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Fecha:<2/10/2015>
Realizado por
Medelln, 2015
Acta de constitucin del proyecto
Versin
1
1
1-2-3-4
1
1
Descripcin
Acta de Iniciacin de un proyecto
Ejecucin de tareas inciales
Evaluacin peridica de los alcances
Seguimiento a Hitos
Evaluacin de entregables
Autor
Jos David
Directivos
Jose D - Direct
Jose D - Direct
Jose D - Direct
Objetivo general
Objetivos especficos
Entregables
Objetivos
institucionales
que
apoya el proyecto
3.1.
4. Cronograma
4.1.
Hitos1
Hito
Reunin con equipo directivo
Creacin de formulario en Google Drive
Creacin pgina web Admisiones y Matrcula
Creacin correo admisionesiemadrelaura@gmail.com)
Inscripciones transicin
Entrevistas y socializacin
Fecha tope
Julio 23
Agosto 3
Agosto 10
Agosto 10
Agosto 21
Agosto 28
Clasificacin
Septiembre 4
Publicacin de admitidos
Septiembre 8
Septiembre 10
Septiembre 21
Noviembre 6
Entregable
Cronograma
Formulario
Pgina WEB
Correo
Lista de Inscritos
Evaluacion
inscritos
Estudiantes
admitidos
Publicacin y
divulgacin
Video Tutorial
Estudiantes
matriculados
Estudiantes
matriculados
1 Actividades de duracin cero, por ejm. Terminacin fase, entrega documentacin, etc.
4.2.
Criterios de aceptacin
Fecha tope
Julio 23
Agosto 3
Entregable
Cronograma
Formulario
Agosto 10
Pgina WEB
Agosto 10
Agosto 21
Correo
Lista de Inscritos
Agosto 28
Evaluacin
inscritos
Septiembre 4
Estudiantes
admitidos
Publicacin y
divulgacin
Video Tutorial
Septiembre 8
Septiembre 10
Septiembre 21
Noviembre 6
Estudiantes
matriculados
Estudiantes
matriculados
Caractersticas
En esta fecha se debe entregar las fechas para realizar todo el proceso
El formulario en GOOGLE DRIVE debe entregarse funcionando
perfectamente, enviando correo de verificacin de matrcula, cdigo de
inscripcin y el limitante para los 120 fichos
La pgina web debe estar publicada y con todos los encabezados
necesarios, esta pgina WEB es de admisiones y matrcula.
Correo con el nombre indicado y funcionando correctamente
Lista de 120 inscritos con cdigo de inscripcin. Adems informacin
para hacer la clasificacin de los estudiantes. (direccin, edad,
telfono, etc.)
Se debe entregar en detalle el comportamiento de los nios y los
padres en la jornada, evaluando aspectos como la disciplina,
puntualidad y valores.
Se entrega lista de admitidos con puntaje.
En la pgina web de la institucin y en la portera del colegio publicar
resultados de admitidos.
Entregar un video donde se explica paso a paso como se deben
registrar en el Master2000 y la manera de enviar los documentos
scaneados en pdf
Lista de estudiantes matriculados con datos completos.
Lista de estudiantes matriculados de primero a undcimo con con
datos completos.
4.3.
Esquema de Desglose de Trabajo del proyecto de Inscripcin y Matrcula virtual en la institucin Educativa Madre Laura de la ciudad de Medelln. A
continuacin se amplan imgenes para una mejor visualizacin
4.4.
Hito
Reunin con equipo directivo
Creacin de formulario en Google Drive
Fecha tope
Julio 23
Agosto 3
Agosto 10
Creacin correo
admisionesiemadrelaura@gmail.com)
Inscripciones transicin
Agosto 10
Entrevistas y socializacin
Agosto 28
Clasificacin
Septiembre 4
Publicacin de admitidos
Creacin tutorial para matricula web
Septiembre 8
Septiembre
10
Septiembre
21
Noviembre 6
Matricula Transicin
Matricula otros grados
4.5.
Equipamiento,
Hardware
Horas
4
20
Virtual
(secretaria)
Docentes
Transicin
Coordinadoras
y rectora
Secretarias
Jose David
Arias
Secretarias y
coordinacin
Secretarias y
coordinacin
12
0.5
5
8
1
4
5
12
Recursos
Recursos
Equipo del
proyecto
Agosto 21
Responsable
Rectora
Jose David
Arias
Jose David
Arias
Secretaria
Descripcin
Proveedor
Nombre
Cargo
Hna Maria
Isabel londoo
Piedad Martinez
Noelia Rojas
Francy Rodas
Silvia Martinez
Jos David Arias
Rectora
Departamento /
Divisin
Administrativa
Secretaria
Secretaria
Coordinadora
Coordinadora
Docente
Administrativa
Administrativa
Administrativa
Administrativa
Acadmico
2 computadores
Software
Master200
GOOGLE DRIVE
Formacin
GOOGLE APPS
Otros
Identificar los principales actores involucrados en el proyecto y las necesidades o problemas que el
proyecto debe satisfacer
Interesado
Requerimientos exigidos
Cliente: ACUDIENTES
Patrocinador: Rectora
6.1.
Rol
Patrocinador
Lder funcional
Usuarios Finales
Coordinador
o
director del proyecto
Nombre / Cargo
MARIA ISABEL LONDOO/ RECTORA
MARIA ISABEL LONDOO/ RECTORA
ACUDIENTES / PADRES DE FAMILIA O REPRESNETANTES
JOSE DAVID ARIAS/ DOCENTE
7. Asunciones o supuestos.
Se presume el correcto funcionamiento de Google Drive y el envo oportuno de los
cdigos para la inscripcin. Adems que los padres van a tener acceso fcil a un pc
8. Restricciones
Este proyecto no tiene restricciones que afecten su correcto funcionamiento.
9. Presupuesto
El presupuesto que se necesita para desarrollar el producto es reducido, pues la plataforma de Google es libre y la
plataforma institucional se usar para este fin. Por lo tanto con un presupuesto de 100.000$ para gastos
ocasionales es suficiente.
10.
Anlisis de riesgos
1. Se considera un riesgo que por el alto nmero de personas que intenten inscribirse al mismo tiempo la
plataforma de Google no responda. (para minimizar el riesgo se realizarn pruebas simultaneas donde se
pondrn grupos completos a llenar el formulario al mismo tiempo)
2. El tiempo de inscripciones sea reducido por la alta cantidad de personas pendientes para realizarla y se
llenara el cupo poco despus de habilitar el formulario. (este riesgo es inminente y no se puede minimizar
por la gran cantidad de personas que buscan cupo)
3. Los acudientes tengan problemas a la hora de ingresar datos y mandar documentos por internet por el manejo
de los sistemas. (este riesgo se minimiza realizando el tutorial completo)
Lder funcional