Manual Encerramento Contábil

FIPLAN Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanas
Manual de Encerramento do Exerccio
Manual de Encerramento do Exerccio

- 6a EDIO -
Verso 3.0
Governo do Estado da Bahia
Pg. 2/64
Sumrio
Informaes Iniciais ............................................................................................................................................................... 5
Apresentao ....................................................................................................................................... 7
Resumo das Alteraes - Verso 2.0................................................................................................... 8
Resumo das Alteraes - Verso 3.0................................................................................................... 8
Apurao das Despesas ...................................................................................................................................................... 11
Apurao das despesas sob o aspecto contbil ................................................................................ 13

A execuo da despesa no FIPLAN .................................................................................................. 13
Verificao da ocorrncia do fato gerador ......................................................................................... 20
Restos a Pagar ...................................................................................................................................................................... 23
Restos a Pagar - Conceitos ............................................................................................................... 25

Restos a Pagar Processados ............................................................................................................. 26
Restos a Pagar no Processados ...................................................................................................... 26
Procedimentos de Inscrio de RP .................................................................................................... 27
Despesas de Exerccios Anteriores .................................................................................................................................... 33
Conceitos Normativos ........................................................................................................................ 35

Procedimentos de reconhecimento da DEA....................................................................................... 36
Encerramento do Exerccio 2013 ........................................................................................................................................ 37
Preparao para o encerramento ...................................................................................................... 39

Lista de Verificao para o Encerramento ......................................................................................... 44
Etapas do Encerramento ................................................................................................................... 48
Cancelamento dos RP no processados de 2012 ............................................................................. 48
Depurao dos saldos migrados do SICOF e das contas patrimoniais sem identificao ................. 49
Inscrio de Restos a Pagar .............................................................................................................. 49
Passagem para o ms contbil 13 ..................................................................................................... 49
Apurao dos resultados ................................................................................................................... 50
Anlise dos relatrios ......................................................................................................................... 50
Relatrios de Encerramento ................................................................................................................................................ 51
Prestao de Contas.......................................................................................................................... 53
Anexos do Manual de Encerramento do Exerccio ........................................................................................................... 59
Anexo I - Procedimentos e Prazos para o Encerramento de 2013 .................................................... 61
Informaes Iniciais
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Manual de Encerramento do Exerccio - Apresentao
Apresentao
A Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia - SEFAZ, na qualidade de gestora central da
Contabilidade Estadual, nos termos do Decreto Estadual n 7.921, de 2 de abril de 2001, vem
buscando atender legislao nacional no que diz respeito ao cumprimento das normas financeiras
estabelecidas, em especial pela Lei Federal n 4.320/64 e Lei Complementar Federal n 101/2000,
Lei de Responsabilidade Fiscal, como tambm primar pela execuo financeira, oramentria e
patrimonial de forma eficiente e responsvel. Este manual visa proporcionar maior transparncia
nas informaes como parte do esforo de padronizar os procedimentos contbeis em todo o
Estado.
Em 2013, a Secretaria da Fazenda e a Secretaria do Planejamento do Estado da Bahia efetivaram a
implantao do Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanas do Estado da Bahia FIPLAN-BA em substituio ao Sistema Informatizado de Planejamento SIPLAN e ao Sistema de
Informaes Contbeis e Financeiras do Estado da Bahia SICOF. Com essa implantao, fez-se
necessrio promover o redesenho dos processos que compem a estrutura de gesto e
operacionalizao da programao governamental, do oramento, da execuo oramentria, da
execuo financeira e da contabilidade pblica, envolvendo as atividades e procedimentos das
reas de planejamento e finanas.
Nesta sexta edio, buscando especificar os conhecimentos sobre os aspectos inerentes ao

encerramento do exerccio, como tambm outros importantes tpicos de execuo oramentria,
financeira e patrimonial, sero abordados, alm dos assuntos que se relacionam ao fechamento do
exerccio, novos procedimentos implementados com o novo sistema FIPLAN e a Contabilidade
Aplicada ao Setor Pblico.
Resumo das Alteraes - Verso 2.0
ANEXO I
Pg. 61- Alterao das datas limite para as funcionalidades:
Registro do Passivo por Competncia - RPC;
Registro de Documento Hbil - RDH; e
Autorizao de Documento Hbil - ADH.
MDULO PREPARAO PARA O ENCERRAMENTO

Pg.39 Incluso de procedimentos de preparao;
Pg. 44 Incluso do subitem Lista de Verificao
Resumo das Alteraes - Verso 3.0
ANEXO I
Pg. 61, 62 e 63 - Alterao das datas limite para as funcionalidades:
Apresentar Diretoria de Finanas ou unidade equivalente da Administrao Direta
e Indireta a comprovao dos recursos aplicados relativos aos Adiantamentos
recebidos;
Efetuar a depurao dos empenhos/saldos a serem inscritos em Restos a Pagar e
anular os empenhos/saldos que , por algum motivo, no deve gerar Restos a Pagar;
BAD - Baixa de Adiantamento (Incluir);
RPC Reconhecimento do Passivo por Competncia (Incluir);
RDH Registro do Documento Hbil (Incluir e Alterar);
ADH Autorizao do Documento Hbil (Incluir);
Encaminhar Diretoria de Finanas ou unidade equivalente os documentos
relativos s conciliaes das contas bancrias;
PED e EMP de Despesa Relativa Folha de Pagamento;
Efetuar, no FIPLAN, os lanamentos de ajustes dos bens em uso e dos existentes em
almoxarifado, com base nos inventrios analticos do ms dezembro de 2013;
LIQ - Liquidao;
NOB Nota de Ordem Bancria (Incluir);
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NOE Solicitao de Pagamento Extraoramentrio (Incluir e Alterar);

NEX Nota de Ordem Bancria Extraoramentria (Incluir);
LIQ Liquidao SEC E FESBA;
NOB Nota de Ordem Bancria ( Incluir) SEC e FESBA;
NOE Solicitao de Pagamento Extraoramentrio (Incluir e Alterar) SEC e
FESBA;
NEX Nota de Ordem Bancria Extraoramentria (Incluir) - SEC e FESBA;
Efetuar os lanamentos de receita;
Proceder s inscries pertinentes responsabilidade dos gestores e de outros
agentes responsveis por bens e valores pblicos (a exemplo de adiantamento,
diria e outros valores);
LIQ - Liquidao (Relativa Folha de Pagamento);
NOB Nota de Ordem Bancria (Relativa Folha de Pagamento; e
Data limite para fechamento dos arquivos do FIPLAN.
Pg. 61 e 62 - Incluso da funcionalidade:
TAD Termo Aditivo (Alterar, Excluir e Incluir); e
TAD Termo Aditivo (Autorizar / Estornar).
Pg. 9/64
Pg. 10/64
Apurao das Despesas
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Manual de Encerramento do Exerccio Apurao de Despesas
Apurao das despesas sob o aspecto contbil

Com base nos Manuais e normativos da Secretaria do Tesouro Nacional STN, a despesa pblica
passou a ser conceituada sob dois aspectos: oramentrio e contbil.
O oramento o instrumento de planejamento de qualquer entidade, pblica ou privada, e
representa o fluxo de ingressos e aplicao de recursos em determinado perodo. Para o setor
pblico, de vital importncia, pois a Lei Oramentria que fixa a despesa pblica autorizada para
um exerccio financeiro. A despesa pblica o conjunto de dispndios realizados pelos entes
pblicos para o funcionamento e manuteno dos servios pblicos prestados sociedade. Os
dispndios, assim como os ingressos, so tipificados em oramentrios e extraoramentrios.
A contabilizao da receita sob o enfoque patrimonial (variao patrimonial aumentativa), assim

como a da despesa sob o enfoque patrimonial (variao patrimonial diminutiva), regulamentada
pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC), por meio da Resoluo CFC n 750/1993.
Dentre os Princpios Contbeis, destaca-se o Princpio da Oportunidade que base indispensvel
integridade e fidedignidade dos registros contbeis dos atos e dos fatos que afetam ou possam
afetar o patrimnio da entidade pblica. A integridade e a fidedignidade dizem respeito
necessidade de as variaes serem reconhecidas na sua totalidade, independentemente do
cumprimento das formalidades legais para sua ocorrncia, visando ao completo atendimento da
essncia sobre a forma (Resolues CFC n 750/93, n 1111/07 e n1.282/2010); e o Princpio da
Competncia que determina que os efeitos das transaes e outros eventos sejam reconhecidos
nos perodos a que se referem, independentemente do recebimento ou pagamento. Os atos e os
fatos que afetam o patrimnio pblico devem ser contabilizados por competncia, e os seus efeitos
devem ser evidenciados nas Demonstraes Contbeis do exerccio financeiro com o qual se
relacionam, complementarmente ao registro oramentrio das receitas e das despesas pblicas.
(Resolues CFC n 750/93, n 1111/07 e n 1.282/2010).
Com a implantao do FIPLAN, em 2013, o atendimento a esses princpios contbeis foi favorecido
por meio das funcionalidades do Registro do Ativo por Competncia RAC, Registro do Passivo por
Competncia RPC e Registro e Autorizao do Documento Hbil ADH.
A execuo da despesa no FIPLAN

Contratos e Convnios cadastrados no mdulo do CDD
O mdulo do Cadastro de Despesa CDD foi criado no FIPLAN em substituio ao Sistema de
Gesto de Gastos Pblicos - SIGAP. Neste mdulo so cadastrados e acompanhados os contratos e
convnios realizados pelo Estado da Bahia.
O mdulo do CDD permite a incluso dos documentos da Solicitao de Reserva de Dotao SRD,
Licitao, Inexibilidade e Dispensa LID e Instrumento INT, at o incio do processo de execuo
da despesa oramentria.
Observando o princpio da anualidade oramentria, os contratos, convnios e outros instrumentos

cadastrados no mdulo do CDD devem ser devidamente apurados e atualizados antes do final do
exerccio financeiro.
Os instrumentos cadastrados no CDD sero automaticamente suspensos no encerramento do
exerccio de 2013. Em 2014, os instrumentos podero ser ativados por meio da rotina Apostila de
Abertura.
As Diretorias Gerais ou setores equivalentes devero observar que, ainda que o processo licitatrio
tenha sido concludo em 2013, a dotao utilizada para execuo da despesa oramentria ser
aquela prevista na LOA de 2014 e suas alteraes.
A SRD/LID poder ser gerada at o ltimo dia para empenhamento. Aps a data limite de incluso
de Empenho no FIPLAN1, a unidade administrativa responsvel pelas incluses de SRD de convnios
ou Implantao de Contratos dever realizar o devido estorno desses documentos para viabilizar a
inscrio de Restos a Pagar. Este procedimento precede a gerao de RP, impedindo sua inscrio,
caso no seja efetivado.
Os Termos Aditivos no Autorizados devero ser autorizados ou estornados antes da gerao de RP,
de forma a no impedir a inscrio destes.
As SRD e LID geradas em 2013 sofrero alterao de dotao em 2014, por meio de uma rotina
especfica no Sistema Integrado de Material, Patrimnio e Servios do Estado da Bahia - Simpas. No
exerccio seguinte, os instrumentos devero ser apostilados para receberem as novas contas
oramentrias de 2014.
A prestao de contas dos convnios ser efetuada em mdulo especfico no FIPLAN.
Pedido de Empenho PED e Empenho - EMP

De acordo com a Lei Federal 4.320/64, o empenho da despesa no poder exceder o limite dos
crditos concedidos, sendo vedada a realizao de despesa sem prvio empenho. A partir da
emisso da Nota de Empenho, o credor poder cumprir o contrato ou instrumento firmado, e a
Unidade Gestora - UG far esse acompanhamento da execuo da despesa.
Antes de incluir o empenho, a UG deve verificar se a concesso foi liberada, consultando o razo da
conta contbil 8.2.2.2.1.05.01.00 Concesso a Empenhar, no menu de Relatrios do FIPLAN. Se a
fonte de recurso da dotao oramentria do empenho exigir Concesso de Empenho e a despesa
for do tipo Folha, Diria ou a UO/UG do empenho no for do poder executivo, o sistema inclui a
concesso de empenho CON automaticamente.
Para o encerramento do exerccio, o ordenador de despesas da UG dever gerir as concesses
liberadas para a efetivao da incluso do respectivo Empenho, respeitando as datas limite para
Anexo I do Manual de Encerramento
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esta operao2, no sendo permitido o fechamento da Unidade com Pedidos de Empenho PED
no autorizados e autorizados e no empenhados.
Registro do Passivo por Competncia - RPC

A partir da incluso do empenho no FIPLAN, ocorrendo o fato gerador da despesa, a UG dever
incluir o Registro do Passivo por Competncia RPC, associando o nmero do EMP a este
documento, para aqueles subelementos de despesa que exigem esse registro.
A lista de subelementos que exigem o RPC esto elencadas na pgina 43 do Manual de Execuo do
FIPLAN, disponibilizado no site da SEFAZ (www.sefaz.ba.gov.br), Canal Finanas Pblicas, Banner
FIPLAN.
Para efetivar a incluso do RPC no FIPLAN, quando associado a um EMP, o montante do saldo
empenhado a liquidar dever ser igual ou superior ao valor do RPC registrado.
Saldo do EMP a liquidar Valor do RPC registrado
Para cumprir os princpios contbeis, conforme disposio da Secretaria do Tesouro Nacional STN,
em seu Manual de Procedimentos Contbeis Patrimoniais, a Unidade Gestora, sob superviso e
responsabilidade do ordenador de despesas, dever registrar as obrigaes assumidas aps a
ocorrncia do fato gerador da despesa, ainda que esta no possua no FIPLAN empenho includo.
Aps a Autorizao do Documento Hbil ADH, caso seja necessrio, ser gerado novo RPC,
automaticamente pelo sistema, sendo este ajustado ao valor da ADH includa. No documento da
ADH ir constar o nmero do novo RPC gerado.
Os RPC devero ser assinados pelo Ordenador de Despesas e anexados ao processo de execuo
contratual, indicando o atesto da ocorrncia do fato gerador da despesa, quando estes forem gerar
Restos a Pagar No Processados ou Despesas de Exerccios Anteriores - DEA. Essas obrigaes
assumidas pelo ordenador de despesas devero ser encaminhadas para conhecimento e validao
do Diretor Geral ou Diretor de Finanas ou cargo equivalente.
Registro e Autorizao do Documento Hbil RDH e ADH

Quando a UG tem CNPJ prprio o RDH feito pela UG, por meio de integrao (nos casos de NF-e
de Mercadoria e NF-e de Servio). Quando a UG no possui CNPJ prprio, o RDH gerado por meio
da operao Incluir (nos casos de incluso manual).
Os RDH includos em 2013 podero ser utilizados normalmente em 2014, durante a execuo da
despesa. Da mesma forma, as Notas Fiscais Eletrnicas Nfe de 2013 no utilizadas no processo de
liquidao da despesa permanecero no banco de dados do FIPLAN para incluso dos RDH em
2014.
Anexo I do Manual de Encerramento do Exerccio
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A Autorizao do Documento Hbil ADH uma funcionalidade gerada pelo FIPLAN que, a partir de
um documento atestado:
ajusta o valor do Reconhecimento do Passivo por Competncia RPC;
registra a grande maioria das incorporaes patrimoniais, exceo de obra;
reconhece o passivo financeiro, se associado a um empenho; e
compromete o resultado do supervit financeiro.
A funcionalidade ADH executada aps o Registro de Documento Hbil RDH e realizada pela
Unidade Gestora Executora UG Executora, que poder associar este documento a um Empenho.
Na incluso da ADH, o ordenador de despesas responsvel dever observar o valor do documento,
juntamente com os setores de almoxarifado, ou outros, que atestaram o devido recebimento do
bem e prestao do servio, conforme determinao contratual pactuada.
Aps a incluso da ADH associada a EMP, o crdito empenhado a liquidar reduzido, criando saldo
na conta contbil crdito empenhado em liquidao. No permitida incluso de ADH (associada a
empenho) com valor superior ao saldo da conta crdito empenhado a liquidar no FIPLAN.
As ADH devero ser assinadas pelo Ordenador de Despesas e anexadas ao processo de execuo
contratual, indicando o atesto do recebimento efetivo da mercadoria ou da prestao do servio,
bem como a correta emisso da Nota Fiscal ou documento hbil, quando essas ADH forem gerar
Restos a Pagar No Processados ou Despesas de Exerccios Anteriores - DEA. Essas obrigaes
assumidas pelo ordenador de despesas devero ser encaminhadas para conhecimento e validao
do Diretor Geral ou Diretor de Finanas ou cargo equivalente.
Liquidao
A liquidao da despesa consiste na verificao do direito adquirido pelo credor tendo por base os
ttulos e documentos comprobatrios do respectivo crdito, devendo ser verificado:
- a origem e o objeto do que se deve pagar;
- a importncia exata a pagar; e
- a quem se deve pagar a importncia, para extinguir a obrigao.
A liquidao da despesa por fornecimentos de materiais ou servios prestados ter por base: o
contrato, ajuste ou acordo respectivo; a nota de empenho; e os comprovantes da entrega de
material ou da prestao efetiva do servio, atestados pelo almoxarifado.
Para definir a Data Prevista para Pagamento, deve ser informada a data em que a despesa ser
paga, considerando que:
A data prevista para pagamento no pode ser anterior data da liquidao.
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S possvel registrar a data para pagamento da liquidao em data til e dentro do exerccio
financeiro ativo;
Na incluso da liquidao, a data prevista para pagamento ser a mesma para o principal e
consignatrias, se houver; e
Caso a data para pagamento da consignao seja diferente da data prevista para o principal, ser
possvel alterar a data para pagamento da consignao por meio da operao Alterar (LIQ).
A Data de Vencimento das Parcelas automaticamente ser inserida pelo sistema conforme a data
de vencimento informada no cronograma de desembolso do Instrumento cadastrado, quando a
despesa for referente a Convnio Concedido, considerando que:
Ser definida a data de vencimento da parcela mais antiga e com saldo a liquidar, no sendo
possvel liquidar parcelas futuras, ou seja, cuja data de vencimento seja posterior data da
liquidao;
Para convnios concedidos com trs parcelas ou mais, s ser permitido liquidar a partir da 3
parcela se j tiver sido prestado conta da 2 parcela anterior. Ex: para liquidar a 3 parcela,
necessria a prestao de contas da 1 parcela. Para a 4 parcela, necessria a prestao de
contas da 2 parcela e assim sucessivamente;
A prestao de contas de parcelas no ser verificada na liquidao apenas nos casos abrangidos
pelo 3 do art. 25 da LRF Lei de Responsabilidade Fiscal , que correspondem aos convnios nas
funes de sade, educao e assistncia social; e
As parcelas de convnios devero ser liquidadas e pagas, conforme cronograma de desembolso
do instrumento cadastrado.
O valor da liquidao no pode ser maior que a soma dos saldos (a liquidar e em liquidao).
No caso das despesas de regularizao, no ser permitida existncia de saldos a pagar e a liquidar
no fechamento do FIPLAN. Para definir o Documento de Regularizao dever ser selecionada a
opo SIM apenas se a liquidao for referente a uma despesa de regularizao, ou seja, no
haver transmisso do pagamento para o banco pagador.
As liquidaes no pagas durante o exerccio sero inscritas em Restos a Pagar Processados,
conforme legislao vigente. As Diretorias de Finanas e unidades equivalentes devero analisar
minuciosamente os dados da LIQ, pois, depois de encerrado o exerccio, o cancelamento dos RP
Processados ser em valor integral, ou seja, no ser permitido cancelamento de RP Processado em
valor parcial. O pagamento dessas liquidaes inscritas em RP Processados ser sempre em valor
total (do principal e da consignao se existir), sem fracionamento, por LIQ.
Aps a inscrio dos RP Processados, as liquidaes tero suas datas previstas para pagamento,
alteradas automaticamente para o primeiro dia til do exerccio subsequente, e no haver
controle da programao financeira para esses RP.
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Liberao do Pagamento
A liberao do pagamento ser realizada sob a superviso do ordenador de despesas. Apenas os
usurios cadastrados como liberador de pagamento para a Unidade Oramentria UO de sua
responsabilidade podero liberar documentos para pagamento.
O liberador de pagamento est vinculado a um ordenador de despesa, podendo o liberador de
pagamento liberar apenas pagamentos (LIQ ou NOE) do ordenador a ele vinculado.
Aps o encerramento do exerccio, as liquidaes no liberadas para pagamento, inscritas em
Restos a Pagar Processados, devero ser liberadas conforme procedimento normal de execuo
para as despesas do exerccio.
Autorizao de Repasse de Receita - ARR

As Unidades Oramentrias faro a gesto dos recursos recebidos por meio de ARR, repassando os
montantes respectivos s suas Unidades Gestoras Executoras.
As unidades devero observar os procedimentos de verificao apresentados neste Manual, no
mdulo de Encerramento, quando efetivarem ARR envolvendo repasse de recursos financeiros
bancrios.
Nota de Ordem Bancria NOB e Nota de Pagamento Extraoramentrio - NEX

No Fiplan, a Nota de Ordem Bancria - NOB s pode ser emitida aps a liberao da Liquidao,
pelo liberador de pagamento e do detalhamento de faturas, no caso das liquidaes cuja
forma de recebimento do credor principal e/ou consignatrias tenha sido definida como
pagamento por fatura.
A concesso financeira, a partir de maio de 2013, dada de forma automtica, no momento da
incluso da NOB.
Os pagamentos efetuados por meio de regularizao devero ser efetivados de forma a no
constarem, no encerramento do exerccio, restos a pagar dessas despesas.
A Unidade Responsvel pela incluso da NOB dever acompanhar a efetivao do pagamento,
verificando a ocorrncia das situaes descritas abaixo:
Pagamentos transmitidos e no efetivados; e

Pagamentos no transmitidos.
As situaes das transmisses eletrnicas de pagamentos via NOB e NEX, incluindo tambm ARR,
so:
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0 - Pagamento no transmitido;
2 - Pagamento transmitido;
3 - Pagamento efetivado;
5 - Estornado por autorizao; e
6 - Pagamento Transmitido no efetivado.
No caso dos pagamentos no transmitidos, a unidade responsvel dever, a depender do motivo,

estornar a NOB, analisar a pendncia que impediu a transmisso e, havendo tempo hbil, incluir a
NOB novamente para nova transmisso. Se a NOB no for includa novamente, esta despesa ir ser
inscrita em Restos a Pagar Processados para ser devidamente paga no exerccio subsequente.
Para os pagamentos no efetivados, a Unidade responsvel ter que retornar o status da NOB para
no transmitida, efetuar o estorno e, havendo tempo hbil, incluir a NOB novamente para nova
transmisso. Se a NOB no for includa novamente, esta despesa ir ser inscrita em Restos a Pagar
Processados para ser devidamente paga no exerccio subsequente.
Os procedimentos para ajustes das situaes de pagamentos no transmitidos e no efetivados
esto descritos na Orientao Tcnica 020/2013, disponibilizada no Canal Finanas Pblicas, no site
da SEFAZ.
Nos casos de pagamentos no transmitidos, a Unidade Responsvel dever verificar se ocorreu erro
nos seguintes critrios informados na NOB ou NEX:
1) Conta Corrente do Credor Inativa no FIPLAN;
2) Banco do Credor Inativo no FIPLAN;
3) Agncia do Credor Inativo no FIPLAN; ou
4) Fatura Vencida.
Tendo conhecimento do motivo da inconsistncia que impediu a transmisso do pagamento, o

servidor da unidade gestora dever efetuar os procedimentos necessrios para a correo do
mesmo e assim possibilitar a transmisso, observando o disposto na Orientao Tcnica 015/2013.
Para os pagamentos cujo banco seja diferente do Banco do Brasil, importante que a unidade
responsvel verifique a efetivao do pagamento.
Adiantamentos
Os Pedidos de Adiantamento PAD no pagos no FIPLAN devero ser estornados, no sendo
permitida gerao de Restos a Pagar dessas despesas.
O Gerente Responsvel pela aprovao do PAD dever analisar essas despesas atuando de forma a
registrar os saldos devolvidos por meio da funcionalidade Guia de Crdito de Verba GCV e realizar
a Baixa dos Adiantamentos na funcionalidade Baixa de Adiantamento - BAD.
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Descentralizaes de Crditos
As unidades oramentrias que realizam descentralizaes de crditos internas (Nota de Proviso
Oramentria - NPO) ou externas (Nota de Destaque - NDD/Nota de Devoluo de Destaque - DND)
devero estar atentas aos procedimentos preparatrios de encerramento do exerccio, de forma a
no permitir que sejam realizadas NPO, NDD, DND com suas respectivas Notas de Programao da
Despesa - NPD, aps a inscrio de Restos a Pagar da Unidade Gestora de destino.
O saldo no utilizado dos destaques recebidos, devero ser devolvidos, por meio de DND e NPD,
aps a data limite de incluso de empenhos no FIPLAN. Da mesma forma, os saldos no utilizados
das provises recebidas de UO diferente devero ser devolvidos por meio de NPO e respectiva NPD.
IMPORTANTE:
Aps a inscrio dos Restos a Pagar no FIPLAN, a Unidade no poder devolver os saldos no
utilizados recebidos por meio de destaque ou proviso. Tal fato poder causar distores nos
balanos e relatrios da Unidade, que sero encaminhados ao Tribunal de Contas do Estado
TCE. As possveis distores causadas pela no devoluo de saldos em destaques ou provises
entre UO diferentes recebidos sero de responsabilidade do gestor da UO de origem da transao
(NPO, NDD ou DND).
O responsvel pela UO dever manter contato com suas respectivas UG a fim de realizar
tempestivamente os procedimentos preparatrios necessrios antes do encerramento do exerccio
financeiro e inscrio de RP.
Verificao da ocorrncia do fato gerador

Alm do registro dos fatos ligados execuo oramentria, exige-se a evidenciao dos fatos
ligados execuo financeira e patrimonial, de maneira que os fatos modificativos sejam levados
conta de resultado e que as informaes contbeis permitam o conhecimento da composio
patrimonial e dos resultados econmicos e financeiros de determinado exerccio:
Art. 100. As alteraes da situao lquida patrimonial, que abrangem os
resultados da execuo oramentria, bem como as variaes independentes dessa
execuo e as supervenincias e insubsistncias ativas e passivas, constituiro
elementos da conta patrimonial.
[...]
Art. 104. A Demonstrao das Variaes Patrimoniais evidenciar as alteraes

verificadas
no
patrimnio,
resultantes
ou
independentes
da
execuo
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oramentria, e indicar o resultado patrimonial do exerccio. (Lei n 4.320/64)
A Secretaria do Tesouro Nacional - STN dispe em seu Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor
Pblico que um passivo reconhecido no balano patrimonial quando for provvel que uma sada
de recursos envolvendo benefcios econmicos seja exigida em liquidao de uma obrigao
presente e o valor pelo qual essa liquidao se dar possa ser determinado em bases confiveis. Do
ponto de vista patrimonial, as obrigaes em que o fato gerador no tenha ocorrido (por exemplo,
obrigaes decorrentes de pedidos de compra de produtos e mercadorias, mas ainda no recebidos)
no so geralmente reconhecidas como passivos nas demonstraes contbeis.
A ocorrncia do fato gerador da despesa deve ser verificada pelas Unidades Gestoras,
independentemente da tramitao das etapas de execuo oramentria (licitao, empenho.), No
Fiplan, o registro da ADH associada a EMP registra a etapa intermediria chamada "empenho em
liquidao", conforme estabelece a STN. O Registro do Passivo por Competncia RPC ir registrar
a obrigao de pagamento.
Essa etapa necessria para a diferenciao, ao longo e no final do exerccio, dos empenhos no
liquidados e que constituram, ou no, obrigao presente. A associao dos RPC e ADH aos
empenhos j emitidos importante para que no haja duplicidade no passivo financeiro utilizado
para fins de clculo do supervit financeiro.
No caso da LIQ, por se tratar da verificao do direito adquirido pelo credor tendo por base os
ttulos e documentos comprobatrios do respectivo crdito (Lei 4.320/64), ocorrer a verificao de
um passivo exigvel j existente. Em alguns casos, pode ser que ocorra uma lacuna temporal
significativa entre a entrega do bem, servio ou fonte de origem daquele crdito e a efetiva
liquidao do crdito oramentrio. Nesses casos, tambm necessrio o registro da etapa entre o
empenho e a liquidao chamada em liquidao, etapa essa que evidencia a ocorrncia do fato
gerador da variao patrimonial diminutiva - VPD, com o surgimento de um passivo exigvel, e a no
ocorrncia da liquidao da despesa oramentria. (Manual de Contabilidade da STN)
Quando ocorrer liquidao da despesa oramentria concomitantemente com a prestao do
servio, a despesa oramentria e o fato gerador da variao patrimonial diminutiva so
contabilizados juntos.
De forma associativa ao que ocorre na despesa, a receita tambm ser contabilizada observando o
fato gerador de sua ocorrncia. No Fiplan, esse registro ocorre por meio da funcionalidade Registro
do Ativo por Competncia - RAC. Segundo os princpios contbeis, a variao patrimonial
aumentativa deve ser registrada no momento da ocorrncia do seu fato gerador,
independentemente de recebimento.
Quando ocorrer o recebimento antecipado de valores provenientes da venda a termo de servios, a
receita oramentria registrada antes da ocorrncia do fato gerador, ou seja, a variao
patrimonial aumentativa ocorre em momento posterior arrecadao da receita oramentria.
Quando o servio for prestado, ocorrer o fato gerador da variao patrimonial aumentativa,
causando impacto no resultado da entidade pblica. Quando ocorrer o recebimento de valores
provenientes da venda de servios concomitantemente com a prestao do servio, a receita
Pg. 21/64
oramentria contabilizada junto com a ocorrncia do fato gerador. (Manual de Contabilidade da

STN)
Pg. 22/64
Restos a Pagar
Pg. 23/64
Pg. 24/64

Manual de Encerramento do Exerccio Restos a Pagar
Restos a Pagar - Conceitos

As despesas legalmente empenhadas e no pagas at 31 de dezembro do exerccio corrente
podero ser inscritas em Restos a Pagar, distinguindo-se em restos a pagar processados e no
processados.
Os Restos a Pagar Processados so aqueles, cuja despesa percorreu os estgios de empenho e
liquidao, restando pendente apenas o estgio do pagamento. Segundo a STN, esses RP no
podem ser cancelados, tendo em vista que o fornecedor de bens/servios cumpriu com a obrigao
de fazer e a Administrao no poder deixar de cumprir com a obrigao de pagar.
Sero inscritas em restos a pagar processados as despesas liquidadas e no pagas no exerccio

financeiro, ou seja, aquelas em que o servio, obra ou material contratado tenha sido prestado ou
entregue e aceito pelo contratante.
Podero ser inscritas em Restos a Pagar Processados todas as liquidaes com saldo a pagar,
exceto, as liquidaes de despesa de adiantamento e aquelas com indicativo de regularizao SIM.
Para efeitos desse Manual, considera-se Restos a Pagar No Processados as despesas em que o
servio, obra ou material contratado tenha sido prestado ou entregue e aceito pelo contratante e
que estejam com alguma pendncia e no foram possveis de serem liquidadas. Ao se inscrever um
RP, a Lei n 4.320/64 dispe que se constitui uma dvida flutuante3. Dessa forma, para serem
consideradas despesas aptas a inscrio de RP no processados, faz-se necessria a evidenciao da
ocorrncia do fato gerador.
No FIPLAN, podero gerar RP no processados todas as despesas empenhadas, desde que tenha
ocorrido o fato gerador, exceto para os elementos de despesa 13, 47, 91 e 92, conforme as
situaes abaixo:
1. Empenhos gerados por meio das integraes: Fesba, Planserv e Concessionrias por meio
do GCC4.
2. Empenhos cujo saldo a liquidar seja igual ao somatrio de ADH e ou RPC a eles associados.
Para a inscrio dos RP, os entes pblicos devero tambm observar o disposto no art. 42 da Lei
Complementar Federal 101/2000, a Lei de Responsabilidade Fiscal:
Art. 42. vedado ao titular de Poder ou rgo referido no art. 20, nos ltimos
dois quadrimestres do seu mandato, contrair obrigao de despesa que no possa
3
4
Manual de Procedimentos Contbeis Oramentrias da STN (pg. 107)

Sistema de Gesto de Contas de Consumo gerido pela Secretaria de Administrao - SAEB
ser cumprida integralmente dentro dele, ou que tenha parcelas a serem pagas no
exerccio seguinte sem que haja suficiente disponibilidade de caixa para este
efeito.
Pargrafo nico. Na determinao da disponibilidade de caixa sero considerados
os encargos e despesas compromissadas a pagar at o final do exerccio.
Restos a Pagar Processados

Sero inscritas em restos a pagar as despesas liquidadas e no pagas no exerccio financeiro, ou
seja, aquelas em que o servio, obra ou material contratado tenha sido prestado ou entregue e
aceito pelo contratante. Tambm sero inscritas as despesas no liquidadas quando o servio ou
material contratado tenha sido prestado ou entregue e que se encontre, em 31 de dezembro de
cada exerccio financeiro, em fase de verificao do direito adquirido pelo credor ou quando o
prazo para cumprimento da obrigao assumida pelo credor estiver vigente.
As despesas liquidadas a pagar sero inscritas em RP Processados ao final do exerccio financeiro.
De acordo com a Secretaria do Tesouro Nacional - STN, os RP Processados no podem ser
cancelados, tendo em vista que o fornecedor de bens/servios cumpriu com a obrigao de fazer e
a Administrao no poder deixar de cumprir com a obrigao de pagar.
As liquidaes no pagas durante o exerccio sero inscritas em Restos a Pagar Processados,
conforme legislao vigente. As Diretorias de Finanas e unidades equivalentes devero analisar
minuciosamente os dados da LIQ, pois depois de encerrado o exerccio, o cancelamento dos RP
Processados ser em valor integral, ou seja, no ser permitido cancelamento de RP Processado em
valor parcial. O pagamento dessas liquidaes inscritas em RP Processados ser sempre em valor
total (do principal e da consignao se existir), sem fracionamento, por LIQ.
Aps a inscrio dos RP Processados, as liquidaes tero suas datas previstas para pagamento,
alteradas automaticamente para o primeiro dia til do exerccio subsequente, e no haver
controle da programao financeira para esses RP.
Restos a Pagar no Processados
De acordo com a Secretaria do Tesouro Nacional - STN, a inscrio de despesa em restos a pagar
no processados procedida aps a anulao dos empenhos que no podem ser inscritos em
virtude de restrio em norma do ente. A Lei Federal 4.320/64 estabelece que, no encerramento do
exerccio, a parcela da despesa oramentria que se encontrar empenhada mas que ainda no foi
paga ser considerada restos a pagar.
Pg. 26/64
A STN tambm estabelece que a inscrio de restos a pagar deve observar as disponibilidades
financeiras e condies de modo a prevenir riscos e corrigir desvios capazes de afetar o equilbrio
das contas pblicas, conforme estabelecido na LRF.
Desta forma, nota-se que o conceito dessas despesas est associado s disponibilidades, uma vez
que , para atendimento da Lei n 4.320/1964, necessrio o reconhecimento do passivo financeiro,
mesmo no se tratando de uma obrigao presente por falta do implemento de condio.
Considerando o princpio da competncia e da oportunidade nas contabilizaes patrimoniais, a
inscrio dos RP no processados dever tambm observar a ocorrncia do fato gerador da
despesa.
Procedimentos de Inscrio de RP
Responsabilidade pela inscrio dos RP
O processo de gerao de Restos a Pagar, no mbito de cada rgo e equivalente da Administrao
Direta e Entidades da Administrao Indireta, ser de responsabilidade das unidades oramentrias
e gestoras, juntamente com sua respectiva Diretoria de Finanas ou unidade equivalente.
Etapas de inscrio dos RP
A inscrio do RP no FIPLAN ser efetuada em duas etapas: pr-inscrio de Restos a Pagar e
inscrio de Restos a Pagar -IRP.
Tanto a pr-inscrio quanto a inscrio sero efetuadas por: unidade oramentria, unidade
gestora e destinao de recurso.
Quando for informada a destinao de recurso o sistema ir considerar tanto a destinao do
exerccio atual como a do exerccio anterior.
Pr-inscrio
A realizao da pr-inscrio estar disponvel no Mdulo - Despesas - Inscrio de Restos a Pagar
(IRP) Pr-inscrio de RP e dever ser efetuada, no FIPLAN, pelas das unidades gestoras
executoras.
Na tela de pr-inscrio, sero demonstradas as disponibilidades financeiras para a inscrio de
restos a pagar e o resumo dos valores das despesas existentes.. Esses dados sero informativos, no
sendo possvel alterao pelo usurio.
O resumo das despesas ser dividido entre as liquidaes a pagar aptas para gerar restos a pagar
processados e empenhos a liquidar aptos a gerar restos a pagar no processados. Sero tambm
apresentados quadros de resumo com as pendncias para gerao de RP.
As pendncias para o usurio gerar a pr-inscrio dos RP so:
Pg. 27/64
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
PED no autorizados e PED autorizados no empenhados;

EMP e LIQ de adiantamento;
Liquidaes de regularizao;
Empenhos com restrio normativa para gerao de RP;
Empenhos que exigem RPC e/ou ADH, com saldo a liquidar divergente do somatrio dos
RPC e ADH a eles associados;
RPC e ADH sem empenho associado que no possuem indicativo de DEA;
RPC associado a EMP que no possua saldo a liquidar ou em liquidao;
NOB, NEX e ARR na situao de transmitidos cujos pagamentos no foram efetivados
(pagamento/transferncia no se realizou); e
Somatrio das LIQ (valores a pagar), por nmero de empenho, divergentes do saldo
contbil de empenhos liquidados a pagar.
Para auxiliar no processo de pr-inscrio, sero disponibilizados, no FIPLAN, Relatrios de

Pendncias (FIP 031 Pendncias para a Pr-Inscrio dos Restos a Pagar e FIP 031-A Pendncias
para a Inscrio dos Restos a Pagar) demonstrando os documentos, relacionados por grupo de
motivos, que possuem impedimentos para a gerao da pr-inscrio. Os Guias disponibilizados no
Portal do FIPLAN (www.portalfiplan.ba.gov.br), bem como as Orientaes Tcnicas, detalharo os
procedimentos de verificao a serem realizados pelas Unidades.
O usurio s estar apto pr-inscrio aps serem sanadas todas as pendncias.

A pr-inscrio no impede a continuidade da execuo oramentria.
Alm das pendncias citadas, no sero aceitas inscries em Restos a Pagar No Processados RPNP, de despesas executadas nos elementos:
13 - Obrigaes Patronais;
47 - Obrigaes Tributrias e Contributivas;
91 - Sentenas Judiciais; e
92 - Despesas de Exerccios Anteriores.
Aps a pr-inscrio, as despesas sero marcadas de forma a demonstrar que esto aptas a serem
inscritas como RP.
Estaro aptas a serem inscritas em Restos a Pagar:
PROCESSADOS
Todas as Liquidaes com Saldos a Pagar, exceto Liquidaes de Adiantamento e de
Regularizao.
NO PROCESSADOS
Empenhos que possuam saldos a Liquidar ou em Liquidao e que:
Pg. 28/64
- Foram gerados por meio das integraes (FESBA, PLANSERV e GCC); e

- O saldo do empenho a Liquidar seja igual ao somatrio de ADH e ou RPC a eles associados.
Exemplos prticos deque podero gerar RP no processados
1 - Empenhos que exigem RPC e/ou ADH com saldo a liquidar igual ao somatrio dos RPC e ADH a
eles associados. EMP 1 - com saldo a liquidar de R$1.000,00, que exige RPC e ADH (elemento 39). As
seguintes situaes exemplificadas abaixo podero gerar RP no processados:
RPC de R$ 600,00 e ADH de R$ 400,00 5

RPC (1) de 300,00 e RPC* (2) de R$ 700,00
ADH (1) de R$ 400,00 e ADH (2) de R$ 600,00
2 - Empenhos que exigem RPC e ou ADH com saldo a liquidar diferente do somatrio dos RPC e
ADH a eles associados. EMP 1 - com saldo a liquidar de R$ 1.000,00, que exige RPC e ADH (exemplo:
elemento 39). NO podero gerar RP no processados:
RPC de R$ 600,00 e ADH de R$ 300,00 = R$ 900,00 e saldo do empenho = R$ 1000,00,

diferena de R$ 100,00 - (R$ 1000,00 900,00= 100,00) 6
RPC (1) de 300,00 e RPC (2) de R$ 600,00 = R$ 900,00 e saldo do empenho = R$ 1000,00,
diferena de R$ 100,00 - (R$ 1000,00 900,00 = 100,00)
ADH de R$ 900,00 - saldo do empenho = R$ 1000,00, diferena de R$ 100,00 - (R$ 1000,00
900,00= 100,00)
ADH (1) de R$ 400,00 e ADH (2) de R$ 200,00 - R$ 800,00 - saldo do empenho = R$
1000,00, diferena de R$ 200,00 - (R$ 1000,00 800,00= 200,00)
Nos casos dos exemplos do item 2 acima, para permitir a inscrio de RP no processados, a
Unidade dever realizar o ajuste dos saldos observando a real ocorrncia do fato gerador.
As Unidades devero avaliar os saldos para gerao de RP e saneamento de pendncias conforme
os procedimentos estabelecidos nos Guias e Orientaes Tcnicas disponibilizadas pela Diretoria de
Contabilidade Pblica - DICOP.
No relatrio FIP 031, sero demonstradas as pendncias impeditivas para a pr-inscrio, conforme
descrio a seguir:
CDD
Termo Aditivo no autorizado:
Sero demonstrados todos os documentos termo aditivo de instrumentos no autorizados.
5
6
Os RPC no esto vinculados a ADH

Os RPC no esto vinculados a ADH
Pg. 29/64
PED
Relao de PED no autorizado:
Sero demonstrados todos os documentos de pedido de empenho no autorizados.
Relao de PED autorizados e no empenhados:
Sero demonstrados todos os documentos de pedido de empenho autorizados, mas que no

possuam empenho associado.
EMP
Relao de empenhos de adiantamento:
Sero demonstrados todos os documentos cujo tipo de despesa indicado no PED seja
Adiantamento e cujos valores do saldo a liquidar e do saldo em liquidao seja maior que zero.
Empenhos que possuam restries para inscrio em Restos a Pagar.
Relao de liquidao de regularizao:
LIQ
Sero demonstrados todos os documentos cuja liquidao possua o indicativo de liquidao

normal, de regularizao do pagamento igual a sim, cujo pagamento tenha o indicativo de no pago
e o pedido de empenho seja diferente de adiantamento.
Relao de liquidao de adiantamento:
Sero demonstrados todos os documentos cuja liquidao seja liquidao normal, cujo tipo de
pedido de empenho seja igual a adiantamento e o indicativo de situao de pagamento seja igual
no pago.
PAGAMENTO
Relao de NOB com pagamento transmitido e no efetivado:
Sero demonstrados os documentos cujo indicativo de situao seja Nota de Ordem Bancria (NOB)
normal e o indicativo de situao da transmisso eletrnica seja igual a pagamento no efetivado.
Desta lista ainda sero excludos os documentos cujo indicativo de regularizao de pagamento da
NOB esteja definido como SIM.
Pg. 30/64
Relao de NEX com pagamento transmitido e no efetivado:
Sero demonstrados os documentos cujo indicativo de situao seja Nota de Ordem Bancria Extra
Oramentria (NEX) normal e a situao da transmisso eletrnica seja igual a pagamento no
efetivado.
Desta lista, ainda sero excludos os documentos cujo indicativo de regularizao de pagamento da
NEX esteja definido como SIM.
ARR
Relao de Autorizao de Repasse Bancrio - ARR, com pagamento transmitido e no

efetivado:
Sero demonstrados os documentos cujo indicativo de situao esteja definido como Autorizao
de Repasse da Receita ARR liberado ou pendente de liberao, o ARR tenha o indicativo de
transmisso igual eletrnica, a transmitir e a situao da transmisso seja pagamento no
efetivado.
RPC/ADH
Relao de RPC associado a um empenho sem saldo a liquidar;

Relao de RPC/ADH no associado a um empenho, sem indicativo de Despesa de
Exerccios Anteriores - DEA.
Inscrio
Nesta rotina, ser efetuada a inscrio de RP dos empenhos marcados como pr-inscritos.
S ser permitido o acesso inscrio de RP aps o saneamento das despesas que possuam
pendncias. Se a Unidade possuir documentos ainda pendentes, esta dever ajustar a situao
impeditiva e, se necessrio, realizar a pr-inscrio de despesas.
As pendncias para gerar a inscrio dos RP so:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
PED no autorizados e PED autorizados e no empenhados;

EMP e LIQ de adiantamento;
LIQ de regularizao;
EMP sem pr-inscrio;
EMP com restrio normativa;
EMP pr-inscritos e alterados posteriormente de forma a ser gerada pendncia de prinscrio;
7. LIQ sem pr-inscrio;
8. ARR, em que haja transmisso de pagamento, no estornada cuja situao da transmisso
eletrnica seja igual a Pagamento No Efetivado ou Pagamento no transmitido;
9. NOB no estornadas, cujo indicativo de situao da transmisso eletrnica seja igual a
Pagamento No Efetivado ou Pagamento no transmitido;
Pg. 31/64
10. NEX no estornadas, cujo indicativo de situao da transmisso eletrnica seja igual a
Pagamento No Efetivado ou Pagamento no transmitido;
11. EMP pr-inscritos e alterados, que exigem RPC e/ou ADH, com saldo a liquidar divergente
do somatrio dos RPC e ADH a eles associados; e
12. RPC e ADH sem empenho associado, que no possuem indicativo de DEA.
IMPORTANTE - Aps a inscrio, no ser permitida nenhuma, execuo oramentria, inclusive

receita, podendo ser realizados apenas ajustes de patrimnio por meio de NLC. A UG 0001
somente poder inscrever seus RP aps a efetivao de inscrio das demais gestoras
pertencentes respectiva UO.
No exerccio seguinte, a execuo dos Restos a Pagar Processados no permitir cancelamento
parcial, , ou seja, a liquidao inscrita dever ser executada ou cancelada em seu valor total.
Para o pagamento dos RP gerados em 2013, no ser permitida utilizao da funcionalidade Guia
de Crdito de Verba - GCV para efetuar devolues.
Os RP processados gerados tero suas datas previstas para pagamento automaticamente definidas
para o 1 dia til do exerccio seguinte. Para efetivar o pagamento desses RP, no ser necessrio
remanejar os saldos de programao financeira, conforme procedimento na execuo normal
durante o exerccio.
Aps a inscrio dos Restos a Pagar, a continuao da execuo dessas despesas ocorrer conforme
procedimento especfico a ser normatizado pela Diretoria da Contabilidade Pblica DICOP.
Havendo necessidade de cancelamento de Restos a Pagar Processados, o ordenador de despesas
dever apresentar a devida justificativa da efetiva liquidao da despesa no exerccio de 2013, e a
necessidade de cancelar a despesa cujo fato gerador e demais tramitaes legais da liquidao
ocorreram. Os RP Processados cancelados devero ser tambm validados e aprovados pelo Diretor
de Finanas ou equivalente, devendo compor o processo fsico da execuo contratual da despesa.
O cancelamento das ADH associadas a EMP e inscritas em RP no processados dever ser validado e
aprovado pelo Diretor Geral ou cargo equivalente, devendo compor o processo fsico da execuo
contratual da despesa.
Pg. 32/64
Despesas de Exerccios Anteriores

DEA
Pg. 33/64
Pg. 34/64

Manual de Encerramento do Exerccio - DEA
Conceitos Normativos
As Despesas de Exerccios Anteriores so despesas fixadas, no oramento vigente, decorrentes de

compromissos assumidos em exerccios anteriores quele em que deva ocorrer o pagamento. No
se confundem com restos a pagar, tendo em vista que sequer foram empenhadas ou, se foram,
tiveram seus empenhos anulados ou cancelados.
Sero consideradas Despesas de Exerccios Anteriores - DEA, conforme estabelecido pelo art. 37, da
Lei Federal n 4.320/64, aquelas despesas de exerccios encerrados e que possam ser pagos conta
de dotao especfica, consignada no oramento, discriminada por elementos, obedecida, sempre
que possvel, a ordem cronolgica, e apresentem pelo menos uma das seguintes condies:
1. o oramento do exerccio anterior encerrado consignava crdito prprio, com saldo
suficiente para atend-las, porm no se tenham processado na poca prpria;
2. representem Restos a Pagar com prescrio interrompida; ou
3. correspondam a compromissos reconhecidos aps o encerramento do exerccio
correspondente.
Despesas que no se tenham processado na poca prpria so aquelas que possuam dotao
oramentria, e que, dentro do prazo estabelecido, o credor tenha cumprido sua obrigao. Restos
a Pagar com prescrio interrompida so despesas cuja inscrio como restos a pagar tenha sido
cancelada, mas ainda vigente o direito do credor. Compromissos reconhecidos aps o
encerramento do exerccio so obrigaes de pagamento criadas em virtude de lei, mas somente
reconhecido o direito do reclamante aps o encerramento do exerccio correspondente.
Alm de necessitarem de oramento vigente para execuo, a DEA requer tambm, sendo esta
despesa do tipo 1 supracitado, saldo oramentrio do exerccio da ocorrncia do fato gerador, ou
seja, antes de executar a DEA, as Diretorias Gerais ou setores equivalentes que atuem na gesto
oramentria, devero verificar a existncia de saldo na dotao do elemento de despesa original
na poca da ocorrncia do fato gerador.
As despesas provenientes de Restos a Pagar No Processados empenhadas por estimativa em
valores menores ao efetivamente devido em 2013 tero seus saldos a maior classificados como
despesas de exerccios anteriores para execuo em 2014.
Durante o encerramento do exerccio, o ordenador de despesas dever reconhecer as Despesas de
Exerccios Anteriores - DEA que sero executadas em 2014, a partir da anlise dos documentos RPC
e ADH no associados a empenho. O ordenador de despesas dever encaminhar ao Diretor Geral
ou cargo equivalente relatrio com o montante de RPC e ADH reconhecidos como DEA para gesto
e conhecimento.
No caso das despesas que representem Restos a Pagar com prescrio interrompida, ser
competente para reconhec-las o Secretrio de Estado ou dirigente de rgo subordinado
diretamente ao Governador ou ainda o gestor das autarquias, fundos, fundaes e empresas
estatais dependentes.
O Diretor Geral de cada Secretaria, ou equivalente, ou o dirigente de rgo diretamente

subordinados ao Governador, ou ainda o gestor das autarquias, fundos, fundaes e empresas
estatais dependentes dever reconhecer as DEA provenientes de despesa com pessoal e obrigaes
patronais.
Procedimentos de reconhecimento da DEA
Os RPC e ADH no associados a empenho devero ser analisados pelas Unidades Gestoras e pelas
Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes, a fim de se averiguar se esses passivos j
registrados constituem obrigaes do Estado, evitando assim gerar duplicidade de lanamentos.
Os RPC no associados a empenhos devero ser reconhecidos pelos respectivos ordenadores de
despesas, que devero enviar os documentos para os Diretores Gerais e de Finanas ou cargos
equivalentes para conhecimento.
O reconhecimento da DEA se dar apenas para despesas que exigem RPC e ADH.
Aps o encerramento do exerccio, caso haja necessidade de estorno do RPC que foi reconhecido
como DEA, a UG dever comunicar Diretoria Geral, dando conhecimento e a devida justificativa
desta operao, considerando que fora realizada a contabilizao do Passivo.
As Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes devero acompanhar o reconhecimento das
DEA durante o encerramento do exerccio e, se verificada a inexistncia de saldo oramentrio na
dotao para o tipo 1 dessas despesas, encaminhar processo ao o Secretrio de Estado ou o
dirigente mximo de rgo subordinado diretamente ao Governador ou ainda o gestor das
autarquias, fundos , fundaes e empresas estatais dependentes para que estes reconheam essas
despesas de exerccios anteriores, conforme determina no Decreto 181A, de 9 de julho de 1991.
No exerccio subsequente, ser de responsabilidade do ordenador de despesas que autorizar
empenhos de DEA verificar se as despesas possuam oramento no exerccio da ocorrncia do fato
gerador, para o caso do tipo 1, anteriormente citado neste Manual, e se foram devidamente
reconhecidas conforme procedimento descrito no pargrafo anterior.
Aps a indicao da DEA, a continuao da execuo dessas despesas ocorrer conforme
procedimento especfico a ser normatizado pela Diretoria da Contabilidade Pblica DICOP.
Para os casos de ADH no associados a empenho, havendo necessidade de cancelamento da DEA
reconhecida antes do encerramento, o ordenador de despesas dever apresentar a devida
justificativa da efetiva autorizao da nota fiscal ou documento hbil no exerccio de 2013, e a
necessidade de cancelar a despesa cujo fato gerador e demais tramitaes legais comprobatrias
ocorreram. O cancelamento das ADH indicativas de DEA dever ser validado e aprovado pelo
Diretor Geral ou cargo equivalente, devendo compor o processo fsico da execuo contratual da
despesa.
Pg. 36/64
Encerramento do Exerccio 2013
Pg. 37/64
Pg. 38/64

Manual de Encerramento do Exerccio Encerramento do Exerccio
Preparao para o encerramento

A partir de dezembro de 2013, as unidades podero efetuar os seguintes procedimentos de
verificao, a fim de realizar preparao para o encerramento do exerccio financeiro no FIPLAN.
Os procedimentos da preparao para o encerramento, a serem realizados pelas Unidades, sero:
Verificao de pendncias para a inscrio de RP (ver pgina 27)

Procedimentos prvios para o encerramento
Inconsistncias Contbeis (DICOP/UNIDADES)
Carga de Saldos e de Tabelas (DICOP/UNIDADES)
Verificao de pendncias para a inscrio de RP

A verificao das pendncias de PED, EMP, e outras funcionalidades, devero ser realizadas pelas
Unidades conforme orientao na pgina 27 deste Manual, ou consultando a lista de verificaes
(check list) constante da pgina 44 deste Manual.
Procedimentos prvios para o encerramento
As Unidades responsveis devero observar os seguintes itens para ajustes e procedimentos no
FIPLAN:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Cadastro do Gerente Responsvel em cada UG.

Regularizao Folha de Pagamento e outras despesas
Consignaes
Depsitos e Retenes-migrao do SICOF
Conciliao Bancria
Obras em Andamento
Contas de Almoxarifado
Cancelamento de Restos a Pagar
Devolues de Pagamentos 2.1.8.8.1.03.97.00
Ajuste das Contas de Migrao do SICOF
Contas Bancrias com Saldo Contbil e sem correspondncia no Extrato
Baixa de Adiantamento
1. Cadastro do Gerente Responsvel em cada UG.
Durante o encerramento do exerccio, o FIPLAN ir gerar automaticamente uma Nota de

Lanamento Contbil NLC para todas as Unidades Gestoras UG.
As NLC devero ser autorizadas pelo Gerente Responsvel da UG, e, portanto, dever estar
cadastrado no FIPLAN, pelo menos, 1 Gerente Responsvel7.
As Unidades devero observar o disposto no Ofcio GECOR n 023/2013.
2. Regularizao Folha de Pagamento e outras despesas

As Unidades devero regularizar no FIPLAN as despesas j pagas, realizando todas as etapas da
execuo da despesa at o pagamento NOB ou NEX.
Nos casos em que as Unidades Gestoras no efetivarem a correta regularizao de despesas, os
valores que sero apresentados ao Tribunal de Contas TCE estaro em montante menor do
realmente pago, alm da demonstrao de disponibilidades financeiras a maior da real situao
lquida do rgo/entidade. As Diretorias de Finanas devero verificar a devida regularizao de
despesas no FIPLAN a fim de evitar as distores nos relatrios contbeis a serem apresentados ao
TCE, aps o encerramento do exerccio.
3. Consignaes
As Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes devero emitir o Relatrio FIP 630, no FIPLAN, a
fim de verificar se as consignaes retidas esto sendo efetivamente pagas.
A seguir esto elencadas algumas contas de retenes devidas para verificao
2.1.8.8.1.01.00.00
CONSIGNAES
2.1.8.8.1.01.01.00
CONSIGNAES DO EXERCCIO
2.1.8.8.1.01.01.01
PENSO ALIMENTCIA
2.1.8.8.1.01.01.02
IRRF/ESTADO
2.1.8.8.1.01.01.03
IRRF / FEDERAL
2.1.8.8.1.01.01.04
ISS
2.1.8.8.1.01.01.05
FUNPREV
2.1.8.8.1.01.01.06
INSS
2.1.8.8.1.01.01.07
BAPREV
Os perfis para cadastramento do Gerente Responsvel esto na Instruo Normativa Conjunta SAF/SPO
01/2012, disponvel no site da SEFAZ, www.sefaz.ba.gov.br, em Finanas Pblicas, Legislao Financeira
Pg. 40/64
2.1.8.8.1.01.01.08
FUNSERV
2.1.8.8.1.01.01.09
COFINS
2.1.8.8.1.01.01.10
PIS
2.1.8.8.1.01.01.11
CSLL
2.1.8.8.1.01.01.13
RETENO POR DECISO JUDICIAL
2.1.8.8.1.01.01.14
DESCONTOS OBTIDOS
2.1.8.8.1.01.01.15
MULTAS
2.1.8.8.1.01.01.99
OUTRAS CONSIGNAES
4. Depsitos e Retenes-migrao do SICOF

As Unidades Gestora devero efetuar os procedimentos descritos na Orientao Tcnica 07/2013
para ajustar as contas migradas do SICOF. (ver tambm na pgina 47)
5. Conciliao Bancria
As Unidades Gestora devero efetuar os procedimentos descritos na Instruo Normativa SAF 01,
de 19/01/2011 para realizar as conciliaes de contas bancrias mantidas pela Unidade.
As contas bancrias referentes movimentao de recursos prprios, oriundos de convnios e
outros recursos, sero conciliadas pela unidade responsvel por sua movimentao.
Para execuo da conciliao bancria, a Unidade dever confrontar o Relatrio Razo Financeiro
(FIP 630) da conta com os extratos, avisos de lanamento e relao de documentos fornecidos pela
Instituio Financeira.
6. Obras em Andamento
As Unidades Gestora devero o Ofcio GECOR 003/2009 nos registros de Obras em Andamento,
como tambm a Orientao Tcnica 33/2013.
Para a Administrao Direta: as obras efetivamente concludas devero ser registradas pela
Diretoria Geral ou unidade equivalente por meio de NLA , para baixa de Obras em Andamento e
incorporao em Bens Imveis, informando como unidade de destino a SSA/SAEB. Dever ser
encaminhada SSA/SAEB a respectiva documentao para que a mesma realize o controle
patrimonial.
Para a Administrao Indireta: obras efetivamente concludas devero ser registradas pela Unidade
Oramentria atravs de NLA , efetuando a transferncia da conta de Obras em Andamento para a
conta de Bens Imveis.
Pg. 41/64
7. Contas de Almoxarifado
As Unidades Gestora devero efetuar os procedimentos descritos na Orientao Tcnica 33/2013
para efetuar os registros na conta de almoxarifado.
Para Almoxarifado de Bens de Consumo:
Sada do Almoxarifado para Uso da Unidade: a unidade dever proceder ao lanamento de baixa
dos Bens de Consumo na sada do Almoxarifado para uso, atravs de NLA, tomando-se como base o
relatrio emitido ou documento hbil de setor competente.
Para Almoxarifado de Bens Permanentes:
A unidade deve emitir os relatrios do SIAP e comparar com os valores existentes no FIPLAN (FIP
215 A).
Havendo divergncia entre os valores do SIAP e os do FIPLAN, a unidade deve verificar em qual
sistema se encontra a inconsistncia e realizar os ajustes neste sistema.
8. Cancelamento de Restos a Pagar
As Unidades Gestoras devero verificar os Restos a Pagar No Processados inscritos em 2012,
analisando a ocorrncia do fato gerador. Se as despesas foram inscritas em 2012, considerando a
obrigao devida pela Unidade, no havendo documento hbil e no sendo efetivada a liquidao
dessas despesas, o passivo a elas referentes dever no mais existir.
Assim, os Restos a pagar no Processados inscritos em 2012 e que ainda no houve a ocorrncia do
fato gerador da despesa, ou seja, o servio, a obra ou o material contratado no tenha sido
prestado ou entregue e aceito pelo contratante, devero ser cancelados.
As Unidades podero consultar o montante dessas despesas por meio das contas contbeis
demonstradas a seguir:
A conta 2.1.8.8.1.03.18.00 - Restos a Pagar no Processados no transfere saldo para o exerccio

seguinte.
9. Devolues de Pagamentos
Pg. 42/64
No deve haver saldo na conta de devoluo de pagamentos 2.1.8.8.1.03.97.00 no encerramento

do exerccio.
As Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes devero realizar essa verificao.
Para baixar os valores desses saldos, o usurio dever utilizar a funcionalidade da Guia de Crdito
de Verba GCV.8 As etapas so:
Cadastramento do Comprovante de Devoluo
Autorizao do Comprovante de Devoluo
Incluso da Guia de Crdito de Verba (GCV)
Vale ressaltar que a GCV no ser utilizada para devoluo de NEX, RP ou DAE com UO/UG destino
igual a UG 0000.
10. Ajuste das Contas de Migrao do SICOF
As Unidades devero observar as contas migradas do SICOF, que ainda no possuem especificao
de atributos, a exemplo da Destinao de Recursos, dando especial ateno para as contas com o
atributo (F), Indicador para o clculo do Supervit Financeiro.
Devem ser ajustados os contas correntes e as contas de controle (Classe 7 e 8).
A seguir, esto alguns exemplos de contas.
11. Contas Bancrias com Saldo Contbil e sem Correspondncia no Extrato

Ser de responsabilidade do Ordenador de Despesas da UG, verificar se os valores registrados
contabilmente nas contas de bancos esto iguais aos saldos dos extratos bancrios.
Nos casos em que hajam contas com saldo contbil e extrato bancrio zerado, a Unidade Gestora
dever encaminhar Ofcio DICOP, assinado pelo Diretor de Finanas ou cargo equivalente,
8
A Guia da GCV est disponvel no Portal do FIPLAN, www.portalfiplan.ba.gov.br, em Capacitao, Manuais

da Despesa
Pg. 43/64
esclarecendo e justificando a razo da existncia de saldo na conta contbil de banco e no no

extrato bancrio. A DICOP analisar a situao especfica com a devida justificativa e proceder ou
no a autorizao do lanamento de baixa da conta no FIPLAN.
Sendo autorizado, a Unidade vir a DICOP e, com acompanhamento de um tcnico, efetuar
lanamento por meio de NLC, efetuando o pertinente ajuste.
12. Baixa de Adiantamento
A Diretoria de Finanas ou unidades equivalentes devero registrar no FIPLAN as respectivas baixas
de adiantamento, conforme disposto na Orientao Tcnica 14/2013, em sua verso mais
atualizada (verso 3.0 ou posteriores).
Inconsistncias Contbeis
A DICOP entrar em contato com as Unidades, nos casos de necessidade de ajustes contbeis.
Carga de Saldos e de Tabelas

A DICOP entrar em contato com as Unidades, nos casos de necessidade de realizar procedimentos
para carga de saldos e de tabelas.
Lista de Verificao para o Encerramento
Separadas por funcionalidades, segue abaixo a lista de verificaes (check list) para serem
efetuadas pelas unidades que executam no FIPLAN.
Nota de Proviso Oramentria NPO, Nota de Destaque NDD e Nota de

Reprogramao Financeira da Descentralizao Oramentria - NPD
Verificar ocorrncia de NPO/NDD sem a respectiva NPD;
Estornar as NPO/NDD que no possuem NPD registradas;
Verificar se existem NPD no encaminhadas e encaminh-las; e
Verificar saldo de dotaes recebidas por meio de NPO, entre UO diferentes, que no
foram empenhadas e devolver os saldos no utilizados por meio de NPO.
Pg. 44/64
Devoluo da Nota de Destaque - DND e Nota de Reprogramao Financeira

da Descentralizao Oramentria - NPD
Verificar saldo de dotaes recebidas por meio de destaque que no foram empenhadas;
Devolver os saldos no utilizados por meio de DND;
Verificar ocorrncia de DND sem a respectiva NPD registradas; e
Verificar se existem NPD no encaminhadas e encaminh-las.
IMPORTANTE: A Unidade Oramentria dever realizar as devolues de destaque e de proviso

(entre UO diferentes) antes que a Unidade recebedora da devoluo gere sua inscrio em RP.
Caso a Unidade Oramentria realize alguma NPO (entre UO diferentes), NDD e DND com sua
respectiva NPD, com Unidade de destino que j tenha inscrito RP, poder causar distores nos
relatrios que sero encaminhados ao TCE.
Cadastro da Despesa CDD

Verificar se existem SRD ou LID pendentes com a dotao de 2013 e estornar as SRD/LID
que no tiveram instrumentos cadastrados em 2013;
Autorizar os Termos Aditivos includos ou estorn-los.
Pedido de Adiantamento PAD e Baixa de Adiantamento - BAD

Verificar se existem PAD que no foram pagos (Relatrio de Pendncias RP);
Cancelar os PAD que no foram pagos em 2013;
Realizar a baixa dos adiantamentos j utilizados e prestado contas; e
Inscrever em responsabilidade os adiantamentos concedidos, em que o servidor no
efetivou a devida prestao de contas.
Pg. 45/64
Pedido de Empenho - PED

Estornar os PED que no foram autorizados (Relatrio de Pendncias RP); e
Cancelar autorizao dos PED autorizados e no empenhados. Depois estornar o PED
(Relatrio de Pendncias RP).
Empenho - EMP
Verificar o montante do saldo empenhado a liquidar, analisando a ocorrncia do fato
gerador ;
Estornar os saldos no liquidados dos EMP cujo fato gerador da despesa no ocorreu;
Estornar os EMP de Adiantamento no liquidados (Relatrio de Pendncias RP);
Analisar as divergncias de saldos dos EMP a liquidar com saldos de RPC e ADH associados
(Relatrio de Pendncias RP); e
Verificar os EMP de despesas j pagas cuja a regularizao no fora totalmente efetivada
no FIPLAN, finalizando o procedimento de execuo da despesa.
Registro do Passivo por Competncia - RPC

Verificar a real ocorrncia do fato gerador das despesas registradas em RPC,
especialmente nos perodos anteriores a outubro de 2013, que ainda no foram geradas
ADH;
Verificar os RPC associados a EMP sem saldo a liquidar ou com saldo totalmente liquidado
(Relatrio de Pendncias RP); e
Verificar se os RPC no associados a EMP tero indicativos de DEA (Funcionalidade
Vincular/Desvincular RPC/ADH como DEA) e estornar aqueles que no correspondem a
esse tipo de despesa.
Pg. 46/64
Registro e Autorizao do Documento Hbil RDH e ADH

Verificar se os ADH no associados a EMP tero indicativos de DEA (Funcionalidade
Vincular/Desvincular RPC/ADH como DEA) e estornar aquelas que no correspondem a
esse tipo de despesa.
Liquidao - LIQ
Verificar as LIQ de Adiantamento no pagas (Relatrio de Pendncias RP) e estornar; e
Verificar as LIQ de despesas j pagas cuja regularizao no fora totalmente efetivada no
FIPLAN, finalizando o procedimento de execuo da despesa.
Pagamento e Transferncias NOB ou NEX e ARR

Verificar a ocorrncia de repasse bancrio por meio de ARR com situao de pagamento
transmitido e no efetivado, e/ou no transmitido9;
Verificar NOE/NEX (desde que no seja regularizao) com situao de pagamento
transmitido e no efetivado, e/ou no transmitido10; e
Verificar se os pagamentos de outros bancos que no o Banco do Brasil foram
devidamente efetivados.
Saldos Patrimoniais
Identificar a ocorrncia de saldos nas contas de Ativo e Passivo contendo conta corrente
genrica 9999, e efetivar o devido ajuste, conforme Orientao Tcnica 004/2013
Baixar os saldos dos Restos a Pagar no Processados de 2012, cujo fato gerador no tenha
ocorrido, conforme Orientao Tcnica especfica. No caso de ocorrncia do fato gerador
da despesa, a unidade dever transferir o saldo por meio de NLA.11
Realizar procedimentos descritos na pgina 14 deste Manual

Realizar procedimentos descritos na pgina 15 deste Manual
10
Pg. 47/64
Realizar a conciliao fsico-contbil das contas, conforme OT 33/2013; e

Identificar a ocorrncia de saldos nas contas de Controle (ex: 89131000000, 89132000000,
79131000000, 79132000000, 72111010000, 82111010000), contendo conta corrente
genrica 9999, e efetivar o devido ajuste.
Etapas do Encerramento
O encerramento do exerccio ocorrer mediante as seguintes etapas:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Cancelamento dos Restos a Pagar no Processados de 2012;

Depurao dos saldos migrados do SICOF e das contas patrimoniais sem identificao;
Inscrio dos Restos a Pagar;
Passagem para ms contbil 13;
Apurao dos resultados;
Anlise dos relatrios; e
Impresso dos relatrios para envio ao TCE.
Cancelamento
Cancelamento dos RP no processados de 2012
As unidades gestoras executoras devero realizar o cancelamento dos RP no processados de 2012,

que no foram liquidados durante o exerccio de 2013, mediante procedimentos em Orientao
Tcnica especfica.
11
Os procedimentos de baixa de RP no processado de 2012 estaro em Orientao a ser divulgada antes do

encerramento do exerccio.
Pg. 48/64
Depurao
Depurao dos saldos migrados do SICOF e das contas
patrimoniais sem identificao
As Diretorias de Finanas ou equivalentes devero extrair o Balancete FIP 215-A para as contas de
Ativo e Passivo, identificar a existncia de saldos migrados do SICOF ainda sem identificao e
proceder aos ajustes necessrios conforme as Orientaes Tcnicas disponibilizadas na abertura do
exerccio.
A existncia de saldos no identificados no FIPLAN poder gerar inconsistncias nos relatrios que
sero encaminhados ao TCE. Ser de responsabilidade do Diretor de Finanas ou cargo equivalente
a ocorrncia de valores em contas contbeis no identificadas aps o encerramento do exerccio.
Durante o exerccio de 2013, a Gerncia de Controle e Orientao GECOR informou as Unidades
que detinham essas contas para que estas regularizassem os dados antes do fechamento.
Algumas contas de controle (natureza 8, a exemplo de 89131000000, 89132000000, 79131000000,
79132000000, 72111010000, 82111010000, contendo conta corrente genrica 9999), tambm
devero ser depuradas conforme orientao especfica.
Inscrio de Restos a Pagar
Os Restos a Pagar sero gerados em 2 etapas:

- Pr-inscrio
- Inscrio
A inscrio dos restos a pagar somente poder ser realizada aps sanadas as pendncias e
finalizada a pr-inscrio.
Passagem para o ms contbil 13
A Gerncia de Anlises e Operaes Contbeis GERAC ir proceder a essa rotina.
Pg. 49/64
Apurao dos resultados
As unidades iro executar a funcionalidade de Encerramento e Apurao do Exerccio, conforme

orientao.
Anlise dos relatrios
As unidades iro realizar os procedimentos conforme orientao especfica.
Pg. 50/64
Relatrios de Encerramento
Pg. 51/64
Pg. 52/64

Manual de Encerramento do Exerccio - Relatrios
Prestao de Contas
Ao final de cada exerccio financeiro, ou no encerramento de atividades da Unidade, ou ainda, por

falta de prestao de contas de agentes responsveis, o rgo deve preparar a sua prestao ou
tomada de contas.
O art. 93 do decreto-lei 200/67 e o art. 145 do decreto n 93.872/86 determinam que qualquer
pessoa que utilize dinheiros pblicos ter que justificar seu bom e regular emprego na
conformidade das leis, regulamentos e normas emanadas das autoridades administrativas
competentes.
Segundo o art. 80 do decreto-lei n 200/67, as atividades de tomada e prestao de contas
desenvolvem-se em quatro fases:
levantamento de dados e informaes atravs dos registros em livros e fichas contbeis,

balancetes e balanos, demonstrao das contas, inventrios e outros documentos;
compilao e anlise das informaes;
demonstrao dos resultados;
relatrio.
necessrio fazer a distino entre tomada de contas, prestao de contas e a tomada de contas
especial.
Tomada de contas
o processo elaborado pelo rgo de contabilidade analtica referente aos atos de gesto
oramentria, financeira e patrimonial, bem como guarda de materiais, bens e valores pblicos
sob a responsabilidade de agente responsvel.
A tomada de contas refere-se somente aos rgos da Administrao Direta e engloba todos os atos
de gesto do ordenador, inclusive os dos agentes responsveis pelo recebimento ou pagamento de
recursos, pela guarda ou administrao de valores e bens pblicos.
Prestao de contas
o processo elaborado e organizado pelo prprio agente responsvel ou pelos rgos de
contabilidade analtica da entidade da Administrao Indireta referente aos atos de gesto
oramentria, financeira e patrimonial da entidade.
Atividades e documentos obrigatrios
Os rgos ou unidades equivalentes, os fundos, as autarquias, as fundaes, as empresas estatais

dependentes, os agentes responsveis pela guarda e administrao de dinheiro, bem como as
Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes, no mbito das respectivas competncias devem
adotar os procedimentos tpicos de anlise, conciliao e ajuste das contas que afetam os
resultados financeiro, econmico e patrimonial do Estado, bem como daquelas cujos saldos sero
transferidos para o exerccio subsequente.
O mdulo anterior trata das anlises e informaes que os agentes e unidades mencionados acima
devero efetuar para fins do encerramento do exerccio. Aps toda verificao das Demonstraes
Contbeis, as unidades devero encaminhar, ao Tribunal de Contas do Estado da Bahia - TCE os
relatrios constantes, em sua da Resoluo n 12, de 1993, para que o mesmo efetue parecer,
aprovando ou reprovando suas contas.
importante lembrar que o exerccio do controle externo e de sua misso institucional deve ter o
apoio do controle interno, conforme determinao da Constituio Federal de 1988 e Estadual de
1989. Os responsveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade
ou ilegalidade, devem dar cincia ao respectivo Tribunal de Contas, sob pena de responsabilidade
solidria.
A Constituio do Estado da Bahia afirma que a fiscalizao contbil, financeira, oramentria,
operacional e patrimonial do Estado e dos Municpios, includa a das entidades da administrao
indireta, quanto legalidade, legitimidade, economicidade, aplicao das subvenes, renncia de
receitas, ser exercida pela Assemblia Legislativa, quanto ao Estado, e pelas Cmaras Municipais,
quanto aos Municpios, mediante controle externo e sistema de controle interno de cada Poder.
Deve prestar contas qualquer pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, que utilize, arrecade,
guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores pblicos ou pelos quais o Estado e os
Municpios respondam, ou que, em nome destes, assumam obrigaes de natureza pecuniria.
A LRF dispe o seguinte:
Art. 48. So instrumentos de transparncia da gesto fiscal, aos quais ser dada
ampla divulgao, inclusive em meios eletrnicos de acesso pblico: os planos,
oramentos e leis de diretrizes oramentrias; as prestaes de contas e o
respectivo parecer prvio; o Relatrio Resumido da Execuo Oramentria e o
Relatrio de Gesto Fiscal; e as verses simplificadas desses documentos.
Art. 49. As contas apresentadas pelo Chefe do Poder Executivo ficaro

disponveis, durante todo o exerccio, no respectivo Poder Legislativo e no rgo
tcnico responsvel pela sua elaborao, para consulta e apreciao pelos
cidados e instituies da sociedade.
O encaminhamento das Prestaes de Contas de administradores e ordenadores de despesas ao

TCE dever ser efetuado de acordo com as normas constantes da Resoluo TCE n 137, de 21 de
dezembro de 2000, alterada pela Resoluo TCE n 89, de 27 de novembro de 2002.
Pg. 54/64
As duas resolues dispem sobre a remessa de Prestaes de Contas de administradores e

ordenadores de despesas ao Tribunal de Contas do Estado da Bahia TCE. , portanto, de extrema
importncia a leitura e observao no disposto nessas resolues.
Os documentos exigidos pela Resoluo TCE n 137 so: Relao de Gestores do perodo, Relatrio
Circunstanciado de Atividades, Demonstrativo de Obras em Andamento e Concludas no perodo,
Demonstrativo de Licitaes realizadas no perodo, Demonstrativo dos Processos de Dispensas e de
Inexigibilidade de Licitao no perodo, Demonstrativo de Contratos Celebrados e em Vigor no
perodo, Demonstrativos de Convnios Celebrados e em Vigor no perodo, Relao das sindicncias
e dos inquritos instaurados no perodo, os respectivos resultados, Resultado(s) do(s) inventrio(s).
A Prestao de Contas poder ser efetuada via Internet ou CD ROM, de acordo com o desejo do
usurio (unidade). O responsvel pelo encaminhamento das informaes a serem remetidas ao
Tribunal dever proceder conforme as disposies das resolues j citadas.
A Resoluo TCE n 63 estabelece, em seu Art. 1, quais so os elementos informativos e de
controle que devero ser disponibilizados pelo Estado. Dentre outros, merecem destaque os incisos
mencionados a seguir:
Art. 1 - As prestaes de contas consolidadas e encaminhadas a este Tribunal a
partir de janeiro de 2004 devero conter, dentre outros que fizerem necessrios,
os seguintes elementos informativos de controle:
I Relatrio consolidado sobre o gerenciamento e a execuo dos planos,
programas,
gastos
investimentos
do
perodo,
inclusive
das
unidades
administrativas no que couber, contendo:

...
d) as Secretarias da Sade e da Educao devero apresentar, ainda, anlise da
aplicao da despesa, conforme os limites constitucionalmente estabelecidos;
e) a Secretaria da Fazenda SEFAZ, responsvel pela administrao do tesouro e
arrecadao das receitas, dever apresentar, ainda, os seguintes elementos:
perfil da dvida e anlise do comportamento evolutivo da receita em relao sua
previso, e demais elementos constantes do art. 58 da Lei Complementar n 101
de 04 de maio de 2000, Lei de Responsabilidade Fiscal;
f) a Secretaria da Administrao SAEB, responsvel pelo controle sistmico do
patrimnio, dever apresentar, ainda informaes quanto aos controles exercidos
sobre os bens mveis e imveis do Estado, bem como sobre sua preservao;
.......
IV As Secretarias gestoras dos Fundos Especiais devero apresentar os seguintes
elementos adicionais:
a)
plano de aplicao;
b)
relatrio de gesto do Fundo;
c)
pronunciamento do Conselho do Fundo Especial quanto aplicao dos
seus recursos;
Pg. 55/64
d)
demonstrativo de transferncia de recursos do Fundo mediante convnio
ou outros instrumentos a entidades diversas informando o encaminhamento das

respectivas prestaes de contas a este Tribunal, o resultado da anlise efetuada
pelo setor responsvel, a avaliao dos objetivos alcanados e seus impactos, com
indicao das unidades responsveis pela sua execuo.
.......
VIII relao de atos de admisso de pessoal realizados durante o exerccio findo,

fazendo indicar os processos encaminhados ao
Tribunal de Contas para exame, ou declarao de inexistncia de prtica de tais
atos;
IX demonstrativo de transferncias e recebimentos de recursos mediante

convnios, acordos, ajustes, termos de parceria ou outros instrumentos
congneres, ainda que a ttulo de subveno, auxlio ou contribuio, ocorridos,
firmados e/ou vigentes no exerccio, indicando:
a)
se as respectivas prestaes de contas j foram encaminhadas a este
Tribunal, o resultado da anlise efetuada pelo setor responsvel, avaliao dos

objetivos e seus impactos, e indicao das unidades responsveis pela sua
execuo;
b)
atraso ou irregularidade da prestao de contas, ou de alguma de suas
parcelas, bem como de utilizao de recursos em finalidade diversa da pactuada;

c)
os recursos destinados ao setor privado para cobrir necessidades de
pessoas fsicas ou dficits de pessoas jurdicas;

.........
XI Relao dos inquritos realizados e sindicncias instauradas com os
respectivos resultados, identificando os responsveis e se for o caso quantificao
do dano causado ao Errio, e as unidades onde ocorreram os fatos apurados;
........
XIV Certificado de Auditoria emitido pelo rgo de Controle Interno
competente, acompanhado do respectivo Relatrio contendo a anlise e avaliao
de todos os itens anteriormente indicados e outros itens julgados relevantes.
Alm das informaes constantes do Art. 1 desta Resoluo, o TCE exige ainda que, em se tratando
do SICOF e SRH (Sistema de Recursos Humanos), ou outros sistemas que venham substitu-los, as
bases de dados sejam disponibilizadas pelos rgos competentes da SEFAZ e SAEB, no prazo final
para a apresentao das prestaes de contas.
Pg. 56/64
Prestao de contas do Governador

A LRF dispe o seguinte:
Art. 56. As contas prestadas pelos Chefes do Poder Executivo incluiro, alm das
suas prprias, as dos Presidentes dos rgos dos Poderes Legislativo e Judicirio e
do Chefe do Ministrio Pblico, referidos no art. 20, as quais recebero parecer
prvio, separadamente, do respectivo Tribunal de Contas.
Art. 58. A prestao de contas evidenciar o desempenho da arrecadao em

relao previso, destacando as providncias adotadas no mbito da fiscalizao
das receitas e combate sonegao, as aes de recuperao de crditos nas
instncias administrativa e judicial, bem como as demais medidas para
incremento das receitas tributrias e de contribuies.
Compem a referida Prestao de Contas, os seguintes documentos: Balano Consolidado do

Estado; Relatrios de Atividades dos Chefes dos Poderes Executivo e Judicirio, do Ministrio
Pblico e da Defensoria Pblica, do Tribunal de Contas do Estado da Bahia e do Tribunal de Contas
dos Municpios, bem como de Relatrio Imobilirio do Estado.
O Balano Consolidado do Estado evidencia os resultados das gestes Oramentria, Financeira e
Patrimonial da Administrao, de forma consolidada, elaborado segundo as normas federais e
estaduais que regem a matria, em especial a Lei Federal n 4.320, de 17 de maro de 1964, sendo
os dados contbeis oriundos essencialmente do sistema oficial de Contabilidade do Estado.
O Relatrio Contbil, parte componente da Prestao de Contas, apresenta uma anlise mais
detalhada das informaes contbeis e fiscais, buscando o uso de uma linguagem de fcil
entendimento a todo cidado dos vrios segmentos da sociedade, inclusive com apresentao de
glossrio dos termos tcnicos utilizados. Alm disso, so utilizados grficos e tabelas para permitir
uma melhor visualizao dos dados constantes dos Balanos e demais Demonstraes Contbeis.
A Constituio Estadual de 1989 ainda dispe que atribuio do Governador do Estado da Bahia
prestar, anualmente, Assemblia Legislativa, dentro de quinze dias aps a abertura dos trabalhos
da sesso legislativa, as contas referentes ao exerccio anterior.
O Balano Consolidado do Estado da Bahia deve ser elaborado pela Secretaria da Fazenda,
enquanto que o Relatrio de Atividades do Governador ser elaborado pela Secretaria de
Planejamento.
Pg. 57/64
Pg. 58/64
Anexos do Manual de
Encerramento do Exerccio
Pg. 59/64
Pg. 60/64
Anexo I - Procedimentos e Prazos para o Encerramento de 2013

PROCEDIMENTOS E PRAZOS ESTABELECIDOS PARA O ENCERRAMENTO DO EXERCCIO DE 2013
RESPONSVEIS / PROCEDIMENTOS
DATAS LIMITE
1.
Unidades Gestoras
1.1
PAD Pedido de Adiantamento (incluir, Alterar e Autorizar);
13/dez
1.2
PED - Pedido de Empenho de Despesa de Adiantamento (Incluir, Alterar e
13/dez
Autorizar);
1.3
EMP Empenho de Despesas Relativas a Adiantamento (Incluir);
13/dez
1.4
PED - Pedido de Empenho de Despesas que no sejam de Adiantamento
16/dez
(Incluir, Alterar e Autorizar);

1.5
EMP - Empenhar despesas que no sejam relativas a Adiantamento
16/dez
(Incluir);
1.6
Pedido de Empenho de Despesas que no sejam de Adiantamento (Incluir,
17/dez
Alterar e Autorizar) SEC e FESBA;

1.7
EMP - Empenhar despesas que no sejam relativas a Adiantamento
17/dez
(Incluir) SEC e FESBA;

1.8
Empenho automtico;
1.9
Apresentar
Diretoria
20/dez
de
Finanas
ou
unidade
equivalente
da
26/dez
Administrao Direta e Indireta a comprovao dos recursos aplicados

relativos aos Adiantamentos recebidos;
1.10
TAD - Termo Aditivo (Alterar, Excluir e Incluir);
1.11
Efetuar a depurao dos empenhos/saldos a serem inscritos em Restos a
27/dez
03/jan/2014
Pagar e anular os empenhos/saldos que, por algum motivo, no devem

gerar Restos a Pagar;
1.12
BAD - Baixa de Adiantamento (Incluir);
03/jan/2014
1.13
RPC Reconhecimento do Passivo por Competncia (Incluir);
03/jan/2014
1.14
RDH Registro do Documento Hbil (Incluir e Alterar);
03/jan/2014
1.15
ADH Autorizao do Documento Hbil (Incluir);
03/jan/2014
1.16
Encaminhar Diretoria de Finanas ou unidade equivalente os documentos
08/jan/2014
relativos s conciliaes das contas bancrias;

1.17
PED e EMP de Despesa Relativa Folha de Pagamento.
08/jan/2014
Pg. 61/64
Unidade Oramentria
2.1
PMO Proposta de Modificao Oramentria (Incluir);
12/dez
2.2
PMD Replanejamento Financeiro;
17/dez
2.3
NPO Nota de Proviso Oramentria (Incluir);
17/dez
2.4
NDD - Nota de Destaque (Incluir);
17/dez
2.5
DND - Devoluo de Nota de Destaque (Incluir);
17/dez
2.6
CON Concesso para Empenho (Registrar e Autorizar).
17/dez
2.7
TAD Termo Aditivo (Autorizar / Estornar);
27/dez
Diretoria Geral ou unidade equivalente
3.1
Efetuar, no FIPLAN, os lanamentos de ajustes dos bens em uso e dos
13/dez
existentes em almoxarifado, com base nos inventrios analticos do

perodo de janeiro at novembro de 2013;
3.2
Efetuar, no FIPLAN, os lanamentos de ajustes dos bens em uso e dos
07/jan/2014
existentes em almoxarifado, com base nos inventrios analticos do ms

dezembro de 2013.
Diretoria de Finanas ou unidade equivalente
4.1
LIQ - Liquidao de despesa relativa a Adiantamento;
13/dez
4.2
NOB Nota de Ordem Bancria relativa a Adiantamento (Incluir);
13/dez
4.3
LIQ - Liquidao;
26/dez
4.4
NOB Nota de Ordem Bancria (Incluir);
26/dez
4.5
NOE Solicitao de Pagamento Extra Oramentrio ( Incluir e Alterar);
26/dez
4.6
NEX Nota de Ordem Bancria Extra Oramentria (Incluir);
26/dez
4.7
LIQ Liquidao SEC E FESBA;
27/dez
4.8
NOB Nota de Ordem Bancria (Incluir) SEC e FESBA;
27/dez
4.9
NOE Solicitao de Pagamento Extra Oramentrio (Incluir e Alterar)
27/dez
SEC e FESBA;
4.10
NEX Nota de Ordem Bancria Extra Oramentria (Incluir)
27/dez
SEC e FESBA;
4.11
Proceder anulao dos pagamentos(NOB/NEX) inconsistentes ou no
27/dez
efetivados para seu devido processamento;

4.12
Efetuar os lanamentos de receita;
07/jan/2014
4.13
Proceder s inscries pertinentes responsabilidade dos gestores e de
07/jan/2014
outros agentes responsveis por bens e valores pblicos (a exemplo de

adiantamento, diria e outros valores);
Pg. 62/64
4.14
LIQ - Liquidao (Relativa Folha de Pagamento);
08/jan/2014
4.15
NOB Nota de Ordem Bancria (Relativa Folha de Pagamento).
08/jan/2014
5.
Responsvel por Adiantamento e outros valores
5.1
Recolher, quando couber, as retenes relativas a ISS e IR Retido na Fonte
20/dez
referentes a pagamentos decorrentes de Adiantamentos;

5.2
Encaminhar, para a sua Unidade Gestora, cpia do DAM, da Nota Fiscal,
20/dez
Fatura ou Recibo de Prestao de Servios, para que esta providencie a

Declarao Mensal de Servios DMS;
5.3
Encaminhar Unidade Gestora uma relao dos contribuintes individuais
20/dez
contratados no ms, com a informao do nmero de sua inscrio no INSS

para que esta efetue o recolhimento do valor retido e da cota patronal;
5.4
Recolher s respectivas contas bancrias os valores referentes s
20/dez
devolues de vencimentos, adiantamentos, dirias e outros valores;

5.5
Comunicar Unidade Gestora os valores recolhidos, quando houver,
20/dez
encaminhando inclusive a via da Guia Especial de Recolhimento GER, a

Guia de Depsito Bancrio ou Documento de Arrecadao Estadual DAE;
5.6
Apresentar Unidade Gestora ou unidade equivalente da Administrao
20/dez
Direta e Indireta a comprovao dos recursos aplicados relativos aos

adiantamentos recebidos.
6.
Diretoria do Tesouro DEPAT
6.1
CON Concesso para Empenho.
7.
Diretoria da Contabilidade Pblica
7.1
Data limite para atendimento aos rgos e entidades relativo a
03/dez
12/dez
regularizao de pendncias anteriores a 30 de novembro de 2013;

7.2
Data limite para fechamento dos arquivos do FIPLAN.
16/ jan/2014
Obs. 1: Os adiantamentos para viagens e de carter secreto podero ser concedidos excepcionalmente aps a data
limite deste anexo desde que sejam comprovados at o dia 30/12/2013. Nestes casos, a execuo dever ser
autorizada, pela Secretaria da Fazenda, por meio da Superintendncia de Administrao Financeira.
Obs. 2: Os casos atpicos de interesse da Administrao sero analisados e resolvidos mediante a autorizao
expressa do Secretrio da Fazenda.
Pg. 63/64
Pg. 64/64

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