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Descomplicado
Entenda passo a passo como enfrentar essa nova era digital na relao fisco-contribuinte
eSocial Descomplicado
eSocial Descomplicado
Com mais de 30 mil clientes e 150 mil usurios, A Wolters Kluwer Prosoft conta
com a experincia que poucas desenvolvedoras de software possuem hoje no
mercado. H mais de 28 anos dedicada a desenvolver as mais completas solues
para a gesto de empresas contbeis, tornou-se lder absoluta no segmento.
A Wolters Kluwer Prosoft prov solues completas de gesto empresarial
baseadas em recursos de TI, processos e tratamento da legislao fiscal, trabalhista
e tributria, com presena em todo o territrio nacional, oferecendo segurana e
resultados por meio de recursos avanados, tica e respeito s pessoas e empresas.
Quem somos
eSocial Descomplicado
VOC EST
PREPARADO
PARA O eSocial?
O Sistema de Escriturao Digital das
Obrigaes Fiscais, Previdencirias
e Trabalhistas (eSocial) vem sendo
considerado o mais abrangente e
ousado projeto do Sistema Pblico de
Escriturao Digital (SPED). No para
menos. Primeiro, pela dimenso: integrar,
pela primeira vez, diversos rgos federais,
alm de abranger todos os milhes de
empresas e trabalhadores brasileiros.
O segundo ponto o tecnolgico: um
enorme conjunto de informaes passar
a ser enviado para um nico lugar, o
Ambiente Nacional do eSocial. Tudo de
forma online. Em tempo real. Ou seja, formulrios e declaraes, tais como GFIP, RAIS, CAGED,
GPS e DIRF, com seus diversos prazos, modelos e redundncias, acabam.
Imagine: a empresa preenche as informaes com base em leiaute predefinido pelos rgos federais,
gera um arquivo eletrnico (XML), assina o documento digitalmente, envia para o Ambiente Nacional
do eSocial, que emite automaticamente um protocolo de confirmao e pronto! Obrigao cumprida.
Simples, no?
Por outro lado, a adaptao ao eSocial exigir uma reviso completa dos processos de trabalho nas
empresas, capacitao de equipes, maior integrao entre as reas e entre empresas contbeis e clientes.
E essa outra boa notcia. Sim, isso mesmo: acreditamos que o eSocial ser uma excelente oportunidade
para uma (sempre bem-vinda) mudana de paradigmas.
Como empresa lder em solues de gesto empresarial, contbeis, fiscais, trabalhistas e tributrias, a
Wolters Kluwer Prosoft vem, atravs de sua Universidade e rede de franquias, promovendo palestras,
seminrios e treinamentos e participando de eventos em associaes comerciais e industriais, conselhos
regionais de contabilidade e sindicatos laborais e patronais. E percebemos que ainda h muitas dvidas
e preocupaes sobre o eSocial.
A nossa principal dica : comece hoje! Mudar conceitos no fcil. Exige planejamento, preparao,
treinamento. Para isso, desenvolvemos esse eBook. Com uma linguagem simples e objetiva, explicamos
passo a passo o que preciso fazer para atender as exigncias do eSocial. Aproveite mais essa ferramenta
para dominar com tranquilidade a nova revoluo digital na relao fisco-contribuinte.
Boa leitura!
Introduo
eSocial Descomplicado
CAPTULO 1
O que o eSocial?
DEFINIO
eSocial Descomplicado
O governo promete uma srie de benefcios com a vigncia do eSocial. Para as empresas, a
principal mudana ser o envio de obrigaes trabalhistas, previdencirias e fiscais de forma
padronizada e para uma nica plataforma online, o chamado Ambiente Nacional do eSocial.
Quando estiver totalmente implantado, o eSocial substituir a entrega de diversos formulrios
e declaraes, tais como GFIP, RAIS, CAGED, GPS e DIRF. Todos os rgos continuam com
suas respectivas competncias e atribuies, porm, compartilhando as informaes de uma
mesma fonte.
A expectativa que as redundncias sejam eliminadas. Hoje, uma mesma informao precisa ser
enviada a vrios rgos, o que gera aumento de custos e perda de tempo com o retrabalho, alm
do alto ndice de informaes divergentes prestadas ao governo.
A racionalizao no cumprimento de obrigaes tambm trar benefcios para trabalhadores,
com a maior agilidade na concesso de direitos trabalhistas e previdencirios; e para o governo,
com informaes mais transparentes e a ampliao da capacidade de controle e fiscalizao sobre
as empresas.
BENEFCIOS
eSocial Descomplicado
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eSocial Descomplicado
Captulo 2
Etapas do
eSocial
Etapa
Setembro/2016
Janeiro/2017
Demais empregadores:
Etapa
Prazo Aproximado
Janeiro/2017
Julho/2017
CRONOGRAMA
DE IMPLANTAO
eSocial Descomplicado
Os eventos que compem eSocial devem ser transmitidos por meio de arquivos preparados segundo
os leiautes estabelecidos para cada um. Os eventos so classificados, segundo sua natureza, em trs
tipos: Eventos Iniciais/ Eventos de Tabelas, Eventos no Peridicos e Eventos Peridicos. Evento
qualquer fato jurdico-trabalhista que ocorra na vida laboral do trabalhador. Todos os registros no
eSocial sero feitos por meio de fatos/eventos.
A partir do momento que o eSocial entrar em vigor, as empresas devero respeitar um sequenciamento
lgico de transmisso dos arquivos, com base nos trs grupos de eventos. Vale citar que, caso ocorra
um mesmo evento para vrios funcionrios, o arquivo dever ser remetido de forma individualizada.
Conhea cada grupo de eventos e seus respectivos prazos:
CLASSIFICAO
DOS EVENTOS
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Eventos Iniciais
Eventos de Tabelas
Eventos no Peridicos
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Captulo 3
Fluxo das
informaes
A integrao dos sistemas informatizados das empresas com o Ambiente Nacional do eSocial
funcionar da seguinte maneira: o empregador gera um arquivo eletrnico contendo as
informaes previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, por meio do certificado digital (veja boxe),
transformando-o em um documento eletrnico.
O arquivo, em formato XML (o mesmo utilizado para a emisso de Notas Fiscais Eletrnicas
NFE), transmitido pela Internet para o Ambiente Nacional do eSocial, que far a validao online,
emitir o protocolo de recebimento e o enviar ao empregador.
As empresas optantes pelo Simples Nacional, o pequeno produtor rural e o contribuinte individual
equiparado empresa (todos com at sete empregados), alm do MEI e do empregador domstico
podero optar pela gerao dos eventos, preenchendo os campos de forma manual, diretamente no
Portal do eSocial na Internet, utilizando um cdigo de acesso.
INTEGRAO
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Diferentemente dos modelos atuais do SPED, o eSocial no funcionar por meio de um Programa
offline Gerador de Declarao (PGD) ou Validador e Assinador (PVA), em que o empregador
prepara um arquivo e aplica as validaes na sua prpria mquina antes de transmitir. As validaes
do eSocial sero feitas online, por evento, no momento da transmisso.
Havendo alguma divergncia, a resposta ser retornada automaticamente pela Receita. Neste
caso, o usurio dever ajustar a ocorrncia e proceder um novo envio. Enquanto no for atribuda
total integridade aos dados enviados, o comprovante no ser emitido, havendo somente uma
comunicao do motivo de rejeio.
INSTANTANEIDADE
eSocial Descomplicado
Fluxo de
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eSocial Descomplicado
Captulo 4
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Vimos, nos primeiros captulos, o que e como funcionar o novo Sistema de Escriturao Digital
das Obrigaes Fiscais, Previdencirias e Trabalhistas. Agora, neste e nos prximos captulos,
entenderemos, passo a passo, o que preciso fazer para atender as exigncias do eSocial sem atropelos
ou surpresas indesejveis.
Um ponto importante a ser observado que, muito mais do que uma nova obrigao, o eSocial
trar uma profunda mudana de conceito na relao fisco-contribuinte. Ou seja, o eSocial no traz
nenhuma alterao na lei trabalhista. A CLT continua intacta. A novidade estar na forma de fazer.
certo que o eSocial integra o Sistema Pblico de Escriturao Digital (SPED), que no novo (foi
institudo pelo governo federal em 2007). Mas a questo que nenhum dos projetos SPED, tais como
Escriturao Contbil Digital, Escriturao Fiscal Digital e NF-e - Ambiente Nacional alcanaram a
dimenso e a complexidade do que ser o eSocial.
CONCEITO
eSocial Descomplicado
O primeiro passo para enfrentar esse novo desafio deve ser a conscientizao, a preparao e o
treinamento das equipes. A capacitao passa pelo conhecimento dos aspectos conceituais e legais
do eSocial e deve envolver praticamente todos os departamentos. Evidentemente, o mais impactado
ser o RH, mas este no detm todas as informaes da empresa. No h como atender ao eSocial
sem integrao e envolvimento entre as reas.
Profissionais dos departamentos Jurdico, Compliance, Engenharia, Medicina e Segurana do
Trabalho, Fiscal e Tributrio, Contabilidade, Finanas, Operaes, Compras, TI e, principalmente,
a alta cpula de gesto e deciso devero trabalhar conjuntamente com o RH, posto que o eSocial
trar grandes mudana nos processos e rotinas das empresas.
A dica : procure treinamentos, seminrios, palestras etc sobre o eSocial; nos eventos, no deixe
de trocar ideias e experincias com outros empresrios e profissionais sobre as prticas que esto
sendo adotadas nessa fase de preparao. E acredite, conhecer e antecipar-se ao eSocial a melhor
forma de entrar nessa nova fase digital com segurana e tranquilidade.
CAPACITAO
eSocial Descomplicado
INTEGRAO
Um exemplo da necessidade da comunicao eficiente entre as reas com o
eSocial so os assuntos relacionados a medicina e segurana do trabalhador,
onde todos os atestados mdicos, bem como, as situaes de exposio a
fatores de riscos tambm devem ser comunicadas ao eSocial.
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eSocial Descomplicado
Captulo 5
Reviso de
processos
Equipes mobilizadas, o prximo passo ser a preparao de um plano de trabalho para mapear
todas as adequaes e investimentos necessrios. Os processos internos das empresas devero
ser revistos, principalmente em relao a aspectos como fluxo e confiabilidade das informaes.
Vale lembrar que essa etapa de trabalho tem valor preventivo. Aguardar o cronograma final para
comear a agir pode ser um grande erro. Afinal, mudar a cultura de uma empresa, ou seja, as
prticas consolidadas leva tempo. Comece atentando-se para os pontos abaixo que vo mudar
o como fazer na sua empresa.
O eSocial exige, em sua primeira fase, o envio de informaes cadastrais de empregados e
empregadores. A questo que muitas dessas informaes podem estar desatualizadas. Alm
disso, um grande nmero de novos campos foi criado com o eSocial. Isso obrigar a uma ampla
revitalizao cadastral, assim como o cuidado com a atualizao permanente das informaes.
Verifique tambm a correta informao da natureza da rubrica (cdigo de identificao de cada
evento) nos eventos das tabelas. Isso evitar problemas futuros, posto que as empresas estaro
sujeitas s multas por erros ou atrasos j previstas na legislao previdenciria, fiscal, trabalhista
e do FGTS.
PLANO DE TRABALHO
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Outro aspecto impactante ser a instantaneidade dos eventos no peridicos. Talvez essa seja a
novidade do eSocial que obrigar maior mudana interna nas empresas. Por exemplo: as admisses
devero ser enviadas at o dia anterior. Imagine se esse evento no for informado no prazo. Todas as
ocorrncias subsequentes ficaro inconsistentes.
E cuidado com a retroatividade e o retrabalho. Retificar informaes passadas poder ser custoso,
reabrindo folhas que j estavam fechadas, em meses posteriores. Por exemplo: o esquecimento de
uma alterao de cargo com direito a insalubridade no incio do ano provocar retificao de todas as
folhas posteriores.
Com as informaes sendo transmitidas em tempo real, ser necessrio acompanhar a rotina de envio
e de retornos de inconsistncias dos arquivos enviados diariamente ou por ms, alm das retificaes
e cancelamentos de envios. Esse trabalho ser ainda mais intenso, visto que o eSocial prev um maior
detalhamento das informaes em relao s que so prestadas hoje.
Etapas preparatrias para a implantao do eSocial
INTEMPESTIVIDADE
eSocial Descomplicado
Captulo 6
O eSocial e
as empresas
contbeis
O eSocial ser um grande desafio, mas tambm uma grande oportunidade para as empresas
contbeis. Estas tero que assumir boa parte das mudanas relacionadas ao projeto, readequando
seus procedimentos internos para o recebimento, a anlise, a gerao e a transmisso das informaes
dos clientes para o Ambiente Nacional do eSocial.
Neste contexto, o profissional da contabilidade assume papel de protagonista no sentido de auxiliar,
orientar e conduzir os clientes para o cumprimento dessa nova obrigao seja em relao ao
calendrio, aos aspectos legais, integrao entre os sistemas de informaes ou ao treinamento de
funcionrios.
Com o eSocial, as responsabilidades pela qualidade das informaes das empresas contbeis e de
seus clientes tambm ficam mais evidentes. Uma dica: adote um contrato de prestao de servios.
Alm de uma obrigatoriedade imposta pelo Conselho Federal de Contabilidade (resoluo CFC n
1457, de 11/12/2013), o documento importante para a clareza na diviso de tarefas.
Outras dicas:
Estreite o relacionamento com seus clientes;
Conscientize-os sobre a importncia do eSocial;
Promova reunies para esclarecer as exigncias do eSocial;
Faa parcerias com empresas capacitadas para treinar os profissionais envolvidos no
processo;
Avalie a perfeita integrao dos softwares entre departamentos e entre as empresas
contbeis e empresas-cliente.
DESAFIOS E OPORTUNIDADES
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Captulo 7
Software e
hardware
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Sem Internet no existe eSocial! Ento, podemos afirmar que sem softwares e hardwares adequados
tambm no. Equipes treinadas, processos readequados hora de preparar ferramentas para
enfrentar o eSocial. Vamos avaliar nesse captulo as solues tecnolgicas necessrias para cada
etapa e exigncia do projeto.
Como vimos no captulo 2 Etapas do eSocial, a primeira fase do projeto ser o envio dos Eventos
Iniciais e dos Eventos de Tabela. O grande desafio em relao ao cumprimento dessa fase que o
eSocial traz uma grande quantidade de novos campos.
O chamado Saneamento Cadastral , portanto, o primeiro passo e tambm uma fundamental etapa
para o sucesso da implantao do e-Social. Lembre-se que no basta apenas a implementao
de novos campos nos sistemas internos das empresas. preciso que os sistemas contem com
ferramentas de apoio que garantam a qualidade das informaes.
QUALIDADE DAS
INFORMAES
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CONTROLE E GESTO
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INFRAESTRUTURA
eSocial Descomplicado
Captulo 8
Solues e
exemplos
prticos
A Wolters Kluwer Prosoft, atenta s
exigncias legais relacionadas ao eSocial,
vem desenvolvendo produtos e servios
visando atender todas as necessidades de
negcios dos seus clientes. O objetivo
que as solues minimizem o impacto
do projeto no dia a dia das empresas,
facilitando o cumprimento das obrigaes
fiscais, previdencirias e trabalhistas.
O eSocial traz uma srie de novas
informaes que devero ser preenchidas
em diversos cadastros, novas tabelas de
referncia que precisaro ser conciliadas
com as j existentes e muitos dados
cadastrais a serem atualizados e/ou complementados. Apenas incluir novos campos no sistema
no o suficiente.
Para isso, disponibilizamos uma soluo completa de saneamento cadastral e gesto das informaes.
O trabalho de adequao dos sistemas foi dividido em trs fases (destaque abaixo). Veja, na
sequncia, como nossas solues podem ajudar as empresas a atenderem cada etapa do eSocial de
forma completa, gil e segura.
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Tem o objetivo de apresentar a situao cadastral das empresas. O programa far uma varredura
entre todos os cadastros que sero utilizados pelo eSocial e ir apresentar no painel a sinalizao de
cadastros que contm informaes invlidas ou no preenchidas, permitindo a correo por meio
da prpria rotina. Cadastros envolvidos: Funcionrios, Scios e Autnomos.
Permite que o escritrio contbil possa delegar a responsabilidade do preenchimento dos dados
cadastrais ao empregador que, por sua vez, tambm poder encaminhar o preenchimento do
formulrio para o prprio trabalhador. Sero enviados para manuteno os dados de funcionrios,
scios e autnomos que possuem incorreo.
eSocial Descomplicado
O Office2 CRM um sistema integrante
do Conceito GID - Gesto da Informao
Digital, responsvel pelo relacionamento
seguro entre o escritrio de contabilidade
e seus clientes. A tecnologia, usabilidade
e segurana garantem reduo de custos,
eliminao de retrabalho, rapidez na
execuo de servios e disponibilizao
de informaes aos clientes em tempo
real.
Veja como esse sistema ser essencial no
contexto do eSocial.
ao governo. O Office2 CRM faz essa ponte facilitando o processo de comunicao e eliminando
qualquer tipo de barreira na transmisso de informaes entre escritrio contbil e clientes.
O Office2 CRM est sendo totalmente reestruturado para atender ao eSocial. Inicialmente, a Wolters
Kluwer Prosoft ir liberar essa rotina para os dados cadastrais e, gradativamente, ela ser implementada
para outros arquivos no peridicos, tais como afastamento temporrio e aviso prvio. O sistema
web da Wolters Kluwer Prosoft oferece diversas vantagens, tais como:
Office2 CRM
INTEGRAO ENTRE O
ESCRITRIO E SEUS CLIENTES
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Para as prximas etapas do eSocial, a Wolters Kluwer Prosoft tambm vem desenvolvendo vrias
aplicaes que iro automatizar e simplificar o processo de gesto e transmisso dos dados aos
rgos oficiais.
Gerenciador de Arquivos do eSocial
A rotina ir centralizar e gerenciar a entrega dos eventos do eSocial para cada empresa, desde a gerao
dos eventos iniciais at os eventos de movimentaes (peridicos e no peridicos), gerenciando
prazos e status de cada evento entregue, bem como gerando notificaes de acompanhamento para
o usurio. Veja as principais ferramentas da rotina:
Controle da transmisso dos arquivos;
Controle de alteraes;
Controle de status dos eventos entregues;
Gerao de alertas;
Consulta do contedo presente no evento (XML);
Regras de negcios dos arquivos importados;
Gerenciamento dos eventos iniciais;
Gerenciamento dos eventos no peridicos;
Gerenciamento dos eventos peridicos.
eSocial Descomplicado
Com o objetivo de desenvolver solues educacionais de alta qualidade e sob medida
para as necessidades e expectativas do mercado, foi criada, em 2011, a Universidade
Wolters Kluwer Prosoft. A misso: ajudar os clientes a alcanarem patamares
de eficincia e qualidade cada vez mais altos, a partir de modernas alternativas de
capacitao profissional.
A Universidade Wolters Kluwer Prosoft vem promovendo uma srie de eventos
visando a qualificao e a preparao das equipes para o cumprimento das obrigaes
do eSocial. Nosso portflio inclui treinamentos, seminrios e palestras, nas modalidades
de ensino presencial e a distncia (EAD).
Prepare-se com os melhores especialistas para essa nova fase digital da relao fiscocontribuinte. Realizamos cursos em todo o Brasil.
Consulte nossas franquias ou acesse:
http://www.prosoft.com.br/universidade.
UNIVERSIDADE
WOLTERS KLUWER PROSOFT