T MU FI FundoManeio Vf01

Manual de Utilizao
Implementao SAPREADY
Fundo de Maneio
Manual de Utilizao FI
Preparado por: Equipa de FI
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
ltima actualizao a: 24.09.2009 por: Nuno S da Costa
NDICE
1. Introduo ....................................................................................... 3
2. Fundo de Maneio ............................................................................ 4
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
Enquadramento .........................................................................................
Constituio ...............................................................................................
Reconstituio .........................................................................................
Liquidao do fundo de maneio ...............................................................
Rectificao do compromisso e do cabimento .........................................
4
5
10
24
33
T_MU_FI_FundoManeio_Vf01.doc
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de 34
Manual de Utilizao - FI
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
1. Introduo
Este Manual tem como objectivo sistematizar os conceitos fundamentais, transaces a executar e
a explicao sucinta de algumas funcionalidades do mdulo financeiro no que respeito ao processo
de fundo de maneio.
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Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
2. Fundo de Maneio
Enquadramento
2.1.
O fundo de maneio, no decorrer do ano econmico, passa por trs fases distintas. Essas fases so:
a constituio, a reconstituio e a liquidao do fundo.
O fundo de maneio poder ser feito de duas formas:
9.
O cabimento e compromisso criado inicialmente so usados em todo o processo.
Constituio criado um cabimento e um compromisso nas classificaes

econmicas de despesas previstas para o fundo de maneio. Regista-se o
documento de atribuio do fundo de maneio ao responsvel do fundo,
como sada extra-oramental
Reconstituio registam-se as facturas das despesas aos fornecedores

reais com base no compromisso criado na constituio, e aumenta-se o
cabimento e compromisso no montante da despesa realizada.
Liquidao so registados os documentos que ainda no foram

reconstitudos, lana-se o documento da entrada extra-oramental no
montante total do fundo de maneio e por fim reduz-se o cabimento e o
compromisso criados na fase da constituio no montante que no foi
consumido
35. criado um cabimento e um compromisso data da constituio do fundo ao

responsvel do fundo, e sero criados novos cabimentos e compromissos no
momento da reconstituio que iro suportar os processos de despesa que
decorrero durante o ano.
Constituio criado um cabimento e um compromisso nas classificaes

econmicas de despesas previstas para o fundo de maneio. Regista-se o
documento de atribuio do fundo de maneio ao responsvel do fundo,
como sada extra-oramental.
Reconstituio so criados novo(s) cabimento(s) e novos compromisso(s)
para suportarem os processos de despesa decorrentes durante o ano.
Liquidao so registados os documentos que ainda no foram

reconstitudos, lana-se a entrada extra-oramental no montante total do
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Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
fundo e por fim reduz-se o cabimento e o compromisso criados na fase da

constituio no montante que no foi consumido.
2.2.
Constituio
A constituio do fundo de maneio , em regra, efectuada no incio do ano econmico. Aquando da

sua constituio so registados os seguintes documentos:
2.2.1.
Cabimento
Conforme o descrito no ponto 2.3 do manual MU_FI_01_IGFIJ, mas com o tipo de documento 41 Cabimento Fundo Maneio
ATENO
O cabimento de constituio de fundo de maneio pode ser feito nas classificaes econmicas em
que se prev que iro ocorrer as despesas e/ou numa classificao residual.
2.2.2.
Compromisso
Conforme o descrito no ponto 2.4 do manual de MU_FI_01_IGFIJ, mas com o tipo de documento 52
Compromisso Fundo de Maneio
ATENO
O fornecedor a indicar no registo do compromisso deve ser o responsvel do fundo de maneio.
2.2.3.
Processamento atribuio do fundo de maneio
O registo do processamento efectuado como um processo de despesa Extra-oramental.

Assim, o processamento de atribuio do fundo de maneio efectuado atravs da transaco:
Menu
ZIGFIJ
FI - Contabilidade Financeira
Factura - Geral
Cdigo de transaco
F-43
Fornecedores
Pgina
Lanamento
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Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
2.2.4.
Explicao detalhada
Neste ecr preencha os seguintes campos:
Descrio
O
F
C
Permite classificar os
documentos financeiros.
O tipo de documento
financeiro diferente do
tipo de documento
oramental, introduzido no
respectivo campo do
documento oramental.
38 Atribuio Fundo de Maneio
Data do
documento
Data de emisso do
documento original.
Ex.: 01.01.2009
Data
lanamento
Data sobre a qual o

documento d entrada na
contabilidade.
Ex.: 01.01.2009
Empresa
Organismo sobre o qual o

documento lanado.
Ex.: 1000
Moeda
Moeda em que o
documento lanado
EUR
Nome de
campo
Tp.doc.
Aco e valores do utilizador
Obs.
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Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Nome de
campo
ChvLnt
Conta
Descrio
O
F
C
Indica se este item ser

movimentado a dbito ou
crdito, e o tipo de conta
que se est a movimentar,
se de fornecedor,
cliente, etc.
31
Cdigo de fornecedor que

representa o fornecedor
de fundo de maneio.
Ex.: 700000
Obs.
Fazendo enter ter acesso pgina seguinte desta transaco, onde so preenchidos os
restantes dados relativos ao primeiro item do documento, e a chave de lanamento e conta do
segundo item.
Nome de
campo
Montante
Data base
Descrio
O
F
C
Valor do fundo de maneio,

pelo qual o tesoureiro
responsvel.
Ex. 1000
Data base
Ex: 01.01.2009
Aco e valor<es do utilizador
Obs.
Pgina
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Nome de
campo
ChvLnt
Conta
Cd.RzE
Descrio
O
F
C

se de fornecedor,
cliente, etc.
29
Neste exemplo
corresponde ao registo do
fornecedor (tesoureiro).
Ex.: 700000
utilizado para identificar

operaes especiais no
razo, neste caso ser
para identificar o
processamento do fundo
de maneio.
Ex.: Z - 118 - Fundo de Maneio
Aco e valor<es do utilizador
Obs.
Carregando novamente em enter, preenche os dados referentes ao detalhe do segundo item.
Nome de
campo
Montante
Descrio
Montante do fundo de
O
F
C
O

Ex. 1000
Obs.
Pgina
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Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Nome de
campo
Descrio
O
F
C
Obs.
maneio
Vencim. em
Data de vencimento
Ex.: 01.01.2009
Item financeiro
Item financeiro extraoramental da despesa
Ex.: D.12.02.02.E0.04 Fundo

Maneio
Premir enter.
Seguidamente, procede-se simulao do documento e aparece a seguinte tela:
Aps verificar se est tudo correcto deve proceder-se gravao do documento, pressionando o
boto
O sistema de seguida ir devolver o nmero de documento gerado.

De seguida procede-se elaborao / autorizao do PAP Pedido de Autorizao de Pagamento
para o documento gerado, conforme o descrito no ponto 10 do manual MU_FI_01_IGFIJ_v5.
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Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Aps a autorizao de pagamento ser efectuada, procede-se emisso dos meios de pagamento,
conforme o descrito no ponto 19 ou 20.2 do manual MU_FI_01_IGFIJ_v5.
2.3.
Reconstituio
A reconstituio de fundo de maneio feita com o registo contabilstico das despesas j efectuadas,
aos fornecedores reais.
ATENO
Uma vez que nesta fase so os fornecedores reais que so usados, estes tero que ter, no dado
mestre, a indicao de um recebedor divergente.
Assim, na transaco FK02 na tela de pagamentos teremos:
Seleccione o campo Dados indiv. e pressione
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Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Seleccione o fornecedor de Fundo de Maneio e prima
, e grave as alteraes.
Sempre que for lanado um documento financeiro a este fornecedor, ter a seguinte tela para
escolher se pretende colocar o recebedor divergente ou no:
Quando se estiver a proceder ao lanamento da PAP, no layout desta teremos a informao que o
pagamento vai ser feito ao fornecedor de fundo de maneio e no ao fornecedor real:
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11
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
2.3.1. Reconstituio do fundo de maneio quando usamos o cabimento e

compromisso criados inicialmente
A reconstituio do fundo de maneio, em termos genricos, segue o processo normal inerente a
qualquer outro processo de despesa.
Menu
ZIGFIJ
Factura - Geral
Cdigo de transaco
F-43
Fornecedores
Lanamento
Pgina
12
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
2.3.1.1.
Explicao detalhada
Nome de
campo
Descrio
O
F
C
Data do
documento
Data de emisso do
documento original.
Ex.: 01.06.2009
Data
lanamento
Data sobre a qual o

contabilidade.
Ex.: 01.06.2009
Tp.doc
diferentes documentos
financeiros
Ex.: KR
Permite identificar o
organismo onde o
lanamento efectuado.
Ex.: 1000
Cdigo da moeda na qual

os montantes so
administrados no sistema.
Taxa de cmbio atravs
da qual os montantes so
convertidos.
Ex.: EUR

31
Empresa
Moeda/taxa
cm.
ChvLnt
Obs.
Pgina
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Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Nome de
campo
Descrio
O
F
C
Obs.

se de fornecedor,
cliente, etc.
Conta
Neste exemplo
fornecedor real.
Ex.: 100016
Premir enter.
Descrio
O
F
C
Montante
Montante do primeiro item

do documento.
Ex.: 10
ChvLnt

se de fornecedor,
cliente, etc.
40
Aqui corresponde conta

da despesa que ser
paga com o Fundo de
Maneio.
Ex.: 6221100000
Nome de
campo
Conta
Obs.
Pgina
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Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Fazendo enter ter acesso aos dados de detalhe do segundo item do documento.
Descrio
O
F
C

do documento.
Nome de
campo
Montante
Premir

Ex.: 10
Obs.
Pgina
15
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Nome de
campo
Fundos
destins.
Descrio
O
F
C
Compromisso que ser

consumido pela despesa.
Corresponde ao
compromisso e item
criado na fase da
constituio
Obs.
Ex.: 5092000005
Aps preencher o campo dos Fundos Destinados, com o nmero do Compromisso, fazendo enter
transferida a classificao contabilstica. Seguidamente, procede-se simulao do documento e
aparece a seguinte tela:
Pgina
16
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
boto
O sistema emite a seguinte mensagem de alerta:
Esta mensagem de aviso emitida uma vez que no compromisso inicial colocamos o responsvel
de fundo de maneio e as facturas da reconstituio so lanadas ao fornecedor real.
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de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ

Por fim dever ser feito o aumento do cabimento e compromisso no montante total da despesa
atravs da seguinte transaco:
Menu
ZIGFIJ
PSM Gesto de Sector Pblico
Lanamentos
Aumento cabimento e compromisso em simultneo
Cdigo de transaco
ZEA_CABY_COMP
Cabimentos
Nome de
campo
Aumento valor
Descrio
O
F
C
Indica que o compromisso

e cabimento vo ser
aumentados
Data
documento
Data do cabimento
Tp.doc.
N documento
Ex.: 01.01.2009
Tipo de documento
Ex.: 41 Cabimento Fundo de Maneio
N do documento do
cabimento
Ex: cabimento criado inicialmente no

momento da atribuio
Obs.
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18
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Nome de
campo
Descrio
Mont.(Moeda
Doc)
Montante total da despesa
Pressione
para gravar as alteraes.
O
F
C
O
Obs.
Ex: 10
2.3.2. Reconstituio do fundo de maneio quando criado novo cabimento e

compromisso no momento da reconstituio
Neste caso so criados os cabimentos e os compromissos, ao responsvel de fundo de maneio,
por processo de despesa, nas respectivas classificaes econmicas da despesa.
2.3.2.1.
Cabimento
Conforme o descrito no ponto 2.3 do manual MU_FI_01_IGFIJ_v5.

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Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
2.3.2.1.
Compromisso
Conforme o descrito no ponto 2.4 do manual MU_FI_01_IGFIJ_v5
2.3.2.1.1. Explicao detalhada

O processo idntico ao descrito no ponto 2.3.1 do presente manual, apenas no se procede ao
aumento do cabimento e compromisso iniciais, uma vez que estes no so consumidos quando so
lanadas as despesas.
Menu
ZIGFIJ
Factura - Geral
Cdigo de transaco
F-43
Fornecedores
Lanamento
Pgina
20
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Nome de
campo
Descrio
O
F
C
Data do
documento
Data de emisso do
documento original.
Ex.: 01.06.2009
Data
lanamento
Data sobre a qual o

contabilidade.
Ex.: 01.06.2009
Tp.doc
financeiros
Ex.: KR
organismo onde o
Ex.: 1000

os montantes so
convertidos.
Ex.: EUR

se de fornecedor,
cliente, etc.
31
Neste exemplo
fornecedor real.
Ex.: 100010
Empresa
Moeda/taxa
cm.
ChvLnt
Conta
Premir enter.
Obs.
Pgina
21
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Descrio
O
F
C
Montante

do documento.
Ex.: 30
ChvLnt

se de fornecedor,
cliente, etc.
40

da despesa que ser
paga com o Fundo de
Maneio.
Ex.: 6221100000
Nome de
campo
Conta
Obs.
Pgina
22
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Descrio
O
F
C

do documento.
Nome de
campo
Montante
Premir
Obs.
Ex.: 30
Nome de
campo
Fundos
destins.
Descrio
O
F
C
Compromisso que ser

consumido pela despesa.
Corresponde ao
compromisso e item
criado na fase da
reconstituio
Obs.
Ex.: compromisso criado no ponto

2.3.2.1
Aps preencher o campo dos Fundos Destinados, com o nmero do Compromisso, fazendo enter
transferida a classificao contabilstica. Seguidamente, procede-se simulao do documento e
aparece a seguinte tela:
Pgina
23
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
boto

2.4.
Liquidao do fundo de maneio
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24
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
2.4.1.
Descrio da actividade
Nesta fase so lanados os documentos que ainda no foram reconstitudos (segundo explicao
dos
pontos
anteriores).
Estes
documentos
devem
ser
inseridos
na
transaco
ZPFM_12FIBI05_RAP - Liquidao de RAPs. feita tambm a emisso da entrada extraoramental do montante total do fundo de maneio, atravs da seguinte transaco:
Menu
ZIGFIJ
Nota de crdito - geral
Cdigo de transaco
F-41
2.4.1.
Explicao detalhada
Fornecedores
Lanamento
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25
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Nome de
campo
Descrio
O
F
C
Data do
documento
Data de emisso do
documento original.
Ex.: 31.12.2009
Data
lanamento
Data sobre a qual o

contabilidade.
Ex.: 31.12.2009
Tp.doc
financeiros
Ex.:62
organismo onde o
Ex.: 1000

os montantes so
convertidos.
Ex.: EUR

se de fornecedor,
cliente, etc.
21
Neste exemplo
responsvel de fundo de
maneio
Ex.: 700001
Empresa
Moeda/taxa
cm.
ChvLnt
Conta
Premir enter.
Obs.
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26
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Descrio
O
F
C
Montante

do documento.
Ex.: 1000
ChvLnt

se de fornecedor,
cliente, etc.
39

do responsvel de fundo
de maneio
Ex.: 700001
utilizado para identificar

operaes especiais no
razo, neste caso ser
para identificar o
processamento do fundo
de maneio.
Ex.: Z
Nome de
campo
Conta
Cd.RzE
Obs.
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27
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Descrio
O
F
C
Montante

do documento.
Vencim. em
Data de vencimento
Ex.: 31.12.2009
Item finenceiro
Item financeiro extraoramental da receita
Ex.: R.17.02.02.E0.04 Fundo

Maneio
Nome de
campo
Obs.
Ex.: 1000
Seguidamente, procede-se simulao do documento e aparece a seguinte tela:
De seguida procede-se execuo da transaco ZPFM_12FIBI05_RAP - Liquidao de RAPs

para o documento gerado anteriormente e as facturas entregues que ainda no foram alvo de
reconstituio.
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28
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
ZIGFIJ
Menu
autorizao de pagamento - PAP
Cdigo de transaco
Fornecedores
Pedido de
Liquidao de RAPs
ZPFM_12FIBI05_RAP
Nome de
campo
Empresa
Exerccio
Descrio
O
F
C
Cdigo da empresa
(organismo) para a qual
se pretende preparar os
lanamentos s contas
25*.
Ex.: 1000
Perodo de 12 meses
Ex.: 2009
Obs.
para o qual a empresa

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29
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Nome de
campo
Descrio
O
F
C
(organismo) tem de
prestar contas. Pode
corresponder ao ano
civil.
Criar/Adicionar
Proposta
Data de
lanamento
Data do prximo
pagamento
N documento
Executar (F8).
Data sob a qual o

documento entrado na
contabilidade financeira
ou na contabilidade de
custos
Ex: 31.12.2009
Data qual se referem

os prazos para o
vencimento do desconto
e para o vencimento
lquido
Ex. 01.01.2010
O nmero de
documento
contabilstico indica o
cdigo atravs do qual
feito o acesso a um
documento
contabilstico.
Ex. 1620000004
Ex. Facturas que ainda no foram
reconstitudas.
Obs.
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30
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Seleccione a linha do documento a adicionar para efectuar os lanamentos.

Premir
O sistema ir devolver uma mensagem com o n do processo.
Para proceder autorizao do processo volte a executar a transaco.
Neste ecr preencher:

Nome de
campo
Empresa
Exerccio
Descrio
O
F
C
Cdigo da empresa
(organismo) para a qual
se pretende solicitar os
lanamentos s conta 25*
Ex.: 1000
Perodo de 12 meses para
Ex.: 2009
Obs.
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31
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Nome de
campo
Descrio
O
F
C
Obs.
o qual a empresa
(organismo) tem de
prestar contas. Pode
corresponder ao ano civil.
Alterar/Elim./I
mpr. Proposta
Proposta de
pagamento
Nmero do Processo
Ex.: 0200000018
Premir executar:
Seleccione
Premir
(Autorizar).
O sistema apresenta a seguinte mensagem em rodap:
Aps a autorizao de pagamento ser efectuada, procede-se recepo dos meios de pagamento,
conforme o descrito no ponto 21.3 do manual MU_FI_Contabilidade Financeira_IGFIJ_v6.pdf.
Ao efectuar a recepo dos meios monetrios, o montante colocado na conta de disponibilidade o
montante recebido em numerrio. As partidas a compensar so as geradas pela transaco
ZPFM_12FIBI05_RAP dos dois passos efectuados anteriormente (liquidao do valor em documentos e
liquidao do valor do pagamento inicial). A diferena entre estes dois montantes corresponde ao valor
entregue em numerrio.
ATENO
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32
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
No processo da entrada dos meios de pagamento deve seleccionado o documento de liquidao

da liquidao do fundo de maneiro e os documentos de liquidao das facturas que no foram
reconstitudas.
Assim, necessrio seleccionar partidas de mais do que um fornecedor.
2.5.
Rectificao do compromisso e do cabimento
Este processo concludo com a reduo do cabimento e compromisso, criado no momento da

constituio do fundo de maneio.
Assim, dever aceder seguinte transaco:
ZIGFIJ
Menu
Cdigo de transaco
2.5.1.
PSM Gesto de Sector Pblico
Lanamentos
Compromissos
Reduo de compromisso e cabimento em simultneo
ZEA_CABY_COMP_R
Explicao detalhada
Nome de
campo
Reduo
Descrio
O
F
C
Indica que o compromisso
Obs.
Valor
e cabimento vo ser
Pgina
33
de 34
Status: Aprovado
Aprovado por: IGFIJ
Nome de
campo
Descrio
O
F
C
Obs.
reduzidos
Data
documento
Data do compromisso
Tp.doc.
Tipo de documento
N documento
N do documento do
compromisso
Ex.: 01.01.2009
Ex.: 51 Compromisso Fundo de

Maneio
Ex: compromisso criado inicialmente

no momento da atribuio
Nome de
campo
Mont.(Moeda
Doc)
Pressione
Descrio
Montante pendente do
compromisso inicial
para gravar as alteraes.
O
F
C
O

Ex: 945
Obs.
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34
de 34

T MU FI FundoManeio Vf01

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Manual de Utilizao

O cabimento e compromisso criado inicialmente so usados em todo o processo.

Constituio criado um cabimento e um compromisso nas classificaes

Reconstituio registam-se as facturas das despesas aos fornecedores

Liquidao so registados os documentos que ainda no foram

35. criado um cabimento e um compromisso data da constituio do fundo ao

Constituio criado um cabimento e um compromisso nas classificaes

Reconstituio so criados novo(s) cabimento(s) e novos compromisso(s)

para suportarem os processos de despesa decorrentes durante o ano.

Liquidao so registados os documentos que ainda no foram

fundo e por fim reduz-se o cabimento e o compromisso criados na fase da

A constituio do fundo de maneio , em regra, efectuada no incio do ano econmico. Aquando da

Processamento atribuio do fundo de maneio

O registo do processamento efectuado como um processo de despesa Extra-oramental.

Neste ecr preencha os seguintes campos:

38 Atribuio Fundo de Maneio

Data sobre a qual o

Organismo sobre o qual o

Aco e valores do utilizador

Indica se este item ser

Cdigo de fornecedor que

Aco e valores do utilizador

Neste ecr preencha os seguintes campos:

Valor do fundo de maneio,

Aco e valor<es do utilizador

Indica se este item ser

utilizado para identificar

Ex.: Z - 118 - Fundo de Maneio

Aco e valor<es do utilizador

Carregando novamente em enter, preenche os dados referentes ao detalhe do segundo item.

Neste ecr preencha os seguintes campos:

Aco e valores do utilizador

Aco e valores do utilizador

Item financeiro extraoramental da despesa

Ex.: D.12.02.02.E0.04 Fundo

O sistema de seguida ir devolver o nmero de documento gerado.

Seleccione o campo Dados indiv. e pressione

Seleccione o fornecedor de Fundo de Maneio e prima

2.3.1. Reconstituio do fundo de maneio quando usamos o cabimento e

Neste ecr preencha os seguintes campos:

Aco e valores do utilizador

Data sobre a qual o

Cdigo da moeda na qual

Indica se este item ser

Aco e valores do utilizador

crdito, e o tipo de conta

Neste ecr preencha os seguintes campos:

Montante do primeiro item

Indica se este item ser

Aqui corresponde conta

Aco e valores do utilizador

Neste ecr preencha os seguintes campos:

Montante do primeiro item

Aco e valores do utilizador

Neste ecr preencha os seguintes campos:

Compromisso que ser

Aco e valores do utilizador

O sistema emite a seguinte mensagem de alerta:

O sistema de seguida ir devolver o nmero de documento gerado.

De seguida procede-se elaborao / autorizao do PAP Pedido de Autorizao de Pagamento

Neste ecr preencha os seguintes campos:

Indica que o compromisso

Aco e valores do utilizador

Ex.: 41 Cabimento Fundo de Maneio