PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PARA COLEGIOS PRIVADOS:

ESTUDIO DE CASO COLEGIO NUESTRA SEORA DE LA SABIDURIA

ILIANA GUZMN RAMREZ

Cd. 88061206

MARTHA LILIA PEDRAZA AMAYA

Cd. 88061209

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
ESPECIALIZACIN EN SISTEMAS DE INFORMACIN
Y GERENCIA DE DOCUMENTOS
BOGOT, D. C.
2006

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PARA COLEGIOS PRIVADOS:

ESTUDIO DE CASO COLEGIO NUESTRA SEORA DE LA SABIDURIA

ILIANA GUZMN RAMREZ

Cd. 88061206

MARTHA LILIA PEDRAZA AMAYA

Cd. 88061209

Proyecto de Investigacin II

DR. HCTOR ELAS PINZN TORRES

DOCENTE

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
ESPECIALIZACIN EN SISTEMAS DE INFORMACIN
Y GERENCIA DE DOCUMENTOS
BOGOT, D. C.
2006

Nota de aceptacin
__________________
__________________
__________________
__________________
__________________
__________________

_____________________________
Firma del Presidente del Jurado

_____________________________
Firma del Jurado

_____________________________
Firma del Jurado

Bogot D.C., 25 de Noviembre de 2006

CONTENIDO
Pg.
RESUMEN ..

INTRODUCCION ..... 2
1. MARCOS DE REFERENCIA ..

1.1 MARCO CONCEPTUAL ...

1.1.1 Beneficios de la gestin documental ...

1.1.2 Fases de un programa de gestin documental .. 7

1.1.2.1Investigacin preeliminar sobre la institucin y sus fuentes
documentales .. 7
1.1.2.2Compilacin de la informacin documental ... 7
1.1.2.3Anlisis e interpretacin de la informacin compilada ... 7
1.1.3 Estructura de un programa de gestin documental . 7
1.1.3.1Estructura bsica del PGD .. 7
1.1.3.2Planeamiento de la documentacin .. 8
1.1.3.3Conservacin y utilizacin de los documentos . 8
1.1.3.4Evaluacin y disposicin .. 8
1.2

MARCO LEGAL 8

2.

IDENTIFICACIN DE PROBLEMAS DE ACUERDO AL PGD 9

2.1

PRODUCCION .

2.2

RECEPCION, DISTRIBUCIN Y TRMITE 9

2.3

ORGANIZACIN ... 9

2.4

CONSULTA ..

10

2.5

CONSERVACIN

11

2.6

DISPOSICIN FINAL .

12

3.

DISEO DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ...

13

3.1

ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 13

3.2

CONSIDERACIONES BSICAS PARA EL DESARROLLO DEL

PGD . 21

CONCLUSIONES 23
GLOSARIO ... 24
BIBLIOGRAFIA 27

LISTA DE TABLAS
Pg.
Tabla 1
Tabla 2
Tabla 3
Tabla 4
Tabla 5
Tabla 6
Tabla 7
Tabla 8

14
15
16
17
17
18
19
20

LISTA DE ANEXOS
Pg.
Anexo A
Anexo B

28
49

RESUMEN
El Colegio Nuestra Seora de la Sabidura, es una establecimiento educativo, de
carcter privado, fundado en 1949, por la Congregacin Hijas de la Sabidura,
aprobado con Resolucin No. 2985 del 24 de septiembre de 1999. El Colegio se
encuentra ubicado en la localidad Rafael Uribe, calle 20 sur No. 11B-51 de
Bogota.
La Institucin guarda sus archivos desde los aos 1964 a 2006, en carpetas, AZ y
cajas; a la fecha no se ha realizado ningn tipo de clasificacin de la
documentacin que se tiene, ocasionando de esta manera prdida de la
informacin y demoras en la bsqueda. En el ao 2003 por el gran cmulo de
documentos se eliminaron archivos sin haber realizado seleccin de los mismos.
Desde su fundacin a 1964 no se tienen archivos o registros de la documentacin
que se posea en el Colegio.
Debido a esta situacin se recomienda la implementacin de un Programa de
Gestin Documental encaminado al buen manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida por la Institucin, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su produccin, trmite, utilizacin y
conservacin.

INTRODUCCION
Antecedentes. Si bien es cierto que a partir de la creacin del Archivo General de
la Nacin 1 y del establecimiento del sistema Nacional de Archivos 2 , se han
logrado significativos avances en el campo archivstico colombiano, es
preocupante que en las instituciones educativas de ndole privado no exista una
verdadera organizacin de los archivos existentes y que el acceso a la informacin
se dificulte. Es por esto que se hace necesario que se adopten polticas para su
produccin, recepcin, trmite, organizacin, conservacin, recuperacin y
difusin de la informacin como instrumento esencial para la toma de decisiones y
la preservacin de su patrimonio documental.
Esta situacin obedece entre otros factores a la falta de una cultura archivstica, a
la ausencia de pautas claras y precisas que permitan manejar con criterio
sistmico la informacin documental y a mltiples y variados problemas que se
desprenden de la carencia de personal idneo al frente de los archivos, del
desconocimiento de las normas legales y tcnicas que regulan los aspectos
propios de la gestin archivstica, a la insuficiencia de recursos econmicos y
fsicos que permitan adelantar programas especficos en este campo.
Ante este panorama se hace ineludible el rescate, la organizacin y
posicionamiento de los archivos de los distintos Colegios privados y en este caso
particular el del Colegio Nuestra Seora de la Sabidura donde se present una
propuesta de un Programa de Gestin Documental. El Colegio es una Institucin
educativa de carcter privado, fundada en 1949, por la congregacin Hijas de la
Sabidura, presentes en Colombia desde 1905, que ofrece el servicio pblico
educativo en jornada nica; funciona con aprobacin de estudios segn
Resolucin No. 2985 del 24 de septiembre de 1999, para todos los niveles y que
atiende la educacin formal en preescolar, bsica primaria, bsica secundaria y
media, en el calendario A.
La estructura organizacional del Colegio est conformada por la Rectora que es, a
su vez, la representante legal, el Consejo Directivo, el Consejo Acadmico, la
Administracin, los Coordinadores y los Jefes de Seccin.
Descripcin y delimitacin. La Institucin organiza los documentos en carpetas,
sin establecer series documentales y sin tablas de retencin. Sumado a esto, su
1

Archivo General de la Nacin: creado mediante la Ley 80 de 1989, es un establecimiento pblico

del Orden Nacional, adscrito al Ministerio de Cultura segn decreto 1126 de junio 29 de 1999,

Sistema Nacional de Archivos: Conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que

posibilitan la homogeneizacin y normalizacin de los procesos archivsticos. Reglamentado con el
Decreto 4124 de 2004.

disposicin final se realiza en un depsito inadecuado para la conservacin y

organizacin de los mismos, dificultando y retrasando as la bsqueda de
informacin.
Igualmente, no posee un archivo central, ya que los archivos existentes son de
gestin o de las oficinas productoras de los documentos, sin que hasta la fecha se
haya realizado un anlisis de dicha documentacin. Cada ao se abren nuevas
carpetas y las ya existentes son enviadas al archivo inactivo, relacionadas en
cajas.
Se manejan diferentes tipos documentales como actas, nmina, cuentas por
pagar, cuentas por cobrar, memorandos, circulares, certificados de estudios,
notas acadmicas, constancias laborales etc., archivados en carpetas en orden
cronolgico; las ya existentes son alrededor de 2000, incluido el archivo inactivo.
Por otra parte, no cuenta con el personal idneo para la administracin del
archivo, siendo las secretarias quienes realizan esa labor de manera rudimentaria;
se capacit a un Auxiliar Contable para que ayude en dicho proceso.
El domicilio del Colegio es la Ciudad de Bogot, ubicado en la Avenida Calle 20
Sur No.11B-51; su razn social es COLEGIO NUESTRA SEORA DE LA
SABIDURA, cuyo NIT. 860010524-0 y su representante legal, que es a la vez la
rectora, es nombrada por la Hermana Provincial.
La Pregunta de investigacin que planteamos para el caso del Colegio Nuestra
Seora de la Sabidura fue: Qu elementos del programa de gestin
documental son aplicables al Colegio Nuestra Seora de la Sabidura?
Justificacin. Con el presente trabajo de investigacin se dise una propuesta
de un Programa de Gestin Documental (PGD) encaminado al buen manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por la Institucin, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su produccin, trmite,
utilizacin y conservacin.
Un PDG permite tener una visin exacta y completa de las polticas, funciones,
programas y servicios de una entidad, lo cual se ve reflejado en un Sistema
Institucional de Archivos plenamente organizado y definido que garantiza el flujo y
disposicin de la informacin en forma gil y oportuna.
Dicho Programa de Gestin Documental permite tener una visin exacta y
completa de las polticas, funciones, programas y servicios de una entidad, lo cual
se ve reflejado en un Sistema Institucional de Archivos plenamente organizado y
definido que garantiza el flujo y disposicin de la informacin en forma gil y
oportuna.
3

El Objetivo general fue disear una propuesta de un Programa de Gestin

Documental para el Colegio Nuestra Seora de la Sabidura, encaminado al
mejoramiento y manejo integral de la documentacin.
Los Objetivos especficos nos permiten:

Realizar un diagnstico de la situacin archivstica actual.

Segmentar los problemas de acuerdo a los procesos del Programa de
Gestin Documental
Formular posibles soluciones a los problemas identificados
Dar a conocer a las Directivas de la Institucin la situacin encontrada y las
posibles soluciones a dichos problemas

Diseo metodolgico. La investigacin que se realiz fue de tipo diagnstico, ya

que se identificaron los problemas existentes en la labor archivstica de la
documentacin generada por las diferentes oficinas y se dio solucin mediante el
diseo de una propuesta de un programa de gestin documental (PGD)
Las Fuentes utilizadas para el proyecto se fundamentaron en:

Bibliografa acerca del tema de Gestin Documental

Entrevista a las directivas del Colegio
Entrevista al personal Administrativo (secretarias y cuerpo administrativo)
Visita al Archivo del Colegio

1. MARCOS DE REFERENCIA
1.1 MARCO CONCEPTUAL
La evolucin del trmino Gestin de Documentos se puede dividir en tres fases: la
primera fase la gestin de documentos se defini como la parte de la
administracin aplicada a la tramitacin de los documentos administrativos.
Posteriormente, se fueron agregando otros elementos a la definicin, ejemplo, el
Servicio del Archivo Nacional y Documentos de los Estados Unidos (NARA),
incluy dentro de la definicin, actividades gerenciales como la planificacin, el
control, la direccin y la organizacin a la creacin de documentos, su
mantenimiento y uso as como su eliminacin, ampliando la esfera de aplicacin
del trmino a todo el ciclo de vida del documento.
Segn James B. Rhoads

reconoce tres etapas en la gestin de documentos:

Creacin del documentos

Utilizacin y mantenimiento
Eliminacin del documento

Y considera como elementos indispensables para dicha gestin la automatizacin

y la reprografa.
De acuerdo con Roberg 4 (1992), la gestin de documentos se debe entender
como un sistema que tiene como objetivos principales la eficacia y la rentabilidad,
la cual define como el conjunto de las operaciones y de las tcnicas relativas a la
concepcin, el desarrollo, la implementacin y la evaluacin de los sistemas
administrativos necesarios, desde la creacin de los documentos hasta su
transferencia al archivo permanente.
El Programa de Gestin Documental (PGD) es un proceso archivstico sistemtico
encaminado al eficiente manejo y organizacin de la documentacin producida y
recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su produccin, trmite, utilizacin y conservacin.
Igualmente un PGD debe propender por:

La racionalizacin y normalizacin de la documentacin desde su

produccin hasta su destino final.

Rhoads, James B. La Funcin de la Gestin de Documentos y Archivos en los Sistemas

Nacionales de Informacin. Pars : UNESCO, 1983
4
Roberg, M. La Gestin de la informacin Administrativa. Par

El manejo integral de los documentos y de la informacin para la toma de

decisiones y la preservacin de la memoria institucional.

La integracin de los estamentos institucionales en torno a objetivos

comunes y a una poltica informativa total.

La evaluacin y valoracin de la documentacin para evitar la acumulacin

innecesaria de la informacin y la reduccin de costos en la produccin y
conservacin del acervo documental.

La simplificacin de trmites en los procesos administrativos con miras al

flujo normal y eficaz de la informacin.

Un PGD permite tener una visin exacta y completa de las polticas, funciones,
programas y servicios de una entidad, lo cual se ve reflejado en un sistema
institucional de archivos plenamente organizado y definido que garantiza el flujo y
disposicin de la informacin en forma gil y oportuna.
Por lo anterior, normaliza todas las fases de la gestin documental: produccin o
recepcin,
distribucin,
trmite,
consulta,
retencin,
almacenamiento,
recuperacin, preservacin y disposicin final (eliminacin o conservacin) de la
informacin institucional como recurso indispensable para la toma de decisiones y
la preservacin del patrimonio documental de la entidad.
1.1.1 Beneficios de la gestin documental. Entre los principales beneficios
que una organizacin puede esperar una vez implementado un PGD son:

Reduccin del volumen documental. Disminucin de documentos que se

producen en la organizacin, en particular aquellos documentos
considerados innecesarios o que no aportan ningn valor informativo o de
otra naturaleza.
Mejoras en la eficiencia administrativa. La revisin de los procesos
organizacionales permite reducir procesos innecesarios y muy complejos.

Incremento de la productividad organizacional. Aumento de la productividad

de los empleados, gracias a la racionalizacin de los documentos donde las
actividades se vuelven menos dependientes de la produccin, consulta,
validacin, archivo, etc., de documentos y facilitan la dedicacin a labores
propias del negocio.

Aprovechamiento de las tecnologas de la informacin. La aplicacin de los

conceptos de gestin documental permite un mayor aprovechamiento de las
6

tecnologas de la informacin y el mejor uso de los sistemas de informacin,

la ofimtica, la automatizacin de oficina, etc.

La gestin documental permite mejorar los niveles de rentabilidad de la

organizacin, por cuanto reduce costos operativos y aumenta la
disponibilidad de los recursos para ser invertidos en reas claves del
negocio, incluida la gestin de informacin.

1.1.2 Fases de un Programa de Gestin Documental. Para desarrollar un

Programa de Gestin Documental se deben realizar las siguientes fases:
1.1.2.1 Investigacin preeliminar sobre la Institucin y sus fuentes
documentales. Comprende la recoleccin de informacin sobre: la historia
institucional, desde su creacin hasta la actualidad; las disposiciones legales y
actos administrativos que han regulado las funciones y los cambios estructurales
de la entidad a travs de sus existencia; la normatividad tanto interna como
externa que afecta el desarrollo de las actividades propias de la Institucin; los
manuales de procedimiento que condicionan la aplicacin de las funciones, la
circulacin interna y externa de los documentos durante su produccin, trmite y
servicios.
1.1.2.2 Compilacin de la Informacin Documental. Esta fase consiste en el
levantamiento de los inventarios de los archivos de oficina en su estado natural, tal
como han sido formados por cada una de las unidades administrativas
productoras de documentos. Esto nos permite conocer el estado real de la
documentacin para definir ms adelante los criterios y procesos de clasificacin,
ordenacin, descripcin, trmite, produccin consulta que se establecen para la
informacin corriente y normalizacin.
1.1.2.3 Anlisis e interpretacin de la informacin compilada. Finalizada la
etapa de recoleccin de la informacin, se procede a su evaluacin, apoyndose
para ello en un grupo de trabajo interdisciplinario (especialista en Jurdica,
especialista en el rea Administrativa y un Archivista) que pueda conceptuar sobre
la importancia del documento y la informacin desde el punto de vista legal, fiscal,
administrativo, tcnico e histrico.
1.1.3 Estructura de un Programa de Gestiona Documental
1.1.3.1 Estructura bsica del PGD. El Programa de Gestin de Documentos se
recomienda estructurar en tres fases siguiendo las directrices de la UNESCO:
Produccin y Elaboracin de documentos, Utilizacin y Conservacin; Evaluacin
y Disposicin. Antes se debe contar con un rgano coordinador de la gestin de
documentos que garantice su adecuado desarrollo y a travs del cual se definan
7

las polticas generales de la gestin documental en cada organizacin y un

conjunto de directrices que faciliten el planteamiento de la documentacin.
1.1.3.2 Planeamiento de la documentacin. Comprende el conjunto de
directrices administrativas (polticas, normatividad, procesos para garantizar una
adecuada gestin de los documentos de los procesos de admisin y matrcula,
nmina, contratos, etc.
Produccin y elaboracin de documentos: directrices relativas a la produccin y
recepcin del documento: gestin de correspondencia, gestin del correo, gestin
de informes, etc.
1.1.3.3 Conservacin y utilizacin de los documentos. directrices relativas a
la adecuada conservacin de los documentos, su forma de almacenamiento,
condiciones de uso, privacidad de la informacin, etc.
1.1.3.4 Evaluacin y disposicin. Directrices sobre la valoracin de los
documentos con miras a su eliminacin sistemtica y peridica o su conservacin
definitiva con fines histricos y culturales. 5
1.2

MARCO LEGAL

Para el desarrollo de los proyectos archivsticos de cualquier ndole es

indispensable contar con el conocimiento de la normatividad aplicable a los
mismos, y las que rigen la regulacin de los Colegios como las normas aplicables
a la documentacin, ya que se constituye en su fundamento legal, bien sea para el
sostenimiento y desarrollo de los archivos, as para el tratamiento que se debe dar
a stos como centros de informacin.
La Ley 115 de 1994 Ley General de Educacin
La Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, en su TITULO V, GESTION DE
DOCUMENTOS y TITULO IX, ARCHIVOS PRIVADOS
El Decreto 4124 de 2004 CAPITULO II, ARCHIVOS PRIVADOS

ZAPATA, Carlos. Directrices para estructurar un programa de gestin de documentos en las

organizaciones. En : revista Cdice. Bogot. Vol. 2, No. 1 (ene. jun. 2005); p. 97-111

2. IDENTIFICACION DE PROBLEMAS DE ACUERDO AL PGD

Con base en la informacin y los datos obtenidos en los archivos del Colegio
Nuestra Seora de la Sabidura se identificaron los problemas a solucionar segn
los procesos del PGD, de igual manera se verificaron las condiciones y volmenes
existentes.
2.1 PRODUCCIN
La produccin de documentos como formatos, formularios no estandarizados y
duplicidad innecesaria de los mismos, evidencia el desconocimiento de normas
que regulen la gestin de la documentacin que se genera en la Institucin en
desarrollo de su misin, lo anterior si tenemos en cuenta que los documentos
sirven como instrumento probatorio.
2.2 RECEPCIN, DISTRIBUCIN Y TRMITE
Al no contarse con una oficina de Archivo y Correspondencia, la documentacin
no es controlada en todo su ciclo administrativo, ni se lleva un control de
radicacin de los documentos generados o recibidos ocasionando problemas en
los trmites y en la toma de decisiones.
Lo anterior, sumado a la carencia de tecnologa de informacin que faciliten el
registro y control de los documentos no permite evidenciar los documentos que
son prestados o los que tiene la Institucin en su ciclo de vida.
Es de destacarse el uso de e-mail en la gestin administrativa donde se requiere
de tecnologa adecuada para almacenar la informacin recibida o enviada por este
medio.
2.3 ORGANIZACIN
a. Carencia de criterios archivsticos en la organizacin de los documentos.
La Institucin no cuenta con mtodos de seleccin, clasificacin y descripcin
de los documentos lo cual afecta directamente a la organizacin documental.
Sumado a esto, hay un desconocimiento de la norma ICONTEC 4095 (Norma
general para la descripcin archivstica). (Ver fotografas 1 y 2)
Que tiene como consecuencia que no exista un sistema de descripcin
archivstico normalizado.

b. No hay una estructura de conformacin de Series Documentales.

Desconocimiento del procedimiento para guardar y ordenar las series
documentales por la falta de personal idneo. Aunque se est documentando
la estructura organizacional y las funciones de cada departamento con el
objetivo de mejorar el desempeo institucional. (Ver fotografa 3)
c. Carencia de la taxonoma de informacin al no permitir la consulta y uso
de la informacin. Debido a la no estandarizacin de los tipos documentales
utilizados en la entidad y a la falta de capacitacin del personal.
d. Carencia de inventario de los archivos. No se cuenta con un registro
detallado de los expedientes que se conservan en el depsito de archivo
central 6 y en las oficinas (archivo de gestin).
e. Carencia de tablas de retencin documental. No se cuenta con un
instrumento que permita regular el ciclo de vida de los documentos para la
identificacin de las series y tipos documentales en la entidad.
f. Falta de codificacin y rotulacin de los documentos. Desconocimiento de
la metadata necesaria para generar un ficha tcnica o rtulo de documentos;
esta informacin puede ser obtenida manualmente pero sera un proceso
dispendioso y costoso de realizar. (Ver fotografas 4 y 5)
2.4 CONSULTA
a. Dificultad en el acceso a la documentacin. Por falta de una herramienta de
control y consulta adecuada debido a una previa organizacin, clasificacin,
identificacin de series documentales y por ende la elaboracin de las tablas
de retencin, se dificulta la ubicacin exacta de los documentos y se incurre en
la demora de las bsquedas de cualquier documento requerido. (Ver
fotografas 6 y 7)
b. Carencia de tecnologas de informacin. Por la falta de un PGD es
completamente obsoleto implementar tecnologas de informacin, ya que estas
herramientas por si solas no permiten la solucin de los problemas
documentales de la entidad.

El trmino central, hace referencia al lugar del archivo donde se almacenan los documentos que
estn semiactivos.

10

2.5 CONSERVACIN
a. No hay criterios de seleccin, conservacin y eliminacin de la
documentacin. Por la carencia de las tablas de retencin se estn
conservando documentos que no son esenciales ni utilizados en el
funcionamiento de la entidad. (Ver fotografa 8)
b. Medios de almacenamiento inadecuados. Al no contar con un PGD no se
ha podido implementar medios de respaldo tales como microfilmacin,
conservacin de documentos en medios electrnicos y preservacin
documental que aseguren la memoria institucional. (Ver fotografas 9, 10 y 11)
c. Instalaciones y condiciones fsicas inadecuadas. El depsito con el que
cuenta la entidad no cumple con las condiciones mnimas para albergar
adecuadamente el archivo existente, debido al desconocimiento del Acuerdo
049 de 2000, que establece las condiciones de edificios y locales destinados a
archivos.
A continuacin se presenta la siguiente tabla que describe las condiciones fsicas
y ambientales en que se encuentra el depsito de archivo de la Institucin:
ASPECTO

CANTIDAD

Espacio Fsico

Estantera

10

ASPECTO

Infraestructura y
condiciones
ambintales

CANTIDAD

TIPO

CONSERVACION

No se cuenta con un depsito

adecuado para el traslado de la
documentacin (ver fotografa 12)
Se cuenta con estantes de puertas
corredizas, y archivadores de
Metlica y cajones. La distribucin no es
adecuada, no estn sujetos a la
madera
pared o al techo y en caso de
siniestro se podran caer. (ver
fotografas 13 y 14)

40 mts2

TIPO

CONSERVACION

Hay una sola puerta de acceso.

Al ser el techo de tejas de zinc
Pisos,
permite filtraciones de agua,
muros,
altas o bajas temperaturas, que
techos,
pueden ocasionar deterioro o
puertas y prdida de los documentos. Los
ventanas pisos son de de cermica lo que
11

Seguridad

Condiciones de
almacenamiento

Extintores

20

Otros aspectos

2.6

Cajas

Ubicacin

facilita mantener el sitio limpio,

los muros son de concreto lo
que permite estabilidad al sitio.
No hay control de la iluminacin
lo cual puede causar daos de
decoloracin y envejecimiento
de
los
documentos.
(ver
fotografa 15)
No se dispone de extintores ni
de alarmas de incendio, que
puedan prevenir
estados de
riesgo o prdida total de la
documentacin que se tiene
Los
documentos
son
almacenados en cajas que no
son
las
apropiadas
para
archivos, ocasionando daos en
los documentos. De igual
manera se guardan elementos
que no corresponden al archivo.
(ver fotografas 16 y 17)
El depsito de archivo est muy
retirado
de
las
oficinas,
ocasionando prdida de tiempo
en
la
bsqueda
de
la
informacin.

DISPOSICIN FINAL

Debido a la falta de criterios en la organizacin del archivo no se cuenta con

procesos de disposicin final (destruccin fsica, conservacin, traslado a otro
sistema de almacenamiento, transferencia a otra unidad) que brinden economa y
eficiencia a la Institucin

12

3. DISEO DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL PARA EL

COLEGIO NUESTRA SEORA DE LA SABIDURA
Un programa de Gestin Documental est encaminado a conseguir la economa y
la eficacia de las operaciones con vista a la creacin, mantenimiento, utilizacin y
por ltimo la eliminacin de los documentos o su conservacin definitiva durante
su ciclo de vida 7 .
3.1 ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
Segn el Consejo Internacional de Archivos, define record management, y por lo
tanto gestin de documentos, como el rea de gestin administrativa general
relativa a conseguir economa y eficacia en la creacin, mantenimiento, uso y
disposicin de los documentos 8 .
Por ende un Programa de Gestin Documental est enfocado a normalizar todas
las fases de la gestin documental: produccin o recepcin, distribucin, trmite,
consulta, retencin, almacenamiento, recuperacin, preservacin y disposicin
final (eliminacin o conservacin) de la informacin institucional como recurso
indispensable para la toma de decisiones y la preservacin del patrimonio
documental de la entidad.
Est es una expresin grfica del ciclo del PGD:
Produccin
Disposicin
Final

Recepcin

GESTIN
DOCUMENTAL

Conservacin

Distribucin

Trmite

Consulta
Organizacin

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Gestin Documental: bases para la elaboracin de un programa.Bogot: El Archivo, 1996.
8
LLANSO SANJUAN, Joaquim. Los modelos de gestin de documentos. La gestin de documentos como
record management. En: Revista Cdice. Bogot. Vol.2, No.2 (jul. dic. 2006); p. 41.

13

Para la elaboracin de un Programa de Gestin Documental se deben cumplir las

siguientes etapas:

Investigacin preliminar sobre la Institucin y sus fuentes documentales

Anlisis e interpretacin de la informacin compilada.

Analizada la informacin recolectada permitir la elaboracin del plan de trabajo

archivstico para el diseo de un Programa de Gestin Documental, el cual
comprende las siguientes fases:

Identificacin de las series y subseries, que permitan estructurar un sistema

de clasificacin del archivo.

Las series documentales que se identifiquen se deben codificar de acuerdo

con las funciones especficas de la oficina productora, ya que pueden existir
series semejantes en oficinas diferentes.

Las oficinas productoras que tengan un cdigo preestablecido por acto

administrativo de la entidad se respetar.

Una vez identificadas las series y subseries se elabora un ndice alfabtico

consolidado por cdigos de series y subseries con el fin de identificar series
semejantes, homnimas, sinnimas, etc., y normalizar terminologa, cdigos,
escritura, etc.

Identificacin de los tipos documentales, que conforman los expedientes.

A continuacin se presentar los cuadros explicativos de los procesos y

actividades del programa de gestin documental:

14

Tabla No. 1 Proceso de produccin de documentos: comprende la generacin de

documentos en cumplimiento de las funciones.

PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

ACTIVIDADES
Establecer medios y tcnicas de
produccin de documentos.
Determinar y seleccionar
soportes
documentales.
Determinar dimensiones, calidad y tipos de
soportes.
1. Creacin y diseo de documentos
Formular
instrucciones
para
el
diligenciamiento de los formularios.
Determinar el uso y finalidad de los
formularios.
Garantizar el adecuado uso de la
reprografa.
Identificar las dependencias productoras.
Definir tipologas documentales, formatos y
formularios segn la Tabla de Retencin
Documental.
Determinar formatos preimpresos y
2. Normalizacin de la produccin plantillas predeterminadas.
documental
Establecer directrices relacionados con el
nmero de copias.
Mantener un control de la produccin de
nuevos documentos.
Determinar la periocidad de la produccin
documental.
PROCEDIMIENTO

15

Tabla No. 2 Proceso de recepcin de documentos: comprende operaciones de

verificacin y control que una Institucin debe realizar para la admisin de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.

RECEPCIN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

1. Registro de documentos

2. Registro de documentos

ACTIVIDADES
Recibir documentos oficiales.
Definir medios de recepcin: mensajera,
fax, correo electrnico, pgina Web.
Verificar y confrontar los folios, copias,
anexos, firmas.
Dejar constancia de recibo (sello, reloj
radicador)
Conformar
el
consecutivo
de
comunicaciones oficiales despachadas.
Asignar un nmero consecutivo, fecha y
hora.
Imprimir rtulo de radicacin.
Relacionar los documentos recibidos y
enviados.
Registrar impreso de planillas de radicacin
y control.
Elaborar estadsticas.

16

Tabla No. 3 Proceso de distribucin de documentos: actividades tendientes a

garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

1.Distribucin de documentos
recibidos

2.Distribucin de documentos
internos

3.Distribucin de documentos
enviados

ACTIVIDADES
Identificar dependencias y determinar su
competencia.
Clasificar comunicaciones oficiales y de
apoyo.
Organizar los documentos en buzones o
casilleros.
Enrutar los documentos a la dependencia
competente.
Reasignar documentos mal direccionados.
Registrar la entrega de documentos
recibidos.
Identificar dependencias.
Enrutar los documentos a la dependencia
competente.
Registrar la entrega de documentos
internos.
Definir los medios de distribucin: personal,
fax, correo electrnico, apartado areo,
trmite en lnea.
Controlar el cumplimiento de requisitos del
documento.
Verificar la firma de guas y planillas de
entrega.
Mantener control de devoluciones.
Organizar la mensajera externa.
Registrar el envo de documentos.

17

Tabla No. 4 Proceso de trmite de documentos: comprende el curso del

documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin
administrativa.

TRMITE DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES
Confrontar y diligenciar planilla de
control y ruta de trmite.
Identificar el trmite.
1. Recepcin de solicitud o trmite
Determinar la competencia.
Definir los periodos de vigencia y
tiempos de respuesta.
Analizar los antecedentes y compilacin
de informacin.
2. Respuesta
Preparar y proyectar trmite de
respuestas.
Tabla No. 5 Proceso de organizacin de documentos: conjunto de acciones
orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una
Institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.

ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO

1.Clasificacin documental

ACTIVIDADES
Determinar la necesidad y precisin
de la consulta.
Determinar la competencia de la
consulta.
Establecer las condiciones de
acceso.
Disponer de la informacin en
trminos de restricciones por reserva
o por conservacin.
Elaborar reglamento de consulta.
18

ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO
2.Ordenacin documental

3.Descripcin documental

ACTIVIDADES
Mantener disponibilidad sobre los
expedientes.
Disponer de fuentes de informacin.
Establecer herramientas de consulta.
Ubicar debidamente los documentos.
Disponer de Infraestructura para los
servicios de archivo.
Disear sistemas de registro y control
de prstamo.
Implementar el uso de formatos para
el control de la devolucin.
Implementar medios manuales o
automticos para la localizacin de
informacin.

Tabla No. 6 Proceso de consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo

de documentos con el fin de conocer la informacin que contiene.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

1.Formulacin de la consulta

2.Ordenacin documental

ACTIVIDADES
Determinar la necesidad y precisin
de la consulta.
Determinar la competencia de la
consulta.
Establecer las condiciones de
acceso.
Disponer de la informacin en
trminos de restricciones por reserva
o por conservacin.
Elaborar reglamento de consulta.
Mantener disponibilidad sobre los
expedientes.
Disponer de fuentes de informacin.
19

CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

3.Descripcin documental

ACTIVIDADES
Establecer herramientas de consulta.
Ubicar debidamente los documentos.
Disponer de Infraestructura para los
servicios de archivo.
Disear sistemas de registro y control
de prstamo.
Implementar el uso de formatos para
el control de la devolucin.
Implementar medios manuales o
automticos para la localizacin de
informacin.

Tabla No. 7 Proceso de conservacin de documentos: Conjunto de medidas

preventivas o correctivas para garantizar la integridad fsica y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su contenido.

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO

1.La implantacin del sistema

integrado de conservacin

ACTIVIDADES
Sensibilizar y toma de conciencia.
Reproducir, duplicar y migrar la informacin.
Inspeccionar
el
mantenimiento
de
instalaciones.
Controlar las condiciones ambientales.
Mantener la limpieza de las instalaciones.
Controlar las plagas.
Almacenar, realmacenar y empastar.
Elaborar un plan de prevencin de desastres.
Disear planes de contingencia (copias de
seguridad, proteccin en incendios, robos,
inundaciones,
catstrofes,
naturales,
atentados, guerra).

20

Tabla No. 8 Proceso de disposicin de documentos: Decisin resultante de la

valoracin en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las tablas
de retencin y/o tablas de valoracin documental, con miras a la conservacin
total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin de la informacin.

DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO
1.Conservacin total

2.Eliminacin de documentos

3.Seleccin documental

ACTIVIDADES
Recibir las transferencias secundarias.
Organizar los
documentos para
disponerlos al servicio de los usuarios.
Conservar y preservar los documentos.
Aplicar lo estipulado en la Tabla de
Retencin o Tabla de Valoracin
Documental.
Avalar los procesos por el Comit de
Archivo.
Elaborar actas y determinar los
procedimientos.
Aplicar mtodo elegido.
Seleccionar
documentos
para
conservacin total y/o reproduccin en
otro medio.

Cumplidas las anteriores etapas para lograr su implementacin, se deben asignar

responsabilidades y roles para que las personas involucradas sean parte activa
del proceso, asumiendo compromisos que permitan cumplir los objetivos trazados,
asegurando que las operaciones y los programas de la organizacin sean
eficientes y eficaces en su ejecucin. Esta meta se consigue proporcionando
liderazgo y orientacin al personal de la organizacin.
3.2 CONSIDERACIONES BSICAS PARA EL DESARROLLO DEL PGD:

Aspectos administrativos: Contempla las situaciones administrativas de la

gestin de documentos a partir de PHVA (planear, hacer, verificar y actuar)
donde se debe partir de la identificacin del problema, observacin, anlisis,
plan de accin, accin, verificacin, estandarizacin y conclusin.
Adicionalmente se debe definir un equipo de trabajo responsable de liderar el
21

PGD y la implementacin de las acciones, para ello de debe asignar roles y

responsabilidades.

Aspectos econmicos: Hace relacin al anlisis de situaciones de tipo

econmico donde implica precisar los recursos tecnolgicos, presupustales
y de personal que se requieren para el desarrollo del PGD. Para ello se
requiere:

Planificacin de recursos
Estimacin de costos
Asignacin de presupuesto
Control de Costos

Aspectos archivsticos: Son considerados la base del programa, ya que es

indispensable
conocer la normatividad archivstica aplicables a la
documentacin, constituyendo el fundamento legal para el sostenimiento y
desarrollo de los archivos. Por tal razn, se debe:

Disear procesos, directrices e instructivos para la ejecucin del PGD.

Establecer conceptos generales de la clasificacin y organizacin de los
documentos.
Adopcin e implementacin de las Tablas de Retencin.
Establecer indicadores de control.

22

CONCLUSIONES
Es de vital importancia que en el Colegio Nuestra Seora de la Sabidura se
implemente un Programa de Gestin Documental, encaminado a la organizacin y
preservacin del acervo documental que la Institucin tiene a la fecha como reflejo
de la gestin administrativa.
Por otra parte, el implementar un Programa de Gestin Documental que brinde las
pautas para la organizacin de los archivos, respondiendo a las polticas,
principios, normas y procedimientos archivsticos establecidos por el Archivo
General de la Nacin, de tal forma que los archivos se conviertan en centros de
informacin, bsicos para la gestin administrativa al servicio de una comunidad y
para preservacin de la memoria Institucional.
Al desconocer las normas y especificaciones que regulan los archivos, depsitos
(ubicacin, estructura orgnica, estructura fsica), inmobiliario, etc. , el Colegio ha
dispuesto un sitito que no cumple con las normas establecidas para el depsito de
los documentos. Es necesario que la Institucin adecue un espacio con los
requerimientos bsicos para transferir sus archivos.
Se hace necesario contratar a una persona experta en archivo, que lidere,
coordine y mantenga la implementacin de acciones encaminadas a la
conservacin y buen manejo de los archivos de la Institucin.

23

GLOSARIO
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS: operaciones administrativas y tcnicas
relacionadas con la planeacin, direccin, organizacin, control, evaluacin,
conservacin, preservacin y servicios de todos los archivos de una Institucin.
ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS: metodologa destinada a planear,
dirigir y controlar la produccin, circulacin, conservacin, uso, seleccin y
disposicin final de los documentos de archivo con el propsito de lograr
eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita
el tratamiento de los fondos desde su creacin hasta su depsito definitivo en
el archivo histrico.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO: unidad administrativa donde se agrupan

documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la
entidad respectiva, una vez finalizado su trmite, que sigue siendo vigente y objeto
de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO DE GESTIN: es aquel en el que se rene la documentacin en trmite
en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y
consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO: conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material
producidos o recibidos por persona fsica o moral, organismo pblico o privado en
el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus
sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una Institucin de
archivos competente en razn de su valor archivstico.
CLASIFICACIN DOCUMENTAL: labor intelectual por la cual se identifican y
establecen las series documentales que componen cada fondo.
CONSERVACION DE DOCUMENTOS.: conjunto de medidas tomadas para
garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de
intervencin directa.
CONSULTA DE DOCUMENTOS: derechos de los usuarios de la entidad
productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la
informacin contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los
mismos.
COPIA: reproduccin puntual de otro documento.
CORREO ELECTRNICO: es el proceso de elaborar, enviar y distribuir las
diversas comunicaciones a travs de medios electrnicos.
DEPURACION: operacin por la cual se separan los documentos que tienen valor
permanente de los que no lo tienen.
DESCRIPCION DOCUMENTAL: es el proceso de anlisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan
su identificacin, localizacin y recuperacin de su informacin para la gestin o la
investigacin.
Dicho plan contiene las medidas tcnicas, humanas y organizativas necesarias
para garantizar la continuidad del negocio y las operaciones de una compaa.
24

DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS: seleccin de los documentos en

cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservacin temporal, permanente
o a su eliminacin.
DOCUMENTO: es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o
privadas, registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte
(papel, cintas, discos magnticos, pelculas, fotografas, etctera) en lenguaje
natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un
soporte.
Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por
varios que forman un expediente o documento de archivo.
ELIMINACION: es la destruccin de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa.
EXPEDIENTE: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que
constituyen una unidad de conservacin de archivo.
GESTIN DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida o recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
INVENTARIO: describe un fondo, seccin o coleccin a travs de las series
documentales que lo componen y adems de contener los datos de la gua
especfica, se deber consignar los nombres de las series, las fechas extremas
(anotando, tambin, aos predominantes o lagunas cronolgicas) resumen del
contenido de cada serie y ubicacin topogrfica de las mismas (nmero de caja,
estante, expedientes, folios).
ISAD (G)- NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIN
ARCHIVSTICA: norma que estandariza la descripcin de los archivos con la
finalidad de asegurar la creacin de descripciones coherentes, apropiadas e
inteligibles por s mismas; facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin
sobre documentos de archivo y posibilitar la integracin de descripciones de
diferentes archivos en un sistema unificado de informacin. En 1993 fue aprobada
por el Consejo Internacional de Archivos en Estocolmo, Suecia.
La normalizacin es un pacto plasmado en un documento tcnico, mediante el
cual fabricantes, consumidores, usuarios y administracin acuerdan las
caractersticas tcnicas que debern reunir un producto o servicio.
METADATA: los metadatos (meta griego despus de que y datos latinos
informacin) son los datos que describen un solo sistema de datos. Los meta
datos son de inters especial en varios campos de la informtica, e. g.
recuperacin de datos y la tela semntica.
Mtodos utilizados para asegurar la durabilidad fsica de los documentos, por
medio de controles efectivos incluyendo los atmosfricos.
25

NORMALIZACIN: es la actividad que pretende establecer un proceso por el cual

se unifican criterios respecto a determinadas materias y se posibilita la utilizacin
de un lenguaje comn en un campo de actividad concreto.
ORDENACIN DOCUMENTAL: ubicacin fsica de los documentos dentro de
las respectivas series en el orden previamente acordado.
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS: proceso archivstico que consiste en el
desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los
documentos de una entidad.
PLAN DE CONTINGENCIA: es un instrumento de gestin para el buen gobierno
de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones en el dominio del
soporte y el desempeo.
PRODUCCION DOCUMENTAL: recepcin o generacin de documentos en una
unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
REPROGRAFIA: conjunto de procedimientos destinados a la multiplicacin
fototcnica y la policopia de documentos, mediante tcnicas como la fotografa, la
fotocopia y el microfilm.
SERIE DOCUMENTAL: conjunto de tipos documentales de estructura y
contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especfica. Ej. El conjunto de actas,
resoluciones, contratos etc.
SUBSERIE DOCUMENTAL: son todas aquellas subdivisiones que se desprenden
de las series y que renen documentos de estructura y contenido homogneos
conformando los expedientes.
TAXONOMIA: (del griego , taxis, "ordenamiento", y , nomos, "norma" o
"regla") es la ciencia y el arte de la clasificacin.
TIPO DOCUMENTAL: son todas aquellas piezas o unidades documentales que
produce o recibe una unidad administrativa y que van a conformar los
expedientes, stos a su vez integran la respectiva serie documental.
UNIDAD DOCUMENTAL: unidad de anlisis en los procesos de identificacin y
caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est
constituida por un slo documento o compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente.

26

BIBLIOGRAFIA
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Reglamento General de
Archivos. Bogot : Archivo General de la Nacin, 1994.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Gestin documental: Bases
para la elaboracin de un programa de gestin documental. Bogot: Archivo
General de la Nacin, 1996.
-. Compendio Tesis y otros trabajos de grado. Bogot : ICONTEC, 2004.
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivstica General Teora y Prctica.
Sevilla : 1993. 512 p. : il.

6 ed.

IZA CASTRO, Jairo Guillermo; RENDON ACEVEDO, Jaime Albero. Gua para la
formulacin y presentacin de proyectos de investigacin. Bogot : Universidad
de la Salle, 2005.
LLANSO SANJUAN, Joaquim. Sistema archivstico y modelos de gestin de
documentos en el mbito internacional (parte 1). En : revista Cdice. Bogot:
Vol. 2, No. 1 (ene. jun. 2006); p. 53-87
MEJIA, Myriam y otros. Gua para la implementacin de un programa de gestin
documental. Bogot : 2005
RHOADS JAMES, B. La funcin de la gestin de documentos y archivos en los
Sistemas Nacionales de Informacin. Pars : UNESCO, 1983.
ROBERGE, M. La gestin de la informacin administrativa. Pars, 1992.
ZAPATA, Carlos. Directrices para estructurar un programa de gestin de
documentos en las organizaciones. En : revista Cdice. Bogot. Vol. 2, No. 1
(ene. jun. 2005); p. 97-111

27

ANEXOS

ANEXO A

PROPUESTA DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PARA EL COLEGIO NUESTRA SEORA DE LA SABIDURA

ILIANA GUZMN RAMREZ

MARTHA LILIA PEDRAZA AMAYA

INFORME FINAL

HNA. LAURA MARTINEZ MARTINEZ

Rectora
HNA. RUTH DARY PALACIOS
Administradora

BOGOT, D.C.
2006

TABLA DE CONTENIDO
Pg.

INTRODUCCION

....................

1.

OBJETIVOS ............................

1.1

OBJETIVO GENERAL

.............................................................

1.2

OBJETIVOS ESPECIFICOS .....................................................

2.

ALCANCE .................................................................................

3.

DESCRIPCION METODOLOGICA ...........................................

4.

DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ARCHIVISTICA ...

4.1

PRODUCCION ..........................................................................

4.2

RECEPCION, DISTRIBUCION Y TRAMITE ............................

4.3

ORGANIZACIN .....................................................................

4.4

CONSULTA .............................................................................

4.6

DISPOSICION FINAL ..............................................................

5.

DISEO DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ... 10

5.1

ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL .. .

5.2

CONSIDERACIONES BASICASICAS PARA EL

DESARROLLO DEL PGD ........................................................

17

CONCLUSIONES ................................................................................

18

RECOMENDACIONES ........................................................................

19

INTRODUCCION
De acuerdo a la necesidad generada por el Colegio para el mantenimiento y
organizacin de sus archivos como memoria institucional de cualquier compaa,
se realiz un estudio de la situacin archivstica para establecer las condiciones y
manejo de los mismos.
Por lo anterior se presenta a la hermana Laura Martnez Martnez, rectora y a la
hermana Ruth Dary Palacios directora Administrativa una propuesta de un
Programa de Gestin Documental, como una herramienta para contribuir al
proceso de normalizacin de los archivos y para orientar las labores en la
organizacin de estos, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos

1. OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL
La presente propuesta de un Programa de Gestin Documental tiene como
objetivo general sugerir pautas que permitan la adecuada gestin de la
documentacin producida y recibida por la Administracin en desarrollo de sus
funciones para garantizar la conservacin y uso del patrimonio documental de la
Institucin.
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Racionalizar y normalizar la documentacin desde su produccin hasta su

destino final.

Sensibilizar a los funcionarios de las diferentes dependencias frente a la

responsabilidad que tienen en la organizacin, preservacin y difusin de sus
archivos.

Implementar medidas para la adecuada organizacin de los archivos de

gestin en las distintas dependencias de la administracin.

Conformar el archivo central e histrico para garantizar la conservacin y

consulta del patrimonio documental.

2. ALCANCE
Con un Programa de Gestin Documental se busca la normalizacin de:

Plantillas y formularios

Organizacin de archivos a travs de la clasificacin de series y subseries

documentales

Elaboracin de Tablas de Retencin Documental

Depuracin de la informacin

Reduccin del volumen documental

Mejoras en la eficiencia administrativa

Reduccin de tiempos en la bsqueda de la informacin

Conservacin de la documentacin

Reduccin de costos administrativos

Para alcanzar estas metas se requiere:

Definicin de actividades
Cronograma de actividades
Ejecucin plan de trabajo

3. DESCRIPCION METODOLOGICA
El Colegio Nuestra Seora de la Sabidura tiene como objetivos institucionales el
cumplimiento de planes, programas y proyectos; que se pueden ver afectados por
la inadecuada gestin de los documentos.
Por lo anterior se hace necesario contar con una herramienta para administrar los
documentos dentro de la Institucin como lo es un Programa de Gestin
Documental PGD- que permitir; identificarlos, analizarlos, evaluarlos y definir el
tratamiento que se les va a dar, implementando un plan de acciones especficas y
su constante seguimiento.
Para el desarrollo e implementacin del PGD, es preciso que las directivas de la
Institucin, las personas involucradas y el responsable del PGD se comprometan y
trabajen conjuntamente para asegurar las condiciones necesarias que favorezcan
el xito del PGD. Para lograrlo es necesario que exista claridad sobre las polticas
definidas al interior de la Institucin y la toma de conciencia sobre la importancia
del tema para el logro de los objetivos;
As mismo, es importante conformar un equipo encargado de liderar el proceso
dentro de la Institucin donde exista un responsable de servir de canal directo de
comunicacin con las directivas. Definido el equipo o equipos de trabajo, debe
capacitarse a sus integrantes en la metodologa del PGD para lo cual se debe
contar con el profesional encargado de la Gestin de Documentos.
El proyecto se realizar teniendo en cuenta los siguientes pasos:
1.

Levantamiento de la informacin a travs del cual se realice el diagnstico y

anlisis de los procesos dentro de la Institucin.

2.

Elaboracin del plan archivstico

3.

Asignacin de recursos (tcnicos, econmicos y humanos)

4.

Ejecucin del PGD, teniendo en cuenta el ciclo de vida del documento.

5.

Entrega de productos

6.

Capacitacin al personal encargado de manejar el archivo, con el fin de de

dar a conocer el Programa de Gestin Documental y su implementacin.

4. DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ARCHIVISTICA

Con base en la informacin y los datos obtenidos en los archivos del Colegio
Nuestra Seora de la Sabidura se identificaron los problemas a solucionar segn
los procesos del PGD, de igual manera se verificaron las condiciones y volmenes
existentes.
4.1 PRODUCCIN
La produccin de documentos como formatos, formularios no estandarizados y
duplicidad innecesaria de los mismos, evidencia el desconocimiento de normas
que regulen la gestin de la documentacin que se genera en la Institucin en
desarrollo de su misin, lo anterior si tenemos en cuenta que los documentos
sirven como instrumento probatorio.
4.2 RECEPCIN, DISTRIBUCIN Y TRMITE
Al no contarse con una oficina de Archivo y Correspondencia, la documentacin
no es controlada en todo su ciclo administrativo, no se lleva un control de
radicacin de los documentos generados o recibidos ocasionando problemas en
los trmites y en la toma de decisiones.
Lo anterior, sumado a la carencia de tecnologa de informacin que facilite el
registro y control de los documentos.
Es de destacarse el uso de e-mail en la gestin administrativa donde se requiere
de tecnologa adecuada para almacenar la informacin recibida o enviada por este
medio.
4.3

ORGANIZACIN

a.

Carencia de criterios archivsticos en la organizacin de los

documentos. La Institucin no cuenta con mtodos de seleccin,
clasificacin y descripcin de los documentos lo cual afecta directamente
a la organizacin documental. Sumado a esto, hay un desconocimiento
de la norma ICONTEC 4095 (Norma general para la descripcin
archivstica).
Que tiene como consecuencia que no exista un sistema de descripcin
archivstico normalizado.

b.

No hay una estructura de conformacin de Series Documentales.

Desconocimiento del procedimiento para guardar y ordenar las series
documentales por la falta de personal idneo. Aunque se est

documentando la estructura organizacional y las funciones de cada

departamento con el objetivo de mejorar el desempeo institucional.
c.

Carencia de la taxonoma de informacin al no permitir la consulta y

uso de la informacin. Debido a la no estandarizacin de los tipos
documentales utilizados en la entidad y a la falta de capacitacin del
personal.

d.

Carencia de inventario de los archivos. No se cuenta con un registro

detallado de los expedientes que se conservan en el depsito de archivo
central 1 y en las oficinas (archivo de gestin).

e.

Carencia de tablas de retencin documental. No se cuenta con un

instrumento que permita regular el ciclo de vida de los documentos para
la identificacin de las series y tipos documentales en la entidad.

f.

Falta de codificacin y rotulacin de los documentos.

Desconocimiento de la metadata necesaria para generar un ficha tcnica
o rtulo de un documentos; esta informacin puede ser obtenida
manualmente pero sera un proceso dispendioso y costoso de realizar.

4.4

CONSULTA

a.

Dificultad en el acceso a documentacin. Por falta de una herramienta

de control y consulta adecuada debido a una previa organizacin,
clasificacin, identificacin de series documentales y por ende la
elaboracin de las tablas de retencin, se dificulta la ubicacin exacta de
los documentos y se incurre en la demora de las bsquedas de cualquier
documento requerido.

b.

Carencia de tecnologas de informacin. Por la falta de un PGD es

completamente obsoleto implementar tecnologas de informacin, ya que
estas herramientas por si solas no permiten la solucin de los problemas
documentales de la entidad.

4.5
a.

CONSERVACIN
No hay criterios de seleccin, conservacin y eliminacin de la
documentacin. Por la carencia de las tablas de retencin se estn

El trmino central, hace referencia al lugar del archivo donde se almacenan los documentos que
estn semiactivos.

conservando documentos que no son esenciales ni utilizados en el

funcionamiento de la entidad.
b.

Medios de almacenamiento inadecuados. Al no contar con un PGD no

se ha podido implementar medios de respaldo tales como microfilmacin,
conservacin de documentos en medios electrnicos y preservacin
documental que aseguren la memoria institucional.

c.

Instalaciones y condiciones fsicas inadecuadas. El depsito con el

que cuenta la entidad no cumple con las condiciones mnimas para
albergar adecuadamente el archivo existente, debido al desconocimiento
del Acuerdo 049 de 2000, que establece las condiciones de edificios y
locales destinados a archivos.

A continuacin se presenta la siguiente tabla que describe las condiciones fsicas

y ambientales en que se encuentra el depsito de archivo de la Institucin:

ASPECTO

CANTIDAD

Infraestructura
Y condiciones
ambintales

Seguridad

Condiciones de
almacenamiento

20

TIPO

CONSERVACION

Hay una sola puerta de acceso.

Al ser el techo de tejas de zinc
Pisos,
permite filtraciones de agua,
muros,
altas o bajas temperaturas, que
techos,
pueden ocasionar deterioro o
puertas y prdida de los documentos. Los
ventanas pisos son de de cermica lo que
permite mantener el sitio limpio,
los muros son de concreto lo
que permite estabilidad al sitio.
No se dispone de extintores ni
de alarmas de incendio, que
Extintores puedan prevenir
estados de
riesgo o prdida total de la
documentacin que se tiene
Los
documentos
son
almacenados en cajas que no
son
las
apropiadas
para
Cajas
archivos, ocasionando daos en
los documentos. De igual
manera se guardan elementos
que no corresponden al archivo.

Otros aspectos

4.6

Ubicacin

El depsito de archivo est muy

retirado
de
las
oficinas,
ocasionando prdida de tiempo
en
la
bsqueda
de
la
informacin.

DISPOSICIN FINAL
Debido a la falta de criterios en la organizacin del archivo no se cuenta
con procesos de disposicin final (destruccin fsica, conservacin, traslado
a otro sistema de almacenamiento, transferencia a otra unidad) que brinden
economa y eficiencia a la Institucin.

5. DISEO DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL PARA EL

COLEGIO NUESTRA SEORA DE LA SABIDURA
Un programa de Gestin Documental est encaminado a conseguir la economa y
la eficacia de las operaciones con vista a la creacin, mantenimiento, utilizacin y
por ltimo la eliminacin de los documentos o su conservacin definitiva durante
su ciclo de vida 2 .
5.1 ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
Segn el Consejo Internacional de Archivos, define record management, y por lo
tanto gestin de documentos, como el rea de gestin administrativa general
relativa a conseguir economa y eficacia en la creacin, mantenimiento, uso y
disposicin de los documentos 3 .
Por ende un Programa de Gestin Documental est enfocado a normalizar todas
las fases de la gestin documental: produccin o recepcin, distribucin, trmite,
consulta, retencin, almacenamiento, recuperacin, preservacin y disposicin
final (eliminacin o conservacin) de la informacin institucional como recurso
indispensable para la toma de decisiones y la preservacin del patrimonio
documental de la entidad.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Gestin Documental: bases para la elaboracin de un programa.Bogot: El Archivo, 1996.
3
LLANSO SANJUAN, Joaqun. Los modelos de gestin de documentos. La gestin de documentos como
record management. En: Revista Cdice. Bogot. Vol.2, No.2 (jul. dic. 2006); p. 41.

Est es una expresin grfica del ciclo del PGD:

Produccin
Disposicin
Final

Recepcin

GESTIN
DOCUMENTAL

Conservacin

Distribucin

Trmite

Consulta
Organizacin

Para la elaboracin de un Programa de Gestin Documental se deben cumplir las

siguientes etapas:

Investigacin preliminar sobre la Institucin y sus fuentes documentales

Anlisis e interpretacin de la informacin compilada.

Analizada la informacin recolectada permitir la elaboracin del plan de trabajo

archivstico para el diseo de un Programa de Gestin Documental, el cual
comprende las siguientes fases:

Identificacin de las series y subseries, que permitan estructurar un sistema

de clasificacin del archivo.

Las series documentales que se identifiquen se deben codificar de acuerdo

con las funciones especficas de la oficina productora, ya que pueden existir
series semejantes en oficinas diferentes.

Las oficinas productoras que tengan un cdigo preestablecido por acto

administrativo de la entidad se respetar.

Una vez identificadas las series y subseries se elabora un ndice alfabtico

consolidado por cdigos de series y subseries con el fin de identificar series

semejantes, homnimas, sinnimas, etc., y normalizar terminologa, cdigos,

escritura, etc.

Identificacin de los tipos documentales, que conforman los expedientes.

A continuacin se presentar los cuadros explicativos de los procesos y

actividades del programa de gestin documental:
Tabla No. 1 Proceso de produccin de documentos: comprende la generacin de
documentos en cumplimiento de las funciones.

PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

ACTIVIDADES
Establecer medios y tcnicas de
produccin de documentos.
Determinar y seleccionar
soportes
documentales.
Determinar dimensiones, calidad y tipos de
soportes.
1. Creacin y diseo de documentos
Formular
instrucciones
para
el
diligenciamiento de los formularios.
Determinar el uso y finalidad de los
formularios.
Garantizar el adecuado uso de la
reprografa.
Identificar las dependencias productoras.
Definir tipologas documentales, formatos y
formularios segn la Tabla de Retencin
Documental.
Determinar formatos preimpresos y
2. Normalizacin de la produccin plantillas predeterminadas.
documental
Establecer directrices relacionados con el
nmero de copias.
Mantener un control de la produccin de
nuevos documentos.
Determinar
la periodicidad de la
produccin documental.
PROCEDIMIENTO

Tabla No. 2 Proceso de recepcin de documentos: comprende operaciones de

verificacin y control que una Institucin debe realizar para la admisin de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica.

RECEPCIN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

1. Registro de documentos

2. Registro de documentos

ACTIVIDADES
Recibir documentos oficiales.
Definir medios de recepcin: mensajera,
fax, correo electrnico, pgina Web.
Verificar y confrontar los folios, copias,
anexos, firmas.
Dejar constancia de recibo (sello, reloj
radicador)
Conformar
el
consecutivo
de
comunicaciones oficiales despachadas.
Asignar un nmero consecutivo, fecha y
hora.
Imprimir rtulo de radicacin.
Relacionar los documentos recibidos y
enviados.
Registrar impreso de planillas de radicacin
y control.
Elaborar estadsticas.

Tabla No. 3 Proceso de distribucin de documentos: actividades tendientes a

garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

1.Distribucin de documentos
recibidos

2.Distribucin de documentos
internos

3.Distribucin de documentos
enviados

ACTIVIDADES
Identificar dependencias y determinar su
competencia.
Clasificar comunicaciones oficiales y de
apoyo.
Organizar los documentos en buzones o
casilleros.
Enrutar los documentos a la dependencia
competente.
Reasignar documentos mal direccionados.
Registrar la entrega de documentos
recibidos.
Identificar dependencias.
Enrutar los documentos a la dependencia
competente.
Registrar la entrega de documentos
internos.
Definir los medios de distribucin: personal,
fax, correo electrnico, apartado areo,
trmite en lnea.
Controlar el cumplimiento de requisitos del
documento.
Verificar la firma de guas y planillas de
entrega.
Mantener control de devoluciones.
Organizar la mensajera externa.
Registrar el envo de documentos.

Tabla No. 4 Proceso de trmite de documentos: comprende el curso del

documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin
administrativa.

TRMITE DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

ACTIVIDADES
Confrontar y diligenciar planilla de
control y ruta de trmite.
Identificar el trmite.
1. Recepcin de solicitud o trmite
Determinar la competencia.
Definir los periodos de vigencia y
tiempos de respuesta.
Analizar los antecedentes y compilacin
de informacin.
2. Respuesta
Preparar y proyectar trmite de
respuestas.

Tabla No. 5 Proceso de organizacin de documentos: conjunto de acciones

orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una
Institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.

ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO

1.Clasificacin documental

ACTIVIDADES
Determinar la necesidad y precisin
de la consulta.
Determinar la competencia de la
consulta.
Establecer las condiciones de
acceso.
Disponer de la informacin en
trminos de restricciones por reserva
o por conservacin.
Elaborar reglamento de consulta.

ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

2.Ordenacin documental

3.Descripcin documental

ACTIVIDADES
Mantener disponibilidad sobre los
expedientes.
Disponer de fuentes de informacin.
Establecer herramientas de consulta.
Ubicar debidamente los documentos.
Disponer de Infraestructura para los
servicios de archivo.
Disear sistemas de registro y control
de prstamo.
Implementar el uso de formatos para
el control de la devolucin.
Implementar medios manuales o
automticos para la localizacin de
informacin.

Tabla No. 6 Proceso de consulta de documentos: acceso a un documento o grupo

de documentos con el fin de conocer la informacin que contiene.

CONSULTA DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO

1.Formulacin de la consulta

2.Ordenacin documental

ACTIVIDADES
Determinar la necesidad y precisin
de la consulta.
Determinar la competencia de la
consulta.
Establecer las condiciones de
acceso.
Disponer de la informacin en
trminos de restricciones por reserva
o por conservacin.
Elaborar reglamento de consulta.
Mantener disponibilidad sobre los
expedientes.
Disponer de fuentes de informacin.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

3.Descripcin documental

ACTIVIDADES
Establecer herramientas de consulta.
Ubicar debidamente los documentos.
Disponer de Infraestructura para los
servicios de archivo.
Disear sistemas de registro y control
de prstamo.
Implementar el uso de formatos para
el control de la devolucin.
Implementar medios manuales o
automticos para la localizacin de
informacin.

Tabla No. 7 Proceso de conservacin de documentos: conjunto de medidas

preventivas o correctivas para garantizar la integridad fsica y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su contenido.

CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO

1.La implantacin del sistema

integrado de conservacin

ACTIVIDADES
Sensibilizar y toma de conciencia.
Reproducir, duplicar y migrar la informacin.
Inspeccionar
el
mantenimiento
de
instalaciones.
Controlar las condiciones ambientales.
Mantener la limpieza de las instalaciones.
Controlar las plagas.
Almacenar, realmacenar y empastar.
Elaborar un plan de prevencin de desastres.
Disear planes de contingencia (copias de
seguridad, proteccin en incendios, robos,
inundaciones,
catstrofes,
naturales,
atentados, guerra).

Tabla No. 8 Proceso de disposicin de documentos: decisin resultante de la

valoracin en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las tablas
de retencin y/o tablas de valoracin documental, con miras a la conservacin
total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin de la informacin.

DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO
1.Conservacin total

2.Eliminacin de documentos

3.Seleccin documental

ACTIVIDADES
Recibir las transferencias secundarias.
Organizar los
documentos para
disponerlos al servicio de los usuarios.
Conservar y preservar los documentos.
Aplicar lo estipulado en la Tabla de
Retencin o Tabla de Valoracin
Documental.
Avalar los procesos por el Comit de
Archivo.
Elaborar actas y determinar los
procedimientos.
Aplicar mtodo elegido.
Seleccionar
documentos
para
conservacin total y/o reproduccin en
otro medio.

Cumplidas las anteriores etapas para lograr su implementacin, se deben asignar

responsabilidades y roles para que las personas involucradas sean parte activa
del proceso, asumiendo compromisos que permitan cumplir los objetivos trazados,
asegurando que las operaciones y los programas de la organizacin sean
eficientes y eficaces en su ejecucin. Esta meta se consigue proporcionando
liderazgo y orientacin al personal de la organizacin.
5.2 CONSIDERACIONES BSICAS PARA EL DESARROLLO DEL PGD:

Aspectos administrativos: Contempla las situaciones administrativas de la

gestin de documentos a partir de PHVA (planear, hacer, verificar y actuar)
donde se debe partir de la identificacin del problema, observacin, anlisis,
plan de accin, accin, verificacin, estandarizacin y conclusin.
Adicionalmente se debe definir un equipo de trabajo responsable de liderar el

PGD y la implementacin de las acciones, para ello de debe asignar roles y

responsabilidades.

Aspectos econmicos: Hace relacin al anlisis de situaciones de tipo

econmico donde implica precisar los recursos tecnolgicos, presupustales
y de personal que se requieren para el desarrollo del PGD. Para ello se
requiere:

Planificacin de recursos
Estimacin de costos
Asignacin de presupuesto
Control de Costos

Aspectos archivsticos: Son considerados la base del programa, ya que es

indispensable
conocer la normatividad archivstica aplicables a la
documentacin, constituyendo el fundamento legal para el sostenimiento y
desarrollo de los archivos. Por tal razn, se debe:

Disear procesos, directrices e instructivos para la ejecucin del PGD.

Establecer conceptos generales de la clasificacin y organizacin de los
documentos.
Adopcin e implementacin de las Tablas de Retencin.
Establecer indicadores de control.

CONCLUSIONES

Se hace necesario optimizar el uso de la informacin utilizando normas y

procedimientos documentales que permitan la organizacin y normalizacin
de los archivos del Colegio.

La normalizacin de los procesos archivsticos disminuye el tiempo de

bsqueda de la informacin, generando de esta manera reduccin de costos
administrativos.

La adecuacin de la infraestructura de los depsitos de archivo permite la

conservacin, seguridad, facilidad de recuperacin de la informacin y
adecuadas condiciones ambientales.

La racionalizacin de la produccin documental de la entidad facilita mejor

utilizacin del tiempo y los recursos administrativos (papel, tiempo, recursos
humanos etc.).

La optimizacin de los procesos de recepcin, distribucin y trmite de la

documentacin que ingresa o sale de la Institucin reduce los tiempos y la
gestin administrativa.

RECOMENDACIONES
De acuerdo con el diagnstico realizado de la situacin archivstica actual es
importante que la Institucin:
1.

Conforme de un Comit Archivstico.

2.

Implemente polticas archivsticas de acuerdo

establecidos por el Archivo General de la Nacin.

3.

Adecue la infraestructura para la conservacin de los archivos.

4.

Cree una oficina de correspondencia.

5.

Organice metodolgica y sistemtica la documentacin que se tiene.

6.

Automatice los archivos.

7.

Regule la documentacin desde su produccin hasta su destino final.

8.

Capacite al personal a cargo de los archivos de la entidad.

9.

Revise y actualice el inventario del archivo inactivo.

con

los

programas

12. Realice un proceso de descarte con base en las tablas de retencin

documental debidamente aprobadas.
13. Asegure la sostenibilidad del Programa de Gestin Documental

ANEXO B

ESTADO ACTUAL DEL ARCHIVO

Fotografa 1 Desorganizacin de los documentos

Fotografa 2 Desorganizacin de los documentos

Fotografa 3 Inexistencia de series documentales

Fotografa 4 Falta de codificacin

Fotografa 7 Dificultad de acceso

Fotografa 8 Conservacin de documentos no esenciales

Fotografa 7 Dificultad de acceso

Fotografa 8 Conservacin de documentos no esenciales

Fotografa 9 Medios inadecuados de almacenamiento

Fotografa 10 Medios inadecuados de almacenamiento

Fotografa 11 Medios inadecuados de almacenamiento

Fotografa 12 Instalaciones Inadecuadas

Fotografa 13 Distribucin inadecuada de la estantera

Fotografa 14 Distribucin inadecuada de la estantera

Fotografa 15 Iluminacin excesiva

Fotografa 16 Objetos externos al archivo

Fotografa 17 Objetos externos al archivo