Modulo 1

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UNAM
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES
ARAGN
CENTRO DE EDUCACIN CONTINUA
Y A DISTANCIA
DIPLOMADO:
ADMINISTRACIN Y APLICACIN DE TECNOLOGAS DE
DISEO EN PROYECTOS
MODULO I:
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
3|Pgina
ING. MOISS CERVANTES PATIO

Abril 2014
(Revisin 6)
ADMINISTRACIN Y APLICACIN DE TECNOLOGAS DE DISEO EN PROYECTOS

MDULO I. FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
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PRESENTACIN:
ste es el primero de los 7 Manuales del
participante (el Mdulo VIII, no tiene por ser bsicamente
el de la presentacin final de su proyecto) del Diplomado:
Administracin y Aplicacin de Tecnologas de Diseo
en Proyectos evento acadmico de Actualizacin, con
opcin a titulacin para las Carreras de Ingeniera de la
Facultad de Estudios Superiores Aragn, creado
originalmente por acadmicos que en su mayora
pertenecen a la misma Facultad, de tal manera que a la
fecha han egresado 8 generaciones de participantes, en
poco ms de 8 aos de historia, actualmente se desarrolla
la 9 generacin y en breve est por inaugurarse la 10
generacin, esto implica que los contenidos temticos,
ejercicios presenciales, a distancia, etc., as como las
evaluaciones han sufrido modificaciones derivadas de las
revisiones anteriores, que son necesarias para que el evento
tenga una actualizacin constante, ste Manual del
participante del Mdulo I, Fundamentos de
administracin de proyectos pretende ser una gua
sencilla para que el participante recuerde y refuerce
conocimientos de administracin, gestin, e ingeniera de
proyectos; as como tambin enuncia la informacin
principal de cmo administrar un proyecto con el auxilio
de la herramienta llamada Microsoft Project.
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OBJETIVO:
El participante ser capaz de administrar eficientemente el
desarrollo de un proyecto, desde su concepcin, ejecucin, puesta
en marcha, pruebas, etc., hasta su conclusin, hacindolo de
manera estratgica, con calidad y fortaleciendo la capacidad de
anlisis y sntesis en la toma de decisiones.
REQUISITOS:
Conocimientos bsicos de administracin o administracin
de proyectos.
Conocimientos bsicos de Windows 7 o superior.

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TEMARIO
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I.1 Introduccin
I.1.1 Definicin y caractersticas del proyecto
I.1.2 Clasificacin de los proyectos
7
9
10
I.2 Administracin de proyectos con Project
11
I.2.1 Bases del programa
12
I.2.2 Empleo de las tareas
15
I.2.3 Relaciones entre las tareas
17
I.2.4 Esquematizacin de un proyecto
21
I.2.5 Manejo de recursos
25
I.2.6 Manejo de horarios y calendarios
31
I.2.7 Programacin con recursos
34
I.2.8 Administracin de las cargas de trabajo
36
I.2.9 Aplicacin de filtros
38
I.2.10 Presentaciones e informes
43
I.2.11 Control y seguimiento
51
I.2.12 Manejo de la ruta crtica
56
I.3.- Caso prctico
62
Bibliografa
63
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I.1 INTRODUCCIN
Proyecto:
Es un esfuerzo complejo dirigido a la realizacin de un
objetivo nuevo, no rutinario y que se lleva a cabo en una sola
ocasin, est limitado en tiempo, presupuesto, recursos y tiene
especificaciones de desempeo diseadas para satisfacer las
necesidades del cliente.
El trmino proyecto est relacionado con diversas
situaciones, tanto laborales, cmo familiares, y en muchas
ocasiones personales, en general los proyectos presentan las
siguientes caractersticas:
Estn orientados a metas.
Involucra la accin coordinada de diferentes actividades.
Cada accin es finita, tiene un principio y un fin concretos.
Conforman, en conjunto, un producto o servicio nico.
Tienen restricciones de disponibilidad de recursos.
Son planeados, ejecutados y controlados, etc.
Los proyectos sirven por ejemplo:
Para desarrollar un nuevo producto o servicio
Para construir o remodelar instalaciones
Para implantar sistemas de aseguramiento de calidad, etc.
Los proyectos se pueden medir con los siguientes parmetros:
Costo
Calidad
Tiempo.
Para administrar un proyecto se deben aplicar los
conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas en cada una de
las actividades que conforman un proyecto, con la finalidad de
satisfacer las necesidades de los interesados en el mismo.

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Para un mejor control, los proyectos son divididos

en las siguientes fases:
1. Definicin
2. Planeacin
3. Ejecucin
4. Entrega.
Estas cuatro fases en conjunto son conocidas como
ciclo de vida del proyecto. Una fase de un proyecto est
compuesta por una serie de actividades que deben
cumplirse para dar por finalizada la misma.
Cada fase de un proyecto se encuentra definida por
la finalizacin de uno o ms entregables.
Un entregable es un elemento tangible, un producto
de trabajo verificable, por ejemplo, una caja metlica para
alojar un interruptor elctrico.
Los entregables y las fases, son generalmente, parte
de una secuencia lgica desarrollada con el propsito de
asegurar el cumplimiento de cada etapa, que dar por
resultado el proyecto.
La importancia de definir fases dentro del ciclo de
vida de un proyecto responde a una premisa: al ser cada
proyecto un emprendimiento nico, implica que tenemos
cierto grado de incertidumbre; para disminuir y administrar
mejor esa incertidumbre, dividimos el proyecto en fases
que nos permitan manejar el proyecto con mayor eficacia y
eficiencia.
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I.1.1 DEFINICIN Y
CARACTERSTICAS DEL PROYECTO
Un proyecto se considera un conjunto de actividades de
desarrollo personal, institucional, social, etc., planificado y
orientado a la consecucin de objetivos, metas y resultados de un
programa que requiere inversiones econmicas, financieras o
participacin humana en un tiempo dado.
La naturaleza de los proyectos permite identificar el origen
de los recursos que requiere la ejecucin de los proyectos de
inversin fsica, necesarios para la construccin, ampliacin o
remodelacin de inmuebles y los estudios de pre-inversin, ya sean
por contrato o por administracin. Algunos ejemplos son la
construccin de infraestructura fsica, la extensin de crdito o de
financiamiento, la difusin de nuevas tecnologas, la conservacin
o el manejo de recursos naturales, y el desarrollo de los recursos
humanos.
Objetivo de un proyecto:
Debe ser claro, plantear los alcances del mismo, cuando es
un proyecto complejo puede tener muchos recursos y tareas,
cuando es relativamente sencillo resulta ms fcil la programacin
del mismo, el seguimiento, el control, etc.
Caractersticas de un proyecto tpico:

Un proyecto debe contestar las siguientes preguntas y de
ellas se derivan sus caractersticas principales:
Para qu? Objetivo del proyecto.
Dnde? Lugar, rea, seccin, etc.
Cmo? Proceso, secuencia de pasos, tareas,
relacin entre las tareas, etc.
Cundo? Duracin, periodo, intervalo de fechas,
inicio, final, culminacin de tareas, etc.
Con qu? Recursos materiales, econmicos,
financieros, etc.
Con quin? Recursos humanos.
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I.1.2 CLASIFICACIN DE LOS

PROYECTOS
Generalmente se determina la clasificacin a travs
de los diferentes elementos del proyecto, los tipos de
proyectos estn en funcin del rea y objetivo a que estn
encaminados, as como por las necesidades a satisfacer.
Elementos de un proyecto:
Son principalmente los siguientes: tiempo, recursos
(materiales, humanos, econmicos, financieros, etc.), costo,
calidad, etc., y los relativos a las caractersticas que hacen
diferente a unos de otros.
Tipos de proyectos:
Estn en funcin de las necesidades que cubren, por
ejemplo:
rea
Construccin
Planificacin de
eventos
Desarrollo de
productos
Publicaciones
Proyecto
Construir una casa
Congreso
Juguete, software,
servicio, etc.
Peridico, revista,
libro, etc.
Objetivo
Inters social
Vinculacin entre
interesados
Cubrir una
necesidad x
Informar a los
clientes
Tabla Nmero 1. Ejemplos de tipos de proyectos, Fuente: elaboracin

propia.
Fases de un proyecto realista:

Antes de pasar a ver detalles del manejo del
software de administracin de proyectos (Microsoft
Project) es importante visualizar los pasos para administrar
un proyecto de manera realista, esto nos permite enfocar
nuestro esfuerzo en la utilizacin de la aplicacin
mencionada, vase la figura nmero 1, de la pgina 11.
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Comunicar
resultados y
progresos
Programacin
Administrar
Ajustar el
Inicial
el plan
plan
Seguimiento
del plan
Figura Nmero 1. Fases de un proyecto realista, Fuente: elaboracin

propia.
I.2 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

CON PROJECT
El software Microsoft Project es una herramienta de la
familia de Microsoft Office profesional que nos permite realizar la
captura en primera instancia de la programacin inicial de un
proyecto, es decir, las actividades principales, las secundarias, as
como sus duraciones, las relaciones entre ellas, los recursos que se
espera sean utilizados para llevarlas a cabo con xito, etc. Una vez
que se tiene dicha programacin y se han hecho las
consideraciones complementarias pertinentes, la alta direccin
deber tomar la decisin de si el proyecto se lleva o no a la
prctica, en caso de que si, por consiguiente proceder gestionar
los recursos necesarios y en su caso el financiamiento tanto interno
como externo para arrancar el mismo. Sin embargo, quizs la
mejor de las caractersticas del programa es que podemos seguir y
controlar al proyecto en tiempo real, siempre y cuando la captura
de informacin est al corriente da con da, por ello el ejecutivo de
la alta direccin tendr que destinar un grupo de supervisin de
avances, problemticas, indicadores, aseguramiento de la calidad,
captura permanente, elaboracin de informes, etc., este grupo de
analistas deber tener informada a la alta direccin y sta a su vez
definir las acciones necesarias para asegurar que el proyecto sea
rentable y en caso de tener desviaciones importantes, dar las
instrucciones para contener la falta de apego al plan y ser el lder
de las acciones de correccin, creando un circulo de la calidad en
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la organizacin que funcione hasta el cierre y xito por

consiguiente en la culminacin del proyecto.
I.2.1 BASES DEL PROGRAMA

Las caractersticas de los proyectos que son
importantes definir, antes de iniciar a programar en Project,
son las siguientes:
rea del Proyecto
Proyecto
Objetivos (general y particular)
Tareas (primarias y secundarias)
Recursos (materiales, econmicos y humanos)
Hitos (culminaciones importantes de las tareas)
Relaciones o vnculos entre las tareas
Costos de las tareas (fijos, variables, directos,
indirectos, etc.)
Tiempos aproximados de respuesta (duracin de las
tareas)
Tipo de pagos a efectuar, esfuerzo estndar de los
recursos, etc.
Toda sta informacin ser utilizada a lo largo de la
administracin de un proyecto, desde la creacin,
programacin, ejecucin, seguimiento, control, reporte,
ajuste del mismo, etc. Es importante estar conscientes de
que entre ms fidedigna sea dicha informacin, actualizada,
especfica, concreta, vlida, se tiene un mayor potencial
para hacer eficaz y eficiente nuestra administracin durante
el curso del proyecto.
Metodologa de un proyecto:
A continuacin se muestra la metodologa para
administrar un proyecto con las herramientas de Project; sin
embargo, puede apreciarse la compatibilidad con
metodologas formales de diferentes fuentes como por
ejemplo, el propio mtodo cientfico y las fases del ciclo de
vida ya revisadas anteriormente, vase figura nmero 2, de
la prxima pgina.
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Figura Nmero 2. Metodologa del curso de un proyecto en Microsoft

Project, Fuente: ayudas del programa.
Definir el proyecto:
Si la diana no est visible, es prcticamente imposible
alcanzar el blanco. Por consiguiente, el primer paso consiste en
establecer el objetivo del proyecto. El objetivo debe ser
mensurable, debe definir un fin concreto del proyecto y debe
incluir cualquier suposicin acerca del proyecto, as como sus
delimitaciones. Para evitar problemas posteriores, compruebe que
todos los afectados estn de acuerdo con la definicin del objetivo.
Crear un plan:
Una vez que sepa a dnde se dirige el proyecto, debe
averiguar la mejor manera de llegar a ese punto. Para ello, tendr
que recopilar informacin del proyecto, por ejemplo, la lista de las
tareas que han de realizarse y las estimaciones del tiempo que
requerir cada una. A continuacin, introducir la informacin en
Microsoft Project. A medida que recibe la informacin, Microsoft
Project crea un plan para realizar el proyecto.

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Establecer la fecha de comienzo del proyecto:

Los primeros pasos para la creacin del plan de un
proyecto son: crear un archivo, designar la fecha de
comienzo o de fin del proyecto y, a continuacin,
especificar otros datos generales del proyecto. Si no escribe
una fecha de comienzo o de fin, Microsoft Project utilizar
la fecha actual como fecha de comienzo.
1. Una vez que realiza la apertura del programa Microsoft
Project automticamente la interfaz le muestra un nuevo
proyecto, entonces haga clic en la pestaa Archivo, clic en
Informacin y por ltimo de clic en Fecha de comienzo,
como se muestra en la figura nmero 3:
Figura Nmero 3. Definir la fecha de comienzo del proyecto, Fuente:

Interfaz de MS Project 2010.
Seleccione una fecha de comienzo (o de fin

directamente) en el rengln correspondiente y desplegando
el calendario. Aunque tambin puede acceder a ste
comando en la solapa Proyecto y la opcin Informacin
del proyecto al lado izquierdo de la Cinta de operaciones.
Sugerencia: Si los planes del proyecto cambian, puede modificar
la informacin en cualquier momento haciendo clic en la pestaa
Proyecto, despus en la opcin Informacin del proyecto en la
Cinta de operaciones. Por ejemplo, si se pospone la fecha de
comienzo del proyecto porque necesita contratar un administrador
de proyectos nuevo, puede cambiar la fecha de comienzo.
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2. Cuando ya se estaba trabajando en un archivo previo, pero

se desea cambiar a otro nuevo, haga clic en la solapa
Archivo, clic en Nuevo y por ultimo doble clic en Proyecto
en blanco, como se muestra en la figura nmero 4.
Figura Nmero 4. Cambiar a un archivo nuevo para comenzar otro

proyecto, Fuente: Interfaz de MS Project 2010.
Establecer un nuevo proyecto que en automtico se

llamar Proyecto 1, y que podremos cambiar de nombre
simplemente al utilizar la opcin Guardar como de la pestaa
Archivo.
I.2.2 EMPLEO DE LAS TAREAS

Especificar las tareas
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas
relacionadas, que constituyen la base sobre la que se construye la
programacin. Escriba todas las tareas importantes del proyecto,
siguiendo aproximadamente el orden en que est prevista su
realizacin.
1. Haga clic en la solapa Tarea, de clic en Diagrama de Gantt,
entonces se muestra en el rea de trabajo de la figura y
puede comenzar la captura de las tareas del proyecto, vase
la figura nmero 5, de la pgina nmero 16.
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2. En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una

tarea.
3. Presione la tecla ENTRAR.
Sugerencia: Puede resultar difcil decidir hasta qu punto deben
fraccionarse las tareas. Como regla general, una tarea no debe
prolongarse ms de 2 semanas. Debe ser suficientemente grande
para representar un bloque significativo de trabajo y
suficientemente pequea para poder seguir su progreso con
regularidad y permitir la identificacin temprana de problemas.
Figura Nmero 5. Solicitar que se muestre el Diagrama de Gantt para

capturar las tareas, Fuente: Interfaz de MS Project 2010.
Especificar duraciones:
Cuando especifica una tarea, Microsoft Project le
asigna automticamente una duracin de 1 da (esto se
muestra debajo de la Cinta de operaciones). Puede cambiar
esta duracin para que represente con mayor precisin el
tiempo que la tarea va a requerir. En dicho caso siga el
procedimiento siguiente:
1. De clic en la solapa Tarea, y despus otro clic en
Diagrama de Gantt.
2. En el campo Duracin de la tarea que desea cambiar,
escriba la duracin que desee. La duracin se puede
especificar en minutos, horas, das o semanas.
3. Presione la tecla ENTRAR.
17 | P g i n a
Sugerencia: Para programar las tareas de forma ms eficaz,

especifique una duracin para cada tarea y deje que Microsoft
Project calcule las fechas de comienzo y de fin automticamente.
Aqu es importante considerar que Project calcula dichas fechas
cuando en la Cinta de operaciones est activo el icono
Autoprogramar de la pestaa Tarea, si deseamos realizar la
programacin a consideracin del administrador entonces debemos
dar un clic a la opcin Programar manualmente, de la
mencionada Cinta, con ello lograremos tener la posibilidad de
seleccionar las caractersticas de inicio, duracin y trmino, de
acuerdo con las decisiones del personal que administra.
I.2.3 RELACIONES ENTRE LAS TAREAS

Tipos de relaciones:
El programa de un proyecto puede estar en funcin de la
fecha de inicio o la de trmino, sin embargo las relaciones posibles
entre las tareas son las siguientes:
a) Fin a comienzo: TAREA 1 a TAREA 2
b) Comienzo a comienzo: TAREA 2 a TAREA3
c) Fin a fin TAREA 3 a TAREA 4
d) Comienzo a fin TAREA 4 a TAREA 5, observe la figura
nmero 6.
e) Tiempo de retraso o posposicin: TAREA 1 a TAREA 2: (+) 4
das
f) Tiempo de adelanto o superposicin: TAREA 3 a TAREA 4: (-)
2 das, vase la figura nmero 7 de la pgina nmero 18.
Figura Nmero 6. Tipos de vnculos o relaciones posibles entre las

tareas, Fuente: Interfaz de MS Project 2010.
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Observacin: el tiempo de adelanto (-) o retraso (+) se captura en

la columna de Predecesoras (junto con el tipo de vnculo, vase
vincular tareas abajo) para la tarea que corresponde, que casi
siempre es la ltima en orden descendente, aunque en algn caso
especial podra cambiar de orden, esto no es muy comn.
Figura Nmero 7. Tiempo de posposicin o adelanto entre las tareas,

Fuente: Interfaz de MS Project 2010.
Estas relaciones (desde el inciso a hasta el d) nos

ayudan a programar los recursos en el momento oportuno.
No debemos olvidar cambiar la predecesora del Hito
(evento que marca fin de un bloque o actividad,
normalmente se le da duracin de cero en tiempo).
Tambin se puede retrasar (posponer, segn inciso e) o
adelantar (superponer, segn inciso f) una actividad con la
finalidad de que se arranque con un justo a tiempo y
disminuir el tiempo de duracin de un proyecto con
respecto al total de las actividades tal y como se ver ms
adelante para el anlisis de la ruta crtica.
19 | P g i n a
Informacin de la tarea:
Un ejemplo de cmo se observan las propiedades de una
tarea en cuanto a su vnculo con la tarea predecesora, (de clic en la
tarea deseada, luego en la Cinta de operaciones d clic en
Informacin de la tarea, y despus en la pestaa de Predecesoras)
y se observa como en la figura nmero 8.
Figura Nmero 8. Despliegue de la informacin de la tarea, Fuente:

Interfaz de MS Project 2010.
La columna de posicin (Pos) identifica la posicin de

retraso o adelanto con respecto a la tarea predecesora, recuerde que
si es con signo (+) es retraso y con (-) adelanto, estos tiempos
pueden especificarse en % de duracin de la tarea predecesora,
das, o semanas, etc., segn corresponda a la unidad de duracin de
las tareas del proyecto.
Vincular tareas:
Normalmente, las tareas se suceden unas a otras: por
ejemplo, se preparan las paredes, se pintan y despus se decoran.
Para crear una secuencia, se vinculan las tareas que tienen una
dependencia entre s y se indica a Microsoft Project en qu
consiste esa dependencia
.
1. En la solapa Tarea, haga clic en Diagrama de Gantt.
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2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas

que desee vincular.
3. Haga clic en el icono de Vincular tareas. Microsoft Project
crea un vnculo entre tareas de fin a comienzo (que se
puede modificar de manera manual), donde una de las
tareas ha de finalizar antes de que pueda comenzar la
siguiente, observe la figura nmero 9.
Figura Nmero 9. Icono de vincular tareas, Fuente: Interfaz de MS

Project 2010.
Cambiar un vnculo de tarea:

1. En la solapa Tarea, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. Ahora d doble clic en la lnea de vnculo de las tareas que est
entre las barras de Gantt de las tareas que desee cambiar el mismo
(vase figura nmero 10).
3. En el cuadro que se despliega cambiar el Tipo, seleccionando la
palomita y eligiendo el correspondiente tipo de relacin.
Figura Nmero 10. Accin de editar vnculo de las tareas directamente

en diagrama de Gantt, lado de las barras, Fuente: Interfaz de MS Project
2010.
Sugerencia:
Una simple vinculacin de tipo fin a comienzo no
funciona en todos los casos. Microsoft Project proporciona
otros tipos de vnculos entre tareas para que pueda definir
el proyecto de manera realista. Por ejemplo, si dos tareas
precisan comenzar al mismo tiempo, puede crear un
21 | P g i n a
vnculo de tipo comienzo a comienzo. Si las tareas deben finalizar

al mismo tiempo, utilice un vnculo de fin a fin, etc.
I.2.4 ESQUEMATIZACIN DE UN
PROYECTO
Concepto de esquematizar en Project:
Es la organizacin de un proyecto en tareas resumen y
subtareas de manera que se puede clasificar o jerarquizar los
grupos de tareas, as cuando se trabaja con proyectos de cierta
complejidad tenemos la posibilidad de realizar reportes con el
grado de detalle adecuado a la informacin que debemos informar
y utilizar la misma en el proceso de administracin del proyecto
(vase la figura nmero 11).
Tareas Resumen
Hito
Figura Nmero 11. Ejemplo de clasificacin de tareas, como resumen y

subtareas, as como tareas Hito, Fuente: Interfaz de MS Project 2010.

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Aplicar sangra para esquematizar un proyecto:

1. Con el Diagrama de Gantt activo en la pantalla y
seleccionando con el ratn el grupo de tareas por resumir
(generar un grupo de tareas y representarlo por la tarea
resumen) dar clic al icono Aplicar sangra a la tarea o al
grupo de tareas, en su caso, cuando se hace dicha operacin
con una sola tarea sta debe tener por lo menos una tarea
arriba; es decir una predecesora para qu tenga sentido la
clasificacin emprendida y desplazarla una vez hacia la
derecha. Con esto se logra que las tareas se conviertan en
sub-tareas de su predecesora, vase la figura nmero 12.
Figura Nmero 12. Icono de aplicar sangra para clasificar tareas,

Fuente: Interfaz de MS Project 2010.
2. Para seleccionar una tarea resumen junto con sus subtareas

se debe elegir todo el rengln de la tarea resumen y no
slo la celda.
3. Para eliminar una sangra aplicada a una tarea o un grupo
de subtareas, seleccinelas con l cursor y utilice el icono
Anula la sangra de tarea, que encuentra al lado izquierdo
del anterior, se puede observar que al trmino de la
instruccin se recorren hacia la izquierda aquellas que se
hubieran seleccionado. Para ello observe la figura nmero
13, de la pgina nmero 23.
23 | P g i n a
Figura nmero 13. Icono de anula la sangra de la tarea, Fuente: Interfaz

del programa MS Project 2010.
As lograr eliminar la dependencia del grupo de tareas en

cuanto a la tarea resumen, sin eliminar su dependencia de vnculo
cronolgico o de orden de ejecucin.
Otro aspecto importantsimo cuando se crea un grupo de
tareas, aplicando la sangra correspondiente, es que todas las
subtareas de una tarea resumen conforman la duracin de la tarea
resumen, de manera que por ejemplo, si todas las relaciones entre
ellas son de (Fin-Comienzo), la duracin total de la tarea resumen
es la suma de las duraciones de todas las subtareas.
Cdigo EDT
Es la numeracin clasificatoria de tareas resumen y subtareas con la que se observa directamente la dependencia de grupo
mencionada en los prrafos anteriores, respecto de las vietas o
sangras aplicadas. Para acceder a dicho cdigo por default, deber
seguir la siguiente ruta iniciando en la solapa Formato, Mostrar u
ocultar, y activar palomita de la casilla cuadrada Nmeros de
esquema, dando un clic para que aparezca la misma (notar que
aparecen los nmeros de esquema del cdigo por default que
Project le asigna a tareas y sub-tareas).
Tambin se puede definir un cdigo EDT personalizado
para el proyecto, con la pestaa Proyecto, la opcin EDT, ah
deber dar un clic en Definir cdigo. En la figura nmero 14 de la
pgina 24, se observa las tareas de un proyecto donde se accede a
P g i n a | 24
crear un cdigo EDT para la organizacin de las mismas,

aunque no siempre esto es necesario en todos los proyectos.
Figura Nmero 14. Definicin de cdigo EDT personalizado, Fuente:

Interfaz del programa MS Project 2010.
Cuando se intercambian las tareas de posicin es

importante modificar adecuadamente las relaciones entre
las tareas para que correspondan con la lgica de las
mismas. Esto se lograr eliminando la relacin en las barras
de Gantt y volviendo a asignar nuevamente la misma.
Cuando una relacin se modifica hay que tener cuidado de
que si sta incluye un Hito se asigne tambin nuevamente
la misma, ante dichos cambios se vuelve importante
regenerar cada vez el Cdigo EDT correspondiente.
25 | P g i n a
I.2.5 MANEJO DE RECURSOS

Bsicamente los recursos asignados son humanos y
materiales ya que tienen una presencia fsica que permite ejecutar
las actividades del proyecto, de otra manera no es posible culminar
el mismo, cada recurso que se captura en la Hoja de recursos como
se ver posteriormente tiene la posibilidad de convertirse a un
costo monetario (pesos, dlares, euros, etc.) aunque estos sean de
naturaleza material o humana, en ese apartado se mencionarn
tambin los tipos de costos que son posibles asignar a las tareas en
Project, atendiendo a la composicin conceptual y el origen de los
mismos.
En la figura nmero 15, podemos observar un texto que nos
ejemplifica cmo es posible asociar a las tareas los recursos y
cmo influye la naturaleza propia del recurso para integrarse al
grupo de recursos ms conveniente, as como tambin que la
cuantificacin de los recursos debe ser en unidades adecuadas para
la administracin, control y seguimiento de los mismos.
Figura Nmero 15. Asociar los recursos humanos y materiales al

proyecto, Fuente: Ayudas del programa MS Project.
P g i n a | 26
Asignar Recursos:
La mayora de las tareas requieren que uno o varios
recursos realicen el trabajo necesario. Un recurso puede ser
una persona, un equipo, un edificio o cualquier elemento
fsico necesario para completar una tarea.
1. Haga clic en la pestaa de Recurso, luego d clic en
Organizador de equipo y por ltimo en la opcin Hoja de
Recursos, como se muestra en la figura nmero 16.
Figura Nmero 16. Despliegue de la hoja de recursos para crear los

asociados al proyecto, Fuente: Interfaz del programa MS Project 2010.
Entonces estar ya en la Hoja de recursos y

podr capturar en cada uno de los campos la
informacin especfica del recurso correspondiente,
los tipos de recursos disponibles son: bsicamente
tres, que aportan trabajo, insumos materiales o que
causan costos, podemos asignar una clave en
Iniciales, un Grupo, o un cdigo, etc., que nos
sirvan para clasificar los recursos, filtrar
informacin o personalizar informes durante el
seguimiento y control del proyecto, las columnas de
Capacidad mxima, Tasa estndar, Tasa horas
extra, Costo/Uso, Acumular, y Calendario base,
son para definir las propiedades del recurso respecto
a nmero de recursos disponibles, costo de la hora
27 | P g i n a
tiempo estndar y extra, un recurso que tiene solo costo o

uso de un valor monetario global, realizar el acumulado de
costos de una serie de recursos y asignar el calendario que
tendr el recurso durante el periodo de vida til del
proyecto, todo esto nos permite un gran potencial para la
administracin de los recursos de las tareas a travs de
Project.
Figura Nmero 17. Ejemplo de una hoja de recursos, Fuente: Interfaz del
programa MS Project 2010.
2. Una vez creados los recursos necesarios, o al menos la

mayora de ellos, en el campo Nombre de tarea, seleccione
la tarea a la que desee asignar un recurso, dndole un clic
con el ratn para posicionarse en la celda adecuada.
3. Ahora haga clic en el icono Asignar recursos de la Cinta
de operaciones.
4. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso que
desee asignar a la tarea. Si el recurso no figura en la lista,
escriba su nombre en el campo Nombre, esto equivale a
crear el recurso pero en la ventana flotante de asignar
recursos.
5. Finalmente haga clic en Asignar. Una marca de
verificacin que aparece a la izquierda del campo Nombre
indica que el recurso est asignado a la tarea seleccionada,
vase la figura nmero 18 de la pgina nmero 28.
Sugerencia: Tambin puede asignar recursos a tiempo parcial o
por horas extra, as como asignar ms de un recurso. Tenga en
cuenta que las horas de trabajo de un recurso se indican en el
calendario del recurso.

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Figura Nmero 18. Icono y ventana de Asignar recursos, Fuente: Interfaz

Definicin de las unidades de asignacin de recursos del

proyecto
Para determinar y definir las unidades de asignacin
de un recurso para las tareas debe acceder a la pestaa
Archivo, en seguida dar clic al submen Opciones, abrir
entonces una ventana donde seleccionaremos la opcin
Programacin y del lado derecho aparecer nuevamente un
rea llamada Programacin nos interesa la seleccin del
men desplegable Mostrar unidades de asignacin como:
dndole clic a la palomita del lado derecho desplegamos las
opciones: Porcentajes o Valores decimales en muchos de
los proyectos se requiere definir principalmente los Valores
decimales, cabe mencionar que hay recursos indivisibles
como un ser humano, una herramienta, un material slido,
etc., entonces las unidades se eligen como Valores
decimales, aunque sabemos que realmente siempre sern
nmeros enteros.
Informacin del recurso
Cuando nos colocamos en una tarea en el diagrama
de Gantt con botn derecho del ratn podemos acceder al
submen contextual: Informacin, luego accedemos a la
pestaa Recursos, ah existe tambin la posibilidad de
seleccionar un recurso y asignar a la tarea el nmero de
29 | P g i n a
unidades del mismo. Los campos que se observan en ste caso son:
Nombre y Unidades relativas al recurso.
Otra forma de acceder a la informacin del recurso es a
travs de la pestaa de Recurso ah se encuentra la opcin de
Organizador de equipo de la Cinta de operaciones, luego
seleccionamos Hoja de recursos y damos clic al recurso en el
rengln correspondiente para seleccionarlo, por ltimo en la cinta
de operaciones se encuentra el icono llamado Informacin si
damos clic al mismo, entonces aparecer toda la informacin
relativa al recurso, de acuerdo a los siguientes campos que ya han
sido mencionados anteriormente: Nombre del recurso, Tipo,
Etiqueta de material, Iniciales, Grupo, Capacidad mxima, Tasa
estndar, Tasa horas extra, Costo/Uso, Acumular, Calendario
base y Cdigo. Todas estas opciones nos sirven para personalizar
toda la informacin del recurso, sobre la base de la misma se
realizan todas las operaciones presupuestarias, de administracin,
generacin de informes, control del uso programado contra el real,
etc., relativos a los recursos del proyecto y sus tareas.
Activar otras vistas de la solapa Recursos

Cuando se est en la opcin de la solapa Recursos,
podemos aplicar una vista diferente, damos clic a la pestaa Vista
y en la Cinta de operaciones seleccionamos Tabla donde se puede
vaciar informacin relativa a: Costo, Hipervnculo, resumen,
trabajo, Uso, etc., del recurso, as se permite no solo tener
informacin genrica de los recursos sino tambin informacin
detallada de las caractersticas de cada recurso y su interaccin con
los otros aspectos.
Un ejemplo de aplicacin de la tabla de Costo de la Hoja
de recursos, en la opcin de Tabla, Costo es que en las columnas
de dicha tabla podemos clasificar los costos de los recursos de
acuerdo a un filtro determinado, esto en la columna Costo,
mientras que las columnas Costo previsto, Variacin, Costo real, y
Restante, nos permiten desplegar y comparar hasta la fecha los
resultados del proyecto en cuanto al costo de los recursos,
situacin deseable para cualquier ejecutivo de cualquier
organizacin, ya que estos son elementos de decisin muy
valiosos.
P g i n a | 30
Cambio de propiedades de un grupo de recursos

Estando activa la pestaa de Recurso, damos clic al
Organizador de equipo de la Cinta de operaciones,
seleccionando luego la opcin Hoja de recursos, para
cambiar las propiedades seleccionar todos los recursos
involucrados (grupo) y con botn derecho dar clic a
Informacin del recurso, anotar en el campo
correspondiente el nuevo dato que aplica para los recursos
seleccionados, tenemos cuatro pestaas dentro de la
ventana de informacin del recurso General, Costos, Notas
y Campos pers. (campos personalizados), vase la figura
nmero 19 de la pgina nmero 31.
En la ventana de Informacin del recurso de la
figura nmero 21 de la pgina nmero 33, tenemos la
posibilidad de cambiar el calendario de disponibilidad de
un recurso y el horario de actividades, dando clic en l
botn Cambiar calendario laboral, debemos seleccionar el,
o los das de excepcin en el calendario, o simplemente
escribir el nombre de la Excepcin en el campo y dar Enter
para crearlo, una vez hecho esto se puede personalizar en la
opcin Detalles como puede observarse en dicha ventana se
pueden personalizar las siguientes caractersticas: periodo,
patrn de repeticin (si es el caso), inicio, fin y nmero de
veces de repeticin de la excepcin.
31 | P g i n a
Figura nmero 19. Despliegue de la informacin del recurso, Fuente:

I.2.6 MANEJO DE HORARIOS Y

CALENDARIOS
Partiendo de que el recurso ms importante para cualquier
proyecto es el tiempo, por consiguiente la programacin de
actividades o tareas que conforman el programa del proyecto debe
tener una manera detallada de expresar la informacin y datos
requeridos para cada caso. Es as como en Project en la pestaa
Proyecto, as como la opcin de la Cinta de operaciones Cambiar
tiempo de trabajo se tienen diversas posibilidades como las
siguientes:
Calendario Laboral:
Estndar (calendario de proyecto)
24 horas
Turno de Noche
Calendario por recurso: En funcin de la disponibilidad de los
recursos, etc.

P g i n a | 32
La ventana de Cambiar calendario laboral tiene la

apariencia y los campos a personalizar que se observan en
la figura nmero 20.
Figura Nmero 20. Forma de desplegar la ventana de Cambiar calendario

laboral, Fuente: Interfaz del programa MS Project 2010.
Un calendario no tiene todos los das laborables que

se puede desear debido a las legislaciones laborales por ello
es comn descontar los das de asueto, aquellos que por
razones del proyecto es seguro que se interrumpan o que
incluso en algunos proyectos estn destinados a cortes de
caja, mantenimientos correctivos o preventivos, o das de
vacaciones programados para algunos o la totalidad de la
plantilla de personas de un proyecto, etc., en la vista de la
figura anterior la pestaa de Excepciones de la ventana
Cambiar calendario laboral, muestra varias excepciones al
calendario, que las leyes otorgan a muchos trabajadores y
son obligatorias para muchas empresas en Mxico, en este
caso son creadas como das de excepcin en la pestaa
correspondiente.
33 | P g i n a
En la pestaa de Archivo, botn de Opciones,

Programacin, se accede a personalizar el horario laboral, inicio
del ao fiscal, mes de inicio del ao, jornada semanal, horas
predeterminadas de entrada y de salida, etc., todos estos aspectos
son muy importantes cuando se programa actividades hasta con
duraciones por hora, sin duda esto permite un control exacto de la
administracin de los proyectos, vase la figura nmero 21 que
muestra estas posibilidades de configuracin.
El potencial de ste software de administracin de

proyectos es tal que se puede tener desde luego un calendario
personalizado de los recursos, ya que la disponibilidad de cada uno
de ellos es muy variada por tener una naturaleza diferente.
Figura Nmero 21. Opciones de Project para configurar variables y

parmetros de opciones, Fuente: Interfaz del programa MS Project 2010.
La ventana que se muestra en la figura nmero 21, puede

configurar las Opciones de calendario para este proyecto, sin
embargo, debe recordar que estas son estndar para todo el mismo,
tendr usted que personalizar para los recursos que tengan otras
actividades en horarios y das no estndar.

P g i n a | 34
I.2.7 PROGRAMACIN CON RECURSOS

Definicin de trabajo:
Esfuerzo necesario durante un periodo de tiempo
para realizar una tarea. As podemos entender la duracin
como:
Duracin = ______Trabajo______
Esfuerzo de recursos
Esfuerzo del recurso.- Es la cantidad de esfuerzo de los recursos
asignados a la tarea y su asignacin. Ejemplo: Si 3 pintores
trabajan 2 das en 1 tarea con un esfuerzo de 8 horas diarias.
Trabajo de un recurso = 2 das X 8 horas = 16 horas
1 da
Esfuerzo total = 3 pintores X 8 horas = 24 horas
1 da
da
Trabajo total de la tarea = 2 das X 8 horas X 3 pintores = 48
horas
Da
Duracin = ________48 horas________ = 2 das

(3 pintores) (8 horas)
Da
Para fijar una duracin, d usted doble clic a la
tarea, siempre y cuando est en la pestaa Tarea y en el
Diagrama de Gantt correspondiente, con esta accin
despliega la Informacin de la tarea, sea una tarea
resumen o una subtarea, una vez dentro de dicha ventana en
la pestaa de Avanzado, Tipo de tarea: seleccionar
Duracin fija.
Sugerencia: Antes de ejecutar la accin anterior, deber verificar
que la opcin de la Cinta de operaciones Autoprogramar est
activa, de lo contrario si est en Programar manualmente, no
podr llevar a cabo la asignacin de una Duracin fija, que para
algunas tareas y proyectos es algo muy importante.
35 | P g i n a
Ahora cuando la opcin de Programar manualmente est

activa, por consiguiente el Tipo de tarea tendr la ltima opcin
que se escogi para la tarea seleccionada ya sea: Duracin fija,
Trabajo fijo o Unidades fijas, vase la figura nmero 22 para estas
opciones.
La naturaleza de las tareas en cuanto a el trabajo y el
esfuerzo es muy distinta, por ello no hay una regla general a seguir,
la recomendacin de que opcin escoger de las anteriores depende
mucho de quien ejecuta el trabajo y con qu herramientas,
maquinaria, tecnologa, mecanismos, procesos, etc.
Figura Nmero 22. Despliegue de la Informacin de la tarea, para

seleccionar Tipo de tarea, Fuente: Interfaz del programa MS
Project 2010.

P g i n a | 36
I.2.8 ADMINISTRACIN DE LAS

CARGAS DE TRABAJO
Para la resolucin de conflictos de recursos, una vez
que se han asignado los mismos, esto se puede hacer de
forma manual o automtica, algunos de los aspectos que
puede tomar en cuenta de manera manual para administrar
la carga de los recursos son:
Agregar recursos
Retrasar una tarea
Quitar tiempo de adelanto (superposicin)
Ajustar relaciones entre tareas
Reasignar recursos
Asignar tiempo extra
Extender el Calendario laboral o crear un calendario laboral
por recurso, etc.
Automticamente:
Al existir un problema de asignacin de recursos o
que estn sobre girados, podemos redistribuirlos en forma
automtica debemos dar clic a la pestaa Recurso, en la
Cinta de operaciones est el rea Redistribuir con las
opciones: Redistribuir recurso, Redistribuir todo,
Opciones de redistribucin, Borrar redistribucin e Ir a la
sobreasignacin siguiente, con todas estas opciones
podemos administrar las cargas de trabajo de los recursos e
intentar ante un sobregiro de algunos recursos, hacer una
conciliacin de los mismos, vase la figura nmero 23, de
la pgina nmero 37.
37 | P g i n a
Figura Nmero 23. Icono de Redistribuir recurso, accin

automtica de redistribucin del mismo, Fuente: Interfaz del
programa MS Project.
En la figura nmero 23 se muestra la ventana de
Redistribuir recursos, podemos seleccionar uno, varios o todo el
grupo al mismo tiempo y pedirle que sea hecha la redistribucin
con Redistribuir ahora, los cambios es muy importante verificarlos
y sobre todo que no existan conflictos graves en el uso de los
recursos, para ello podemos acceder a la pestaa Recurso, la
opcin de la Cinta de operaciones Organizador de equipo y dar
clic finalmente a la opcin desplegable Uso de recursos, est
poderosa vista y hoja de trabajo nos muestra a detalle de manera
cronolgica las asignaciones de esfuerzo y el trabajo a desarrollar
por los recursos.

P g i n a | 38
I.2.9 APLICACIN DE FILTROS

Filtros de activacin automtica:
Al aplicar el icono que activa las opciones de Filtros
debemos dar clic en el tringulo negro
desplegar las opciones, entonces seleccionamos Mostrar
con sta accin hemos activado el autofiltro de todas las
columnas de cualquier hoja o diagrama activo, podemos
observar los pequeos tringulos negros del lado derecho
de los nombres de la columnas, as estamos en posibilidad
de visualizar nicamente las tareas y datos relativos a las
mismas, vase la figura nmero 24. Bajo un criterio de
seleccin, tal vez por la necesidad de un reporte, la
asignacin de tareas para un grupo de trabajo, obtener un
informe no predeterminado en las opciones automticas de
Project, establecer un resumen especfico respecto de
algunas tareas resumen, etc., las razones son muy variadas
y las necesidades a cubrir en los proyectos no se quedan
atrs.
Figura Nmero 24. Forma de activar Mostrar autofiltro, para cualquier

vista que se encuentre activa, Fuente: Interfaz del programa MS Project
2010.
En la versin de Microsoft Project 2010 en el

mismo men desplegable
se encuentran
integradas las opciones de los filtros de las tareas y de los
recursos, respecto de tareas podemos aplicar filtros tanto
para una tarea especfica y sus recursos, para desactivar la
opcin se debe dar clic nuevamente y seleccionar la opcin
39 | P g i n a
Sin filtro, para as poder aplicar nuevos filtros, esto permite

regenerar tambin las vistas activas u hojas de trabajo
correspondientes.
Los filtros se pueden aplicar en todas las hojas de trabajo
que tiene Project. La imagen siguiente muestra las opciones del
autofiltro en la columna Nombre de la tarea del Diagrama de
Gantt, obsrvese que se tienen opciones de filtraje de acuerdo a
propiedades alfabticas, pero adems se pueden aplicar
simultneamente combinaciones de varios criterios de filtraje a
gusto del programador del proyecto, como son de los submens
desplegables de Agrupar por y Filtros, que nos proporcionan otras
maneras de acceder a muchos de los filtros para de las tareas y
recursos correspondientes, vase la figura nmero 25.
Figura Nmero 25. Opciones de filtraje de columnas de una vista de

trabajo activa, Fuente: Interfaz del programa MS Project 2010.
Utilidad de los filtros:

Un filtro nos ayuda para resolver conflictos de programacin
de recursos y personalizar informes.

P g i n a | 40
Filtros de opciones de las tareas:

Podemos filtrar tambin las opciones de las tareas, a
de la opcin
y desplegando las opciones,
de la opcin Sin filtro aparecen los principales filtros de
desde Hitos hasta Tareas retrasadas, es una poderosa
filtraje de informacin, referida a las tareas. Algunas de las
opciones de filtraje ms comunes son como las siguientes:
Intervalo de fechas (dar como dato el da inicial y
posteriormente el da final)
Intervalo de tareas (desde un identificador a otro)
Tareas completadas (desplegar cuales han terminado)
Que utilizan el recurso (desplegar las tareas en que
participa un recurso estratgico)
Tareas crticas (que definen inclusive la ruta crtica)
Tareas de resumen (desplegar aquellas que contienen un
grupo de subtareas)
Tareas en curso (aquellas ejecutndose a la fecha)
Tareas incompletas (todas aquellas que no han sido
completadas), as como muchas otras opciones que
involucran tambin filtrajes combinados para desplegar
informacin relacionada, simplemente con ir aplicando los
criterios de filtraje de manera consecutiva.
41 | P g i n a
En la imagen de la figura nmero 26, podemos ver la zona

donde se localizan los filtros de tareas mencionados.
Figura Nmero 26. Localizacin de los filtros de tareas en la opcin de

filtros, Fuente: Interfaz del programa MS Project 2010.
Normalmente el filtraje obedece a dos conceptos

fundamentales, las tareas y los recursos, cul se deber usar?,
depender especficamente de la necesidad de desplegar los datos e
informacin buscados, o los informes requeridos.
Crear nuevos filtros.- Es posible crear filtros para los proyectos a
travs de la pestaa Vista, luego ir al icono
,
entonces seleccionar la opcin Ms filtros, elegir finalmente el
botn Nuevo, otra forma de acceder a la misma operacin es elegir
directamente en el men desplegable de filtro la opcin Nuevo
filtro. Para el primer caso (a travs de Ms filtros) se muestra la
ventana correspondiente en la figura nmero 27 de la pgina
nmero 42.

P g i n a | 42
Figura Nmero 27. Despliegue de la ventana de Ms filtros, donde se

localiza el botn de Nuevo, Fuente: Interfaz del programa MS Project.
La ventana de creacin del nuevo filtro nos muestra

los campos (Nombre, Y/O, Nombre del campo, Criterio, y
Valores) para personalizar el mismo, obsrvese la figura
nmero 28 a continuacin.
Figura Nmero 28. Ventana de la definicin de un nuevo filtro, con sus

caractersticas a configurar, Fuente: Interfaz del programa MS Project
2010.
43 | P g i n a
En la primera columna de la ventana de la figura nmero

28, aparece como nombre de la misma Y/O esto representa la
posibilidad de combinar los criterios de filtraje, tal y como lo
hacen otros programas de manejo de base de datos.
Deberemos tener cuidado de evitar desgastarnos en crear
nuevos filtros que no sean necesarios, es recomendable explorar
primeramente los existentes ya que Project tiene opciones que
generalmente responden a las necesidades bsicas de la
informacin de los proyectos.
I.2.10 PRESENTACIONES E INFORMES

Los informes de trabajo estndar:
Project tiene un vasto men de informes ya preparados,
para proporcionar al programador de los proyectos opciones
genricas de la informacin que desee comunicar, puede ser
personalizada dependiendo del destinatario de la misma, as por
ejemplo nos servirn para entregar informaciones como las
siguientes:
Cargas de trabajo por recurso (comunicar as a los

interesados las tareas que debern ejecutar y las
caractersticas de las mismas)
Presupuestos y costos reales (que hayan sido programados
o los registrados hasta la fecha de corte)
Flujos de caja (que tengan que ser entregados en
determinadas fechas)
Resmenes de actividades actualmente ejecutndose
(presenta informacin actualizada)
Informes personalizados (por si los que existen no
satisfacen nuestro requerimiento), etc.

P g i n a | 44
Para elegir las opciones de informes recurrir a la

pestaa Proyecto, seleccionar la opcin Informes de la
Cinta de operaciones, la ventana general muestra los
informes estndar de acuerdo con las siguientes categoras:
Generales
Actividades actuales
Costos
Asignaciones
Carga de trabajo y
Personalizados
Al dar un clic en el botn Seleccionar podemos
acceder a los informes de cada una de las categoras
anteriores, mientras que la ventana de las categoras tiene
el siguiente aspecto que se muestra en la figura nmero 29.
Figura Nmero 29. Despliegue de la ventana general de informes,

Fuente: Interfaz del programa MS Project 2010.
45 | P g i n a
Cada una de las categoras de informes de la ventana

general contiene los principales tipos de informes que
normalmente requieren los programadores de proyectos, a
continuacin se muestran cada una de las ventanas para que el
lector tenga la idea precisa de cada categora:
Informes generales, vase la figura nmero 30.
Figura Nmero 30. Ventana de las opciones de Informes generales,


P g i n a | 46
Informes de Actividades actuales, vase figura nmero 31.
Figura Nmero 31. Ventana de los informes de actividades actuales,

47 | P g i n a
Informes de Costos, vase la figura nmero 32.
Figura Nmero 32. Ventana de los informes sobre costos, Fuente:


P g i n a | 48
Informes de Asignaciones, vase figura nmero 33.
Figura Nmero 33. Ventana de informes sobre las asignaciones, Fuente:

49 | P g i n a
Informes de Carga de trabajo, vase la figura nmero 34.
Figura Nmero 34. Ventana de informes sobre las cargas de

trabajo, Fuente: Interfaz del programa MS Project 2010.

P g i n a | 50
Informes Personalizados, vase la figura nmero 35.
Figura Nmero 35. Ventana de informes personalizados, Fuente: Interfaz

51 | P g i n a
I.2.11 CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL

PROYECTO
CONTROL
Recomendaciones generales:
Partiendo de una definicin aceptada del significado del
control: Inspeccin, fiscalizacin, intervencin, dominio, mando,
preponderancia, dispositivo que regula la accin de un mecanismo,
etc., as podemos enunciar que:
La administracin de proyectos significa tener el
dominio, la posibilidad de regular y dirigir todas las tareas,
informacin, programacin, ejecucin, modificacin y
evaluacin del proyecto, con el objetivo de que ste cumpla con el
objetivo para el cual fue creado y as llevarlo a su conclusin de
acuerdo con lo programado y las necesidades surgidas durante el
desarrollo del mismo.
El objetivo del control de proyectos es asegurar que los
resultados correspondan a los planes. El control se ocupa del
presente, de aquello que ocurre en la actualidad y sirve para
informar continuamente a la direccin de la situacin, de los
problemas y de sus logros.
Es importante destacar que ningn plan o programacin
servir para la consecucin de los objetivos del proyecto si no es
monitoreado y revisado a intervalos de tiempo regulares, estos
intervalos de tiempo generalmente tienen un programa de
actualizacin, sin embargo, cuando algunas tareas, recursos,
costos, etc., suelen tener desviaciones contra lo planeado se hace
necesario revisar inmediatamente las causas para elaborar e
implementar alguna estrategia de cambio, existen en la actualidad
P g i n a | 52
muchas tcnicas de anlisis para determinar las causas de

las desviaciones como:
El diagrama de causa-efecto (diagrama de espinas de
pescado)
Anlisis de Pareto (anlisis de causas estadsticas: pocos
importantes y muchos triviales)
Tableros de control (mecanismo de tableros que involucran
semforos indicadores)
Control estadstico del proceso (basado en las leyes de la
probabilidad, estadstica y grficos de control de la calidad,
etc.
Metodologa para el control del proyecto:
A continuacin se muestra en la figura nmero 36,
un diagrama de bloques de la ejecucin y el control de los
proyectos bajo la perspectiva de la ruta crtica.
RDENES DE
TRABAJO
GRFICAS
REPORTES
AJUSTES
DECISIONES
TERMINACIN
Figura Nmero 36. Diagrama de bloques del ciclo cerrado de

seguimiento y control del proyecto, Fuente: Metodologa de la ruta
crtica, extrado del Manual del curso Administracin de proyectos,
Luz y Fuerza del Centro.
Obsrvese que el control del proyecto involucra la

generacin de grficas, reportes y el anlisis de los mismos
para la toma de decisiones, ajustar los planes y convertirlos
en nuevas rdenes que rediten en alineaciones y
53 | P g i n a
modificaciones de las tareas para buscar conseguir los objetivos

para los cuales fue creado el proyecto.
SEGUIMIENTO:
En Project se utiliza el seguimiento del proyecto para
realizar el control del mismo de una manera fcil y concreta, con el
primordial objetivo de tener la informacin actualizada para poder
informarla en el mismo instante que se solicite, en el momento que
ocurra un evento inesperado, cuando se requiera disminuir los
efectos de dichos eventos fortuitos, etc., A travs de la pestaa
Proyecto, en la opcin de la Cinta de operaciones Establecer lnea
de base, al dar clic en la misma opcin, podemos generar una lnea
de base para el Proyecto completo o Tareas seleccionadas, se
accede a la ventana que se observa en la figura nmero 37.
Figura Nmero 37. Ventana de Establecer lnea de base comparativa de

los avances del proyecto, Fuente: Interfaz del programa MS Project.
Mediante la accin de la ventana mostrada en la figura

nmero 37 anterior, estamos definiendo una lnea de comparacin
donde podemos tener lo Realizado contra lo Programado de una
manera rpida, para observar stas barras (de las tareas) que son
tan tiles en el seguimiento y control de los proyectos deber pasar
a la vista del diagrama de Gantt de seguimiento y podr ver el
porcentaje (%) de cada una de las tareas. Como es lgico los
porcentajes referidos estarn actualizados hasta la fecha que el
P g i n a | 54
administrador haya capturado, entonces el mantenimiento y

captura de los datos de nuestro proyecto dependern
fundamentalmente de la eficiente actualizacin.
Para iniciar a vaciar informacin del avance y
seguimiento del proyecto tenemos en la pestaa Tarea, en
la zona de Programacin de la Cinta de operaciones,
tenemos los iconos de Seguimiento del proyecto, para que
con ellos podamos indicar a cada tarea el porcentaje de
avance que nos estn reportando a la fecha de captura
correspondiente, vase la figura nmero 38.
Figura Nmero 38. Iconos de asignacin del avance del proyecto,

A travs de indicar el avance de la tarea en un 25,
50, 75, y 100 % completado, tambin a un lado est el
icono de Actualizar segn programacin, mismo que tiene
dos opciones importantes: Actualizar segn programacin
y Actualizar tareas sta ltima opcin nos permite capturar
datos respecto de las duraciones y el estado del proyecto, en
una sola ventana, esto resulta muy conveniente, ya que
utilizando el ltimo icono de Actualizar tareas del men
anterior podemos acceder a la ventana siguiente, vase
como se tiene el potencial para capturar datos reales de la
duracin de las tareas, los porcentajes de trabajo real y de
sta manera tener nuestro comparativo con los detalles
especficos correspondientes, vase la figura nmero 39.
Figura Nmero 39. Ventana de Actualizar tareas, Fuente: Interfaz del

programa MS Project 2010.
55 | P g i n a
A continuacin se puede observar el caso de que una tarea

tena una duracin programada de dos das hbiles de semana
inglesa y slo se llev un da para completar la tarea, a ste caso se
le denomina Duracin real-menor tiempo, comnmente suele
suceder y se tiene la forma de detallar ste hecho, vase la figura
nmero 40.
Figura Nmero 40. Ejemplo de una tarea con Duracin real-menor

tiempo, Fuente: Interfaz del programa MS Project 2010.
Otro de los casos, contrario al anterior, es registrar un

Inicio real-posterior que implica que la tarea comenz despus de
lo programado y as se pueden tener diferentes variaciones
respecto de lo programado contra lo realizado.
Para observar las variaciones de las tareas que se han
mencionado anteriormente y detallado, es necesario acceder a la
solapa Tarea, icono Diagrama de Gantt, seleccionar Gantt de
seguimiento, y despus dar clic en la pestaa Vista, seleccionar el
icono Tablas, desplegar las opciones y dar clic a Variacin, as
podemos observar las propiedades de realizado, previsto y las
Variaciones correspondientes en cuanto a los tiempos de las tareas.
As tambin los informes se pueden obtener para todas las
opciones de la solapa Tarea, icono Diagrama de Gantt,
seleccionar Gantt de seguimiento, y despus dar clic en la pestaa
Vista, seleccionar el icono Tablas donde se tienen las opciones
desplegables, Costo, Entrada, Hipervnculo, Programacin,
Resumen, Seguimiento, Trabajo, Uso y Variacin. Las
propiedades del seguimiento nos ayudan a evitar crear filtros
adicionales para algunos informes.
Nota importante: Al insertar una nueva tarea cuando ya se grab
la lnea de base se debe integrar la misma a la lnea de base, esto se
logra accediendo a la solapa Proyecto, del rea de Programacin,
Establecer lnea de base, seleccionando la opcin Tarea
seleccionadas.

P g i n a | 56
I.2.12 MANEJO DE LA RUTA CRTICA.

Un proyecto es una actividad cclica y nica para
tomar decisiones, que utiliza la ciencia de la ingeniera, las
leyes matemticas y la experimentacin para transformar
los recursos naturales en sistemas y mecanismos que
satisfagan las necesidades humanas.
La caracterstica ms importante del proyecto es su
propiedad cclica lo que significa fundamentalmente que es
una planeacin y programacin que se va perfeccionando
hasta obtener el proyecto ptimo, echando mano de los
conocimientos acadmicos, el ingenio y la experiencia del
administrador de los proyectos; sin embargo las revisiones,
mejoras y actualizaciones deben tener un orden, las tcnicas
de la ruta crtica cuyas siglas en ingls son CPM (Critical
Path Method), as como el mtodo de PERT (siglas en
ingls para Evaluacin de Proyectos y Tcnicas de
Revisin) que tiene mucha afinidad con el de ruta crtica
excepto por la manera en que calcula los tiempos
necesarios para complementar un proyecto.
Significado del mtodo de ruta crtica:
Es la representacin del plan de un proyecto en un diagrama de
red, que describe la secuencia e interrelacin de todas las
componentes del programa, as como el anlisis lgico y el manejo
de esta red para completar el mejor programa de operacin.
Definicin de la ruta crtica:
Es una tcnica administrativa de planeacin,
programacin, ejecucin y control de todas y cada una de
las actividades o tareas componentes de un proyecto que
deben desarrollarse dentro de un tiempo crtico y un costo
ptimo.
Una vez que el mejor plan ha sido elaborado, el
diagrama de redes indica claramente las operaciones que
controlan la ejecucin ininterrumpida de los trabajos y
provee dicho diagrama al administrador del proyecto de
una informacin precisa de los efectos de cada variacin o
retraso del plan adoptado, permitindole as identificar las
tareas que requieren cambios, vase la figura nmero 41.
57 | P g i n a
Figura Nmero 41. Proyecto representado en un diagrama de red,

incluyendo la ruta crtica, Fuente: Mtodo del camino crtico, Catalytic
Construction Company, 1970.
En la figura nmero 41, se muestra el diagrama de red de

un proyecto, los crculos numerados son los nodos de la red, las
flechas entre dichos nodos son las actividades que conforman el
proyecto, algunas se llevan a cabo al mismo tiempo (actividades
paralelas) mientras que otras unas despus de las anteriores, es
decir consecutivamente, lo cual indica que deben terminar primero
y despus seguir con las dems, esto nos deja ver que todo tiene un
orden preciso, el administrador debe programar y planear todos los
aspectos que permitan tener una mejor idea de la forma de ejecutar
correctamente el proyecto y manejar una nomenclatura adecuada
para la red, as las letras pueden enlistar las tareas, podemos
agregar el tiempo de duracin de la tarea y remarcar el camino
crtico con un color de resalte, etc.
Ventajas del mtodo de ruta crtica:
En comunin con otros mtodos y aplicaciones como
Project permiten determinar los tiempos mnimos necesarios para
realizar un proyecto de acuerdo con los recursos disponibles; as
como optimizar los costos directos totales, tener una visin
conjunta del desarrollo y estado del mismo, haciendo visible la
relacin entre ellos, permitiendo su control.
Identifica las actividades esenciales que pueden acelerarse,
sin desperdiciar recursos o tiempo, ayuda a manejar elementos
secundarios de un proyecto obteniendo el mximo rendimiento de
los recursos disponibles, convierte la programacin en una tcnica
P g i n a | 58
cientfica de manera que los ejecutivos pueden tomar

decisiones sustentadas y ayuda en el entrenamiento del
personal ubicando al personal en el contexto general del
proyecto.
Metodologa de la ruta crtica:
A continuacin se mencionan las partes del mtodo
1. Planear
2. Programar
3. Determinar ruta crtica
4. Calcular holguras
5. Equilibrio de recursos
6. Comprimir tiempos
7. Analizar otros aspectos
8. Preparar
9. Ejecutar, manejar y actualizar (vase la figura nmero 42, de la
pgina nmero 59).
59 | P g i n a
PLANEACIN Y
Y
PROGRAMACIN
EJECUCIN
CONTROL
DEFINICIN DEL
PROYECTO
LISTA DE ACTIVIDADES
MATRIZ DE SECUENCIA
MATRIZ DE TIEMPOS
ORDENES DE TRABAJO
GRFICAS
RED DE ACTIVIDADES
REPORTES
MATRIZ DE HOLGURAS
TERMINACIN
COSTOS Y PENDIENTES
COMPRESIONES Y
EXPANCIONES
DISTRIBUCION DE
RECURSOS
NO
SI
APROBACIN
Figura nmero 42. Metodologa de la ruta crtica, Fuente: Extrado del

Manual del curso Administracin de proyectos, Luz y Fuerza del
Centro.

AJUSTES
DECISIONES
P g i n a | 60
Pasos para la determinacin de la ruta crtica:

1. Definicin del proyecto.- Etapa previa a la aplicacin del MRC
que resulta esencial para el desarrollo eficaz del proyecto, la cual
consiste en un anlisis preliminar que tiene por objeto determinar
con precisin lo que se va hacer, su finalidad, viabilidad,
disponibilidad de recursos, polticas de direccin, facilidades y
restricciones; as como para delimitar con exactitud el alcance del
proyecto.
2. Lista de actividades.- Dividir el proyecto en cada uno de los
trabajos individuales que debe realizar una persona o grupo de
personas, sin interrupcin y con tiempos bien definidos de
iniciacin y terminacin, sin que falte alguna actividad esencial
para el proyecto.
Si el proceso es complicado y est compuesto por un nmero muy
grande de actividades es conveniente agruparlas en actividades
genricas. Posteriormente, podrn descomponerse en trabajos ms
especficos. stas a su vez pueden subdividirse si es necesario, y
as sucesivamente hasta obtener el detalle necesario y prctico para
el control eficaz del desarrollo del proyecto.
3. Matriz de secuencias.- Formular una lgica de proceso que
indique el orden especfico para realizar las actividades, se
establece aplicando tres interrogantes a cada actividad, cuyas
respuestas proporcionan las relaciones apropiadas que han de
establecerse entre los eventos y actividades:
a) Qu actividades deben ser terminadas inmediatamente antes del
inicio de sta?
b) Qu actividades son independientes de sta y pueden realizarse
simultneamente con ella?
c) Qu actividades deben iniciarse inmediatamente despus de la
terminacin de sta?
Al mismo tiempo que se plantean las interrogantes deben
considerarse las restricciones y limitaciones que afecten la
61 | P g i n a
ordenacin del proceso, tales como: fsicas, de seguridad, de

recursos fsicos, de mano de obra, econmicas o administrativas.
4. Matriz de tiempos.- Programar fijando cuantitativamente
duraciones estimadas para cada una de las actividades
componentes del proyecto; es un pronstico derivado de los
recursos y medios al alcance o de aquellos que debern asignarse
para cumplir con el programa. Es muy importante al pronosticar
fijar una escala de tiempos conveniente, sin mezclar unidades de
tiempo fuera de proporcin.
El CPM utiliza un tipo de estimacin de tiempos basado en
experiencias anteriores, ajustando de acuerdo a la disponibilidad
actual de recursos y medios, as como a las condiciones generales
en que se desarrollar el proyecto.
El PERT aplica tcnicas probabilsticas para la estimacin de los
tiempos cuando no existe suficiente informacin o cuando el grado
de incertidumbre es alto. Esta tcnica requiere de tres datos de
tiempo para cada actividad que son: tiempo real, tiempo mnimo y
tiempo mximo.
5. Red de actividades.- Representar grficamente el proyecto
(diagrama de flechas), mostrando las actividades, su secuencia, sus
interrelaciones y la ruta crtica, vase la figura nmero 41 de la
pgina 57.
Para la elaboracin del diagrama de flechas debern
aplicarse todas las reglas y principios de construccin de redes.
La ruta crtica est dada por la secuencia de actividades
que van del nodo inicial del proyecto al nodo terminal sin sufrir
interrupcin.
La optimizacin de la funcin costo-tiempo es el paso final
del Mtodo de la Ruta Crtica, sin embargo, esto requiere un
estudio ms profundo de los conceptos: algoritmo de la ruta
crtica, holguras, anlisis costo-tiempo, compresin y
descompresin de redes, etc., son temas de un curso avanzado de
Project.
P g i n a | 62
I.3.- CASO PRCTICO

Se proporcionar un anexo en papel o en archivo
electrnico para desarrollar ejemplos desde el inicio del
mdulo, cada que se est refiriendo a las herramientas de
MS Project 2010, el instructor puede ir llevando junto con
los participantes al Mdulo un ejercicio demostrativo de los
conocimientos
y manejo
de
las
herramientas
correspondientes, as que se adaptarn a los tiempos y
particularidades de cada una de las sesiones del mdulo,
recordando que hay algunas presenciales y otras a distancia.
63 | P g i n a
BIBLIOGRAFA:
Bsica:
1. Cervantes Patio Moiss, Diplomado: Administracin y
Aplicacin de Tecnologas de Diseo en Proyectos,
Mdulo I Fundamentos de administracin de proyectos,
Manual del participante, Revisin nmero 5, 43 pginas,
Mxico, Febrero 2014.
2. Hernndez Snchez Jos Miguel, Gerencia de proyectos
con Project 2010, Editorial Ecoe Ediciones, 345 pginas,
Bogot Colombia, 2012.
3. Haynes, Marion E., Administracin de proyectos: Desde la
idea hasta la implantacin, Editorial Iberoamericana, 85
pginas, Mxico 1992.
4. Toro, Lpez Francisco J. Proyectos, planeacin y control,
Ecoce Ediciones, 353 pginas, Colombia, 2009.
5. Catalytic Construction Company, Mtodo del camino
crtico, Editorial Diana, 145 pginas, Mxico, 1970.
6. Luz y Fuerza del Centro, Curso: Administracin de
proyectos, Manual del participante, Mxico, 1998.
Complementaria:
7. Mckeown,
Davis,
Modelos
cuantitativos
para
administracin, Grupo Editorial Iberoamrica, 758 pginas,
Mxico D. F. 1986.
8. Erossa, Victoria Eugenia, Proyectos de inversin en
ingeniera, su metodologa. Editorial Limusa, 227 pginas,
Mxico D. F., 2004.
9. Rodrguez, Cairo, Bao Garca y Lucero Crdenas,
Formulacin y evaluacin de proyectos, Editorial Limusa,
453 pginas, Mxico, 2010.
10. Marmel, Elaine, Paso a paso Microsoft Office Project 2007.
Ed. McGraw-Hill Interamericana, 394 pginas, Mxico,
2007.


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ING. MOISS CERVANTES PATIO

ADMINISTRACIN Y APLICACIN DE TECNOLOGAS DE DISEO EN PROYECTOS

ADMINISTRACIN Y APLICACIN DE TECNOLOGAS DE DISEO EN PROYECTOS

I.2 Administracin de proyectos con Project

I.2.1 Bases del programa

I.2.2 Empleo de las tareas

I.2.3 Relaciones entre las tareas

I.2.4 Esquematizacin de un proyecto

I.2.5 Manejo de recursos

I.2.6 Manejo de horarios y calendarios

I.2.7 Programacin con recursos

I.2.8 Administracin de las cargas de trabajo

I.2.9 Aplicacin de filtros

I.2.10 Presentaciones e informes

I.2.11 Control y seguimiento

I.2.12 Manejo de la ruta crtica

I.3.- Caso prctico

ADMINISTRACIN Y APLICACIN DE TECNOLOGAS DE DISEO EN PROYECTOS

Para un mejor control, los proyectos son divididos

Caractersticas de un proyecto tpico:

I.1.2 CLASIFICACIN DE LOS

Tabla Nmero 1. Ejemplos de tipos de proyectos, Fuente: elaboracin

Fases de un proyecto realista:

Figura Nmero 1. Fases de un proyecto realista, Fuente: elaboracin

I.2 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

la organizacin que funcione hasta el cierre y xito por

I.2.1 BASES DEL PROGRAMA

Figura Nmero 2. Metodologa del curso de un proyecto en Microsoft

ADMINISTRACIN Y APLICACIN DE TECNOLOGAS DE DISEO EN PROYECTOS

Establecer la fecha de comienzo del proyecto:

Figura Nmero 3. Definir la fecha de comienzo del proyecto, Fuente:

Seleccione una fecha de comienzo (o de fin

2. Cuando ya se estaba trabajando en un archivo previo, pero

Figura Nmero 4. Cambiar a un archivo nuevo para comenzar otro

Establecer un nuevo proyecto que en automtico se

I.2.2 EMPLEO DE LAS TAREAS

2. En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una

Figura Nmero 5. Solicitar que se muestre el Diagrama de Gantt para

Sugerencia: Para programar las tareas de forma ms eficaz,

I.2.3 RELACIONES ENTRE LAS TAREAS

Figura Nmero 6. Tipos de vnculos o relaciones posibles entre las

Observacin: el tiempo de adelanto (-) o retraso (+) se captura en

Figura Nmero 7. Tiempo de posposicin o adelanto entre las tareas,

Estas relaciones (desde el inciso a hasta el d) nos

Figura Nmero 8. Despliegue de la informacin de la tarea, Fuente:

La columna de posicin (Pos) identifica la posicin de

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas

Figura Nmero 9. Icono de vincular tareas, Fuente: Interfaz de MS

Cambiar un vnculo de tarea:

Figura Nmero 10. Accin de editar vnculo de las tareas directamente

vnculo de tipo comienzo a comienzo. Si las tareas deben finalizar

Figura Nmero 11. Ejemplo de clasificacin de tareas, como resumen y

ADMINISTRACIN Y APLICACIN DE TECNOLOGAS DE DISEO EN PROYECTOS

Aplicar sangra para esquematizar un proyecto:

Figura Nmero 12. Icono de aplicar sangra para clasificar tareas,

2. Para seleccionar una tarea resumen junto con sus subtareas

Figura nmero 13. Icono de anula la sangra de la tarea, Fuente: Interfaz

As lograr eliminar la dependencia del grupo de tareas en

crear un cdigo EDT para la organizacin de las mismas,

Figura Nmero 14. Definicin de cdigo EDT personalizado, Fuente:

Cuando se intercambian las tareas de posicin es

I.2.5 MANEJO DE RECURSOS

Duracin = 48 horas = 2 das