SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Y CONTROL

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0804

Manual de Inversiones en Programas, Estudios y Proyectos

EJECUCIN DE OBRAS

Procedimiento N 05: Tramitacin de Orden de Modificacin de los Contratos de Obras

I.

Objetivo
Establecer los pasos a seguir para tramitar modificaciones al monto de un contrato de obras por parte de
Sistema Hidrulico Yacamb-Quibor, C.A., cuando lo estime conveniente o; sea solicitado por el
contratista.

II.

Alcance
Este procedimiento aplica a la Gerencia de Sistema Hidrulico Yacamb Quibor, C.A. que requiera
efectuar una Orden de Modificacin a los Contratos de Obras. Abarca desde la solicitud por parte del
contratista o la determinacin de efectuar la modificacin en la unidad solicitante que lleva la ejecucin
financiera del contrato hasta la aprobacin por parte de la Instancia de Aprobacin de la Orden de
Modificacin.

III.

Instancias que intervienen

a) Unidad Solicitante
Gerente
Ingeniero Inspector del Frente (Inspeccin)
b) Gerencia de Construccin
Gerente
Coordinador(a) de Sala Tcnica
b) Gerencia de Calidad y Gestin
Coordinador(a) de Presupuesto
c) Instancia de Aprobacin
Junta Directiva, Asamblea de Accionistas
d) Servicio de Informacin Documental
Especialista
e) Contratista
Representante Legal o persona autorizada.

Realizado por
Sistema Hidrulico
Yacamb-Quibor, C.A.

Aprobado por
Comisin de Normalizacin
Resolucin N CN04006

Revisin
Emisin
Frecuencia de revisin
Ultima revisin
En vigencia desde

10/12/2003
Anual
15/08/2008
05/09/2008

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Procedimiento N 05: Tramitacin de Orden de Modificacin de los Contratos de Obras

IV.

Documentos utilizados
Orden de Modificacin de los Contratos de Obra (080405-01).
Comunicacin de Solicitud de Orden de Modificacin de los Contratos de Ejecucin de Obra y la
notificacin de Aprobacin de la orden de modificacin.

Control Previo para Tramitacin y Aprobacin de las rdenes de Modificacin de los Contratos de
Obras. (110112)

Punto de Cuenta (1501-01)

Correspondencia de solicitud al contratista de Complemento de Fianza de Fiel Cumplimiento

Copias de comunicaciones enviadas y recibidas por Sistema Hidrulico Yacamb Quibor, C.A y el
Contratista, relacionadas con la solicitud de la variacin

Expediente del contrato

Presupuesto de Aumentos y Disminuciones.

Documentos soporte de la Orden de Modificacin que consta de:

En caso de aumentos o disminuciones:

Comunicacin donde el contratista solicita la modificacin de los contratos de ejecucin de obras

Presupuesto de Aumentos y Disminuciones.

Movimientos de las partidas a origen incluidas en la Orden de Modificacin

En caso de obras adicionales

Presupuestos

Anlisis de Precios

Memoria descriptiva (especificaciones, mediciones y forma de pago)

Programa de Trabajo

Cronograma de ejecucin

Complemento de Fianza

Copia de las comunicaciones cruzadas entre Sistema Hidrulico Yacamb Quibor, C.A y
Contratista, relacionadas con la solicitud de modificacin del monto y/o alcance del contrato

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V.

Responsabilidades
1 El(la) Gerente de la Unidad Solicitante es responsable de:
a) Conformar las Ordenes de Modificacin.
b) Informar a la Gerencia Administrativa, cualquier cambio en la ejecucin de los trabajos que genere
una modificacin de las condiciones establecidas en el Contrato.
c) Enviar toda la documentacin que se genera en la Tramitacin de Orden de Modificacin de Obra al
Servicio de Informacin Documental para guardar en el expediente correspondiente.
2 El Inspector del Frente es responsable de:
a) Analizar la solicitud del contratista e iniciar el trmite de la Orden de Modificacin.
b) Velar por la disponibilidad de cantidades de obras en las partidas del presupuesto para iniciar los
trmites de rdenes de Modificacin.
c) Velar que toda la documentacin que sustenta la Orden de Modificacin exista en el expediente de
la misma.
3 El(la) Coordinador(a) de Sala Tcnica, es responsable de:
a) Verificar que el contenido de la Orden de Modificacin sea el aprobado por la Instancia de
Aprobacin.
b) Efectuar el control previo a la orden de modificacin, validando que su contenido coincide en todas
sus partes con la informacin requerida por la empresa para la tramitacin de la Orden de
Modificacin.
c) Informar, por escrito, al Gerente de Construccin de cualquier observacin a los documentos
relacionados con la Orden de Modificacin.
4. La Instancia de Aprobacin es responsable de autorizar las modificaciones al contrato de obra
solicitadas.

VI. Normas especficas

1. El contrato puede verse modificado cuando ocurren variaciones en los precios, sueldos, tasas de cambio,
cuando se producen aumentos o disminuciones en las cantidades de obra en las partidas del presupuesto
original, cuando se requieran trabajos adicionales o por cualquier otra razn debidamente justificada.

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2. En los casos en que el contrato no prevea la utilizacin de sistemas de frmulas polinmicas y alguna
partida de variacin de precios, el presupuesto de obra que forma parte del contrato debe incluir una
partida denominada Variaciones de Precios, por un monto prudencialmente estimado por Sistema
Hidrulico Yacamb Quibor C.A. a travs del cual el contratista pueda, en cada valuacin, cobrar los
montos que se reconozcan por concepto de variacin de precios.
3. Para tramitar una Orden de Modificacin por aumento debe existir disponibilidad presupuestaria,
4. Todo aumento deber estar cubierto o garantizado con complemento de Fianza de Fiel Cumplimiento, la
cual deber formar parte de la documentacin necesaria para solicitar la orden de modificacin.
5. Si la Orden de modificacin implica un incremento del tiempo de ejecucin de los trabajos se debe
efectuar el procedimiento de Tramitacin de prrroga del plazo de ejecucin
6. Para efectos de este procedimiento se entiende como Ingeniero Inspector del Frente, al(a) trabajor(a)
designado(a) por el Gerente de Construccin para la inspeccin de una obra en cada frente de trabajo
establecido.
V. Pasos a seguir.
- Si es una modificacin por obras adicionales solicitada por el Contratista viene del Procedimiento
Recepcin y Distribucin de Correspondencia, va al paso 1.
- Si es una modificacin por obras adicionales solicitada por el(la) Gerente de Construccin va al paso 3.
- Si es una modificacin por aumentos y disminuciones solicitada por el Contratista viene del
Procedimiento Recepcin y Distribucin de Correspondencia, y va al paso 1.
- Si es una modificacin por aumentos y disminuciones solicitada por el(la) Gerente de Construccin va al
paso 2.
Unidad Solicitante Gerente
1. Revisa comunicacin del Contratista y enva al Ingeniero Inspector del Frente, junto con los soportes
respectivos, va al paso 4.
2. Elabora presupuesto de aumentos y disminuciones y evala los movimientos de las partidas de origen a
modificar.
3. Elabora comunicacin al Contratista remitindole las especificaciones tcnicas, memoria descriptiva, y
para solicitarle el presupuesto de la obra y los anlisis de precios, va al procedimiento Elaboracin y

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Despacho de Correspondencia, paso x. Al recibir la propuesta del Contratista enva al Ingeniero Inspector
del Frente.
Unidad Solicitante Ingeniero Inspector del Frente
4. Revisa los documentos recibidos, verifica que la informacin est acorde con lo establecido en el contrato,
efecta los cambios que crea procedente.
5. Elabora, Memorando Interno con los resultados de la revisin, firma y enva al(la) Gerente de la Unidad
Solicitante.
Unidad Solicitante Gerente
6. Revisa la informacin del Ingeniero Inspector del Frente. Elabora Punto de Cuenta (1501-01), lo enva
a la consideracin de la Instancia de Aprobacin
Instancia de Aprobacin
7. Revisa, firma y sella Punto de Cuenta y devuelve al Gerente de la Unidad Solicitante.
Unidad Solicitante Gerente
8. Revisa Punto de Cuenta firmado por la Instancia de Aprobacin. Va al procedimiento Elaboracin y
Despacho de Correspondencia para notificar al contratista el monto modificado del contrato con los
presupuestos de aumentos, disminuciones y obras adicionales si los hubiere.
9. Elabora Memorando Interno para notificar al Ingeniero Inspector del Frente. Va al procedimiento
Registro Presupuestario (030105).
Unidad Solicitante - Inspeccin
10. Revisa Memorando Interno, guarda en archivo.
11. Conforma el expediente soporte para la Orden de Modificacin (Ver seccin IV: Documentos utilizados
del presente procedimiento).
12. Elabora Orden de Modificacin de los Contratos de Obras, firma en seal de conformidad, y enva
conjuntamente con los soportes al Coordinador(a) de Sala Tcnica.
Gerencia de Construccin Coordinador(a) de Sala Tcnica
13. Verifica que el contenido de la Orden de Modificacin de los Contratos de Ejecucin de Obras coincide
en todas sus partes con la documentacin requerida en el presente procedimiento.
14. Efecta Control Previo, si est conforme elabora, firma y sella Control Previo para Tramitacin y
Aprobacin de las Ordenes de Modificacin de los Contratos de Obras (F1101 ), enva conjuntamente
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con la dems documentacin al(a) Gerente de Construccin, va al paso 17. Si no est conforme
devuelve al Ingeniero Inspector del Frente para su correccin, va al paso 15
Unidad Solicitante Ingeniero Inspector del Frente
15. Revisa documentos, valida informacin contenida en ellos y corrige conforme a las observaciones
efectuadas por el(la) Coordinador(a) de Sala Tcnica.
16. Conforma el expediente soporte para la Orden de Modificacin (Ver seccin IV: Documentos utilizados
del presente procedimiento).
Unidad Solicitante Gerente
17. Revisa Orden de Modificacin de los Contratos de Obras, firma y sella en seal de conformidad la
Orden de Modificacin de los Contratos de Obras, va al procedimiento Registro Presupuestario
(030105) y enva a la Gerencia Administrativa para su archivo en el expediente (procedimiento 100105:
Organizacin y Manejo de Expedientes).

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