Cul es el monitoreo y la evaluacin?

Monitoreo es el proceso sistemtico de recolectar, analizar y utilizar informacin para

hacer seguimiento al progreso de un programa en pos de la consecucin de sus
objetivos, y para guiar las decisiones de gestin. El monitoreo generalmente se dirige a
los procesos en lo que respecta a cmo, cundo y dnde tienen lugar las actividades,
quin las ejecuta y a cuntas personas o entidades beneficia.

El monitoreo se realiza una vez comenzado el programa y contina durante todo el

perodo de implementacin. A veces se hace referencia al monitoreo como proceso,
desempeo o evaluacin formativa.

La evaluacin es una apreciacin sistemtica de una actividad, proyecto, programa,

poltica, tema, sector, rea operativa o desempeo institucional. La evaluacin se
concentra en los logros esperados y alcanzados, examinando la cadena de resultados
(insumos, actividades, productos, resultados e impactos), procesos, factores
contextuales y causalidad, para comprender los logros o la ausencia de ellos. La
evaluacin pretende determinar la relevancia, impacto, eficacia, eficiencia y
sostenibilidad de las intervenciones y su contribucin a la consecucin de resultados.
Una evaluacin debe proporcionar informacin basada en evidencia que sea creble,
fidedigna y til. Los datos de las conclusiones, recomendaciones y lecciones de una
evaluacin deben ser usados en los futuros procesos de toma de decisiones relacionados
con el programa.

El monitoreo y la evaluacin de iniciativas sobre la violencia contra mujeres y nias se

llevan a cabo en diversos niveles, dependiendo de las metas y objetivos del programa y
del alcance de actividades y estrategias diseadas o implementadas.

Por ejemplo, el monitoreo y la evaluacin seran diferentes para:

un programa de prevencin en una escuela
un programa de capacitacin en el uso sistemtico de protocolos de deteccin
en todo el sector salud
la implementacin de legislacin para erradicar la violencia domstica
una campaa de concienciacin dirigida a involucrar a los hombres
la institucionalizacin de una respuesta comunitaria coordinada

Monitorear significa seguir, acompaar, orientar y mantener el

comportamiento de las personas dentro de determinados lmites de
variacin. En una cultura democrtica y participativa, el control
externo se debe sustituir por el autocontrol y la autonoma de las
personas, orientados hacia metas y resultados que se deben alcanzar.

Monitorear significa acompaar esas operaciones y actividades, a fin

de garantizar que la planeacin se ejecute bien y que los objetivos se
alcancen de manera adecuada.
Los procesos de monitorear estn relacionados con la manera de
alcanzar los objetivos a travs de la actividad de las personas que
conforman la organizacin. En este aspecto, la funcin del staff del
DRH y la responsabilidad gerencial de lnea adquieren lmites ms
precisos. La funcin staff consiste en disear sistemas de recoleccin
y obtencin de datos para abastecer el sistema de informacin
gerencial que sirve de soporte a las decisiones gerenciales de lnea.
Los procesos de monitoreo se pueden enfocar de manera tradicional
cuando siguen el paradigma de la teora X (desconfianza respecto a
las personas, y control sobre su comportamiento), en un esquema de
control externo y rgido (al cual las personas se deben ajustar y deben
obedecer) que adopta una disposicin de fiscalizacin y vigilancia
(para obligar a las personas a obedecer), a travs de un cdigo de
disciplina severa (para limitar el comportamiento de las personas)
que impone restricciones y limitaciones (a fin de mantener la
dependencia

de

las

personas),

en

un

sistema

centralizado

(generalmente, administrado por el rgano de RH). Adems, la

organizacin privilegia un sistema de castigos y sanciones.
Por el contrario, los procesos de monitoreo pueden adoptar un
enfoque moderno, en la medida que siguen el paradigma de la teora
Y (confianza en las personas e incentivos a su comportamiento), en
un esquema de autocontrol y flexibilidad (concediendo a las personas
una posicin de libertad y autonoma (a fin de impulsar la iniciativa y
creatividad de las personas), y exige disciplina por consenso (dando a
las personas y a los equipos libertad para decidir) y da plena
autoridad y responsabilidad (para aumentar la participacin y el
compromiso de las personas), un sistema totalmente descentralizado
en las gerencias de lnea y en lo equipos de trabajo.

DEFINICIN DE MONITOREO

La teora de la planificacin del desarrollo define el seguimiento o

monitoreo como un ejercicio destinado a identificar de manera
sistemtica la calidad del desempeo de un sistema, subsistema o
proceso a efecto de introducir los ajustes o cambios pertinentes y
oportunos para el logro de sus resultados y efectos en el entorno. As,
el monitoreo permite analizar el avance y proponer acciones a tomar
para lograr los objetivos; Identificar los xitos o fracasos reales o
potenciales lo antes posible y hacer ajustes oportunos a la ejecucin.
Es el proceso que evala la calidad del control en el tiempo y permite
al sistema reaccionar en forma dinmica, cambiando cuando las
circunstancias as lo requieran. Se orienta a la identificacin de
controles dbiles, insuficientes o innecesarios y promueve su
reforzamiento
Segn Chiavenato, el monitoreo de personas es el proceso de
administrar

el

conocimiento

de

las

personas,

que

facilita

la

informacin de los trabajadores, para saber en donde se encuentra el

conocimiento dentro de la organizacin

FORMAS DEL MONITOREO

El monitoreo se lleva a cabo de tres formas: a) durante la realizacin

de actividades diarias en los distintos niveles de la entidad; b) de
manera separada por personal que no es el responsable directo de la
ejecucin de las actividades, incluidas las de control; y, c) mediante la
combinacin de ambas modalidades.
Llevar a cabo un monitoreo es vigilar, que el programa o proyecto no
se deteriore integral o parcialmente y se cumpla.
Implica determinar puntos en el tiempo para hacer evaluaciones,
aunque formalmente, es recomendable una evaluacin continua de
monitoreo

ELEMENTOS DEL PLAN DE MONITOREO

Un plan de monitoreo est compuesto por una secuencia de acciones

necesarias para la medicin y el anlisis del desempeo, dichas
acciones incluyen el desarrollo de un plan o enunciado, un esquema
de indicadores y un esquema de metas.

Plan o enunciado: esta parte describe la racionalidad o el

sentido que sustenta la iniciativa con respecto a la realidad que
se pretende modificar.
Dicho sentido se expresa en la manera en que se articulan las

actividades, los resultados, los objetivos y los efectos buscados.

Esquema de indicadores: cada objetivo, resultado o producto
son medidos por una serie de indicadores con sus valores
respectivos (unidades de medida), los responsables y las
fuentes para la recopilacin de los datos sobre el desempeo.
Algunas

veces

los

valores

de

los

indicadores

estn

desagregados en aspectos ms especficos. Por ejemplo: en el

indicador Nmero de alumnos promovidos, puede interesar
desagregarlos en: i) regin del pas; ii) nio o nia; iii) poblacin
indgena o no indgena.

Esquema de metas durante el perodo: este componente

permite identificar el comportamiento de los indicadores
durante un determinado perodo de tiempo a definir (trimestral,
semestral, anual etc.). Los indicadores pueden medirse o
cotejarse con referencia al pasado respecto a los valores de la
Lnea de Base, o bien a futuro, con respecto a las metas
definidas para el ciclo de tiempo definido.

PROCESO DEL MONITOREO

Captacin de datos, de las fuentes establecidas y posterior registro

en los instrumentos respectivos; Comparacin de los datos contra el
nivel esperado de cumplimiento; Decisin respecto de las acciones
correctivas o de retroalimentacin necesarias de acuerdo a la
informacin obtenida;

Implementacin que pondr en prctica las acciones correctivas o

de retroalimentacin.

AREAS DE MONITOREO

Las reas de monitoreo son: Financiera, administrativa y la de

sistemas de entrega.

El Monitoreo financiero,

Es donde los programas o proyectos implican el uso de insumos y

recursos humanos con costos establecidos. En la fase de planeacin
se determina el presupuesto base del programa que incluye rubros
como personal, equipos y materiales, espacios e instalaciones, viajes,
etc. Para el control presupuestal existen herramientas financieras
como los flujos de caja, ingresos y egresos mensuales. En el
monitoreo financiero, al igual que otros sistemas de monitoreo puede
ser analizado segn su capacidad de respuesta o adaptacin a cuatro
criterios centrales:
- Existencia de datos: En esta rea abunda la informacin ya que
es la ms controlada y sometida a sanciones administrativas e incluso
legales.
- Perioricidad: El control se expresa en ingresos y egresos con
base en cuentas anuales, mensuales e incluso diarias.
- Tipos de datos: Es una informacin de carcter secundario,
registrada con fines administrativos centrada en el control de caja,
item usual de todo seguimiento de presupuesto.
- Influencia en la toma de decisiones: El monitoreo financiero es
muy sensible a la toma de decisiones, por la dependencia central que

tiene un programa o proyecto de la disponibilidad oportuna de

recursos.

Monitoreo administrativo

En el Control administrativo es importante evaluar el contexto

institucional y las regulaciones o trmites de la organizacin que
acoge el programa. La evaluacin conlleva el cumplimiento de los
criterios administrativos racionales (pasos internos) de ajuste de
desempeo a la descripcin del cargo, niveles de productividad
aceptables o mnimos, sujecin a estatutos administrativos o de
contrato. El monitoreo administrativo permite detectar las posibles
necesidades de cambio organizacional.
- Existencia de datos: Los datos de monitoreo administrativo son
los que generalmente registra la oficina de personal de las
instituciones: descripcin de cargos, cumplimiento de funciones,
asistencia, tareas realizadas, evaluacin de cargos etc.
- Perioricidad: Es continua en el control de deberes y discontinua
en mediciones de autoevaluacin de cargos.
- Tipos de datos: Son de carcter secundario (control de
asistencia, de tareas, etc).

Sistema de entrega

Procesos

interactivos,

los

programas

proyectos

son

una

organizacin formal que activa procesos interactivos que tienen una

dinmica especfica no siempre bien prevista en la etapa de diseo.
Hay que evaluar, las relaciones entre quienes toman las decisiones y
grupos tcnicos y entre stos y el personal de apoyo. Estas relaciones
se pueden analizar a travs de los procesos de liderazgo, motivacin
y comunicacin.

- Existencia de datos: Se deben hacer evaluaciones de los

problemas presentados entre los grupos, especificando la frecuencia
de los mismos, ya que estos retrasan la ejecucin del proyecto.
- Perioricidad: No hay datos sistemticos, aunque se debe recurrir
a evaluaciones mensuales o anuales.
- Tipos de datos: La informacin es de tipo primario y se recoge
mediante cuestionarios semi estructurados, entrevistas dirigidas o
grupales.
El Monitoreo tiene vital Influencia en la toma de decisiones, la
sensibilidad a la toma de decisiones est en la relacin a nivel local y
autogestionaria

del

programa.

Organizacionalmente

se

deben

compatibilizar tres instancias que implican diferentes alternativas de

roles: Tomador de decisiones: es quien toma de decisiones segn
lgica administrativa, poltica o profesional; el grupo tcnico: Conflicto
de

roles,

estereotipos

profesionales,

estilos

burocrticos

vs.

Democrticos; y el personal de apoyo.

INDICADORES
Los indicadores son, sustancialmente, informacin utilizada para dar
seguimiento y ajustar las acciones que un sistema, subsistema, o
proceso, emprende para alcanzar el cumplimiento de su misin,
objetivos y metas. Un indicador como unidad de medida permite el
monitoreo y evaluacin de las variables clave de un sistema
organizacional,

mediante

su

comparacin,

en

el

tiempo,

con

referentes externos e internos.

Dos funciones bsicas son atribuibles a los indicadores: la funcin
descriptiva, que consiste en la aportacin de informacin sobre el
estado real de una actuacin o proyecto, programa, poltica, etc.; y la
funcin valorativa que consiste en aadir a la informacin
descriptiva un juicio de valor, lo ms objetivo posible, sobre si el

desempeo est siendo o no el adecuado, para orientar la posterior

toma de decisiones que hace parte del denominado ciclo de
monitoreo.
CARACTERSTICAS DE LOS INDICADORES

Medible:

Un

indicador

debe

ser

medible

en

trminos

cuantitativos o cualitativos. La mayor utilidad de un indicador

es poder hacer una comparacin entre la situacin medida y la
situacin esperada. Lo anterior, se facilita si durante la
planificacin, al formular los objetivos y fijar las metas, la
redaccin se hace de tal forma que sea posible su medicin

durante el monitoreo y la evaluacin.

Preciso: un indicador debe estar definido de forma precisa,
debe ser inequvoco, es decir, no permite interpretaciones o

dudas sobre el tipo de dato a recoger.

Consistente: Un indicador tambin debe ser consistente an
con el paso del tiempo. Si un indicador ha de proporcionar una
medida confiable de los cambios en una condicin de inters,
entonces es importante que los efectos observados se deban a
los cambios reales en la condicin y no a cambios en el propio

indicador.
Sensible: Finalmente, es cardinal que un indicador sea
sensible. Un indicador sensible cambiar proporcionalmente y
en la misma direccin que los cambios en la condicin o
concepto que se est midiendo.

MONITOREO

GESTION

DE

RECURSOS

HUMANOS.ubicado

en:

http://www.buenastareas.com/ensayos/Monitoreo-y-Gestion-DeRecursos-Humanos/1599968.html
RIVERA, O. Guatemala. Monitoreo e indicadores. Ubicado en :
http://www.oei.es/idie/mONITOREOEINDICADORES.pdf