Contando a Histria de uma Iterao com um

Relatrio A3
Documentao importante em qualquer projeto. Aqueles que alegam que projetos
geis no so bem documentados quase sempre caem no engano de misturar dois
propsitos distintos para documentao de projeto. Um deles o do registro puro e
simples de algo que um dia pode ser til para algum, mas que quase sempre no . O
segundo envolve gerar documentao como resultado de um processo que mistura
atividades de colaborao e comunicao e gera algo que contribui para o aumento da
qualidade do produto em desenvolvimento. Os Testes de aceitao so um exemplo
clssico. O cliente e o desenvolvedor utilizam esse instrumento em um processo de
colaborao para encontrar os cenrios que precisaro ser previstos durante a
implementao da funcionalidade. Ao mesmo tempo, o teste utilizado para que um
comunique suas idias para o outro, fazendo com que os objetivos sejam unificados, j
que h duas vises focadas em diferentes nveis de abstrao: a viso do negcio e a
viso da implementao. Apesar desse tipo de teste ser uma excelente documentao,
isso apenas uma espcie de efeito-colateral, pois o seu real propsito reside em
aumentar a qualidade do processo facilitando os processos de comunicao e
colaborao.
O modelo de trabalho da Toyota, que por si s j converge em vrios pontos com a
abordagem gil, parece que funciona de maneira semelhante no que diz respeito
documentao. Quem j teve a oportunidade de estudar um pouco o seu processo de
soluo de problemas sabe como ele rico em observao, diagnstico e anlise
detalhada das questes que influenciam ou so influenciadas por um determinado
problema. Mesmo assim, quem espera que a Toyota registre cada passo desse tipo de
anlise, gerando um grosso relatrio a ser utilizado para avalisar as decises, pode se
preparar para rever seus conceitos. Pelo menos o que diz o best-seller O Modelo
Toyota, escrito por Jeffrey Liker e David Meier. Esse livro, que, na minha opinio,
deveria estar na cabeceira de todos aqueles que estudam e/ou aplicam o modelo gil em
seus projetos de software, tem um grande nmero de ensinamentos dos senseis da
Toyota que, ou corroboram com as idias do movimento gil, ou o expandem em
direes inusitadas.

Figura 1: Esboo de relatrio A3 adaptado ao contexto gil

Uma das partes do Manual de Aplicao que me chama a ateno j h bastante tempo
o trecho em que se fala do uso sistemtico pela Toyota de relatrios montados em uma
folha de papel A3, onde se conta uma histria com incio, meio e fim de um projeto, de
soluo de um problema, ou ainda histrias que apresentam marcos de evoluo de um
projeto. H vrios cenrios em que tais relatrios so exigidos e tambm h toda uma
tcnica para esbo-los.
A tcnica possibilita a criao de um relatrio capaz no s de documentar as anlises e
decises tomadas em um projeto, mas tambm amplia a capacidade de comunicar seu
contedo mais eficientemente, alm de permitir a colaborao de todo um grupo de
pessoas para produzi-lo. O fato de ele estar limitado parte da frente de uma folha de
papel A3 o torna grande o suficiente para conter as informaes mais essenciais e
pequeno o suficiente para evitar que ele contenha todo aquele detalhamento que afasta o
leitor e atrapalha o processo de comunicao. Um relatrio desses deve poder contar
toda sua histria em menos de 5 minutos. H basicamente quatro tipos de histrias que
podem ser contadas por meio de relatrios A3 na Toyota:

Histria de uma proposta;

Histria da Soluo de um Problema;
Histria da Situao de um Projeto;
Histria de Informaes;
Todos eles podem ser facilmente utilizados em um qualquer projeto, gil ou no. Mas
h dois deles que realmente podem ser muito bem aproveitados no modelo gil: um
relatrio que conta a histria da soluo de um problema e o que conta a histria da
situao de um projeto. O primeiro pode ser mais um dos instrumentos disponveis para

inpeo e adaptao de projeto geis. Na verdade, o relatrio apenas um dos

elementos de toda uma metodologia para soluo de problemas (eu falo um pouco dessa
metodologia em uma srie de dois artigos que escrevi para a Revista Viso gil sobre
aperfeioamento de projetos geis). J o segundo tipo de histria (aquela que descreve a
situao de um projeto), tambm me chamou a ateno, mas dessa vez por um motivo
diferente: talvez esse seja um bom instrumento para contarmos a histria de uma
iterao para stakeholders ou outros personagens que no participam do seu dia-a-dia e
que precisam rapidamente estar informados sobre o seu andamento.
Pensando nisso eu criei um esboo simplrio do que poderia ser a histria de uma
iterao contada por meio de um relatrio A3. Uma imagem ampliada desse esboo
pode ser obtidaclicando aqui. partir desse ponto interessante ler o restante do post
com o relatrio aberto para facilitar o entendimento.
A primeira coisa que se deve ter em mente ao produzir um relatrio desse, que ele
deve contar uma histria concisa e sem desvios. Um relatrio de situao de projeto (ou
relatrio de status) diagramado horizontalmente. A frente da pgina dividida em
duas partes iguais. O verso normalmente no utilizado. Dentro dessas duas partes, so
criadas 5 sees que recebero o contedo do relatrio. O tamanho de cada seo e o
seu contedo vai depender do enfoque da histria que est sendo contada. A primeira
seo o Histrico do Projeto at ento. nesse momento que voc situa o leitor
descrevendo a exata situao do projeto at o momento imediatamente anterior ao incio
da iterao. Como estava o projeto antes da iterao comear? Estabelea o foco em
nmeros e utilize grficos para mostrar tendncias. Ao invs de textos com frases
corridas, crie enumeraes com frases simples. Utilize setas para guiar o leitor pelas
informaes disponibilizadas.
O segundo passo indicar quais foram os objetivos da iterao. Voc pode,
opcionalmente, contar a histria sobre como estes objetivos foram estabelecidos. Um
backlog com uma anlise de custo-benefcio pode servir para este propsito. Nesta
seo deve-se ser claro quanto a esses objetivos. Ou seja, ao invs de "Melhorar a
cobertura de testes unitrios", utilize "Alcanar 85% de cobertura nos testes unitrios".
Se este for um dos seus objetivos, voc deve indicar em que nmero esta cobertura
estava na seo Histrico do Projeto para depois indicar qual foi o resultado alcanado
nas sees seguintes. Lembre-se que a histria deve ter incio, meio e fim. Repare que
eu adicionei todo o backlog do projeto ao documento. Pude fazer isso, porque o projeto
pequeno. Em projetos maiores voc pode se concentrar em colocar a histria da
iterao no contexto de um tema ou de uma release. Assim, o escopo ficar reduzido o
suficiente para ilustrar seu objetivo mais imediato.

Uma vez esclarecidos os objetivos, podemos entrar nos detalhes de o qu foi

implementado para alcan-los. Aqui vale informar as aes ou os critrios utilizados e
quais mtricas ou informaes foram coletadas de forma que possamos constatar a
relao do trabalho realizado com os objetivos estipulados.
Finalmente, as duas sees finais descrevem o resultado alcanado, os problemas e as
aes de melhoria propostas. As informaes sobre problemas e melhorias propostas
podem vir das retrospectivas e devem de alguma forma apresentar elementos que
descrevam problemas que ou atrapalharam a execuo do trabalho ou o impediram.
Vamos ver ento como a histria dessa iterao poderia ser contada em menos de 5
minutos:
"Na parte superior esquerda ns podemos visualizar a sntese de progresso do projeto.
Aps 4 iteraes terem se passado, podemos ver que funcionalidades tm sido
desenvolvidas a uma taxa de 8 a 11 pontos por iterao. At o momento foram
desenvolvidos 39 pontos, o que representa 34% do total. A velocidade da equipe, que
antes era de 8 pontos por iterao, agora est na mdia de 9,75, o que indica uma
acelerao de 17% quando comparada ao incio do projeto. Esse quadro de progresso
nos oferece trs possibilidades de projeo para o fim do projeto. A projeo mais
otimista leva em conta a maior velocidade alcanada at agora, a mais pessimista leva
em conta a menor velocidade e uma terceira viso mais realista considera a mdia de
velocidade das ltimas 4 iteraes. Assim, nosso marco final, no momento anterior ao
incio dessa iterao, estava previsto para ser alcanado provavelmente entre 7 e 11
semanas.
Ao iniciar a Iterao #5, uma anlise de custo-benefcio foi feita de forma a selecionar
aquelas funcionalidades que teriam maior relevncia para implementao imediata.
Trs histrias foram selecionadas e o comprometimento para o seu desenvolvimento foi
estabelecido. Em termos numricos, apenas mantivemos o ndice de entrega alcanado
na iterao anterior: 11 SPs.
A implementao das trs histrias foi realizada dentro do prazo da iterao. Testes de
aceitao, de integrao e testes unitrios automatizados foram criados para todas
elas. Houve uma variao para baixo indesejvel no nvel de cobertura dos testes
unitrios, o que deixou a equipe alerta para trabalhar na direo de elevar esse ndice
novamente na prxima iterao. As variaes nas mtricas de design no revelaram
nenhuma anormalidade.
Com a implementao das trs novas histrias, o projeto avanou em mais 10 pontos

percentuais chegando aos 44% de completude. As Projees de trmino agora esto

variando entre 5,2 semanas (cenrio mais otimista) e 7,8 semanas (mais pessimista).
A iterao apresentou um aumento significativo no percentual de tempo alocado em
atividades que no geram valor. Esse desperdcio que j fora de 17% na iterao
anterior, alcanou o patamar de 27% nessa iterao. Um aumento nominal de 10%. A
anlise realizada na retrospectiva revelou uma grande quantidade de tempo investida
em atividades de instalao e configurao de infra-estrutura de deploy, o que nos fez
propor um plano para automatizar essas atividades e, dessa forma, voltar a reduzir
esse nvel de desperdcio para que mais tempo possa ser alocado em atividades que
gerem progresso no projeto."
Esse exemplo totalmente fictcio, claro. Mas d uma idia do que ser capaz de
apresentar o trabalho de toda uma iterao em menos de 5 minutos, concentrando-se nos
pontos essencialmente relevantes para a audincia do relatrio. Obviamente, os grficos,
nmeros e mtricas podem ser dos mais diversos tipos e podem apresentar as mais
diversas informaes. O importante manter o foco no aspecto da comunicao,
preocupando-se em ser sucinto e objetivo , sem poluir ou sobrecarregar com dados sem
conexo com o que se deseja apresentar.