CENTRO DE CAPACITACIN EN POLTICA Y GESTIN FISCAL

CAPGEFI

Fundamentos Del Sistema De

Compras y Contrataciones
Pblicas
Unidad Temtica II: Oficio de Comprar

2014

Material CursoBsico del Sistema de Compras y Contrataciones Pblicas (E-Learning)

REVISADO

POR LA DIVISIN CURRICULAR

(CAPGEFI),

AO

2013-2014

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NDICE
METODOLOGA....................................................................................... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
OBJETIVOS ESPECFICOS ......................................................................... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
EL OFICIO DE COMPRAR .............................................................................................................................. 4
2.1 EN QU CONSISTE EL OFICIO Y MISIN DEL COMPRADOR? .................................................................................... 4
2.2 CULES COMPETENCIAS DEBEN EVIDENCIARSE EN LA CONDUCTA DEL COMPRADOR?.................................................. 5
2.3 EN QU CONSISTE LA FUNCIN DE COMPRAR? ................................................................................................... 7
2.4 CMO SE ADMINISTRA EL PROCESO DE COMPRAS? ........................................................................................... 10
2.5 CMO SE RELACIONAN COMPRAS CON LAS DEMS REAS DE LA ORGANIZACIN?................................................... 13
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS .................................................................................................................. 15

Oficio de Comprar

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CONSIGNA
Apreciados participantes!
Ya que han aprendido todo lo concerniente al marco conceptual de Sistema
Nacional de Compras y Contrataciones y su integracin con el Sistema Integrado
de Administracin Financiera del Estado, pues es tiempo de iniciar la Unidad II en
la cual trataremos el Oficio de Comprar.

Para lograr que se produzca el aprendizaje llevaremos a cabo las siguientes

actividades:

Oficio de Comprar

Leer y analizar el material de clases.

Observar el video cargado.
Participar como mnimo una (1) vez en el foro dedicado a esta unidad,
realizando aportes relevantes al tema tratado. Valor tres (3) puntos.
Completar las actividades asignadas. Valor dos (2) puntos.

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METODOLOGA
Para culminar con xito esta Unidad II utilizaremos las siguientes herramientas:

Leer y analizar el material de clases.

Observar y analizar los recursos audiovisuales.
Participar en el foro.

OBJETIVOS ESPECFICOS

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Comprender el oficio y la misin del comprador.

Conocer las competencias que debe poseer un buen comprador.
Entender la funcin del comprador.
Manejar el concepto de administrar un proceso de compras.

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EL OFICIO DE COMPRAR
2.1 EN QU CONSISTE EL OFICIO Y MISIN DEL COMPRADOR?
Al hacer un poco de historia, observamos que la funcin de compras ha ido
evolucionando lentamente. Al principio la actividad de comprar careca de
profesionalismo, esto ltimo entendido como una escasez de profesionales en el
rea, especialmente capacitados para ejercer ese tipo de funcin.

El comprador era aquel empleado que conoca muy bien los materiales que se
utilizaban en la organizacin y se le consideraba ms bien como un ejecutor, cuyo
papel consista bsicamente en encontrar, en el plazo ms corto y al precio ms
bajo, productos definidos previamente. De esto resulta una imagen de empleado
administrativo que no requera tener una alta calificacin y con una capacitacin
tcnica era suficiente; lo que se agudizaba en las instituciones pblicas donde el
sistema de compras no estaba muy desarrollado.

En ste sentido, la competencia bsica que se les requera era la de tener la

capacidad de utilizar como estrategia el regateo, que consiste, bsicamente en
asumir por parte del comprador una posicin defensiva y pensar solo en ganar la
contienda, ms que en buscar un acuerdo positivo para ambas partes.

En los ltimos aos se puede afirmar que ha habido una profesionalizacin de

estas reas de compras, ya que comenzaron a interesarse en estas posiciones
profesionales de diferentes disciplinas; as hicieron su aparicin ingenieros
industriales y mecnicos, licenciados en administracin, en tecnologa de los
alimentos, qumicos, etc. Todos tuvieron la virtud de aportar los conocimientos de
cada rama de la ciencia a la actividad de comprar.

Realmente la actividad de comprar se ha transformado en una profesin con peso

propio que engloba a una serie de ciencias que van desde las matemticas, la
sociologa, la psicologa, la tecnologa de los alimentos y la qumica para
mencionar solo a algunas.
Oficio de Comprar

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La nueva misin es orientar la compra hacia la satisfaccin de las necesidades de

los solicitantes. El rea de compras es quizs, uno de los sectores ms expuestos
de la organizacin, ya que concentra las presiones de la alta direccin en lo que a
precios de insumos y servicios se refiere, concentra adems, las expectativas de
los usuarios para que sean satisfechas sus necesidades con la calidad que les
permita entregar los resultados esperados de sus respectivas reas.

En sntesis puede considerarse la misin del comprador, como una profesin

dentro de la vida de toda organizacin industrial y comercial de un conglomerado
empresarial, as como en la propia administracin pblica, es el acto de obtener el
producto o servicio con la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto
y en el lugar correcto.

2.2 CULES COMPETENCIAS DEBEN EVIDENCIARSE EN LA CONDUCTA DEL

COMPRADOR?
Este cambio de paradigma que se viene produciendo en las reas de compras,
demanda que el comprador deba esforzarse por desarrollar sus competencias, en
mbitos tales como:

Oficio de Comprar

El conocimiento de las previsiones y de los proyectos de su empresa u

organizacin;
El inventario de los proyectos urgentes e importantes;
La capacidad de entender la tecnologa en el sentido de hecho para;
La penetracin en los mercados proveedores a escala internacional;
El dominio de los criterios de seleccin de los proveedores;
El diagnstico permanente de los principales proveedores;
El perfeccionamiento de la negociacin con los vendedores;
El planteamiento de comportamientos que favorezcan la cooperacin entre
compras y las otras funciones de la organizacin.

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Para tener xito en este nuevo contexto es necesario que el comprador acte en
cuatro planos:

Tcnico

Comercial

Incitar a sus interlocutores internos y externos a concebir

los productos en trminos de funcionalidad;
Saber descubrir los buenos proveedores tanto a nivel
nacional como internacional, tomando en cuenta la
mundializacin de las fuentes de suministros;
Introducir en su organizacin los productos que maana
puedan incitarla a innovar.
Dar a conocer su propio poder de compra en el exterior de
su organizacin para estimular la competencia entre los
distintos proveedores;
Negociar y luego cerrar con sus proveedores contratos
claros, completos y equilibrados.

Conocimiento
del negocio u
organizacin

Conocer la gestin de produccin practicada en su

empresa y/o actividades a que se dedica;
Actuar en consecuencia tomando en cuenta las
tendencias de su organizacin;
Conocer las buenas prcticas de organizaciones similares
en situaciones similares.

Administrativo

Establecer una gestin de las rdenes de pedidos, de

entregas, de facturaciones, etc. compatible con el sistema
de gestin de su organizacin; no slo para los
proveedores, sino tambin para los departamentos
internos;
Establecer procedimientos de planificacin y de control
(no simples listas de actividades) que permitan el
seguimiento de la consecucin de los objetivos que se ha
fijado.
Dar a proveedores los criterios de calidad para un
producto determinado, a fin de verificar que ninguna
condicin sea omitida en la entrega del producto o
servicio.

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2.3 EN QU CONSISTE LA FUNCIN DE COMPRAR?

La funcin de comprar se refiere al conjunto de actividades esenciales

relacionadas con la adquisicin de materiales, servicios y equipos, que se
requieren en las operaciones de una organizacin. Esta descripcin nos conlleva
al proceso administrativo, en el que al departamento de compras le corresponde
un papel muy importante dentro de la administracin de operaciones.

En la actualidad, las actividades de compras como tal, han evolucionado

considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros
conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que
comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y
almacenes.

Desde la perspectiva privada de la administracin de empresas, se puede afirmar

que comprar supone el proceso de localizacin y seleccin de proveedores,
adquisicin de productos (materias primas, componentes o artculos terminados),
luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, as como el
acompaamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las
condiciones pactadas.

Donald W. Dobler y David N. Burt en su libro Purchasing and Supply

Management, mencionan cuatro estados de evolucin del rea:

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Estado 4
COMPRAS EN EL
TIEMPO

ADMINISTRACIN
ESTRATGICA DEL
ABASTECIMIENTO
Estado 3

PROACTIVO

Estado 1

Estado 2

MECNICO

Educacin
Universitaria
Actitud Proactiva
Uso de
Tecnologas de la
Informacin
Acuerdo con
proveedores a
largo plazo
Capacitacin y
entrenamiento
Soporte de otras
reas de la
organizacin.
Aparecen
estrategias de
compra en
commodities

Educacin formal
en el rea de
abastecimiento
Desarrollo de
estrategias de
abastecimiento en
lnea con las
estrategias de
negocios o de la
organizacin
Fuentes globales
de suministros.
Alianzas
estratgicas con
proveedores
Mejora continua
Capacitacin
permanente
Manejo de la
cadena de valor.

Alguna formacin
universitaria

REACTIVO
Procesamiento

por computadoras

Educacin Nivel
Regateo de
secundario
precios

Procesamiento en Aparecen

papel
acuerdos con

proveedores
Funcin de
empleado
Indicadores de

gestin basados
Actitud reactiva

en
reduccin
de
Reportes muy
costos
bsicos bajo nivel
Reportes
centrados en
reduccin de
costos
Fuente: Adaptado de The four stages of purchasing and suppy management developmentPurchasing and Supply Management Donal W Dobler& David N Burt.

A partir de sta visin del rea que evoluciona hacia el concepto de supply chain
(cadena de abastecimiento) o hacia la administracin total de la cadena de
abastecimiento, es muy claro que el rol ya deja de concentrarse en lo tctico para
hacer foco en los aspectos estratgicos de la gestin.

En nuestros das, la funcin de compras ha adquirido un lugar decisivo en el

sector privado, llegando en algunas organizaciones a reportar directamente a sus
propietarios para convertirse en un centro de beneficio para la empresa.

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En grandes compaas esta funcin est muy bien delimitada y comprende una
serie de actividades que no solo estn asociadas con la adquisicin de materiales
y servicios, sino tambin con el diseo y el uso de Indicadores Clave de
Desempeo (KPI, por sus siglas en ingls) necesarios para el correcto ejercicio de
la actividad de compra. En stas grandes compaas, es posible encontrar
tambin, una serie de disposiciones bajo la forma de polticas y procedimientos,
que por lo general conforman lo que se suele conocer como Manual de
Abastecimiento o Manual de Compras.

Asimismo en pocas ms recientes, adquiere una gran relevancia la funcin de

compras en el sector de pblico, con el robustecimiento del sistema de compras y
contrataciones pblicas; como instrumento para garantizar el ejercicio tico y
transparente en las funciones de los gobiernos.
Hoy da, encontramos como las diez principales tendencias para el ejercicio de la
funcin de compras:
1.
2.
3.
4.

Visualizar en su totalidad la cadena de suministro.

Identificar la cadena de costos.
Mantener relaciones comerciales a largo plazo con proveedores.
Establecer estrategias en participacin con proveedores que permitan
optimizar costos de venta, el costo de comprar y el costo de tener e incluso
dejar de tener (desechos, ecologa).
5. Fomentar la participacin en equipos de trabajo con las reas involucradas,
desde el inicio de los proyectos y durante, lo que permitir disminuir
conflictos y ahorro en tiempos sin que cada parte pierda su responsabilidad.
6. Elaborar anlisis de costo total de los productos a adquirir.
7. Utilizar herramientas electrnicas que permitan un mayor control y una
operacin gil.
8. Profesionalizar el rea, capacitar a los recursos humanos.
9. Contemplar la posibilidad de tercerizar algunas operaciones como
distribucin.
10. Certificar a los especialistas del rea como profesionales en
abastecimientos.

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2.4 CMO SE ADMINISTRA EL PROCESO DE COMPRAS?

Como se ha venido estudiando, el proceso de compras se entiende como la
secuencia de fases y actividades que transforman, por medio de los recursos
disponibles de la organizacin, una solicitud de un bien o servicio realizada por un
departamento en la provisin del bien o la prestacin del servicio solicitado por
parte del proveedor.

Dentro de las caractersticas fundamentales de este proceso de gestin de

compras cabe destacar que:
1. Es un proceso universal, todas las entidades tanto pblicas como privadas,
deben satisfacer sus necesidades internas de bienes y servicios.

2. Es un proceso complejo, en el que participan casi todos los servicios

verticales y transversales de la entidad. De ah la necesidad de poner en
marcha mecanismos de organizacin, coordinacin, anlisis y simplificacin
del proceso de compras.

3. Es un proceso dinmico, especialmente en el caso de las entidades

pblicas que deben satisfacer nuevas demandas y expectativas sociales.
Para ello y cada vez en ms casos, se acude a la contratacin de bienes y
servicios en el mercado. El proceso de compras es un rea dinmica
debido a que de su capacidad de adaptacin depende el control del gasto
pblico, la calidad y los plazos de la prestacin de los servicios, los
resultados de la organizacin y, en definitiva, la satisfaccin de las
necesidades y las expectativas de los clientes de la Administracin en cada
momento.

Sobre su gestin al igual que todo proceso administrativo, el proceso de compras

se estructura mediante la aplicacin de las etapas de planeacin, organizacin,
ejecucin y control, por medio de los cuales se administra un gerente.

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Planeacin

Organizacin

Ejecucin

Control

Fijar metas que encaminen y dirijan a lograr los objetivos de un departamento de

compras y lgicamente de la organizacin misma.
sta se concreta en un documento, el Plan Anual de Compras, que se integra a su vez
en el Presupuesto Anual de la organizacin y en el que, a partir de las tiradas previstas y
los correspondientes consumos, se fijan las fechas y cantidades de materiales a adquirir
Es la etapa en que la unidad encargada del proceso determina la forma o modalidad en
que seran ejecutadas las compras incluidas en el plan anual de compras. En esta fase
factores de naturaleza financiera y logstica pueden tener tambin una gran importancia
en la forma y tiempo en que se realice el pedido.

Esta etapa viene determinada fundamentalmente, por la necesidad real de compra,

surgida del consumo de los materiales almacenados y de la obligatoriedad de su
reposicin para mantener el ciclo de operaciones de la organizacin. En ella se verifican
todos los procedimientos definidos por la normativa y/o polticas de compras que hayan
sido predefinidas.

Se verifica el cumplimiento de todas las fases del proceso y la calidad del producto
recibido una vez el proveedor ha servido la mercanca solicitada. Cuando se ha
completado el ciclo y corregido el dato de existencias en almacn, se actualiza la
planificacin de compras, a la espera de que el consumo haga necesarios nuevos
pedidos.

La gestin eficaz de ese proceso de compras en el sector pblico, se traduce en la

capacidad de incorporar en cada fase un valor aadido como las mejores
condiciones de calidad y precio, rapidez, comodidad y simplicidad para todos los
participantes en el mismo, adems por supuesto, del cumplimiento del
procedimiento legalmente establecido.

En trminos operativos el proceso de compras se inicia mediante una solicitud de

un departamento o unidad interesada en la provisin de un bien o un servicio. Este
departamento es quin conoce las necesidades y/o las expectativas de los
ciudadanos o de la propia organizacin y quin debe satisfacerlas.

La solicitud es estudiada y canalizada por el departamento responsable de las

compras. Esta unidad es quin desarrolla una solucin para satisfacer esa

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necesidad de un bien o un servicio, busca potenciales proveedores y contribuye a

la seleccin de la mejor oferta.

El proceso de compras concluye con la entrega del bien o el servicio por el

proveedor y la satisfaccin de la necesidad del departamento que inici el
proceso. En lgica correspondencia, la Administracin efecta el pago del precio
convenido al proveedor.

Como proceso complejo en el proceso de compras siempre hay una pluralidad de

partes que intervienen:

1. El que necesita un bien o un servicio

2. El especialista en compras en la unidad que gestiona las compras a lo
interno de la organizacin.
3. El que controla econmicamente el proceso.
4. El que controla jurdicamente el proceso. En el sector pblico intervienen el
rea jurdica de la organizacin.
5. El que decide, (Comit de Compras y Contrataciones, si aplica).
6. El proveedor (Empresas).
7. Dependiendo del bien o servicio que se trate otras partes que intervienen
en el proceso: Tesorera, Conserjera, Imprenta, etc.
8. El que controla el cumplimiento de los procesos, u rgano rector del
sistema en el sector pblico.

De manera genrica y grficamente se puede dibujar el proceso de compras con

el siguiente mapa:

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2.5 CMO SE RELACIONAN COMPRAS CON LAS DEMS REAS DE LA

ORGANIZACIN?
El enfoque que se le ha dado en estos tiempos a la misin de compras, implica
que el departamento responsable de las mismas organiza una comunicacin ms
amplia con otras funciones de la organizacin.

El rea de compras se relaciona con todas las dems reas de la organizacin al

momento de que les sea solicitada la adquisicin de un bien o servicio, as como
tambin en la propia gestin del proceso para poder cumplir con su cometido.

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rea que solicita A travs de las especificaciones tcnicas de los productos en

el bien o servicio reas de calidad, seguridad y ejecucin. Compras toma en
cuenta el costo y el tiempo de llegada de los materiales.
Financiero
Para hacer planificacin estratgica que asegure a la
organizacin el flujo de efectivo necesario para la operacin
continua en la compra de materiales, servicio y de capital real.
Operaciones

Con la requisicin de materiales, servicios o tecnologas al

departamento de compras, este a su vez introduce la orden de
compras a un sistema donde haya un programa de aplicacin de
compras.

Jurdica

Para verificar la validacin y de los procedimientos utilizados.

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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