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1.
2.
2.2.1.-
3.
3.2.1.3.2.2.3.2.3.3.2.4.3.2.5.3.2.6.3.2.7.-
4.
4.2.1.-
4.3.
4.4.
5.
5.1.1.5.1.2.5.1.3.-
5.2.
5.3.
5.3.1.5.3.2.5.3.3.5.3.4.-
5.4.
5.4.1.5.4.2.5.4.3.-
5.5.
5.6.
5.7.
6.
6.1.1.-
6.2.
6.2.1.6.2.2.6.2.3.6.2.4.6.2.5.6.2.6.6.2.7.6.2.8.-
7.
7.1.1.7.1.2.7.1.3.-
7.2.
7.2.1.-
FORMULARIOS ....................................................................................................................51
8.1.
Introduccin. ..............................................................................................................51
8.1.1.8.1.2.-
8.2.
8.2.1.8.2.2.8.2.3.-
9.
8.
Introduccin. ..............................................................................................................58
9.1.1.9.1.2.9.1.3.9.1.4.9.1.5.9.1.6.-
9.2.
Imprimir un informe...................................................................................................63
9.2.1.9.2.2.-
Lo Nuevo
Antes de comenzar con la creacin de una base de datos deber tener en cuenta que
Access 2007 trabaja con el concepto de Cinta de opciones a diferencia de las versiones
anteriores que trabajaban con el concepto de men.
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas.
Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la
creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las
operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos
aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque
tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn
el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para
mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del
ratn.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar
menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones
quedarn ocultas.
Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en
cualquier pestaa.
1.1.
Pgina 3
Lo Nuevo
1.2.
1.3.
1.4.
Pgina 4
Elementos Bsicos
2.1.
2.2.
LA PANTALLA INICIAL
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como la que se muestra a continuacin:
Pgina 5
Elementos Bsicos
2.2.1.-
La barra de Ttulo
La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos
trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para
minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
El Botn de Office
Pgina 6
Elementos Bsicos
La barra de estado
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Conceptos Bsicos
BASE DE DATOS:
Una Base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos.
Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar la gestin de fichas de los artculos de
un almacn, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora,
etc. Podemos por ejemplo, realizar consultas tales como qu artculo se ha vendido
ms este mes? Qu clientes compran un determinado artculo? Cul es la ganancia
total del mes? etc.
Es decir, una base de datos es un CONJUNTO DE DATOS que estn organizados para un
uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo
que se denomina SISTEMA GESTOR DE BASES DE DATOS.
Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador
las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos
almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos
relacional.
En un sistema de BASE DE DATOS RELACIONAL, los datos se organizan en TABLAS. Las
tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser Pacientes, o los
antecedentes de cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los
datos de la tabla de pacientes se puedan obtener informacin sobre los antecedentes de
estos.
3.2.
3.2.1.-
Tablas de datos:
Una
de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una
contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes
o pedidos es decir es el OBJETO DE BASE DE DATO, donde crearemos el conjunto de datos
de nuestra base de datos. Estos datos estarn ordenados en columnas verticales. Aqu
definiremos los campos y sus caractersticas.
TABLA
TABLA
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del
cliente, nombre del cliente, direccin,....Y al conjunto de campos para un mismo objeto
de la tabla se le denomina REGISTRO o FILA, as todos los campos de un paciente forman
un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...
Para lo cual consideraremos tener presente lo siguiente:
3.2.1.1. Campo
Unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de
una persona
3.2.1.2. Registro
Conjunto de campos. Un registro vendra a ser algo as como una ficha.
Por ejemplo, si consideramos una posible base de datos con los datos de hospital, una
tabla de PACIENTES podra ser:
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Conceptos Bsicos
3.2.2.-
Consultas:
Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos
almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar,
actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los
datos que cumplen ciertas condiciones. Sin embargo, aqu se deben definir las preguntas
que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la informacin
resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...). Por ejemplo, podramos crear
una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuya direccin sea Alaska.
3.2.3.-
Formularios:
3.2.4.-
Informes
Un informe es el objeto de Access 2007 diseado para dar formato, calcular, imprimir y
resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los
datos de forma impresa.
3.2.5.-
Pginas
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos
y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet.
3.2.6.-
Macros
Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones
que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la
eleccin de un elemento de un formulario.
3.2.7.-
Mdulos
Pgina 9
Conceptos Bsicos
Hacer clic sobre la opcin NUEVO DEL BOTN DE OFFICE (haciendo clic en el icono de
Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la
pantalla, Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access.
Imagen 11 Opcin para Crear una base de datos Nueva Pantalla Inicial
Pgina 10
Conceptos Bsicos
En el cuadro GUARDAR EN: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la
carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observe como en el recuadro inferior
aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. En este caso la carpeta
profesores y sus subcarpetas.
Una vez, seleccionada la carpeta donde se grabar la base de datos, deber en el CUADRO
NOMBRE DE ARCHIVO: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Y dar
un clic en el botn de comando Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo y volvers a la
pantalla de Introduccin a Microsoft Office Access.
En el cuadro de texto NOMBRE DE ARCHIVO aparecer la ruta y el nombre que asigno a la
base de datos y deber pulsar el botn CREAR para crear la base de datos
automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la
Extensin .ACCDB.
Pgina 11
Conceptos Bsicos
Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus
datos.
Recordemos que una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos, ya que
todos los dems objetos se crean a partir de stas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el PANEL DE EXPLORACIN1, desde
donde podrs seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
En principio slo se visualiza Tabla1 crear por defecto.
4.2.
EL PANEL DE EXPLORACIN
4.2.1.-
Para volver a mostrar el panel bastar con volver a pulsar el botn (esta vez en el
sentido contrario) o directamente sobre su nombre en la barra que se mostrar en la
barra lateral izquierda de la ventana cuyo texto es Panel de Exploracin.
Visualizar los diferentes objetos de la base de datos: tablas informes formularios etc.
Pgina 12
Conceptos Bsicos
Haciendo clic sobre la cabecera del panel podemos acceder al men de visualizacin se
activar la siguiente pantalla:
4.3.
4.4.
Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:
Desde el Botn de Office:
Ir al Botn de Office.
Elegir la opcin Abrir...
Desde los documentos recientes del Botn de Office:
Despliega el Botn de Office donde aparecen las ltimas bases de datos que se abrieron
bajo el ttulo de Documentos recientes.
Desde la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access:
En la parte derecha vers el marco Abrir base de datos reciente.
Pgina 13
5.1.
PESTAA CREAR
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear para visualizar
sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
5.1.1.-
Botn Tabla
El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos
en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de
datos que tiene la columna.
5.1.2.-
Botn Plantilla
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla
de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos.
5.1.3.-
Pgina 14
5.2.
Para crear una tabla en su base de datos, deber seguir los siguientes pasos:
1. Activar Microsoft Access 2007
Solicitar una base de datos en blanco
Asignar Nombre y eventualmente designar una nueva carpeta para su grabacin
Activar a travs de un clic el botn CREAR
Por defecto Access presenta una tabla en vista hoja de datos. Es decir algo parecido a
una hoja de clculo Excel.
Para poder designar los campos en forma directa se deber activar la vista diseo de
ella.
Dar un clic en el botn ver. Se presentar las opciones Hoja de datos que es la opcin
activa y la opcin vista diseo. Para este caso seleccione la VISTA DISEO
Pgina 15
A continuacin se presenta tres columnas donde definiremos los CAMPOS, TIPO DE DATO
Y DESCRIPCIN que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la
primera lnea (fila) de la columna definiremos el nombre del campo de la tabla y as
sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas ( GENERAL Y BSQUEDA) para
definir propiedades del campo, es decir, caractersticas adicionales de la columna que
estamos definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre
lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la
primera fila de la columna NOMBRE DEL CAMPO y en el recuadro inferior derecho Access
nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Pgina 16
5.3.
Antes de comenzar a definir los campos del objeto tabla activo, deber considerar la
siguiente informacin con relacin a los tipos de datos aceptados para cada campo
definido en la tabla:
5.3.1.-
Tipos de datos.
5.3.1.1. Texto
Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres
especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima
de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres,
direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono
o cdigos postales.
5.3.1.2. Memo
Se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene
una longitud mxima de 65.536 caracteres.
5.3.1.3. Nmero
Para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la
propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte,
Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple,
Doble y Decimal permiten decimales
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Pgina 17
5.3.1.4. Fecha/Hora
Para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.
5.3.1.5. Moneda
Para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que
estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de
hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del
mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras
en los clculos.
Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la coma
decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.
5.3.1.6. Autonumrico
Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que
Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los
campos Autonumrico no se pueden actualizar.
5.3.1.7. S/No
Valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
5.3.1.8. Objeto OLE
Objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de
Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.
5.3.1.9. Hipervnculo
Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como
direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.
Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.
Existe otra posibilidad que es la ASISTENTE PARA BSQUEDAS... que crea un campo que
permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de
lista o un cuadro combinado.
5.3.1.10. El asistente para bsquedas
En algunas ocasiones, el valor a introducir en una columna no puede ser cualquiera sino
que est extrado de una lista de valores vlidos para ese campo. Por ejemplo un campo
Sexo con los valores H o M, un campo Provincia con los valores (La Cisterna, las
Condes, etc.). Esta lista de valores puede ser una lista de valores fijos que definamos
nosotros (sera el caso del campo sexo) o tambin puede ser una lista de valores
extrados de una tabla existente en nuestra base de datos (podra ser el caso del campo
Provincia si tenemos una tabla de provincias).
En Access podemos definir esta lista de valores vlidos de una forma cmoda y rpida
utilizando el Asistente para bsquedas.
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Pgina 18
Para poder hacer uso del asistente para bsqueda deber seguir los siguientes pasos:
Para arrancar este asistente hay que posicionarse en la ventana de diseo de
tabla sobre el tipo de datos del campo que va a contener los datos extrados
de la lista y seleccionar el tipo Asistente para bsquedas...
A continuacin aparece la primera pantalla del asistente donde nos pide si
queremos obtener los valores de una tabla o consulta o si queremos escribir
los valores.
Columna de bsqueda basada en una lista de valores
Si contestamos la segunda opcin (Escribir los valores que desee) aparece
la siguiente
pantalla donde indicaremos los valores rellenando la columna:
Una vez introducidos todos los valores pulsar en el botn Siguiente para
pasar a la ltima pantalla donde nos permite cambiar el nombre de la
columna.
Slo queda hacer clic en el botn Finalizar.
5.3.2.-
Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un
control adicional sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseo de tabla
cuando tenemos un campo seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa GENERAL donde indicamos las
caractersticas generales del campo y la pestaa BSQUEDA en la que podemos definir
una lista de valores vlidos para el campo.
5.3.2.1. Ficha General
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Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro
mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control
asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de
haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos.
A continuacin de detallar las propiedades de que se disponen segn los diferentes
tipos de datos.
Pgina 20
Pgina 21
Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos
Texto se tendran que crear formatos personalizados.
Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los
valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una mscara de
entrada para un campo Nmero de telfono que muestre exactamente cmo debe
introducirse un nmero nuevo:
Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos facilita el establecer
esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botn que aparece a la
derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.
Una mscara de entrada es un formato que asignamos para la introduccin de valores en
el campo. Al igual que con el formato se pueden generar mscaras de entrada de forma
automtica mediante el generador correspondiente o bien podemos definir nuestras
propias mscaras de entrada.
La propiedad Mscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por
signos de punto y coma (;).
Primera
Especifica la mscara de entrada propiamente dicha, por ejemplo, !(999) 999-9999. Para
ver una lista de los caracteres que puedes utilizar para definir la mscara de entrada,
mira la tabla que aparece a continuacin.
Segunda
Especifica el carcter que Access 2007 muestra para el espacio en el que el usuario debe
escribir un carcter en la mscara de entrada. Para esta seccin puedes utilizar cualquier
carcter; para mostrar una cadena en blanco, utiliza un espacio entre comillas (" ").
Al crear una mscara de entrada, puedes utilizar caracteres especiales para hacer que la
introduccin de determinados datos (por ejemplo, el cdigo de rea de un nmero de
telfono) sea obligatoria y que los dems datos sean opcionales (como la extensin de
telfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el nmero o el carcter que
debe introducir para cada carcter de la mscara de entrada.
Se puede establecer una mscara de entrada utilizando los siguientes caracteres
Carcter
Definicin
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Carcter
Definicin
&
.,:;-/
<
>
Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A
se muestra slo como A).
Ttulo
Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del
campo.
Por ejemplo, si un campo se llama FNAC e indicamos Fecha de nacimiento como valor
en la propiedad Ttulo, en encabezado del campo en vista hoja de datos del campo Fnac
veremos FECHA DE NACIMIENTO.
Valor predeterminado
El valor predeterminado es el valor que se almacenar automticamente en el campo si
no introducimos ningn valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado
campo va a tener la mayora de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para
indicar o especificar cul va a ser ese valor y as que se introduzca automticamente en
el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.
Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Comuna y la mayora de clientes
son de la comuna La Cisterna, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor
predeterminado del campo comuna y as a la hora de introducir los diferentes clientes,
automticamente aparecer el valor La cisterna y no lo tendremos que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
el Autonumricos.
Pgina 23
Regla de validacin
Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn el criterio que se
especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el
campo para que sea introducido correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000,
se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Nota:
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos
excepto el Objeto OLE y el Autonumricos.
Texto de validacin
En esta propiedad se escribir el texto que queremos aparezca en pantalla si se introduce
en un campo un valor que no cumple la regla de validacin especificada en la propiedad
anterior.
Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los
datos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo. Se puede utilizar esta propiedad
para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumricos.
Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta
propiedad el valor S, en caso contrario el valor ser el de No. Se puede utilizar esta
propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el Autonumricos.
Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen
que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran
las operaciones de ordenacin y agrupacin.
Por ejemplo, si buscas empleados basndose en un campo llamado Apellidos, puedes
crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
2. No: Sin ndice.
3. S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite
valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
4. S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores
duplicados.
Pgina 24
Si a travs del ASISTENTE PARA BSQUEDA, se ha definido el campo con una lista de
bsqueda basada en una lista de valores, esto se ve reflejado en las propiedades del
campo en la pestaa Bsqueda de la siguiente manera:
Las propiedades ms importantes del campo donde se ha requerido del asistente para
bsqueda:
5. Mostrar control
6. Cuadro combinado, esto indica que a la hora de introducir datos en el campo,
este aparecer como un cuadro combinado con una flecha a la derecha que
permita desplegar la lista de valores.
7. Tipo de origen de la fila
8. En nuestro caso es una lista de valores lo que hemos introducido. Origen de la
fila: en esta propiedad tenemos los diferentes valores de la lista separados por un
punto y coma
9. Columna dependiente
10. Podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la
columna dependiente nos indica qu columna se utiliza para rellenar el campo.
Lo que indicamos es el nmero de orden de la columna.
11. Encabezados de columna
Indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera lnea con encabezados de
columna. Si esta propiedad contiene el valor S coger la primera fila de valores como
fila de encabezados.
12. Ancho de columnas
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Pgina 25
13. Permite definir el ancho que tendr cada columna en la lista. Si hay varias
columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma.
14. Filas en lista
15. Indica cuntas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista.
16. Ancho de la lista: indica el ancho total de la lista.
17. Limitar a lista
18. Si esta propiedad contiene No podremos introducir en el campo un valor que no
se encuentra en la lista, mientras que si indicamos S obligamos a que el valor
sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no est en
la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor.
19. Mostrar solo valores de origen de la fila
5.3.3.-
La clave principal
La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de
identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de
equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave
principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
20. Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
21. Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de la pestaa
Diseo.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una
campo es la CLAVE PRINCIPAL DE LA TABLA.
5.3.4.-
LLAVE
Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla pero ser importante para introducir un
instrucciones o una descripcin del campo de forma que la persona que tenga que
introducir datos en la tabla sepa qu debe escribir ya que este descripcin aparecer en
la barra de estado al ver en modo hoja de datos la tabla o el usuario seleccione un campo
para digitar informacin..
Una vez completado lo relacionado con los campos de una tabla deber cerrarla
considerando los siguientes pasos:
22. Ir al Botn de Office y elegir la opcin Guardar.
23. bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido. Como
nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de
dilogo:
Nota:
Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro
de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si
le decimos que S nos aade un campo de tipo autonumricos y lo define como clave
principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave
principal en una tabla es conveniente pero no OBLIGATORIA.
Pgina 26
5.4.
Si una vez creada una tabla, es probable que queremos cambiar algo de su definicin
(por ejemplo, aadir un nuevo campo(columna), , ampliar un campo que ya existe,
borrar un campo, etc.),
Por tanto tendremos que realizar una modificacin en su diseo, para ellos siga los
siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, si fuese
necesario
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista
Diseo en el men contextual(Clic con el botn derecho sobre el nombre de
la tabla). :
Aparecer la ventana de diseo de tablas visualizada anteriormente..
5.4.1.-
5.4.2.-
Ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, Situarse en uno de los
campos ya creados y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo, en este ltimo caso el
nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados.
5.4.3.-
5.5.
Pgina 27
5.6.
Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla deber utilizar la barra de
desplazamiento: La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total
de registros de la tabla.
El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.
Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en
nuestro caso es tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones se podr llevar a cabo las operaciones
indicadas a continuacin:
Para ir al primer registro de la tabla.
Para ir al registro anterior en la tabla.
Para ir al registro siguiente en la tabla.
Para ir al ltimo registro de la tabla.
Tambin podr desplazarse por los diferentes campos y registros pulsando las teclas
FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA
DERECHA del teclado
5.7.
Muchas veces ser necesario buscar algn registro conociendo el valor de alguno de sus
campos. Para poder realizar esta operacin deber usar la herramienta Buscar de Access
2007. Para hacer uso de esta herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con
la vista Hoja de datos, a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos
buscar y finalmente hacer clic en el botn buscar de la pestaa Inicio y se Aparecer el
cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:
Pgina 28
Pgina 29
La pestaa Reemplazar tiene las mismas opciones que para buscar y adems un cuadro
para Introducir el valor de sustitucin, el cuadro Reemplazar por: y un botn
Reemplazar que reemplaza el valor donde nos encontramos en ese momento, y un botn
Reemplazar todos que sustituye todos los valores encontrados por el de sustitucin.
Esta opcin hay que utilizarla con mucho cuidado porque a veces pueden ocurrir
resultados inesperados sobre todo si no utilizamos la opcin Hacer coincidir todo el
campo.
Pgina 30
6. LAS RELACIONES
6.1.
6.1.1.-
Tipos de relaciones.
Pgina 31
6.2.
24. Se deber seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo
clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada.
25. Hacer clic sobre el botn Agregar.
26. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas de las relaciones a
crear.
27. Hacer clic sobre el botn Cerrar.
Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.
Pgina 32
6.2.1.-
Seleccionar el campo Rut de la tabla principal (en nuestro caso Tb_Pacientes)., a travs
del botn izquierdo del mouse y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo Rut de
la tabla secundaria (Td_Antecedentes Familiares). Y Soltar el botn del ratn.
Se activar el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguientes:
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas
(Tb_Pacientes y Td_Antecedentes Familiares) y debajo de stos el nombre de los
campos de relacin (Rut y Rut).
Nota:
Siempre deben ser campos que contengan el mismo tipo de informacin y por lo tanto
del mismo tipo.
Observe en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las
CARACTERSTICAS de los CAMPOS DE RELACIN (en nuestro caso UNO A VARIOS).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados
y Eliminar en cascada los registros relacionados. No olvide considerar lo siguiente:
Pgina 33
6.2.2.-
Pgina 34
Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en
la ventana Relaciones debemos aadir la tabla a la ventana relaciones. Considere parea
lo cual los siguientes pasos::
28. Primero se debe situarse en la ventana Relaciones haciendo clic en el botn
Relaciones en la pestaa Herramientas de base de datos.
29. Para aadir la tabla hacer clic sobre el botn Mostrar tabla en la pestaa Diseo.
30. Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas.
31. Aadir las tablas necesarias. Cerrar el cuadro de dilogo.
6.2.3.-
Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Ocultar
tabla en la pestaa Diseo.
6.2.4.-
Modificar relaciones.
Pgina 35
35. Hacer clic sobre la relacin a modificar y hacer clic en el botn Modificar
relaciones que encontrar en la pestaa DISEO DE LA BANDA DE OPCIONES.
37. Realizar los cambios deseados. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
6.2.5.-
Eliminar relaciones.
Pgina 36
6.2.6.-
Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana
relaciones puede llegar a ser tan compleja que sea difcil interpretarla. Podemos salvar
esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella nicamente las tablas que nos
interesen y sus relaciones. Para ello utilizaremos la opcin Borrar diseo y Mostrar
relaciones directas que se describen a continuacin.
Para limpiar la ventana Relaciones deber hacer clic en el botn Borrar diseo en la
pestaa Diseo:
6.2.7.-
Esta opcin nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas
en una tabla determinada para ello: Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
38. Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Mostrar directas
del men contextual que aparecer,
39. Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botn Mostrar
relaciones directas en la pestaa Diseo.
40. Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que
intervienen en estas relaciones.
6.2.8.-
Pgina 37
42. Pulsar el botn Mostrar todas las relaciones en la pestaa Diseo. Aparecern
todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.
Pgina 38
7. LAS CONSULTAS
En este apartado se desarrollaran los tpicos de cmo crear consultas y manejarlas para
la edicin de registros de tablas creadas con Access 2007.
7.1.
TIPOS DE CONSULTAS.
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una
tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Para ello existen varios tipos de consultas:
7.1.1.-
Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una
tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos
consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una
consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est
fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se
vuelve a calcular).
7.1.2.-
Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de
accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.
7.1.3.-
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se
tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso
ya que para definirlas hay que saber SQL, CONTENIDO QUE NO SER ABORDADO EN ESTE
NIVEL.
7.2.
Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en
la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.
Si se usa el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Pgina 39
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla. Los otros
asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta.
7.2.1.-
Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos solicita primero las tablas de las que la
consulta sacar los datos a travs del siguiente cuadro de dilogo:
Pgina 40
Nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos
consultas basadas en varias tablas.
Orden
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Aadir campos
Para aadir campos a la cuadrcula se deber proceder de la siguiente manera:
48. Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas,
este se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula.
49. Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin
soltar el botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn
cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo
que estamos aadiendo.
50. Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la
derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas
que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas
podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en
la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla seleccionada.
51. Tambin podemos digitar directamente el nombre del campo en la fila Campo:
de una columna vaca de la cuadrcula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta
podemos utilizar el asterisco * (SINNIMO DE 'TODOS LOS CAMPOS').
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Definicin:
Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin o de una
funcin.
Encabezados de columna
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si
queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo delante
del NOMBRE DEL CAMPO y seguido de DOS PUNTOS ( : ). Se suele utilizar sobre todo para
los campos calculados. Por ejemplo un campo para calcular la edad del paciente:
Definicin
El generador de expresiones, como su nombre indica, te ayudar a escribir cualquier
expresin en Access, por ejemplo las expresiones de validacin para campos.
Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural. La
nica clave que deberemos tomar en cuenta son las funciones predefinidas de Access.
Al abrir el generador de expresiones lo primero que veremos ser esta pantalla:
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Utilizando el generador
Todo lo que escribas ser comparado contra el valor sobre el que se ejecute la
validacin. As que, normalmente, todas empezarn por uno de los smbolos incluidos
en la botonera de comparacin . Como puedes ver los smbolos que introducirn en la
caja de texto (donde vemos nuestra expresin final) son Igual, Mayor que, Menor que y
Diferente de. Todas formas podemos ayudarnos de los cuadros ms abajo y buscar el
tipo de operador que queremos utilizar:
Como puedes ver navegar por estos mens es muy sencillo. De izquierda a derecha ves
seleccionando la categora del elemento que quieras introducir y finalmente cuando
tengas el elemento seleccionado pulsa el botn Pegar (o haz doble clic sobre l) y el
elemento se pegar en el campo de texto de la Expresin.
Utilizando este podrs incluir los mismos elementos que utilizando los botones e
incluso an ms.
Nota:
Recuerde que es mejor utilizar el operador & para unir cadenas, y el operador + para
la suma de valores.
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Operadores Y - O
Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y - O.
En un criterio de bsqueda en el que las condiciones estn unidas por el operador Y,
para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo
FECHA NACIMIENTO entre el 1/1/60 Y EL 31/12/69 Y COMUNA LO PRADO., aparecen los
registros nicos cuya fecha de nacimiento estn comprendida en el rango dado y
quienes habiten en la comuna Lo Prado.
Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula quedan unidas por
el operador Y.
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Condiciones
A continuacin se detallan los distintos OPERADORES que podemos utilizar en una
condicin en una consulta (rea cuadrcula QBD).
LOS OPERADORES DE COMPARACIN
Pgina 49
Nota:
Cuando pongamos el nombre del parmetro es importante escribirlo entre corchetes,
de lo contrario Access le aadir comillas y no lo considerar como un nombre de
parmetro sino como un valor.
Otra forma de utilizar un parmetro en una consulta es definindolo mediante el botn
Parmetros de la pestaa Diseo.
En este caso, despus de elegir la opcin, se abre el cuadro de dilogo Parmetros de la
consulta donde podemos indicar el nombre del parmetro y el tipo de dato.
La diferencia entre escribir directamente un nombre de parmetro y definirlo con el
botn Parmetros es que, si le hemos asignado un tipo de dato, Access comprueba
automticamente el tipo del valor introducido por el usuario.
7.2.1.13. Las consultas multitabla
Una consulta multitabla es una consulta que obtiene datos de varias tablas por lo que
deber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo las distintas tablas de donde
obtiene esos datos. Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ventana
Diseo de consulta) haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Diseo:
Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la consulta
obtiene la concatenacin de todas las filas de la primera tabla con todas las filas de la
segunda tabla, si tenemos una tercera tabla concatenar cada una de las filas obtenidas
en el primer paso con cada una de las filas de la tercera tabla, y as sucesivamente.
Vemos que no interesa basar la consulta en muchas tablas ya que el resultado de la
concatenacin puede alcanzar dimensiones gigantescas.
Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no nos sirven y
entonces tenemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al
final nos interesan. Por ejemplo, le pueden interesar datos de la tabla pacientes y de la
tabla antecedentes pacientes porque se requiere obtener una lista con los datos de cada
paciente y sus antecedentes familiares que le pertenece,
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8. FORMULARIOS
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de
una tabla o consulta. En esta unidad veremos cmo crear un formulario, manejarlo para
la edicin de registros y cambiar su diseo.
8.1.
INTRODUCCIN.
Para crear un formulario tenemos varias opciones a las cuales podemos acceder a todas
ellas desde la pestaa Crear seccin Formularios
8.1.1.-
Formulario en blanco
8.1.2.-
Utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del formulario.
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos
los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Para poder emplear el asistente para formularios. Deberemos seguir el siguiente
procedimiento:
Clic en la opcin Asistente para formularios que puedes ver en la imagen siguiente en
caso de no estar visualizado en el apartado formulario
Pgina 51
.
Al activar esta opcin aparece la primera ventana del asistente:
Pgina 52
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre
los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la
izquierda el aspecto que tendr el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
ltima pantalla del asistente para formularios:
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del formulario, este ttulo tambin ser
el nombre asignado al formulario.
Antes de pulsar el botn Finalizar podemos elegir entre:
56. Abrir el formulario para ver o introducir informacin en este caso veremos el
resultado del formulario preparado para la edicin de registros, por ejemplo:
57. Modificar el diseo del formulario, si seleccionamos esta opcin aparecer la
vista Diseo de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario,
por ejemplo:
Pgina 53
8.2.
Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, debemos abrir el formulario
posicionndonos en l en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la
opcin en el men contextual ABRIR:
8.2.1.-
La vista diseo es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access
cmo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los
controles que veremos ms adelante.
Para entrar en la vista diseo debemos buscar el formulario en el Panel de Exploracin y
hacer clic derecho sobre l para seleccionar la opcin en el men contextual VISTA
DISEO.
Pgina 54
8.2.2.-
Pgina 55
8.2.3.-
Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseo la que estamos describiendo ahora
y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo
tenemos definido en la vista diseo.
Access 2007 introduce la VISTA PRESENTACIN que nos permite trabajar casi del mismo
modo en que lo hacemos con la Vista de Diseo pero con las ventajas de la Vista
Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que
observemos una idea aproximada de cmo ser su presentacin final.
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Pgina 57
9. LOS INFORMES
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en
el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar) y en los
informes se puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos.
9.1.
INTRODUCCIN.
Para crear un informe podemos utilizar a seccin Informes que encontrars en la pestaa
Crear:
9.1.1.-
Diseo de informe:
9.1.2.-
Utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin del informe. Para
lo cual se deber seguir los siguientes pasos:
Para arrancar el asistente para informes deber hacer un clic en el botn
Asistente para informes que puede visualizar en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:
Pgina 58
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
.
Una vez seleccionado los campos para nuestro informe pulsaremos el botn siguiente y
se presentar la siguiente pantalla:
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos
agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada
concepto aadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se
visualizarn totales de ese grupo.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el
campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn
hacer doble clic sobre el campo. En este caso el campo Rut).
(o directamente
En la parte de la derecha aparece un dibujo que nos indica la estructura que tendr
nuestro informe, en la zona central aparecen los campos que se visualizarn para cada
registro, en nuestro ejemplo, los campos correspondientes a los antecedentes familiares
de un paciente.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al
grupo para seleccionarlo y pulsar el botn
. O bien pulsar el botn siguiente para
continuar el trabajo en base al asistente. Se presentar la siguiente pantalla:
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En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenacin.
Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el
informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente, para elegir
una ordenacin descendente hacer clic sobre el botn Ascendente y pasar a ser
Descendente. Podemos elegir un tipo de ordenacin diferente en los distintos campos de
ordenacin.
Para seguir con el asistente hacemos clic sobre el botn Siguiente y aparece la siguiente
pantalla:
En esta pantalla elegimos la distribucin de los datos dentro del informe. Seleccionando
una distribucin aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendr el informe
con esa distribucin.
En el cuadro Orientacin podemos elegir entre impresin Vertical u Horizontal
(apaisado).
Con la opcin Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en
una pgina, se supone que el asistente generar los campos tal como lo dice la opcin.
Sin embargo, si su informe consta de varios campos se recomienda desactivar esta
casilla de verificacin a objeto que Access distribuya los campos en la cantidad de
Valero Servicios Educacionales Ltda.
Pgina 60
pginas que sea necesario. Y deberemos pulsar nuevamente el botn siguiente de tal
forma de obtener la siguiente pantalla:
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe, podemos elegir entre
los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la
izquierda el aspecto que tendr el informe con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botn Siguiente y aparece la
ltima pantalla del asistente para informes:
En esta ventana el asistente nos pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el
nombre asignado al informe. Sin embargo antes de pulsar el botn Finalizar podemos
elegir entre:
Vista previa del informe en este caso veremos el resultado del informe
preparado para la impresin
O bien Modificar el diseo del informe, si seleccionamos esta opcin
aparecer la ventana Diseo de informe donde podremos modificar el
aspecto del informe.
Pgina 61
9.1.3.-
La vista diseo es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access
cmo debe presentar los datos del origen del informe.
Para entrar en la vista diseo debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el
informe seleccionado y a continuacin hacemos clic en el botn Diseo del Informe
:.
Nos aparece la ventana diseo:
Pgina 62
9.1.4.-
Vista Preliminar
La Vista Preliminar nos permite ver cmo quedar la impresin antes de mandar el
informe a impresora.
9.1.5.-
Informe:
Consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la
tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
9.1.6.-
Informe en blanco:
9.2.
IMPRIMIR UN INFORME
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos
dentro de Access.
9.2.1.-
Imprimir directamente
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Pgina 64
9.2.2.-
Para comprobar que la impresin va a salir bien es conveniente abrir una vista previa
del informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresin definitiva.
Para abrir la vista previa tienes varias opciones:
Con el objeto Informe seleccionado, desplegar el Botn de Office, colocar el
ratn en la flecha al lado del comando Imprimir y seleccionar Vista previa
en el men desplegable.
Tambin puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de
Exploracin y seleccionar la opcin en el men contextual.
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Para pasar por las distintas pginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de
desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera
pgina, a la pgina anterior, a una pgina concreta, a la pgina siguiente o a la ltima
pgina.
En la parte superior tenemos una nueva y nica pestaa (la pestaa Vista preliminar)
con iconos que nos ayudarn a ejecutar algunas acciones:
El botn reduce el tamao del informe para poder ver dos pginas en una sola pantalla,
permite visualizar hasta seis pginas en la misma pantalla.
Enviar el informe a un documento Word, desplegando el cuadro podemos elegir
tambin enviarlo a una hoja de clculo Excel por ejemplo.
Utiliza la opcin PDF o XPS para guardar una copia del informe en formato PDF o
XPS.
Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.
Pgina 66
Pgina 67
IMPORTAR DATOS
Access permite importar objetos de otra base de datos a la una base de datos actual o
activa a travs del siguiente proceso:
Para ello, slo tendr que activar la pestaa Datos externos, una vez all seleccionar una
opcin de la seccin Importar.
Aqu podr seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que se requiere importar.
Si se requiere importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en
el botn Access.
Se activar el siguiente cuadro de dilogo:
Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario,
informe, macro, etc. Solo se deber seleccionar la base de datos de origen y pulsar el
botn Aceptar.
En el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar los objetos que
queremos aadir a nuestra base de datos y pulsar el botn Aceptar.
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Como habrs podido observar existen otros mtodos de importacin de datos, podrs
acceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la seccin Importar.
Por ejemplo, para importar la informacin de una base de datos de un archivo de texto
simplemente deberemos hacer clic en el botn Archivo de texto.
En este caso se abrir el Asistente para importacin de texto, donde podrs indicar la
forma en la que est formateado el archivo del que vas a tomar la informacin, incluso
te podrs guardar esa descripcin y volver a utilizarla para importar datos de otro
fichero con las mismas caractersticas utilizando el botn Importaciones guardadas.
Nota:
A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no
coincidir con la definicin de la tabla, en este caso Access nos avisar que se han
producido errores en la importacin y crear una tabla con esos errores para que los
podamos analizar y comprobar.
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11.2.
Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que
acta como si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos en
nuestra base de datos estableciendo una conexin para poder ver y editar sus datos
aunque sta se encuentre en un archivo diferente.
Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas
normales, con una restriccin, no podremos cambiar su estructura (su diseo).
Cuando vinculas una tabla no se copia a la base de datos activa, sino que simplemente
se crea una conexin con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la
base activa. En este proceso de vincular una tabla contenida en otra base de datos se
podrs trabajar con ella del mismo modo que si lo estuviese en la base de datos activa
Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarn reflejados en la base de datos origen,
y cualquier cambio que efecten en la base de datos origen, quedar reflejado en la base
de datos activa. Mientras que si importas una tabla, se estarn copiando los datos
actuales a la base activa de datos pero no quedar ninguna conexin entre la tabla y la
del origen de la importacin.
Para importar una tabla vinculada slo debers acceder a la pestaa Datos externos y
hacer clic en el botn Access de la seccin Importar para recuperar datos de otra tabla
de Access. Se presentar el siguiente cuadro de dialogo:
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Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botn Aceptar. La tabla se aadir
automticamente a tu base de datos.
Las tablas vinculadas se visualizarn con este smbolo
Nota:
Las tablas vinculadas a veces son bastante tiles para mantener la parte de datos
separada de los formularios e informes. Incluso de esta forma varias personas a la vez
pueden trabajar con la misma base de datos desde computadores diferentes.
Imagine el siguiente ejemplo: Se tiene una base de datos en la que se almacenan toda la
informacin en forma de tablas. En dos computadores distintos se puede tener un
archivo de Access con formularios e informes que accedan a esa base de datos y
trabajen modificando y recabando informacin.
BASTANTE TIL VERDAD?
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