3.1
Catlogo de
Procedimientos
MBT, MTT
Tipologa
documental
Tipologa
Procedimientos
Procesos/Servicios
Fases
Trmites
Tareas
Documentos
Soportes
Formatos
Actores-roles
Estructura
funcional
Normativas
Dirigen
Produccin
administrativa
Establecen
competencias
Integrada en
Gestin
documental
queda
reflejada
Registra,
Gestiona, Dispone
Realizan
Crean
Tramitadores
(Agentes)
Prueba de
la actividad
administrativa
Documentos
(Records)
11/197
3.2
Una primera distincin entre tipos de conocimiento podra ser: conocimiento explcito y
conocimiento tcito Se llama conocimiento explcito al que es fcilmente representable
externamente a las personas (utilizando la tecnologa que sea), e implcito o tcito al que no es
representable por medios externos a las personas que lo poseen.
Cultura
s
nta
mie
3.3
rra
He
Pr o
ceso
s
Gestin del
Conocimiento
Sistemas informticos
La situacin actual de los sistemas informticos del Gobierno Vasco, en materia de Gestin
documental, es la de almacenar y gestionar una gran cantidad y variedad de documentos a
travs de diferentes herramientas y tecnologas.
Estos sistemas y tecnologas constituyen un conjunto de herramientas documentales
descentralizado y no corporativo.
12/197
13/197
Tambin, en menor medida, son parte de este conjunto otras herramientas como:
Por ltimo, aunque no son herramientas propiamente dichas, cabe destacar que la mayora del
almacenamiento de documentos electrnicos se est realizando de forma descentralizada en:
Bases de datos relacionales: Oracle (campos Blob o Long raw) o SQL Server
Sistema de ficheros
14/197
3.4
Sistema de Archivo
ARCHIVOS DE
OFICINA
Unidades Administrativas
de los Servicios Centrales de
la Administracin General
e Institucional de la C.A.E.
Unidades Administrativas
de las Delegaciones
Territoriales de la
Administracin General
e Institucional de la C.A.E.
ARCHIVOS DE
OFICINA
ARCHIVOS DE
OFICINA
ARCHIVOS TERRITORIALES
ARCHIVOS CENTRALES DE
LA ADMINISTRACIN
INSTITUCIONAL
ARCHIVO GENERAL
ARCHIVO HISTRICO
15/197
3.5
Creacin
Captura
Ingreso
Almacenamiento
Utilizacin / Uso
Difusin
Consulta
Conservacin / Archivo
Eliminacin / Expurgo
Funcional: Son necesidades que tienen los usuarios en la gestin diaria de los
documentos.
16/197
Creacin
Tipo de requisito
N
Requisito
Descripcin
Edicin de documentos
Se debe identificar el autor de cada documento que se tramita y cada accin que se realiza,
teniendo en cuenta que en el proceso administrativo cada documento reflejo de un acto
administrativo es firmado y/o sellado por el agente autorizado para emitirlo. (Los actos
administrativos que dicten las Administraciones Pblicas se producirn por el rgano
competente ajustndose al procedimiento establecido.)
Entre los derechos del ciudadano y relacionado con el principio de Transparencia, se
establece el derecho a identificar a las autoridades y al personal bajo cuya responsabilidad se
tramiten aquellos
Datacin (Fecha) de un
documento
Los documentos que contengan actos administrativos deben contener la fecha en la que se
formaliza el documento, como elemento para el control y gestin de los plazos en los trmites
administrativos.
La fecha constituir uno de los metadatos esenciales del registro y puede configurarse como
un elemento de control de algunas funciones: acceso a la documentacin, transferencia,
expurgo, etc.
Func.
Tecn.
Organ.
Norm.
17/197
Tipo de requisito
N
Requisito
Descripcin
Func.
Tecn.
Organ.
Norm.
enviado; y
Autentificacin del documento que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma.
y firma electrnica
Para garantizar la autenticidad de los documentos, es necesario controlar la creacin,
recepcin, transmisin, mantenimiento y disposicin de los documentos de manera que se
asegure que los creadores de los mismos estn autorizados e identificados y que los
documentos estn protegidos frente a cualquier adicin, supresin, modificacin, utilizacin u
ocultacin no autorizadas.
Certificacin digital,
autenticacin y time-stamping
18/197
Captura
Tipo de requisito
N
Requisito
Descripcin
Identificacin de datos
Captura de Datos
Captura de Documentos
10
Migracin de datos (desde Conversin a formatos que pueda utilizar el software de la Administracin
otros sistemas existentes o
hacia otras aplicaciones)
Func.
Tecn.
Organ.
Norm.
19/197
Tipo de requisito
N
Requisito
Descripcin
Func.
Tecn.
Organ.
Norm.
Escaneo
Accesibilidad y legibilidad de Los documentos electrnicos deben poder ser localizados, recuperados, presentados e
los documentos electrnicos
interpretados
20/197
Ingreso
Tipo de requisito
N
Requisito
Descripcin
13
Registro de Entrada
14
15
16
Indizacin
Compulsa de documentos
17
Func.
Tecn.
Organ.
Norm.
21/197
Almacenamiento
Tipo de requisito
N
Requisito
Descripcin
18
Garantas fundamentales
Los medios o soportes en que se almacenan estos documentos deben contar con
medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, calidad, proteccin y
conservacin de los documentos almacenados
19
Repositorio de documentos
electrnicos
20
21
22
Migracin de documentos
electrnicos
23
Func.
Tecn.
Organ.
Norm.
;
;
;
;
22/197
Utilizacin / Uso
Tipo de requisito
N
24
Requisito
Descripcin
25
26
27
Medio para controlar e imponer etapas y plazos en las acciones a quienes las llevan a
Trazabilidad de las operaciones sobre cabo.
los documentos en la tramitacin
Resultado de la trazabilidad ser la creacin, incorporacin y conservacin de
informacin sobre el movimiento y el uso de los documentos.
28
Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Pblicas, tienen derecho a
no presentar documentos que ya se encuentren en poder de la Administracin actuante.
Func.
Tecn.
Organ.
;
;
Norm.
23/197
Tipo de requisito
N
29
30
Requisito
Descripcin
Impresin de un documento
Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrnicos,
informticos o telemticos, en el curso de las actuaciones administrativas desarrolladas,
o los que se emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios,
gozarn de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada
su autenticidad, integridad y conservacin y, en su caso, la recepcin por el interesado
Func.
Tecn.
Organ.
Norm.
24/197
Difusin
Tipo de requisito
N
Requisito
Descripcin
31
Registro de Salida
32
Notificacin
La Ley 30/92 obliga a notificar a los interesados las resoluciones y actos administrativos
que afecten a sus derechos e intereses.
33
Notificacin telemtica
34
Publicacin
DOCE)
35
La Ley 30/92 establece que debe existir constancia de la recepcin por el interesado de
la notificacin realizada. La acreditacin de la notificacin efectuada debe incorporarse
al expediente
en
Boletn
(BOPV
Func.
Tecn.
Organ.
25/197
Norm.
Tipo de requisito
N
36
Requisito
Descripcin
Func.
Tecn.
Organ.
Norm.
26/197
Tipo de requisito
N
37
38
Requisito
Descripcin
Emisin de Certificacin
Func.
Tecn.
Organ.
Norm.
27/197
Consulta
Tipo de requisito
N
Requisito
Descripcin
39
40
41
42
Consulta de expedientes /
documentacin por el ciudadano
(Investigador)
43
Accin de ordenar registros mediante la utilizacin de ndices. Las bases de datos, por
Indexacin. Bsquedas en el texto ejemplo, suelen almacenar ndices de su contenido en funcin de unos parmetros
completo
previamente definidos. La indexacin proporciona agilidad en las bsquedas, lo que se
traduce en mayor rapidez a la hora de mostrar resultados.
Func.
Tecn.
Organ.
Norm.
28/197
Tipo de requisito
N
Requisito
Descripcin
Func.
Tecn.
Organ.
Norm.
44
45
Gratuidad
29/197
Conservacin / Archivo
Tipo de requisito
N
Requisito
Descripcin
Func.
46
Se deben adoptar las medidas que garanticen la lectura de los documentos electrnicos
a lo largo del tiempo
47
48
Una vez finalizada la tramitacin del expediente procede el archivo del mismo. A partir
de esta operacin la responsabilidad de la gestin recae en los distintos niveles del
archivo
49
Archivo digital
50
Organ.
51
52
53
54
Tecn.
Norm.
;
;
30/197
Eliminacin / Expurgo
Tipo de requisito
N
Requisito
Descripcin
55
Expurgo de documentacin de
acuerdo con las Tablas de Valoracin
y el Calendario de Conservacin
Func.
Tecn.
Organ.
Norm.
31/197
Otros requisitos
Tipo de requisito
N
Requisito
Descripcin
56
Asistencia y soporte
57
58
59
Firma
60
Las aplicaciones de gestin de expedientes contienen una parte del conjunto de datos
descriptivos (tanto del contexto como del contenido) de los documentos para facilitar la
indexacin y recuperacin de la informacin y/o la documentacin.
El sistema debe validar y controlar la entrada de los metadatos.
61
Centralizacin de tareas dispersas en Determinar las necesidades de centralizacin de diversas tareas de carcter general en
diferentes unidades
unidades concretas
Func.
Tecn.
Organ.
Norm.
;
;
32/197
Tipo de requisito
N
Requisito
Descripcin
Func.
Tecn.
Organ.
Norm.
62
63
64
65
Necesidad de encriptacin
66
Necesidades formativas
67
Rediseo de procesos
68
Sellado de un documento
69
para ajustarse al
33/197
3.6
Marco normativo
El marco normativo del modelo de gestin documental del Gobierno Vasco se estructura en
torno a:
a) normas jurdicas de mbito internacional, estatal y autonmico. Estas normas se
refieren tanto a:
la gestin administrativa
la tramitacin telemtica,
la gestin del archivo
las relaciones con el ciudadano, etc.
b) normas tcnicas adoptadas como estndares que presentan una amplia difusin
(Moreq, normas ISO 14721, 15489, 19005-1, etc.)
Una parte de este marco reglamentario es especfico de la Gestin documental y la otra parte
es heredada del marco reglamentario de las actividades de produccin administrativa en las
que est incluida la Gestin documental.
El Modelo propuesto cumplir con todas las normativas obligatorias e incorporar las buenas
prcticas extradas de las normativas voluntarias.
La tabla siguiente enumera los componentes del marco reglamentario del Modelo de Gestin
documental del Gobierno Vasco.
3.6.1
Normativa jurdica
ENTIDAD
RESPONSABLE
TITULO
MARCO NORMATIVO COMUNITARIO
DIRECTIVA 90/313/CEE, del Consejo, de 7
de junio de 1990, sobre libertad de acceso a
la informacin en materia de medio
ambiente
INCIDENCIA EN LA GD
Unin Europea
Acceso a la informacin
Unin Europea
Firma Electrnica
Estado
Acceso a la informacin
Archivos
Estado
Procedimiento administrativo
del
Patrimonio
Histrico
Estado
Acceso a la informacin
Proteccin de los Datos Personales
Ficheros de Titularidad Pblica
Movimiento internacional de datos
Agencia Espaola de Proteccin de
Datos
34/197
ENTIDAD
RESPONSABLE
TITULO
REAL DECRETO 994/1999 de 11 de junio
por el que se aprueba el Reglamento de
Medidas de seguridad de los ficheros
automatizados que contengan datos de
carcter personal.
LEY 4/1999, de 13 de enero,
modificacin de la Ley 30/1992, de 26
noviembre, de Rgimen Jurdico de
Administraciones
Pblicas
y
Procedimiento Administrativo Comn.
de
de
las
del
Estado
INCIDENCIA EN LA GD
Acceso a la informacin
Proteccin de los Datos Personales
Lengua de los procedimientos
Expedicin de copias de los
Estado
Registros telemticos
Notificacin utilizando medios
Estado
telemticos
Presentacin telemtica de
solicitudes y comunicaciones.
Estado
Estado
Firma Electrnica
Certificados electrnicos
Estado
Acceso a la informacin
Registros telemticos
Notificacin utilizando medios
telemticos
Certificados telemticos
Estado
Administraciones Pblicas y
autenticacin del ejercicio de su
competencia.
Registros, comunicaciones y
notificaciones electrnicas.
Documentos y archivos electrnicos.
Gestin electrnica de los
procedimientos.
Cooperacin entre administraciones
para el impulso de la administracin
electrnica.
Estado
general.
Identificacin y autentificacin.
Registros electrnicos
Comunicaciones y notificaciones
Los documentos electrnicos y sus
copias
35/197
TITULO
ENTIDAD
RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
documental
Presidencia
Servicios de Archivos
DECRETO 303/1992, de 3 de noviembre,
por el que se regula el conjunto mnimo
bsico de datos del Alta Hospitalaria y se
crea el registro de Altas Hospitalarias de
Euskadi
Decreto 464/1995, de 31 de octubre, por el
que se desarrolla el ejercicio de control
econmico interno y la contabilidad en el
mbito de la Administracin Pblica de la
Comunidad Autnoma de Euskadi
DECRETO 149/1996, de 18 de junio, sobre
la expedicin de copias de documentos y
certificaciones y la legalizacin de firmas en
el mbito de la Administracin General y
Organismos Autnomos de la C.A.P.V.
DECRETO 45/1998, de 17 de marzo, por el
que se establece el contenido y se regula la
valoracin, conservacin y expurgo de los
documentos del Registro de Actividades
Clnicas de los Servicios de Urgencias de
los Hospitales y de las Historias Clnicas
Hospitalarias.
(C.M.B.D.),
Hacienda y
Administracin
Pblica
Vicepresidencia de
Gobierno
Osakidetza
Valoracin documental
Conservacin de la documentacin
Documentos pertenecientes al
Cultura
Interior
Tramitacin telemtica
Hacienda y
Administracin
Pblica
Entradas y Salidas
36/197
TITULO
RESOLUCIN de 16 de julio de 2003, de la
Directora de Servicios, por la que se
aprueba la aplicacin telemtica, informtica
y electrnica para la puesta en marcha del
procedimiento para la tramitacin de datos
de los usuarios de los Servicios Sociales de
la Comunidad Autnoma de Euskadi.
RESOLUCIN de 18 de julio de 2003, del
Viceconsejero de Insercin Social, por la
que se establecen las condiciones de
realizacin del procedimiento para la
tramitacin de datos de los usuarios de los
Servicios Sociales de la Comunidad
Autnoma de Euskadi
ENTIDAD
RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
Justicia, Empleo y
Seguridad Social
Tramitacin telemtica
Justicia, Empleo y
Seguridad Social
Tramitacin telemtica
Niveles de Archivo de la
Administracin Pblica de la C.A.E
DECRETO 174/2003, de 22 de julio, de
organizacin y funcionamiento del Sistema
de Archivo de la Administracin Pblica de
la Comunidad Autnoma de Euskadi.
Departamento de
Hacienda y
Administracin
Pblica
Justicia, Empleo y
Seguridad Social
Tramitacin telemtica
Justicia, Empleo y
Seguridad Social
Tramitacin telemtica
Interior
Tramitacin telemtica
Interior
Tramitacin telemtica
37/197
TITULO
DECRETO 108/2004, de 8 de junio, del
modelo de presencia de la Administracin
Pblica de la Comunidad Autnoma de
Euskadi en Internet.
ENTIDAD
RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
Competencias en materia de
Vicepresidencia de
Gobierno
Hacienda y
Administracin
Pblica
Lehendakaritza
Industria, Comercio
y Turismo
Tramitacin telemtica
Sanidad
Firma Electrnica
Industria, Comercio
y Turismo
Tramitacin telemtica
Industria, Comercio
y Turismo
Tramitacin telemtica
Justicia, Empleo y
Seguridad Social
Tramitacin telemtica
38/197
TITULO
ENTIDAD
RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
Conservacin de la documentacin
Instalaciones y equipamiento de
Hacienda y
Administracin
Pblica
archivo
Transferencias de documentacin
Clasificacin de la documentacin
Descripcin documental
Valoracin documental
Expurgo de la documentacin
Acceso a los documentos
Valoracin Documental
rganos asesores : COVASAD
Interior
Tramitacin telemtica
Industria, Comercio
y Turismo
Tramitacin telemtica
Industria, Comercio
y Turismo
Tramitacin telemtica
DECRETO 232/2007, de 18 de
diciembre, por el que se regula la
utilizacin
de
medios
electrnicos,
informticos
y
telemticos
en
los
procedimientos administrativos
Decreto 72/2008, de 29 de abril, de
creacin, organizacin, y funcionamiento de
los registros de la Administracin General de
la Comunidad Autnoma de Euskadi y sus
Organismos Autnomos
Administracin electrnica
39/197
TITULO
ENTIDAD
RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
40/197
3.6.2
NORMAS TCNICAS
ENTIDAD
RESPONSABLE
TITULO
INCIDENCIA EN LA GD
Tipologas documentales
DIAE
asociados a trmites y
datos invariantes de las
familias de procedimientos
Escenario de tramitacin:
Presentacin de solicitudes
y aportacin de
documentos (Visin del
ciudadano y visin del
gestor)
Modelo de la Administracin
Electrnica (MAE)
DIAE
DIT
EJIE
DIT
EJIE
Estndares tecnolgicos
IVAP
Normalizacin
documentos electrnicos
Documentos electrnicos
en la Infraestructura de
tramitacin telemtica
NORMATIVA DE LA ADMINISTRACIN
GENERAL DEL ESTADO
Especificacin, promovida
Estado
Estado
Estado
Registro de E / S de
documentos
Conservacin de
documentos electrnicos
ESTNDARES INTERNACIONALES
Descripcin documental
ISO
ISO
Descripcin documental
41/197
ENTIDAD
RESPONSABLE
TITULO
Programa IDA
(Intercambio de Datos
entre
Administraciones)
MAP
(CONSEJO SUPERIOR DE
INFORMTICA)
INCIDENCIA EN LA GD
Sistemas de gestin de
documentos electrnicos
1) Conservacin de la
informacin en soporte
electrnico
Consejo Internacional
de Archivos
Descripcin documental
Consejo Internacional
de Archivos
Descripcin documental
Descripcin documental
University of California
ISO
ISO
ISO
ISO
Denominacin de los
pases
Denominacin de las
lenguas
Caracteres grficos
Representacin de fechas
y horas
ISO
Tesauros
ISO
Recomendaciones para
ISO
ISO
ISO
mantener su valor
probatorio
Garantizar la integridad de
los documentos
42/197
ENTIDAD
RESPONSABLE
TITULO
INCIDENCIA EN LA GD
Garantizar la integridad de
ISO
los documentos
AENOR
Medidas de seguridad
ISO
Medidas de seguridad
Consejo Superior de
Administracin
Electrnica
Medidas de seguridad
Ministerio
Administraciones
Pblicas
Medidas de seguridad
de
43/197
44/197
3.7
Organismos responsables
GOBIERNO VASCO
Viceconsejera de
Administracin Pblica
DIT
EJIE
DRRGG
Direccin de Innovacin y
Administracin electrnica
Direccin de
Atencin ciudadana
45/197
MARCO LEGAL
DEPENDENCIA
ORGNICA
Direccin de Informtica y
Telecomunicaciones
Direccin de Recursos
Generales
Direccin de Innovacin y
Administracin Electrnica
Viceconsejera de
Administracin Pblica
Direccin de Atencin
Ciudadana
SOCIEDAD
INFORMTICA
DEL
GOBIERNO
VASCO S.A. (BOPV N 38 de 23 de
Marzo de 1982)
Direccin de
Informtica y
Telecomunicaciones
Viceconsejera de
Administracin Pblica
DPTO. JUSTICIA Y
ADMINISTRACIN
PBLICA
46/197
El MGD parte de la situacin actual del Gobierno Vasco en materia de gestin documental
respecto de los elementos anteriormente descritos:
Marco normativo
Organismos responsables
Modelo de datos
Infraestructura. Herramientas.
Propuestas
Marco
normativo
Funciones
de Gestin
Documental
Organismos
responsables
Infraestructura.
Herramientas.
Modelo de datos
Requisitos
Propuestas
47/197
4.1
Bases de partida
Para la elaboracin del modelo se han tenido en cuenta los siguientes principios generales:
A pesar de que uno de los objetivos de la Ley 30/1992 es la oficina sin papel, uno de
los grandes problemas que deben afrontar las Administraciones es la proliferacin y
acumulacin de documentos en papel.
Sin embargo, es evidente que el manejo de la documentacin tiene asociadas una serie de
servidumbres como son que:
Requieren conservacin.
48/197
4.2
Falta de Personal.
Arquitectura propuesta
49/197
Registro
E/S
Gestin de
Archivo
(SGA)
Gestin de
Expedientes
Aplicaciones y herramientas
departamentales y corporativas
Archivo
Digital
(RDE)
Presencia
En Internet
Tras un estudio individual de cada una de las herramientas documentales actuales, para cada
una de ellas se ha propuesto una de las siguientes acciones:
Registro
E/S
BRS
Oracle
Intermedia
Text
FrameMaker
ARGES
Gestin de
Expedientes
REE
RDE
Sistema de Gestin documental
(ECM)
Fulcrum
Imaging
MS SharePoint
SAP
Aplicaciones y herramientas
departamentales y corporativas
MS Exchange 2003
Gestin de
Archivo
Real Player
Archivo
digital
Presencia
En Internet
Interwoven
Se propone abordar la utilizacin del Sistema Integral de Gestin Documental en dos fases:
1. Utilizacin del Archivo digital como archivo de documentos electrnicos para todos los
sistemas de informacin. Segn el inventario de aplicativos documentales, es la
principal necesidad que tienen los sistemas de informacin del Gobierno Vasco.
Adems es la ms sencilla de implementar.
50/197
Registro
E/S
Gestin de
Archivo
(SGA)
Gestin de
Expedientes
Aplicaciones y herramientas
departamentales y corporativas
Archivo
Digital
(RDE)
Presencia
En Internet
Registro
E/S
Archivo
Digital
Gestin de
Gestinde
de
Gestin
Expedientes
Gestin
de
Expedientes
Expedientes
Expedientes
Procesodel
del
Proceso
Proceso
del
Otros
Sist.
Gobierno
Gobierno
Gobierno
de
Vasco
Vasco
Vasco
informacin
S.G.A
Archivos de oficina
Archivo General
e Histrico
51/197
Para los sistemas de informacin existentes que almacenan los documentos electrnicos en
campos BLOB de bases de datos relacionales (o en sistemas de ficheros), se propone
almacenar sus documentos electrnicos en el Archivo digital.
DOCUMENTOS GUARDADOS EN EL S.I.
BD ORACLE
- metadatos
- documentos
OID
BLOB
Archivo
digital
BLOB
BLOB
SISTEMA DE
INFORMACIN
SISTEMA DE
INFORMACIN
Registro
E/S
Gestin de
Expedientes
Gestin de
Archivo
Aplicaciones y herramientas
departamentales y corporativas
Archivo
Digital
(RDE)
Presencia
En Internet
52/197
4.3
Los documentos entran al Gobierno Vasco a travs del Registro de Entrada / Salida. En este
sistema se guardan los datos relativos al asiento de cada entrada o salida de documentos.
Archivo de
OFICINA
Archivo
GENERAL
PAPEL
PAPEL
PAPEL
PAPEL
Archivo
HISTRICO
PAPEL
Registro E/S
PLATEA
OID
(Formularios, Consulta)
METADATOS
+ OIDs
VISION
DEL
CIUDADANO
ARCHIVO
DIGITAL
SISTEMAS
DE GESTIN
TRAMITACIN
OID
METADATOS
+ OIDs
SIGNATURAS
ARCHIVO
OID
ARCHIVO
DIGITAL
Documentos electrnicos con sus OIDs
PAPEL
ELECTRNICO
53/197
4.3.1
REGISTRO
El registro es la unidad por la que deben pasar todos los documentos que se presenten, ya sea
por medio del registro telemtico o de forma presencial, en el Gobierno Vasco.
As mismo, cuando la administracin enve un documento al ciudadano, se podr realizar de
dos formas:
Notificacin por correo ordinario. El documento se debe enviar al Registro para que le
asigne el nmero de salida y la fecha de registro.
Nmero de Registro
Fecha de Registro
Asunto.
Documento presentado.
54/197
55/197
La documentacin de salida que tenga ser notificada por correo ordinario ser fsicamente
enviada al registro para generar el asiento de salida y proceder a su envo. La documentacin
de salida que se notifique telemticamente deber seguir los criterios establecidos en el
Decreto por el que se regula la utilizacin de medios electrnicos, informticos y telemticos
en los procedimientos administrativos.
Para los documentos que se anexen por el Registro Telemtico se recomendar el formato
PDF como estndar de entrada de documentos en el Gobierno Vasco.
El modelo que se debe seguir para la presentacin de solicitudes por va telemtica estar en
consonancia con el que se describe en el MTT y es el siguiente:
1. Verifica el contexto de la solicitud, es decir, la informacin relativa a:
El procedimiento
o
Datos generales
Los interesados
o
Datos personales
Informacin de aviso
56/197
Apertura de un expediente,
Estudio de documentacin
Otras tareas.
Entrada
Documentacin
Ciudadanos
Registro Presencial
Registro Telemtico
Libro de Entrada
Catlogo de
Procedimientos
DigitalizacinCompulsa
Distribucin Fsica
Documentos recibidos en el
Registro Telemtico
XML
Distribucin
Electrnica
Pendiente de Leer
Archivo
Unidades de Gestin
Digital
57/197
Archivo
Digital
Unidades de Gestin
Salida
Documentacin
Notificacin
Telemtica
Notificacin por Correo
Libro de Salida
Registro Telemtico
Registro
Pasarela Notificacin
58/197
Para solucionar este problema y simplificar el proceso de notificacin, se propone realizar los
siguientes pasos:
1. Generar el documento con una herramienta ofimtica o sistema de gestin
2. Firmar el documento electrnicamente
3. Guardar el documento en el Archivo digital
4. Crear una copia autntica en soporte papel
5. Enviar al ciudadano el documento en soporte papel
En este caso, la posterior consulta telemtica del documento a travs de la Visin del
ciudadano sera posible ya que se ha guardado el documento electrnico original.
59/197
4.3.2
TRAMITACIN
Fase Activa
Fase Semiactiva
Fase Inactiva
Inicio Expediente
60/197
Inicio Expediente:
Tramitacin Expediente:
Tras la generacin del documento, debe permitirse la edicin y actualizacin del mismo
por parte de los usuarios.
61/197
62/197
Para asegurar su conservacin y acceso a lo largo del tiempo, el expediente deber ser
archivado.
4.3.3
A partir del momento del cierre del expediente, y en funcin de los plazos que marque el
procedimiento de archivo en la oficina, el archivero proceder a archivar los expedientes
cerrados.
La herramienta corporativa de gestin de Archivo es el Sistema Informtico de Gestin de
Archivo (AKS/SGA).
El ingreso de expedientes en el AKS/SGA se realizar mediante un proceso automtico. Este
proceso consta de tres fases:
4.3.3.1
4.3.3.2
63/197
4.3.3.3
En paralelo, archivar los expedientes en soporte papel en los depsitos del archivo de oficina.
El archivero debe ubicar fsicamente los documentos en soporte papel en las estanteras
mediante unidades de instalacin. Como paso final deber actualizar en el AKS/SGA la
signatura de los expedientes para su futura localizacin.
Queremos destacar que en las dos primeras fases, exportacin e importacin, los documentos
electrnicos permanecen siempre en el Archivo digital. Lo nico que se traspasa entre sistemas
son sus identificativos.
Transferencia a Archivo
Unidad de Tramitacin
Gestion
Gestionde
deExpedientes
Expedientes
----Aplicaciones
AplicacionesVerticales
Verticales
Prod. Admva.
Archivo
Impresin
Transferencia
Transferencia
Archivo
ArchivoDigital
Digital
Digitalizacin
Entrada
Ofimtica
Ofimtica
Expediente
Expediente
Electrnico
Electrnico
Transferencia
Transferencia
Archivo
Archivo
Expediente
Expediente
Fsico
Fsico
Archivo
ArchivoOficina
Oficina
Entrada y descripcin
Firma
Firma
electrnica
electrnica
Conversin
Conversin
Formato
Formato
Archivo
Digital
GESTIN
GESTIN
ARCHIVO
ARCHIVO
(SGA)
(SGA)
Archivo Fsico
64/197
4.3.4
ARCHIVO
65/197
Consulta
ARCHIVO
ORIGEN
SGA
Propuesta
Transferencia
Preparacin
Relacin Entrega
Nuevas Signaturas
ARCHIVO
DESTINO
Relacin
Entrega
No
Aceptacin
Archivo
Relaciones
Entrega
Cotejo
Comprobacin
Signaturas
Cierre
SGA
66/197
67/197
Consulta
RESPONSABLE
DEL ARCHIVO
SGA
Propuesta
Expurgo
Realizacin
Expurgo
Control
Expurgo
SGA
Relacin
Expurgo
RESPONSABLE
DE LA UNIDAD
PRODUCTORA
Cierre
No
Aceptacin
Acta de Expurgo
Relacin doc. Expurgada
Comunicacin
Expurgo
68/197
SGA
Archivo de
Oficina
SGE
Archivo de
General
Archivero
Archivo de
Histrico
Tramitador
69/197
Consulta
USUARIO
INTERNO
SGA
Seleccin
Solicitud
Recepcin
Devolucin/
Aplazamiento
Reclamacin
Documentos
RESPONSABLE
ARCHIVO
SGA
Disponibilidad
Control
Entrega
No
Devolucin
S
No
Reserva
Peticin
Prrroga
S
S
Gestin
Diaria
Libre
No
Cierre
SGA
70/197
4.3.5
CONSULTA
Consulta de Expedientes
4.3.5.1
Los datos relevantes de cada procedimiento, como son el Objeto, los Destinatarios, el
rgano y Departamento que lo tramita, el Plazo y Lugar de Presentacin de solicitudes,
la Documentacin a aportar, etc.
4.3.5.2
Consulta de Expedientes
El objeto de este escenario es facilitar a los ciudadanos y a las empresas la consulta telemtica
de la informacin relativa a los expedientes en los que figuren como interesados, que estn en
tramitacin o que hayan sido tramitados en la Administracin.
La informacin a que se refiere este escenario incluye lo siguiente:
Expedientes en tramitacin
Subsanaciones de documentacin
Pagos
Notificaciones y comunicaciones
Recursos
Certificados
Expedientes cerrados
71/197
Consulta de documentos
electrnicos
72/197
4.4
Correo electrnico
73/197
4.4.1
Para la utilizacin del correo electrnico corporativo se van a realizar una serie de
recomendaciones para su utilizacin:
Se deber concienciar a todo el personal sobre el uso correcto del correo electrnico,
diferenciando su funcin como herramienta de comunicacin interpersonal, de su
funcin como herramienta de transmisin de informacin necesaria para la gestin y
tramitacin. Esto afecta tanto a los correos enviados como a los recibidos.
Cualquier correo que contenga datos relacionados con la gestin del Gobierno Vasco
debe guardarse como documento (se recomienda la conversin del documento a
formato PDF) para su incorporacin al expediente correspondiente.
La direccin de correo del remitente debe identificarse con el nombre del mismo, en el
momento de incorporarse el correo al expediente.
Correos pblicos, de libre acceso a todos los usuarios del Gobierno Vasco, en el que
se almacena la informacin de carcter corporativo.
74/197
4.4.2
Descripcin general
La carpeta ciudadana o dossier del ciudadano es un conjunto de documentos electrnicos
tipificados y con ciertos datos de gestin vinculados a ciudadanos, a travs del vnculo de una
base de Terceros, que puede ser corporativa o creada especialmente para el Dossier.
Los documentos que se deberan incorporar al dossier del ciudadano deben estar tipificados y
en la definicin de los mismos se indicarn aquellos que pueden ser sustituidos por una
transmisin de datos (validacin y certificacin).
A modo de ejemplo y de forma simplificada se detalla como podra trabajar el dossier del
ciudadano:
Consulta de la carpeta por parte de las unidades de gestin. Un usuario interno del
Gobierno Vasco podr consultar el dossier del ciudadano, siempre y cuando haya
identificado al ciudadano en el procedimiento que tramita y sta deba ser incorporada
al expediente.
75/197
Confirmacin
Provisional
Vigente
Caducidad
Vigencia
Histrico
Eliminacin
Fin
76/197
4.4.3
Seguimiento de prensa
Conocimiento jurdico
Estadsticas
Publicaciones, BOPV
Modelo de Trabajo:
77/197
Modificacin del documento: Los documentos se podrn modificar por los usuarios
del departamento que tengan permiso para hacerlo y se dejar constancia de todos los
cambios ocurridos en el documento.
78/197
4.5
Modelo de datos
El siguiente modelo de datos describe la informacin necesaria para realizar una correcta
gestin documental. Esta descripcin se realiza mediante la definicin de entidades y
relaciones entre entidades. Pretende dar una visin global con un nivel de abstraccin prximo
al usuario e independiente de la implementacin fsica del modelo de datos.
Una entidad es un objeto real o abstracto sobre el cual queremos tener informacin, que tiene
existencia por s mismo y que se puede identificar de manera clara y precisa.
La relacin entre entidades es su asociacin o correspondencia entre ellas.
4.5.1
ENTIDADES
CATALOGO DE
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
DE CADA UNIDAD
MBT, MTT
Trmites, Datos
ESTRUCTURA
ORGNICA
DEL G.V.
CUADRO DE
CLASIFICACIN
TIPOLOGA
DOCUMENTAL
SERIES
DOCUMENTALES
SOPORTE
FORMATO
TABLAS DE
VALORACIN
CALENDARIO DE
CONSERVACIN
EXPEDIENTES
DOCUMENTOS
79/197
ENTIDAD
DESCRIPCIN
Procedimientos de
cada unidad
RESPONSABLE
UBICACIN
OBSERVACIONES
Departamentos
BOPV
Catlogo de
procedimientos
DIAE
Departamentos
Estructura orgnica
del Gobierno Vasco
Lehendakaritza
BOPV
Cuadro de
clasificacin
Archivo General
Est albergado en el
SGA.
Tiene un
mantenimiento.
Series documentales
Expedientes
Archivo general
Departamentos
Sistemas de Gestin de
Expedientes
AKS/SGA (cuando se
cierran y archivan)
80/197
ENTIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
Departamentos
Archivo General (cuando
UBICACIN
Sistemas de Gestin de
Expedientes
AKS/SGA (cuando se
cierran y archivan)
Documentos del
expediente
Tipos documentales
Tipo de soporte
Tipo de formato
Calendario de
conservacin
AKS/SGA
AKS/SGA
le son transferidos)
Archivo general
OBSERVACIONES
Archivo general
DIT
81/197
Los procedimientos de cada unidad dan lugar a las series documentales. Una serie
identifica un conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una
funcin o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento.
Las tablas de valoracin detallan los valores de los documentos de archivo de cada
serie documental.
Los documentos de archivo que pertenecen a una tipologa documental pueden estar
en uno o varios soportes.
PROCEDIMIENTOS
DE CADA UNIDAD
MBT, MTT
Trmites, Datos
ESTRUCTURA
ORGNICA
DEL G.V.
CUADRO DE
CLASIFICACIN
TIPOLOGA
DOCUMENTAL
SERIES
DOCUMENTALES
SOPORTE
FORMATO
TABLAS DE
VALORACIN
CALENDARIO DE
CONSERVACIN
EXPEDIENTES
DOCUMENTOS
82/197
SITUACIN ACTUAL
Actualmente slo una parte de las entidades estn gestionadas en un sistema informtico:
Cuadro de clasificacin
Estructura orgnica
Series documentales
Expedientes cerrados
Documentos de los expedientes cerrados
Tablas de valoracin
Calendarios de conservacin
Expedientes abiertos
Documentos de los expedientes abiertos
CATA LO GO DE
PRO CE DIMIE NT O S
PRO CE DIMIE NT O S
D E CADA UN ID AD
SGA
E STRU CTU RA
OR GN ICA
D E L G.V.
CU ADRO DE
CLASIF ICA CI N
MBT , MTT
Tr mi tes, Datos
SE RIE S
DO CUME NT AL ES
T IPOL OG A
D O CUME NT AL
SOPO RT E
F OR MATO
T ABL AS DE
VALO RACI N
CAL E ND ARIO D E
CON SER VACI N
SGE
E XPE DIE NT E S
D OCU MEN T OS
83/197
Expedientes abiertos
Documentos de los expedientes abiertos
FUNCIONES Y
COMPETENCIAS
DEL G.V.
NORMAS DE
PROCEDIMIENTO
SGPN
MBT, MTT
CUADRO DE
CLASIFICACIN
+ Platea
CATALOGO DE
PROCEDIMIENTOS
ESTRUCTURA
ORGNICA
SERIES
DOCUMENTALES
TIPOS DE
DOCUMENTOS
CALENDARIOS DE
CONSERVACIN
SOPORTE
FORMATO
SGA
SUBSISTEMAS
DE
ARCHIVO
EXPEDIENTES
DOCUMENTOS
DEL
EXPEDIENTE
SGE
84/197
4.5.2
Los metadatos son datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los
documentos y su gestin a lo largo del tiempo.
En un modelo de datos normalizado, esta informacin est repartida entre varias entidades.
Por ejemplo, para saber en que subsistema de archivo (oficina, general o histrico) se
encuentra un documento deberamos ver a qu expediente pertenece el documento y localizar
el subsistema en el que se encuentra dicho expediente.
No obstante, podra ser interesante incorporar metadatos redundantes en el documento para
realizar sobre l algn proceso directo.
A continuacin se enumeran algunos de los metadatos que describen un documento
electrnico de archivo que se albergara en el Archivo digital. Puede consultarse la lista
completa de metadatos en la Gua de Uso del Archivo Digital.
Se han agrupado los metadatos en los siguientes tipos:
INHERENTES AL DOCUMENTO
CONTROL DE ACCESO
ALMACENAMIENTO
DESCRIPCIN
FIRMA
ENTRADA / SALIDA
TRAMITACIN
ARCHIVO
85/197
TIPO DE
METADATO
METADATO
INHERENTES AL
DOCUMENTO
INC.*
OBSERVACIONES
1
Identificador nico de
documento (OID)
Asunto
0-1
Autor
Identificador de la Entidad
Tipo de documento
Ttulo
Descripcin, Resumen
Idioma
1-n
Observaciones
0-1
CONTROL DE
ACCESO
1
Derechos de acceso
Custodio. Persona o unidad
responsable del
mantenimiento.
ALMACENAMIENTO
1
Sello de tiempo del instante del
almacenamiento
TIPO DE
METADATO
1-n
0-1
0-1
Versin
1-n
METADATO
DESCRIPCIN
INC.*
OBSERVACIONES
0-1
Descriptor onomstico
0-n
Descriptor geogrfico
0-n
86/197
TIPO DE
METADATO
METADATO
Descriptor de materia
FIRMA
INC.*
OBSERVACIONES
0-n
0-n
Firma
1
0-1
Indicador de documento de
Entrada o Salida
1-n
Nmero de registro
Fecha y hora
TRAMITACIN
Valores: E, S, Interno
0-n
Identificador del procedimiento
/ serie
Origen
Compartido
Ao del ejercicio
0-n
0-1
Documento vital
Valores: S, No
Expurgado
87/197
TIPO DE
METADATO
METADATO
CONSERVACIN A
LARGO PLAZO
INC.*
OBSERVACIONES
0-1
Dependencias de hardware
Documento migrado
Versin de migracin
0-1
0-1
0-1
Valores: S, No
Incidencia de un metadato.
INDIDENCIA
EXPLICACIN
1-n
Refleja que el elemento de metadatos debe aparecer al menos una vez pero
se puede presentar en ms de una ocasin
0-1
0-n
Por su puesto, cada aplicacin puede ampliar estos metadatos aadiendo los que necesite
para implementar su lgica de negocio.
88/197
4.5.3
TIPOLOGAS DOCUMENTALES
Los documentos constituyen el resultado del registro de las actividades de las organizaciones
en el desarrollo de sus funciones ya sean stas de carcter comn o especficas -, dando as
lugar a tipologas documentales diferentes; cuyo conocimiento resulta imprescindible para la
gestin y archivo de la documentacin.
PROCEDIMIENTO
TIPOS DOCUMENTALES
>
SERIES DOCUMENTALES
DOCUMENTOS
>
EXPEDIENTES
RELACIN DE TIPOS
>
DOCUMENTALES
TABLAS DE VALORACIN
CUADRO DE CLASIFICACIN
Unidad lgica
Unidad fsica
Herramienta /
Instrumento
de control
Son vlidos cuando cumplen una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos
por las normas que regulan la actividad administrativa.
89/197
CLASIFICACIN
A.1. - Documentos Administrativos de Decisin
A.2. - Documentos Administrativos de Transmisin
A.3. - Documentos Administrativos de Constancia
A.4. - Documentos Administrativos de Juicio
B.1. - Documentos de Iniciacin
B - POR SU FUNCIN EN EL
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO
C - POR SU EMISOR Y
DESTINATARIO
90/197
Actas
Acuerdos
Anuncios
Autorizaciones
9
9
Certificados
Circulares
Citaciones
Comunicaciones
(5) RESOLUTIVOS
(4) DE
INSTRUCCIN
Carta
CLASIF. C
(POR EMISOR Y DESTINATARIO)
Alegaciones
(3)
COMUNICACIN
(2) INFORMATIVOS
CLASIF. B
(POR LA FUNCIN EN EL PROCEDIMIENTO ADMVO.)
(1) INICIACIN
(4) JUICIO
(3)
CONSTANCIA
(2)
TRANSMISIN
(1) DECISIN
ADMN
TIPO
DOCUMENTAL
ADMINISTRADO
EMISOR
CLASIF. A
(POR EL TIPO DE DECLARACIN)
9
9
9
9
9
9
9
Consulta
Denuncias
Edictos
Informes
Notas
informativas
Notificaciones
9
9
9
9
9
9
9
91/197
TIPO
DOCUMENTAL
Propuesta
resolucin
Recursos
Requerimientos
Resoluciones
Solicitudes
de
9
9
9
9
9
9
92/197
CLASIF. B
(POR LA FUNCIN EN EL PROCEDIMIENTO ADMVO.)
(1) Tipos doc.
generados por la
Admn. Para
comunicarse con
los administrados
(5) RESOLUTIVOS
(4) DE
INSTRUCCIN
(3)
COMUNICACIN
(2) INFORMATIVOS
(1) INICIACIN
(4) JUICIO
(3)
CONSTANCIA
(2)
TRANSMISIN
(1) DECISIN
ADMINISTRADO
ADMN
EMISOR
CLASIF. A
(POR EL TIPO DE DECLARACIN)
9
9
9
9
4.6
Infraestructura. Herramientas
SITUACIN ACTUAL
Actualmente, la gestin documental est implementada:
REGISTRO E/S
(Invesicres, RTT)
TRAMITACIN
(SGE)
ARCHIVO
(SGA)
PLATEA
INFRAESTRUCTURA
Integracin
Presencia en Internet
Tramitacin telemtica (RDE, ...)
93/197
SITUACIN PROPUESTA
Se propone que todos los sistemas de informacin utilicen una infraestructura compuesta por:
ARCHIVO DIGITAL
PLATEA
REGISTRO E/S
(Invesicres, RTT)
PLATEA
INFRAESTRUCTURA
Integracin
Presencia en Internet
Tramitacin telemtica (RDE, ...)
FRAMEWORK
GESTIN DOCUMENTAL
Servicios de negocio
SISTEMAS DE
GESTIN
HORIZONALES
(IKUS, GIP,)
FRAMEWORK
GESTIN DOCUMENTAL
Servicios bsicos
ARCHIVO
DIGITAL
RDE
OTRAS BBDD
DOCUMENTALES
ARCHIVO
(SGA)
TRAMITACIN
(SGE)
SISTEMAS DE
DIFUSIN DE
INFORMACIN
ECM
SISTEMAS DE
GESTIN
ESPECFICOS
CORREO
ELECTRNICO
94/197
4.6.1
ARCHIVO DIGITAL
Archivo
Digital
Registro
E/S
Procesodel
del
Proceso
Proceso
del
Gobierno
Gestin
de
Gobierno
Gobierno
Vasco
Expedientes
Vasco
Vasco
Depart.
Procesodel
del
Proceso
Proceso
del
Otros
Sist.
Gobierno
Gobierno
Gobierno
de
Vasco
Vasco
Vasco
informacin
S.G.A.
Archivos de oficina
Archivo General
e Histrico
Los documentos electrnicos gestionados por el Archivo digital debern cumplir los siguientes
requisitos:
REQUISITOS
AUTENTICIDAD
DESCRIPCIN
INTEGRIDAD
CONSERVACIN
DISPONIBILIDAD
CONFIDENCIALIDAD
95/197
El Archivo digital dar servicio a todos los procesos que requieran de gestin documental.
Para preservar la correcta organizacin del Archivo digital, los documentos tendrn que cumplir
un mnimo de requisitos.
Los documentos tendrn que tener un conjunto mnimo de metadatos que los identifiquen,
describan y clasifiquen.
96/197
4.6.2
Servicio de Objetos
Servicio de Contenidos
Servicio de Relaciones
Servicio de Consultas
Servicio de Credenciales
Servicio de Auditora
FRAMEWORK
GESTIN DOCUMENTAL
Servicios de negocio
FRAMEWORK
GESTIN DOCUMENTAL
Servicios bsicos
ARCHIVO
DIGITAL
97/197
4.6.3
Servicio de Objetos
Servicio de Credenciales
Servicio de Auditoras
Los servicios de negocio de gestin documental ms significativos son (*):
Aplicacin XXX
o
(*) Los servicios web disponibles variarn con la evolucin del Archivo Digital, para obtener
una lista actualizada de los mismos consultar la ltima versin disponible de la Gua de
Uso del Archivo Digital.
98/197
4.6.4
Almacenamiento
Gestin
Documental
Tratamiento
de imgenes
BPM
Records
Management
Publicacin
WEB
DAM
Herramientas de
Colaboracin
Sus funcionalidades podrn ser utilizadas directamente desde las interfaces que ofrece
Documentum o a travs del Framework de Gestin documental.
4.6.5
99/197
4.6.6
100/197
4.6.7
Gestin de Expurgo
101/197
Gestin de Expurgo
El AKS/SGA automatiza, bajo la supervisin del responsable del archivo, la realizacin del
proceso de expurgo mediante la seleccin de las series documentales susceptibles de expurgo
detectadas por el Sistema en base a calendario de conservacin definido.
El Sistema facilita el control del proceso realizado mediante la generacin de los
correspondientes instrumentos de control (notificaciones, acta de expurgo y relaciones de
documentacin expurgada) y el seguimiento de la trazabilidad de la documentacin objeto de
expurgo.
102/197
SGA
Archivo
digital
Su mbito son todos los subsistemas (gestin, central, general, territorial e histrico) del
Sistema de Archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de
Euskadi:
4.6.7.1
INTERFAZ DE CONSULTA
El AKS/SGA dispone de una interfaz para que desde cualquier sistema de informacin del
Gobierno Vasco se pueda consultar la informacin contenida en el SGA. Por supuesto, la
informacin a consultar debe de estar en el mbito de dicho sistema de informacin.
Por ejemplo, una aplicacin de gestin de expedientes podr consultar, sin cambiar de interfaz,
los expedientes que han sido ingresados en el Archivo para conocer, entre otros datos, su
ubicacin fsica, es decir, en qu edificio-depsito-armario-balda-caja se encuentra.
El alcance de esta bsqueda llega a los documentos electrnicos contenidos en los
expedientes. Para los documentos en soporte papel es necesario utilizar el mdulo de
Prstamo para solicitar el acceso a los documentos.
4.6.7.2
IMPORTACIN DE INFORMACIN
Los datos que se cargarn en un campo del AKS/SGA que est controlado por una
tabla auxiliar, por ejemplo la tabla Lugares se toma de una tabla de Eustat, deben
contener valores incluidos en dicha tabla auxiliar.
103/197
4.6.8
Para realizar una correcta gestin documental es bsico elaborar y utilizar un conjunto de
herramientas dirigidas a la organizacin documental:
104/197
105/197
El modelo define cmo debe ser la Gestin documental del Gobierno Vasco. Pero para ese
modelo se convierta en realidad es necesario realizar un conjunto de actividades. Se han
dividido estas actividades en dos grupos:
5.1
Actividades normalizadoras
Formatos estandarizados
o
5.2
106/197
En funcin del soporte de los documentos, podemos dividir a los expedientes en tres tipos:
Expedientes en soporte papel: Todos los documentos del expediente estn en soporte
papel
Expedientes en soporte mixto: Una parte de los documentos del expediente estn en
soporte papel y la otra parte en soporte electrnico.
107/197
Archivo Digital
o
o
108/197
ANEXOS
1. Glosario
2. Funciones de la Gestin documental: Definiciones
3. Platea
4. Requisitos de gestin documental
5. Organismos responsables
6. Modelo de datos del SGA
7. Metadatos de un documento electrnico de archivo
8. Relacin de tipos documentales
9. MBT y las tipologas documentales
10. Propuestas relativas a los documentos electrnicos
11. Recomendaciones de documentos a Digitalizar
12. Formatos de documentos electrnicos
13. El Archivo y la firma digital
14. Conservacin a largo plazo
15. Ejgvdocument
109/197
6.1
Glosario
Para poder entender la gestin de documental es necesario tener claro una serie de trminos y
definiciones. Dichos trminos se han extrado del:
Anlisis de los riesgos: Identificacin de las amenazas que acechan a los distintos
componentes pertenecientes o relacionados con el sistema de informacin (conocidos
como 'activos'); para determinar la vulnerabilidad de los mismos ante esas amenazas y
para estimar el impacto o grado de perjuicio que una materializacin de las mismas
puede tener, obteniendo cierto conocimiento del riesgo que se corre.
Ciclo de vida de los documentos: Agrupacin de fases por las que atraviesa un
documento: creacin, mantenimiento, uso y eliminacin o conservacin definitiva.
Documento: (Del ingls: document) Informacin u objeto registrado que puede ser
tratado como una unidad. (Fuente: UNE-ISO 15489-1)
110/197
111/197
112/197
113/197
6.2
6.2.1
6.2.1.1
Creacin
Edicin
6.2.1.2
Check-In/Check-Out
Funcin por la cual se impide la modificacin de un documento u objeto por dos usuarios al
mismo tiempo.
Check out: obtiene la ltima versin de un documento y lo bloquea para que no pueda ser
modificado por otro usuario.
Check in: desbloquea un documento que previamente fue bloqueado (Check out).
6.2.1.3
Control de Versiones
Documento Vigente. En este estado slo puede existir una copia del documento que es
la que es mostrada a los usuarios.
Documento Histrico. En este estado pueden existir las distintas copias del documento
que en su momento fueron documentos vigentes.
Histrico de las acciones realizadas con cada elemento pudiendo volver a un estado
anterior dentro de ese historial
Aunque no es estrictamente necesario, suele ser muy til la generacin de informes con los
cambios introducidos entre dos versiones, informes de estado, marcado con nombre
identificativo de la versin de un conjunto de ficheros, etc.
114/197
6.2.1.4
Firma Electrnica
6.2.2
6.2.2.1
Captura
Digitalizacin
Reduccin de costes
115/197
6.2.2.2
6.2.2.3
Formularios Electrnicos
Es el procedimiento por el cual se permite a los usuarios a travs de una interfaz grfica la
captura de datos, es decir, es un medio de transmitir informacin. El propsito fundamental del
diseo de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de
informacin administrativa, as como tambin, crear un instrumento de actividad humana para
registrar y pasar la informacin.
116/197
6.2.3
6.2.3.1
Ingreso
Ubicacin / Grabacin del documento
Tras su ingreso, los documentos en soporte papel han de ser ubicados en lugar, por ejemplo
un armario, donde, despus, puedan ser localizados por los usuarios para su posterior uso.
Los documentos en soporte electrnico han de ser grabados en un soporte de almacenamiento
(base de datos, sistema de ficheros, sistema de gestin de documentos electrnicos,...) donde,
despus, puedan ser localizados por los sistemas de informacin.
6.2.3.2
Identificacin
Funcionalidad por medio de la cual se determinan las funciones atribuidas a cada organismo y
el procedimiento de tramitacin de cada una de ellas, obteniendo como resultado las series
documentales producidas por cada organismo. La serie documental se define como el
conjunto de expedientes resultantes de la tramitacin de un procedimiento, por un organismo o
unidad de gestin.
6.2.3.3
Descripcin
6.2.3.4
Clasificacin
117/197
6.2.3.5
Indizacin
Representar el contenido de los documentos a travs de palabras clave que forman parte de un
ndice terminolgico o vocabulario controlado.
La calidad de la indizacin, segn la norma ISO, se mide con 4 parmetros:
6.2.3.6
Indexacin
Accin de ordenar registros mediante la utilizacin de ndices. Las bases de datos, por ejemplo,
suelen almacenar ndices de su contenido en funcin de unos parmetros previamente
definidos. La indexacin proporciona agilidad en las bsquedas, lo que se traduce en mayor
rapidez a la hora de mostrar resultados.
6.2.3.7
Tipo documental
6.2.3.8
Distribucin
Funcin por medio de la cual los documentos entrantes en el sistema se destinan a un conjunto
de usuarios, a los que debemos notificar el alta de los documentos que les ataen.
6.2.4
Almacenamiento
El almacenamiento se refiere a los medios y los mtodos usados para guardar y mantener la
informacin disponible para usarla ms adelante. Algunas sern necesarias de inmediato,
mientras que otras no sern requeridas durante largo tiempo.
118/197
Es la funcin consistente en ordenar los documentos en las mejores condiciones posibles para
su conservacin y uso.
El almacenamiento de los documentos se har de distinta manera dependiendo del soporte en
que estn creados:
6.2.5
6.2.5.1
Utilizacin/Uso
Bsqueda
Funcin para recuperar informacin almacenada por medio de unos criterios establecidos.
Las bsquedas se hacen con palabras clave o con rboles jerrquicos por temas; el resultado
de la bsqueda es un listado en los que se mencionan temas relacionados con las palabras
clave buscadas.
6.2.5.2
Lectura/Visualizacin
6.2.5.3
6.2.5.4
Firma electrnica
119/197
6.2.6
Conservacin / Archivo
6.2.6.1
Registro de Archivo
Instrumento de control que contiene los asientos descriptivos de todos aquellos documentos
que han ingresado en el archivo.
6.2.6.2
Descripcin de Archivo
6.2.6.3
Consulta
Examen directo de la documentacin por parte de los usuarios, sin que ello implique
necesariamente la autorizacin para que stos reproduzcan y/o divulguen total o parcialmente
los datos contenidos en los documentos.
La consulta de documentos supone la plasmacin del derecho de acceso contemplado en la
Constitucin Espaola de 1978 (art. 105, apartado b). Su regulacin se halla contenida, a
efectos administrativos, en la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn de 1992, y a efectos culturales en la Ley de Patrimonio
Histrico Espaol de 1985.
Tambin afecta plenamente al derecho de acceso otra legislacin ms restrictiva:
-
6.2.6.4
Transferencias
120/197
6.2.6.5
Expurgo
6.2.6.6
Prstamo de documentacin
Accin que implica la salida temporal de documentos del archivo con fines administrativos
(consulta) o de difusin cultural (exposiciones)
6.2.6.7
Gestin de Espacios
121/197
6.2.7
Difusin
6.2.7.1
Notificacin
Correo Ordinario
Medio Telemtico
6.2.7.2
Servicio que proporciona a los usuarios, de forma regular, los resultados que se ajustan a un
perfil de bsqueda personalizada. Mediante este servicio se comunican a los usuarios
documentos e informaciones de reciente incorporacin al Sistema, relativos a las materias o
temas solicitados en el perfil.
6.2.8
6.2.8.1
Consulta
Bsqueda
Funcin para recuperar informacin almacenada por medio de unos criterios establecidos.
Las bsquedas se hacen con palabras clave o con rboles jerrquicos por temas; el resultado
de la bsqueda es un listado en los que se mencionan temas relacionados con las palabras
clave buscadas.
6.2.8.2
Lectura/Visualizacin
122/197
6.3
PLATEA
123/197
6.4
A continuacin, para cada requisito, se detalla la unidad responsable, las normativas que le afectan y las herramientas que lo solucionan.
Creacin
N
1
Requisitos
Edicin de documentos
Responsables
Normativas
Herramientas
Unidad tramitadora
Herramientas ofimticas
Plantillas corporativas
Unidad tramitadora.
MBT, MTT
Sistemas de Gestin de
Expedientes
REE Repositorio de Expedientes
Electrnicos (Platea)
Unidad tramitadora.
Sistemas de Gestin de
Expedientes
Unidad Tramitadora
Unidad tramitadora
Sistemas de Gestin de
Expedientes
LEY 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica
ORDEN de 22 de noviembre de 2004, del Consejero
de Sanidad, por la que se establecen normas sobre el
Servicio de Firma y Verificacin
uso de la firma electrnica en las relaciones por
(Platea)
medios electrnicos, informticos y telemticos con el
Sistema Sanitario de Euskadi.
MTT
124/197
Captura
N
7
Requisitos
Identificacin de datos
Captura de Datos
Responsables
Normativas
Herramientas
Unidad Tramitadora
Registro de E/S
Unidad tramitadora
Registro de E/S
Servicio de Registro Telemtico
(Platea)
Sistemas de Gestin de
Expedientes
Registro de E/S
Servicio de Registro Telemtico
(Platea)
Sistemas de Gestin de
Expedientes
Mdulo de digitalizacin de DCT.
Captura de Documentos
Registro de E/S
Unidad tramitadora
10
Unidad tramitadora
XML
11
Escaneo
Registro de E/S
Unidad tramitadora
SGD
12
125/197
Ingreso
N
Requisitos
Responsables
13
Registro de Entrada
Registro de E/S
Unidad tramitadora
14
Unidad tramitadora
15
Clasificacin
Unidad tramitadora
Registro de E/S
16
Indizacin
Unidad tramitadora
17
Compulsa de documentos
Registro E/S
Normativas
Herramientas
126/197
Almacenamiento
N
Requisitos
Responsables
18
Garantas fundamentales
19
Repositorio de documentos
electrnicos
DIT
20
Unidad tramitadora
21
Unidad tramitadora
22
Migracin de documentos
electrnicos
SGD
23
XL-Nets
SGD
Unidad tramitara
Archivo general
Normativas
Herramientas
MTT
Sistemas de informacin
Archivo digital
Firma electrnica reconocida
MGDGV
MTT
RDE-Repositorio de Documentos
Electrnicos (Platea) en proceso
de sustitucin por el Archivo
digital.
127/197
Utilizacin / Uso
N
Requisitos
Responsables
24
Unidad tramitadora
25
Unidad tramitadora
26
Unidad tramitadora
Archivo
27
28
Unidad tramitadora.
29
Impresin de un documento
Unidad tramitadora
30
Unidad tramitadora
Normativas
Herramientas
Infraestructura de integracin
SGE
Servicio de Consulta (Platea)
AKS/SGA
SGD
Moreq
SGD
SGE, AKS/SGA
MTT
128/197
Difusin
N
Requisitos
Responsables
Normativas
Herramientas
31
Registro de Salida
Registro de E/S
Unidad tramitadora
32
Notificacin
Unidad Tramitadora
Unidad Tramitadora
LEY 24/2001
REAL DECRETO 209/2003
ORDEN de 16 de agosto de 2004, de la Consejera de Sistema Horizontal de Notificacin
Hacienda y Administracin Pblica, sobre tramitacin y Pasarela de Notificacin
telemtica de determinados procedimientos y Telemtica (Platea)
actuaciones previstas en la legislacin de contratos de
las Administraciones Pblicas
MTT
LEY 30/92, art. 59.5 y 60
DECRETO 155/1993, de 1 de junio, sobre el BOPV,
Infraestructura de presencia en
art. 10 a 21
Internet
DECRETO 38/2000, de 29 de febrero, por el que se
regula el Servicio Oficial de Traductores, Disp. Final 1.
33
Notificacin telemtica
34
Unidad Tramitadora
35
Unidad Tramitadora
36
Unidad Tramitadora
129/197
Difusin
N
37
38
Requisitos
Emisin de Certificacin
Responsables
Normativas
Herramientas
Unidad tramitadora
Unidad tramitadora
130/197
Consulta
N
Requisitos
Responsables
Normativas
LEY 30/92, arts 35. a) y 37
LEY ORGNICA 15/1999
LEY 38/95
DECRETO 174/2003
MTT
Herramientas
SGE
Servicio de Consulta (Platea)
AKS/SGA
39
Unidad tramitadora
Archivo
40
Unidad tramitadora
SGE
Servicio de Consulta (Platea)
AKS/SGA
Unidad tramitadora
Archivo
SGE
Servicio de Consulta (Platea)
AKS/SGA
Infraestructura de integracin
41
42
Consulta de expedientes /
documentacin por el ciudadano (no
interesado / investigador)
Archivo
43
SGD
131/197
44
45
Gratuidad
Gobierno Vasco
XL-Nets
SGD
Formatos de documentos y visores
gratuitos
132/197
Conservacin / Archivo
N
46
Requisitos
Lectura a lo largo del tiempo
Responsables
Archivo general
Normativas
Herramientas
MTT
Migracin de formatos
MBT, MTT
Sistemas de Gestin de
Expedientes
REE Repositorio de Expedientes
Electrnicos (Platea)
47
Unidad tramitadora
48
Archivo de oficina
AKS/SGA
Archivo de oficina
Archivo digital
AKS/SGA
49
Archivo digital
50
51
Unidad tramitadora
Archivo General de la
Administracin General de
la C.A.E.
COVASAD
COVASED
52
Sistema de Archivos de la
Administracin General de
la C.A.E.
AKS/SGA
Tablas de Valoracin
DECRETO 45/1998
DECRETO 232/2000
DECRETO 174/2003
ORDEN de 19 de diciembre de 2005, Reglamento del
Sistema de Archivo
ORDEN de 19 de diciembre de 2005, sobre
procedimiento para la identificacin y funcionamiento
de la COVASAD.
Tablas de Valoracin
Calendario de transferencias
Calendario de conservacin
AKS/SGA
133/197
Conservacin / Archivo
N
Requisitos
Responsables
53
Sistema de Archivos de la
Administracin General de
la C.A.E.
54
Sistema de Archivos de la
Transferencia de documentacin a los
Administracin General de
sucesivos niveles de Archivo
la C.A.E.
Normativas
Herramientas
134/197
Eliminacin / Expurgo
N
55
Requisitos
Responsables
Normativas
Herramientas
135/197
6.5
Organismos responsables
6.5.1
Contratacin.
Conservacin, modificacin y desarrollo del Derecho Civil Foral y Especial del Pas
Vasco.
Ejercer las funciones que las Leyes y los reglamentos atribuyen al Gobierno en materia
de Administracin Local.
Dirigir, de acuerdo con las Leyes y los reglamentos, los organismos autnomos, entes
pblicos de derecho privado y sociedades pblicas adscritos al Departamento.
136/197
6.5.1.1
137/197
6.5.1.1.1
Las relativas a la gestin del servicio portador de los servicios de difusin de radio y
televisin, as como aquellas facultades inherentes a la administracin y explotacin de
las infraestructuras soporte del mismo.
Las relacionadas con el espectro radioelctrico y los servicios soportados sobre ste.
138/197
6.5.1.1.2
Establecer las normas de diseo y calidad a la que deban ajustarse los planes de obras
y sus programas de desarrollo en los edificios de gestin centralizada, as como definir
sus estndares de uso, superficies y condiciones de confort.
139/197
6.5.1.1.3
140/197
6.5.1.1.4
141/197
6.5.2
142/197
6.5.3
6.5.4
Analizar y proponer las medidas de concienciacin social y colectiva sobre el valor del
Patrimonio Documental y los Archivos de Euskadi, contribuyendo a la formacin y
educacin en esta materia con cuantos organismos sea preciso.
143/197
6.5.5
Se trata de un rgano adscrito a la Direccin de Patrimonio Cultural que tiene las siguientes
funciones:
6.5.6
Desarrollar y mejorar las herramientas y servicios horizontales de uso comn para los
Departamentos y Organismos dependientes del Gobierno Vasco en materia de gestin
documental.
6.5.7
144/197
6.6
Fondo
Subfondo
Seccin
Subseccin
Serie
Subserie
Expediente
Documento simple
Unidades de instalacin.
rea de Contexto.
Signatura o signaturas
Documentos electrnicos (documentos electrnicos asociados al registro
descriptivo).
A continuacin presentamos la captura de la pantalla del AKS/SGA: Ficha descriptiva del
expediente.
o
o
145/197
146/197
EXPEDIENTES
DOCUMENTOS
ELECTRNICOS
VERSIONES
FICHEROS
FSICOS
Tabla: Expedientes
Campo
Tipo
Descripcin
ARCODARC
Number
ARCODCLA
Number
ARTITULO
varchar2
(255)
ARFECINI
varchar2 (8)
ARFECFIN
varchar2 (8)
ARNUMEX1
varchar2
(30)
Identificador / N de Expediente
ARCODPRO
Number
ARALCANZ
varchar2
(1000)
Tabla
relacionada
Cuadro
de
Clasificacin
147/197
Tipo
Descripcin
Tabla
relacionada
DACODDAR
Number
DATITULO
varchar2(150)
DADESCRI
DACODARC
Number
Cdigo del
documentos
DACODEXP
Number
archivo
al
que
pertenecen
los Archivo
Tabla: Versiones
Campo
Tipo
Descripcin
VACODVAR
Number
VACODDAR
Number
VAPATH
VATAMANO
Number
VAFICFEC
varchar2(8)
VAFECALT
varchar2(8)
Fecha de alta
VAFECMOD
varchar2(8)
Fecha de modificacin
VANUMVER
Number
Nmero de versin
VANUMREV
Number
Nmero de revisin
Tabla
relacionada
Documentos
Tipo
Descripcin
BACODBAR
Number
BACODVAR
Number
Cdigo de versin
BAOID
Varchar2(16)
Tabla
relacionada
Versiones
Como vemos, datos tan relevantes sobre el documento electrnico (como son el cuadro de
clasificacin, el nmero del expediente o la unidad productora) estn en la tabla Expedientes
debido a la normalizacin del modelo de datos del AKS/SGA.
148/197
6.7
METADATO
INHERENTES AL
DOCUMENTO
INC.*
OBSERVACIONES
1
Identificador nico de
documento (OID)
Asunto
0-1
Autor
Ttulo
Descripcin, Resumen
Vigencia
0-1
Soporte
Naturaleza
0-1
0-1
Identificador de la Entidad
Tipo de documento
Idioma
Digitalizado
Observaciones
CONTROL DE
ACCESO
1-n
1
0-1
1
Derechos de acceso
1-n
ALMACENAMIENTO
1
Sello de tiempo del instante del
almacenamiento
149/197
TIPO DE
METADATO
METADATO
Nombre del usuario o aplicacin
que ha almacenado el
documento
INC.*
1
0-1
0-1
Versin
1-n
DESCRIPCIN
OBSERVACIONES
0-1
Descriptor onomstico
0-n
Descriptor geogrfico
0-n
Descriptor de materia
0-n
FIRMA
0-n
Identificador del firmante
Firma
ENTRADA / SALIDA
0-1
Indicador de documento de
Entrada o Salida
Valores: E, S, Interno
1-n
1
1
0-n
Origen
Compartido
Ao del ejercicio
Estado
Trmite
Tarea
Pendiente, Presentado,
0-n
Indicador de revisin
Valores: S, No
Resultado de revisin
150/197
TIPO DE
METADATO
METADATO
ARCHIVO
INC.*
OBSERVACIONES
0-1
Subsistema de archivo
Custodio
Valores: Oficina, General, Histrico
Documento vital
Valores: S, No
Expurgado
Responsable de la baja
(expurgo)
CONSERVACIN A
LARGO PLAZO
0-1
Dependencias de hardware
Documento migrado
Versin de migracin
0-1
0-1
0-1
Valores: S, No
151/197
INC.* = Incidencia
Indica el nmero de veces que debe aparecer el metadato. En trminos tcnicos, esta
caracterstica se denomina cardinalidad. La incidencia se designa del siguiente modo:
INDIDENCIA
EXPLICACIN
1-n
Refleja que el elemento de metadatos debe aparecer al menos una vez pero
se puede presentar en ms de una ocasin
0-1
0-n
152/197
6.8
Contenido / definicin
Subtipos
Cod. clasificacin
Normativa
Tipo
Decl..
A.3.
Funcin
Emisor
B.4.
C.2.
B.5.
C.1.
Acuerdo de iniciacin de un
procedimiento
Acuerdo de acumulacin de
Acuerdo
procedimientos
Acuerdo de prctica simultnea de
trmites
Acuerdo de apertura del perodo de
prueba
Acuerdo de ampliacin de plazos
Acuerdo de tramitacin de urgencia
Acuerdo de adopcin de medidas
provisionales
Acuerdo de admisin o rechazo de
pruebas propuestas
Acuerdo de solicitud de Informes
Acuerdo de informacin pblica
Acuerdo de caducidad del
procedimiento
153/197
Contenido / definicin
Subtipos
Cod. clasificacin
Normativa
Alegaciones
Carta
Certificado
Tipo
Decl..
A.3.
Funcin
Emisor
B.3.
C.3.
B.3.
C.3.
B.4.
C.1.
154/197
Contenido / definicin
Subtipos
Cod. clasificacin
Normativa
Tipo
Decl..
Funcin
Emisor
Comunicacin
Denuncia
Informes
Notificacin
Informes preceptivos
Informes facultativos
Informes vinculantes
Informes no vinculantes
Dictamen
A.3.
B.3.
C.1.
B.1.
C.3.
A.4.
B.4.
C.2.
A.2.
B.3.
C.1.
155/197
Contenido / definicin
Subtipos
Propuesta de
resolucin
Recurso
Requerimiento
Cod. clasificacin
Normativa
Tipo
Decl..
A.4.
A.2.
Funcin
Emisor
B.4.
C.2.
B.4.
C.3.
B.2.
C.1.
156/197
Contenido / definicin
Subtipos
Cod. clasificacin
Normativa
Tipo
Decl..
Funcin
Emisor
Resolucin de autorizacin
Resolucin de Concesin de Dominio
o Servicio Pblico
Resolucin
Resolucin de reconocimiento de
derechos econmicos
Resolucin de concesin de
subvenciones y ayudas
Resolucin sancionadora
Resolucin por la que se declara la
nulidad de pleno derecho
Resolucin de anulabilidad
Resolucin de revocacin
Resolucin de rectificacin de errores
Resolucin de inadmisin
Resolucin del recurso
A.1.
B.5.
157/197
C.1.
Solicitud
Contenido / definicin
Documento que contiene una o varias
peticiones de un ciudadano dirigidas a
promover
la
accin
del
rgano
administrativo al que se dirige para
satisfacer una o varias pretensiones con
fundamento en un derecho subjetivo o un
inters legtimo
La presentacin de una solicitud da lugar
normalmente- a la iniciacin de un
procedimiento formalizado.
La solicitud puede ir acompaada de
otros documentos:
Documentos requeridos normativamente:
aquellos que deben acompaar a la
solicitud porque as lo establece la
disposicin normativa que regula la
materia a la que se refiere la solicitud
Documentos aportados voluntariamente,
o que los solicitantes aportan datos e
informacin que estiman conveniente a
efectos de apoyar y completar la solicitud
Subtipos
Cod. clasificacin
Normativa
Tipo
Decl..
Funcin
B.1.
158/197
Emisor
C.3.
6.9
NORMAS DE
PROCEDIMIENTO
MBT, MTT
CUADRO DE
CLASIFICACIN
CATALOGO DE
PROCEDIMIENTOS
SERIES
DOCUMENTALES
TIPOS DE
DOCUMENTOS
CALENDARIOS DE
CONSERVACIN
SOPORTE
SUBSISTEMAS
DE
ARCHIVO
EXPEDIENTES
DOCUMENTOS
DEL
EXPEDIENTE
A continuacin, en forma de tabla, se presenta una propuesta de relacin entre los trmites y
los tipos de documentos para una familia del Modelo bsico de tramitacin, Ayudas y
subvenciones.
159/197
Actividades
Recepcin de la documentacin
PRESENTACIN DE LA
SOLICITUD Y
APERTURA DEL
EXPEDIENTE (E)
Tipos documentales
Solicitud / Documentacin
Acreditativa / Documentacin
justificativa (cuando proceda)
documentacin
PETICIN
DE Elaboracin del documento de
DOCUMENTACIN (E)
reclamacin de documentacin
Registro de Entrada
Apertura del expediente
Captura de datos / Identificacin de datos.
Grabacin de los datos en la aplicacin de gestin de
expedientes.
Clasificacin del Expediente
Escaneo:
Solicitud
Control de la solicitud
Comprobacin de la
Dentro de la Documentacin
acreditativa modelo de Autorizacin
a la Admn. para solicitar
informacin del cumplimiento de las
obligaciones tributarias
Escaneo:
Documentacin acreditativa
Documentacin Justificativa
Consulta de documentacin ya existente en el Sistema.
Consulta de documentacin en otras Administraciones e
Instituciones (tributaria, catastral, padrn,....)
Registro de Salida
Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo
Acuse de recibo
Normativa especfica: Ley 38/2003 de 17 de noviembre, General de Subvenciones (BOE DE 18/11/2003); RD 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley
38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (BOE n 176, 25-Jul-2006); Ley 47/2003 de 24 de noviembre, General Presupuestaria (BOE n 284, 27-Nov-2003).
160/197
Actividades
Recepcin de la documentacin
en plazo
No se recibe en plazo
Tipos documentales
Solicitud / Documentacin
Acreditativa / Documentacin
justificativa (cuando proceda)
161/197
Actividades
Tipos documentales
presentadas / Elaboracin de
Informes Tcnicos
Informes Tcnicos (y/o jurdicos)
por la propia unidad tramitadora
Elaboracin de la propuesta de
tramitadora
resolucin
PROPUESTA
RESOLUCIN
PROVISIONAL (I)
DE Notificacin de la resolucin al
interesado
Recepcin de alegaciones
presentadas por el solicitante
EXAMEN DE
ALEGACIONES (I)
REVISIN DE LA
PROPUESTA DE
RESOLUCIN
DEFINITIVA (I)
Elaboracin de la propuesta de
resolucin definitiva
Emisin de la resolucin
Informes Tcnicos
Propuesta de resolucin
Registro de Salida
Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo
Integracin del documento en el expediente fsico / digital.
Registro de Entrada
Escaneo (?)
Integracin del documento en el expediente fsico / digital.
Captura del documento por la unidad tramitadora (si su emisin
es por otra unidad)
Integracin del documento en el expediente fsico / digital.
Captura del documento por la unidad tramitadora
Integracin del documento en el expediente fsico / digital.
Captura del documento por la unidad tramitadora
Notificacin:
RESOLUCIN (E)
Notificacin de la resolucin al
interesado
Comunicacin al interesado de la
resolucin
Registro de Salida
Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo
Integracin del documento en el expediente fsico / digital.
Publicacin de la resolucin en
el BOPV
Publicacin en Boletn
162/197
Actividades
Tipos documentales
DEL
ORDENACIN
PAGO
/
MATERIAL. (I)
DEL
PAGO
Generacin de la
documentacin contable
163/197
Actividades
Tipos documentales
Escrito de Recurso
presentadas / Elaboracin de
Informe o Propuesta de
Resolucin
Informe
Propuesta de resolucin
tramitadora
Emisin de la resolucin
RESOLUCIN
RECURSO (E)
Publicacin de la resolucin en
el BOPV
Comunicacin al interesado de la
resolucin
Notificacin:
Registro de Salida
Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo
Integracin del documento en el expediente fsico / digital.
Publicacin en Boletn
164/197
Actividades
PRESENTACIN
ESCRITO
DESTIMIENTO
RENUNCIA (E)
DEL
DE Recepcin del escrito de
O
desistimiento o renuncia
ACEPTACIN
DESISTIMIENTO
RENUNCIA (E)
DEL
Resolucin de admisin del
O
desistimiento o renuncia
Tipos documentales
Registro de Entrada
Integracin del documento en el expediente fsico / digital.
Resolucin
Notificacin
Acuse de recibo
Notificacin de la Resolucin de
NOTIFICACIN (E)
165/197
INICIACIN
PROCEDIMIENTO
REINTEGRO (E)
Actividades
DEL
Acuerdo de iniciar el
DE
procedimiento de reintegro2
DEL
Notificacin al beneficiario de
DE
inicio del procedimiento
PETICIN
DE
DOCUMENTACIN (E) / Elaboracin del documento de
reclamacin de documentacin
AUDIENCIA
DE
INTERESADO (E)
Recepcin del acuse de recibo
Recepcin de la documentacin
Recepcin de alegaciones
Tipos documentales
Resolucin de acuerdo de inicio del
procedimiento de reintegro de pago
indebido/ por incumplimiento de
obligaciones...
Notificacin:
Registro de Salida
Notificacin de la resolucin de inicio
Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo
del procedimiento de reintegro de
Recepcin del acuse de recibo
pago indebido / por incumplimiento
Notificacin mediante Publicacin en el BOPV (ANUNCIO), en
de obligaciones...
caso de cambio de domicilio, etc.
Integracin del documento en el expediente fsico / digital.
Comunicacin al solicitante para que Registro de Salida
presente la documentacin
Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo
necesaria
Acuse de recibo
El rgano concedente ser el competente para exigir del beneficiario el reintegro de subvenciones cuando aprecie la existencia de alguno de los supuestos de reintegro de cantidades
percibidas establecidos en la Ley, artculo 37...
166/197
Actividades
Recepcin de alegaciones
Emisin de la resolucin de
reintegro
RESOLUCINDE
REINTEGRO (E)
Notificacin de la resolucin al
interesado
Publicacin de la resolucin en
el BOPV
CONTROL
CONTABLE Control de la gestin contable :
DEL INGRESO DE LA
Generacin de los documentos
DEVOLUCIN (I)
contables
Tipos documentales
Comunicacin al interesado de la
resolucin
Notificacin:
Registro de Salida
Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo
Integracin del documento en el expediente fsico / digital.
Documentacin contable
167/197
Actividades
Tipos documentales
El procedimiento de apremio se tramita para la recaudacin de las deudas con la Administracin previamente notificadas, no ingresadas a su vencimiento. Se inician
al da siguiente del vencimiento del plazo de ingreso en perodo voluntario.
168/197
Actividades
Tipos documentales
Emisin de la resolucin de
FINALIZACIN
EXPEDIENTE (I)
Resolucin
Marcado / Control del cierre en la aplicacin de gestin de
expedientes.
169/197
170/197
Criterios
Los documentos recibidos por medio del registro telemtico, siempre y cuando la
migracin del mismo a formato PDF se pueda realizar sin alterar la informacin, se
debern convertir a dicho formato en el momento de la entrega al registro y devolverle
el documento migrado al ciudadano para que lo firme y ste se incorpore al
procedimiento en cuestin.
Para los documentos generados durante la tramitacin del expediente y que tengan la
consideracin de vigentes se recomienda que se migren a formato PDF siempre y
cuando la migracin no implique la prdida de informacin del documento, obteniendo
de esta forma un control de versiones de los documentos, obteniendo los tres estados
del documento (Trabajo, Vigente e Histrico)
171/197
Los riesgos y las salvaguardas de la aplicacin se deben revisar cuando sea adecuado
y peridicamente como una parte ms de la gestin de la seguridad.
Definicin de una poltica de auditorias para controlar el perfecto estado de los ficheros
y la legibilidad de los mismos.
Criterios
172/197
Criterios
Conservar las bases de datos copiando los datos a un formato de bajo nivel (texto
plano o en modo de acceso secuencial indexado) o si son bases de datos propietarias,
debe considerarse la posibilidad de exportarlas a una base de datos de software libre,
de forma automtica o semiautomtica.
Criterios
173/197
o
o
o
o
o
o
o
Los documentos originales que se tengan que conservar tienen que estar directamente
relacionados con la plataforma tecnolgica donde se crearon, es decir una vez que la
plataforma tecnolgica ya no se pueda soportar, los documentos tienen que ser
migrados a otros formatos o soportes para poder seguir consultndolos.
Se tienen que tener identificados todos los tipos de formatos de los documentos que se
conserven en el Archivo Digital, y el nmero de documentos que se conservan por
cada tipo de formato.
Las copias migradas de los documentos originales deben dejar constancia de las
caractersticas de la plataforma tecnolgica del documento original, y en las posibles
migraciones a otros formatos de este documento dejar constancia de todas las
migraciones y formatos por los que ha pasado.
Criterios
Se debe incluir y mantener por cada tipo de documento informacin de contexto para
conocer su evolucin.
174/197
Cambiar el formato de los documentos escaneados una vez codificados por otro ms
estandarizado o de mayor perdurabilidad.
Conversin de los documentos digitalizados a formato PDF 1.4 como formato estndar.
175/197
Criterios
Cuando no sea posible que el servidor de la aplicacin pueda mantener los datos de
gestin activamente, se aplicar un proceso de compactacin que deber permitir
eliminar del soporte de almacenamiento, con una periodicidad determinada, aquellos
datos que no sean utilizados para el ejercicio de potestades.
En el caso de que los datos compactados sean a su vez salvados a otro soporte de
almacenamiento, y a continuacin sean eliminados del soporte de gestin, existir otro
proceso que permita reincorporar los datos compactados de forma que sean legibles
por la aplicacin o por otra aplicacin sustitutiva.
Cuando la aplicacin sea sustituida por una nueva aplicacin, se aplicarn los procesos
necesarios para incorporar toda la informacin existente hasta ese momento a su
nuevo formato.
176/197
Criterios
Eliminar la informacin que carece de valor administrativo con la ayuda de las normas
establecidas por el archivo.
Abrir los documentos poseedores de una firma electrnica o cifrados, para acceso
pblico antes de transferirlos al Archivo central.
El archivo debe comprobar que los documentos que se le transfieren para su custodia
estn libres de virus, de errores, etc. y que el objeto conservable (Archival Information
Package, AIP).
177/197
Criterios
CD-ROM y DVD.
3. Formatos de documentos:
o
o
o
Los documentos administrativos que deban ser consultados por el ciudadano deben
ser convertidos a PDF para poder garantizar que el ciudadano los pueda visualizar, as
como facilitarle un acceso para descargarse una copia del visualizador.
178/197
Criterios
En el caso de aquellos formatos para los que no existe una norma: se generarn las
especificaciones que son requeridas para la representacin de la informacin para ser
presentadas a una entidad de certificacin/normalizacin (AENOR).
Utilizar un formato texto que conserve la estructura del fichero, puesto que con
estructura el fichero es independiente del equipo y de fcil manejo, mientras que sin
estructura el fichero es una secuencia de caracteres difcil de manejar.
Utilizar aquellos formatos de datos y programas para los que en la medida se disponga
de especificaciones pblicas y libres de royalties y patentes.
179/197
JPEG, ISO 10918. Hay que tener en cuenta que es destructivo con un
nivel de compresin alto, por lo que se debe comprobar que la perdida
de imagen es aceptable. Soporta 16,7 millones de colores (24 bits por
pixel).
180/197
Criterios
Se debe utilizar bien el juego de 191 caracteres grficos del alfabeto latino n 1
codificados sobre un octeto, segn la norma ISO 8859-1 o bien el juego de caracteres
codificados multi-octeto, segn la norma ISO 10646 (ISO/IEC 10646:1:2000 /Unicode
v3.0 in UTF-8 / UTF-16), de forma que ambas permiten satisfacer las necesidades del
Castellano, Cataln, Euskera y Gallego, as como las variantes de estas lenguas
Debe haber presencia de la letra "", smbolo de euro, y signos de apertura y cierre de
admiracin y exclamacin en los teclados de los distintos tipos de equipos utilizados.
181/197
Criterios
182/197
Disquete 3
1,44 a 120 5 a 32 C y 2 a
MB
20% a 60% aos
HR
Consideraciones
5 a 45 C 5 a
y20% a 80% aos
HR
Cartucho 1/2" y 80 MB / 2 5 a 32 C y 5 a
1/4"
GB
20% a 80% aos
HR
5 a 32 C y 5 a
20% a 60% aos
HR.
Cinta DAT
4mm.
de 2 a 24 GB
Cinta de 8mm
3,5 a 25 GB
2. Soportes
pticos
Capacidad Condiciones
Ambientales
0,65 GB
CD-ROM
Plazo
Almacn
-5 a + 30 C y
5% a 60% HR
Consideraciones
Regrabable (RW) + 1.000 veces Reescribir
cada 10 aos Normas ISO/IEC 9660 y 1014
CD-R y CD-RW
18 -10 a 50 C
3% a 85% HR 10 a
aos
4,7 a 9,4
GB
DVD-ROM
4,7
GB
DVD-RAM
DVD-R
DVD_RW
y 4,7 GB
3. Soporte
Microfilm
Capacidad Condiciones
Plazo
Ambientales Almacn
Micro film:
Polister y
Halgeno de plata
Consideraciones
17
C
Ms estable que el papel e independiente de la
20% a 30% 100 aos obsolescencia tecnolgica de sistemas y
HR
aplicaciones. Normas ISO 6199, 10602
Temperatura
Humedad Relativa
17 C +/- 1 C-
52% +/- 3%
- Pelcula Nitrato
- 20 C hasta 2 C +/- 1 C
- Pelcula Polister
- 20 C hasta 17 C +/- 1 C
40% +/- 2%
Microfilm:
183/197
Electromagntico
+ 2 C hasta 18 C +/- 1 C
40% +/- 2%
ptico
+ 2 C hasta 18 C +/- 1 C
Criterios
184/197
Criterios
Procedimientos de proteccin:
o
o
o
o
o
185/197
Criterios
Biblioteca de soportes:
Controlar los datos, acusar recibo y marcar las copias remitidas a los
receptores autorizados.
determinar
el
grado
de
186/197
187/197
188/197
Los inconvenientes que se deben valorar a la hora de tomar una decisin son:
Posible rechazo por parte del usuario (personal de las Unidades que consultan su
propia documentacin) a la utilizacin de soportes distintos al papel.
A la vista de lo expuesto se pueden determinar los siguientes criterios a tener en cuenta para la
digitalizacin de series documentales:
189/197
Auditora
Consejo de Gobierno
Documentacin contable
Documentacin jurdica
Expedientes de contratacin
Expedientes de vivienda
Expedientes de personal
Expedientes de urbanismo
RAMINP
Registro de Contratacin
Subvenciones
VPO / INV
190/197
Escenario
Lectura
Presentacin
Almacenamiento
Papel a Electrnico
Internet
191/197
Escenario
Formato
Denominacin
Descripcin
PDF/A
Lectura
ejgvDocument
EjgvDocument
Presentacin
Almacenamiento
Fichero texto
Plano, ASCII
GIF
HTML/XHML
JPG/JPEG 2000
Microsoft Office
ODF
PDF/A
PNG
RTF
TIFF
PDF/A
192/197
PDF/A
PDF/A
PDF rellenable
RTF
ODF
Internet
193/197
La firma electrnica juega un papel fundamental para fijar el valor evidencial de un documento
electrnico. Para la conservacin a largo plazo, la tecnologa de firma electrnica presenta
algunos problemas.
Sin embargo, estos problemas no invalidan el uso de la firma electrnica en los archivos
digitales. Para su correcto uso se realizan las siguientes recomendaciones:
A lo largo del ciclo de vida de cada tramitacin tienen lugar una serie de eventos que
precisan de una constancia fechada. Estos eventos son la finalizacin de la actividad
(el cierre del expediente), la generacin de la versin de archivo y la constancia de la
transferencia de la responsabilidad de la custodia. En estos casos, el uso del sello de
tiempo permite fijar los eventos al bloque firmado de forma indisociable.
El mantener legibles los documentos implica una serie de operaciones tcnicas que a
menudo exigen su transformacin o conversin a formatos vigentes. Cada modificacin
que se realiza sobre un documento original debe ser documentada, y exige la
constancia de su autora y fecha. Nuevamente se pueden utilizar la firma electrnica y
el sello de tiempo para la validacin de modificaciones con fines de preservacin. As,
el documento digital conservable a largo plazo se convierte en un bloque,
correspondiente a una agrupacin documental, autentificado por el responsable de la
custodia, y peridicamente modificado, actualizado y refirmado mediante una serie de
capas de informacin acumulativas.
194/197
Cuando
lo
determinen
los
calendarios
de
conservacin, los expedientes se transferirn al
Archivo general. Como paso primero firmarn el
documento Relacin de transferencia al Archivo
general el/la Jefe del Archivo general y el/la
Depositario del departamento remitente. Despus se
transferir la documentacin tanto en soporte papel
como en soporte electrnico. De cada documento
electrnico transferido (en su formato original) se
realizar una copia en el formato de conservacin a
largo plazo. Esta copia estar firmada por el Archivo
general prolongando, de esta manera, su valor
probatorio y evidencial.
195/197
Transformacin (n veces)
Informacin de transformacin del expediente
Firma de transformacin del expediente
Tras el paso de los aos, cuando el documento original quede obsoleto, el Archivo
general seguir garantizando la legibilidad del documento copia-largo-plazo. Para ello,
peridicamente, realizar tareas de:
Chequeo de errores
Revisin de la legibilidad
Migracin
Emulacin
196/197
6.15 Ejgvdocument
Un documento ejgvDocument es un fichero en formato HTML que incluye, como comentarios
las partes correspondientes a la firma, al xml (computable) y al texto firmado.
Su estructura es, por tanto, la que sigue4:
<html>
<!-- ejgvSignatureLa firma del texto plano (signeInfo)ejgvSignature -->
<!-- ejgvDocumentEl documento XMLejgvDocument -->
<!-- ejgvSignedInfoEl texto firmadoejgvSignedInfo -->
<head>
La cabecera del documento HTML
</head>
<body>
El cuerpo del documento HTML
</body>
<!--ejgvSignatureFooterBegin-->Pie de firma<!-ejgvSignatureFooterEnd-->
</html>
Notas:
Es legible: puede ser ledo, directamente, por seres humanos. Es decir, dispone de un
formato de texto sencillo de interpretar.
Es computable: una aplicacin puede interpretar fcilmente los datos que contiene.
Es verificable: existe un proceso conocido que permite verificar, mediante la firma, que
el contenido del documento no ha variado.
197/197