PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ALMACN

1. OBJETIVO
Mantener el nivel de stock mnimo de insumos o materiales necesarios para el normal
funcionamiento de la produccin de AVIDAS S.A.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las compras de insumos o materiales que se
requieran en AVIDAS S.A. para dar respuesta a las necesidades de las reas y a las
actividades propias de la produccin. Inicia con la solicitud de requerimiento de materiales y
termina con la entrada de materiales e insumos al almacn y su entrega a los trabajadores
solicitantes.
3. DEFINICIONES
-

Almacn: Lugar donde se encuentran depositados los materiales necesarios para

llevar a cabo las actividades de la empresa.
Cotizacin: Documento que describe la propuesta econmica de un proveedor de
un bien o servicio en un determinado momento y lugar.
Insumo: Bien consumible utilizado en la produccin de otro bien.
Orden de compra: Es un documento que emite el comprador para pedir
mercaderas al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago,
entre otras cosas.
Proveedor: Persona natural o jurdica que suministra bienes o servicios.
Stock: Se refiere al inventario, existencias y bienes que la empresa posee y sirve
para la realizacin de sus objetivos.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
-

Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y vocabulario Norma ISO 9000:

2015
Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos Norma ISO 9001: 2015
Manual de Calidad de la AVIDAS S.A.

5. RESPONSABILIDADES
El personal responsable del cumplimiento de este documento se menciona a
continuacin:
-

Encargado de Almacn: Se encarga de verificar existencias, stocks mnimos y de

seguridad en el almacn, recibir los pedidos de los proveedores y constatar que
cumplan con las especificaciones de la orden de compra del pedido.
Encargado de Compras: Se encarga de revisar las solicitudes de requerimiento de
materiales para as generar rdenes de compra para abastecer adecuadamente al
proceso de produccin y otros procesos, adems de evaluar las cotizaciones de
proveedores que a largo plazo sern socios estratgicos para la empresa.

Gerente General: Es el representante legal de la empresa y como tal se encargar

de aprobar o rechazar las solicitudes de compra generadas por el rea de compras y
almacn.

6. ACTIVIDADES
a. DIAGRAMA DE FLUJO:

b. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:
N

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS

Solicitud de El empleado de AVIDAS S.A. solicita al

suministro
almacn los elementos que requiere para
la realizacin de sus labores.

Empleado de
AVIDAS S.A.

Solicitud
de
requerimiento
de materiales
e insumos.

Verificacin
de
existencias

El responsable de almacn verifica la

existencia de suministros solicitados en
el inventario. En caso que estos existan
en el almacn se hace la entrega de
materiales al empleado. Caso contrario
se realiza la solicitud de compra de
materiales e insumos y se enva al
Encargado de Compras.

Encargado de
Almacn.

Registro
entrega
materiales.
Solicitud
compra.
Inventario
Almacn.

de
de

El encargado de compras revisa la

solicitud de compra, si es conforme,
enva al Gerente General para su firma y
aprobacin. Caso contrario regresar el
documento al encargado de almacn
para rehacerlo.

Encargado de
Compras.
Gerente General.

Solicitud
compra.

de

Aprobacin
de Solicitud
de
requerimiento
de compras

Solicitud de Teniendo en cuenta el Listado

cotizacin
Proveedores con los que trabaja
empresa, se solicitan las cotizaciones
materiales. En caso se cuente con
solo proveedor o exclusivo, no
requieren ms cotizaciones.

de
de

de
la
de
un
se

Encargado de
Compras.

Cotizaciones.
Registro
de
Proveedores.
Listado
de
Precios.

Autorizacin
de compra

El encargado de compras revisara entre

todas las cotizaciones y elige la mejor
cotizacin, la cual enva al Gerente
General.

Encargado de
Compras.

Cotizaciones.

Realizacin
del pedido

El Gerente General revisa y aprueba la

mejor cotizacin para realizar el pedido.
Una vez autorizada la compra, el
encargado de compras realizar la
Orden de compra que enviar al
proveedor para que aliste el pedido y
tambin se le enviar una copia de la
O.C. al Encargado de Almacn para que
reciba el pedido.

Gerente General.
Encargado de
Compras.

Orden
Compra.

de

Verificacin
del pedido

El Encargado de Almacn recibir el

pedido revisando que los elementos

Encargado de
Almacn.

Orden
Compra.

de

recibidos y relacionados en la factura

cumplan con las caractersticas y
condiciones establecidas en la orden de
compra. En caso de recibir conforme el
pedido se registrar dichas existencias
en el inventario; caso contrario se
devolver el pedido al proveedor para su
correccin.
8

Entrega
Artculos

de El Encargado de Almacn informar al

empleado solicitante la llegada de los
elementos requeridos y har entrega de
los mismos, actualizando el inventario.

Factura.
Registro
de
Devolucin de
Artculos

Encargado de
Almacn.

Registro
de
entrega
de
materiales.
Inventario de
Almacn.

7. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

Versin

tem

Aspecto Cambiado

Razones

Persona que
solicit el
cambio