Nelly Crdenas Goyena.

El Archivo Regional de Amazonas

EL ARCHIVO REGIONAL DE AMAZONAS : RECUPERANDO EL PATRIMONIO
DOCUMENTAL

Nelly Crdenas Goyena1

Universidad Nacional de Trujillo
ncardenas@unitru.edu.pe
Recibido: 15/01/2012
Aprobado: 13/05/2012
Resumen
La ciudad de Chachapoyas fue fundada en 1538 como la primera ciudad hispana de frontera
del nororiente peruano. Como tal, fue un espacio de trnsito obligado hacia diversos
pueblos amaznicos; y en 1842 se convirti en capital del departamento de Amazonas. Su
cercana y contacto con Cajamarca, Jan y Trujillo la convirti en un centro de referencia
econmico, poltico, religioso y cultural. As, a travs de los siglos se ha ido acumulando
informacin de gran valor histrico y cultural que requera una custodia adecuada porque
corra el riesgo de perderse sin ser conocida. El motivo de la ponencia es la difusin de los
fondos documentales del Archivo Regional de Amazonas, cuya organizacin se inici el
ao 2002. Con el trabajo efectuado se logr poner al servicio protocolos notariales,
expedientes judiciales, documentacin administrativa y poltica, entre otros, que dan cuenta
de la vida social en la ciudad desde el siglo XVI. A ellos se suman instrumentos
archivsticos puestos a disposicin del pblico que evidencian el compromiso asumido por
las autoridades locales con el desarrollo histrico y archivstico.
Palabras clave: Per, archivos; Regin Amazonas; Archivo histrico; Archivstica
THE ARCHIVO REGIONAL DE AMAZONAS: RECOVERING THE DOCUMENTAL
PATRIMONY

Abstract
The city of Chachapoyas was founded in 1538 as the first Spanish urban center in the
Peruvian North-East border. As such, it was a space of transit forced towards various
Amazonian people; and in 1842 became capital of the Department of Amazonas. Due to its
importance as a regional urban center Chachapoyas over the centuries has accumulated
information of great historical and cultural value that required a proper custody due to the
risk of deterioration or even loss. The main motivation of this paper is, precisely, to present
the richness of the documentary funds of the Archivo Regional de Amazonas (Amazonas
Regional Archive), organized only since 2002. The work done includes the notarial records,
court records, administrative and political documentation, etc., the archive developed
descriptive tools and all of this tells us about the commitment of the local authorities with
the historical and archival development.
Key words: Peru, archives; Amazonas region; Historical archive; Archivistics
1

Licenciada en Historia por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Se ha desempeado en la

organizacin del Archivo Histrico "Domingo Angulo" de dicha Universidad, en el Proyecto de
Informatizacin del Archivo General de la Nacin y en el Archivo Regional de Amazonas y ha publicado
artculos vinculados a la historia de Chachapoyas. En la actualidad es docente de la Universidad Nacional de
Trujillo.

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Quinto Congreso Nacional de Historia 2012

ASPECTOS GENERALES
A continuacin haremos una rpida mirada a la zona geogrfica y su historia que ser el
marco que permitir comprender la realidad de la regin y las acciones efectuadas.
La regin Amazonas se ubica en la zona nor oriental del Per. Su capital es la ciudad de
Chachapoyas fundada en 1538 por Alonso de Alvarado.
Actualmente cuenta con una poblacin que bordea los 400 mil habitantes, en la que se
incluyen comunidades campesinas y comunidades nativas, que residen en siete provincias
que conforman la regin: Chachapoyas, Luya, Rodrguez de Mendoza, Condorcanqui,
Utcubamba, Bongar y Bagua
Su altitud vara entre 230 en Santa Mara de Nieva y se extiende por encima de los 3400.
Esa variedad altitudinal genera la existencia de unadiversidad de pisos ecolgicos: como el
bosque seco, el bosque de neblina (cedro, nogal), monte chico o ceja de montaa, bosque
de lluvias de montaa: ro Maran. Lmite de bosque amaznico, Pramo (Jalca.
Matorrales, arbustos alto andinos, pajonal verde). Sin embargo, tradicionalmente es
identificada como zona de bosques nubosos segn las descripciones antiguas que vinculan
el entorno con el significado del trmino sachapuyos.
En general la temperatura promedio oscila entre los 22 y los 14 C durante el ao. Ello ha
propiciado el cultivo de productos como caa de azcar (de la que se obtiene el
aguardiente), fruta, arroz, maz, legumbres, papas; as como la crianza de ganado vacuno,
ovino, porcino y aves de corral.
El desarrollo de las vas de comunicacin en los ltimos cincuenta aos han impulsado el
comercio. Pese a ello an existen localidades a las que solamente se puede acceder tras
algunas horas o das de desplazamiento por vas de penetracin.
Actualmente, la regin cuenta con la presencia de instituciones del estado en los sectores de
salud, justicia, educacin, entre otros, que tienen como responsabilidad primordial
contribuir para superar las limitaciones econmicas y sociales que padece la mayora de la
poblacin.
UN POCO DE HISTORIA
Antes de la presencia hispana la zona que hoy corresponde a la regin Amazonas estuvo
ocupada por los chachapoyas2, pueblos que destacaron por sus habilidades en el tejido y en
la construccin de recintos circulares y ostentar variados patrones funerarios para colocar
los restos momificados de sus autoridades que fueron conquistados por los incas y
posteriormente convivieron con mitimaes huancas3.
2

Confrontar las investigaciones sobre los Chachapoyas de Espinoza, Kauffmann, Lerche y Schjellerup.
Sin embargo su pasado se remonta a varios siglos antes como lo demuestran restos arqueolgicos en Bagua
como La Peca investigados por Shady y ms recientemente el proyecto arqueolgico Las Junats bajo la
direccin de Olivera Nuez
3

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A continuacin conoceremos cmo fue el proceso de produccin de documentos escritos a

partir de la llegada de autoridades espaolas que tuvieron a su cargo la conduccin de la
zona estudiada.
La ciudad de San Juan de la Frontera de Chachapoyas fue fundada en 1538 en la localidad
de La Jalca, por el capitn Alonso de Alvarado luego de largas jornadas (Espinoza, 2003) y
a partir de una provisin de Pizarro. Para la fundacin de la ciudad, Alvarado cont con la
presencia de espaoles (funcionarios, militares y civiles) e indgenas (entre los que se
contaba a los curacas como Zuta, los pobladores y a los mitmas Huancas) y se procedi a la
inauguracin del Cabildo, a la firma del acta correspondiente, a la designacin del
corregidor y al reparto de los solares (Mori, 2002). Como en todas las ciudades de
influencia hispana los escribanos cumplieron una importante funcin en el registro de las
actividades pblicas y gestiones privadas dando cuenta de la vida y organizacin de sus
pobladores, constituyendo uno de los fondos ms valiosos de la regin.
El primer libro del Cabildo (1538-1545) de la ciudad fue transcrito y estudiado por el
doctor Ral Rivera Serna en la dcada del sesenta, a partir de su hallazgo en la Biblioteca
del Congreso de los Estados Unidos como parte de la coleccin documental donada por
Eward S. Harkness en 1929
Actualmente el Consejo Provincial de Chachapoyas conserva una fotocopia de dicho
documento y en aos recientes se ubicaron algunos documentos ms; pero de fechas
posteriores.
A partir de su lectura se sabe que la ubicacin de la ciudad de San Juan de la Frontera fue
modificada hasta en tres oportunidades (La Jalca, Levanto, Chachapoyas) debido a lo
agreste del medio geogrfico, a la realidad climatolgica, a la rebelda de su poblacin
nativa, a los intereses de sus vecinos y a causas econmicas (Rivera, 1956). Como el libro
finaliza en 1545, cuando los miembros del Cabildo se encontraban preparando el segundo
traslado de la ciudad. y ante la inexistencia de documentos que demuestren fehacientemente
la fecha del ltimo traslado, se proseguir sealando muy generalmente que ste se habra
llevado a cabo despus de 1545.
Ya instalados definitivamente, las instituciones y autoridades cumplieron fielmente el
patrn administrativo hispano impuesto en toda Amrica. Como lo evidencia la actitud del
Cabildo en la poca de las disputas entre pizarristas contra almagristas (Rivera, 1957) o
el apoyo de algunos vecinos y habitantes demostrado a La Gasca.
En las primeras dcadas de la administracin de la ciudad, tanto las salidas en apoyo al
gobierno real como las realizadas por la conquista de otras tierras o por la bsqueda de
mejores condiciones de vida, mermaron el desarrollo de la ciudad, al ocasionar la carencia
de personas a quienes encargar las funciones de gobierno y las responsabilidades del
cuidado de sta y generaron el latente peligro de despoblamiento, situaciones que fueron
enfrentadas y resueltas por las autoridades en diferentes momentos.

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A mediados del siglo XVI, llegaron los primeros corregidores a la ciudad, y la
responsabilidad del manejo de la ciudad y de sus habitantes recay en el Cabildo y en el
corregidor, notndose la mayor presencia de este ltimo durante el siglo XVII, de acuerdo a
la documentacin existente en el Archivo Regional de Amazonas.
A partir de los estudios de Espinoza (1967), Gates (2001) y Schjellerup (2005), se
corrobora que durante la segunda mitad del siglo XVI, la poblacin indgena enfrent la
desunin de sus autoridades quienes pugnaban entre s por el mejor derecho al curacazgo de
los Chachapoyas, debido a que tanto la presencia de los incas como la de los espaoles
provocaron cambios en la designacin de los gobernantes.
Cabe sealarse que la documentacin histrica sobre esta zona se encuentra tambin
disponible en otros repositorios (dentro y fuera del pas) como lo demostr Espinoza, la
Dra, Schjellerup y su equipo quienes han tenido la ocasin de revisar documentos
histricos que se custodian en la Biblioteca Nacional, el Archivo General de la Nacin, el
Archivo de Indias, las municipalidades de Chuquibamba y Uchucmarca (Schjellerup,
2005), el Archivo de la Cancillera el Archivo Regional de La Libertad, entre otros.
A pesar de encontrarse distante de las zonas de mayor trfico comercial y econmico.
Restrepo (1992), Reyes (1999) y Vojuodic (2002) coinciden en sealar que se desarrollaron
diversas actividades productivas preferentemente agropecuarias y comerciales. En especial
en el cultivo de productos de pan llevar siguiendo el consumo tradicional como papa y maz
y de productos de origen hispano como caa de azcar, tabaco, cebada, trigo, etc. (Reyes:
1999, p. 157), y se establecieron los funcionarios de la Real Hacienda, para encargarse de
los asuntos econmicos, en especial del estanco de tabacos que represent un importante
ingreso para la economa local (Hnefeldt, 1986).
Desde el siglo XVI, la actividad minera se encontraba a cargo de un Alcalde de minas
responsable de dar informacin sobre los quintos cobrados, el importe de las encomiendas e
impuestos, los pleitos de minas, demandas de indios, catastros, etc. (Rivera, 1957).
Las labores artesanales fueron desempeadas por maestros artesanos como sastres, plateros,
zapateros, sombrereros, herreros y barberos4.
El comercio fue conducido por mercaderes itinerantes con el apoyo de arrieros y cargadores
y, por algunos moradores y vecinos quienes establecieron tiendas en la ciudad.
Chachapoyas era un punto de paso obligado de la costa hacia el oriente.
Hasta Trujillo se enviaba la produccin y los tributos obtenidos para que a su vez fueran
remitidos a la ciudad de Lima (Sofronio: 1792, f. 215): la Provincia de Chachapoyas de
la Intendencia de Truxillo, sumamente frtil y abundante, y en donde parece derram el
Criador [sic] todos sus tesoros".

Informacin extrada a partir de la revisin y descripcin de los protocolos coloniales del Archivo Regional
de Amazonas.

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A fin de contrarrestar su aislamiento, la poblacin y sus autoridades se preocuparon
inicialmente por la manutencin y reparacin de los caminos y por el ornato de sus calles
ya que su buena conservacin garantizaba el mejoramiento de su economa. Para ello se
reglament el turno de los responsables de trabajos a realizar y la participacin de la
poblacin indgena. Sin embargo dcadas ms tarde debi enfrentar antiguos problemas
como el descuido en las labores de mantenimiento de caminos, cuyo ejemplo lo presenta
Restrepo a partir de una comunicacin del corregidor Pinillos al Obispo Martnez de
Compan5.
Por su parte, el obispo visit la ciudad a fines de 17826 procediendo a la supervisin de los
funcionarios, el clero, la fundacin de iglesias, escuelas, entre otros7, como parte de su plan
reformador (Restrepo, 1992).
Segn Reyes (Reyes, 1999: 124), durante las primeras dcadas del siglo XIX, los censos y
los documentos de recaudacin informaban sobre la existencia de 5083 mujeres y 5093
varones. La poblacin no fue ajena respondi a las coyunturas de la poca. As tenemos
por un lado, la jura de fidelidad al gobierno real ordenada por Abascal en pocas de la
invasin francesa, y, aos ms tarde la batalla de Higos Urco (6 de junio de 1821) en
contra de las fuerzas realistas procedentes de la zona oriental, que reforz la posicin de
Trujillo.
Como recompensa, el nuevo estado republicano decret el 20 de diciembre de 1829, la
fundacin del colegio San Juan de La Libertad; semillero de las siguientes generaciones,
aunque su funcionamiento se produjo tiempo despus.
Los cambios polticos se reflejaron en la administracin y demarcacin del territorio. Entre
los siglo XIX y XX la zona afront varias modificaciones hasta constituirse en la actual
regin Amazonas. As, durante el gobierno de Agustn Gamarra, en agosto de 1831 se cre
el Obispado Chachapoyas y un ao ms tarde el departamento de Amazonas conformado
por las provincias de Pataz, Chachapoyas y Maynas. En las dcadas siguientes prosiguieron
las modificaciones (1835, 1836, 1853, 1857, 1861) hasta fines del siglo XX cuando
finalmente queda reconocida con las localidades y provincias que hoy ostenta como regin
administrativa
Por lo que respecta a la vida cotidiana durante el siglo XIX y hasta muy entrado el siglo XX
Chachapoyas permaneca siendo una ciudad tradicional en todo el sentido de la palabra.
En 1827, el militar ingls Henry Lister Maw conoci Chachapoyas -como parte del viaje
que efectuaba por el norte del Per hacia el Atlntico- y la registr manifestando sus
limitaciones:
5

Desde fines del siglo XVI, Chachapoyas integraba el obispado de Trujillo junto a Piura, Saa, Moyobamba
y otras provincias
6
Cabe recordarse que antes de Martnez visit Chachapoyas Toribio de Mogrovejo, Arzobispo de Lima en
1595 (Benito: 2001; 2006)
7
Archivo Histrico de Lmites del Ministerio de Relaciones Exteriores (AHLMRREE), LEB-4-13, 147f.,
1782-1786

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Aproximadamente a una legua de Levanto, divisamos la ciudad de Chachapoyas, ubicada en un
llano grande; pero no frtilHasta que llegamos al llano, el camino era terrible; pero a cierta
distancia antes de entrar a la ciudad, estaba pavimentada con piedras grandes con un canal en el
centro por cual corra agua (Lister Maw, 1867/1973, p. 169)
La ciudad de Chachapoyas carece de regularidad en sus construcciones. Algunas de sus casas son
de estilo europeo; pero de un solo piso. Las calles son largas y pavimentadas. Hacia el centro de la
ciudad hay una plaza con una hermosa iglesia en una esquina y el cuartel prximo a ella.
Las pampas cercanas a la ciudad se estn quemando por la sequedad de la estacin; pero cuando
comienzan las lluvias se vuelven productivas. Su latitud es de 6745 con 65F equivalente a
18.3C (Lister Maw, 1867/1973: 169).

As como en otros lugares del Per, el advenimiento de la Independencia no represent un

cambio significativo y entonces, la vida social discurri sin muchos cambios respecto de
la poca colonial. Es decir, la sociedad estaba dividida segn las posibilidades econmicas
de sus habitantes.
Nugent (1997) hace un interesante recuento de la vida en Chachapoyas, (especialmente de
los aspectos polticos) entre fines del siglo XIX e inicios del XX. En su trabajo, indica la
existencia de tres grupos socioeconmicos: la lite chachapoyana, los sectores medios
(artesanos, pequeos comerciantes, etc.) y el grupo de extraccin popular conformado
racialmente por mestizos e indios, y las relaciones que se establecieron entre s, pese a los
excesos. Sostiene tambin que se establecieron relaciones de clientelaje poltico entre los
diversos grupos sociales pero fueron inestables y no pasaban de la superficialidad de un
compromiso temporal y no representaron un medio de integracin social (Nugent, 1997:
38).
De esa forma en el transcurso de casi cinco centurias se redactaron diversos documentos
que dan cuenta de la vida cotidiana, actividades, eventos polticos, transacciones
comerciales, procesos judiciales, entre otros; y que con el transcurrir del tiempo se
constituyeron en el patrimonio documental de la regin.
En las ltimas dcadas, como resultado del centralismo, la regin Amazonas ha afrontado
por largas dcadas el aislamiento y la postergacin. Ello signific la salida de muchas
personas por motivos de trabajo, educacin y mejores condiciones de vida. Su inclusin en
la carretera marginal (hoy Belande Terry) ha representado un importante apoyo para el
desarrollo del comercio y las comunicaciones y con ellos para mejorar la calidad de vida
de los pobladores. En la ltima dcada se ha ampliado el servicio de telefona que trajo
consigo la instalacin del servicio de internet en las ms diversas localidades, facilitando el
acceso a la informacin y todos los beneficios que eso conlleva.
Lneas arriba se mencion brevemente algunas de las caractersticas geogrficas de la
zona. En tales condiciones se hace difcil un adecuado cuidado de las fuentes de
informacin, como por ejemplo las arqueolgicas en donde el relieve, la humedad, la
vegetacin, el calor han generado muchos problemas a los especialistas, a lo que debe
sumarse el factor antrpico. Todo ello ha producido un desconocimiento del pasado de casi
500 aos, lo que conlleva a la poca comprensin de los rezagos histricos an vigentes en
las costumbres y tradiciones regionales.

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En los ltimos aos asistimos a un proceso de activacin econmica en la regin, resultado
entre otros de las campaas tursticas, la puesta en valor del complejo arqueolgico Kulap
y del establecimiento de instituciones de educacin superior pblicas y privadas que vienen
aportando en la mejora de las condiciones de vida de los pobladores. De esa forma
lentamente se contribuyendo al desarrollo cultural e intelectual; aunque todava se requiere
la presencia de centros de investigacin y de contacto acadmico en las distintas reas del
conocimiento.
Actualmente, a pesar de sus limitaciones econmicas y los problemas sociales la poblacin
amazonense en general y chachapoyana en particular ha demostrado un fuerte inters por
estudiar y conservar su legado cultural.
CREACIN DEL ARCHIVO DEPARTAMENTAL DE AMAZONAS
Tradicionalmente, se ha pretendido generalizar la historia de Lima y de algunas otras partes
del pas, considerndolas como los nicos procesos vlidos en el desarrollo de la sociedad
peruana. Por ello, el desarrollo de la historia local es de invaluable importancia para el
desarrollo y fortalecimiento de nuestra identidad y para un mejor conocimiento de las
particularidades que encierra cada zona de nuestro territorio, y esto no se puede lograr sin
un respaldo indispensable como con los archivos locales y regionales.
Segn la legislacin archivstica vigente, el Sistema Nacional de Archivos est conformado
por el Archivo General de la Nacin (Ley N 19414; Ley N 25323) como ente rector y los
archivos departamentales (hoy regionales) como sus inmediatos representantes en el
interior del pas y deben desarrollar tanto las funciones de Archivo Intermedio como de
Archivo Histrico, convirtindose en los custodios del patrimonio documental de su
jurisdiccin.
En ese marco, el doctor Gaitn Pajares (2000) nos recuerda que en la dcada de los setenta
del siglo anterior se crearon los archivos departamentales de La Libertad (1974), Piura,
Tacna, Ayacucho, Lambayeque y Cajamarca (1976), y se institucionalizaron los archivos
de Cusco y Arequipa.
Siguiendo esa tendencia a fines de la dcada de los ochenta, los entonces diputados del
departamento de Amazonas Csar Olano, Neil Romn y Eduardo Pelez se preocuparon
por mantener, conservar y defender el patrimonio documental local y en concordancia con
el Archivo General de la Nacin se planific la creacin de un archivo departamental con
sede en Chachapoyas.
As, el Archivo Departamental de Amazonas fue creado el 19 de abril de 1988 por
Resolucin Jefatural N 050 88/AGN-JUS de Alberto Rosas Siles, Jefe del Archivo
General de la Nacin, con el propsito de salvaguardar la documentacin histrica y
administrativa del departamento para emplear la informacin en la reconstruccin del
pasado amaznico, el ejercicio de los derechos ciudadanos y el desarrollo de las
instituciones pblicas y de la regin.

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En el transcurrir de su existencia, la nueva institucin recibi el apoyo y la asesora tcnica
del Archivo Sub Regional II- Lambayeque.
En1992 debido al proceso de regionalizacin, los archivos departamentales pasaron a
depender administrativamente de las respectivas regiones. En ese contexto el Archivo de
Amazonas entr en funcionamiento bajo la direccin ad honorem del antroplogo Dr.
Carlos Alberto Torres Mas. Durante su gestin y con el apoyo de instituciones locales se
logr acopiar documentacin histrica procedente de notaras e instituciones diversas, en
un inmueble ubicado en el centro de la ciudad.
En 1997, se traslad a un ambiente de la Municipalidad Provincial de Chachapoyas y a
partir del ao 2000 el entonces Consejo Transitorio de Administracin Regional Amazonas
(CTAR Amazonas) asumi los gastos operativos del Archivo Departamental Amazonas,
encargando al prof. Vctor Torres Ramos en la Direccin hasta el ao 2003, cuando el
flamante Gobierno Regional design al seor Jorge Goicochea Gallardo en dicho cargo
quien lo ejerce hasta la actualidad.
Hoy en da, el Archivo Regional de Amazonas es un rgano de lnea de la Gerencia
Regional de Desarrollo Social del Gobierno Regional Amazonas, que depende tcnica y
funcionalmente del Archivo General de la Nacin.
Como entidad archivstica regional est encargada de conducir y controlar las acciones de
desarrollo del Sistema Nacional de Archivos, para la defensa, conservacin e incremento
del patrimonio documental regional, teniendo como prioridad cumplir y hacer cumplir las
normas tcnicas y legislativas emitidas por el ente rector de los archivos a nivel nacional
con el propsito de promover el desarrollo de los archivos locales como fuentes de
informacin e investigacin al servicio de la cultura, la gestin pblica y la ciudadana.
ORIGEN DE LA DOCUMENTACIN
Como se ha tratado lneas arriba, los documentos que custodia el Archivo Regional de
Amazonas se generaron desde los primeros momentos de la presencia y conquista espaola
en Chachapoyas, como producto de la administracin colonial y continu durante la poca
republicana, llegando a nosotros gracias al desempeo de las funciones de los antiguos
notarios.
1. DOCUMENTACIN COLONIAL Y PROTOCOLOS NOTARIALES
Hasta antes de su creacin, los fondos documentales que hoy custodia el Archivo Regional
de Amazonas, se encontraban dispersos en notaras e instituciones pblicas. Tal es el caso
del notario Roberto Trigoso Santillnquien conserv documentacin colonial y republicana
(protocolos, expedientes y documentos diversos) y la documentacin notarial de Ricardo
Mathews, Lorenzo Risco, y Abraham Torrejn. Tras su desceso, en la dcada de los
setenta, por disposicin de la Corte Superior de Amazonas todo el acervo documental fue
entregado al notario Miguel A. Fernndez Aliaga, quien a su vez la transfiri al Archivo
Departamental una vez creado.

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Diez aos ms tarde el Archivo Regional Amazonas recibi 34 legajos (31-12-1965 al 1306-1980) correspondientes a la notara del Dr. Andrs Limay Angulo, y posteriormente el
Notario Rmulo Silva Tirado, transfiri 18 protocolos de su gestin, al Director encargado,
Prof. Vctor Ral Torres Ramos.
1.2.

DOCUMENTACIN CONTEMPORNEA

Oficina de Contribuciones: La Oficina Departamental de Contribuciones de Amazonas,

fue una dependencia del antiguo Ministerio de Economa y Finanzas y se encargaba de la
recaudacin de tributos internos. En 1991 la Direccin General de Contribuciones se
fusion con la Superintendencia Nacional de Aduanas, transformndose en
Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria (SUNAT), encargada de recaudar,
controlar y fiscalizar los tributos internos y externos. El 31 de mayo de 1999 se entreg al
Archivo 14 cajas con 77 Legajos y 2,082 expedientes de la Oficina de la SUNAT Amazonas y al Archivo Regional Amazonas.
Direccin de Educacin: El 14 septiembre de 2000, el prof. Jos Hildomaro Barrera
Oyarce, Director Regional de Educacin Amazonas, con Oficio N 1344- 00-CTARAMAZONAS-DRE/D, transfiri libros de planillas de pago de diversos centros educativos
(Chachapoyas, Luya, Bongar, Rodrguez de Mendoza y Condorcanqui, adems de
planillas de pago de alquileres de algunas instituciones) comprendidos entre los aos 1905
a 1973 al Archivo Regional Amazonas, siendo su Director Encargado el Prof. Vctor Ral
Torres Ramos,
Ministerio de Gobierno: El fondo contiene documentacin de la Prefectura,
subprefecturas y gobernaciones de Amazonas, sobre asuntos administrativos, resoluciones,
polica y comandancia resoluciones, comprendida entre los aos 1813 a 1974.
Agricultura: La documentacin de la Direccin Regional de Agricultura se inici cuando
era una dependencia del ex Ministerio de Fomento y Obras Pblicas. De ella 70
expedientes de comunidades fueron transferidos al Archivo Regional Amazonas el 31 de
octubre de 2003, durante la gestin del seor Jorge Goicochea Gallardo.
Registros Civiles: El 22 de septiembre del ao 2001, la Municipalidad distrital de Santa
Rosa, de la provincia de Rodrguez de Mendoza, entreg al Archivo 1 libro de Actas de
Nacimiento (1855 1891), 1 Libro de Actas de Matrimonio (1855-1917);1 libro de Actas
de Defuncin (1855- 1917); y documentos administrativos (1824-1947).
El 20 de noviembre de 2003, la Municipalidad Provincial de Bongar (Jumbilla), con
Oficio N 112-2003-GOB-REG.AMAZONAS/MPBJ, traspas al Archivo Regional de
Amazonas: diez libros de actas de nacimiento (1986 1996); cuatro libros de actas de
matrimonio (1986 1996) y cuatro libros de actas de defuncin (1987 1996).
2. LA ORGANIZACIN DEL ARCHIVO REGIONAL DE AMAZONAS
Ante la preocupacin por custodiar de la mejor forma la documentacin acopiada y brindar
un apoyo efectivo para la investigacin histrica, el Director Vctor Torres Ramos (Archivo
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Regional de Amazonas, 2003) se preocup por proseguir el trabajo iniciado por el Dr.
Torres Ms; conocedor del potencial que tena a su cargo y de las limitaciones econmicas
para mantener adecuadamente el acervo documental, y siguiendo las orientaciones del
Archivo General de la Nacin postul al Archivo de Amazonas a un concurso convocado
el ao 2001 por la Agencia para el Desarrollo Archivstico (ADAI), con una sola
motivacin: solicitar el apoyo para proteger los cmulos de documentos que corren el
riesgo de perderse sin conocerse la informacin contenida en ellos8.
Tras obtener el apoyo de la referida institucin extranjera se hicieron las gestiones en el
CTAR-Amazonas y en el AGN para llevar adelante la ejecucin del proyecto denominado
Conservacin del Archivo Histrico de Amazonas.
3. EL PROYECTO CONSERVACIN DEL ARCHIVO HISTRICO DE AMAZONAS
Antes de explicar los detalles del trabajo realizado es necesario manifestar que pese a los
esfuerzos del Archivo General de la Nacin, el desarrollo de la Archivstica en la regin
Amazonas est recin en sus inicios. Sin embargo, se ha podido enfrentar con xito las
limitaciones existentes
El proyecto tuvo como finalidad proporcionar las condiciones necesarias para describir,
organizar y conservar los fondos documentales existentes. Para llevar a cabo el trabajo se
cont con la participacin de las profesoras Janet Huamn Muoz y Haycela TuestaServn,
quienes desempearon una labor muy destacada pese a no contar con la especializacin
archivstica. Como muchas personas en los archivos del interior del pas se hicieron en la
prctica.
CAPACITACIN
Una de las primeras actividades planificadas fue la capacitacin del personal del Archivo
Regional. Para ello se prepar un taller en el que se abordaron nociones bsicas de
Archivstica y una introduccin a la Diplomtica y a la Paleografa, por tratarse de
conocimientos indispensables para la labor a efectuar
Pero ms all de la breve capacitacin, los logros obtenidos por el personal fueron resultado
de su preocupacin, constancia y esfuerzo diario, porque en poco tiempo ganaron destreza
para leer documentos de los siglos XIX al XVII y se familiarizaron con la descripcin de la
documentacin histrica.
REVISIN DE LA DOCUMENTACIN
Como inicio de las labores archivsticas realiz un chequeo inicial del material, a partir
del cual se constat lo siguiente:

Archivo Regional de Amazonas-ADAI; Proyecto de Informatizacin del Archivo Regional de Amazonas,

2002.

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Los documentos existentes correspondan a las instituciones coloniales de la poca como
corregimientos, partidos, Cabildo, juzgado eclesistico, escribanas, entre otros.
Inexistencia de instrumentos descriptivos que ayuden a la identificacin, organizacin y
control de los documentos histricos.
La documentacin haba sido clasificada en Protocolos Notariales y expedientes de Causas
Civiles y Criminales y cada grupo a su vez se encontraba subdividido en Coloniales y
Republicanos, siguiendo criterios cronolgicos.
Pero dicha clasificacin no se realiz en forma adecuada existiendo expedientes de Causas
Criminales y registros notariales entre los paquetes de Causas Civiles y nminas del
Ejrcito o registros de correspondencia entre los protocolos.
La cantidad de documentos a trabajar (50 ml.) era mayor a la supuesta por lo que se
estableci como prioridad los protocolos notariales y los expedientes coloniales.
PROBLEMAS ENCONTRADOS
En el transcurso del trabajo archivstico se afrontaron los siguientes problemas:
Ordenamiento cronolgico inadecuado
Identificacin incorrecta de la cronologa y del tipo documental.
Criterio de clasificacin cronolgica no estandarizada.
Desconocimiento del principio de procedencia
Existencia de documentos de Causas Criminales, escrituras pblicas, documentacin
administrativa, etc, entre los de Causas Civiles.
Deficiente estado de conservacin de los documentos (humedad, hongos, friable, etc.) y
mala conservacin y restauracin aplicada a varios de ellos (unin incorrecta de
documentos).
A partir de lo anterior, se puede concluir que muchos de los problemas encontrados se
debieron principalmente al desconocimiento idneo de la Paleografa y la Archivstica,por
parte del personal que realiz la clasificacin anterior, lo que era propio de la poca en
que se llev a cabo esa labor.
Frente a ello se procedi a:
Modificar el contenido de los paquetes, corrigiendo el ordenamiento cronolgico.
Separar los protocolos y registros coloniales y republicanos encontrados.
Separar los expedientes de Causas Criminales existentes entre los de Causas Civiles
Elaborar un inventario de los legajos y expedientes coloniales.
Elaborar un inventario de los protocolos hallados

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DESCRIPCIN

DOCUMENTAL

La descripcin de los documentos se realiz siguiendo los criterios establecidos en el

Archivo General de la Nacin, aplicando las normas ISAD (G), normas de descripcin
internacional
NORMALIZACIN DE LA DESCRIPCIN
A fin de velar por la estandarizacin y normalizacin del trabajo con miras a desarrollar
una labor de calidad, se elaboraron 64 modelos de fichas descriptivas para las distintas
escrituras pblicas, siguiendo los patrones empleados en el Archivo General de la Nacin.
REVISIN

Y CORRECCIN DE FICHAS

Adems de la supervisin constante, se estableci la revisin peridica de las fichas

trabajadas, para hacer un seguimiento de la descripcin, corregir errores y reforzar los
modelos aplicados. A partir de ello se constat la existencia de algunas deficiencias que
fueron superadas con el avance del trabajo.
AUXILIARES DESCRIPTIVOS
Se elabor un inventario de los documentos de Causas Civiles Coloniales para mejorar la
identificacin y el control de los mismos.
Asimismo se prepar un listado de escribanos y dems autoridades ante quienes se
realizaron las escrituras o se tramitaron los documentos, la que constituye una herramienta
para la identificacin y descripcin de los documentos judiciales y administrativos.
LOGROS

DEL PROYECTO

En los siete meses que dur el proyecto se lograron describir los 39 protocolos coloniales
(agrupados en 33 unidades de instalacin), totalizando 5799 fichas equivalente a un nmero
similar de documentos, 18 protocolos republicanos (agrupados en 10 unidades de
instalacin) equivalentes a 1182 documentos trabajados; debindose recalcar que no slo
se trataba de escrituras pblicas, sino tambin de autos, correspondencia, reales cdulas,
bandos, entre otros.
A ello se sumaron los 3725 documentos contenidos en los legajos de Causas Civiles del
siglo XVIII.
De esa forma el acervo documental estaba conformado de la manera siguiente:

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SECCIN
Protocolos Coloniales
Protocolos Republicanos
Causas Civiles
TOTAL

METROS
2,28 ml
0,40 ml
3,10 ml
______
5,78 ml

CANTIDAD
5 799 doc.
1 182 doc.
3 725 doc.
________
10 706 doc.

Luego de su revisin y al finalizar la labor anteriormente descrita, algunos de los legajos

identificados como pertenecientes a la seccin Causas Civiles Coloniales desaparecieron,
por contener protocolos o registros de escrituras pblicas o documentos con una cronologa
errada; y del otro lado se incrementaron los protocolos de Causas Criminales,
modificndose su fecha de inicio a 1583.
Despus de siete meses de trabajo, se logr describir ms de diez mil documentos
(10,706) correspondientes a escrituras pblicas de los aos 1560 a 1862 y a expedientes
diversos de la Seccin Causas Civiles pertenecientes al siglo XVIII y se elaboraron
instrumentos y auxiliares descriptivos tanto de los Protocolos Notariales como de los
expedientes de Causas Civiles Coloniales para tener un mayor control de la documentacin
y agilizar su ubicacin y servicio.
Con la ejecucin del Proyecto Conservacin del Archivo Histrico de Amazonas,
financiado por el Programa de Apoyo al Desarrollo de los Archivos Iberoamericanos
(ADAI) y debido a la difusin del patrimonio documental existente en el Archivo Regional,
se obtuvo el respaldo de las autoridades regionales, que dio como resultado el
establecimiento de un nuevo local, ubicado en el cerro El Colorado s/n, que cuenta con
ambientes ms espaciosos. Esto ha permitido contar con un mayor espacio para el acopio
de la documentacin de las instituciones locales y la realizacin de las labores archivsticas
en mejores condiciones. El local cuenta adems con dos pequeas salas: una para la
atencin de los investigadores y otra para la exhibicin documental, para ofrecer un mejor
servicio a los investigadores, estudiantes y pblico en general.
De esa forma, en la actualidad el Archivo brinda servicio de las siguientes secciones
4. FONDOS DEL ARCHIVO REGIONAL DE AMAZONAS
ARCHIVO HISTRICO
Protocolos Notariales
Causas Civiles
Causas Criminales

1560 - 1862
1540 - 1964
1583 1964

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ARCHIVO NOTARIAL
Ricardo Mathews
Manuel Aguilar Tuesta
Lorenzo Risco
Abraham Torrejn Hernndez
Miguel A. Fernndez Aliaga
Andrs Limay Angulo
Rmulo Silva Tirado

1867 1883
1885
1869 1885
1887 1916
1956 1989
1965 1980
1969 1994

ARCHIVO INTERMEDIO
Con informacin correspondiente a registros civiles de algunos municipios, a la Prefectura
de Amazonas y a documentacin administrativa de algunas dependencias del gobiero
regional,
DOCUMENTACIN RELEVANTE9
Un expediente de Causas Criminales (s. XVIII) en la que se encuentra involucrada Matiaza
Rimachi.
Copia del certificado de la participacin de la ciudadana en la batalla de Higos Urco.
Coleccin de peridicos exhibidos en la Primera Exposicin de Peridicos editados en
Chachapoyas.
ACTIVIDADES PENDIENTES
Al finalizar el proyecto se inform sobre la necesidad de describir los expedientes de los
siglos XVI y XVII, revisar los expedientes y documentos republicanos para conocer su
procedencia y contenido, describir los registros y protocolos de escrituras pblicas
recientemente ubicados entre los legajos de Causas Civiles, describir los expedientes de
Causas Criminales, reorganizar la documentacin segn su procedencia, continuar con la
capacitacin del personal del Archivo para que pueda continuar la labor iniciada por el
Proyecto.
LA LABOR POSTERIOR
Sin embargo, dado el volumen de la documentacin por trabajar y el corto tiempo y
presupuesto disponibles, no fue posible abarcar todo el acervo documental, ni la
realizacin de las dems actividades previstas en el estudio tcnico (digitacin de las fichas
descriptivas en un sistema informtico, elaboracin y publicacin del catlogo) motivo por
el cual el ao 2003 se continu el trabajo con un nuevo proyecto denominado
Descripcin y Reorganizacin de los ProtocolosNotariales del Archivo Histrico de

Durante el desarrollo de la organizacin y descripcin de los fondos se envi para su conservacin y

restauracin al Archivo General de la Nacin los documentos considerados de importancia para la ciudad.

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Amazonas, financiado por el Gobierno Regional. Como materializacin de todo el
esfuerzo cabe destacarse las publicaciones del Archivo Regional de Amazonas10:
2006: Catlogo de Causas Civiles del corregimiento de Chachapoyas (1701-1784)
2007: Catlogo de Causas Civiles del corregimiento y partido de Chachapoyas (1785-1820)
2007: Catlogo de Causas Civiles del Corregimiento de Chachapoyas (1540-1700)
En los aos recientes se ha preparado catlogos de los protocolos notariales que el Archivo
difunde en versin digital. As, en forma permanente el Archivo Regional viene trabajando
en diversas labores archivsticas que van desde el acopio de documentacin de instituciones
pblicas hasta la actualizacin de la informacin de su pgina web en donde hoy en da se
puede apreciar y obtener informacin sobre la documentacin histrica que custodia.
El proceso de acopio de documentacin contina y adems de ello, los funcionarios del
archivo cumplen acciones de supervisin, asesora y capacitacin del personal
administrativo de las instituciones pblicas de la regin, como evidencia de la importancia
que ha adquirido esa institucin y la ejecucin de los procesos archivsticos en la ciudad y
sus alrededores.
Finalmente el ao 2011 el Archivo Regional de Amazonas recibi un equipo de
digitalizacin como donacin de la organizacin genealgica Family Search de Utah
(EEUU) con la que estableci un convenio para la digitalizacin de documentos de los
registros civiles de los aos 1939 a 1994 y la elaboracin de una base de datos a partir de
los cuales se podr contar con los recursos tecnolgicos para la digitalizacin del resto de
los fondos documentales colocndose al nivel de los mejores archivos.
Todo lo anteriormente manifestado demuestra los lauros del equipo institucional con el
respaldo de las autoridades locales, que han colocado al Archivo de Amazonas en la lista de
los ms activos de la zona nor oriental del pas
CONCLUSIONES
El Archivo Departamental de Amazonas se cre en el ao 1988, ante la preocupacin por
custodiar el patrimonio documental de la regin. Hasta entonces el conocimiento de la
historia local en Amazonas era muy limitado y se encontraba restringido a unos
poqusimos investigadores mayormente forneos y a algunos docentes e intelectuales
residentes en la zona.
Dicha limitacin se deba a la carencia de investigaciones cientfico sociales, el
desconocimiento de la Archivstica, la Paleografa y otras Ciencias de la Documentacin y
al exiguo conocimiento de la poblacin sobre el valor patrimonial de documentos antiguos
que se encontraban en su poder y en el de sus instituciones.
Con la ejecucin del Proyecto Conservacin del Archivo Regional de Amazonas (2002)
se inici la organizacin del Archivo Histrico de Amazonas y el desarrollo de la
10

Las dos primeras publicaciones se realizaron con apoyo ADAI y la tercera con el respaldo del Gobierno
Regional.

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Archivstica en la regin, logrando concientizar y comprometer a las autoridades sobre el
valor e importancia del patrimonio documental que se custodia y sobre la responsabilidad
de protegerlo para el desarrollo histrico y social de la regin y para las futuras
generaciones.
En la actualidad el Archivo Regional de Amazonas constituye un ejemplo de esfuerzo
continuo por el desarrollo archivstico y cultural de la zona nor oriental del pas y acoge a
estudiantes e investigadores diversos
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Nelly Crdenas Goyena. El Archivo Regional de Amazonas

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