Gestin de Proyectos

O N A L

Las 12 Reglas de Oro

del Gerente de Proyecto

Tercera regla

Organice la Unidad Ejecutora

y sus relaciones

Hctor Sann - Consultor ILPES

Tercera regla
Organice la Unidad Ejecutora y sus relaciones

"Democracia es cuando yo
te mando a ti. Dictadura,
cuando t me mandas a
mi"
Millor Fernandes
Hctor Sann - Consultor

Pasos para el diseo de la

Organizacin del Proyecto
1.Identificar el trabajo a realizar
(Componentes y Actividades del ML)

2.Ajustar la Estructura Analtica del Proyecto

3.Definir responsabilidades, delegaciones y
autorizaciones (empowerment)
4.Establecer relaciones entre grupos de
trabajo
5.Definir insercin institucional
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Pasos para el diseo organizacional del proyecto

1. Identificar trabajo: Componentes y Actividades del ML

Concepto

Indicador

Verificacin

Supuesto

Fin

Propsito

REFERENCIA
BASICA
PARA
ORGANIZACIN

Componente

Actividad

Ambito de responsabilidad directa

Elementos referenciales, bajo observacin
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Pasos para el diseo organizacional del proyecto

2. Ajustar la Estructura Analtica del Proyecto - EAP*

PROYECTO

COMPONENTE 1

MACROACTIVIDAD 1

COMPONENTE 2

MACROACTIVIDAD 2

Actividad1

Actividad 2

Actividad3

* Work Breakdown Structure (WBS)

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COMPONENTE 3

Pasos para el diseo organizacional del proyecto

2. Ajustar la Estructura Analtica del Proyecto - EAP*

La organizacin interna del proyecto es la

conjugacin de:
? Componentes sustantivos
? Componentes de gestin o de apoyo
?

Los componentes sustantivos se derivan del ML.

? Los componentes de gestin generalmente se
aglutinan en un componente adicional
denominado GERENCIA o GESTIN
* Work Breakdown Structure (WBS)
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Pasos para el diseo organizacional del proyecto

3. Asignar responsabilidades

Caso: Construccin Parque Comunal

OBJETIVO:
CONSTRUCCION
PARQUE COMUNAL
RESPONSABLE: GERENTE

RECURSOS
E INSUMOS
(Secretaria)

JARDINERIA
(Jardinero)

OBRAS-JUEGOS
Maestro

EDUCACION
COMUNITARIA
(Trabajadora Social)

DOTACION

HACER HOYOS

DRENAJE

PROMOCION

EQUIPO

TRAER PLANTAS

CONSTRUCCION

CAPACITACION

MATERIALES

PLANTAR

INSTALACION

MANO DE OBRA

ACABADO

Combinacin de 2 criterios de organizacin:

* Por producto (por componentes)
+ Funcional (por actividades afines)
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Pasos para el diseo organizacional del proyecto

4. Establecer relaciones entre grupos de trabajo

Relaciones internas
? Interdependencia de las actividades
? Funciones de apoyo
? Coordinacin
Relaciones externas
? Grupos de apoyo
? Contrataciones
? Supervisin
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Pasos para el dise o organizacional del proyecto

5.

Insercin institucional

MODALIDADES DE ORGANIZACIN E INSERCION

Direccin Superior

Area Funcional 1

Area Funcional 2

Area Funcional j

?Organizacin

por Proyecto
?Organizacin Matricial
?Organizacin Combinada
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Organizacin por Proyecto

Direccin Superior

Area Funcional 1

Area Funcional 2

Proyecto

Asignacin de tareas especficas al proyecto dentro de la Organizacin

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Organizacin Matricial
Direccin Superior

Area Funcional 1

Area Funcional 2

Proyecto

Asignacin simultnea de tareas especficas al proyecto

y de tareas de las Areas Funcionales de la Organizacin
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Organizacin Combinada
Direccin Superior

Area Funcional 1

Area Funcional 2

Proyecto

Se dota al proyecto de su propia capacidad

Y se complementa con ser vicios de reas funcionales
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ESTRUCTURA CLSICA DE PROGRAMA

Proyecto
(UE)

Cules son las

limitaciones
de este tipo de
representacin
organigramtica?
COMPONENTE 1
COMPONENTE 2

APOYO
Administrativo
Logstico
Financiero

COMPONENTE 3

ACTIVIDAD 1.1

ACTIVIDAD 2.1

ACTIVIDAD 3.1

ACTIVIDAD 1.2

ACTIVIDAD 2.2

ACTIVIDAD 3.2

ACTIVIDAD 1.3

ACTIVIDAD 2.3
ACTIVIDAD 2.4
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GERENCIAL LTDA

Limitaciones de la estructura
organigramtica de UEP
Proyecto
Limita la
(UE)
Coordinacin

Propicia
jerarquizacin
y autoritarismo

APOYO
No induce a la
Administrativo
gestin externa
Logstico
Financiero

y la delegacin

Facilita el
COMPONENTE
1
compartimento

COMPONENTE 2

estanco:
Componentes
ACTIVIDAD
1.1
no conversan

ACTIVIDAD 2.1

ACTIVIDAD 1.2

ACTIVIDAD 2.2

Otros:

COMPONENTE
No aporta 3
informacin
sobre actores
ACTIVIDAD 3.1
externos
ACTIVIDAD 3.2

Impide visualizar
ACTIVIDAD 1.3Las relaciones
ACTIVIDAD No
2.3 induce a
internas

Trabajo en equipo

ACTIVIDAD 2.4

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GERENCIAL LTDA

ORGANIZACIN RELACIONAL
para Seguimiento, Gestin y Comunicacin

Gestin Externa

En
tida
des
Control
p

Gerencia
Superior

bl
icas
Apoyo
Demandas

BANCO

BENEFICIARIOS

PROYECTO
(UCP)

Gestin
Interna

COMPONENTES

INVOLUCRADOS
SOCIEDAD

CONTRATOS
CONTRATISTAS
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GERENCIAL LTDA

CONCEPCIN RELACIONAL
Un buen diseo del mapa organizacional contempla:
? Identificar los actores clave, internos y externos
? Especificar los actores clave, identificar,
personificar la relacin (desagregar categoras
muy amplias o genricas)
? Precisar el tipo de relacin (demanda, apoyo,
control, comunicacin, coordinacin)

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GERENCIAL LTDA

ORGANIZACIN RELACIONAL

GERENCIA DE COMPONENTE
NCLEO DE GESTIN
PROGRAMA
(UE)
AGENTES
EXTERNOS

COMPONENTE 1

APOYO
Administrativo
Logstico
Financiero

COMPONENTE j

INVOLUCRADOS
SOCIEDAD

SUBCOMPONENTE 1
CONTRATISTA

CONTRATO

SUBCOMPONENTE k

ACTIVIDAD 1.1
ACTIVIDAD 1.2

GERENCIAL LTDA

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Diseo de la organizacin del

proyecto
Principios orientadores
Direccin Superior

Temporal
? Flexible, verstil y relacional
? Agilidad en la toma de decisiones
? nfasis en control de gestin sobre la ejecucin
contratada
? Dimensin correspondiente con naturaleza y
alcance gerencial
? Maximizar objetivos del Proyecto y de la
Entidad Matriz
Area Funcional 1

Hctor Sann - Consultor

Area Funcional 2

Area Funcional j

Las 12 Reglas de Oro del Gerente de Proyecto

Proyecto

Tercera regla:
Organice la Unidad Ejecutora y sus relaciones

Ejercicio
Trabajo en Grupos

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