Documentos Mercantiles:

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operacin

se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que
han efectuado un convenio.
CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y
complejos como las propias operaciones, pero aqu solo se explicarn los que ms
comnmente se utilizan, atendiendo a la siguiente clasificacin:
Documentos Corrientes
Son todos aquellos documentos que surgen de las operaciones que realizan los entes
econmicos referidos a sus operaciones rutinarias de la organizacin como por ejemplo las
actividades de compras y ventas, la prestacin de servicio entre otras, as como aquellas
operaciones que no generan registros contables en los libros, pero que son necesarios para
el control interno de la entidad
Existen diferentes tipos de documentos Corrientes que originan un registro
contable entre ellos:

Facturas (de compra Venta)

Notas correctoras (Nota de Dbito y Nota de Crdito)
Comprobantes de Caja (Ingresos y Egresos de efectivo)
Comprobantes de Caja Chica

Y otros que si originan un registro contable, como por ejemplo:

Requisicin o solicitud: de almacn y de compra

Solicitud de cotizacin
Cotizacin
Orden de Compra y/o pedido
Pedido al cliente
Recepcin de almacn de mercanca
Nota de entrega
Remesa
Nota de remisin
Gua
Nota de despacho
Estado de cuenta del cliente

Solicitud de Compra
Una solicitud de compra es un pedido interno entre sectores, para que el responsable
de compras provea de algn elemento que el sector necesita, no es obligatorio emplear el
procedimiento de solicitudes, hay empresas chicas donde simplemente se le pide
verbalmente algo al comprador y este lo compra y lo entrega, pero hay empresas ms
grandes donde inclusive distintos sectores piden lo mismo, por ejemplo materiales de
librera o cartuchos de tinta, o herramientas cundo se tienen empleados con herramientas a
cargo para su trabajo etc.
Las solicitudes forman parte del circuito de compras, pero no es obligatorio
hacerlas, si emplea esta parte del circuito cada vez que necesite un material un elemento de
librera o lo que sea debe confeccionar una solicitud de compra y enviarse al comprador de
la empresa, el recibe solicitudes de todas las secciones de la empresa las cuales agrupa por
rubro y hace una nica compra que luego cuando la recibe distribuye entre los sectores que
lo solicitaron.
Cmo funciona?

Bsicamente el sistema chequea el stock disponible de la opcin solicitada y los

productos que estn por debajo se agregan automticamente a la solicitud, los stocks a
comparar son el indicado en tipo de reposicin contra el indicado en generar por.
Orden de Compra
Orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderas
al vendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El
documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.
Factura
Cuenta en la que se detallan las mercancas compradas o los servicios recibidos,
junto con su cantidad y su importe, y que se entrega a quien debe pagarla.
La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que
refleja toda la informacin de una operacin de compraventa. La informacin fundamental
que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisin de
un servicio, junto a la fecha de devengo, adems de indicar la cantidad a pagar en relacin a
existencias, bienes de una empresa para su venta en eso ordinario de la explotacin, o bien
para su transformacin o incorporacin al proceso productivo, adems de indicar el tipo de
Impuesto sobre el Valor Aadido (IVA) que se debe aplicar.
Las facturas tienen tres copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y
legalmente segn el SII son de color amarillo, celeste y rosado. Adems, en la factura deben
aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios
suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.
Recibo

Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para comprobar que se
ha pagado por un servicio o producto. Hay de diversos tipos segn el formato, si queda
registrado, y otras caractersticas.
Existen 3 tipos de recibos:

Recibo de pago de facturas

Recibo de alquiler
Recibo de haberes

Los recibos por lo general, se extienden por duplicado: El original se entrega a quien
hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe.
Un recibo puede ser de muchas maneras diferentes como por ejemplo: una persona o
empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo
opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripcin
de las facturas (nmeros que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos.
Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pag o
realiz con la emisin de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a
voucher cuando tiene copias al carbn, como el caso de los vouchers de las tarjetas de
crdito que tiene varias copias segn el uso de los interesados.
Cabe mencionar que los recibos por lo general no tienen carcter impositivo, no sirven
como comprobantes de cobro de Impuestos, por lo que no son reemplazo de las Facturas.
Un vale es un documento comercial, para pagar un producto, ya sea bien o servicio.
Puede representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra
por la cantidad que aparece en el vale). Lo ms habitual es que los establecimientos
comerciales proporcionen vales a sus clientes para fidelizarlos.

Tambin sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofrecindoles un artculo ms

barato o gratuito. En otros casos forma parte del proceso de devolucin,
el comercio extiende un vale que permite cambiar un producto adquirido por otro en un
tiempo futuro.
Por ltimo, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una oficina o
empresa. Cuando un empleado toma dinero para comprar algn material o artculos que no
haya en existencia en la empresa, o porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un
(vale de caja) Este vale contiene:

Fecha
Cantidad (en nmero y letra)
Especificacin clara sobre el concepto
Rbrica de autorizacin
Firma de la persona que recibe el dinero

Recibo de Consignacin Bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del
cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que
consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos
locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los
soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la
empresa lo exijan
Comprobante de depsito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crdito han diseado unos formatos que suministran
a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su
cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depsitos en
efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la
cuanta y exigencia del cliente.
Cheque
Es un ttulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un
banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero
llamado "beneficiario". El cheque contiene:

Nombre: quien ha de pagar el cheque (banco).

Lugar: ciudad o municipio de pago.
Fecha de emisin.
Un espacio precedido del signo $ para el valor del cheque en nmeros.
La indicacin si es a la orden o al portador.

Orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero, la cual se registra en letras.
Firma: de quien expide el cheque.
Sello.
Partes del cheque:
Librador o girador: emite el cheque, da la orden de pagar una suma determinada de dinero
(deudor).
Librado o girado: es el banco o una entidad de crdito a la cual se le ordena el pago del
cheque con los fondos del librador.

Tenedor tomador o beneficiario: es la persona a quien se le hace el cheque, la cual cobra

la totalidad del dinero.
Clases de cheque:

No negociable: es el cheque que lleva la palabra no negociable o pguese al primer

beneficiario.
Cheques Negociables: Son aquellos que pueden endosarse (firmando el
beneficiario en la parte posterior del documento) tantas veces como sea necesario
(endosos subsecuentes). El beneficiario puede depositar los fondos del cheque en
una cuenta bancaria o bien, cobrarlos en efectivo en el banco contra el que se

expidi el cheque.
Cruzado: generalmente se le cruzan dos lneas paralelas en la parte superior

izquierda y se hace efectivo consignndose en cualquier banco.

Especialmente cruzado: este solo se consigna en el banco que est escrito en

medio de las dos lneas paralelas ubicadas en la parte superior izquierda.

General: se cobra en efectivo o se consigna en cualquier banco.
Especial: se cobra en efectivo solo en el banco sealado.
Posfechado: se inserta una fecha posterior a la que se libra, pretendiendo acentuar

al tomador que no hay fondos hasta el da que se ha colocado en el cheque.

De gerencia o de caja: es el librado por un banco a cargo de sus dependencias
donde se puede comprar negociable a menos que el banco le inserte la clusula no

negociable.
Por ventanilla: cheque de emergencia puesto al servicio de los clientes del banco
cuando necesitan retirar fondos de una cuenta aviente de su cuenta pero no posee

chequera.
Abono a cuenta: es un cheque nominativo en el que se anota la clusula abono en

cuenta y se le dice al banco que se le prohbe ser retirado en efectivo.

Certificado: le dice al banco que le certifique que tiene fondos.

Viajero: es el librado por un banco a su cargo para ser pagado en una su sede

principal dentro del pas o en el extranjero.

Fiscal: librados por cualquier concepto, a la orden de la nacin, entidades
territoriales,

establecimientos

pblicos,

empresas

industriales

empresas

comerciales del estado.

Documentos Mercantiles de Crdito
Documento de crdito es un documento en el que se acredita y reconoce el derecho
de crdito del acreedor, y que faculta a ste, o a su legtimo tenedor si se ha transmitido a
un tercero, a exigir el cumplimiento de la prestacin debida al vencimiento.
Entre ellos encontramos:
Letra de cambio
Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que da
una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al
portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago en compras y
ventas a crdito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan
letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por
pagar.
Pagar
Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de
dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los crditos
bancarios.

Nota Crdito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la
factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas, para
su contabilizacin se utiliza un comprobante llamado nota crdito. Este comprobante se
prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Comprobantes Bancarios Cuenta Corriente
Estas cuentas son depsitos de dinero que sirven de soporte operativo para
centralizar operaciones bancarias habituales: ingresos, pagos, domiciliaciones de recibos,
transferencias, retiradas de dinero mediante cajeros automticos, amortizaciones de los
prstamos recibidos, aportaciones a los planes de pensiones, contratacin de otros servicios
financieros, etc.
Tarjeta de Identificacin de Firma
Una tarjeta inteligente (Smart card), o tarjeta con circuito integrado (TCI), es
cualquier tarjeta del tamao de un bolsillo con circuitos integrados que permiten la
ejecucin de cierta lgica programada. Aunque existe un diverso rango de aplicaciones, hay
dos categoras principales de TCI. Las Tarjetas de memoria contienen slo componentes de
memoria no voltil y posiblemente alguna lgica de seguridad. Las tarjetas
microprocesadoras contienen memoria y microprocesadores. Las dos aplicaciones
fundamentales de las tarjetas inteligentes son:

Identificacin del titular de la misma.

Pago electrnico de bienes o servicios mediante dinero virtual.
Almacenamiento seguro de informacin asociada al titular.

Las aplicaciones de las tarjetas inteligentes incluyen su uso como tarjeta de crdito

Las tarjetas inteligentes tambin son muy utilizadas como un monedero electrnico.
Estas aplicaciones disponen normalmente de un fichero protegido que almacena un
contador de saldo y comandos para decrementar e incrementar el saldo (esto ltimo slo
con unas claves de seguridad especiales, obviamente). Con esta aplicacin, el chip de la
tarjeta inteligente puede ser 'cargado' con dinero los que pueden ser utilizados en
parqumetros, mquinas expendedoras u otros mercados. Protocolos criptogrficos protegen
el intercambio de dinero entre la tarjeta inteligente y la mquina receptora.
Cuando las tarjetas son criptogrficas las posibilidades de identificacin y autenticacin
se multiplican ya que se pueden almacenar de forma segura certificados digitales o
caractersticas biomtricas en ficheros protegidos dentro de la tarjeta de modo que estos
elementos privados nunca salgan de la tarjeta y las operaciones de autenticacin se realicen
a travs del propio chip criptogrfico de la tarjeta.
Firma Digital: este tipo de aplicaciones permiten almacenar un certificado digital de forma
segura dentro de la tarjeta y firmar con l documentos electrnicos sin que en ningn
momento el certificado (y ms concretamente su clave privada) salgan del almacenamiento
seguro en el que estn confinados. Con estas aplicaciones se abre todo un abanico de
posibilidades en el campo de la Administracin electrnica.
Planilla de Deposito
El depsito es un contrato mediante el cual el depositante cede la posesin de una
cosa al depositario para que se encargue de custodiarla, debiendo ste restituirla cuando el
depositante la reclame.

Talonarios de Cheques
Es un documento que los bancos entregan a sus clientes titulares de una cuenta
corriente, mediante el cual estos pueden disponer total o parcialmente de los fondos
disponibles en esa cuenta, en su provecho o en el de un tercero mediante talones
(cheques).
Los talonarios son los encargados de llevar el control de la numeracin de
los cheques, las fechas en las que se realizaron, la persona a quien fue destinado y el
importe de los mismos.
Estados de Cuenta
Un estado de cuenta es un resumen peridico de actividad o movimientos en un
determinado perodo de tiempo. El estado de cuentas ms conocido es el estado de cuentas
de una cuenta corriente, o cuenta de cheques, la que usualmente se presenta mensualmente
por parte de una entidad financiera a un cliente. Tambin conocidas son las cuentas de
corredores de bolsa, las que son presentadas de manera mensual o trimestral.
Las cuentas de tarjetas de crdito tambin son consideradas estados de cuenta.
Los estados de cuenta pueden referirse a cualquier resumen oficial de una cuenta
por parte de una organizacin. Compaas de seguros generalmente proveen estados de
cuenta de pagos o primas realizadas por parte del asegurado.
Todas estos estados de cuenta pueden ser adems cuestionados y re estudiados por
diversas partes, incluyendo auditores al momento de alguna discrepancia. Tambin, los
estados de cuenta son importantes para mantener comprobantes histricos para futuros
manejos de presupuesto.

Nota de Debito
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se
indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la
cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra
circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Funcin de la Nota de Dbito
Es el documento que enva un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la
misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturacin,
inters por pago fuera de trmino, etc.
En qu casos se usa la Nota de Dbito
En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisin o sellado que se aplic a un
cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.
En los comercios: Cuando se pag el flete por envo de una mercadera; cuando se debitan
intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.
Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su
cuenta un importe determinado, emite una Nota de Dbito

Las causas que generan su emisin pueden ser:

Error en menos en la facturacin.

Intereses.
Gastos por fletes.
Gastos bancarios, etc.

Datos Obligatorios de la Nota de Dbito

Nmero de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura, numeracin,
importe, cantidad que devuelves, importe total.
Cul es la informacin bsica que debe tener la Nota de Dbito
Las notas de dbito deben contener informacin del emisor, de los costos, gastos o
intereses, del comprobante de venta al que hace referencia e identificacin de quien la
recibe; as como los datos de la autorizacin y de su caducidad.
Nota de Crdito
Es un documento administrativo que se clasificara como un comprobantes del tipo
tributario, y que, sin duda alguna, la nota de crdito ofrece bastantes ventajas tanto de cara
a la empresa, como de cara a los consumidores. Se utiliza como el fin de detallar la
informacin por la cual han un consumidor se le ha concedido un saldo a favor.
Su existencia le permite a las empresas de una manera sencilla corregir errores en
las facturas y otorgar saldo a favor a un cliente.
El beneficio ms relevante de la nota de crdito es que se asegura el dinero para la
empresa, para que se gaste en un producto o servicio que la misma ofrezca, de tal manera
que ese saldo no podr ser gastado en las empresas de la competencia.

Por otro lado, si nos fijamos en el beneficio principal que supone para los clientes,
es que permite dejarlos conformes. As su descontento no se hace presente, se evitan futuras
ventas, malos comentarios sobre el negocio.
La nota de crdito se emite exclusivamente por la empresa, por los vendedores de
un determinado producto, o por los encargados de proveer el servicio. Esto quiere decir que
entre quienes tienen la posibilidad de crear las notas de crdito se encuentran funcionarios
de alto cargo de la empresa, o empleados. Los anteriores son quienes tienen la tarea de
emitir el documento en caso de que la situacin lo amerite.
Situaciones usuales por las cuales se emite
Aunque con anterioridad les coment sobre algunas de las eventualidades en las que
este documento se podra emitir, es algo muy general. Ahora, para fortalecer ese primer
concepto que tienen sobre el tema, les ofrezco otra serie de ejemplos, que son los que tienen
a continuacin.

Otorgar rebajas a un cliente que no se consideraron en la primera factura la original.

Remendar errores en la factura como la diferencia entre el importe cobrado y

el precio real de la mercadera.

Por dao de un producto que ya se encuentra pago por el cliente y se ha sido

entregado.
Con el fin de ofrecer un descuento o bonificacin que sera sinnimo de saldo a
favor.

Qu informacin debe contener?

Por el lado de la empresa:

En primer lugar y quizs lo ms importante, es que contenga el por qu se emite la
nota de crdito, le sigue la clave de identificacin tributaria de la entidad, la direccin en la
que se ubica la casa matriz o en su debido caso alguna de sus sucursales, el rubro al cual
pertenece la compaa, la ciudad en la que se encuentra el negocio que est emitiendo el
documento, el nmero de telfono, direccin de correo electrnico y el tiempo que el saldo
ser vlido.
Comprobante Bancario Cuenta Ahorro
Cuenta de Ahorro
Una cuenta de ahorro es un depsito ordinario a la vista (producto pasivo), en la que
los fondos depositados por la cuenta habiente tienen disponibilidad inmediata y generan
cierta rentabilidad o intereses durante un periodo determinado segn el montn ahorrado.
Las condiciones de remuneracin varan en funcin del producto concreto. As,
pueden existir cuentas de ahorro que abonen los intereses por ejemplo mensual, trimestral o
anualmente. Igualmente, la remuneracin puede ser lineal (mismo inters para cualquier
saldo), por tramos de saldo o incluso en especie.
Este tipo de cuentas tambin pueden estar sujetas al pago de comisiones, aunque
desde la popularizacin de la banca online la tendencia es a suprimir el pago de comisiones
en los productos de ahorro.
Los servicios asociados a una cuenta de ahorro tambin varan segn la entidad.
Pueden ir desde los ms bsicos, como ingresos y pagos de cheques o transferencias, hasta
otros ms complejos como tarjetas de dbito o crdito asociadas a la cuenta.

Las cuentas de ahorro o caja de ahorro son utilizadas principalmente por los
particulares y entidades civiles.
Sirven para tres cosas:

Para ganar un inters durante el tiempo que estos fondos no se usan.

Los fondos pueden extraerse en cualquier momento mediante un

comprobante llamado nota de dbito

Los fondos depositados ganan un inters moderado. Tambin debe tenerse en

cuenta que se suman al capital cada 6 meses o anualmente.

El porcentaje que el banco aporta a una cuenta de ahorro vara entre el 3%.

Tarjeta de Identificacin de Firma

Una tarjeta inteligente (Smart card), o tarjeta con circuito integrado (TCI), es
cualquier tarjeta del tamao de un bolsillo con circuitos integrados que permiten la
ejecucin de cierta lgica programada. Aunque existe un diverso rango de aplicaciones, hay
dos categoras principales de TCI. Las Tarjetas de memoria contienen slo componentes de
memoria no voltil y posiblemente alguna lgica de seguridad. Las tarjetas
microprocesadoras contienen memoria y microprocesadores. Las dos aplicaciones
fundamentales de las tarjetas inteligentes son:

Identificacin del titular de la misma.

Pago electrnico de bienes o servicios mediante dinero virtual.
Almacenamiento seguro de informacin asociada al titular.
Las aplicaciones de las tarjetas inteligentes incluyen su uso como tarjeta de crdito

Las tarjetas inteligentes tambin son muy utilizadas como un monedero electrnico.
Estas aplicaciones disponen normalmente de un fichero protegido que almacena un
contador de saldo y comandos para decrementar e incrementar el saldo (esto ltimo slo

con unas claves de seguridad especiales, obviamente). Con esta aplicacin, el chip de la
tarjeta inteligente puede ser 'cargado' con dinero los que pueden ser utilizados en
parqumetros, mquinas expendedoras u otros mercados. Protocolos criptogrficos protegen
el intercambio de dinero entre la tarjeta inteligente y la mquina receptora.
Cuando las tarjetas son criptogrficas las posibilidades de identificacin y autenticacin
se multiplican ya que se pueden almacenar de forma segura certificados digitales o
caractersticas biomtricas en ficheros protegidos dentro de la tarjeta de modo que estos
elementos privados nunca salgan de la tarjeta y las operaciones de autenticacin se realicen
a travs del propio chip criptogrfico de la tarjeta.
Firma Digital: este tipo de aplicaciones permiten almacenar un certificado digital de
forma segura dentro de la tarjeta y firmar con l documentos electrnicos sin que en ningn
momento el certificado (y ms concretamente su clave privada) salgan del almacenamiento
seguro en el que estn confinados. Con estas aplicaciones se abre todo un abanico de
posibilidades en el campo de la Administracin electrnica.

Planilla de Deposito
El depsito es un contrato mediante el cual el depositante cede la posesin de una
cosa al depositario para que se encargue de custodiarla, debiendo ste restituirla cuando el
depositante la reclame.

Libreta de Ahorro
Una libreta de ahorros es un documento en forma de cuadernillo expedido por una
entidad de crdito (banco o caja de ahorros) en el que se anotan los movimientos de capital
efectuados en la cuenta a la que est asociada. Los apuntes no se hacen a mano
(antiguamente se realizaba de esa manera), sino que son efectuados por las impresoras
propias de la entidad que la ha emitido o de un cajero automtico. Existen mquinas tipo
cajero que pueden actualizar una libreta e imprimir su saldo.
En cada lnea de detalle se suele anotar la fecha de la operacin, el concepto, la
cantidad cargada o abonada, el saldo de la cuenta una vez efectuada la operacin y el
terminal operante (el que realiza o dnde se realiza la operacin).
Algunas veces se pueden usar para sacar dinero de un cajero automtico de la
misma forma que con una tarjeta de dbito, pero necesita estar habilitados la libreta y tener
contratado ese tipo de servicio para poder operar con un PIN (nmero de identificacin
personal) en los cajeros automticos. Normalmente el PIN de la libreta no es el mismo que
el de la tarjeta de dbito a no ser que se efecte previamente el cambio.
Nota de Debito
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se
indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la
cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra
circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Funcin de la Nota de Dbito

Es el documento que enva un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber

cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la
misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturacin,
inters por pago fuera de trmino, etc.
En qu casos se usa la Nota de Dbito
En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisin o sellado que se aplic a un
cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.
En los comercios: Cuando se pag el flete por envo de una mercadera; cuando se debitan
intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.
Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su
cuenta un importe determinado, emite una Nota de Dbito.

Las causas que generan su emisin pueden ser:

Error en menos en la facturacin.

Intereses.
Gastos por fletes.
Gastos bancarios, etc.

Datos Obligatorios de la Nota de Dbito

Nmero de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura, numeracin,
importe, cantidad que devuelves, importe total.
Cul es la informacin bsica que debe tener la Nota de Dbito

Las notas de dbito deben contener informacin del emisor, de los costos, gastos o
intereses, del comprobante de venta al que hace referencia e identificacin de quien la
recibe; as como los datos de la autorizacin y de su caducidad.
Nota de Crdito
Es un documento administrativo que se clasificara como un comprobantes del tipo
tributario, y que, sin duda alguna, la nota de crdito ofrece bastantes ventajas tanto de cara
a la empresa, como de cara a los consumidores. Se utiliza como el fin de detallar la
informacin por la cual han un consumidor se le ha concedido un saldo a favor.
Su existencia le permite a las empresas de una manera sencilla corregir errores en
las facturas y otorgar saldo a favor a un cliente.
El beneficio ms relevante de la nota de crdito es que se asegura el dinero para la
empresa, para que se gaste en un producto o servicio que la misma ofrezca, de tal manera
que ese saldo no podr ser gastado en las empresas de la competencia.
Por otro lado, si nos fijamos en el beneficio principal que supone para los clientes,
es que permite dejarlos conformes. As su descontento no se hace presente, se evitan futuras
ventas, malos comentarios sobre el negocio
La nota de crdito se emite exclusivamente por la empresa, por los vendedores de
un determinado producto, o por los encargados de proveer el servicio. Esto quiere decir que
entre quienes tienen la posibilidad de crear las notas de crdito se encuentran funcionarios
de alto cargo de la empresa, o empleados. Los anteriores son quienes tienen la tarea de
emitir el documento en caso de que la situacin lo amerite.
Situaciones usuales por las cuales se emite

Aunque con anterioridad les coment sobre algunas de las eventualidades en las que
este documento se podra emitir, es algo muy general. Ahora, para fortalecer ese primer
concepto que tienen sobre el tema, les ofrezco otra serie de ejemplos, que son los que tienen
a continuacin.
Otorgar rebajas a un cliente que no se consideraron en la primera factura la original.
Remendar errores en la factura como la diferencia entre el importe cobrado y
el precio real de la mercadera.
Por dao de un producto que ya se encuentra pago por el cliente y se ha sido
entregado.
Con el fin de ofrecer un descuento o bonificacin que sera sinnimo de saldo a
favor.
Qu informacin debe contener?
Por el lado de la empresa:
En primer lugar y quizs lo ms importante, es que contenga el por qu se emite la
nota de crdito, le sigue la clave de identificacin tributaria de la entidad, la direccin en la
que se ubica la casa matriz o en su debido caso alguna de sus sucursales, el rubro al cual
pertenece la compaa, la ciudad en la que se encuentra el negocio que est emitiendo el
documento, el nmero de telfono, direccin de correo electrnico y el tiempo que el saldo
ser vlido.

Introduccin
El presente trabajo de investigacin tiene como finalidad el estudio de los
documentos mercantiles, su utilidad e importancia en el proceso y registro contable. A
medida que aumentan las operaciones mercantiles de una empresa o entidad econmica van
apareciendo documentos tiles para respaldar las operaciones efectuadas y sirven de

soporte para registrar en los libros de contabilidad las transacciones comerciales que realiza
la empresa.
Estos documentos se utilizan de acuerdo a las necesidades de la empresa, comerciantes o
entre personas que realizan actos de comercio a diario en un negocio, siendo necesario que
se deje constancia por escrito lo cual origina una evidencia clara y precisa de las
operaciones efectuadas, sobre la cual se establecen los derechos y obligaciones que generan
las operaciones realizadas por las partes.

Conclusin
Los Documentos Mercantiles son documentos de crdito de mucha importancia para
realizar las transacciones legales en cualquier pas. En Venezuela, esas transacciones tienen
su base legal en el Cdigo de Comercio Vigente, en donde se estipula todo lo referente a las
mismas.

Tanto la Letra de Cambio, el Pagar como el Cheque son documentos de crdito son
mucha importancia ya que los mismos conforman una garanta de recuperacin del valor de
la prestacin de un servicio o de la venta de algn bien, ya sea mueble o inmueble; puesto
que mediante su emisin, el tomador puede recurrir a fuentes legales establecidas, como ya
se dijo en el Cdigo de Comercio, para hacer efectivo su pago.

ANEXOS

SOLICITUD DE COMPRA

ORDEN DE COMPRA

FACTURA

RECIBO

VALE

COMPROBANTES BANCARIOS

CHEQUES

CHEQUE CRUZADO

CHEQUE VIAJERO

LETRA DE CAMBIO

PAGAR

CARTA DE CREDITO

TARJETA IDENTIFICACIN DE FIRMA

PLANILLA DEPSITO
PLANILLA DE DEPSITO

TALONARIO DE CHEQUES

ESTADO DE CUENTA

NOTA DE DEBITO

RETIRO DE AHORRO

LIBRETA DE AHORRO

Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular Para la Educacin Superior

IUTIRLA
Seccin: 142 NB

DOCUMENTOS MERCANTILES

Integrantes:
Ericka Lpez c.i: 25.530.223
Rodolfo Garca c.i: 24.178.814
Orlimar Gonzlez c.i: 24.804.899
Prof.: Ivn Mora

21 Julio 2016