BOLILLA 3

FORMULARIOS. Concepto.
Es el medio impreso predeterminado donde se vuelcan en forma estandarizada los datos
que resultan necesarios para el proceso contable.
Los formularios constituyen la parte ms significativa de la documentacin respaldatoria de
Es el medio impreso apto para contener y simplifica los datos que se originan en el curso de
las operaciones econmicas financieras repetitivas, permitiendo que sean comunicados al
proceso contable de manera uniforme.
las variaciones patrimoniales, ellos sirven para registrar, almacenada y transportar datos
para tener informacin.
Los mismos no siempre exteriorizan variaciones registrables.
Los formularios permiten y facilitan que los datos referidos a hechos y operaciones que
producen variaciones patrimoniales ingresen uniformemente al proceso contable en cuanto
a: formato, contenido y ordenamiento de los datos.
CLASIFICACIN DE DATOS
Segn su contenido:
Procesable o registrable: pueden ser de contenido cualitativo y/o
cuantitativo. Provocan Variaciones patrimoniales modificativas y
permutativas.
No procesables o no registrable. Tienen contenido cualitativo no
mensurable. No se da el requisito de resgistracin.
Segn su Origen:
Originados fuera del ente:
Provenientes del contexto.
Por transacciones con terceros.

Originados dentro del ente: aqu la organizacin influye en su

diseo.

Por transacciones con terceros: normas grales. Para su

diseo.
Por hechos internos del ente.

DISEO
Los formularios son elementos materiales que suministran todos los datos para el proceso
contable.
1. Los aspectos a considerar son bsicamente tres:
Encabezamiento: Datos fijos.
Datos del emisor del comprobante.
Datos referidos al formulario.

Cuerpo del formulario: Texto.

Datos cualitativos subjetivos: se refiere ala identificaron del
receptor.
Datos cualitativos objetivos: informacin de la operacin.
Datos cuantitativos: importes, precios, etc.

Pie del formulario:

Aclaraciones del hecho econmico
Minuta de seguimiento: constancia de las personas que intervinieron
en la rutina del formulario.

2- Persona encargada del diseo de los formularios: Lo ideal seria personas

que tenga un conocimiento global de la empresa sus necesidades de
informacin. Tambin ser til que se tengan conocimientos bsicos de
diseo, forma e impresin.
3- Manual de Formularios: En el cual se detalla:
i. Circuito de circulacin fsica del comprobante.
ii. Conjunto de instrucciones: referidos a los hechos econmicos que
exteriorizar.
Evitando as:
iii. Superposiciones de informacin.
iv. La existencia de hechos econmicos sin captar por la organizacin.
v. Lograr la coordinacin de correlacin en el uso de todos los
formularios.
Pautas a tener en cuenta para el diseo.
Nombre del formulario: Debe demostrar claridad buscando evitar equivocaciones.

Informacin que se desea comunicar.

vi. Cualitativa: (detalle de la operacin, partes intervinientes).
vii. Cuantitativas: (precios unitarios, importes totales, cobros, pagos,
etc.)
Vas de comunicacin: Requiere conocer la organizacin del ente, sus reas de
responsabilidad para determinar el circuito fsico o recorrido. El diseo debera
prever la forma de dejar constancia de la intervencin de las personas.

Quien y donde lo confecciona. Para asignar responsabilidades.

Tipos de operaciones que realiza el ente. Los formularios sern diferentes en

diseo, cantidad e intensidad de uso.

Tipos de control a implementar. Deber estar estrechamente coordinado con el

sistema de control de gestin y control interno por que permiten prever aspectos
que faciliten el control. Entre ellos:
1. La numeracin correlativa de los mismos.
2. La concordancia de datos entre dos o ms formularios
confeccionados por distintas reas.

Usuarios o receptor de la informacin que transmite el formulario.

viii. Un tercero.
ix. El propio ente.

3. La constancia de la participacin de los responsables.

Tipos de archivo: La fecha de emisin y la numeracin correlativa son

indispensables para identificar el formulario facilitando las consultas posteriores.

Otros
o
o
o
o

aspectos a considerar: se refiere a aspectos extrnsecos:

Distribucin clara y armoniosa de la inf.
Determinar el tamao para facilitar el manipuleo.
Eleccin del papel y gramaje apto,
Eleccin del color del papel.

COMPROBANTES. CONCEPTO.
Todo documento escrito originado dentro o fuera de la empresa, conformado por terceros,
valorizado o no, pero susceptible de serlo, que expresen operaciones econmicas que
produzcan variaciones patrimoniales- ciertas o contingentes- susceptible de ser
contabilizadas.
Los comprobantes son los elementos materiales que evidencian y exteriorizan las
modificaciones ocurridas en el patrimonio del ente.
Constituyen la fuente de la registracin ya que dan inicio e impulso al procesamiento
contable. Representan el soporte de entrada al proceso, trasformndose luego en soporte
de salida, retroalimentando el sistema.
Los comprobantes de entrada son considerados documentos fuente, y a la salida del
proceso documentacin respaldatoria.
La documentacin respaldatoria puede consistir tanto en formularios como en otros
elementos: escrituras pblicas, contratos, minutas, etc.
Segn Chilkowsky, los comprobantes son la fuente de registracin y, en ellos, consta con
certeza y claridad las operaciones realizadas por la empresa, que configuran actos
econmicos y administrativos que la contabilidad debe recoger y reflejar en sus libros.

CLASIFICACIN DE COMPROBANTES.

Segn su origen y circulacin.

o De origen interno
Originados en el ente y completados por terceros.
Originados y de exclusiva circulacin interna.
o De origen externo.
Emitidos por terceros y controlados dentro del ente. ( factura de
compra)
Originados por terceros y entregados al ente (nota de pedido).

Segn su uso o destino

o Para uso interno dentro del ente emisor: se restringe su circulacin dentro
de la empresa
Con efecto patrimonial directo: ordenes de pagos, etc.
Sin efecto patrimonial directo: notas de pedido, etc.
o Para uso externo. Son destinados a terceras personas.

Segn se trate de formularios estndar o no:

o Estandarizados: facturas, remitos, notas de debito.
o No estandarizados: contratos, escrituras, etc.

TIPOS DE COMPROBANTES. Segn Chilkowsky.

Comprobantes de contabilidad: son los documentos o constancias emanadas de
terceros o de la misma empresa, utilizadas en la prctica mercantil, y que
constituyen la base de las reagitaciones contables. Remitos, facturas, notas de
debito, de crdito, etc.
Papeles de comercio: Son documentos formales. cheques, pagares, letras de cambio,
giros.
Instrumentos pblicos o privados. Boletas de compraventa, escritura publica,
contrato de locacin, etc.
CIRCUITO DE LOS COMPROBANTES.
El circuito de los comprobantes se refiere al recorrido o rutina de los mismos dentro del
proceso contable.
El comprobante como soporte de entrada de la informacin ingresa al proceso contable y
sus datos son registrados en los soportes de almacenamiento, su funcin de
documentacin-fuente de datos, se transforma en documentacin respaldatoria de la
informacin procesada.
FUNCIONES DE LOS COMPROBANTES.
Funcin contable: la funcin se manifiesta en comunicar informacin procesable de
manera uniforme y estandarizada al proceso contable. (circuito del comprobante).
Funcin legal: conforme al cdigo de comercio (art. 43;44) es el medio de prueba
de los efectos de los hechos que exterioriza.
La legislacin comercial, impositiva y laboral se orienta a dar validez plena a las
constancias en los libros de comercio, siempre que dichas anotaciones estn
respaldadas por comprobantes fehacientes.

Funcin de control:
o Asignar, determinar y controlar la responsabilidad de las personas que
intervinieron en determinadas transacciones.
o Permite la realizacin de las tareas de auditoria interna operativa y
auditoria externa.

IMPORTANCIA DENTRO DEL PROCESO CONTABLE.

Los efectos de los hechos del contexto y de las operaciones que realiza la empresa surgen
de los comprobantes. El sistema administrativo contable debe tomar los recaudos
necesarios para asegurar que todos ellos lleguen al departamento contable para su
procesamiento.
Asimismo deber efectuar los controles de cumplimiento de recaudos formales, impositivos
y de control e intervencin de las personas.
La utilidad de los documentos comerciales puede resumirse:
Exteriorizan las variaciones registrables.

Prueban que las operaciones se han realizado.

Se registran en los libros contables e impositivos.

Cumplen normas legales.
Permiten consultar la inf. Contenida en ellos.

DISEO Y CONTENIDO DE LOS COMPROBANTES. ASPECTOS LEGALES,

TECNICOS E IMPOSITIVOS A CONSIDERAR.
Los comprobantes son documentos formales y en su confeccin deben respetarse normas
legales, disposiciones de rganos de control y tributarios. Existen requisitos mnimos en
cuanto a tamao, formato, contenido, etc.; como tambin pueden existir requerimientos
internos del ente emisor.
Por ejemplo:

Recibos de sueldos: deben contener los recibos de pagos de remuneracin al

personal. Los requisitos se refieren a contenido literal y numrico, no alcanzando al
diseo y medida del comprobante.
Cheques: El contenido y diseo surge de la ley de cheques.
Letras de Cambio y pagares: Surgen de las leyes respectivas. De no contener estos
requisitos, no constituyen este tipo de comprobantes, y su validez se vera
reducida.
Direccin general impositiva: a travs de la resolucin general 3419 se establecen
requisitos que deben ser respetados por los contribuyentes y responsables
impositivos. En la misma se indican los requisitos que deben contener las facturas,
ticket, notas de debito y crdito.
La normativa alcanza al diseo y contenido y tambin se extiende en algunos casos a
la imprenta, ala cantidad de ejemplares a imprimir en casa oportunidad, a la vigencia
de los comprobantes impresos, requiriendo autorizacin previa.

ASPECTOS IMPOSITIVOS ESPECFICOS A CONSIDERAR

La resolucin general 3419 de la Direccin General Impositiva y sus modificaciones
determinaron un rgimen de emisin de comprobantes y su registracion, fijando requisitos
con respecto al emisor, del comprador, traslado de bienes, definicin de documento
equivalente, requisitos de comprobantes emitidos por computadores.

Actividades sujetas al control tributario.

o Compraventa de cosas muebles.
o Locaciones y prestaciones de servicios.
o Locaciones de obras y/o cosas.
o Seas o anticipos que fijan precios.
o Alcanzan a los comprobantes que respalden el traslado y entrega de
productos primarios o manufacturados.

Comprobantes alcanza en general por la norma:

o Facturas
o Remitos

o
o

Recibos.
Documentos equivalentes: instrumentos que por usos y costumbres
sustituya ala factura o remito, siempre:
Individualice correctamente la operacin.
Cumplimente los requisitos establecidos p/ las facturas.
Sea utilizado habitualmente en la actividad.

Sujetos no alcanzados por la norma: son aquellos no alcanzados por las exigencias
normativas extrnsecas:
Organismos estatales
Empresas de comunicaciones
Prestadores de servicios de correos, encomiendas, etc
Entidades financieras.
Transporte de pasajeros.
Etc.

Tipos de sujetos segn el rgimen de control de la RG 3419:

o Responsable inscripto en el impuesto al valor agregado
o Responsables No inscripto en el impuesto al valor agregado.
o Exentos en IVA.
o No responsables de IVA
o Consumidores finales.

Comprobantes segn RG 3419-DGI.

o Factura A: se discrimina el impuesto en la Factura.
A) emisor: responsable en IVA.
B) Receptor: Responsables en el IVA inscriptos o no inscriptos.
o Factura B: No discrimina el impuesto.
A) emisor: responsable inscripto.
B) Receptor: exento, no responsable, monotributista o consumidor
final.
o Factura C: No discrimina el impuesto.
A) emisor: responsable no inscripto en el impuesto, exento,
monotributista.
B) Receptor: no interesa su situacin impositiva.
o Notas de crditos y nota de debitos: Tienen idnticos requisitos que las
facturas.
o Remito X: son comprobantes que respaldan el traslado y entrega de los
productos. Contienen los mismos requisitos formales que las facturas,
excepto la letra.
o Casos especiales: no cumplen los requisitos cualitativos formales, pero si
deben cumplir iguales requisitos cuantitativos. Ej.: facturas por servicios
pblicos de gas, telfonos, cloacas, electricidad, correo.

Caractersticas de los comprobantes alcanzados.

o Datos pre-impresos: datos de la empresa y formulario.
o Datos no pre-impresos: fecha de emisin, letras identificatoria. La palabra
original o duplicado.

o
o
o
o

Datos a incluir en el diseo: datos del receptor.

Datos que contengan la descripcin del bien vendido.
Requisitos extrnsecos: medidas mnimas y pautas de diseo.
Resolucin General 100: determino nuevas formas de impresin.
Facturas, notas de crditos y debito, facturas y notas de crdito y
debito de exportacin y los comprobantes de compras de bienes
usados a consumidores finales deben tener un CAI (cdigo de
autorizacin de impresin).
Vigencia de los comprobantes: Un Ao, excepto Recibos y
comprobantes de exportacin que tiene DOS.
Los contribuyentes tienen efectuar una funcin de control para su
deduccin y/o computo del crdito fiscal, comprende:
CUIT del emisor.
Carcter ante el IVA.
CAI
Fecha de emisin y vencimiento.

CONSERVACION Y ARCHIVO.
Archivo es el lugar donde se guardan los comprobantes, los mismos son consultados
habitualmente por el propio ente, y por organismos de control: fiscales, sindicatos o,
judiciales, etc.
Estos detentan por raz2ones comerciales, legales, impositivas y deben necesariamente
asegurarse su conservacin en buen estado y orden, con claras y completas referencias.
Para asegurara un sistema de archivo previamente hay que determinar:
Que elementos deben ser conservados?: aquellos que respalden la informacin
contable procesada.
Durante cuanto tiempo?: segn las caractersticas de los comprobantes y la
normativa legal e impositiva.
Como deben ser acomodados para facilitar su consulta posterior?: forma objetiva
o subjetiva.
Determinar el espacio disponible, su ubicacin y los medios tcnicos disponibles?:
se vincula a tipos de archivos: papeles, cintas magnticas, CD, etc.
Para cumplir la funcin de respaldar las registraciones los comprobantes deben ser
conservados por durante un periodo de tiempo.

Deben conservarse sistemticamente ordenados: (criterio)

o Criterio objetivo o temtico: los comprobantes se archivan agrupados
teniendo en cuenta el tipo de operacin, objeto o hecho econmico que
representan.
o Criterio subjetivo: los comprobantes se guardan en funcin del sujeto
interviniente en la operacin. Lo fundamental es distinguir al sujeto.
Lo ideal es una combinacin de ambos en la organizacin, para los distintos sectores.
Deben conservarse por el plazo de:
o Cdigo de Comercio: Por diez aos a partir de la fecha de emisin.
o Normas impositivas: 5 aos posteriores al periodo de prescripcin del
ejercicio fiscal al que correspondan.

Estos plazos son considerados mnimos: se debe tener en cuanta la

caractersticas del comprobante. Algunos comprobantes referidos a
constitucin de sociedades, transferencia de bienes registrables, y
similares son considerados de carcter permanente, con consecuencia
deben mantenerse mientras dichos bienes integren el patrimonio de la
empresa, o mientras la empresa tenga vida jurdica.

MINUTAS CONTABLES.
Minutas Contables: todas
aquellas anotaciones
preliminares que pueden
respaldar asientos
contables y que renen las
caractersticas de
evidencia, sustento y
antecedente suficientes de
determinados hechos
econmicos registrables

para el ente.

Las minutas contables, constituyen un soporte fsico

complementario a los comprobantes tradicionales.
Representan tambin elementos que en algunos casos dan
inicio y soporte al proceso contable.
Forman parte de los papeles de trabajo. Estos en la
tenedura de libros son los que contienen (muestran y
almacenan) anotaciones preliminares, clculos y
antecedentes documentales diversos que respaldan las
registraciones contables. Tienen contenido literal y
numrico.

Caractersticas de las minutas contables:

Se confeccionan por escrito contemplando de ser posible- diseos estandarizados,
y los datos del emisor, receptor, fecha.
Representan evidencias escritas que manifiestan con certeza la ocurrencia de
determinados hechos econmicos registrables,
Sustentan muestran documentadamente la intervencin de los responsables en los
procesos de confeccin y control, ello permite el seguimiento y control
Contienen todos los antecedentes relativos a datos, clculos e informacin
relevante que hacen al hecho econmico.
Deben ser archivadas como elemento de consulta y respaldo de las transacciones.

No REEMPLAZAN a la documentacin fuente, pero surgen a los fines de la

compilacin y sntesis de la informacin contenida en mltiples documentaciones que
por su importancia, volumen y razones de seguridad, se encuentran resguardadas.

Necesidad e importancia de las Minutas Contables

INTEGRAR los distintos subsistemas, cuando no existe integracin automtica

electrnica, a travs de un comprobante escrito. Por ejemplo las minutas
conteniendo los asientos resmenes de los subdiarios en un sistema de registracion
indirecta.

Configurar documentacin respaldatoria de aquellas transacciones u hechos con

efectos patrimoniales objetivamente medibles, y que no tengan documentacin, o no
la tenga especificas:
Incremento de valor por aejamiento de vinos,

Ajustes derivados de procedimientos de control. Por

ejemplo provenientes de arqueos, conciliaciones, recuentos
fsicos.
Crecimiento vegetativo
Determinacin y clculo de bases imponibles de impuestos,
Informacin proveniente de otro registro, donde quedo la
documentacin respaldatoria original.
Consumos de activos de vida plurianual (depreciacin),
Determinacin del costo de venta por diferencia de
inventario, etc.
Periodificacin de ingresos, costos y gastos
Devengamiento de impuestos.
Y en GENERAL efectan la EXTERIORIZACION escrita de determinados hechos
obrando como documentacin de respaldo y todos su antecedentes
Obran como ELEMENTOS de CONTROL.

Diseo y Contenido Mnimo y comn a todas las minutas

La minuta en el enfoque sistmico del Sistema Contable, representa uno de los elementos
que une los distintos subsistemas a travs de la informacin. La minuta lleva informacin
que la hace circular.
En lneas generales una Minuta Contable debe contener la siguiente informacin.
ENCABEZADO

Numeracin. Lo ideal,
seria que la misma este
Preimpresa.

Fecha

Emisor

Destinatario

CUERPO

Clculos y fuentes
documentales.

Correlativa identificatoria
codificacin. Ello permitir
el seguimiento y control de
las mismas, incluso de las
anuladas.
Muy importante para la
registracin
y
para
determinar la demora en
circular.
Sector rea seccin
departamento
gerencia.
Igual. Es importante su
colocacin para que no quede
dudas a quien entregar.
Marca la rutina de la misma.
Detalle de los clculos
preliminares y antecedentes
de los importes a registrar.
Debe
IMPRESCINDIBLEMENTE
citar
la
documentacin
fuente de la minuta
Por ejemplo: contrato de

Planillas Grficos

Asiento propuesto

PIE

Confeccin

Supervisin

Control

Acuse de recibo

locacin;
matriz
de
amortizacin
de
un
prstamo;
informe
de
fabrica sobre la produccin
en proceso; informe sobre
las existencias de bienes y l
los distintos valores.
Con informacin relevante.
Por ejemplo es el caso de la
planilla de amortizacin, la
planilla de liquidacin de
sueldos y contribuciones
patronales (elemento fuente
para la minuta).
Asiento propuesto por el
emisor para su posterior
registracin. Ac tendr en
cuenta si existen asientos
prediseados
en
la
organizacin.
Informa, la persona que
confecciono y debe ser la
que corresponde en funcin
de la asignacin de tareas.
Debe figurar la constancia
del
control
de
quien
superviso.
Situacin
similar
a
la
anterior. Se utiliza as para
determinar el seguimiento o
circulacin de la minuta, si
fue sometida al control de
quien corresponda. Permite
aplicar el dicho: lo que se
delega es la tarea no la
responsabilidad.
Determina
que
la
informacin llego a su
destinatario.
En
consecuencia
podr
ser
utilizada