Universidad de San Carlos de Guatemala

Centro Universitario del Norte

Extensin Baja Verapaz

Sexto Semestre

ESTUDIANTE:
Walter Oseas Ortiz Sis

CARN:
2009 43660

CARRERA:
Profesorado de Enseanza Media en Pedagoga y Tcnico en Administracin Educativa
con Orientacin en Medio Ambiente

CURSO:
Organizacin Escolar

CATEDRTICO
Lic. Jos Pedro Prez Fernndez

TRABAJO:
Documentos Administrativos

ndice

No.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
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14.
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18.
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24.
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29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.

Contenido

Pagina

Introduccin.
Acta
Qu es?..............................................................................
Cmo se hace?...................................................................
Para qu sirve?...................................................................
Ejemplo.
Qu debo hacer si me equivoco?.......................................
Certificacin
Qu es?..............................................................................
Cmo se hace?...................................................................
Para qu sirve?...................................................................
Ejemplo.
Oficio
Qu es?..............................................................................
Cmo se hace?...................................................................
Para qu sirve?...................................................................
Ejemplo.
Memorndum.
Qu es?..............................................................................
Cmo se hace?...................................................................
Para qu sirve?...................................................................
Ejemplo.
Conocimiento.
Qu es?..............................................................................
Cmo se hace?...................................................................
Para qu sirve?...................................................................
Ejemplo.
Constancia.
Qu es?..............................................................................
Cmo se hace?...................................................................
Para qu sirve?...................................................................
Ejemplo.
Circular.
Qu es?..............................................................................
Cmo se hace?...................................................................
Para qu sirve?...................................................................
Ejemplo.
Solicitud..
Qu es?..............................................................................
Cmo se hace?...................................................................
Para qu sirve?...................................................................
Ejemplo.

1
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2
2
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6
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46.
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49.
50.
51.
52.
53.
54.
55.

Nota..
Qu es?..............................................................................
Cmo se hace?...................................................................
Para qu sirve?...................................................................
Ejemplo.
Hoja de Vida Currculum Vitae
Qu es?..............................................................................
Cmo se hace?...................................................................
Para qu sirve?...................................................................
Ejemplo.
Conclusiones...
Recomendaciones.
Bibliografa..

INTRODUCCIN

El siguiente trabajo contiene Documentos de redaccin y

correspondencia o documentos administrativos, como lo son:
el Acta, la Certificacin, Oficio, Memorndum, Conocimiento
Constancia,

Circular,

Solicitud,

Nota,

Hoja

de

Vida

Currculum Vitae. En todos los documentos se describen los

siguientes aspectos bien detallados y definidos: Qu es?
Cmo se Hace? Para Qu Sirve? Y tambin aparecen
ejemplos de cada uno de ellos.

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I.

ACTA

1. Qu es?
Es un escrito donde se hace una relacin detallada de lo tratado y acordado en una
reunin, asamblea, junta, sesin o acto de importancia. Para Editora Educativa existen
dos tipos de actas:
Actas Notariales: Son documentos fehacientes extendidos por un notario con fe pblica.
Actas Corrientes: Son las extendidas por un secretario. Estas se redactan con un plan
establecido para el desarrollo de la asamblea, reunin, junta o acto especial.
Generalmente el plan establecido se le llama AGENDA y es como la siguiente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Bienvenida
Motivo de la Asamblea
Informe de comisiones
Puntos a tratar
Propuestas y discusiones
Puntos varios

2. Cmo se Hace?
Las actas deben recoger la informacin de manera detallada, completa y clara, para
que se puedan localizar fcilmente los contenidos.

El acta debe dejar constancia de todo lo acaecido en el transcurso de una reunin, y en

ella es importante reflejar cualquier contraste de opiniones.
Adems, hay dos principios fundamentales que deben tenerse en cuanta para elaborar
un acta:

La coherencia: Consiste en mantener la uniformidad al hacer referencia a las

personas implicadas; por ejemplo, no debe mencionarse primero a una persona por
su nombre y despus por su cargo, sino que ha de hacerse de forma homognea.

La objetividad: Consiste en mantener la imparcialidad al describir los hechos y a las

personas implicadas en la reunin. Deben evitarse, por tanto, los trminos que
impliquen apreciaciones subjetivas.

Partes de un Acta
a) Nmero de Acta: Este es correlativo al ao segn las actas escritas. Ejemplo: Acta
No. 03-2011.
b) Presentacin o Introduccin: Aqu se escriben los datos generales, lugar, hora de
inicio, da, personas que intervienen. Las fechas y horas se escriben en letras, en
el caso de direcciones y nmeros de nombramientos y otros documentos, estos s
se escriben en nmeros.
c) Clusula o Cuerpo del Acta: aqu se anotan los puntos importantes tratados,
escribindolos en letras y nmeros ordinales (Primero, Segundo, etc.), en forma
detallada y clara.
d) Cierre del Acta: Aqu se detalla el lugar y hora de finalizacin de la asamblea o
reunin.
e) Firmas y sellos: Los que intervienen en la asamblea o reunin firman aceptado
todo lo que en ella est escrito, a los acuerdos que llegaron ratificndolos con su
firma, as como el sello de la autoridades que participaron en la reunin.
3. Para qu Sirve?
Sirven de constancia, resumen y recordatorio para todos los implicados en un
determinado asunto.
El libro de actas debe ser autorizado por el jefe inmediato superior o autoridad
competente.
4. Ejemplo
Acta No. 5 2011
En el Casero Los Encuentros, municipio de San Miguel Chicaj, departamento de Baja
Verapaz a las quince horas con treinta minutos del da domingo catorce de agosto del
ao dos mil once; reunidos en el local que ocupa El Instituto Nacional de Educacin
Bsica Telesecundaria, el Seor Director Walter Oses Ortz Sis, Profesor Ren Morales,
Profesor Pablo Marroqun, el Seor Marcos Milin, presidente del Consejo Comunitario
de Desarrollo (COCODE), para dejar constancia de lo siguiente: - - - - - - - - - - - - - - - - -

PRIMERO: El Director dio la bienvenida a los profesores y al presidente del COCODE y

les dio a conocer el motivo de la reunin. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - SEGUNDO: EL Director solicit el apoyo del COCODE para celebrar las fiestas patrias
que se aproximan y pidi que en comn acuerdo con la comunidad se definieran las
actividades que se realizan el catorce y quince de septiembre. El seor presidente del
COCODE manifest que en comn acuerdo con sus compaeros proporcionarn un
refrigerio para todos lo que asisten en da quince en la actividad cvica y se
comprometi reunir a la comunidad para llegar a mas acuerdos. - - - - - - - - - - - - - - - - TERCERO: EL Seor Director manifest sus sinceros agradecimientos por la
presencia de los presentes y por los compromisos del presidente del COCODE. No
habiendo ms que hacer constar se da por finalizada la presente en el mismo lugar y
fecha de su inicio, a las diecisis horas con treinta minutos. Firmando para constancia
los que en ella intervenimos. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -----5. Qu debo hacer si me equivoco?
Cuando se fracciona un acta y se comete un error, no se debe borrar o echarle
corrector de papel o mucho menos rayarla e iniciar una nueva. Existe forma de cmo
realizar correcciones en caso de cometer errores y a ellas se les llama ENMIENDAS.
Dentro de las enmiendas podemos mencionar lo siguiente:
Testado: Esto se da cuando el que suscribe un acta se equivoca al escribir un dato o
se escribe una palabra que no era. Al final del acta se escribe para aclarar, la palabra
Omtase lo testado que significa no leer.
Entrelineado: Se utiliza cuando se omiti o se olvid algn dato, o se test algo. Se
escribe en medio de las lneas corrigiendo las palabras, o escribiendo lo que se olvid.
Al final para aclarar se escribe para aclarar, omtase lo testado. Lase entre lneas y
se escribe la palabra, si fueran varios testados se escriben todas las palabras que se
corrigieron.
Las anteriores enmiendas se escriben en al acta antes de escribir firmando para
constancia los que en ella intervenimos.
Otro si: Esto se escribe cuando ya se cerr el acta y se olvid anotar un punto
importante y que no fue incluido y se considera necesario dejarlo anotado. Lo que
procede es lo siguiente: firman todos los participantes, despus de la firmas se escribe
Otros Si y all se anota lo que se desea, luego se vuelve a firmar.

II.

CERTIFICACION

1. Qu es?
Es un escrito que testimonia algunas circunstancias especiales, ya que se copia
literalmente la informacin deseada que se encuentra en un libro u otro documento.
2. Cmo se Hace?

En el caso de la certificacin de actas, se copia literalmente el acta suscrita en un

libro de actas. Para ello debe incluirse en la primera parte los datos del libro donde
aparece tales como: no. Del Libro, folios, autoridad o cargo de quien la certifique. Luego
se copia el acta literalmente hasta los nombres y los sellos de las personas que
intervinieron en ellas. Al final se coloca el lugar y fecha donde se ha certificado el acta,
firma y sello de quien la certific.
El encabezado y final de la certificacin se escriben con maysculas y rengln abierto y
la copia textual del acta entre comillas y rengln cerrado. Los puntos se copian de
corrido a manera de no dejar espacio.
Si certificamos un acata que tenga enmiendas no las copiamos en ellas, sino que la
copiamos ya corregida. Si un acta tiene Otro Si lo colocamos despus del ltimo punto.
Luego se escriben los nombres de las firmas legibles, cuantas firmas ilegibles, huellas
digitales si hay y qu sellos aparecen.
Las certificaciones tambin se pueden extenderse cuando se extrava un certificado y
en este caso es necesario tener a la vista los cuadros de evaluaciones finales (cuadros
MED-B) en lugar del libro de actas.
Cuando un acta es muy grande se puede certificar slo el punto en el que un tiene
inters y no todo el acta.
3. Para qu Sirve?
Este documento sirve para afirmar o certificar que se da por cierto o realizado, que
existe, o que es as en la realidad los hechos que se describen en ella.
4. Ejemplos
Certificacin de Acta
EL INFRASCRITO DIRECTOR DEL INSTITUO NACIONAL DE EDUCACIN BSICA
TELESECUNDARIA, DEL CASERIO LOS ENCUENTROS, MUNICIPIO DE SAN
MIGUEL CHICAJ, DEPARTAMENTO DE BAJA VERAPAZ, CERTIFICA: HABER
TENIDO A LA VISTA EL LIBRO DE ACTAS NUMERO DOS (2), QUE SE LLEVA EN
ESTE ESTABLECIMIENTO, EN EL CUAL A FOLIOS CINCO (5) Y SEIS (6)

SE

ENCUENTRA LA QUE COPIADA LITERLAMENTE DICE: - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Acta No. 5 2011. En el Casero Los Encuentros, municipio de San Miguel Chicaj,
departamento de Baja Verapaz a las quince horas con treinta minutos del da domingo
catorce de agosto del ao dos mil once; reunidos en el local que ocupa El Instituto
Nacional de Educacin Bsica Telesecundaria, el Seor Director Walter Oses Ortz Sis,
Profesor Ren Morales, Profesor Pablo Marroqun, el Seor Marcos Milin, presidente
del Consejo Comunitario de Desarrollo (COCODE), para dejar constancia de lo
siguiente: PRIMERO: El Director dio la bienvenida a los profesores y al presidente del
COCODE y les dio a conocer el motivo de la reunin. SEGUNDO: EL Director solicit el

apoyo del COCODE para celebrar las fiestas patrias que se aproximan y pidi que en
comn acuerdo con la comunidad se definieran las actividades que se realizan el
catorce y quince de septiembre. El seor presidente del COCODE manifest que en
comn acuerdo con sus compaeros proporcionarn un refrigerio para todos lo que
asisten en da quince en la actividad cvica y se comprometi reunir a la comunidad
para llegar a mas acuerdos. TERCERO: EL Seor Director manifest sus sinceros
agradecimientos por la presencia de los presentes y por los compromisos del
presidente del COCODE. No habiendo ms que hacer constar se da por finalizada la
presente en el mismo lugar y fecha de su inicio, a las diecisis horas con treinta
minutos. Firmando para constancia los que en ella intervenimos. - - - - - - - - - - - - - - -
Y

PARA LOS USOS LEGALES QUE AL INTERESADO CONVENGA, EXTIENDO,

SELLO Y FIRMO LA PRESENTE FIELMENTE CONFRONTADA CON SU ORIGINAL,

EN UNA HOJA TAMAO CARTA CON UNA COPIA, EN EL CASERIO LOS
ENCUENTROS, MUNICIPIO DE SAN MIGUEL CHICAJ, DEPARTAMENTO DE BAJA
VERAPAZ EL QUINCE DE AGOSTO DEL AO DOS MIL ONCE.- - - - - - - - - - - - - - - -

f. ______________________
Prof. Walter Oseas Ortz Sis
DIRECTOR

SELLO

Certificacin de Estudios
El infrascrito Director del El Instituto Nacional de Educacin Bsica Telesecundaria, del
Casero Los Encuentros, municipio de San Miguel Chicaj, departamento de Baja Verapaz,
CERTIFICA: Haber tenido a la vista los Cuadros de Registro de Evaluaciones,
correspondiente al Ciclo Escolar 2010, en donde consta que el alumno: Ramiro de Len
Carpio curs, el grado de Segundo Bsico en este establecimiento, con las siguientes
calificaciones: Idioma Espaol: ochenta (80), Aprobado; Matemticas: sesenta (60),
Aprobado; Ciencias Sociales: setenta (70), Aprobado; Expresin Artstica: ochenta (80),
Aprobado; Idioma Extranjero: setenta (70), Aprobado; Fsica: setenta y cinco (75),
Aprobado; Qumica: sesenta (60), Aprobado y Educacin Fsica: ochenta y cinco (85),
Aprobado. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Y para los usos que al interesado convenga, extiendo, sello y firmo la presente, en
una hoja de papel bond, en el Casero Los Encuentros, municipio de San Miguel Chicaj,
departamento de Baja Verapaz, el tres de enero del ao dos mis once. - - - - - - - - - - - - - -

SELLO

f. ______________________
Prof. Walter Oseas Ortz Sis
DIRECTOR

III.

OFICIO

1. Qu es?
Es un documento de carcter oficial que se utiliza para establecer comunicacin
entre las instituciones estatales y particulares
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de ms
alta jerarqua.
2. Cmo se Hace?
Un oficio de redacta o se estructura de esta manera:
Nmero de registro y Referencia: esta se debe escribir al lado superior
derecho de uno. El nmero de oficios depende del nmero de oficios enviados, al
igual que las actas y conocimientos son numeradas. Ejemplos: Oficio No. 0202009; Oficio No. 001-2010 y Oficio No. 004-2011.
La referencia consiste en las iniciales de quien lo escribi con minscula y de
quien lo firma con mayscula, no importa quin primero y quin despus, aunque
se acostumbra quien lo escribi primero y quien lo firma despus, segn el
rango. Ejemplo: El CTA Lic. Ramrez Rosales Guerra enva un oficio y su
Secretaria Josefa Lorena Morales Sis lo escribe, la referencia va as:
Oficio No. 15-2011
Ref. jlms/RRG

Destinario: a quien va dirigido.

Contenido: Aqu incluye saludo o entrada, motivo y cierre o despedida.
Firma y Sello: de la persona que lo enva y sello del cargo e institucin que
representa.
Identificacin: Nombre y cargo de la persona que firma.

3. Para qu Sirve?
Esta correspondencia sirve para: Informar, Invitar, Pedir o Remitir. En otras palabras
diremos que proporciona informacin oficial de una institucin a otra, de subalterno a
jefe y viceversa.
El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institucin; y Nivel
Interno, dentro de ella.
A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la entidad, especialmente
con aquellos que ocupan cargaos directivos.

A nivel interno, enlazan a los que desempea funciones de direccin dentro de una
entidad o institucin.
4. Ejemplo
El Instituto Nacional de Educacin Bsica Telesecundaria,
Casero Los Encuentros, San Miguel Chicaj,
Baja Verapaz
Oficio No. 16-2011
Ref. enls/WOOS
Casero Los Encuentros, 22 de julio del 2011
Profesor
Juan de la Cruz de Len
Aldea San Francisco
San Miguel Chicaj, B.V.
Atentamente informo a usted que su solicitud de permiso para el da lunes 25 al da
viernes 29 de los corrientes est autorizado. Por lo que le solicito que presenta sus
constancias medicas despus de su regreso.
Sin otro particular me suscribo de usted, atentamente.

f.___________________
Prof. Walter Oseas Ortz Sis
DIRECTOR

SELLO

c.c. Archivo

IV.

MEMORMDUM

1. Qu es?
Es el instrumento en donde se anotan las cosas que deben hacerse en determinado
ocasin o da.
El memorando es un documento de carcter interno, porque solamente se difunde
dentro de una institucin o empresa.
Establece comunicacin entre todos los trabajadores de una institucin o empresa, al
margen de su nivel o jerarqua, por la aplicacin de los principios de simplificacin
administrativa y racionalizacin de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su
secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa
o entre gerentes o jefes del mismo nivel.
2. Cmo se Hace?
Para elaborar un memorndum se debe tomar en cuenta lo siguiente:

Destinario: Persona a quien se enva.

Remitente: Persona quin lo enva.
Asunto: Mensaje que se enva.
Lugar y Fecha: Dnde y cundo es cursado.
Firma y Sello: Del remitente

Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes

del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y prctico, breve y directo.
La palabra memorndum significa: cosas que debe tenerse en la memoria
3. Para qu Sirve?
Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos con
la finalidad de no olvidarlos u omitirlos. Es utilizado en algunos casos con las mismas
funciones de una circular slo que en lugar de informar e hace un recordatorio.
4. Ejemplo
A: Jorge Agustn Oswaldo Reyes
De: Walter Oseas Ortz Sis
Asunto: Entrega de Cuadros de Registros de Evaluacin de Bimestre
Lugar y Fecha: Los Encuentros, 134de agosto de 2011
Le recuerdo que los cuadros de registro de evaluaciones del primer bimestre debern
ser entregados a la secretara a ms tardar el lunes 22 de agosto del ao en curso,
para poder llenar tarjetas y hacer la entrega a los padres de familia.

SELLO

Prof. Walter Oseas Ortz Sis

V.

CONOCIMIENTO

1. Qu es?
Es un documento breve que se redacta con la finalidad de dejar constancia de
alguna situacin, actividad o decisin, dejando de esta forma plasmada la
responsabilidad de quienes intervienen.
2. Cmo se Hace?
En cada establecimiento educativo generalmente existe un libro de conocimientos,
los cuales son numerados segn el orden en que se redacta. Puede hacerse de dos
formas: numerados del uno en adelante o del uno en adelante y cada ao se inicia con
el uno.
Para redactar un conocimiento debe llevar el nmero de conocimiento, lugar, nombre de
las personas que intervienen, los datos, situaciones, actividad o decisin, al final la
fecha y la firma y los sellos de los que intervienen.

3. Para qu Sirve?
Sirve para dejar constancia de alguna situacin, actividad o decisin.
Los conocimientos pueden ser de diferentes ndoles segn el motivo o intencin con
que se redacta: De entrega de Correspondencia, De Entrega de Materiales,
Disciplinario, Etc.
4. Ejemplos

Conocimiento de entrega de Materiales

Conocimiento No. 02 2011
En la presente fecha se hace entrega al Director del El Instituto Nacional de
Educacin Bsica Telesecundaria, del Casero Los Encuentros, municipio de San
Miguel Chicaj, departamento de Baja Verapaz; Profesor Walter Oseas Ortz Sis, los
siguientes materiales: dos pizarras fornica, dos ctedras y dos sillas, para uso del
personal docente del establecimiento. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - San Miguel Chicaj, B. V., 5 de enero del 2011. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

f. ______________________
Prof. Walter Oseas Ortz Sis
DIRECTOR

SELLO

f. __________________
Lic. Juan Jos Ramrez
PLAN INTERNACIONAL

Conocimiento Disciplinario

Conocimiento No. 07 2011

SELLO

En la presente fecha se deja constancia de que el alumno: Fredy Daro Zumpango,

agredi fsica y verbalmente a su compaero Juan Xitumul, por lo que se le hizo una
llamada de atencin, notificndole a su mam Xiomara Reyes; por lo que se le
recomienda que esta situacin no se repita en el futuro, al contrario se proceder a
faccionar el acta de suspensin. . - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

San Miguel Chicaj, B. V., 15 de junio del 2011. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Enterada

SELLO

f. ______________________
Prof. Walter Oseas Ortz Sis
DIRECTOR

VI.

f. ______________________
Xiomara Reyes
Mam

CONSTANCIA

1. Qu es?
La constancia al igual que la certificacin tiene la intencin de testimoniar algunos
datos o circunstancias especiales, tales como el comportamiento, enfermedad, etc.
2. Cmo se Hace?
Esto debe ser un escrito breve, debe tener claridad y orden. Al igual que la
certificacin lleva un encabezado y final, solo que aqu no es necesario hacer con
mayscula ni a rengln abierto. Pueden hacerse en papel espaol o en papel corriente.
3. Para qu Sirve?
Este documento sirve para hacer constar los datos o circunstancias especiales.

4. Ejemplo
El infrascrito Director del El Instituto Nacional de Educacin Bsica Telesecundaria, del
Casero Los Encuentros, municipio de San Miguel Chicaj, departamento de Baja Verapaz,
HACE CONSTAR: Que el alumno Otto Prez Molina, estudi el nivel bsico en este
establecimiento, tiempo en cual siempre se le observ Muy Buena Conducta, dentro el
establecimiento y en todas las actividades extra-aula. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Y para los usos que al interesado convenga, extiendo, sello y firmo la presente, en
una hoja de papel bond, en el Casero Los Encuentros, municipio de San Miguel Chicaj,
departamento de Baja Verapaz, el tres de enero del ao dos mis once. - - - - - - - - - - - - - -

SELLO

f. ______________________
Prof. Walter Oseas Ortz Sis
DIRECTOR

VII.

CIRULAR

1. Qu es?
Es un escrito que se emplea para comunicar simultneamente un mismo asunto a
varias personas a quienes por igual interesa".
La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitacin de asuntos oficiales,
mercantiles o industriales.
El estilo en la redaccin de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta,
sobresaliendo en su redaccin la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos
destinados a personas de muy diverso nivel.
2. Cmo se Hace?
Para redactar una circular debe atenderse la siguiente estructura:
Lugar y Fecha: De dnde es redactada
Destinario: Persona(s) a quien va dirigido
Nombre, cargo o institucin de quien la enva
Asunto, motivo por el cual es objeto, es decir razn por la que es redactada
Nombre(s), cargo(s) de las personas que la envan.
Firma(s) de la o las personas que la envan
Firmas de enterados o enteradas a quienes va dirigida la circular.
Sello o sellos de la o las instituciones.

3. Para qu Sirve?
La funcin de un circular es la de informar de algn suceso, recordarlo o dar a conocer
una decisin u orden. Las personas que reciben la circular deben firmar de enterados
para tener un respaldo de que s se informa en el caso de incumplimiento.
4. Ejemplo
San Miguel Chicaj, B. V. 15 de agosto de 2011
A: Personal Docente
De: Direccin
Es un agrado dirigirme a ustedes desendoles bienestar y a la vez
informarles lo siguiente: el da mircoles 18 de los corrientes a partir de a las 8:00
horas en el Saln Municipal, se realizar un taller, para lo cual ruego su presencia y
puntualidad. Favor de firmar de enterados.
Sin otro particular me suscribo de ustedes, atentamente.
f. ______________________
Prof. Walter Oseas Ortz Sis
DIRECTOR
Nombre

SELLO

Firma de Enterado

__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________

VIII.

____________________________
____________________________
____________________________
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____________________________

SOLICITUD

1. Qu es?
Es un documento por medio del cual el (los) interesados piden a quien corresponda se
les proporcione un bien o servicio. Hay dos clases de solicitudes:

Solicitud individual: sirve para gestionar la atencin de un derecho en forma

individual. Si una medida administrativa afecta a dos o ms personas por igual,
estas deben presentar su solicitud por separado.

Solicitud colectiva: se utiliza para pedir la atencin de un derecho que se

considera de inters colectivo. Recibe el nombre de memorial.

2. Cmo se Hace?
Para redactar una solicitud debe atenderse la siguiente estructura:
Destinatario: En donde se debe anotar: tratamiento y cargo, profesin y
nombre, direccin y lugar.
Generalidades de la Solicitud, datos como: Nombre, residencia, edad, estado
civil.
Exposicin de motivos: Plantear la o las razones que motiva dicha solicitud.
Peticin: Aqu se pide o solicita el favor, bien o servicio que se desea.
Cierre: Se realiza con una despedida cordial.
Lugar y fecha: Dnde y cundo fue redactado el documento.
Nombre(s), firma(s): De las personas que hacen la solicitud
3. Para qu Sirve?
Para exponer las necesidades de una organizacin y/o de una entidad y para que el o
los interesados sean beneficiados con un bien o servicio.
4. Ejemplo

CONSEJO COMUNITARIO DE DESARROLLO

CASERO LOS ENCUENTROS, SAN MIGUEL CHICAJ B. V.
Martes 02 de agosto de 2011
EMILIO BOLVITO CALATE
ALCALDE MUNICIPAL
SAN MIGUEL CHICAJ, B. V.
Por medio de la presente cordialmente le saludamos, esperando que sus
labores cotidianas sean realizadas con muchos xitos.
El motivo de la presente es para manifestarle que en nuestra comunidad no
contamos con suficiente alumbrado pblico y vemos que es una necesidad para los
habitantes de nuestra comunidad y las aledaas, por esa razn, con todo respeto le
solicitamos: que nos proporcione 10 fotoceldas y 10 focos para poder cubrir esta
gran necesidad en nuestra comunidad.
Esperamos contar con lo solicitado, agradecemos la atencin prestada a la
presente, nos suscribimos de usted muy atentos.
Atentamente;

Silvia Noem Sis Sis

PRESIDENTA COCODE

Joaqun Danilo Sis Rodrguez

SECRETARIO COCODE

IX.

NOTA

1. Qu es?
Es un documento por medio del cual se solicita un bien o servicio, se informa algn
acontecimiento o situacin.
2. Cmo se Hace?
Se hace a base de la siguiente estructura:
Lugar y fecha donde fue redactada
Destinario, persona a quien va dirigida
Saludo o prembulo
Peticin, solicitar lo que se desea
Exposicin, presentacin de motivos, justificacin de por qu se solicita algo y
por qu.
Cierre, despedida cordial
Firma y sello de quien la remite.
3. Para qu Sirve?
Generalmente es utilizado internamente e un establecimiento para solicitar permiso o
para rendir algn informe o disculpa por falta.
4. Ejemplo
CASERIO LOS ENCUENTROS
SAN MIGUEL CHICAJ BAJA VERAPAZ
07 de abril de 2011
COMITE DE AGUA POTABLE
CASERIO CHILAJON
Por este medio les saludo cordialmente, que las bendiciones de Dios sea
con cada uno de ustedes y en la labor que realizan.
Con todo respeto les solicito que me autoricen el servicio del agua el da 22 y 23 de abril
del presente ao, ya que estar realizando una actividad y es una necesidad tener este
servicio durante esos dos das.
En espero su comprensin, les agradezco de antemano la atencin prestada a la
presente, me suscribo de ustedes muy atento.
Atentamente,

f._______________________
Rigoberto Ortz Ortz

X.

HOJA DE VIDA O CURRICULUM VITAE

1. Qu es?
Es el resumen de todas las actividades realizadas por una persona, es su paso por la
vida, hasta el da que las redacta. En l rene toda la informacin, detallando fechas,
lugares, nombres de los eventos, patrocinadores de los mismos y sobre todo copia o
fotocopia de los documentos que acreditan lo expuesto en el currculum.
2. Cmo se Hace?
Se hace a base de la siguiente estructura:
Datos Personales: Se refiera a los datos particulares de la persona, fecha de
nacimiento, edad, sexo y otros.
Estudios Realizados: Incluye todos los estudios realizados desde la educacin
pre-primaria o primaria, segn el caso, con nombre del establecimiento y fechas.
Trabajos desempeados: Se anota la experiencia laboral, dependencia y ao
en que se realiz.
Cursillos, talleres y capacitaciones: Se detalla lugar, fecha, nombre del evento
y patrocinadores.
Proyeccin y comunidad: Todas aquellas actividades que son de beneficio
comunitario, social y deportivo.
Mritos obtenidos: Logros significativos como medallas, trofeos, galardones y
otros.
Lugar y fecha
Firma
3. Para qu Sirve?
Este documento sirve para acreditar los logros, capacidad y experiencias de la
persona. Sobre todo es til para la obtencin de empleo o escalafones.
4. Ejemplo
I. DATOS PERSONALES:
APELLIDOS: Ortz Sis.
NOMBRES: Walter Oseas.
FECHA DE NAC IMINETO: 14 de septiembre del ao 1988.
LUGAR DE NACIMIENTO: Aldea San Francisco, San Miguel Chicaj, Baja Verapaz.
DIRECCIN PARTICULAR: Casero Los Encuentros, San Miguel Chicaj, Baja Verapaz.
SEXO: Masculino.
ESTADO CIVIL: Casado
PROFESIN: Maestro de Educacin Primaria Rural.
NUMERO DE NIT.: 6049212-0
IDIOMAS QUE DOMINA: Achi y Castellano
EDAD: 22 aos.

CEDULA DE VECINDAD No. ORDEN: -15. REGISTRO: 22 619

DPI: 1896 59017 1502
NUMERO DE TELFONO: 40407799
II. ESTUDIOS REALIZADOS:
EDUCACIN PRE-PRIMARIA: Escuela Oficial Rural Mixta Aldea San Francisco, San
Miguel Chicaj, Baja Verapaz. 1996.
EDUCACION PRIMARIA: Escuela Oficial Rural Mixta Aldea San Francisco, San
Miguel Chicaj, Baja Verapaz. 1. A 6. 1997 2002.
EDUCACIN BSICA: Instituto Mixto de Educacin Bsica Por Cooperativa, San
Gabriel Pantzuj, B. V. 1. A 3. 2003 2005.
MECANOGRAFA, BSICO Y LIBRE: Academia de Mecanografa Comercial
EBBEN-EZER, Aldea San Gabriel. 2003-2004
EDUCACIN DIVERSIFICADO: Escuela Normal Rural No. 4 Dr. Elizardo Urizar Leal
4. A 6 Magisterio. 2006-2008.
ACTUALMENTE, ESTUDIANTE EN LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE
GUATEMALA, CUNOR, EXTENSIN SAN MIGUEL CHICAJ, BAJA VERAPAZ.
CURSANDO: Profesorado en Enseanza Media en Pedagoga y Tcnico en
Administracin Educativa con Orientacin en el Medio Ambiente. Con veinticinco
cursos aprobados.
III. CURSILLOS, TALLERES Y CAPACITACIONES RECIBIDOS:
1. CURSO, Corte y Confeccin. INTECAP. 2000
2. CAPACITACIN: Voluntarios. PLAN INTERNACIONAL. 2006.
3. TALLER, Emprendedores, PLAN INTERNACIONAL. 2008.
4. CURSO. Tcnico Operador de Computadoras Windows XP, Paquete Office e
Internet. 2008.
5. CAPACITACION. Metodologa y Aspectos Tcnicos y Administrativos. CONALFA.
2009.
IV. MERITOS OBTENIDOS:
1. DIPLOMA DE RECONOCIMEINTO, por participar en el IV Encuentro
Interprogrmas de Niez y Juventud, Alianza, 2000.
2. DIPLOMA DE RECONOCIMEINTO, sexto lugar en rendimiento escolar. 2004
3. DIPLOMA. Alumno Distinguido. 2008
4. RECONOCIMIENTO. Por la prctica de los ms altos valores acadmicos, sociales
y humanos puestos de manifiesto en la realizacin del Proyecto Investigacin
accin del curso de Seminario. 2008
Casero Los Encuentros, San Miguel Chicaj B. V., 02 de febrero 2010.

f.___________________
Walter Oseas Ortz Sis.

CONCLUSIONES

La redaccin y la correspondencia cumplen una funcin muy

importante
dentro de las instituciones educativas, son
tambin la base de la comunicacin, vital para el buen
funcionamiento de toda empresa.
Es muy necesario para los docentes conocer cada uno de los
documentos que se
manejan en los establecimientos
educativos, y no solo conocer, sino saber cmo manejarla,
redactarla, lo que debe contener y una serie de aspectos
necesarios.
Los documentos principales que debemos manejar los
docentes es la reaccin de actas y el conocimiento, ya que
podemos fungir como directores en cualquier momento de
nuestra labor.
El uso de lenguaje sencillo, breve y clara ayuda a
entendernos ms, y se le facilita al redactor extender
cualquier documento en cualquier instante.
Como docentes, estos documentos son parte de nuestras
herramientas diarias que utilizamos en los establecimientos.

RECOMENDACIONES

Utilice adecuadamente estos documentos en todos los

momentos necesarios, ya que as tambin se evitan
problemas con otras personas.

No escriba nada si no es necesario en cualquier

documento, ya que cada uno de estos cumplen una
funcin y debemos de aprovecharlos.

Aproveche al mximo la funcin de cada documento,

atienda a los lineamientos que se dan en este trabajo.

Organice bien sus ideas y utilice palabras sencillas a la

hora de redactar cualquier documento, as los que lean
estos lo entiendan y lo respeten.

Haga uso de estos documentos, as dejar constancia

de todos los hechos, casos especiales o circunstancia y
as evitar problemas.

BIBLIOGRAFA

1. Guatemala, Ministerio de Educacin. SIMAC. S.f. Manual Operativo del Director

Escolar Nivel Primario. Compilacin de Miguel ngel Chacn.
Guatemala, s.n. 51p.
2. Alvarado Mendoza, Rufino, Mara del Carmen Donis Estrada de Castellanos. S.f.
Redaccin y Correspondencia I y II. Corr. Y Aum. En redaccin moderna.
Guatemala, America Central. Editorial ESCAR. 3245p.

EGRAFA

1. http://www.mailxmail.com/curso-ortografia-redaccion/
2. http://www.monografias.com/trabajos82/los-documentos-administrativos/losdocumentos-administrativos2.