1

Como preparar minha empresa para o eSocial?

SUMRIO
Introduo
Voc sabe o que o eSocial?
Como est sua empresa?
Os pontos mais importantes para se adequar

04
07
10

3.1 - Criar um comit

11

3.2 - Mapear os processos

11

3.3 - Conscientizar a direo

11

3.4 - Buscar adequao
Dicas importantes

4.1 - Qualificao cadastral

12

4.2 - Dependentes

14

4.3 - Equiparao Salarial

14

4.4 - Perodo de fechamento

4.5 - Benefcios
Concluso
2

03

Como preparar minha empresa para o eSocial?

13
14

15
15
16

INTRODUO
A criao do SPED (Sistema Pblico de Escriturao Digital) unificou, por meio do
envio de arquivos eletrnicos, todas as informaes relacionadas ao cumprimento das
obrigaes contbeis, trabalhistas e fiscais das pessoas jurdicas. E a que entra o
eSocial, a ltima etapa da implantao do SPED e talvez a mais complexa de todas.
Ele envolve todos os dados referentes ao empregado durante seu perodo na empresa,
incluindo as alteraes que venham a ocorrer pelo meio do caminho.
Muito tem se falado sobre o eSocial, mas tambm so muitas as empresas que ainda
no esto suficientemente preparadas para realizar a implantao desse projeto to
importante, que fiscaliza as informaes praticamente em tempo real. E foi pensando
em te ajudar que resolvemos investir neste e-book. Aqui explicaremos melhor o que o
eSocial e como sua empresa pode se adequar s suas novas regras. Ento acompanhe!

Como preparar minha empresa para o eSocial?

VOC SABE

OeSOCIAL?
QUE
4

Como preparar minha empresa para o eSocial?

Como j mencionamos, esse projeto faz parte

da implantao do SPED e tem por metas a padronizao e a concentrao das informaes
contbeis, fiscais e trabalhistas em um s
sistema. Ele envolve rgos do governo como
o Ministrio do Trabalho, a Caixa Econmica
Federal, a Receita Federal e o INSS s peixe
grande! e ser obrigatrio para todas as
empresas, desde o microempreendedor at
as grandes corporaes. Seu cronograma de
implantao progressivo, de acordo com o
faturamento da organizao.
Atualmente estamos com diversas obrigaes
a serem prestadas, desde o CAGED (Cadastro
Geral de Empregados e Desempregados),
passando pela RAIS (Relao Anual de Informaes Sociais), a Guia de Recolhimento
do FGTS e Informaes Previdncia Social

Como preparar minha empresa para o eSocial?

(GFIP), chegando at a DIRF (Declarao do

Imposto de Renda Retido na Fonte). Com a implantao do eSocial, em vez de todos esses
documentos serem enviados separadamente,
sero inseridos em um nico sistema. J facilita
bastante, no concorda?
Nesse novo contexto, todas as informaes
referentes aos funcionrios, desde o momento
em que eles foram contratados at quando
e se for o caso foram desligados tero
que ser repassadas ao Fisco. Isso tambm
inclui dados relativos a exames peridicos,
eventuais afastamentos, possveis alteraes
de cargos e de salrios.
Como se pode perceber, basicamente todas
as informaes que devem ser repassadas ao
Fisco sero enviadas de forma digital, o que
agilizar o processo, aumentando a produ-

tividade e inserindo maior eficincia e reduo

de erros, alm de proporcionar mais controle
sobre os dados repassados e garantir que os
direitos dos empregados sero devidamente
cumpridos.
A longo prazo, isso ajudar e muito! o
empregador, pois alm de reestruturar os
processos para que estejam sempre atualizados e adequados legislao vigente, tambm
permitir que a empresa abra mo de arquivar
fisicamente os seus documentos por anos e
anos a fio, uma vez que tudo estar seguramente registrado na base. Vale ressaltar que,
como
a informao passa a ser online, as
averiguaes sero frequentes e muito mais
geis, deixando a empresa exposta e sujeita
a notificaes e multas. melhor se preparar!

Como preparar minha empresa para o eSocial?

COMO
EST
SUA EMPRESA?

Como preparar minha empresa para o eSocial?

Nesse momento de transio, imprescindvel

que o gestor mapeie e avalie os processos, a fim
de saber se eles realmente esto adequados
e preparados para o eSocial. importante
observar quais procedimentos vm sendo
cumpridos e quais precisam ser adaptados
dentro da empresa.
Hoje, por exemplo, a CLT exige que certos procedimentos como em caso de alteraes
de cargos e salrios, horrio de trabalho e de
mudana no local de trabalho, por exemplo
sejam feitos em tempo real. Mas isso, na
verdade, no totalmente cumprido pela
maioria das empresas, que normalmente s
fazem o registro com o devido fechamento da
folha de pagamento.
As informaes referentes a outros setores
como o Jurdico, a Contabilidade e a Segurana
do Trabalho devem ser encaminhadas

Como preparar minha empresa para o eSocial?

rea de RH, para que seja feita a respectiva

comunicao ao eSocial, assim como todas as
atividades e modificaes referentes ao funcionrio, mas que no esto sob o domnio do
departamento de pessoal como pode ser o
caso de uma alterao de setor, por exemplo.
O ideal que todas essas informaes
sejam centralizadas em pessoas que possam
gerenciar as informaes e que estejam
adequadamente treinadas com relao importncia do cumprimento da legislao,
periodicidade necessria e aos devidos prazos
para envio dos documentos.
preciso estar por dentro da legislao
vigente para que os procedimentos realizados sejam feitos em conformidade com a lei,
evitando, assim, erros por omisso ou puro
desconhecimento. Isso tambm ajuda a evitar

notificaes, multas e possveis processos,

alm de auxiliar a moldar os procedimentos
de acordo com as exigncias do eSocial.
Dentre as obrigaes que futuramente
sero substitudas, podemos citar o livro
de registro de empregado, o formulrio de
seguro-desemprego, a GFIP, a DIRF, o PPP, o
MANAD, a RAIS e o CAGED. Como ainda existe
uma certa dvida sobre a substituio do
Homolognet, bom ficar de olho nas novidades.

Como preparar minha empresa para o eSocial?

OS PONTOS

MAIS IMPORTANTES

10

Como preparar minha empresa para o eSocial?

Existem aes para as quais as empresas

devem se atentar a fim de conseguirem se
adequar ao eSocial. Dentre elas, podemos
citar como aes imediatas:
CRIAR UM COMIT:
Essa comisso envolve todas as reas
impactadas pela implantao do eSocial.
Apesar de, claramente, o setor de Recursos
Humanos sofrer o maior impacto, lembre-se
de que as regras do eSocial no se limitam
somente a ele. Por isso necessrio reunir os
departamentos Jurdico, de Contabilidade, da
Segurana e da Medicina do Trabalho, alm
do Financeiro. Assim possvel fazer um levantamento geral sobre todas as mudanas
necessrias, quais impactos e que esforos e
recursos devero ser dimensionados para que

11

Como preparar minha empresa para o eSocial?

a transio para o sistema e seu devido cumprimento sejam bem sucedidos. Dessa forma
tambm possvel analisar a necessidade de
uma consultoria e at mesmo da contratao
de mo de obra extra.
MAPEAR OS PROCESSOS:
Mapear os processos de todas as reas
envolvidas um passo extremamente importante, uma vez que atravs dessa avaliao
mais minuciosa que sero identificadas as
necessidades de mudana e adaptao e a
real dimenso do impacto que essas transformaes provocaro nas atividades e nas
rotinas dos setores.
CONSCIENTIZAR A DIREO
Pelo simples fato de o eSocial ser obrigatrio,

todas as mudanas e os impactos decorrentes de sua implantao so necessrios

e, por vezes, at inevitveis. Assim, o ideal
levar o macroprocesso, envolvendo todas as
reas atingidas e suas alteraes, para que a
diretoria esteja ciente da concreta dimenso
das mudanas a serem realizadas, avaliando o
impacto que cada uma delas ir gerar. Dessa
forma, possvel estabelecer novas estratgias e ter uma base slida para uma acertada
tomada de decises.
12

Como preparar minha empresa para o eSocial?

BUSCAR ADEQUAO
Diante de todas as exigncias feitas para a
implantao do eSocial, mais que recomendado que as empresas busquem, o quanto
antes, adequar seus processos, a fim de
que tenham tempo hbil para fazer todos os
ajustes necessrios, sem que o impacto seja
fortemente percebido tanto operacionalmente como pelos funcionrios, que sero os
responsveis pelas rotinas estabelecidas.

DICAS
13

Como preparar minha empresa para o eSocial?

Agora que voc j se ambientou e sabe melhor

sobre o que se trata, chegou a hora de dar
uma olhada mais de perto na implantao e
na rotina propriamente dita do eSocial que
devem ser monitoradas e cumpridas, algumas
at sob pena de punio. Acompanhe:
QUALIFICAO CADASTRAL:
A qualificao cadastral a verificao dos
dados dos colaboradores utilizando como
base o Nome, Data de Nascimento, NIS
(Nmero de Identificao Social) e CPF. Essa
qualificao inclui comparar os dados de todos
os colaboradores registrados na empresa com
os dados armazenados no CNIS e na Receita
Federal.
Esses dados devem ser vlidos e corretos, sob
pena de no ser possvel enviar a carga inicial
dos funcionrios para a base do eSocial.
14

Como preparar minha empresa para o eSocial?

DEPENDENTES:
importante citar que todos os dependentes
com idade igual ou superior a 16 anos devem
estar com o CPF informado e devidamente
vlido perante a Receita Federal.
EQUIPARAO SALARIAL
Se existem duas ou mais pessoas na empresa
que realizam as mesmas atividades, mas
possuem salrios divergentes e uma carga
horria distinta, a organizao corre o risco de
sofrer processo trabalhista para fins de equiparao salarial entre esses colaboradores.
Vale ressaltar que, para fins de nivelamento remuneratrio, a diferena do tempo de servio
entre os funcionrios no deve ser superior a
2 anos.

PERODO DE FECHAMENTO:
De acordo com o artigo 450 da CLT, o
pagamento do salrio, qualquer que seja a
modalidade do trabalho, no deve ser estipulado por perodo superior a um ms, a no ser
que seja referente a comisses, porcentagens
e gratificaes. Assim, quando o pagamento
estipulado por ms, dever ser efetuado,
no mais tardar, at o quinto dia til do perodo
posterior ao vencido. Ou seja, aquelas
empresas que possuem o hbito de fazer o fechamento do ponto em outras datas do ms
o que mais comum do que se imagina ,
devem se adequar para passarem a fazer o fechamento considerando o perodo do dia 1 ao
dia 30.

15

Como preparar minha empresa para o eSocial?

BENEFCIOS:
A lei estabelece que os benefcios que a
empresa oferece a seus colaboradores no
podem se diferenciar um do outro, pois isso
se caracterizaria como prmio, ou seja, como
se essa divergncia fosse uma espcie de
bnus, complementando o salrio. Portanto,
se a empresa adepta dessa prtica oferecendo um determinado benefcio para os
funcionrios e outro tipo de benefcio para os
gestores, por exemplo , a diferena considerada como salrio disfarado de benefcio.

CONCLUSO
A adequao dos processos das empresas e a implantao do eSocial podem trazer inmeros benefcios
para cada uma das trs esferas envolvidas: o governo, as organizaes propriamente ditas e seus
respectivos funcionrios. O governo, por exemplo, poder acompanhar e fiscalizar bem mais de perto
todas as aes das empresas no que diz respeito a seus funcionrios. J as empresas tero um controle
maior sobre seus processos, conseguindo, assim, evitar erros que poderiam at virar uma ao judicial
futuramente, alm de, a longo prazo, no terem a necessidade de arquivar diversos documentos. E os
funcionrios, por sua vez, sero beneficiados por terem seus direitos resguardados pela fiscalizao,
que passa a ser bem mais rgida e criteriosa com a implementao do sistema.
A princpio as grandes empresas com faturamento superior a 78 milhes de reais por ano comearo
a operar sob o novo modelo em Setembro de 2016. As demais, apenas em Janeiro/2017. Mas independentemente da categoria em que sua empresa se encaixa e quando ser efetivamente feita a transio
para a utilizao do eSocial, importante que tanto os gestores como os colaboradores tenham sempre
em mente que essa nova medida acarretar em mudanas profundas dentro da empresa e nas rotinas
executadas. Por isso, deve haver todo um suporte no que diz respeito s alteraes a serem feitas nos
processos para que haja a devida adequao ao sistema. Isso tudo, claro, alm do envolvimento e do
treinamento dos respectivos colaboradores que executaro as novas rotinas processuais.
Viu s como no h o que temer? Comece a enxergar com bons olhos todas essas mudanas, elas traro
benefcios a todos os envolvidos, gerando confiana na relao entre Empresa, Empregado e Governo.
E a sua empresa, j est se preparando para implantar o eSocial?
16

Como preparar minha empresa para o eSocial?

SOBRE A MEGA SISTEMAS

No mercado desde 1985, a Mega Sistemas
Corporativos S/A, oferece para mais de 50 mil
usurios o que h de melhor em ERP e tecnologia de
gesto empresarial. Com solues e equipes especializadas nos segmentos da construo, manufatura,
logstica, combustveis, servios e agronegcios e o
pensamento claro de que inovar a nica maneira de
continuar crescendo, as solues Mega proporcionam
indicadores de performance que transformam dados
em decises certar para potencializar o sucesso de
seus negcios. Para isso, a Mega conta com mais de
700 colaboradores para atender cerca de 2 mil
clientes em todo territrio nacional.
Saiba mais em www.mega.com.br.

17

Como preparar minha empresa para o eSocial?

18

Como preparar minha empresa para o eSocial?