Como sobreviver ao paradoxo da

Shadow IT x TI Convencional
O nus da boa gesto e aderncia aos requisitos de continuidade oneram as
implementaes de TI, fazendo com que pequenas mudanas tenham que passar por
pesados processos
Rafael Sommerfeld*
15 de Maio de 2015 - 12h19
Muito se discute sobre Inovao. A TI, enquanto estrutura de suporte s implementaes
de inovao nas corporaes caminha, invariavelmente, num ritmo aqum do que o
negcio entende como um tempo ideal para as rupturas, deixando sempre uma sensao
de que o cliente no atendido a tempo.
Shadow IT , conforme descrito na Wikipedia, um termo frequentemente usado para
descrever sistemas de TI e solues de TI construdas e usadas dentro das organizaes
sem aprovao organizacional explcita. Nesse caminho, as solues tem outra
velocidade e, em geral, com menor controle e ciclos de gesto, promovem um Time to
Market melhor, viabilizando inovao de forma mais rpida e direta, ao negcio.
As universidades, os frameworks, os institutos de controle e o mercado de TI, em geral,
pregam a implementao das prticas de governana de TI, visando garantir o controle,
continuidade da operao e compliance com os controladores internos e externos. Esse
enorme conjunto de regras e procedimentos formais define o maior paradoxo existente
no processo de especificao, construo e entrega de solues de TI. O nus da boa
gesto e aderncia aos requisitos de continuidade oneram as implementaes de TI,
fazendo com que pequenas mudanas, construes e ajustes tenham que passar por
pesados processos de qualidade, validao, homologao, aprovao, etc.
Hoje, com Cloud, SAAS e uma infinidade de ofertas de servios on demand torna-se
muito fcil a utilizao de Shadow IT, mas a prtica muito antiga. Sempre existiram os
desenvolvedores departamentais, que representavam para a TI Convencional um
verdadeiro risco, uma vez que estes no desenvolviam suas solues simples com
todo o conjunto de cuidados e requisitos para atender a toda a formalizao necessria
da TI.
O cenrio algo como um deserto. Se voc tem sede, e algo prximo agua aparecer,
voc vai consumir aquilo, pois a sede alta e voc vai lanar mo do que estiver por
perto. Shadow IT o que os departamentos encontram como bebida possvel, quando a
TI Convencional no consegue atender a sua sede. Se a TI no conseguir resolver os
problemas de seus departamentos, eles encontraro alguma fonte para saciar a sede.

Vamos refletir atravs das experincias de um mesmo profissional de TI. Ele j esteve
nos dois lados do cenrio. De um, atuando como Shadow IT, era agente de construo
de soluo departamental, que ofendia aos bons princpios e regras da corporao,
lutando para conseguir emplacar aplicaes e ser aceito no corporativo como parte de
solues. De outro, formalmente posicionado na TI Corporativa, responsvel por
absorver uma tpica rea de Shadow IT, para transform-la numa espcie de Swat,
dentro da TI Corporativa.
O cenrio particular. Mas poderia ser genrico. Um profissional de TI, trabalhando
dentro de um departamento do negcio.
O ano: 1999. O entorno : uma central de recebimento de pedidos de uma grande
indstria em que os atendentes se desdobravam para atender os dois telefones sua
frente, com os clientes passando seus pedidos.
A soluo Corporativa: um projeto de e-commerce, que consumiria algo em torno de
um a dois anos para construo.
A inovao: construir localmente um pequeno site, com menos de trs meses, que
permitiria o registro dos pedidos de toda a regional, consolidando esses pedidos e
importando os dados para o sistema corporativo principal. Claro que o negcio no teria
dvida no que decidir. Conseguir capturar pedidos com uma espera pelo projeto de
quatro a oito vezes menos tempo era algo muito convidativo. Os riscos no entanto,
invariavelmente, nessa hora, so pouco calculados. Afinal, a pressa do negcio grande
e a concorrncia, no para.
A deciso: A diretoria regional aprovou a iniciativa para o projeto local, revelia da
recomendao da TI Corporativa, que, claro, lutava pela espera da soluo Global.
O desfecho: O pequeno projeto foi um sucesso, pois alm de permitir a captao dos
pedidos, serviu como prottipo para a aplicao corporativa, que veio um tempo depois,
mais madura e robusta, tratando melhorias do processo que a primeira aplicao no
tratou. Shadow e TI Corporativa se uniram para entender as oportunidades de
aprendizado do que tinha sido construdo, saindo dal com um slido case de sucesso,
onde Shadow + Corporativo puderam trabalhar juntos.
Outro cenrio foi justamente o inverso onde o mesmo profissional, trabalhando na TI
Corporativa foi o responsvel por absorver uma equipe que se encontrava em um grande
CSC (centro de servios compartilhados). De forma bastante comum, a formao inicial
desse pequeno time se deu atravs da reunio de colaboradores que, dispersos nos
diversos departamentos, construam pequenas aplicaes, macros e queries, de forma
desestruturada e despadronizada. Assim, esse CSC reuniu os profissionais em um nico
time para prover a todo o CSC, servios de TI geis, ou seja, independentes da TI
Corporativa. No passou muito tempo para que esse grupo fosse absorvido, afinal, como
sempre, o risco era alto e isso tinha que ser tratado.

Para esse processo de absoro de Shadow IT pela TI Corporativa havia o grande

desafio de absorver uma equipe informal, encontrando adeso dos demais usurios
(clientes) para esse movimento. A estratgia centrava em trazer o mnimo de requisitos
de segurana e padronizao, criando baixo impacto em prazo e aumentando a
segurana das solues entregues. Alm disso, ficou claramente definido que essa
equipe menos formal teria como principal meta gerar prottipos, onde mais do que
cdigo de programao, o que se busca validar os conceitos das regras de negcio al
estabelecidas. Era fundamental que a agilidade no fosse perdida, sob risco de que o
cliente visse o processo de absoro um retrocesso para suas demandas de TI.
Em pouco tempo, a equipe absorvida encontrou seu espao junto TI Corporativa,
entendendo claramente os pontos de sinergias e oportunidades que haviam entre as
equipes. Definindo, de forma estruturada, mas preservando agilidade, os papis e
responsabilidades de cada um.
Apesar da aparente marginalidade que Shadow IT apresenta, em geral, essas equipes
ou profissionais, so para os usurios como uma espcie de Robin Hood tecnolgicos.
Afinal, apesar de transgressores, eles atendem aos usurios, com relativa qualidade,
entrega muito mais rpida e muita proximidade. O ciclo de especificao informal, e
assim, o usurio invariavelmente pede e ajusta seus requisitos sem muita formalizao,
visto a simplicidade e proximidade que o processo traz.
Hoje vemos Shadow IT brotando em diversos departamentos e setores de nossas
empresas. Cloud Computing, redes sociais e mobilidade do cada vez mais poder (e
desejos) ao usurio que, entre sua experincia pessoal e sua experincia com a TI
corporativa acaba por se sentir frustrado ao perceber a grandiosa distncia entre os dois
mundos.
importante entender que desenvolvimento de TI est em toda organizao, e no
apenas no departamento de TI formal. Para isso importante estabelecer papis e
responsabilidades de uma forma abrangente, horizontal. Destacando principalmente o
papel relevante do usurio, seja na especificao e requisito, ou mesmo colaborando na
construo e implementao da soluo final.
A TI pode assumir o papel de embaixador tecnolgico, apoiando seus usurios nas
pequenas rupturas, como um parceiro de implementao, que cobre justamente os gaps
tcnicos das demais equipes, permitindo ainda que os demais usurios sejam
desenvolvedores de negcio de fato, participando ativamente da construo e
implementao dessas rupturas desejadas ao negcio.
E finalmente, lembrar que os movimentos que segregam TIs formais ou informais
sero mais ou menos impactados, em funo da postura das lideranas das reas
envolvidas. Tanto quanto mais focados s aes de cooperao entre equipes e aos seus
resultados, tanto mais chances esses gestores tero de realizar um envolvimento
verdadeiro, de forma horizontal na organizao, trazendo mais gente para formar times

campees, multidisciplinares, que consigam garantir a entrega gil, com qualidade e

gerando boas solues para as suas empresas.
*Rafael Sommerfeld atua h 35 anos em TI. CIO nos ltimos 20 anos, com nfase em
Inovao e consultoria empresarial. MBA de Marketing pela FGV. Graduado em
Gesto de TI e Sistemas Internet