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Universidad Los ngeles de Chimbote / Sistema de Universidad Abierta
Soto Medina, Mario Wilmar. Auditora Operativa y de servicios. Universidad Los ngeles
de Chimbote. 1ra edicin. Departamento de Edicin. Chimbote. 2006. 57 p.
Edicin:
Lic. Manuel Antonio Cardoza Sernaqu.
Universidad Los ngeles de Chimbote
Leoncio Prado 443
Chimbote (Per) www.uladech.edu.pe
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NDICE
Presentacin
CAPTULO I
LA AUDITORA Y CONCEPTOS
1.
2.
BSICOS
La auditora...9
1.1. Concepto.9
1.2. Antecedentes de la auditora......9
Auditora operativa10
2.1. Gnesis de la auditora operativa....10
2.2. Importancia de la auditora operativa...10
2.3. Objetivo de la auditora operativa.11
2.4. Enfoques de auditora operativa...11
2.4.1. De la organizacin....11
2.4.2. Funcional.12
2.5. Profesionales en auditoria operativa..12
2.6. Cualidades del auditor...12
2.6.1. Actividad profesional.13
2.6.2. tica profesional....13
2.6.3. Comportamiento profesional....13
2.6.4. Carcter y personalidad....13
2.6.5. Experiencia.13
2.7. Normas de auditora.....14
2.7.1. Fuentes de las normas de auditora.....14
2.7.2. Definicin...14
2.7.3. Normas de la auditora operativa..14
2.7.3.1. Normas personales..15
2.7.3.2. Normas relacionadas a la ejecucin del trabajo....17
2.7.3.3. Normas relacionadas con preparacin del informe........20
CAPTULO II
CLASES DE AUDITORA, ALCANCE Y CONTROL INTERNO EN LA
AUDITORA OPERATIVA
1. Clases de auditora......21
1.1. Auditora interna...21
1.2. Auditora externa..21
1.3. Auditora administrativa.21
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CAPTULO III
EJECUCIN DEL TRABAJO DE AUDITORA OPERATIVA
1. Propuesta y contrato de locacin de servicios de auditora....35
2. Entrevista inicial.....35
3. Entrevista final ...35
4. Planeamiento.....35
5. Programa de auditora.35
5.1. Concepto.....35
5.2. Caso prctico de programa de auditora operativa..36
6. Tcnicas y procedimientos de auditora..............39
6.1. Tcnicas de auditora....39
6.1.1. Concepto ....39
6.1.2. Tipos de tcnicas.........40
6.1.3. Procedimientos de auditora....42
7.
Estudio de la gestin administrativa....43
7.1. Investigacin y anlisis. .......43
7.2. Importancia de la evidencia en la auditora operativa.....................43
7.3. Aplicacin de pruebas selectivas....43
7.4. Identificacin y seleccin de reas crticas.......43
8. Papeles de trabajo..44
8.1. Concepto de papeles de trabajo........44
8.2. Importancia........44
8.3. Requisitos...44
8.4. Elaboracin de los papeles de trabajo...44
8.5. Organizacin de los papeles de trabajo........45
8.6. Confidencialidad de los papeles de trabajo..45
8.7. ndice y referenciacin..45
IV CAPTULO
EL INFORME DE AUDITORA
1. Informe. ......46
1.1. Concepto............46
1.2 Recomendaciones para la elaboracin del informe.....46
1.3. Resultado de la auditora operativa...46
1.4. Atributos de las observaciones....47
1.5. Conclusiones y recomendaciones de las observaciones de auditora operativa.. 47
1.6. Estructura y contenido del informe .....47
1.7. Plazo de presentacin del informe..49
1.8. Caso prctico de informe de auditora....50
Bibliografa..57
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PRESENTACIN
El sistema de control asume un rol de primer nivel porque a travs de sus evaluaciones
permanentes, posibilita maximizar resultados en trminos de eficiencia, eficacia,
economa, y productividad; indicadores que fortalecen el desarrollo de las empresas. La
instrumentalizacin de los sistemas de control se da a travs de las Auditoras que se
aplican en las empresas dentro de un perodo determinado para conocer sus
restricciones, problemas, deficiencias, etc como parte de la evaluacin.
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CAPTULO I
LA AUDITORA Y CONCEPTOS BSICOS
1.
LA AUDITORA
1.1. Concepto
Auditora es el examen y/o evaluacin que los auditores realizan a las
operaciones y/o transacciones financieras, operativas y administrativas de las
empresas con el objeto de recomendar soluciones a la administracin de
errores o deficiencias cometidos por los trabajadores.
En auditoras administrativas no solamente se realizan para identificar
errores cometidos por los
Trabajadores sino con el objeto de hacer un diagnstico para expandir el
negocio.
1.2. Antecedentes de la Auditora
En la Enciclopedia de la Auditora Grupo Ocano se encuentra escrito: Existe
la evidencia de que alguna especie de auditora se practic en tiempos remotos
por el hecho de que los soberanos independientes pongan de manifiesto que
fueron tomadas algunas medidas para evitar desfalcos en dichas cuentas. A
medida que se desarroll el comercio, surgi la necesidad de las revisiones
independientes para asegurarse de la adecuacin y fiabilidad de los registros
mantenidos en varias empresas comerciales. La auditora como profesin fue
reconocida por primera vez bajo la Ley Britnica de Sociedades Annimas de
1862 y el reconocimiento general tuvo lugar durante el periodo de mandato de
la Ley:Un sistema metdico y normalizado de contabilidad era deseable para
una adecuada informacin y para la prevencin del fraude. Tambin reconoca
una aceptacin
general de la necesidad de efectuar una revisin
independiente de las cuentas de las pequeas y grandes empresas. Desde
1862 hasta 1905, la profesin de la auditora creci y floreci en Inglaterra, y se
introdujo en los Estados Unidos; tom un camino independiente lejos de la
deteccin del fraude como objetivo primordial de la auditora.
En 1912, dijo: En los que podran llamarse los das en los que se form la
auditora, a los estudiantes se les enseaba que los objetivos primordiales de
sta eran:
1. La deteccin y prevencin del fraude.
2. La deteccin y prevencin de errores; sin embargo, en los aos siguientes
hubo un cambio decisivo en la demanda y el servicio, y los propsitos
actuales son:
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b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
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porque puede haber pasado durante varios aos en una actividad rutinaria y
deficiente.
Auditor Financiero y Auditor Administrativo, deben haber tenido experiencia
suficiente para poder desempearse con eficiencia en el cargo de auditores; el
Auditor Gubernamental debe tener experiencia en el rea de Contabilidad
Gubernamental. El Auditor Financiero Bancario tendr experiencia en la
Contabilidad Bancaria antes de llegar a ser auditor de un banco.
El Auditor Financiero de Empresas Privadas debe haber trabajado como
Contador de Empresas Privadas, e igualmente el Auditor de Empresas
Sociales (Cooperativas), como contador de dichas empresas.
Teniendo en consideracin que las empresas deben seleccionar personal
idneo, para que no se interrumpa el crecimiento y desarrollo de sus
organizaciones que siempre deben encontrarse en sobresaliente competencia.
2.7. NORMAS DE AUDITORA
2.7.1. FUENTES DE LAS NORMAS DE AUDITORA
Por consiguiente podemos decir que la existencia de las normas de auditora y la
naturaleza de ellos reconocen como fuentes los siguientes dos hechos:
1. El que la auditora es un trabajo de naturaleza profesional.
2. El que la auditora tiene caractersticas y finalidades propias que le son
connaturales.
2.7.2. DEFINICIN
Podemos definir que las normas de auditora son los requisitos de calidad relativos a
la personalidad del auditor y al trabajo que desempea, que se derivan de la
naturaleza profesional de la actividad de auditora y de sus caractersticas
especficas.
Vienen a ser pues, los requisitos que deben observarse para el desempeo de un
trabajo de auditora de calidad profesional.
2.7.3. NORMAS DE LA AUDITORA OPERATIVA
Para que el ejercicio de la auditora operativa se desarrolle dentro de un ambiente de
orden , es muy importante que se trabaje bajo normas de auditora generalmente
aceptadas que garanticen los requisitos mnimos de calidad, evitando formular juicios
prematuros, basados en informacin incompleta por falta de tiempo; asimismo implica
orden y disciplina, que conlleva a que se realicen auditoras operativas de calidad y
que tengan mayor aceptacin por la alta direccin.
En un inicio no haba normas para esta auditora, la operativa, pero si se sabia lo que
se necesitaba y su marco conceptual, se empezaron a adaptar las normas de la
auditora de estados financieros.
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pero esta ltima requiere, adems una madurez de juicio que no se logra con el
simple entrenamiento tcnico.
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Labor de los asistentes. Es difcil que el auditor realice todas las tareas que exigen
las necesidades, tendr la facultad de seleccionar personal de apoyo que le brinden la
confianza y la seguridad, demostrando eficiencia en el desempeo de sus funciones,
el Auditor imparte las rdenes e instrucciones precisas y adecuadas, as como la
iniciativa en el empleo del criterio disercional. Una adecuada direccin de los
asistentes y distribucin racional de su tareas es importante para el trabajo de
auditora. El jefe del equipo mantendr estrecha supervisin para que se logren los
objetivos que la auditora exige.
Todas las labores de auditora tienen gran responsabilidad desde el inicio hasta el
final por las consecuencias objetivos de sus resultados.
Conforman el personal de apoyo del equipo de auditora: Profesionales y empleados
auxiliares sin ttulo, que se encuentran en la obligacin de observar el cumplimiento
de las normas de Auditora generalmente aceptadas y todas aquellas normas que
regulan su comportamiento personal y funcional.
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Estudio y Evaluacin del Control Interno.Estudiar y evaluar el sistema de control interno de la empresa o entidad tomando
como base para la determinacin del alcance de los exmenes que deben efectuarse,
sealando que reas, oficinas, procedimientos, volumen de personal, actividades, se
auditarn.
El sistema adecuado de control interno es de responsabilidad de los gerentes de la
organizacin. Para hacer el estudio de tal sistema, el auditor tiene que revisar el plan
de organizacin tanto en la teora como en la prctica evaluando su efectividad y
solidez.
Se tiene que examinar cada uno de los mtodos utilizados por la organizacin, as
como todas las dems normas que sirven para:
1. Formulacin, aprobacin y aplicacin de las polticas empresariales.
2. Proteger los activos.
3. Evitar desembolsos no autorizados.
4. Evitar el uso impropio de los recursos materiales.
5. Evitar el incurrir en obligaciones que no tienen razn de ser.
6. Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos administrativos y financieros.
7. Evaluar la eficiencia administrativa.
Control Interno es de naturaleza administrativa y financiera.
Control Administrativo incluye el plan de organizacin, reglamentos, procedimientos,
normas y registros que conciernen a los procesos de la administracin en la toma de
decisiones y/o ejecucin de las actividades.
Control Financiero, comprende el plan de organizacin relacionado al aspecto
financiero, procedimientos y registros que conciernen a la custodia de los bienes y a
la confiabilidad de los libros de contabilidad para dar seguridad razonable de que:
a. Las transacciones se ejecutan de acuerdo con las autorizaciones que hacen los
jefes de los niveles jerrquicos de la organizacin.
b. Las transacciones se registran necesariamente para:
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Cuestionario de Control Interno.Documentos privativos del auditor, elaborados por ellos mismos que detallan las
actividades, tareas, operaciones y procedimientos que deben ser examinados;
tambin sirven de gua para seguir la secuencia de acciones. Se les denomina Lista
de Preguntas, Listas de verificacin, o Cuestionario de Preguntas. Tiene
significativa importancia por los contenidos que presenta y deben ser contestados por
los funcionarios y empleados que estn siendo, o por el mismo auditor basado en los
exmenes que va aplicando y las observaciones que hace; no es conveniente que los
auditores elaboren sus cuestionarios para recibir respuestas de S o No, y
contentarse con ello, le pueden servir como precedente o indicios (al final todo vale
para el auditor), nada ms; pero lo ms importante o imperativo es examinar y
evaluar.
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CAPTULO II
CLASES DE AUDITORA, ALCANCE Y CONTROL INTERNO EN LA
AUDITORA OPERATIVA
1. Clases de auditora
1.1.Auditoria interna.
Es una actividad independiente y objetiva, de aseguramiento y consulta para agregar
valor, y mejorar las operaciones realizadas por una organizacin.
Ayuda a una organizacin a cumplir con sus objetivos, aportando un enfoque
sistemtico y disciplinado, para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de
gestin, direccin de riesgos, control y direccin.
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Control Previo:
Tiene diversos significados, siendo uno de ellos la formulacin, elaboracin y
aprobacin de las distintas normas jurdicas y administrativas que sirven para
regular, encuadrar y regir la ejecucin de las operaciones y acciones de cualquier
Organizacin, ya sea de una Empresa o entidad as como de un rea funcional
(por ejemplo: Mesa de Recepcin y Registro de Almacn).
Estas normas pueden ser de carcter general y de carcter especfico contenidas
en:
Normas Generales
. Reglamento Interno
. Manual de Organizacin y Funciones
. Manual de Procedimientos
. Diagramas de Procedimientos
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Normas Especficas
Instancias de Autoridad, facultad para tomar determinadas decisiones.
Niveles de Autorizacin para firmar los comprobantes o documentos de pago.
El Control Previo, consiste en la precisin o el aprovisionamiento de los
recursos para hacer frente a las circunstancias y contingencias.
Control Concurrente: Que es conocido como el control ejercido por los jefes y/o
supervisores en las diversas reas empresariales.
La circunstancia en que se realiza debe ser oportuna, al supervisar y controlar
al personal subalterno.
El auditor debe documentar con papeles de trabajo, el estudio y la evaluacin del riesgo
mediante las tcnicas ms comunes como son narrativas, cuestionarios o flujogramas.
12. Procedimientos de Control
Los procedimientos de Control se refieren al conjunto de operaciones, normas y polticas,
sirven como programas a ejecutar, como pautas de actuacin en los diferentes niveles de
la entidad con el objeto de promover mayor eficacia y seguridad razonable de poder
lograr los objetivos especficos.
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actividades de los
error de describir las
objetivamente. Debe
travs de su manejo
13.2. Cuestionarios
Consiste en usar como instrumento para la investigacin, cuestionarios previamente
formulados que incluyen preguntas acerca de la forma y que en esta base se
manejan las transacciones u operaciones de las personas que intervienen en su
manejo; la forma en que fluyen las operaciones a travs de los puestos o lugares
donde se definen o se determinan los procedimientos de control para la conduccin
de las operaciones.
Utilizacin de cuestionarios
Como parte de la preparacin para el examen de estados financieros, y de
auditora de gestin (operativa) el auditor debe elaborar los cuestionarios de
comprobacin sobre en control interno.
Este documento est constituido por varias listas de preguntas que deben ser
contestadas por los funcionarios o empleados de la entidad bajo revisin o
que el auditor mismo contesta durante el curso de la auditora basado en sus
observaciones.
Cuando el auditor llena el cuestionario por medio de cuadros o grficos de
una entrevista de uno o ms funcionarios de la entidad, debe tomar en
cuenta la necesidad
de confirmar completamente en las obtenidas. La
aplicacin correcta de los cuestionarios sobre el control interno , consiste en
una combinacin de entrevistas y observaciones. Es esencial que el auditor
entienda perfectamente los propsitos de las preguntas del cuestionario.
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CONTROL INTERNO
PROCESO ADMINISTRATIVO
PREGUNTAS
N/A
SI
NO
OBSERVACIONES
I.- ORGANIZACIN
Cuenta con un organigrama
estructural aprobado que contenga
las dependencias sealadas en el
Manual
de
Organizacin
y
Funciones?
Es
necesario
que
en
la
organizacin se considere el total de
las dependencias?
Permite la organizacin apropiada
de sus funciones?
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13.3. Flujogramas
El mtodo de flujogramas es aquel que se expone, por medio de cuadros y grficos.
Si el auditor disea un flujograma del sistema, ser preciso que visualice el flujo de
la informacin y los documentos que se procesan. El flujograma debe elaborarse,
usando smbolos de estndar, de manera que quienes conozcan los smbolos
puedan extraer la informacin til al sistema. Si el auditor usa el flujograma elaborado
por la entidad, debe ser capaz de leerlo, interpretar sus smbolos y sacar
conclusiones tiles respecto al sistema representado por el flujograma.
Con certeza no puede decirse cual de los tres mtodos es completo o eficaz,
aisladamente. En algunos tal vez sea aplicable es mtodo de grafico; en otros puede
ser conveniente usar el mtodo de cuestionarios y en otros puede ser mas fcil o el
mtodo descriptivo. En frecuentes ocasiones se usa combinacin de los tres mtodos;
es decir el relevamiento, la recopilacin de antecedentes y la comprobacin de los
mismo se lleva a efecto usando, tanto grficos o flujogramas, como cuestionarios
narrativos.
13.4. SISTEMAS DE CONTROL QUE DEBE CONOCER EL AUDITOR
Todo auditor debe conocer los siguientes sistemas de control.
A. Control interno: Referido al control que es de la empresa (conjunto de normas de
los manuales organizativos en el aspecto financiero, operativo y administrativo).
B. Sistema de Contabilidad: que se refiere a los sistemas que las empresas utilizan
en el aspecto contable (elaboracin de estados financieros).
C. Sistema de control del entorno: Este control no proviene de la empresa; por
ejemplo el control que se ejecuta de las normas legales en tributacin, en el
aspecto laboral, de confirmaciones de clientes, de confirmaciones de proveedores,
etc.
14. Necesidad de la auditora operativa
Una auditora operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado
especfico, sino ms bien se da cuando la gerencia o directivos de una organizacin lo
requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de
cada ejercicio si las polticas de la organizacin as lo establecen.
En el caso de existir carencia de polticas o la no comprensin de las mismas y el
significado de sus directivas como elementos de control en las principales reas de
importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento
en las reas funcionales y de los controles operativos, as como la carencia de controles
administrativos u operativos en reas significativas y de las recomendaciones de adoptar
y modificar tales controles dan lugar a la realizacin de una auditora operativa donde el
auditor podr desarrollar los antecedentes del cliente, los cuales influyen por ejemplo: el
historial de ganancias, el rendimiento de las inversiones, las principales clases de
producto, los canales usuales de distribucin, control de la produccin y la poltica de
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COSTOS Y TIEMPOS :
Los factores del costo y tiempo van paralelos, es decir a mayor tiempo
aplicado en la auditora, mayor es el costo y gasto por concepto de honorarios,
movilidad, tiles y otros.
CRITERIO DE EVALUACIN :
Todava no se ha fijado criterios uniformes para evaluar la gestin empresarial;
de este modo puede apreciarse que, el contador pblico, el administrador, el
economista, el ingeniero y cualquier otro profesional que tiene que opinar
sobre el comportamiento de una empresa, aplican sus propios parmetros; en
consecuencia est pendiente la tarea de establecer criterios uniformes
para evaluar la gestin de las empresas.
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CAPTULO III
EJECUCIN DEL TRABAJO DE AUDITORA OPERATIVA
1. Propuesta y Contrato de locacin de servicios de auditora
Antes de la entrevista inicial para comenzar labor de auditora, la compaa auditora
presentar una propuesta de servicios de auditora a los futuros clientes; que de ser
favorecidos en los concursos respectivos se sometern a las clusulas de contrato por
locacin de servicios de auditora, para el fiel cumplimiento del trabajo a desarrollar en
su oportunidad.
2. Entrevista inicial
En esta fase de la ejecucin de la auditora, el responsable de la compaa auditora
har una visita preliminar a los funcionarios de la empresa sujeta a labor de auditora
con la finalidad de cerciorarse respecto a puntos saltantes de auditora como: Conocer
los ambientes del personal del rea, la documentacin, informacin de los funcionarios,
etc.
3. Entrevista Final
Se realiza despus de que los funcionarios Y/o responsables de los hallazgos
y/observaciones tienen conocimiento pleno de lo que va evidenciar el in forme de
auditora. Esta visita es para entregar el informe que es en el plazo estipulado segn
contrato.
4. Planeamiento
El planeamiento de la auditora operativa consiste en planificar las actividades del
trabajo a desarrollar, considerando la cantidad y calidad de auditores; el conocimiento de
la empresa, en qu tiempo se va desarrollar, evidenciar algunas dificultades que se
pudieran presentar, etc.
5. Programa de auditora
5.1. Concepto: El programa de auditora operativa consiste en planificar el trabajo a
desarrollar, teniendo en cuenta el tiempo a utilizarse, haberes remunerativos de los
auditores considerando cantidad y calidad de los mismos, que debern cumplir los
objetivos, procedimientos planificados y las normas de auditora.
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3. ORGANIZACIN
3.1. Aplique cuestionarios de control interno
3.2. Solicite y revise obteniendo resmenes de.
a. Organigramas actualizados y aprobados por el directorio
b. Manual de procedimientos actualizados y aprobados por el directorio
c. Manual de polticas actualizados y aprobados por el directorio
d. Reglamento de organizacin de personal, visados por las autoridades de
trabajo correspondientes
e. Memoria descriptiva del ejercicio 2005 y describa los aspectos importantes no
concluidos y que debieron concluirse en el perodo 2005.
3.3.Del manual de funciones y el supuesto caso que este documento no existiera;
entreviste a los funcionarios responsables y describa en forma resumida las
funciones generales:
a. Gerencia General
b. Gerencia de Operaciones
d. Jefaturas de departamentos
4. DIRECCIN
4.1. Solicite el plan de trabajo 2,005 a cada una de las gerencias y en forma
resumida y en orden de importancia, describa:
ACTIVIDAD
ALCANCE
...... %
....... %
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Ingresos Financieros
Activo Total
Utilidad Neta
Ingresos Financieros
X 100
Utilidad Neta
Patrimonio Utilidad Neta
7. CRDITOS
Formule sus programas y cuestionarios para
especficas:
A. Crditos
B. Captaciones
C. Recuperaciones
D. Contabilidad
E. Informtica
F. Personal
G. Ingeniera
X 100
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H. Tesorera
I. Abastecimiento.
PROGRAMAS ESPECFICOS:
PROGRAMA DE AUDITORA DEL AREA DE CRDITOS
Objetivos:
Evaluar el Sistema de Control Interno del rea de Crditos
para determinar la
efectividad del control de las operaciones de la Sede Central y las Agencias.
Procedimientos
1. Aplique cuestionarios de control interno
2. Solicite la documentacin de organizacin y evale lo siguiente:
2.1. Organigrama interno del rea.
2.2. Manual de Funciones.
2.3. Manual de procedimientos.
2.4. Polticas internas dictados por la administracin.
2.5. Polticas de crditos establecidos por la Superintendencia de Banca y Seguros
2.6. Plan trabajo anual del 2005
a. Gerencia.
b. Departamento de Crditos.
c. Departamento Tcnico de Ingeniera.
2.7. Seleccione una muestra.
A. Seleccione una muestra de expediente de crditos otorgados y evale.
B. Informe tcnico legal de ingeniera.
C. Niveles de aprobacin (Gerencia general, Comit de Crditos y Junta de
Administracin)
D. Clculo de los intereses de acuerdo a las tasas del Banco Central de Reserva
del Per
E. Seguimiento contable referente a intereses
F. Desembolso.
6. Tcnicas y procedimientos de auditora
6.1. Tcnicas de auditora
61.1.Concepto
En la auditora las tcnicas son mtodos o modos de actuar que permiten al
auditor obtener informacin destinada a sustentar, con evidencia suficiente y
pruebas autnticas, su opinin o juicio sobre alguna materia objeto de su
anlisis e investigacin.
En consecuencia, la tcnica misma no es la importante, sino su validez como
herramienta de investigacin seria y confiable, y la propiedad y oportunidad de
su aplicacin a cada circunstancia en especial.
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CAPTULO IV
EL INFORME DE AUDITORA
1. INFORME
1.1. Concepto:
Es el resultado del trabajo realizado del examen de auditora que contiene las
observaciones, conclusiones y recomendaciones; que es utilizado por alta direccin
de la empresa en la toma de decisiones administrativas.
1.2 Recomendaciones para la elaboracin del informe.
A continuacin, se mencionan algunas recomendaciones para elaborar un informe
de auditora operativa:
Considerar aspectos relevantes que mejoren la eficiencia operativa, empleando
un lenguaje claro en todo su contenido.
Discutir el borrador del informe con los responsables que pueden llegar a ser
afectados por las observaciones.
Qu son los hallazgos? Son las deficiencias o errores cometidos por los
trabajadores y que tienen por lo general dos atributos en cuanto a su redaccin.
stos pueden ser anulados siempre y cuando los responsables lo demuestren.
1.3. Resultado de la auditora operativa
El resultado de la auditora operativa est contenido en el informe de auditora, el
mismo que se tiene en cuenta por la alta direccin empresarial, para tomar las
medidas correctivas necesarias y/o indispensables. Un eficaz resultado de auditora
corresponde al examen desarrollado de acuerdo a los objetivos y metas de la
empresa.
De acuerdo al texto Auditora Operacional compendio II respecto a los resultados
indica. Esto se inicia con una evaluacin de objetivos de alto nivel de la entidad.
Estos objetivos pueden estar expresados formalmente, o pueden estar indicados en
las cartas de constitucin, estatutos, actas de reuniones de comit, informes anuales
y manuales de poltica. Peter F. Drucker ha enumerado ocho reas en las que es
necesario establecer objetivos de rendimiento: posicin de mercado, innovacin,
productividad, recursos fsicos y financieros, rentabilidad, rendimiento y desarrollo de
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CARGO
VIGENCIA
Presidente
Directorio
VicePresidente
Directorio
Director
Director
Director
Director
Director
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
CARGO
VIGENCIA
Gerente
Adm.
Y Finanzas
Gerente
Crditos
Gerente
Crditos
Gerente
Ahorros
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
No
CARGO
VIGENCIA
Auditor
Interno
Contador
Cajero
General
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
01 al 31/12/05
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3. CONCLUSIONES
01. El contador no realiza arqueo sorpresivo al Fondo Fijo antes de la rendicin de
gastos, siendo
arqueado al cierre de cada mes (Obs. 1)
02. El rea de contabilidad no cuenta con un sistema de archivo que centralice
documentos fuente de operaciones realizadas para que faciliten ejecutar
revisiones y conciliaciones bancarias(Obs. 02).
03. En la Oficina de Caja no se ha implementado un registro adecuado para el
control diario de disponible que muestre el saldo diario, firmando el responsable
de caja y el jefe inmediato superior que realiza el arqueo.(Obs. 03)
04. Existen crditos otorgados sin la debida aprobacin del nivel jerrquico
correspondiente en las solicitudes de crdito, evidenciando una anomala en el
control de aprobacin. Tambin existen crditos refinanciados que no ameritan
tal aprobacin por no existir documentacin que los sustente siendo
responsable el Gerente de Crditos.(Obs. 4 y 5).
III. OBSERVACIONES
A. REA DE CONTABILIDAD
1. ARQUEO DE FONDO FIJO EJECUTADO CUANDO SE INCURREN EN
GASTOS.
De la revisin efectuada al archivo de arqueo, practicados por contabilidad a los
fondos fijos, se establece que son tomados el ltimo da del mes, luego de
reproducido la reposicin de dichos fondos; es decir se recuenta el ntegro del fondo
que es de S/. 1000.00. Esta forma de arqueo se evidenci en todos los meses del
ao 2005.
REFERENCIA.
Fecha
31-01-2005
Hora
19 hs.
Realizado
Luis Casanova
28-02-2005
19 hs.
Luis Casanova
30-04-2005
19 hs.
Luis Casanova
31-05-2005
18 hs.
Luis Casanova
30-06-2005
17 hs.
Luis Casanova
31-07-2005
20 hs.
Tula Coso
29-08-2005
20 hs.
Tula Coso
30-09-2005
21 hs.
Tula Coso
Responsable
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Carmen
Tarazona
Monto
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
1,000
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El arqueo a los fondos fijos, como prctica sana de control, tiene por finalidad
identificar los documentos sustentatorios de pago y el saldo no gastado, de acuerdo
a su reglamentacin y deben ser sorpresivos antes de su rendicin.
Las recargadas labores asignadas al rea de Contabilidad, no ha permitido realizar
arqueo sorpresivos en fechas propicias.
La no aplicacin de estas prcticas de control puede ocasionar que se produzcan
desviaciones en el uso de los fondos fijos; toda vez que los arqueo son rutinarios al
cierre de cada mes.
En los descargos que realiza el contador, alcanz copia de un
sorpresivo durante el lapso transcurrido el ejercicio auditado
slo arqueo
Del anlisis se concluye que no se practic arqueo sorpresivo a los fondos fijos
entre el 1 de Enero y 24 11 2005.
En los descargos que realiza el contador, indica que se iniciar la implementacin
de procedimientos, a fin de que todas las compras ingresen al Almacn y se
controle las salidas con Notas Valorizadas para tomar un inventario y facilitar su
contabilizacin al gasto de estas salidas cada fin de mes.
Del anlisis se concluye que, los Suministros Diversos no se vienen controlando en
cuentas de Activo.
2. DOCUMENTOS FUENTES DE OPERACIONES DIARIAS, NO SON
ARCHIVADOS EN FORMA CENTRALIZADA.
De la revisin practicada a la documentacin fuente, por las operaciones diarias
como son Boletas de Retiro y Depsitos a lo interno de la caja, documentos de
gastos, liquidacin de crdito, Boletas de Depsito y Retiros del Banco, etc, no
son compendiadas ni centralizadas en un solo archivo diariamente; la
documentacin es archivada en cada rea, en donde se ha originado la
operacin. Esta forma de archivar la documentacin, no permite realizar control de
calidad entre la documentacin fuente y los listados de cmputo, por personal no
comprometido en las operaciones realizadas, a efectos de localizar errores o
descubrir operaciones fraudulentas.
Prcticas sanas de control, recomiendan compendiar la documentacin fuente de
ingresos y egresos en un solo archivo, a cargo de un responsable, para facilitar el
control de calidad y la verificacin peridica por los niveles de fiscalizacin.
El sistema de archivo implementado en aos anteriores, no ha permitido a la
fecha adecuarlo en forma descentralizada los documentos fuentes.
En los descargos que realiza el contador indica que se destacar a un trabajador
que tenga como funcin especfica, compendiar y centralizar la informacin y
documentos fuentes en un slo archivo general.
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REFERENCIA
PAGARE
FECHA
OTORGA
NOMBRES
MONTO
PRSTAMO
548
821
734
800
712
623
675
681
24-12-2005
12-11-2005
26-08-2005
24-09-2005
30-07-2005
02-04-2005
03-06-2005
25-06-2005
10,000.00
8,000.00
10,000.00
10,000.00
10,000.00
3,000.00
10,000.00
15,000.00
FECHA
OTORGA
NOMBRES
6532
7714
7091
6232
28-05-2005
07-10-2005
31-07-2005
02-04-2005
MONTO
PRSTAMO
10,000.00
4,500.00
25,000.00
2,000.00
IV RECOMENDACIONES
1. Se recomienda dar mayor prioridad al ejercicio que se va a realizar labor de
auditora y no a los ejercicios auditados anteriormente.
2. Se recomienda que el Comit Directivo cumpla con sus funciones de hacer cumplir
las directivas respecto a labores de contabilidad, tesorera y asimismo al rgano
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de Auditora Interna para que evale planificadamente las reas organizativas del
rea de Crditos.
3. Se recomienda al gerente de crditos que supervise y controle al personal bajo su
mando en especial al rea de crditos y no se cometan errores de sustento
documentario de crditos otorgados como es el caso de crditos refinanciados.
BIBLIOGRAFA
- Mainou Abad, Jaime. Enciclopedia de la auditora. Editorial Ocano. Barcelona.
2003.
-
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